Giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước là yêu cầu bức thiết có ý nghĩa cả về lý luận và hoạt động thực tiễn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.86 MB, 138 trang )
LUẬN VĂN:
Giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán,
quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn
vốn ngân sách nhà nước là yêu cầu bức thiết có
ý nghĩa cả về lý luận và hoạt động thực tiễn
Mở đầu
1. Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài
Hàng năm, nhà nước dành vốn ngân sách lớn cho đầu tư xây dựng để phát triển kinh tế
xã hội, chiếm khoảng 30-35% GDP. Việc cân đối, phân bổ và điều hành vốn đối với các Bộ,
ngành, địa phương và thành phố trực thuộc trung ương để triển khai các dự án đầu tư xây
dựng thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế xã hội bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm và chống lãng
phí đang là vấn đề lớn được dư luận xã hội quan tâm.
Tuy nhiên, thực trạng đã và đang xảy ra những lãng phí, thất thoát vốn ngân sách nhà
nước cho đầu tư xây dựng đã đặt ra cho các cấp quản lý từ Trung ương đến địa phương phải
tìm ra giải pháp ngăn ngừa lãng phí vốn.
Việc giảm thất thoát, lãng phí vốn đầu tư đồng nghĩa với việc tăng nguồn vốn phát
triển kinh tế xã hội. Để giảm thất thoát, lãng phí cần thực hiện từ khâu chủ trương đầu tư, thực
hiện đầu tư và khâu kết thúc đầu tư đưa vào sử dụng. Trong đó khâu thanh toán, quyết toán
vốn đầu tư có vị trí rất quan trọng về mặt nhận thức, về lý luận cũng như quá trình điều hành
thực tiễn.
Để nâng cao chất lượng khâu thanh toán, quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành cần
đẩy mạnh việc phân cấp cho chủ đầu tư trong hoạt động đầu tư xây dựng, quy định rõ chủ đầu
tư là người chịu trách nhiệm chính trong thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành, giảm bớt hồ
sơ thanh toán, làm rõ căn cứ và quy trình thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành. Vì vậy việc
nghiên cứu “Giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử
dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước là yêu cầu bức thiết có ý nghĩa cả về lý luận và hoạt
động thực tiễn”.
2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Cơ chế chính sách về đầu tư xây dựng liên quan đến quản lý chi phí trong khâu thanh
toán, quyết toán vốn đầu tư và nội dung ảnh hưởng đến chất lượng thanh toán, quyết toán dự
án hoàn thành như căn cứ, quy trình, hợp đồng và giai đoạn thanh toán.
3. Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu những vấn đề liên quan thanh toán, quyết toán
các dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
4. Mục đích nghiên cứu của luận văn:
Làm rõ vấn đề lý luận thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành đối với các dự án sử
dụng nguồn vốn ngân sách, làm rõ các khái niệm thanh toán, quyết toán, hệ thống các căn cứ,
quy trình thanh toán, quyết toán đối với các dự án hoàn thành sử dụng vốn ngân sách nhà
nước.
Phân tích và làm rõ thực trạng về quản lý chi phí trong từng giai đoạn của quá trình
đầu tư đặc biệt trong giai đoạn thanh toán, quyết toán vốn, tìm ra các nguyên nhân cơ bản gây
lãng phí, thất thoát, làm chậm giải ngân thanh toán trong đầu tư xây dựng nhằm đưa ra các
nhóm giải pháp để khắc phục.
Trên cơ sở lý luận và kết quả của việc phân tích, đánh giá thực trạng khâu thanh toán,
quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, luận văn đã đưa ra giải pháp trọng tâm nhằm nâng
cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng vốn ngân sách.
5. Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp:
- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm, phương pháp hệ thống hoá, phương
pháp lịch sử.
Đứng trên quan điểm duy vật biện chứng để xem xét đối tượng nghiên cứu là vốn đầu
tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước. Để nghiên cứu đề tài tác giả còn áp dụng các kết quả
nghiên cứu của các môn khoa học về kinh tế chính trị học Mác Lênin, Kinh tế học, Khoa học
quản lý kinh tế, Kinh tế xây dựng.
6. ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
6.1. ý nghĩa khoa học
Đề tài hệ thống hoá lý luận cơ bản quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn đầu
tư dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước theo từng quá trình thực hiện để
làm cơ sở tổng hợp, phân tích, đánh giá về quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn
đầu tư dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước.
