Hoạt động công chứng, chứng thực tại UBND xã phú hội, huyện đức trọng, tỉnh lâm đồng

HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ
HỘI, HUYỆN ĐỨC TRỌNG,
TỈNH LÂM ĐỒNG


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu đề tài ....................................................................... 2
3. Phạm vi nghiên cứu đề tài ......................................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài ................................................................. 2
5. Kết cấu của chuyên đề ............................................................................... 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG,
CHỨNG THỰC ............................................................................................... 4
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực: ........................... 4
1.1.1 Các khái niệm chung về hoạt động chứng thực: ............................... 4
1.1.2 Khái niệm về chứng thực. Thẩm quyền trong hoạt động chứng thực:
.................................................................................................................... 5
1.1.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được
chứng thực: ................................................................................................. 5
1.1.4. Địa điểm chứng thực ........................................................................ 6
1.1.5 Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch .. 6
1.1.6. Sổ chứng thực và số chứng thực ...................................................... 6
1.1.7. Lệ phí chứng thực, chi phí khác: ...................................................... 7
1.2. Các quy định chung về hoạt động công chứng: ..................................... 9
1.2.1. Khái niệm: ........................................................................................ 9
1.2.2. Thẩm quyền ...................................................................................... 9
1.2.3. Bản chất ............................................................................................ 9
1.2.4 Giá trị pháp lý .................................................................................... 9

1.2.5 Thủ tục công chứng giấy tờ............................................................. 10
1.2.6. Mức thu phí, lệ phí ......................................................................... 11
1.2.7. Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng: ............................... 14
1.3. Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm thực hiện chứng thực của Uỷ
ban nhân dân cấp xã:.................................................................................... 15
1.3.1. Thẩm quyền chứng thực ................................................................. 15
1.3.2. Trách nhiệm thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.... 16
1.4 .Thủ tục chứng thực: .............................................................................. 16
1.4.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: ..................................... 16


1.4.2. Gia hạn chứng thực bản sao từ bản chính: ..................................... 17
1.4.3. Bản chính giấy tờ, văn bản khơng đươc dùng làm cơ sở để chứng
thực bản sao: ............................................................................................. 17
1.4.4. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực
hiện chứng thực bản sao từ bản chính: ..................................................... 17
1.5. Chứng thực chữ ký: .............................................................................. 18
1.5.1. Thủ tục chứng thực chữ ký: ........................................................... 18
1.5.2. Trường hợp không được chứng thực chữ ký: ................................ 19
1.5.3. Áp dụng trong trường hợp đặc biệt: ............................................... 19
1.5.4. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực
hiện chữ ký: .............................................................................................. 19
1.6. Chứng thực hợp đồng, giao dịch: ......................................................... 19
1.6.1. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch: ..................................... 19
1.6.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và
người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch: ................................... 20
1.6.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: ...................................... 20
1.6.4. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch: ... 21
1.6.5. Sửa lổi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: ..... 21
1.6.6. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã

được chứng thực: ...................................................................................... 22
1.7. Quản lý nhà nước về chứng thực: ......................................................... 22
1.7.1. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng
thực: .......................................................................................................... 22
1.7.2. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao trong quản lý nhà nước về chứng
thực: .......................................................................................................... 22
1.7.3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước
về chứng thực: .......................................................................................... 23
1.7.4. Xử lý vi phạm ................................................................................. 25
1.7.5. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo: .......................... 25
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ PHÚ HỘI, HUYỆN ĐỨC TRỌNG, TỈNH LÂM ĐỒNG, MỘT SỐ
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC CHỨNG
THỰC VÀ MƠ HÌNH HĨA CÁCH THỨC THỰC HIỆN CHỨNG
THỰC ............................................................................................................. 26
2.1. Khái quát về Uỷ ban nhân dân xã Phú Hội .......................................... 26


