Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán tổng hợp

1




Luận văn
Kế toán hành chính sự
nghiệplà kế toán tổng hợp

2
Lời nói đầu

Bộ máy chính quyền Nhà nước được tổ chức thành một hệ thống thống
nhất theo nguyên tắc tập trung dân chủ bao gồm chính phủ và chính quyền các
cấp địa phương, mỗi cấp chính quyền có quỹ NSNN riêng để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình. NSNN là toàn bộ các khoản thu chi của NN trong dự
toán đã được cơ quan NN có thẩm quyền quyết định và thực hiện trong một năm
để đảm bảo thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của NN.
Cơ quan Tài chính và kho bạc nhà nước( KBNN) có trách nhiệm quản lý
NSNN, các quỹ khác và tài sản của NN ở các cấp NS. Để quản lý NSNN có hiệu
quả, cần phải được cung cấp thông tin kinh tế kịp thời và đầy đủ. Các đơn vị dự
toán và các cấp chính quyền phải tổ chức bộ máy kế toán ngân sách phù hợp để
thực hiện chức năng cung cấp thông tin và chức năng kiểm tra, kiểm soát các
hoạt động kinh tế. Kế toán có vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất
trong hệ thống công cụ phục vụ quản lý kinh tế, cung cấp thông tin kinh tế có
tính đầy đủ hợp lý, khách quan và rất tin cậy giúp cho các cấp lãnh đạo NN
hoạch định chiến lược và đề ra các kế hoạch, chính sách, biện pháp quản lý kinh
tế vĩ mô và có hiệu lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế và
làm căn cứ để kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hịên các kế hoạch, các chính
sách và biện pháp kinh tế của NN đề ra. Kế toán NSNN là nghệ thuật phản ánh,

ghi chép và kiểm soát các hoạt động kinh tế có liên quan đến quá trình hình
thành, phân phối và sử dụng NSNN.
Được sự đồng ý của Ban giám hiệu trường TH Kinh tế Hà Nội và sự giúp
đỡ của trường THCS Vĩnh Hưng. Em đã thực tập tại đơn vị hơn 1 tháng, với
khoảng thời gian này em đã giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng, ý nghĩa công
việc kế toán HCSN. Trong quá trình học tập em đã được các thầy cô giáo trang
bị những kiến thức nhất định và khi thực tập em đã được sự chỉ dẫn nhiệt tình
của các cô chú trong đơn vị. Đó là những hành trang giúp em bước vào ngành,
em có dịp làm quen với công tác kế toán ở " môi trường mới ". Hiểu được vai
trò và tầm quan trọng của công tác kế toán em đã chọn đi sâu vào đề tài: Kế toán
HCSN là kế toán tổng hợp.

3

Mục lục

Báo cáo gồm 3 phần chính:
 Phần 1: Các vấn đề chunng về kế toán HCSN
 Phần 2:Thực tế kế toán HCSN ở trường THCS Vĩnh Hưng
 Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị.
Trong quá tình nghiên cứu tìm hiểu đề tài do chưa có kinh nghiệm nên
không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp của các cô chú trong phòng TC-KT và cô Đặng Minh Tuệ người đã hướng
dẫn em làm báo cáo này để báo cáo của em đạt kết quả tốt.
Em xin chân thành cảm ơn.

4
Chương I: các vấn đề chung về kế toán hcsn

I. Khái niệm, nhiệm vụ và yêu cầu chung của kế toán HCSN
1.1 Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình quản lý và sử
dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực
hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
1.2. Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN.
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại
các đơn vị sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp, (gọi chung là các đơn
vị hành chính sự nghiệp).
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước ở đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh
tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị hành chính
sự nghiệp, được nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong
việc quản lý ngân sách nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng
các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế
tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những

nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử
dụng thu phát sinh ở đơn vị.

5
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của nhà nước, các tiêu chuẩn định mức kiểm
tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp
hành tình hình thu nộp NSNN, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính
sách nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo qui định. Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết để
phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.Phân tích
đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán về nội dung và phương
pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm baỏi cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
II. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự
nghiệp.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.

6
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.

7
2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
Mọi nghiệp kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân
sách của mọi đơn vị HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kế toán phải
căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ kế toán HCSN
để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác
định trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ một cách khoa học,
hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế tài
chính để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.Trình tự và thời gian luân chuyển
chứng từ do kế toán trưởng của đơn vị qui định.
2.2 Vận dụng hệ thống tài chính kế toán :
Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị HCSN để phản ánh và kiểm
soát thường xuyên, liên tục tình hình vận động của kinh phí ở đơn vị HCSN.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản
kế toán dùng cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình HCSN. Các đơn vị HCSN căn
cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũn như yêu cầu quản lý các hoạt động
đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui
định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của đơn vị mình để sử
dụngđảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt đông kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp
ứng thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước.