6.2. Thực tiễn của đề tài
Trên cơ sở lý luận đã nêu, luận văn đã áp dụng để phân tích thực trạng quản lý chi phí
trong thanh toán, quyết toán vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước, làm căn cứ đề
xuất một số nhóm giải pháp nâng cao chất lượng quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán
vốn đầu tư dự án hoàn thành để tham khảo và áp dụng vào thực tiễn trong việc giải quyết
những vấn đề còn bất cập, mâu thuẫn như quyền hạn và nghĩa vụ của các chủ thể đối với công
tác quản lý chi phí trong thanh toán quyết toán vốn đầu tư, những căn cứ, quy trình thanh toán
quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
7. Kết cấu của luận văn: Gồm 3 chương
Chương I: Những vấn đề lý luận trong thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng
nguồn vốn ngân sách nhà nước.
Chương II: Phân tích, đánh giá thực trạng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng.
Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn.
Chương i: Những vấn đề lý luận về quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn đầu
tư dự án hoàn thành
1.1. tổng quan Một số vấn đề cơ bản về chi phí và quản lý chi phí
1.1.1. Khái niệm
Chi phí đầu tư xây dựng công trình: là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc
sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị kỹ thuật công trình. Do đặc điểm của sản xuất xây
dựng và đặc thù công trình xây dựng nên mỗi công trình có chi phí khác nhau được xác định
theo đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ quá trình xây dựng.
Quản lý chi phí trong đầu tư xây dựng chịu ảnh hưởng của các quy luật kinh tế thị
trường như quy luật giá trị, quy luật lưu thông tiền tệ, quy luật cung cầu và giá cả, quy luật
cạnh tranh và chịu sự điều tiết hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong hoạt động xây
dựng. Quản lý chi phí thực chất là kiểm soát khống chế chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây
dựng từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử
dụng. Quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán đầu tư xây dựng là một khâu, một phạm trù
của quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn đầu tư
dự án hoàn thành là kiểm soát chi phí giai đoạn từ khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa bên giao
thầu và bên nhận thầu đến khi lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
1.1.2. Vai trò quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình
Để quản lý nguồn vốn ngân sách cho đầu tư xây dựng đạt hiệu quả, sử dụng tiết kiệm
và mang lại lợi ích thì nhà nước phải sử dụng các chế tài đủ mạnh, phân bổ vốn một cách hợp
lý, tránh giàn trải cũng như quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của chủ đầu tư, cơ quan cấp
phát vốn.
Quản lý chi phí tốt sẽ góp phần chống lãng phí, thất thoát vốn của Nhà nước cho đầu tư
xây dựng.
1.1.3. Nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí
1. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình phải bảo đảm mục tiêu hiệu quả dự án đầu tư
xây dựng công trình và các yêu cầu khách quan của kinh tế thị trường;
2. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình theo từng công trình, phù hợp với các
giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của
Nhà nước;
3. Tổng mức đầu tư, tổng dự toán, dự toán xây dựng công trình phải được tính đúng,
tính đủ và phù hợp độ dài thời gian xây dựng công trình. Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà
Chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình;
4. Nhà nước thực hiện chức năng quản lý về chi phí đầu tư xây dựng công trình thông
qua việc ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chi phí đầu
tư xây dựng công trình;
5. Chủ đầu tư xây dựng công trình chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí
đầu tư xây dựng công trình từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công
trình vào khai thác sử dụng.
1.1.4. Tiêu chí quản lý chi phí (5 tiêu chí)
- Tiêu chí thứ nhất: Quản lý chi phí phải đảm bảo tính đúng, tính đủ theo thiết kế,
áp dụng các định mức và đơn giá xây dựng phù hợp về phương pháp lập, yêu cầu kỹ thuật,
biện pháp thi công, địa điểm xây dựng;
- Tiêu chí thứ 2: Tổ chức cá nhân tham gia quản lý chi phí phải có đủ điều kiện
năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn, nẵm vững cơ chế chính sách, khách
quan, trung thực, không vụ lợi;
- Tiêu chí thứ 3: Quản lý chi phí bằng hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Chủ đầu
tư và các nhà thầu. Hợp đồng kinh tế là căn cứ pháp lý cao nhất để yêu cầu các bên thực hiện
đúng và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp;
- Tiêu chí thứ 4: Đủ thủ tục pháp lý về thanh toán, quyết toán vốn đầu tư theo hợp
đồng kinh tế ký kết và định chế tài chính của nhà nước. Cơ quan cấp phát vốn thực hiện kiểm
soát thanh toán theo nguyên tắc thanh toán trước, chấp nhận sau cho từng lần thanh toán và
kiểm soát trước, thanh toán sau đối với lần thanh toán cuối cùng của gói thầu, hợp đồng;
- Tiêu chí thứ 5:
+ Kiểm soát chi phí trong giai đoạn trước xây dựng như kiểm soát chi phí tổng mức
đầu tư, dự toán công trình, hạng mục, bộ phận công trình, giá dự thầu, giá thương thảo trước
khi ký kết hợp đồng.
+ Kiểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện xây dựng công trình: khối lượng thanh
toán, giá trị đề nghị thanh toán, các nội dung công việc phát sinh, điều chỉnh bổ sung, giá trị
quyết toán dự án hoàn thành.
1.1.5. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng:
1.1.5.1. Giai đoạn hình thành chi phí
Chi phí đầu tư xây dựng công trình được hình thành và quản lý qua từng giai đoạn của
quá trình đầu tư:
+ Lập báo cáo đầu tư (Dự án tiền khả thi): Giai đoạn này hình thành sơ bộ tổng mức
đầu tư. Sơ bộ tổng mức đầu tư được ước tính trên cơ sở suất vốn đầu tư hoặc chi phí các công
trình tương tự đã thực hiện và các yếu tố chi phí ảnh hưởng tới tổng mức đầu tư theo độ dài
thời gian xây dựng công trình. Tổng mức đầu tư sơ bộ giai đoạn này chưa có ý nghĩa về mặt
quản lý vốn.
+ Lập dự án đầu tư và quyết định đầu tư: Giai đoạn này xác định tổng mức đầu tư, là
chi phí dự tính của dự án được xác định từ thiết kế cơ sở, tính theo diện tích hoặc công suất sử
dụng hoặc tính trên cơ sở số liệu các dự án có chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật tương tự đã thực hiện.
Tổng mức đầu tư là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây
dựng công trình. Tổng mức đầu tư là một trong những căn cứ quan trọng để đảm bảo tính khả
thi của dự án và quyết định thực hiện dự án, đồng thời dùng làm hạn mức là giới hạn tối đa
không được phép vượt qua nhằm làm mục tiêu quản lý giá xây dựng công trình, là sự chuẩn bị
cho việc biên soạn tổng dự toán, dự toán ở các bước tiếp sau.
+ Dự toán xây dựng công trình: được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc
xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công và đơn giá xây dựng công trình,
định mức chi tiết tính theo tỷ lệ phần trăm (%), là căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư
xây dựng trong khâu thiết kế và các bước tiếp theo.
+ Chi phí được lập trong khâu đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: Xác định giá gói thầu,
giá dự thầu, giá đánh giá và giá đề nghị trúng thầu.
- Giá gói thầu là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tổng
mức đầu tư hoặc dự toán, tổng dự toán được duyệt và các quy định hiện hành.
- Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu.
- Giá đề nghị trúng thầu là do bên mời thầu đề nghị trên cơ sở giá dự thầu của nhà thầu
được lựa chọn trúng thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Chi phí hình thành khi nghiệm thu bàn giao là giá quyết toán. Giá quyết toán là cơ
sở để chủ đầu tư quyết toán với nhà thầu những chi phí hợp pháp, hợp lệ được xác định từ
khối lượng thực tế thi công và căn cứ hợp đồng đã ký kết.
Xem sơ đồ 1.1: Sơ đồ hình thành chi phí theo giai đoạn đầu tư
Đề xuất đầu
tư
Đ
ịa
đi
ểm
Dự án tiền
khả thi
(Báo cáo đ
ầu
Uớc toán đầu
tư
Chiến lược KTXH
Thẩm định
BCĐT
Dự án khả thi
(Dự án đầu tư)
K
ế hoạch KTXH
5 năm
Tổng mức đầu
tư
Lập thiết kế
kỹ thuật
D
ự toán
TKKT
K
ế hoạch
đ
ầu t
ư
năm
Đất đai
Thẩm định
DAĐT
Thẩm định
TKKTDT
Chuẩn bị
xây dựng
Giải phóng
mặt bằng,
tái đ
ịnh c
ư
Đấu thầu và lựa
chọn nhà thầu
xây d
ựng
Dự toán BVTC
Ký kết
h
ợp
đ
ồng XD
Xây dựng và
l
ắp
đ
ặt
Nghiệm thu
bàn giao
Giá trị hợp
đ
ồng
Thanh toán
Quy
ết toán
Tổng quyết
toán
Giai đo
ạn
chu
ẩn bị
đ
ầu t
ư
Giai đo
ạn thực hiện
đ
ầu t
ư
Tổng kết,
đánh g
iá d
ự
Sơ đ
ồ 1.1: S
ơ đ
ồ hình thành chi phí theo
giai đo
ạn
đ
ầu t
ư
K
ết
1.1.5.2. Nội dung quản lý chi phí
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình bao gồm: tổng mức đầu tư; dự toán công
trình xây dựng; định mức và giá xây dựng; hợp đồng trong hoạt động xây dựng; thanh toán,
quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
a) Quản lý Tổng mức đầu tư:
Tổng mức đầu tư được lập dựa vào chỉ tiêu suất vốn đầu tư, giá xây dựng công trình tương
tự, giá cả vật liệu, thiết bị hiện hành, kết hợp với tình hình thực tế của công trình. Tổng mức đầu
tư là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công
trình. Tổng mức đầu tư được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng
công trình phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở, đối với trường hợp chỉ lập báo cáo
kinh tế kỹ thuật, tổng mức đầu tư được xác định phù hợp với thiết kế bản vẽ thi công.
Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường giải
phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí
khác và chi phí dự phòng.
b) Lập và quản lý dự toán xây dựng công trình:
Dự toán xây dựng công trình được xác định theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ
để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Dự toán công trình được lập căn cứ
trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi
công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công trình, định
mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công
việc đó. Dự toán công trình xây dựng bao gồm: Chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí
quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng của công
trình.
Dự toán công trình được hiểu là việc tính toán, lựa chọn, thẩm định và biên soạn hồ sơ
tương ứng về giá xây dựng ở thời kỳ dự tính, được tiến hành ở bước thiết kế bản vẽ thi công.
Dự toán công trình đã được thẩm định và phê duyệt là căn cứ để ký kết hợp đồng xây lắp khi
thực hiện phương thức giao thầu và thanh toán giá xây lắp công trình xây dựng; là cơ sở để
xác định giá mời thầu và quản lý chi phí sau đấu thầu khi thực hiện phương thức đấu thầu như
quản lý chi phí trong thi công xây dựng, khâu thanh toán, quyết toán, bảo hành công trình
xây dựng.
c. Lập và quản lý tổng dự toán xây dựng công trình
Tổng dự toán có vai trò quan trọng trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng đặc biệt trong
quản lý và điều hành kế hoạch vốn hàng năm. Theo quy định của Nghị định số 16/2005/NĐ-
CP có quy định phải lập tổng dự toán, nhưng theo Nghị định số 99/2007/NĐ-CP thì không
quy định bắt buộc phải lập tổng dự toán song để quản lý chi phí được tốt hơn chủ đầu tư cần
lập tổng dự toán. Tổng dự toán là cơ sở để chủ đầu tư xác định giá các gói thầu của dự án, cơ
sở quản lý giá trong khâu đấu thầu, thanh toán và quyết toán với nhà thầu.
Tổng dự toán là toàn bộ chi phí cần thiết dự tính để đầu tư xây dựng công trình, hạng
mục công trình thuộc dự án. Tổng dự toán bao gồm các chi phí được tính theo các dự toán
xây dựng công trình, hạng mục công trình gồm chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, các chi phí
khác được tính trong dự toán xây dựng công trình và chi phí dự phòng, chi phí quản lý dự án
và một số chi phí khác của dự án. Tổng dự toán không bao gồm chi phí bồi thường giải phóng
mặt bằng, tái định cư kể cả chi phí thuê đất thời gian xây dựng, chi phí đầu tư hạ tầng kỹ
thuật, vốn lưu động cho sản xuất.
1.1.6. Kinh nghiệm quản lý chi phí của một số nước trên thế giới và bài học rút ra
cho Việt Nam.
1.1.6.1 Mô hình quản lý chi phí một số nước trên thế giới
Đối với các dự án của Chính phủ Anh, Chủ đầu tư ủy nhiệm cho kỹ sư chuyên ngành
và kiến trúc sư là công ty tư nhân (hoặc nhà nước tuyển) để phác thảo
Dự án và thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn này, kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư được hỗ trợ
bởi tư vấn thiết kế và tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) là các công ty tư nhân. Các
công ty này được giới thiệu bởi kỹ sư chuyên ngành và kiến trúc sư cho Chủ đầu tư lựa chọn.
Tư vấn quản lý chi phí lập khái toán chi phí được tính toán dựa trên các thông tin cơ
bản về dự án từ thiết kế sơ bộ, Ví dụ: dựa trên diện tích 1m2 sàn. Khi khối lượng vốn dành
cho dự án được chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ được trình cho Chủ đầu tư. Tư vấn quản lý chi
phí lập dự toán sơ bộ mô tả lượng vốn xây dựng sẽ được chi tiêu như thế nào. Dự toán sơ bộ
được xác định dựa trên thiết kế. Do đó, dự toán sơ bộ đưa ra mục tiêu chi phí cho mỗi người
trong nhóm thiết kế khi thực hiện các bước tiếp theo. Khi các quyết định về thiết kế được đưa
ra, tư vấn quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đã
được duyệt. Nếu bị vượt quá dự toán sơ bộ được duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kế sẽ được
cảnh báo. Chi phí dự phòng trong dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra. Mặc dù
vậy, thường thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn
thiết kế thi công. Khi xong thiết kế thi công, tư vấn quản lý chi phí sẽ lập biểu khối lượng bao
gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế. Biểu khối lượng sẽ được áp
giá và sau đó sẽ được sử dụng để phân tích Hồ sơ thầu của các nhà thầu.
Giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phương pháp kiểm soát chi phí được sử
dụng là phương pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách, mốc ngân sách được lập
bởi tư vấn quản lý chi phí. Mốc ngân sách được dùng để so sánh ngân sách ở thời điểm hiện
tại và dự báo cho các giai đoạn trong tương lai. Mốc ngân sách được lập bởi tư vấn quản lý
chi phí. Mốc ngân sách sẽ được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát
sinh), và được cập nhật hàng tháng. Thanh toán cho nhà thầu thường dựa trên các đánh giá
hàng tháng về khối lượng công việc thực hiện theo tính toán của nhà thầu và đơn giá kiểm tra
bởi tư vấn quản lý chi phí.Trong bất cứ hợp đồng nào thường thì thời gian cho phép để tiến
hành nhanh các thủ tục thanh toán cuối cùng sau khi công trình đã hoàn thành là 3 tháng.
ở Mỹ các định mức, tiêu chuẩn do các công ty tư vấn có danh tiếng biên soạn, cung cấp
cho thị trường tham khảo, việc tính giá xây dựng công trình do công ty định giá chuyên
nghiệp đảm nhận. Nhà nước lấy hiệu quả của dự án là mục tiêu quản lý, thực hiện quản lý
thông qua cơ chế thị trường.
ở Trung Quốc đặc biệt coi trọng quản lý chi phí ngay từ khâu dự án, nguyên tắc xác
định và khống chế chi phí trong suốt quá trình xây dựng theo phương châm: “Lượng thống
nhất – Giá chỉ đạo – Phí cạnh tranh”. Hiện Trung Quốc vẫn đang thực hiện cơ chế kết hợp
giám sát nhà nước (giai đoạn lập dự án) và giám sát xã hội (giai đoạn thực hiện đầu tư).
Mô hình quản lý chi phí của một số nước: Anh, úc, Hồng Kong, Mỹ, Thái Lan…
được chia làm 6 mức giá hợp lý theo 6 bước như sau:
Bước 1: Ước tính ngân quĩ dự án ở giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi;
Bước 2: Xác định, bố trí ngân quĩ theo ý tưởng thiết kế ở giai đoạn nghiên cứu khả thi;
Bước 3: Giá xây dựng ở bước thiết kế sơ bộ (gồm cả thiết kế kỹ thuật (nếu có) đối với
hạng mục kỹ thuật phức tạp;
Bước 4: Giá xây dựng bước thiết kế bản vẽ thi công;
Bước 5: Giá xây dựng ở giai đoạn đấu thầu;
Bước 6: Giá xây dựng ở giai đoạn xây dựng.
Nội dung chủ yếu quản lý chi phí trong giai đoạn xây dựng
1. Báo cáo kế hoạch chi phí đề nghị thanh toán;
2. Điều chỉnh phát sinh về chi phí;
3. Báo cáo về dòng tiền mặt;
4. Điều chỉnh chi phí của hợp đồng;
5. Xác định tiến độ thanh toán.
1.1.6.2 Bài học rút ra cho Việt Nam
Kiểm soát chi phí trong giai đoạn thiết kế đặc biệt được coi trọng ở các nước phát triển,
tổ chức tư vấn kiểm soát chi phí từ khi lập dự toán sơ bộ trong giai đoạn thiết kế cơ sở và tư
vấn thiết kế phải xác định thiết kế không được vượt dự toán được cảnh báo. Điều này đặc biệt
rất có ý nghĩa đối với Việt Nam trong khi chưa hình thành các tổ chức tư vấn quản lý chi phí
chuyên nghiệp thì cần tăng cường kiểm soát chi phí sau khi hình thành thiết kế cơ sở và nâng
cao vai trò kiểm soát chi phí trong thiết kế của tổ chức tư vấn thiết kế.
Trong giai đoạn xây dựng công trình phải xây dựng được kế hoạch thanh toán vốn dựa
trên tiến độ thi công và cam kết thực hiện tiến độ của nhà thầu, xác định điều chỉnh phát sinh
về chi phí, chủ đầu tư cần báo cáo đầy đủ về nguồn vốn dự kiến thanh toán cho nhà thầu, xác
định tiến độ thanh toán phải dựa trên khối lượng công việc hoàn thành.
Kiểm soát chi phí giai đoạn trước xây dựng:
1) Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư dựa trên tính chất
kỹ thuật, yêu cầu công nghệ và các tài liệu liên quan.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của tổng mức đầu tư
- Lập kế hoạch chi phí sơ bộ
2) Kiểm tra dự toán, tổng dự toán công trình, hạng mục công trình
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của các bộ phận công trình, hạng mục công trình.
- Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng
trong kế hoạch chi phí sơ bộ
- Lập kế hoạch chi phí và giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu
3) Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
- Kiểm tra giá gói thầu và các điều kiện liên quan đến chi phí trong hồ sơ mời thầu.
- Chuẩn bị giá ký hợp đồng.
1.2. Quản lý chi phí trong khâu thanh toán vốn đầu tư
1.2.1. Yêu cầu cơ bản quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư
Quản lý chi phí trong khâu thanh toán vốn đầu tư là một công việc phải thực hiện
thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình thực hiện đầu tư xây dựng, vì vậy Chủ đầu tư, nhà
thầu và cơ quan cấp phát vốn phải bám sát khâu thanh toán, đảm bảo giải ngân vốn kịp thời,
đúng tiến độ cho nhà thầu. Cụ thể là:
- Xác định căn cứ pháp lý liên quan đến công tác thanh toán vốn đầu tư như hệ thống
văn bản hướng dẫn công tác thanh toán vốn, các quy định về quản lý chi phí, tuân thủ quy
trình thanh toán vốn đầu tư.
- Xác định rõ nguồn vốn, nhu cầu sử dụng, kế hoạch sử dụng để tạo thế chủ động cho
cơ quan cấp phát vốn, phân cấp về quản lý vốn ngân sách mạnh hơn nữa cho các chủ đầu tư,
đồng thời tăng cường kiểm tra, kiểm soát vốn thanh toán một cách chặt chẽ bằng việc sử dụng
các tổ chức tư vấn chuyên nghiệp. Điều chỉnh mức vốn đầu tư theo từng quý, năm sát với thực
tế.
- Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá xây dựng công
trình, định mức tỷ lệ, dự toán chi phí tư vấn và dự toán các khoản mục chi phí khác trong dự
toán công trình. Đảm bảo sự chính xác giữa khối lượng dự toán chủ yếu với khối lượng thiết
kế.
- Ban hành các định chế về thanh toán phù hợp, đồng bộ với văn bản hiện hành về đầu tư
xây dựng, rút ngắn thời gian thanh toán, giảm bớt hồ sơ thanh toán, thực hiện thanh toán trước
kiểm soát sau đối với từng lần thanh toán; kiểm soát trước, thanh toán sau đối với lần thanh toán
cuối cùng.
- Trong hợp đồng kinh tế cần quy định đầy đủ, rõ ràng về nội dung thanh toán, thời hạn
thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều chỉnh giá hợp đồng, tạm ứng hợp đồng, tiến độ thực hiện và
thời gian hoàn thành công việc, nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn, bảo hành công trình.
1.2.2 Tài liệu cơ sở để quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư
1.2.2.1. Kế hoạch khối lượng, kế hoạch vốn
- Kế hoạch khối lượng: khối lượng công việc phải thực hiện trong năm kế hoạch đã
được người quyết định đầu tư phê duyệt căn cứ vào:
+ Bản vẽ thi công được duyệt;
+ Dự toán, tổng dự toán hạng mục hoặc công trình được duyệt;
+ Tiến độ thi công được duyệt;
+ Điều kiện, môi trường và năng lực xây dựng trong năm của nhà thầu.
Kế hoạch khối lượng do chủ đầu tư lập, đăng ký với cơ quan chủ quản, cơ quan chủ
quản kiểm tra, cân đối chung toàn ngành, sau đó có quyết định phân bổ kế hoạch vốn cho
từng dự án.
Kế hoạch khối lượng là cơ sở để lập kế hoạch tài chính, làm căn cứ giải ngân vốn đầu
tư xây dựng cho dự án trong quá trình thực hiện.
- Kế hoạch vốn: là xác định lượng vốn đầu tư cần phải có để thanh toán vốn dự án cho
nhà thầu khi có khối lượng thực hiện đủ điều kiện thanh toán. Khối lượng thực hiện đủ
điều kiện thanh toán là khối lượng hoàn thành (hay khối lượng hoàn thành quy ước).
Tiêu chí đánh giá khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán:
1. Khối lượng thực hiện có trong thiết kế được thẩm định và phê duyệt;
2. Khối lượng thực hiện có trong dự toán (tổng dự toán) được thẩm định và phê duyệt;
3. Khối lượng thực hiện có trong kế hoạch được thông báo;
4. Khối lượng hoàn thành đến điểm dừng kỹ thuật cho phép;
5. Khối lượng đo được, đếm được, nhìn thấy được;
6. Khối lượng được A-B nghiệm thu (đạt yêu cầu về chất lượng). Bên A chấp nhận
thanh toán.
Căn cứ để lập kế hoạch vốn:
- Giá trị khối lượng thực hiện dở dang đầu kỳ;
- Giá trị khối lượng kế hoạch của dự án trong năm kế hoạch;
- Giá trị khối lượng dở dang cuối kỳ.
