MỘT số GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIÁM sát vật tư tại CÔNG TY TNHH DIỆU THU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP



CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH
GIÁM SÁT VẬT TƯ TẠI CƠNG TY TNHH DIỆU THU

GVHD

: Th.S TRƯƠNG HỒNG HOA DUYÊN

SVTH

: NGUYỄN LÊ THANH TRÀ

MSSV

: 23202112912

LỚP

: K23 QTH7

Đà Nẵng, năm 2021


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên
LỜI CẢM ƠN

Sau 4 năm học tập và sinh hoạt tại trường Đại học Duy Tân, em đã nhận
được sự dạy bảo tận tình sự quan tâm chăm lo của quý thầy cô bộ môn, cố vấn học
tập đặc biệt là quý thầy cô của khoa Quản Trị kinh doanh cùng với sự nổ lực của
bản thân, đến nay em đã có được một số kiến thức cơ bản và cần thiết phục vụ cho
việc làm chuyên đề tốt nghiệp cũng như cơng việc mình sẽ làm sau khi tốt nghiệp.
Để hồn thiện những kiến thức trước khi ra trường cũng như hệ thống hóa lại
tồn bộ kiến thức đã được học. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Diệu
Thu với sự gợi ý của các anh chị trong công ty cùng với sự yêu thích về nghiệp vụ
quản lý nên em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp hồn thiện quy trình giám sát
vật tư tại Cơng ty TNHH Diệu Thu”.
Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, em đã nhận được sự quan tâm giúp
đỡ hướng dẫn tận tình của cơ Trương Hồng Hoa Dun và các cơ, chú, anh, chị
trong cơng ty. Qua q trình thực tập tuy đã cố gắng học hỏi, song do thời gian và
năng lực hạn chế cũng như chưa có kinh nghiệm thực tế nhiều nên em không thể
tránh khỏi những sai sót.
Em kính mong q thầy cơ chỉ dẫn thêm để em có những kiến thức phục vụ
cho cơng việc sau này em sẽ làm. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô
trường Đại học Duy Tân nói chung, đặc biệt q thầy cơ khoa Quản trị kinh doanh
nói riêng lời cảm ơn chân thành nhất!

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên
LỜI CAM ĐOAN

“Em xin cam đoan đề tài: “Một số giải pháp hồn thiện quy trình giám sát
vật tư tại Cơng ty TNHH Diệu Thu” là một cơng trình nghiên cứu độc lập dưới sự
hướng dẫn của giảng viên Th.S: Trương Hoàng Hoa Dun. Ngồi ra khơng có bất
cứ sự sao chép của người khác. Đề tài, nội dung báo cáo thực tập là sản phẩm mà
em đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trường cũng như quá trình tham
gia thực tập tại Cơng Ty TNHH Diệu Thu. Các số liệu, kết quả trình bày trong báo
cáo là hoàn toàn trung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn
và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy ra.”

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên
MỤC LỤC

Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất nhập vật tư.................................................................12
2.1.2Đặc điểm mơi trường kinh doanh của công ty..............................................19
2.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh................................................................................19
2.1.2.2 Đặc điểm sản phẩm..................................................................................19
2.1.2.3 Đặc điểm của thị trường...........................................................................20
2.1.2.4 Đặc điểm khách hàng...............................................................................21
2.1.2.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh....................................................................21
2.9.2 Hạn chế.......................................................................................................40

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT
1
2

TÊN BẢNG
Bảng 2. 1. Bảng cân đối kế toán của công ty TNHH
Diệu Thu năm 2018 – 2020
Bảng 2. 2. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty TNHH Diệu Thu

