Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ta biết rằng nền kinh tế của nước ta đang trong giai đoạn phát triển. Cùng
với xu hướng hội nhập như hiện nay, chúng ta muốn phát triển nền kinh tế hơn
nữa, có thể cạnh tranh được trong khu vực và trên toàn thế giới điều này đòi hỏi
sự nỗ lực rất lớn của tất cả các ngành kinh tế.
Chúng ta muốn phát triển, muốn đưa tổ chức mình ngày một lớn mạnh thì
điều đầu tiên và cũng rất quan trọng đó là phải có một nền tảng vững chắc, mà
nền tảng đó chính là bộ máy tổ chức của từng doanh nghiệp. Một bộ máy tổ
chức tốt có nghĩa là tổ chức đó có một cơ cấu hợp lý, sử dụng nguồn lực hợp lý,
đúng với khoa học. Khi có cơ cấu hợp lý thì doanh nghiệp đó chắc chắn sẽ
ngày một hoạt động có hiệu quả và phát triển hơn nữa.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng với khoa học sẽ tác động tích cực rất lớn
đến sự hoạt động của tổ chức đó, điều này lại được minh chứng một cách tốt
nhất khi em đi thực tập ở trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I. Qua thời gian
thực tập ở phòng TC-CB, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị
trong phòng và ngoài phòng, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo
hướng dẫn là Thạc sỹ : Lương Văn Úc đã cho em khẳng định thêm vai trò của
cơ cấu tổ chức đối với sự hoạt động của doanh nghiệp.
Chính vì tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức như vậy nên qua thời gian thực
tập vừa qua em quyết định lựa chọn đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung
tâm viễn thông quốc tế khu vực I.
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B 1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
PHẦN I
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm,vai trò của cơ cấu tổ chức
1.1 Khái niệm
Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những
hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng .Tuy
nhiên các tổ chức đều có những đặc điểm chung cơ bản sau:
-Mọi tổ chức đều mang tính mụch đích.Mục đích chính là yếu tố cơ bản
nhất của bất kỳ tổ chức nào.Nếu như không có mụch đích thì tổ chức sẽ không
còn lý do để tồn tại
-Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những người
này có quan hệ với nhau trong tổ chức và cùng hoạt động những chức năng
nhất định.
-Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được
mụch đích-kế hoạch.
-Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt
được mụch đích của mình.
-Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức
khác.
-Mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp
những con người bên trong và bên ngoàI tổ chức cùng những nguồn lực khác
để đạt được mụch đích và hiệu quả cao.
Như vậy mọi tổ chức đều có những đặc điểm trên,thiếu một trong những
thuộc tính trên thì tổ chức sẽ hoạt động không hiệu quả.Mỗi tổ chức đều phải
hoạt động theo những hình thái cơ cấu nhất định
2
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ,mối quan hệ báo cáo và quyền lực
nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức
Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí,sắp xếp,và phối hợp các hoạt
động của con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.Cơ cấu tổ
chức phải xác định,phối hợp các nhiệm vụ riêng lẻ và quá trình hoạt động nhằm
đạt được mục tiêu mà tổ chức đặt ra.
Cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức

thể hiện vị trí,mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ
chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người
quản lý ở các cấp với các cấp nhân viên trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức
định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ
chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý,cấp quyền lực tồn tại trong
tổ chức.
1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng,quyết định đến toàn bộ hoạt động của
tổ chức.Cơ cấu tổ chức hợp lý,gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp
cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng,đạt hiệu quả cao,
.Ngược lại một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng
chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ,mâu thuẫn, kém hiệu quả.Vì thế cần phải đánh
giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức.Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp
lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ
chức mà phải có một tập thể vững mạnh với những con người có đủ những
phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc được giao.
2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
Từ trên ta thấy rằng cơ cấu tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong
tổ chức.Do tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức như vậy nên khi xây dựng và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau đây:
3
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thứ nhất tính mục tiêu.Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực
sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Thứ hai tính tối ưu.Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và
con người để thực hiện các hoạt động cần thiết.Giữa các bộ phận và cấp tổ chức
đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.
Thứ ba tính tin cậy.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo

phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
Thứ tư tính linh hoạt.Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả
năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng
như ngoài môi trường.
Thứ năm tính hiệu quả.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục
tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.
3. Những nguyên tắc của tổ chức
Để tổ chức và hoạt động có hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau trong
tổ chức.
Thứ nhất nguyên tắc xác định theo chức năng.Một vị trí công tác hay một bộ
phận được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động
cần tiến hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị
trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể
đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Thứ hai nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn .Việc giao quyền
cho từng người cần phảI tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng
thực hiện các kết quả mong muốn.
Thứ ba nguyên tắc bậc thang.Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao nhất
trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách
nhiệm ra quyết định sẽ càng rõ ràng và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ
càng có hiệu quả.
4
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thứ tư nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm .Ta biết rằng
quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách
nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, như vậy trách nhiệm về các hành
động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng
không thể nhỏ hơn .
Thứ năm nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm.Cấp dưới phải chịu

trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình,
một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn
cấp trên không thể lẩn trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp
dưới của mình trước tổ chức.
Thứ sáu nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.Mối quan hệ trình báo của từng
cấp dưới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thì mâu thuẫn trong các chỉ
thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng càng
lớn.
Thứ bảy nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.Việc duy trì sự phân quyền đã
định đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai phải được chính
người đó đưa ra chứ không được đẩy lên cấp trên.
Thứ tám nguyên tắc quản trị sự thay đổi .Một tổ chức linh hoạt khi tổ chức
đó đưa vào trong cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước
những sự thay đổi.Ngược lại một tổ chức xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục
quả phức tạp hay với các tuyến phân chia bộ phận quá vững chắc,đều có nguy
cơ đổ vỡ trước thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội,công
nghệ và sinh thái.
Thứ chín nguyên tắc cân bằng.Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp
phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục
tiêu của tổ chức.
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
4.1. Chiến lược
5
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trong quản trị hiện đại chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể
tách rời nhau.Bất cứ chiến lược nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích:
(1) các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, và (2) những điểm mạnh và điểm
yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu là một yếu tố quan trọng trong tổ chức.Bất
kỳ một chiến lược nào của tổ chức cũng phải phù hợp với cơ cấu trong tổ chức

và như vậy mới mang lại hiệu quả cao .Người ta đã chứng minh được rằng giữa
cơ cấu và chiến lược có mối quan hệ mật
thiết với nhau.Điều này được thể hiện thông qua bảng sau
Chiến lược Cơ cấu tổ chức
-Kinh doanh đơn ngành nghề
-Đa dạng hoạt động dọc theo dây
chuyền sản xuất
-Đa dạng hoá các ngành nghề có
mối quan hệ rất chặt chẽ
-Đa dạng hoá các ngành nghề có
mối quan hệ không chặt chẽ
-Đa dạng hoá các hoạt động độc
lập
-Chức năng
-Chức năng với các bộ phận phụ
trợ vận hành như những đơn vị lợi ích
-Đơn vị chiến lược
-Cơ cấu hỗn hợp với nhiều
phương thức tổ chức áp dụng cụ thể
cho từng bộ phận
-Công ty mẹ nắm giữ cổ phần
Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức(trích giáo trình quản trị học
trang 205)
4.2. Quy mô
Quy mô tổ chức cũng ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu của tổ chức.Tổ chức có
quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn háo, có nhiều cấp quản lý, nhiều
luật lệ và quy định, bộ phận hoá cao hơn các tổ chức có quy mô nhỏ.
4.3. Công nghệ
Công nghệ bao gồm quá trình sử dụng trí tuệ và máy móc nhằm chuyển các
yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ khách hành của tổ chức.

Giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ với
nhau:Những công nghệ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ
6
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chức tập quyền.Ngược lại, công nghệ không mang tính thông lệ cao, tức là
những công nghệ này dựa rất nhiều vào kiến thức và hiểu biết của các chuyên
gia chuyên ngành và thường gắn với những tổ chức trao quyền.
4.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân lực
Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức.Các cán bộ
quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức
tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc.
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân
viên.Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản trị
mở.Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích
mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức
theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn
và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng.
Như vậy giữa thái độ lãnh đạo cấp cao,năng lực đội ngũ nhân lực và cơ cấu
tổ chức có mối quan hệ liên quan với nhau.Khi thiết kế cơ cấu tổ chức ta phải
lưu ý đến các yếu tố này để xây dựng cơ cấu cho phù hợp với tổ chức.
4.5. Môi trường
Giữa môi trường và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ với
nhau.Nừu một cơ cấu tổ chức luôn bắt kịp được sự biến đổi của môi trường thì
chắc chắn rằng tổ chức đó sẽ hoạt động có hiệu quả.Trong điều kiện môi trường
phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ
cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị,
nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao.Ngược lại, những
tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa
dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức

với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập
7
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các
tổ đội đa chức năng.
II. CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1. Mô hình tổ chức đơn giản
Mô hình này có nghĩa là trong tổ chức không hình thành nên các bộ
phận.Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất cả các nhân viên trong tổ chức.Còn
người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể.Với mô hình tổ
chức đơn giản này chỉ phù hợp với các tổ chức rất nhỏ như hộ kinh doanh cá
thể, hoặc là trang trại.
2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Theo mô hình này thì trong tổ chức được phân ra thành những phòng ban
chức năng, cùng thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng
như(marketing, sản xuất, tài chính, quản trị nguồn nhân lực…) và được hợp
nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Giám đốc
Trợ lý giám đốc
Trưởng phòng
nhân sự
Phó giám đốc mark
PGĐ Kỹ thuật
PGĐ Sản xuất
PGĐ tài chính
Quản trị bán hàng
Quảng cáo
Nghiên cứu thị trường
Quản trị kỹ thuật

Thiết kế
Kỹ thuật cơ khí
Lập kế hoạch sx
8
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Dụng cụ
Phân xưởng 1
Lập kế hoạch TC
Ngân quỹ
Kế toán chi phí
(trích theo giáo trình quản trị học trang 173
Từ sơ đồ trên ta thấy được rằng ưu điểm của mô hình này :Sẽ phát huy đầy
đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, giữ được sức mạnh và
uy tín của các chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, tạo điều kiện cho
kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.Tuy nhiên mô hình này cũng có nhược điểm
đó là thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ
tiêu và chiến lược, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng,hạn chế
việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất.
3. Mô hình tổ chức theo sản phẩm /địa dư/khách hàng/đơn vị chiến lược
Các mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư, khách hàng, đơn vị chiến lược
sẽ rất phát huy tác dụng khi tổ chức hoạt động trong môi trường luôn biến
động.
Thứ nhất với mô hình tổ chức theo sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau:
Phó TGĐ Marketing
Phó TGĐ nhân sự
Phó TGĐ sản xuất
Phó TGĐ tc
Tổng giám đốc