Kế hoạch vốn do chủ đầu tư lập, cơ quan tài chính kiểm tra và thông báo cho chủ
quản đầu tư và Kho bạc nhà nước làm căn cứ kiểm soát thanh toán vốn.
- Xác định kế hoạch vốn:
V
KH
= KL
ĐK
+ KL
KH
– KL
CK
Trong đó:
- V
KH
: Lượng vốn đầu tư cần thiết trong kỳ kế hoạch để thanh toán cho giá trị khối
lượng thực hiện đủ điều kiện thanh toán trong kỳ kế hoạch.
- KL
ĐK
: Giá trị khối lượng thực hiện dở dang đầu kỳ kế hoạch chưa được thanh
toán.
- KL
KH
: Giá trị khối lượng thực hiện theo kế hoạch (kế hoạch khối lượng)
- KL
CK
: Giá trị khối lượng thực hiện dở dang cuối kỳ kế hoạch
KL
KH
A KL
ĐK
C KL
CK
D
B V
KH
Có 3 trường hợp:
Trường hợp 1: V
KH
> KL
KH
vì KL
ĐK
> KL
CK
Trường hợp 2: V
KH
= KL
KH
vì KL
ĐK
= KL
CK
Trường hợp 3: V
KH
< KL
KH
vì KL
ĐK
< KL
CK
AC = AB + BD – CD
AC: khối lượng thực hiện đủ điều kiện thanh toán.
Ví dụ: Dự án đầu tư chuyển tiếp có giá trị khối lượng thực hiện dở dang đầu kỳ là
3.5 tỷ đồng. Kế hoạch khối lượng năm kế hoạch là 10 tỷ đồng, dự kiến đến cuối năm khối
lượng dở dang là 2.5 tỷ. Hãy xác định khối lượng vốn đầu tư cần chuẩn bị để thanh toán.
V
KH
= KL
ĐK
+ KL
KH
– KL
CK
= 3.5+10-2.5 = 11 tỷ đồng
V
KH
= 11tỷ > KL
KH
= 10 tỷ. Kế hoạch vốn của dự án lớn hơn kế hoạch khối lượng trong năm
kế hoạch.
Để quản lý nguồn vốn đầu tư hiệu quả, tránh tình trạng có dự án thì vốn chờ giải
ngân, có dự án thì có khối lượng hoàn thành nhưng chưa được giải ngân, vào 31/10 hàng năm
chủ đầu tư phải chuẩn bị kế hoạch vốn và gửi lên cơ quan chủ quản về:
- Tình hình thực hiện, tiến độ thực hiện kế hoạch khối lượng của dự án;
- Tổng vốn đầu tư được thanh toán cho dự án trong năm kế hoạch;
- Xác định tình trạng thừa, thiếu vốn để thanh toán cho dự án theo giá trị khối lượng
đã thực hiện trong năm kế hoạch.
1.2.2.2. Căn cứ kiểm soát khối lượng xây dựng hoàn thành:
1) Mở tài khoản thanh toán (đối với vốn trong nước mở tài khoản tại KBNN, vốn nước
ngoài mở tài khoản tại ngân hàng phục vụ);
2) Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ
lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định
điều chỉnh dự án (nếu có);
3) Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán cho từng công việc, hạng mục công trình,
công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện
không thông qua hợp đồng;
4) Văn bản lựa chọn nhà thầu theo qui định của Luật Đấu thầu;
5) Hợp đồng giữa bên giao thầu và bên nhận thầu (bao gồm các tài liệu kèm theo hợp
đồng như: điều kiện hợp đồng (điều kiện chung và điều kiện riêng), đề xuất của nhà thầu, các
chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện tham chiếu, các bản vẽ thiết kế, các sửa đổi bổ sung bằng văn bản,
biên bản đàm phán hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng và các bảo lãnh khác, nếu có;
6) Bảo lãnh tạm ứng (nếu có) theo quy định cụ thể của hợp đồng (kể cả dự án vốn
trong nước nhưng do nhà thầu nước ngoài thi công);
Trong 6 tài liệu trên chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp
phải bổ xung, điều chỉnh.
7) Các hồ sơ được gửi kèm theo đối với từng lần thanh toán (6 nội dung)
(1) Biên bản nghiệm thu hoàn thành bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng
hoặc biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình để đưa vào sử
dụng.
(2) Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng;
- Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (đối với hợp đồng trọn gói
và hợp đồng theo đơn giá cố định);
- Bảng xác định theo đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng (đối với hợp đồng
theo đơn giá cố định và hợp đồng theo giá điều chỉnh);
(3) Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán (Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng,
giá trị khối lượng các công việc phát sinh ngoài hợp đồng (đối với hợp đồng trọn gói và hợp
đồng theo đơn giá cố định), chiết khấu tiền tạm ứng, giá trị thanh toán sau khi đã bù trừ các
khoản trên.