2.3. Lựa chọn hình thức kế toán:
Tuỳ thuộc vào qui mô đặc điểm hoạt động yêu cầu và trình độ quản lý
điều kiện trang thiết bị, mỗi đơn vị kế toánđược phép lựa chọn một hình thức kế
toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt
nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác tàI liệu, thông
tin kinh tế phục vụ cho công tác qủn lý hoạt đọng kinh tế tài chính trong đơn
vị.các hình thức kế toán dược áp dụng gồm:
- Hình thức kế toán nhật ký chung;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.

8


9
A.Hình thức nhật ký - sổ cái.


Đặc điểm của hình thức nhật ký - sổ cái
_Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại
theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ
kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký - sổ cái.
-Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết .


Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này để ghi các nghiêp vụ kinh tế tàI chính vừa
theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ được mở cho tưng niên độ kế toán và
được khoá sổ hàng tháng.
_ Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi

tiết. Số lượng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ
cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ đơn vị HCSN, như sổ tài sản cố
định, Sổ chi tiết vật liệu , thẻ kho

Trình tự và phương pháp ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi
ghi vào nhật ký sổ cái. Mỗi chứng từ ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Cuối kỳ
tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu đảm bảo các quan hệ
cân đối sau:
Tổng cộng số tiền Tổng số PS Nợ Tổng số PS Có
ở phần NK (cột SPS) = của các TK (Sổ Cái) = của các Tk (sổ
cái)
Tổng số dư Nợ cuối kỳ của Tổng số dư Có cuối kỳ của tất
Tất cả các tài khoản = cả các tài khoản





10
 KháI quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái:
Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký – sổ cái.







Ghi hàng ngày.

Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.


Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức Nhật ký – sổ cái:
_ Ưu điểm: của hình thức kế toán này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép
vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
_ Nhược điểm :của hình thức kế toán này là khó phân công lao động kế
toán tổng hợp đối với đơn vị có qui mô vừa và vừa lớn, sử dụng nhiều tài khoản,
có nhiều hoạt động kinh tế, do vậy sổ tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận tiện
cho việc ghi sổ.
B. Hình thức chứng từ ghi sổ.

Đặc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều được
phân loại,tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi
vào sổ kế toán tổng hợp liên quan.
Tách rời trình tự ghi sổ theo theo thứ tự thời gian với trình tự ghi trên sổ
kế toán tổng hợp : Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ kế toán tổng hợp : bao gồm Sổ cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Chứng từ
g
ốc

Sổ
qu
ỹ

Nhật ký -
s
ổ cái

Sổ, thẻ kế toán
chi ti
ết

Bảng cân
đ
ối phát
Bảng tổng
h
ợp chi
Báo cáo
kinh t
ế


11
Sổ cái: Là sổ dùng để hạch toán tổng hợp . Mỗi tài khoản được phản ánh
trên một trang sổ cái.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gianphản ánh toàn
bộchứng từ đã lập trong tháng. Sổ này dùng để quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm
tra đoói chiếu số liiêụ với sổ cái. Mọi chứng từ ghi ổ sau khi đã lập xongđều
phải đăng ký vào sổ nàyđể lấy số hiệu ngày tháng .
- Sổ kế toán chi tiết : dùng để theo dõi các đối tượng kế toán được phản
ánh trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công
tác quản lý tài sản, và các hoạt động kinh tế trong đơn vị.
Ngoài ra, kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ

ghi sổ và Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản: là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát
tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài
sản,kết quả hoạt động của đơn vị.
Chứng từ ghi sổ: là sổ định khoản theo tờ.Chứng từ ghi sổ sau khi đã vào
Sổ đăng ký chứng từ thì mới được làm căn cứ ghi vào sổ cái.
Quan hệ cân đối:
Tổng só tiền trên = Tổng số phát sinh Nợ (hoặc Có)
sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của tất cả các TK trong sổ cái
(hay BCĐ tài khoản).