SỐ
TRANG
17-18
20

3

Bảng 2. 3. Đánh giá khả năng sinh lời của công ty

23

4

Bảng 2. 4. Cơ cấu sử dụng lao động theo giới tính

24

5

Bảng 2.5. Cơ cấu sử dụng lao động theo trình độ

25

6

Bảng 2.6. Cơ cấu sử dụng lao động theo độ tuổi

25

Bảng 3.1 Phân loại vật tư tồn kho tính đến tháng
7

3/2020

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

55


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

DANH MỤC SƠ ĐỒ

STT

TÊN SƠ ĐỒ

1
2
3
4
5
6

Sơ đồ 1.1 Quy trình nhập kho vật tư (1)
Sơ đồ 1.2 Quy tình nhập kho vật tư (2)
Sơ đồ 1.3 Quy trình xuất kho vật tư
Sơ đồ1.4 Quy trình xuất nhập vật tư
Sơ đồ 1.5 Quy trình quản lý kho
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Diệu Thu

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

SỐ
TRANG
9
10
11
13
14
21

Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên
DANH MỤC HÌNH ẢNH

STT

TÊN HÌNH

SỐ TRANG

1

Hình 2.1 Văn phịng cơng ty TNHH Diệu Thu

42

2

Hình 2.2 Kho chưa vật tư ở một góc độ

44

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài.
Trong những năm gần đây, có rất nhiều doanh nghiệp phá sản, do việc cạnh
tranh trên thị trường là quá khắc nghiệt. Từ khi Việt Nam tham gia vào Tổ chức
thương mại thế giới WTO đã tạo ra nhiều cơ hội, nhưng đồng thời cũng tạo ra nhiều
khó khăn thách thức cho các doanh nghiệp trên đấu trường quốc tế. Thực tế cho
thấy, trong năm 2020 đã có rất nhiều doanh nghiệp giải thể , mơi trường kinh doanh
ngày càng khó khăn, những ảnh hưởng của bối cảnh kinh tế cũng như đại dịch
Covid bắt đầu từ năm 2019 đã làm chấn động đến tất cả các doanh nghiệp trên thế
giới, khơng riêng gì Việt Nam. Do vậy, những doanh nghiệp nào muốn tồn tại và
phát triển thì giá thành sản phẩm rẻ hơn các đối thủ cạnh tranh, trong khi chất lượng
sản phẩm lại khơng thua kém gì các sản phẩm của các hãng khác sẽ tạo sự thu hút
của khách hàng, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng với sản phẩm. Tuy nhiên, việc
giảm giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp sản xuất được tính trên chi phí
vật tư, nguyên liệu đầu vào. Để tạo ra được các sản phẩm tốt đòi hỏi nguồn nguyên
vật liệu đảm bảo chất lượng. Giá thành sản phẩm cao hay thấp đòi hỏi vào nhiều chi
phí trong q trình tạo ra sản phẩm, cơng tác giám sát vật tư chặt chẽ, tránh lãng phí
ở từng giai đoạn từ thu mua tới sản xuất, góp phần rất lớn để giảm giá thành và
nâng cao khả năng cạnh tranh sản phẩm của doanh nghiệp. Công tác giám sát vật tư
hiệu quả không chỉ đáp ứng được đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, mà
cịn giảm lãng phí, tránh thất thốt trong cơng tác từ khâu mua sắm, tới dự trữ và
đưa vào sử dụng hợp lý.
Công ty TNHH Diệu Thu là một trong những công ty đầu tiên chuyên về
mua bán và sản xuất vật tư xây dựng chiếm phần lớn thị phần so với các đối thủ
cạnh tranh trong vùng.
Trước những yêu cầu thực tế trên, để góp phần làm nâng cao hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp, nhất là các công ty tư nhân, em đã lựa chọn và nghiên cứu
đề tài : “Một số giải pháp hồn thiện quy trình giám sát vật tư tại Công ty
TNHH Diệu Thu”. Em mong muốn qua chuyên đề nghiên cứu này sẽ tìm ra được

một số điểm hạn chế trong công tác giám sát vật tư, từ đó đưa ra một số giải pháp
hiệu quả đối với hoạt động của Tổng công ty.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 1