GĐ khu vực P.tiện vận tải
GĐ khu vực đèn chỉ thị
GĐ kh.vực dụng cụ c.nghiệp
GĐ kh.vực đo lường điện tử lường
Một cách hợp nhất nhóm bộ phận theo sản phẩm (giáo trình quản trị học trang
175)
Thứ hai với mô hình tổ chức theo địa dư thể hiện qua sơ đồ sau:
9
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tổng giám đốc
p.TGĐ marketing
p.TGĐ nhân sự
p.TGĐ tài chính
Giám đốc khu vự miền bắc
Giám đốc khu vực miền trung
Giám đốc khu vực miền nam
Mô hình tổ chức theo sản phẩm địa dư(trang 176 giáo trình quản trị học)
Thứ ba với mô hình tổ chức theo khách hàng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tổng giám đốc
p.TGĐ tái chính
P.TGĐ kinh doanh
P.TGĐ nhân sự
GĐ phân phối sản phẩm
GĐ nghiên cứu thị trường
Quản lý bán buôn
Quản lý bán lẻ
Quản lý giao dịch với nn
Mô hình phân chia bộ phận theo khách hàng ở một công ty thương
mại(trang 175)

Khi sử dụng ba mô hình trên nó đều có chung những ưu điểm sau:(1)tập
trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt, (2)việc
phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có
hiệu quả hơn, (3)tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản
trị chung, (4)các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm, (5)có khả năng
lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi ra quyết định, (6)sử dụng được lợi
thế nguồn lực của các địa phương khác nhau.Tuy nhiên ba mô hình này cũng có
một số nhược điểm mà các tổ chức khi xây dựng phải cần lưu ý đó là:(1)sự
tranh giành nguồn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả, (2)có khó
khăn trong việc thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức, (3)cần nhiều
10
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
người có năng lực quản trị chung, (4)có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch
vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn với việc kiểm
soát của cấp quản trị cao nhất.
Ngoài ba mô hình trên trong tổ chức người ta cũng có thể sử dụng một mô
hình khác đó là mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược.Các đơn vị chiến lược
là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số ngành nghề hoạt động
khác nhau trong tổ chức.
Với mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tổng giám đốc
N.Hàng p.triển đô thị
N.Hàng cho vay BĐS và thừa kế
N.Hàng hợp tác xã
N.Hàng nông nghiệp
N.Hàng sự nghiệp
(trích trang 177 giáo trình quản trị học)
Khi sử dụng mô hình theo đơn vị chiến lựơc này nó có ưu điểm là (1)mô
hình này sẽ giúp ta đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, của đối thủ

cạnh tranh và diễn biến của môi trường,(2) hoạt động dựa vào những trung tâm
chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất, (3)
có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng,và từ đây cho phép tăng cường
phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp.Tuy nhiên khi sử
dụng mô hình này cũng gặp một số khó khăn đó là:(1)Khi lợi ích của đơn vị lấn
át lợi ích của toàn tổ chức thì dễ xuất hiện tình trạng cục bộ, (2) các kỹ thuật và
các chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược do đó sẽ không
được chuyển giao dễ dàng, (3) công tác kiểm soát của cấp quản trị cao nhất có
thể gặp nhiều khó khăn, (4) khi sử dụng mô hình này thì tính trùng lặp của công
việc tăng do đó dấn đến chi phí cho cơ cấu tăng.
11
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Như vậy qua các mô hình trên ta thấy được rằng với mỗi mô hình đều có lợi
thế và nhược điểm khác nhau.Tuỳ thuộc vào mục đích chiến lược của tổ
chức,vào đội ngũ nhân lực của tổ chức và tuỳ thuộc vào môi trường mà tổ chức
sẽ hoạt động thì sẽ lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức phù hợp.
4. Mô hình tổ chức theo ma trận
Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác
nhau.Trong khi sử dụng mô hình ma trận ta sẽ định hướng được các hoạt động
theo kết quả cuối cùng,sẽ tập trung được nguồn lực vào khâu xung yếu, sẽ kết
hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia, sẽ tạo điều kiện
đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường.Tuy nhiên khi sử dụng
mô hình này cũng gặp phải một số nhược điểm :Đó là hiện tượng song trùng
lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, quyền lực và trách nhiệm của
các nhà quản trị có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, không chỉ thế trong khi sử
dụng mô hình này có thể gây ra tốn kém, có cơ cấu phức tạp và không bền
vững.
Một ví dụ về một kiểu của mô hình ma trận đó là mô hình tổ chức theo chức
năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm.