12
Sơ đồ trình tự ghi sổ kt của hình thức ct ghi sổ.

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị với
quy mô khác nhau.
Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho công tác phân công
lao động kế toán.
Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép
nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến thời
hạn lập và gửi báo cáo kế toán.
C. Hình thức Nhật ký chung.
 Đặc điểm:
Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết
để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt.
 Sổ kế toán sử dụng:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ
qu
ỹ

Chứng từ
gốc (bảng
t
ổng hợp
Sổ, thẻ
h
ạch
Sổ đăng
ký

ch
ứng
Chứng từ
ghi s
ổ

Bảng tổng
h
ợp chi
Sổ
cái

Bảng cân
đ
ối t
ài
Báo
cáo

13
 Trình tự ghi sổ: thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có
qui mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều.
Ưu điểm: hình thức kế toán rõ ràng, dễ hiểu, mẫu số đơn giản, thuận tiện
cho việc phân công lao động kế toán, cơ giới hoá công tác kế toán.
Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp.
III.Hình thức kế toán trên máy vi tính:
a) đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên MVT .Có
nhiều chương trình phần mềm KT khác nhau về tính năng kĩ thuật và tiêu chuẩn
,điều kiện áp dụng .Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một
trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức KT quy định trên đây
.Phần mềm Kt tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ KT nhưng phảI đảm
bảo in được đầy đủ sổ kế toánvá báo cáo tài chính theo quy định .
Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phảI đảm bảo các
yêu cầu sau:
Sổ
qu
ỹ

Chứng từ
g
ốc

Sổ, thẻ
k
ế toán

Sổ
Nhật
ký
Sổ
cái

Bảng cân
đ
ối t
ài
Báo
cáo
Bảng
tổng
h
ợp chi

14
-Có đầy đủcác sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp
ứng yêu cầu kế toán theo quy định.
-Thực hiện đúng các quy định về mở sổ ,ghi sổ ,khoá sổ và sửa chữa sổ kế
toán theo quy định của Luật kế toán ,.các văn bản hướng dẫn thi hành Luật KT
của chế độ kế toán này.
-Đơn vị phảI căn cứ vào các tiêu chuẩn ,điều kiện của phần mềm kế toán
do bộ tài chính quy định Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa
chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị .
b) Các loại của hình thức kế toán trên MVT :phần mềm kế toán dược thiết
kế theo loại sổ của hình thức kế toán đó .Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không
hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay ,tuy nhiên phảI đẩm bảo các nội dung
theo quy định .

c) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT : Hàng ngày
kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại đã được kiểm tra ,xác định tài khoản ghi Nợ ,tài khoản ghi Có để nhập dữ
liệu vào máy tính theo các bảng ,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán .
Theo quy trình của phần mềm kế toán ,các thông tin được nhập vào máy
theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cáI hoặc Nhật
ký –Sổ cái) và các sổ ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan .
Cuối tháng ,kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài
chính .Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự
đoọng và luôn đảm bảo chính xác ,trung thực theo thông tin đã được nhập trong
kỳ.Người làm kế toán có thể kiểm tra ,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán vói báo
cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán ,sổ kế toán được in ra giấy ,đong sthành quyển và thực
hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay .

15
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT được thể hiện như sau:









Nhập số liệu hàng ngày
In sổ ,báo cáo cuối tháng
đối chiếu ,kiểm tra

3. Lập và gửi báo cáo tài chính.
Việc lập báo cáo tài chính khâu cuối cùng của quá trình trong công tác kế
toán. Số liệu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát, tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của nhà nước…và tình hình sử dụng từng loại
kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra kiểm
soát các khoản chi, quản lý tài sản của nhà nước, tổng hợp phân tích đánh giá
các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn vị HCSN
có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong vịêc quản lý sử dụng nguồn kinh và quản lý
NSNN.Vì vậy đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy đủ kịp thời các báo
cáo tàI chính theo đúng mẫu biểu qui định
Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chị trách nhiệm về số liệu báo
cáo, vì vậy cần kiể tra chặt chẽ số liệu trước khi gửi đi.
3.1. Tổ chức kiểm tra kế toán.
Chứng từ
kế toán
Bảng tổng
hợp chứng
t
ừ kế toán
-sổ tổng
hợp
-
s
ổ chi
Báo cáo
tài
Máy vi
tính

Phần mềm kế
toán
Sổ kế
toán


16
Kiểm tra kế toán là biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về kế
tóan được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách
quan.
Các đơn vị HCSN không những chịu kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán
cấp trên và cơ quan tàI chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công
tác kế toán của đơn vị mình.Công việc kiểm tra kế toán phải được tiến hành
thường xuyên liên tục.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế
toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính , kiểm tra việc nhận và sử dụng nguồn kinh
phí, kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế
độthể lệ tài chính.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng phảI chấp hành lệnh kiểm tra kế
toán và có trách nhiệm cung cấp số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán
được thuận lợi.
3.2. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản.
Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản
vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện
có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra, các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
(trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị ).
3.3. Tổ chức bộ máy kế toán.

Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như: lựa
chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập
trung nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế
toán.
ở các đơn vị HCSN, bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp
với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị

17
hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp bao gồm các đơn vị dự toán cấp I,
cấp II và cấp III.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ
kế toán của cấp I và cấp III. Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể
hiện qua sơ đồ sau:












ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc (chỉ có 2
cấp: cấp I và cấp III hoặc có đầy đủ 3 cấp), bộ máy kế toán của ngành được tổ
chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp I và các phòng kế toán của
các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc (cấp II và cấp III). Bộ máy kế toán trong
các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Trưởng
phòng kế
toán đơn
Kế
toán
v
ốn
Kế toán
vật tư,
tài s
ản
Kế
toán
ngu
ồn
Kế toán
tổng
h
ợp, báo
Bộ phận kế
toán thanh
Bộ phận kế
toán các

Các nhân
viên kế
toán
ở các

18

















3.4 Nội dung các phần hành kế toán.
3.4.1. Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán tiền mặt:
Để hoạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền Mặt
a) Công dụng:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn
vị bao gồm tiền Vịêt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ và các chứng chỉ có giá.

b) Nguyên tắc hạch toán tài khoản này:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ,
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý,
đóng vai trò là thanh toán) thực tế xuất , nhập quỹ.
Trưởng phòng kế
toán đơn vị dự
toán c
ấp tr
ên

Kế
toán
v
ốn
Kế toán
vật tư,
tài s
ản
Kế
toán
thanh
Kế toán
nguồn
kinh phí,
kế toán
Bộ phận
kế toán
tổng hợp
lập Báo
Phụ trách kế toán

của các đơn vị dự
toán c
ấp d
ư
ới

Phân chia các công
việc theo từng phần
hành k
ế

toán


19
- Kế toán tiền mặt phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có tình
hình biến động của các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị
luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và quỹ tiền mặt. Mọi
chênh lệch phát sinh phải xác định đúng nguyên nhân báo cáo lãnh đạo. kiến
nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
-Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh và các quy định trong chế
độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục chi, thu, nhập
quỹ, xuất quỹ kiểm soát trước , giữ quỹ và kiểm kê của Nhà Nước.
c) Kết cấu và nội dung:
N
ợ

TK 111

Có

Các kho
ản tiền mặt do:

- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)
Các kho
ản tiền mặt giảm, do:

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
(trường hợp tỷ giá giảm).
SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá còn tồn quỹ.


Tài khoản 111 Tiền Mặt có 4 tài khoản cấp 2:
+Tài khoản 1111- tiền Việt Nam- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền
Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu)
+ Tài khoản 1112- Ngoại tệ- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ
(theo đồng Việt Nam)
+ Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh tình hình

nhập quỹ, xuất quỹ.

20
+ Tài khoản 1114- Chứng chỉ có giá- phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho,
tồn quỹ loại chứng chỉ có giá trị như: sổ tiết kiệm, kỳ phiếu , tín phiếu.

21
d) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt :


TK 112 TK 111- Tiền mặt TK112


TK 461,441,462 TK 152,155


TK 331 TK 211,213


TK 342 TK312


TK 511 TK 622,631,TK241,661


TK331 TK331,332,333


TK 413 TK413

TK511 TK 152,155,211



TK 3331 TK3313
Rút tiền gửi ngân hàng,
kho bạc về quỹ tiền mặt
Nộp tiền mặt vào ngân
hàng
Chi tiền mặt mua vật
liệu dụng cụ, hàng hoá

Nhận các khoản kinh phí

bằng tiền mặt
Chi tiềnmặt mua vật
liệu dụng cụ, hàng hoá

Thu hồi các khoản thu
bằng tiền mặt
Chi t
ạm ứng

Thu hồi các khoản công
nợ hay thu hộ cấp dưới
Chi tiền mặt cho các
khoản chi phí
Thu sự nghiệp, phí, lệ
phí và các khoản khác

Trả nợ, nộp thuế, phí,
lệ phí khoản phải nộp
Số thừa quỹ khi kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh
giá lại ngoại tệ
Chênh lệch tăng do đánh
giá lại
Chi tiền mua vật tư
hàng hoá
TSCĐ (chịu thuế GTGT
theo phương pháp kh
ấu
Thu tiền bán hàng hoá,
dịch vụ
(chịu thuế GTGT theo
phương