2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 26
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ..................................................................... 26
2.2. Thực trạng công tác chứng thực tại địa bàn UBND xã Phú Hội, huyện
Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng: ........................................................................ 29
2.3 Mơ hình hóa cách thức thực hiện chứng thực: ...................................... 31
2.3.1. Chứng thực bản sao từ bản chính: .................................................. 31
2.3.2. Chứng thực chữ ký ......................................................................... 31
2.3.3. Chứng thực hợp đồng, giao dịch: ................................................... 32
2.4. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác
chứng thực: .................................................................................................. 34
2.5. Tầm quan trọng của hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta hiện
nay ................................................................................................................ 35

KẾT LUẬN .................................................................................................... 37
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về việc công chứng, chứng thực là
rất lớn. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực
của nhân dân. Tuy nhiên, trong q trình thực hiện Nghị định số 79 cịn bộc lộ
những hạn chế như tình trạn ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng,
chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phịng cơng chứng, UBND cấp
huyện và UBND cấp xã. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản
mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ đã
ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực họp đồng, giao dịch.
Nghị định này ra đời cùng với Luật Công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời
những yêu cầu của nhân dân về các vấn đề công chứng, chứng thực thể hiện
tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa. Nghị định đã thực hiện
việc phân cấp đặc biệt là việc phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao
cho UBND cấp xã.
Sau hơn 4 năm thực hiên Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, nhìn chung đã
đạt được những kết quả nhất định, đáp ứng yêu cầu của người dân.công tác
công chứng, chứng thực có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề
nếp, trình tự, thủ tục chứng thực được niêm yết công khai, việc chứng thực
được thực hiện đúng quy trình, thủ tục của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi

ích hợp pháp của cơng dân, góp phần phát triển kinh tế- xã hội, ổn định an
ninh quốc phòng trên địa bàn xã.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động công
chứng, chứng thực rất được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tậpUỷ ban nhân dân xã Phú Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng thì nhu cầu
cơng chứng, chứng thực là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và
thực tế nhất q trình thực hiện hoạt động cơng chứng, chứng thực tại xã nên
em đã chọn đề tài: “Hoạt động công chứng, chứng thực tại UBND xã Phú
Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng” làm chuyên đề thực tập của mình,
để làm rõ hơn những mặt làm được và chưa làm được khi thực hiện Nghị định
23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại UBND xã Phú Hội, bản thân em


2

có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là
trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách Tư pháp và hội nhập
kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài

Một trong những nội dung của quá trình đổi mới do Đảng đề ra là: Cải
cách nền hành chính nhà nước là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng, hoàn
thiện nước nhà. Mục tiêu của cải cách nền hành chính là nhằm xây dựng nền
hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, một nền hành chính phục vụ
nhân dân.
Hoạt động cơng chứng trong những năm vừa qua đã đóng góp một phần
tích cực vào việc lập lại trật tự trong việc chứng thực các hoạt động giao dịch,
bảo đảm an toàn pháp lý, góp phần đấu tranh phịng chống tội phạm. Tuy mới
được thành lập gần đây, song hoạt động công chứng, chứng thực đã đi vào
cuộc sống và có ý nghĩa thiết thực đáp ứng được yêu cầu của công cuộc đổi
mới đất nước, hoạt động công chứng, chứng thực khá sôi động diễn ra trên

phạm vi cả nước.
Thực tiễn trong những năm vừa qua đã cho ta thấy hoạt động công
chứng, chứng thực chỉ trong một thời gian, Nhà nước ta đã ban hành nhiều
nghị định, thông tư, văn bản liên quan đến hoạt động cơng chứng, chứng thực;
điều đó cho thấy, lĩnh vực công chứng, chứng thực rất được Nhà nước ta quan
tâm. Tuy nhiên, sự gia tăng của các hoạt động giao dịch đang đặt ra yêu cầu
đối với hoạt động cơng chứng, chhu71ng thực là nhanh chóng, kịp thời, khách
quan, chính xác, đáp ứng mọi nhu cầu của cơng dân, tổ chức.
Vì vậy, việc nghiên cứu tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực ở
nước ta hiện nay khơng những góp phần làm sáng tỏ vể lý luận và thực tiễn,
mà cịn có ý nghĩa quan trọng là xác lập lại hệ thống công chứng, chứng thực
làm tiền đề cho việc xả hội hóa hoạt động này ở nước ta hiện nay.
3. Phạm vi nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu về tổ chức công chứng, chứng thực; hoạt động công chứng,
chứng thực; chủ thể của hoạt động công chứng, chứng thực tại Ủy ban nhân
dân xã.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài

- Phương pháp tổng hợp thống kê: Phương pháp này dựa trên những số
liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp


3

những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loại các số liệu để làm dẫn
chứng. Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu rõ hơn về hoạt động
công chứng, chứng thực tại địa phương.
- Phương pháp phân tích: Đi sâu vào phân tích hoạt động cơng chứng,
chứng thực để thấy những tác động tích cực và những ảnh hưởng tiêu cực đến

đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, khách quan.
- Phương pháp so sánh: Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so
sánh qua từng thời kỳ, từng năm. Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc
độ gia tăng của nhu cầu cơng chứng, chứng thực. Ngồi ra chúng ta so sánh
các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm hạn chế để
khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn
cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh
hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
5. Kết cấu của chuyên đề

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung
chuyên đề chia thành 2 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động công chứng, chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động công chứng, chứng thực tại UBND xã
Phú Hội, một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác công chứng
chứng thực và mô hình hóa cách thức thực hiện chứng thực.


4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG,CHỨNG THỰC
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực:
1.1.1 Các khái niệm chung về hoạt động chứng thực:

- Chứng thực, về ngữ nghĩa, là chứng nhận, xác nhận giấy tờ, sự việc là có
thật, đúng với thực tế. Về mặt pháp lý, là việc các cơ quan quản lý hành chính
nhà nước xác thực tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký
của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ
dân sự, kinh tế, hành chính…

- “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc,
căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng
thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch.
- “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá
nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung
đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện
việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ,
chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
- “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực.
- “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư
pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn; cơng chứng viên của phịng cơng
chứng, Văn phịng cơng chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của


5

cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được

ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
1.1.2 Khái niệm về chứng thực. Thẩm quyền trong hoạt động chứng thực:

- Khái niệm: Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứvào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (Khoản 2 Điều 2 Nghị
định 23/2015/NĐ-CP).
- Thẩm quyền:
+ Phòng Tư pháp;
+ UBND xã, phường;
+ Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác
được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;
+ Công chứng viên
Tuỳ từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.
- Bản chất: Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú
trọng về mặt hình thức.
- Giá trị pháp lý:
+ Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản
chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực có giá trị chúng minh người yêu cầu chứng
thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội
dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh
về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
1.1.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ
bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong

các giao dịch.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản
chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.


6

- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng
thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội
dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh
về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
1.1.4. Địa điểm chứng thực

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng,
giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già
yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù
hoặc có lý do chính đáng khác.
- Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp
chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
- Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu
cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai việc
làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng
thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.
1.1.5 Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là

Tiếng việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực khơng thơng thạo tiếng
Việt thì phải có người phiên dịch.
1.1.6. Sổ chứng thực và số chứng thực

- Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo
thứ tự từng trang khơng được bỏ trống, phải đóng dấu giáplai từ trang đầu tiên
đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện
khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người
ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
- Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số,
năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ
chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết
năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước,


7

không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường
hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy
tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.
Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã
ghi trong sổ chứng thực.
- Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng
công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đẩy đủ nội dung
theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Định kỳ
hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ,
đóng giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành một
sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong một năm.
Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại

khoản 1 và khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Mẫu số chứng thực:
+ Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);
+ Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);
+ Sổ chứng thực chữ ký, người dịch (SCT/CKND);
+ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).
1.1.7. Lệ phí chứng thực, chi phí khác:

- Người yêu cầu chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã,
Cơ quan đại diện phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật,
- Mức thu lệ phí, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực
được thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện
chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực
hiện việc đó.