Tổng giám đốc
p.TGĐ marketing
p.TGĐ kỹ thuật
p.TGĐ
tài chính
p.TGĐ
sản xuất
T.phòng thiết kế
T.phòng cơ khí
T.phòng điện
T.phòng thuỷ lực
Chủ nhiêm A
Chủ nhiêm B
12
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tổ chức theo ma trận trong kỹ thuật(trang 178 giáo trình quản trị học)
III. TÁC DỤNG CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Sự phát triển của tổ chức
Cơ cấu tổ chức có mối quan hệ rất chặt chẽ đến sự phát triển của tổ
chức.Trong một tổ chức cơ cấu mà gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu của tổ chức thì
các nhiệm vụ được thực hiện một cách nhanh chóng đạt được hiệu quả cao. Các
thông tin,nhiệm vụ từ cấp quản trị cao nhất đến cấp thấp nhất không bị suy
diễn, khi đó các chiến lược của tổ chức sẽ được triển khai rất hiệu quả và như
thề tổ chức sẽ ngày một phát triển.Ngược lại nếu một tổ chức có cơ cấu cồng
kềnh, nhiều bộ phận nhiều phân hệ chồng chéo nhau khi đó sự thực hiện công
việc của tổ chức sẽ không có hiệu quả .Đặc biệt khi tổ chức hoạt động trong
những môi trường luôn biến động thì cơ cấu không hợp lý sẽ là tiền đề đầu tiên
cho tổ chức thất bại.
Như vậy một tổ chức muốn tồn tại và ngày một phát triển thì điều đầu tiên

và cũng rất quan trọng là xây dựng cho tổ chức mình một cơ cấu phù hợp, phù
hợp cả bên trong tổ chức và cả môi trường mà tổ chức hoạt động .
2. Quá trình phát triển của đất nước
Cơ cấu tổ chức tác động gián tiếp đến sự phát triển của đất nước.Trong một
đất nước nếu tất cả các doanh nghiệp,các tổ chức đều xây dựng cho mình một
cơ cấu phù hợp, thì trong một chừng mực nào đấy các tổ chức này sẽ hoạt động
có hiệu quả và ngày một phát triển.Khi các doanh nghiệp,các tổ chức phát triển
thì có nghĩa là nền kinh tế phát triển và đấy chính là đất nước phát triển.
13
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
PHẦN II
PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG
QUỐC TẾ KHU VỰC I
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TRUNG TÂM ẢNH HƯỞNG TỚI CƠ CẤU TỔ
CHỨC
1. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm
Trung tâm VTQT khu vực 1 tên giao dịch là INTERNATIONAL
TELECOM CENTER (ITC) là đơn vị kinh tế trực thuộc công ty VTQT(VTI)
được thành lập theo quyết định số 440 ngày 20/8/1990 của tổng cục trưởng
tổng cục bưu điện .Trung tâm VTQT khu vực 1 thực hiện chế độ hạch toán phụ
thuộc, có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của giám đốc công ty,có con
dấu riêng của dn nhà nước ,chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp
luật về mọi hoạt động của trung tâm trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ theo
quy định của giám đốc công ty ban hành.
Trung tâm VTQT từ khi thành lập đến nay cùng với công ty VTQT đã đóng
góp một phần rất lớn vào sự phát triển của ngành bưu điện cũng như sự phát
triển của đất nước.Trung tâm đã chứng tỏ được sự lớn mạnh của mình qua sự
phát triển ngày một tăng, cùng với sự xuất hiện của các mạng dịch vụ khác như
vietel, s-fone ngày một nhiều trên thị trường nhưng sản phẩm của trung tâm

vẫn được ưu chuộng và sử dụng rộng rãi.
Ngày nay trung tâm đã có quan hệ với rất nhiều quốc gia trên thế giới, dịch
vụ viễn thông việt nam gần như có mặt khằp thế giới tạo điều kiện cho thông
tin liên lạc giữa kiều bào và đất nước, giữa các ngành kinh tế giao lưu trao đổi
với nhau. Hiện nay trung tâm VTQT có trụ sở tại 98-Hoàng quốc việt .
Trong thời gian tới cùng với sự phát triển của đất nước thì ngành viễn thông
nói chung và trung tâm nói riêng sẽ ngày một tiễn xa hơn nữa, góp phần phát
triển của đất nước.
14
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
2.1 Chức năng của trung tâm
- Tổ chức quản lý, vận hành khai thác các trang thiết bị có trên mạng lưới,
triển khai các dịch vụ VTQT để kinh doanh và phục vụ theo đúng pháp luật,
theo qui hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển của công ty.
- Đảm bảo thông tin liên lạc trong mọi tình huống phục vụ sự chỉ đạo của
các cơ quan Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong đời
sống kinh tế-xã hội của các ngành và nhân dân theo qui định của Nhà nước,
tổng công ty và công ty.
- Bảo trì các thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc, kinh doanh vật tư thiết bị chuyên
ngành viễn thông.
Kinh doanh các ngành nghề khác nhau trong phạm vi của công ty giao được Tổng công ty
cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
2.2 Nhiệm vụ của Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I là doanh nghiệp hoạch toán phụ thuộc, kinh doanh
và phát triển theo các chỉ tiêu của công ty và tổng công ty giao cho, thực hiện các chế độ,
chính sách và quyền lợi của người lao động theo bộ luật lao động và các quy định chung. Vì
vậy trung tâm phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
-Tập trung mọi nguồn lực để đảm bảo chất lượng mạng lưới, phục vụ công tác thông tin