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

II. Mục tiêu.
Em tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tại Công ty
TNHH Diệu Thu để từ đó đưa ra một số quan điểm, giải pháp đối với công ty để
công tác giám sát vật tư.
III. Phương pháp nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong chuyên đề trước hết là phương
pháp phỏng vấn tham vấn. Em tiến hành phỏng vấn giám đốc công ty, các trưởng
phòng về hoạt động nâng cao chất lượng giám sát tại công ty hiện nay.
Tiếp theo, dựa trên các dữ liệu thứ cấp được phịng kế tốn và phịng kinh
doanh tổng hợp lại hàng năm, em đã dùng phương pháp so sánh để nhận thấy được
những ưu và nhược điểm cần khắc phục trong hoạt động, từ đó quản lý giám sát
chặt chẽ q trình xuất nhập kho hàng hóa vật tư.
IV. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Các nhân viên trong bộ phận giám sát vật tư tại công ty TNHH Diệu Thu
trong giai đoạn từ 2018-2020.
V. Bố cục đề tài.
Bao gồm có mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Bài được kết cấu
thành 3 chương.
Chương 1: Cơ Sở Lý Luận Về Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Giám Sát Vật Tư

Tại Cơng Ty TNHH Diệu Thu.
Chương 2: Thực trạng hoạt động kinh doanh và hoạt động giám sát tại vật tư tại
Công ty TNHH Diệu Thu.
Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình giám sát vật tư tại Công ty
TNHH Diệu Thu.

NỘI DUNG
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 2


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
GIÁM SÁT VẬT TƯ TẠI CƠNG TY TNHH DIỆU THU.
1.1 Tổng quan về quy trình giám sát vật tư.
1.1.1 Khái niệm và phân loại về vật tư trong doanh nghiệp.
1.1.1.1 Một số khái niệm về vật tư.
- Vật tư được cấu tạo nên bởi 2 từ “vật” và “tư”. “Vật” trong từ vật liệu còn
“tư” trong tư liệu sản xuất, dùng để chỉ các cơng cụ, dụng cụ, máy móc thiết bị sử
dụng. Ngoài khái niệm vật tư nêu trên, vật tư cịn là bộ phận cơ bản trong tồn bộ
quá trình sản xuất bao gồm rộng hơn cả nguyên vật liêu, cơng cụ, dụng cụ và máy
móc thiết bị.
- Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao
động và cơng cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản
phẩm hữu ích cho xã hội.

- Vật tư chính là các loại vật liệu ( Vật liệu ở đây đã thành sản phẩm hoặc là
bán thành phẩm) rất cần thiết và được sử dụng trong quy trình sản xuất. Để có thể
tạo ra những sản phẩm, nhưng mà không trực tiếp cấu thành các sản phẩm. Ví dụ
như: bao bì để chứa sản phẩm, túi nilon, hay túi giấy để đóng gói sản phẩm.
1.1.1.2 Phân loại vật tư.
Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách
chặt chẽ người ta phân loại vật tư thành 3 loại :
- Ngun vật liệu
- Hàng hóa
- Cơng cụ, dụng cụ
- Nhóm ngun vật liệu
• Ngun liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động - nguyên vật liệu cấu
thành trực tiếp lên sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải
trong may mặc…. NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí
NVL trực tiếp.
Ví dụ - xi măng, gạch, đá, thép, bê tơng…
Nhưng lưu ý là khái niệm ngun vật liệu chính là tương đối, một vật liệu có
thể vừa là vật liệu chính (trong cơng tác này) nhưng lại là vật liệu phụ trong công
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 3


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

tác khác. Ví dụ gạch chẳng hạn, nếu gạch để xây tường cơng trình thì là vật liệu cấu
thành trực tiếp lên sản phẩm, là vật liệu chính. Cũng là gạch nhưng là để xây hố ga
thốt nước tạm, tức là khơng cấu thành trực tiếp sản phẩm xây dựng, thì lại là vật