8

* Mức thu phí chứng thực quy định như sau:
Nội dung thu

Mức thu

Phí chứng thực bản sao từ bản
chính

2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba
trở lên thu 1.000 đồng/trang,
nhưng mức thu tối đa không quá

200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ
để thu phí được tính theo trang của
bản chính

2

Phí chứng thực chữ ký

10.000 đồng/trường hợp. Trường
hợp được hiểu là một hoặc nhiều
chữ ký trong cùng một giấy tờ,
văn bản

3

Phí chứng thực hợp đồng, giao
dịch:

a

Chứng thực hợp đồng, giao dịch

50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

b

Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung,
hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

c

Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực

25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

STT

1

* Các đối tượng được miễn phí:
Cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng để phục vụ phát triển
nông nghiệp, nông thôn quy định tại Nghị định số 55/2015/NĐ-CP ngày 09
tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ phát triển
nơng nghiệp, nơng thơn thì khơng phải nộp phí chứng thực hợp đồng thế chấp
tài sản.
* Kê khai, nộp phí:
- Chậm nhất là ngày 05 hàng tháng, tổ chức thu phí phải gửi số tiền phí
đã thu của tháng trước vào tài khoản phí chờ nộp ngân sách mở tại Kho bạc
nhà nước.
- Tổ chức thu phí thực hiện kê khai, nộp số tiền phí thu được theo tháng,
quyết tốn năm theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 19, khoản 2 Điều 26 Thông
tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ tài
chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ


9

sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP
ngày 22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ.
1.2. Các quy định chung về hoạt động cơng chứng:
1.2.1. Khái niệm:

Công chứng Là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng
chứng:
+ Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự
khác bằng văn bản;
+ Tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy
tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngồi sang
tiếng Việt (khoản 1 Điều 2 Luật Cơng chứng 2014).
1.2.2. Thẩm quyền

+ Phịng cơng chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị
sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dâu và tài khoản riêng).
+ Văn phịng cơng chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành
lập theo loại hình tổ chức của cơng y hợp danh, có con dấuvà tài khoản riêng,
hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí cơng
chứng, thú lo công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).
1.2.3. Bản chất

+ Bảo đảm nội dung của một hợp đồng giao dịch, cơng chứng viên chịu
trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm
tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro.
+ Mang tính pháp lý cao hơn.
1.2.4 Giá trị pháp lý

Theo điều 5 Luật công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản
công chứng cụ thể như sau:

- Văn bản cơng chứng có hiệu lực kể từ ngày được cơng chứng viên ký
và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các
bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ khơng thực hiện nghĩa vụ
của mình thì bên kia có quyền u cầu Toà an giải quyết theo quy định pháp
luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, những tình
tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứngkhông phải chứng
minh, trừ trường hợp bị Tồ án tun bố vơ hiệu.


10

- Bản dịch được cơng chứng có giá trỉ sử dụng như giấy tờ, văn bản được
dịch.
Như vậy, văn bản công chứng là một chứng cứ hữu hiệu bảo vệ quyền,
lợi ích hợp pháp của các chủ thể, phịng ngừa tranh chấp, là bằng chứng xác
thực, có giá trị sử dụng như bản gốc.
1.2.5 Thủ tục công chứng giấy tờ

Căn cứ Điều 40 Luật Công chứng 2014, thủ tục công chứng được tiến
hành theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận u cầu cơng chứng:
Người có u cầu cơng chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ
sơ tài liệu cần công chứng với Công chứng viên hoặc chuyên viên văn phịng
cơng chứng.
Bước 2: Kiểm tra số lượng và tính pháp lý giấy tờ trong hồ sơ:
Trường hợp 1: Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia
giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì thụ lý và gi vào sổ cơng
chứng.