thông suốt trong mọi điều kiện, mọi thời gian.
-Phối hợp cùng nhau thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo trung tâm hoàn thành các chỉ tiêu
kế hoạch do công ty giao, trên cơ sở chấp hành pháp luật, các quy chế, quy định của ngành và
công ty.
--Động viên cán bộ công nhân viên trong trung tâm không ngừng rèn luyện, trau dồi kỹ
năng, nghiệp vụ chuyên môn nhằm đáp ứng nhiệm vụ trước mắt và lâu dài theo sự phát triển
ngày một tăng của ngành công nghệ và ngành bưu chính –viễn thông nói chung, trung tâm
viễn thông nói riêng.
-Đẩy mạnh công tác kinh doanh của trung tâm, tăng cường công tác tiếp thị, quảng cáo
giới thiệu sản phẩm của trung tâm theo các điều kiện có thể.
15
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Quan hệ tốt với các bưu điện địa phương, các đơn vị trong và ngoài trung tâm, các phòng
ban trong công ty.Tận dụng mọi sự ủng hộ, mọi cơ hội và thiện chí tạo động lực cho sự thúc
đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm.
-Chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong đơn vị, đảm
bảo phân phối và đãi ngộ công bằng theo năng suất lao động, công sức đóng góp cho trung
tâm.
3. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm
Như trên ta cũng thấy được rằng trung tâm là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán phụ
thuộc và không ngừng phát triển về mặt số lượng lẫn chất lượng trong những năm qua.Sự phát
triển của trung tâm được thể hiện một cách rõ ràng nhất đó là qua tình hình sản xuất kinh
doanh trong một vài năm gần đây.Kết quả sản xuất kinh doanh của trung tâm qua ba năm
2002-2004 được thể hiện qua bảng sau:
*Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh trong các năm 2002,2003,2004 của trung tâm viễn
thông quốc tế khu vực I
Stt Chỉ tiêu Đơn vị
2003 2004 2005
KH TH % KH TH % KH TH %

1 Tổng vốn
đầu tư
tỉ đồng 17 17,1 100,6 21 18 85,7 31 33 106,5
2 D thu tỉ đồng 90 93 103,3 93 91 98 94 96 102,1
3 SLCBCNV Người 457 457 100 465 465 100 474 474 100
4 NSLĐBQ tđ/ ng 0,19 0,203 0,2 0,196 0,198 0,202
5 TLBQ/th Trđ 3,2 3,5 109,4 3,5 3,7 105,7 3,7 3,9 105,4
Nguồn: Báo cáo nhân sự năm 2003-2005 của phòng TC-CB trung tâm viễn thông quốc tế
khu vực I
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng tình hình sản xuất kinh doanh của trung tâm
là rất tốt, tuy có một vài biến động giữa các năm như năm 2004 so với 2003 thì doanh thu có
giảm đi, sự giảm này nguyên nhân chủ yếu là do bên ngoài, đó là sự cạnh tranh ngày càng
mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp với nhau đặc biệt là sự ra đời của mạng viễn thông quân đội,
mạng viễn thông điện lực. chính điều này làm cho một phần doanh thu của trung tâm giảm đi.
Tuy nhiên với một bộ máy tổ chức khá ăn ý cùng với sự lãnh đạo của ban giám đốc trung tâm
đã đưa trung tâm phát triển ngày một hơn nữa, điều này được khẳng định qua doanh thu năm
2005 của trung tâm.
Ngoài ra qua tổng vốn đầu tư của trung tâm và qua tiền lương bình quân của cán bộ công
nhân viên trong trung tâm càng làm cho ta khẳng định sự hoạt động có hiệu quả của trung tâm
16
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trong thời gian vừa qua và khả năng trong tương lai.Tiền lương bình quân của trung tâm như
trên thuộc vào dạng khá cao so với các doanh nghiệp khác cùng ngành và khác ngành. Do đó
nhìn vào bảng trên ta thấy rằng khả năng hoạt động của trung tâm trong thời gian tới là rất tốt,
ngày một càng phát triển.
Như vậy qua kết quả sản lượng của trung tâm qua ba năm qua ta thấy rằng hoạt động sản
xuất kinh doanh ngày một phát triển, ngày một nâng cấp các trang thiết bị ở trung tâm làm cho
trình độ công nghệ về máy móc kỹ thuật ngày một tân tiến. Trung tâm hoạt động ngày một
hiệu quả thể hiện qua sự tăng trưởng của doanh thu tăng mạnh hơn tổng vốn đầu tư. Chính vì

như vậy, nên ta có thể thấy được tương lai không xa của trung tâm là sự phát triển mạnh mẽ,
có vị thế mạnh trên thể giới và đứng đầu trong ngành viễn thông so với các trung tâm khác
4. Tình hình về lao động của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Tình hình lao động của trung tâm được thể hiện rõ nhất qua quy mô lao
động và trình độ của người lao động ,điều này được thể hiện rõ qua sơ đồ sau:
17
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
*Bảng 2: Quy mô lao động và trình độ lao động tại Trung tâm
TT Đơn vị
Số
lượng
Trong đó Trình độ
Nam Nữ ĐH CĐ TC CN
1 Ban giám đốc 4 3 1 4 - - -
2 Phòng TC-HC 36 26 10 7 - 3 26
3 Phòng KT-TC 11 2 9 8 2 1 -
4 Phòng KT-NV 10 6 4 9 1 - -
5 Phòng KH-VT 13 12 1 11 1 1 -
6 Phòng KD-TT 38 22 16 36 2 - -
7 Xưởng
SCTBHT
73 72 1 20 27 3 23
8 Đài khai thác 232 8 224 168 12 16 36
9 Đái GMS 73 48 25 38 6 8 21
10 Tổng số 490 199 291 301 51 3 106
11 Tỷ lệ % 100 40,61 59,39 61,43 10,41 6,53 21,63
Nguồn : Báo cáo nhân sự năm 2003 của phòng TC-HC tại trung tâm VTQT
khu vực I
Nhân xét:

Thứ nhất về quy mô lao động tại trung tâm: Từ bảng trên ta thấy năm 2003
toàn bộ lao động tại trung tâm là 490 người, trong đó nam có 199 người tương
đương với 40,61% và lao động nữ là 291 người tương đương với 59,39 %.Như
vậy từ đây ta thất rằng tỉ lệ nam và nữ ở trung tâm là tương đương nhau, điều
này chứng tỏ phân công lao động theo giới ở trung tâm là hợp lý.Tuy nhiên xét
ở từng góc độ một chẳng hạn như về lao động quản lý ở trung tâm ta thấy rằng:
Lao động quản lý ở trung tâm là 87 người trong đó lao động nữ chiếm 41,38%
tổng số lao động quản lý ở trung tâm, lao động nam chiếm 58,62%. Như vậy
lao động quản lý ở trung tâm nam nhiều hơn nữ một ít nhưng tỉ lệ này không
đáng kể, từ đây có thể cho rằng trung tâm đã có chính sách nhân lực không
phân biệt giới tính miễn là làm được việc. Qua việc bố trí nhân lực về giới khá
hợp lý như trên nên trung tâm ngày một phát huy được mọi khả năng của mọi
người từng bước đưa trung tâm phát triển đi lên.
Thứ hai theo trình độ chuyên môn:
18
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng trình độ chuyên môn của trung tâm như
sau. Đại học có 301 người chiếm tỷ lệ 61,43%,cao đẳng có 51 người chiếm
10,41%, trung cấp có 32 người chiếm 6,53%, công nhân có 106 người chiếm
21,63%.Như vậy trong trung tâm trình độ của người lao động ở đây chủ yếu là
đại học, chiếm một tỷ lệ khá cao chứng tỏ trung tâm rất có triển vọng về chất
lượng nhân lực ở trung tâm.Mặt khác qua bảng trên ta cũng thấy rằng lao động
quản lý ở trung tâm chủ yếu là đại học có 64 người chiếm 73,56%, cao đẳng là
13 người chiếm 14,94%,trung cấp 7 người chiếm 8,05%,sơ cấp là 3người
chiếm 3,54%.Như vậy trình độ quản lý ở trung tâm là rất cao nên rất có khả
năng dẫn dắt các thành viên trong trung tâm đi lên.Tuy nhiên muốn trung tâm
ngày một phát triển hơn nữa thì lao động quản lý sẽ ngày một hạn chế trình độ
công nhân và trung cấp.
5. Những đặc điểm về tổ chức hoạt động của trung tâm hiện nay

Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I là một doanh nghiệp nhà nước hạch
toán phụ thuộc. Trung tâm có quyền chủ động tổ chức quản lý hoạt động, sử
dụng hiệu quả vốn, tài sản các nguồn lực theo sự phân cấp của công ty.
Sản phẩm chính của trung tâm chủ yếu về các dịch vụ viễn thông quốc tế,
chẳng hạn như điện thoại gọi số quốc tế hoặc điện thoại quay trực tiếp quốc tế
IDD ….
Hiện nay địa bàn hoạt động của trung tâm rất rộng không những các quốc
gia trong khu vực mà ngày một mở rộng địa bàn ra ngoài khu vực và các nước
trên thế giới.Trung tâm đang có nhiều chủ trương tạo mối quan hệ mở rộng
phạm vi trên khắp thế giới, góp phần vào việc phát triển đất nước.Hiện tại trung
tâm đang hoạt động tại 97 Hoàng quốc việt.
Từ đặc điểm về tổ chức hoạt động của trung tâm như hiện nay ta thấy rằng
trung tâm có một bộ máy hoạt động khá hài hoà, ăn í, lao động trong trung tâm
có trình độ cao, cách thức tổ chức mang tính khoa học. Với một doanh nghiệp
19
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hoạt động phụ thuộc như hiện nay trung tâm sẽ ngày một đem lại sự phát triển
cho công ty, cho toàn ngành viễn thông.
II. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG
QUỐC TẾ KHU VỰC I
1. Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Cơ cấu tổ chức của trung tâm hiện nay được bố trí sắp xếp theo sơ đồ sau:
Giám đốc
PGĐ nội chính
PGĐ kỹ thuật
PGĐ kinh doanh
Phòng TC-HC
Phòng KT-TKTC
Phòng KT-NV