liệu phụ.
• Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, như hình dáng
màu sắc hồn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho cơng việc quản lý sản xuất.
Ví dụ như phụ gia bê tông, thép buộc, que hàn, đinh…
• Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản
xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động
trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than
củi, khí ga…
• Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các
loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
• Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (theo mình nên gọi là "thiết bị lắp đặt
vào cơng trình" thì dễ hiểu hơn): bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện
lắp đặt vào các cơng trình xây dựng cơ bản của Doanh nghiệp xây lắp.
Ví dụ như điều hòa, máy phát, máy bơm, TV, máy chiếu … lắp vào cơng trình
• Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế
liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng
gói…
• Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong q trình sản xuất, thanh lý tài
sản có thể sử dụng hay bán ra ngồi.( phơi bào, vải vụn…)
Ví dụ trạc vữa, đề C, bao xi măng…
Ngoài ra, căn cứ vào nguồn gốc ngun vật liệu thì tồn bộ ngun vật liệu
của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngồi và ngun vật liệu tự
chế biến, gia cơng.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì tồn bộ ngun vật
liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất
kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng,
quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm...
- Hàng hóa:
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 4


Chun Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hồng Hoa Dun

Hàng hóa là những đối tượng mua vào với mục đích bán ra và khơng qua chế
biến cơng nghiệp. Hàng hóa bao gồm nhiều loại và được phân theo nhiều nhóm:
• Giá trị của hàng hóa
• Căn cứ vào hàng hóa lưu kho để phân loại theo tiêu chí khác nhau như hình
dáng, kích thước, tính dễ hư hỏng.. để phân chia thành các nhóm khác nhau.
- Nhóm cơng cụ dụng cụ
Đặc điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào
nhiêu chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mịn dần về mặt giá trị song do
thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp chưa đủ điều kiện của quy định vê Tài sản
cố định.
Có nhiều cách để phân loại cơng cụ dụng cụ như căn cứ vào cách phân bổ chi
phí, yêu cầu quản lý, mục đích sử dụng... tuy nhiên cách thơng dụng là theo phân bổ
chi phí để tiện hạch tốn.
Theo cách này, thì cơng cụ, dụng cụ được chia ra 2 loại như sau:
• Cơng cụ, dụng cụ phân bổ 1 lần - Loại phân bổ 100% (1 lần) là những cơng
cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và có giá trị nhỏ. Ví dụ như quốc, xẻng, búa,
xe lôi, chổi quét, thiết bị bảo hộ lao động…
• Cơng cụ, dụng cụ phân bổ nhiều lần – giá trị lớn và phân bổ dần như dàn
giáo, cốp pha,…
1.1.2 Mục tiêu giám sát vật tư tại các công ty.
1.1.2.1 Khái niệm về giám sát vật tư.
“Giám sát là sự theo dõi, quan sát mang tính chủ động thường xuyên của cơ

quan, tổ chức hoặc nhân dân đối với hoạt động của các đối tượng chịu sự giám sát
và sự tác động bằng các biện pháp tích cực để buộc và hướng các hoạt động đó đi
đúng quỹ đạo, quy chế nhằm đạt được mục đích, hiệu quả đã được xác định từ
trước.”
Quy trình giám sát là một vị trí cơng việc mà người làm phải chịu trách nhiệm
theo dõi, đảm bảo cũng như kiểm soát về khối lượng và chất lượng của vật tư trong
suốt quá trình nhập kho vật tư cũng như xuất kho. Người nhận nhiệm vụ cơng việc
giám sát thì phải là những người cẩn thận, quan sát tỉ mỉ và cũng như có nghiệp vụ
quản lý theo u cầu của cơng ty đề ra.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 5


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Quản lý , kiểm tra, giám sát tồn bộ quy trình cơng tác xuất-nhập của từng
hạng mục trong vật tư, đảm bảo từng đơn vị khối lượng vật tư đúng theo yêu cầu
của cơng ty.
Phát hiện và xử lý các sai sót phát sinh trong quá trình xuất-nhập, hỗ trợ và đề
xuất các giải pháp giúp nâng cao giám sát, khắc phục các sai sót hạn chế cịn tồn tại.
Quản lý và giám sát chặt chẽ từng hạng mục, nắm bắt chính xác và kịp thời
những công việc đang diễn ra trong q trình xuất nhập kho..
Đánh giá những điểm sai sót, hạn chế, và bất hợp lý trong quá trình xuất nhập
vật tư và đề xuất chỉnh sửa những hạn chế khiếm khuyết.
Giám sát chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đầu ra trước
khi cung cấp cho những cơng trình.