Người tiếp nhận hồ sơ thơng báo cho kháchhàng phí cơng chứng, thù lao
công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công
việc nghiệp vụ.
Trường hợp 2: Trường hợphồ sơ thiếu, người tiếp nhận thông báo các
giấy tờ cần hoàn thiện.
Trường hợp 3: Trường hợp hồ sơ khơng đủ cơ sở pháp luật để giải quyết
thì từ chối tiếp nhận và giải thích lý do.
Bước 3: Giải quyết yêu cầu công chứng.
Bước 4: Ghi lời chứng và ký
Người có u cầuđồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên yêu cầungười u cầu cơng chứng xuất trình bản chính
của các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng
trang của hợp đồng, giao dịch.
Bước 5: Thu phí, đóng dấu và trả kết quả cho khách hàng:
Thư ký việt thơng báo phí cơng chứng và thù lao cơng chứng. Khi nhận
được phí và thù lao, kế toán phải viết phiếu và chuyển cho khách hàng.


11

Văn thư ghi số chứng, đóng dấu hồ sơ cơng chứng, trả hồ sơ đã được
công chúng cho khách hàng.
Thời hạn công chứng: Không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng,
giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn cơng chhứng có thể kéo dài hơn
nhưng khơng quá 10 ngày làm việc.
1.2.6. Mức thu phí, lệ phí

* Mức thu và cách tính phí cơng chứng mua bán nhà đất:
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC, mức thu và tính

phía cơng chứng mua bán nhà, đất được tình trên giá trị chuyển nhượng, cụ
thể:
STT

Giá trị tài sản hoặc giá
trị hợp đồng, giao dịch

1

Dưới 50 triệu đồng

2

Từ 50 triệu đến 100 triệu
đồng

100 nghìn

3

Từ trên 100 triệu đồng
đến 01 tỷ đồng

0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng,
giao dịch

4

Từ trên 01 tỷ đồng – 03 tỷ
đồng

01 triệu đồng + 0,06 của phần giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt
quá 01 tỷ đồng

5

Từ trên 03 tỷ đồng – 05 tỷ
đồng

2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt
quá 03 tỷ đồng

Từ trên 05 – 10 tỷ đồng

3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt
quá 05 tỷ đồng

Từ trên 10 – 100 tỷ đồng

5,2 triệu đồng + 0,03 của phần giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt
quá 10 tỷ đồng

6

7

8

Trên 100 tỷ đồng

Mức thu (đồng/trường hợp)
50 nghìn

32,2 triệu đồng + 0,02 của phần giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt
quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu
đồng/trường hợp)


12

Lưu ý: Đối với các hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà giá
do các bên thỏa thuận thấp hơn mức giá do nhà nước quy định, thì giá trị hợp
đồng tính phí cơng chứng được tính theo cơng thức sau:
Giá trị nhà, đất tính phí
cơng chứng

=

Diện tích đất ghi
trong hợp đồng

x

Giá đất do Nhà
nước quy định

* Mức thu phí đối với việc cơng chứng hợp đồng th quyền sử dụng đấ;
thuê nhà ở;thuê, thuê lại tài sản:

TT

Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng,
giao dịch (tổng số tiền thuê)

Mức thu
(đồng/trường hợp)

1

Dưới 50 triệu đồng

40 nghìn

2

Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng

80 nghìn

3

Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng

0,08% giá trị tài sản hoặc giá trị
hợp đồng, giao dịch

Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng

800 nghìn đồng + 0,06% của
phần giá trị tài sản hoặc giá trị
hợp đồng, giao dịch vượt quá 01
tỷ đồng

Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng

02 triệu đồng + 0,05% của phần
giá trị tài sản hoặc giá trị hợp
đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ
đồng

Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng

03 triệu đồng + 0,04% của phần
giá trị tài sản hoặc giá trị hợp
đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ
đồng

Từ trên 10 tỷ đồng

05 triệu đồng + 0,03% của phần
giá trị tài sản hoặc giá trị hợp
đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ
đồng (mức thu tối đa là 8 triệu
đồng/trường hợp)

4

5

6

7


13

* Mức thu phí đối với việc cơng chứng hợp đồng mua bàn tài sản đấu
giá( tính trên giá trị tài sản) được tính như sau:

TT Giá trị tài sản

Mức thu
(đồng/trường hợp)