Phòng KH-VT
Đài khai thác
Đài GSM
Xưởng SCTBHT
Phòng KD-TT
Chi nhánh d.vụ k.hàng
Từ sơ đồ trên ta thấy rằng cơ cấu tổ chức của trung tâm là theo trực tuyến
chức năng, giám đốc trung tâm là người điều hành hoạt động chính, là người
chỉ đạo trực tiếp đến các phó giám đốc và các phòng ban chức năng.Các phòng
ban riêng biệt sẽ thực hiện những chuyên môn của mình sâu hơn do đó công
việc sẽ không chồng chéo lẫn nhau, các trưởng phòng sẽ dễ nắm bắt tình hình
thực hiện của các nhân viên trong phòng tạo điều kiện cho việc quản lý nhân
viên một cách tối ưu nhất. Tuy nhiên khi sử dụng cơ cấu này trung tâm sẽ gặp
một số khó khăn như sau: Khi trung tâm có các chỉ tiêu và chiến lược do sự
phân cấp của công ty thì dễ dàng xảy ra mâu thuẫn giữa các phòng ban chức
năng, nếu vấn đề văn hoá trong trung tâm không được tốt có nghĩa là mối quan
20
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hệ giữa các phòng ban không được tốt lắm thì khi đó việc thực hiện những
nhiệm vụ mang tính kết hợp sẽ không cho hiệu quả cao. Và trách nhiệm cuối
cùng sẽ đổ về người lãnh đạo cao nhất bởi lẽ không phòng nào sẽ nhận trách
nhiệm về mình.
Từ sơ đồ trên ta cũng thấy rằng Giám đốc trung tâm do tổng giám đỗ công
ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Tổng công ty,
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của trung tâm, chịu trách nhiệm trước
giám đốc công ty và pháp luật về quản lý, điều hành mọi hoạt động của trung
tâm, giám đốc là người có quyền quản lý, điều hành cao nhất của trung tâm.
-Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực
hoạt động của trung tâm theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm

trước giám đốc và pháp luật.
Tổ chức bộ máy của trung tâm.
-Phòng Tổ chức-Hành chính(có tổ lái xe trực thuộc)
-phòng kế toán-Thống kê-Tài chính
-phòng Kế hoạch-Nghiệp vụ
-phòng kế hoạch-Vật tư
-phòng kinh doanh-Tiếp thị (chi nhánh dịch vụ khách hàng)
-Đài GSM
-Xưởng bảo dưỡng sửa chữa thiết bị hệ thống
Các phòng, đài, xưởng trên đều có trưởng phòng, trưởng đài, trưởng xưởng
phụ trách và có thể có cấp phó giúp việc.
2. Nguyên tắc tổ chức các bộ phận
Từ sơ đồ trên ta thấy rằng các bộ phận trong trung tâm được tổ chức theo
những nguyên tắc sau:
-Nguyên tắc xác định theo chức năng
-Nguyên tắc bậc thang
Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
21
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Yêu cầu đối với trung tâm
Trung tâm viễn thông quốc tế xây dựng cơ cấu tổ chức dựa trên các yêu cầu
sau đây:
-Tính mục tiêu: Trung tâm xây dựng cơ cấu với mục tiêu là hoàn thành các
chỉ tiêu do công ty giao một cách suất sắc nhất đem lại hiệu quả cao cho trung
tâm và công ty
-Tính hiệu quả:
-Tính tin cậy
-Tính linh hoạt
-Tính tối ưu

4. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ
chức
* Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc Trung tâm
Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm chung trong các lĩnh vực
hoạt động của trung tâm, quản lý các bộ phận, phòng ban chức năng thông qua
phó giám đốc và các trưởng phòng, phó phòng. Đây cũng là một hạn chế ở
trung tâm bởi lẽ giám đốc là người quản lý ở tầm vĩ mô là đúng nhưng nếu cứ ở
tầm vĩ mô thì rất dễ có một số quyết định xa rời thực tế.Mặt khác những thông
tin qua các cấp trung gian đôi khi bị sai lệch so với thực tế do đó giám đốc nên
trực tiếp quản lý một số mảng công việc quan trọng như công tác tổ chức, công
tác tài chính….
*Chức năng, nhiệm vụ của phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số
lĩnh vực hoạt động của trung tâm theo sự phân công của giám đốc, là người
thay thế các quyết định khi giám đốc vắng mặt. Khi được uỷ quyền thay thế thì
phó giám đốc có nghĩa vụ , trách nhiệm và quyền hạn như giám đốc.
Ban giám đốc của trung tâm được phân nhiệm vụ như trên là hết sức rõ
ràng, mỗi người đảm nhận một mảng công việc .Điều này tạo điều kiện cho
22
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
việc quản lý điều hành các hoạt động của trung tâm hết sức thuận lợi.Tuy nhiên
ta cũng thấy rằng từ sơ đồ trên thì phó giám đốc kỹ thuật đang đảm nhận một
số công việc rất lớn trong khi đó phó giám đốc kinh doanh đang đảm nhận với
khối lượng công việc quá ít.Từ đây ta có thể chuyển một số công việc của bên
phó giám đốc kỹ thuật sang cho phó giám đốc kinh doanh.Không chỉ thế giám
đốc trung tâm có thể chỉ đạo một số công việc luôn mà không cần qua phó
giám đốc đó là công tác tổ chức và công tác tài chính, sẽ không có phó giám
đốc nội chính nữa.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức-hành chính