1.1.2.2 Vai trị của giám sát vật tư.
- Vai trò của vật tư
Như chúng ta đã biết, vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất.
Vậy, vật tư cũng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất..Chất
lượng của vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng của sản phẩm sẽ sản xuất ra.
Đây là một yếu tố khiến các nhà quản lý vật tư phải tính tốn, xem xét cẩn thận khi
xác định nguồn hàng cho mình.
Ngồi vật tư nói chung và vật liệu xây dựng nói riêng thì vật liệu xây dựng có
vai trị rất quan trọng và cần thiết trong các cơng trình xây dựng, nó quyết định chất
lượng, tuổi thọ, mỹ thuật và giá thành của cơng trình. Chất lượng của vật liệu ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng trình, nên ngành vật liệu xây dựng ln được
chú trọng đầu tư và phát triển.
Chi phí vật liệu xây dựng trong cơng trình chiếm một tỉ lệ tương đối lớn trong
tổng giá thành xây dựng. Đối với cơng trình dân dụng chiếm đến 80%, cơng trình
giao thơng đến 75%, và cơng trình thủy lợi trên 50%.
- Vai trò của giám sát vật tư
Đối với doanh nghiệp mua bán và sản xuất hiểu được tầm quan trọng của vật
tư rồi nhưng làm thế nào để luôn đảm bảo về số lượng, chủng loại vật tư đúng thời
hạn, đảm bảo chất lượng cho cả quá trình sản xuất lại là một bài tốn khó đối với
các nhà quản lý giám sát. Do đó, giám sát vật tư cũng có vai trị hết sức quan trọng:

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 6


Chun Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hồng Hoa Dun

•Giám sát vật tư tốt, đảm bảo cho quá trình họat động sản xuất kinh doanh
được liên tục, không bị gián đoạn trong q trình hoạt động là một yếu tố quan
trọng.
•Làm tốt cơng tác giám sát vật tư là góp phần nâng cao chất lượng sản
phẩm hàng hóa.
•Giám sát vật tư cịn là một cơng tác có tính chiến lược về hạ giá thành sản
phẩm
Khơng nằm ngồi vai trị cơng tác giám sát nói chung.
• Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, cố gắng khai thác triệt để mọi khả
năng vật tư, luôn sẵn sàng trong công ty, địa phương tích cực sử dụng vật tư thay
thế những vật tư thay thế.
• Đối với việc phục vụ cho sản xuất: tổ chức, cung ứng vật tư kỹ thuật cho sản
xuất phải đảm bảo về nhu cầu số lượng và chất lượng, chủng loại và quy cách phẩm
chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hồn thành kế hoạch cho doanh nghiệp.
• Đảm bảo về việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu trong sản xuất đồng thời phải đảm
bảo hiệu quả kinh tế sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch tốn.
• Giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra.
• Hoặc giữ nguyên các chi phí đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiều hơn.
• Hoặc vừa giảm được các chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng đầu ra.
1.1.3 Sự cần thiết cũng như lợi ích của quy trình giám sát vật tư.
Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình giám sát vật tư? Bởi nếu khơng có quy
định cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của cơng ty sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng
phát sinh nhiều lỗ hổng thất thốt hàng, gây hậu quả khó lường. Trong khi đó, với
quy trình giám sát vật tư, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lời ích thấy rõ.
- Lợi ích hàng đầu của quy trình giám sát kho vật tư là giúp cho hoạt động vận
hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy định mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa
theo đó mà tn thủ.
- Quy trình giám sát khoa học giúp người làm bám sát được tình hình xuất
nhập kho, sổ lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược
phát triển phù hợp.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 7