1

Dưới 5 tỷ đồng

100 nghìn

2

Từ 5 tỷ đồng đến dưới 20 tỷ đồng

300 nghìn

3

Trên 20 tỷ đồng

500

nghìn

*Đối với các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, tài sản có giá
quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì giá trị quyền sử dụng đấ,
giá trị tài sản tính phí cơng chứng được xác định theo thỏa thuận của các bên
trong hợp đồn, giao dịch đó; trường hợp giá đất, giá tài sản do các bên thỏa
thuận thấp hơn mức gia1do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định áp
dụng tại thời điểm công chứng thì giá trị tính phí cơng chứng tính như sau:
Giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí cơng chứng = Diện tích
đất, số lượng tài sản ghi trong hợp đồng, giao dịch x Giá đất, giá tài sản do cơ
quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
*Mức phí đối với việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá
trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:


14

TT

Loại việc

Mức thu
(đồng/trường hợp)

1

Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng
đất nơng nghiệp

40 nghìn

2

Cơng chứng hợp đồng bảo lãnh

100 nghìn

3

Cơng chứng hợp đồng ủy quyền

50 nghìn

4

Cơng chứng giấy ủy quyền

20 nghìn

5

Cơng chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao
dịch (Trường hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài

sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch thì áp dụng
mức thu tương ứng với phần tăng tại điểm a, b, c
khoản 2 Điều 4 Thơng tư này)

40 nghìn

6

Cơng chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

25 nghìn

7

Cơng chứng di chúc

50 nghìn

8

Cơng chứng văn bản từ chối nhận di sản

20 nghìn

9

Các cơng việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch
khác

40 nghìn

* Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/ trường hợp.
* Mức thu phí cấp bản sao văn bản cơng chứng: 05 nghìn đồng/trang, từ
trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 03 nghìn đồng nhưng tối đa khơng q
100 nghìn đồng/bản.
* Phí cơng chứng bản dịch: 10 nghìn đồng/trang với bản dịch thứ nhất.
Trường hợp người u cầu cơng chứng cần nhiếu bản dịch thì từ bản
dịch thứ 2 trở lên thu 05 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ 2;
từ trang thứ 3 trở lên thu 03 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa khơng
q 200 nghìn đồng/bản.
1.2.7. Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng
hợp đồng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng
chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng đó.
Trong một sốtrường hợp cụ thể, việc cơng chứng hợp đồng có ảnh hưởng
tới hiệu lực của hợp đồng. Dưới đây là một số loại hợp đồng bắt buốc phải
công chứng:


15

- Hợp đồng mua bán nhà ở:
Trừ trường hợp mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước;
mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư.
Căn cứ: Điều 122 Luật Nhà ở 2014 và Điều 430 Bộ Luật dân sự 2015.
- Hợp đồng tặng cho nhà ở, bất động sản:
Trừ trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương.
Căn cứ: Điều 122 Luật Nhà ở 2014 và khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự
2015.

- Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở:
Trừ trường hợp: Góp vốn bằng nhà ở bởi một bên là tổ chức.
Căn cứ: Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014.
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài
sản gắn liền với đất.
Căn cứ: Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013.
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở:
Căn cứ: Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014; Khoản 3 Điều 167 Luật đất
đai 2013.
- Di chúc cuả người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ:
Căn cứ: Khoản 4 Điều 630 Bộ Luật dân sự 2015.
- Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài:
Phải được dịch ra tiếng Việt và có cơng chứng, chứng thực.
Căn cứ: Khoản 5 Điều 647 Bộ Luật dân sự 2015.
- Văn bản thừ kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản
gắn liền với đất.
Căn cứ: Khoản 3 Điều 122 Luật Nhà ở 2014 và Điểm c Khoản 3 Điều
167 Luật đất đai 2013.
1.3. Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm thực hiện chứng thực của Uỷ ban
nhân dân cấp xã:
1.3.1. Thẩm quyền chứng thực

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nc
ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc chứng nhận.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.