Phòng TC-HC hiện nay đang đảm nhận một khối lượng công việc quá lớn
so với nhân viên trong phòng đảm nhận, chức năng nhiệm vụ của các mảng
công việc chồng chéo lên nhau.Tuy nhiên phòng cũng thực hiện một số mảng
công việc rất tốt như công tác tính lương cho các nhân viên trong trung tâm,
vấn đề bảo hộ lao động và vấn đề bảo hiểm xã hội.Ngoài ra còn một số mảng
còn chưa thực hiện đầy đủ theo quy định bằng văn bản của trung tâm .Ví dụ
như công tác tổ chức và định mức lao động chưa có người đảm nhận và cũng
chưa được quan tâm một cách thích đáng, hàng năm phòng TC-HC đưa mẫu
bản mô tả công việc đến các phòng ban trong trung tâm để các CBCNV kê khai
các công việc mà họ thực hiện, thời gian để thực hiện công việc đó.Như vậy
hoàn toàn do ý kiến chủ quan của người thực hiện không theo căn cứ khoa học,
mà đưa lên trên công ty để làm căn cứ định mức, cho nên dễ đưa đến hiện
tượng là định mức luôn thấp hơn so với thực tế mà người lao động thực hiện
nên hiệu quả công việc không cao.Mặt khác công tác đào tạo cho CBCNV
trong trung tâm cũng chưa được thực hiện đầy đủ, không có kế hoạch đào tạo
một cách cụ thể, cán bộ được đào tạo phần lớn là do nhu cầu cá nhân làm đơn
xin được đi học chứ không phải vì thực tế hiệu quả công việc.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính-thống kê-kế toán
23
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hiện nay các chức năng nhiệm vụ mà phòng này đang đảm nhận không
nhiều, các chức năng nhiệm vụ trong phòng không được chia rõ ràng cho cán
bộ công nhân viên. Cụ thể là trong phòng hiện nay có 11người mà nhiệm vụ lại
phân công chung cho cả phòng và để trưởng phòng phân công cụ thể cho các
nhân viên đôi nhiệm vụ không rõ ràng, dẫn đến người này đùn đẩy công việc
cho người kia, không ai chịu trách nhiệm cho công việc.Như vậy phòng kế
toán-thống kê-tài chính cần có sự phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng hơn,
phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người từ đây tạo điều kiện cho chất lượng
công việc được thực hiện tốt hơn và điều quan trọng là khi có sự bất trắc thì sẽ

không đổ trách nhiệm được cho ai.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng kỹ thuật-nghiệp vụ
Phòng này có các chức năng, nhiệm vụ được phân công khá rõ ràng cho cán
nhân viên trong phòng, các nhiệm vụ của phòng do ban giám đốc quy định cho
phòng bằng văn bản cụ thể và bộ phận lãnh đạo của phòng đã hoàn thành tốt
công việc có hiệu quả.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch-vật tư
Trong văn bản quy định của trung tâm thì phòng này phải lập ra các kế
hoạch cụ thể cho trung tâm nhưng phòng thực sự vẫn chưa thực hiện được.Hiện
nay phòng chỉ thực hiện công việc triển khai kế hoạch, theo dõi thực hiện kế
hoạch của trung tâm do công ty đưa xuống. Như vậy phòng này cần phải phát
huy hơn nữa tiềm lực trong phòng để công tác kế hoạch thực sự trở thành đòn
bẩy thúc đẩy công tác kinh doanh có hiệu quả.
* Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh tiếp thị
Phòng hiện nay thực hiện các nhiệm vụ do trung tâm giao cho rất tốt, bây
giờ phòng lại quản lý thêm bộ phận bán hàng được tiếp nhận từ các bưu điện
tỉnh thành.Như vậy công việc của phòng bây giờ là rất nhiều đặc biệt là cán bộ
quản lý đang còn thừa cần phải có cách giải quyết đối với số cán bộ này tạo
điều kiện tinh giảm nhân lực tránh tình trạng chồng chéo gây ức chế cho người
24
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
bị quản lý.Mặt khác ta thấy rằng có thể không cần có thêm bộ phận bán hàng
mà có thể qua các kênh phân phối sản phẩm thông qua các đại lý hay của hàng
để họ bản sản phẩm và trung tâm chỉ quản lý khâu giao sản phẩm ban đầu. Khi
làm theo cách này có thể lợi nhuận đem lại không bằng lập bộ phận bán hàng
nhưng sẽ giảm được một chi phí đáng kể về tiền lương cho lao động trong bộ
phận này.Và bộ máy quản lý của phòng này nói chung và trung tâm nói riêng
cung được gọn nhẹ, đỡ cồng kềnh.
III. CƠ CẤU LAO ĐỘNG TRONG CÁC BỘ PHẬN CỦA TRUNG TÂM

Trong trung tâm chất lượng nguồn nhân lực đựoc phản ánh thông qua cơ cấu
lao động trong các bộ phận.Cơ cấu lao động trong trung tâm được phân theo
chức năng thực hiện công việc, theo trình độ chuyên môn, theo trình độ lành
nghề.
1. Cơ cấu lao động theo chức năng
Hiện nay lao động trong trung tâm đựơc phân theo các chức năng sau:
-Lao động quản lý kỹ thuật gồm phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật, các kỹ
sư, nhân viên kỹ thuật
-Lao động quản lý kinh tế gồm phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng,
trưởng hoặc phó phòng ban chức năng như phòng lao động tiền lương, phòng
kế hoạch, thống kê, tài chính…
-Nhân viên phục vụ
-Công nhân bao gồm công nhân chính và công nhân phụ
Khi trung tâm phân lao động theo các chức năng trên sẽ giúp cho trung tâm
phân loại lao động tạo điều kiện cho việc đánh giá kết quả công việc của từng
loại lao động.Từ đây có thể sắp xếp bố trí các phòng ban theo đúng chức năng,
nhiệm vụ tạo điều kiện cho sự thực hiện công việc được dễ dàng. Không những
thế khi phân theo chức năng trên ta có thể biết được lao động của từng bộ phận
qua các năm để từ đó có chế độ cho việc đào tạo, thuyên chuyển cán bộ.Sau
đây là cơ cấu lao động theo chức năng của trung tâm qua ba năm :
25
SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B