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

- Với góc độ là người làm chủ, nếu quy trình giám sát vật tư hóa được áp dụng
thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn và tập
trung các vấn đề quan trọng khác.
- Mọi hình thức hoạt động trong kho (nhập, xuất, vận chuyển…) đều được
chia ra từng khâu với từng người/bộ phận đảm trách cụ thể. Điều này giúp tăng tính
trách nhiệm cho nhân viên trong cơng ty.
- Quy trình nhập xuất kho vật tư được chuyên nghiệp sẽ giúp cho thời gian cho
quá trình được rút ngắn, nhân lực và cả chi phí doanh nghiệp được tiết kiệm.
- Quy trình giám sát tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tăng
sự hài lịng cho khách hàng mà cơng ty đang phục vụ cũng như gia tăng thêm lượng
khách hàng đáng kể.
1.4 Quy trình xuất nhập kho vật tư.
1.4.1 Quy trình nhập kho vật tư.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mỗi quy trình nhập kho khác nhau nhưng nó vẫn phải
trải qua những bước cơ bản, dưới đây là một số sơ đồ về quy trình nhập kho.

Sơ đồ 1.1: Quy trình hập kho vật tư (1)
(Nguồn: sơ đồ nhập kho hàng hóa. 68Ketoan.com)

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 8


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Sơ đồ 1.2 : Quy trình nhập kho vật tư 2
(Nguồn: />Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa vật liệu sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho vật tư
Bộ phận đề xuất (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi yêu cầu nhập
nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch
coho bộ phận liên quan như kế toán kho, trưởng kho… để kịp thời bố trí nhân sự
vận chuyển cũng như cập nhập thơng tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến
hành đối chiếu với khối lượng vật tư nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của
chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn của mặt hàng.
Nếu doanh nghiệp có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu trách
nhiệm sẽ kiểm tra lại vật tư một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó
kiểm tra theo đúng quy trình, hàng được phát phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác
nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp theo đúng thủ tục
nhập hàng. Nếu có bất kì hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản thì thơng báo
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 9


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ vật tư theo tiêu
chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm tra hồn tất và khơng có sai lệch, tồn bộ thơng tin giấy tờ sẽ
được chuyển cho bộ phận kế toán đối chiếu lại một lần nữa trước khi giao dịch mua
và in nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của giám sát và bên
giao hàng. Một liên giám sát thu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa
lại cho người giao hàng.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó
cập nhật thơng tin vào thẻ kho. Các thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ
thống quản lý kho hàng bằng excel hoặc phần mềm quản lý tùy thuộc vào từng
doanh nghiệp.
1.4.2 Quy trình xuất kho vật tư

Sơ đồ 1.3: Quy trình xuất kho vật tư
(Nguồn: sơ đồ nhập kho hàng hóa. 68Ketoan.com)
Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa, vật tư sẽ bao gồm như sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 10


Chun Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hồng Hoa Dun

Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho. Mỗi
doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn
Kế tốn cho kiểm tra hàng tồn cịn lại trong kho. Trường hợp hàng thiếu sẽ
thông báo với đơn vị đề xuất. Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, kế toán kho sẽ tiến hành lập
phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho này sẽ được lưu thành
nhiều liên, liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho thủ kho.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu. Nhân
viên nhận vật tư, hàng hóa và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Giám sát nhận lại một liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu
xuất cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.
Đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn
chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn cho quá trình vận chuyển và kinh doanh.
Lúc này sẽ xuất hiện quy trình luân chuyển phiếu xuất kho.

1.5 Vẽ sơ đồ quy trình giám sát xuất nhập kho vật tư
1.5.1 Sơ đồ quy trình xuất nhập kho vật tư

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 11


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất nhập vật tư.
(Nguồn: quy-trinh-quan-ly-kho-kinh-nghiem-quan-ly-kho-hieu-qua/)

1.5.2 Quy trình quản lý/giám sát kho

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 12


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Sơ đồ 1.5: Quy trình quản lý kho
(Nguồn: qui-trinh-quan-ly-kho-nhap-kho-xuat-kho/)
1.5.3 Nội dung của công tác giám sát vật tư.
Nội dung của công tác giám sát vật tư bao gồm các công tác như sau: thiết kế
xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ chức dự trữ
vật tư.
1.5.3.1 Thiết kế xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
- Phương thức định mức theo thống kê:
Là phương pháp dựa vào 2 yếu tố: các số liệu thống kê và mức tiêu dùng
nguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiên tến
rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định, định mức.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 13