Thuế GTGT
phải nộp

22



Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc:
Để hạch toán tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc kế toán sử dụng tài khoản 112
“Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc".
a. Công dụng :
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tất cả các
loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân Hàng, Kho Bạc ( bao gồm tiền Vịêt Nam, ngoại

tệ, vàng ,bạc, kim khí quý , đá quý )
b) Nguyên tắc hạch toán :
- Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc
là các giấy báo có, báo nợ hay bảng sao kê của Ngân Hàng , Kho Bạc kèm theo
các chứng từ gốc.
- Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi
(tiền gửi về kinh phí hoạt động, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền
khác theo từng loại Ngân Hàng, kho bạc).Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm
đảm bảo số liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân
Hàng, Kho Bạc quản lý.Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân Hàng ,Kho
Bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.
- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý lưu thông
tiền tệ và những quy định có liên quan đến luật Ngân sách hiện hành của Nhà
Nước.
c. Kết cấu và nội dung






Thuế
GTGT

23



Có

TK 112 Nợ
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi lại
ngân hàng, kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại
tệ tăng)
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút tiền
gửi ngân hàng, kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại
tệ giảm)
SD: Các lo
ại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng, bạc còn gửi tại ngân hàng kho
bac.


TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1121- "Tiền Việt Nam": Phản ánh số tiền hiện có và tình hình
biến động các khoản tiền Việt Nam ở đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc.
+ Tài khoản 1122 - "Tiền ngoại tệ": Phản ánh số hiện có và tình hình biến
động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, kho bạc.
+ Tài khoản 1123 - "Vàng, bạc, đá quý": Phản ánh số hiện có và tình hình
biến động giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý của đơn vị tại ngân hàng, kho
bạc.

24




Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
TK 111 TK 112 TK 111


TK 411, 441 TK 150,155


TK 461, 462 TK 211, 213


TK 312 TK 331, 312


TK 342 TK 333, 342,341


TK 311 TK 661,662,631,241


TK 511 TK461,462

TK413 TK 413

Nộp tiền vào ngân
hàng, kho bạc
Rút tiền gửi về
nhập quỹ
Nhận vốn kinh
doanh, vốn đầu tư
XDCB

Mua vật liệu, dụng
cụ, hàng hoá bằng
ti
ền gửi ngân h
àng,
Nhận kinh phí hoạt
động,
d
ự án

Mua TSCĐ bằng tiền
gửi ngân hàng, kho
b
ạc

Thu h
ồi tạm ứng

Chi tạm ứng, thanh toán
các khoản phải trả bằng
Thu hồi các khoản
công nợ của cấp
dư
ới hay cấp tr
ên

Nộp thuế, phí, lệ phí và
các khoản thanh toán
Thu các khoản nợ
ph
ải thu

Chi phí bằng tiền gửi
ngân hàng kho bạc
Thu các khoản thu
sự nghiệp phí và
các kho
ản thu khác

Cuối niên độ kế toán,
đơn vị phải nộp lại số
Chênh lệch tỷ giá
tăng do đánh giá
l
ại ngoại tệ

Chênh lệch giảm do đánh

giá

25

TK511 TK152,211,155


TK3331 TK3111
3.4. Kế toán vật tư , TSCĐ.
Kế toán vật tư tài sản: là công tác kế toán phản ánh số lượng, giá trị hiện
có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm hàng hoá của đơn vị;
Ngoài ra, kế toán vật tư TSCĐ còn phản ánh số lượng, nguyên giá và giá
trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến đọng của tài sản cố
định, công tác đàu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
Kế toán vật liệu dụng cụ:
a. Nguyên tắc:
- Kế toán nhập xuất vật liệu dụng cụ phải ghi theo giá thực tế đích danh
- Các chi phí có liên quan như chuyển khoản bốc dỡ bảo quản được phản
ánh trực tiếp vào TK 661 hoặc 662
- Kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của
vật tư hàng hoácả về giá trị.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua vật tư hàng hoá
và sử dụng vật tư cho sản xuất.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp bán hàng tồn kho cung cấp thông
tin dịch vụ cho việc lập Báo cáo Tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh
doanh.
b. Tài khoản sử dụng: TK 152
Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại
vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị
 Nội dung và kết cấu:

TK 152
Thu bán sản phẩm,
hàng hoá
ch
ịu thuế GTGT

Mua vật tư, hàng hoá,
TSCĐ dùng
SXKD chịu thuế GTGT
Thuế GTGT đầu
vào

Thuế GTGT phải
n
ộp