16

- Chứng thực chữ ký của người dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng việt, từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản mả di sản là động sản.
1.3.2. Trách nhiệm thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quancó
thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ
ký người dịch.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật nhà
ở.
+ Chứng thực di chúc.
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản.
Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực
và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.4 .Thủ tục chứng thực:
1.4.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ, văn bản làm cơ sở để
chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ

quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường
hợp cơ quan tổ chức khơng có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,
nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản khơng
thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản khơng được dùng làm cơ sở
để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.


17

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dâu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực
Đối với bản sao có từ 02( hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang
cuối, nếu bản sao có từ 02( hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc
nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng
một thời điểm được ghi một số chứng thực.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
1.4.2. Gia hạn chứng thực bản sao từ bản chính:

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều
loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; u cầu số lượng
nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm ta, đối chiếu mà
cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy
định tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được
kéo dài thêm khơng quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa
thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.4.3. Bản chính giấy tờ, văn bản khơng đươc dùng làm cơ sở để chứng thực bản
sao:

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, khơng xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
khơng có đóng dấu mật nhưng ghi rõ khơng được sao chụp.
- Bản chính nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hộ; tuyên truyền, kích
động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử
của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ
chức; vi phạm quyền cơng dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp,
cơng chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa của lãnh sự theo quy
định tại khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng khơng có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tồ chức có thẩm quyền.
1.4.4. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện
chứng thực bản sao từ bản chính:

- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung,
tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng


18

thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ,
văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản
sao đúng với bản chính.
1.5. Chứng thực chữ ký:
1.5.1. Thủ tục chứng thực chữ ký:

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ
sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân hoặc Hộ
chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
thấy đầy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu
chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc
chứng thực không thuộc các trường hợp pháp luật cấm thì yêu cầu người yêu
cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực;
Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thỉ công chức tiếp nhận hồ sơ
kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện
quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người
yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có
thẩm quyền ký chứng thực.
- Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp
sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khia lý lịc cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy
định của pháp luật;


19

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy uỷ quyền đối với trường hợp uỷ quyền
khơng có
thủ lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền và không
liên quan đến việc chuyển quyền sở hữa tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
1.5.2. Trường hợp không được chứng thực chữ ký:

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận
thức và làm chủ được hành vi của mình.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân
hoặc Hộ chiếu khơng còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy
định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trờng hợp
quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc
trường hợp pháp luật có quy định khác.
1.5.3. Áp dụng trong trường hợp đặc biệt:

- Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp
không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu
chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực
không thể ký, điểm chỉ được.
Tuỳ theo tửng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy
định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
1.5.4. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chữ
ký:

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung
của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được

yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại
Khoản 4 điều 22 và khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ
ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
1.6. Chứng thực hợp đồng, giao dịch:
1.6.1. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.
- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực
nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.


20

1.6.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người
thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội
dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các
giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm
giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ
ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao
dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
1.6.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Người yêu cầu chứng thực nộp một bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm
các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng , giao dịch;

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
của người yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao
giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái
chết đe doạ đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ phải được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng
thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình
thì thực hiện chứng thực.
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực
hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các
tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ mẫu tại cơ quan thực hiện
chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực
phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực
hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu
thì yêu cầu người đó ký trước mặt.


21

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ;
nếu người đó khơng đọc được, khơng nghe được, khơng ký, khơng điểm chỉ
được thì phải có hai người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực
hành vi dân sự và khơng có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp
đồng, giao dịch.
- Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp
đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan

thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch
có từ hai trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của
người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và
lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp
đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch
đầy đủ, chính xác nội dung cuả hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho
người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đòng với tư cách là người
phiên dịch.
1.6.4. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch:

- Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
chỉ được thực hiện khi có thoả thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
- Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại
cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay
thế, huỷ bỏ một phần hoặc tồn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ
quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ
sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng
văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung,
thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
1.6.5. Sửa lổi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực:

- Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao
dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thoả thuận bằng văn bản của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền,
nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng,
giao dịch.