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Ưu điểm: Đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, đảm bảo kịp
thời cho sản xuất.
Nhược điểm: Ít tính khoa học và tính chính xác.
- Phương pháp phân tích:
Là kết hợp việc tính tốn về kinh tế kĩ thuật với việc phân tích các nhân đố ảnh
hưởng tới việc tiêu hao ngun vật liệu, chính vì vậy nó được tiến hành theo hai
bước:
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt về thiết kế sản
phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề
cơng nhân.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng
và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch.
Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng
hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn nằm
trong trạng thái được cải thiện
Nhược điểm: Nó địi hỏi một lượng thơng tin tương đối lớn và chính xác tồn
diện,điều này có nghĩa là công tác thông tin doanh nghiệp phải tổ chức cực kỳ tốt.
Một điều dễ thấy đó là một lượng thơng tin như vậy địi hỏi phải có đội ngũ xử lý
thơng tin có trình độ và năng lực cao nhưng dù thế nào đi nữa thì đây cũng là
phương pháp tiên tiến nhất.
1.5.3.2 Tổ chức tiếp nhận vật tư.
Tiếp nhận vật tư là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc giám sát.
Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật tư vào sản xuất

giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên mua
và bên bán, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thơng và giá cả vật tư của mỗi
bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người giám sát nắm chắc số
lượng, chất lượng và khối lượng, phân loại và theo dõi kịp thời tình trạng của vật tư
trong kho làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hư hóc đỗ vỡ, hoặc biến chất. Do
tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận vật tư phải chú ý thực hiện tốt hai điều sau
đây:
Một là: tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, khối lượng vật
tư theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng, trong hóa đơn, phiếu
vận chuyển…
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 14


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

Hai là: phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa ra vật tư từ địa
điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn
sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Đê thực hiện tốt hai điều này, công tác tiếp nhận cần phải đảm bảo những điều
sau:
- Vật tư khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận
khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp.
- Vật tư khi nhập phải qua các khâu kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải chính
xác số lượng, chất lượng, khối lượng hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu
có hư hỏng mất mát.
Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập giao hàng cùng thu

kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký
nhận vào sổ chứng từ.
1.5.3.3 Tổ chức dự trữ vật tư.
Dự trữ là việc tích lũy một số lượng vật tư đầu vào hoặc một số lượng sản
phẩm đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp
nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thị trường. Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể
chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, Vì vậy, việc giám sát dự trữ
được đặt ở một nhiệm vụ quan trọng.
Nghiên cứu quản trị hàng hóa dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai
vấn đề sau:
- Lượng đặt hàng bao nhiêu là hợp lý
- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp.
Vai trị của dự trữ vật tư ngun liệu.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư mà người ta đã thu được lợi nhuận cao
- Cần có kho vật tư để duy trì hoạt động bình thường của doanh nghiệp
- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu khách hàng, giám sát tốt dự
trữ vật tư góp phâng nâng cao năng suất của doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 15


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã nêu được khái quát về cơ sở lý luận của giám sát vật tư, chuyên
đề đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận quan trọng trong đề tài. Bên cạnh đó cơ sở lý

thuyết về phân tích tình hình giám sát vật tư giúp chúng ta có cái nhìn tổng qt hơn
về q trình cung ứng, dự trữ cũng như sử dụng vật tư ở các doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 16


Chuyên Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hoàng Hoa Duyên

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOẠT
ĐỘNG GIÁM SÁT TẠI VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DIỆU THU.
2.1 Tổng quan về cơng ty.
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
2.1.1.1 Lịch sử hình thành.
Cơng Ty TNHH Diệu Thu thành lập ngày 25-09-2006 hiện đang đăng ký kinh
doanh tại địa chỉ Thôn Xuân Lư, Xã Quế Mỹ, Huyện Quế Sơn, Tỉnh Quảng Nam.
Thông tin chung
Tên công ty:

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Diệu Thu

Chủ sở hữu:

Nguyễn Thị Thu

Mã số thuế:

4000446761

Tên giao dịch: DT
Địa chỉ thông tin liên hệ: Địa Chỉ: Thôn Xuân Lư, Xã Quế Mỹ, Huyện Quế
Sơn, Tỉnh Quảng Nam.
Điện thoại:

0235.886.550

Số Fax: 0235.886.550
2.1.1.2 Q trình phát triển.
Cơng ty TNHH Diệu Thu – tiền thân là doanh nghiệp cung ứng vật tư xây
dựng tỉnh Quảng Nam được thành lập 25-09-2006. Công ty đến nay đã hoạt động
được 15 năm. Với chức năng chính là tiếp nhận các nguồn vật tư kế hoạch để cung
cấp cho các cơng trình xây dựng cơ bản của tỉnh Quảng Nam.
- Năm 2006 Công ty được thành lập tại Thôn Xuân Lư, Xã Quế Mỹ, Huyện
Quế Sơn, Tỉnh Quảng Nam.
- Năm 2010 dựa trên lợi thế là đã có nguồn cung ứng vật liệu có sẵn. Công ty
mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh là nhà thầu xây dựng
- Năm 2013 thuận lợi nhờ vào quỹ đất địa phương quy hoạch được đưa vào
khai thác sử dụng. Công ty mở rộng thêm kinh doanh lĩnh vực khai thác tài nguyên
đất, khoảng sản, trồng cây lâm nghiệp và chăn nuôi trang trại.
- Năm 2018 đến nay: Nhu cầu địa phương tăng cao, các doanh nghiệp vừa và
nhỏ không đáp ứng đầy đủ. Nhận thấy tiềm năng đó, Cơng ty mở rộng kinh doanh
thêm mua bán cát xây dựng và thầu các cơng trình lớn nhỏ.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức (nhân sự).
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 17

Chun Đề Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Trương Hồng Hoa Dun

Cơng ty vận hành và quản lý theo quy mô hộ gia đình nên cơ cấu tổ chức của
Cơng ty theo hướng tinh gọn theo sơ đồ sau:
Tổng giám đốc

P. giám đốc

Phòng tài chính
kế tốn

Phịng kinh
doanh

Phịng kho vận

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH Diệu Thu
(Nguồn:phịng Giám đốc cơng ty TNHH Diệu Thu)
- Giám đốc là người có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của
Công ty theo đúng pháp luật Nhà nước, các quy định của ngành, điều lệ, quy chế,
quy định của Công ty.
- Phó giám đốc là người phụ giúp giám đốc, chịu trách nhiệm ở các phòng
ban khác nhau và thay mặt giám đốc điều hành Công ty khi giám đốc vắng mặt.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Giúp giám đốc xây dựng và triển khai kế hoạch
kinh doanh và phát triển trong các giai đoạn khác nhau. Xác định nhu cầu tiêu dùng
của ngành, khai thác nguồn hàng, kế hoạch thị trường, triển khai lực lượng bán, xây
dựng kế hoạch, chiến lược hàng hố thị trường, cân đối tình hình hàng hố nhập với

tình hình cung ứng sao cho hợp lý. Giao kế hoạch với các văn phòng trực thuộc.
Thực hiện chức năng thông tin đầy đủ, kịp thời giữa các cơ sở và Cơng ty về tình
hình hoạt động
- Phịng tài chính kế tốn: Có chức năng ghi chép kiểm tra, phản ánh bằng con
số tài sản hàng hoá và thời gian lao động dưới hình thức giá trị, kịp thời có những
bản báo cáo bán hàng, nhập hàng, hàng tồn theo định kỳ để trả lời lên ban giám đốc
và phòng kinh doanh, kế hạch đầu tư để có chiến lược và kế hoạch kinh doanh kịp
thời. Tính tốn, chính xác đầy đủ các khoản thu chi, kiểm tra các đơn vị trực thuộc
về tình hình vốn lưu động, chế độ, phương thức thể lệ hoạt động tài chính kế tốn
và các quy định và thơng tin cho Công ty.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Trà

Trang 18