(4) Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
(5) Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng)
(6) Giấy rút vốn đầu tư.
1.2.2.3. Căn cứ kiểm soát khối lượng thiết bị hoàn thành:
1) Biên bản nghiệm thu theo quy định. Trường hợp thiết bị không cần lắp đặt thì gửi
biên bản nghiệm thu giữa chủ đầu tư và nhà thầu theo hợp đồng.
2) Hóa đơn (đối với thiết bị mua trong nước) trường hợp chỉ định thầu (bản sao y bản
chính có chữ ký và dấu của chủ đầu tư);
3) Các chứng từ vận chuyển, bảo hiểm, thuế, phí lưu kho (trường hợp chưa được tính
trong giá thiết bị);
4) Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
5) Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);
6) Giấy rút vốn đầu tư.
1.2.2.4. Căn cứ kiểm soát khối lượng công tác tư vấn hoàn thành
1) Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao khối lượng công việc tư vấn hoàn
thành hoặc báo cáo kết quả hoàn thành. Trường hợp hợp đồng thanh toán theo thời gian có
bảng kê chi phí do chủ đầu tư lập;
2) Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
3) Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);
4) Giấy rút vốn đầu tư.
1.2.2.5. Căn cứ kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành khác
- Đối với lệ phí cấp đất xây dựng, thuế chuyển quyền sử dụng đất: phải có hóa đơn,
chứng từ hợp lệ của cơ quan thu tiền;
- Đối với chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng: phải có bản xác nhận khối lượng đền
bù đã thực hiện; hợp đồng và biên bản bàn giao nhà (trường hợp mua nhà phục vụ di dân giải
phóng mặt bằng). Riêng chi phí cho công tác tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng phải có dự
toán được duyệt;
- Các chi phí khởi công, nghiệm thu, chạy thử, khánh thành: phải có văn bản của cấp
có thẩm quyền cho phép (trừ trường hợp chạy thử), dự toán được duyệt và bảng kê chi phí do
chủ đầu tư lập;
- Các chi phí chuyên gia, đào tạo công nhân kỹ thuật và cán bộ quản lý sản xuất; phải có
hợp đồng, dự toán chi phí được duyệt, bảng kê chi phí do chủ đầu tư lập;
- Đối với chi phí bảo hiểm công trình: phải có hợp đồng bảo hiểm;
- Đối với chi phí quản lý dự án:
+ Các chi phí theo tỷ lệ (%), thanh toán theo định mức quy định.
+ Các chi phí theo hợp đồng (kể cả trường hợp thuê tư vấn, quản lý dự án), thanh toán
theo quy định của hợp đồng.
+ Các chi phí phải lập dự toán, thanh toán theo dự toán được duyệt.
- Đối với chi phí trong công tác quy hoạch, chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị thực hiện dự án:
phải có dự toán được duyệt, hợp đồng, bản nghiệm thu khối lượng công việc hoặc báo cáo kết
quả công việc hoàn thành.
- Đối với chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán: Trường hợp thuê kiểm toán phải có hợp
đồng; trường hợp do cơ quan chuyên môn thẩm tra, phải có dự toán được duyệt.
1.2.3. Đánh giá chất lượng quản lý chi phí trong khâu thanh toán vốn đầu tư
1.2.3.1. Đánh giá chất lượng quản lý chi phí theo giai đoạn thanh toán vốn đầu tư
Để đánh giá chất lượng quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư được chia làm 3
giai đoạn chính:
Giai đoạn thứ nhất: Từ khi ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu đến khi
thực hiện thanh toán từng lần trước khi chuyển lên cơ quan cấp phát vốn chủ đầu tư phải
đánh giá chất lượng giai đoạn này, nội dung đánh giá bao gồm:
- Giá trị hợp đồng: Bao gồm tất cả các chi phí, phí, lợi nhuận và thuế liên quan đến
công việc trong hợp đồng. Các điều khoản về điều chỉnh giá hợp đồng, giảm trừ đối với thư
giảm giá.
- Tạm ứng hợp đồng: Xác định tỷ lệ tạm ứng so với giá trị hợp đồng, mức thu hồi tạm
ứng, thời hạn thu hồi hết tạm ứng. Số tiền tạm ứng sẽ được thu hồi bằng cách giảm trừ trong
các lần thanh toán.
- Thanh toán từng lần: Tiến độ thanh toán được xác định trong hợp đồng hay xác định
mức thanh toán theo tiến độ thi công thực tế khi nhà thầu hoàn thành công việc. Hồ sơ thanh
toán phải thực hiện theo đúng các biểu mẫu quy định, các tài liệu đi kèm với hợp đồng, tài
liệu bổ sung (nếu có).
- Bên giao thầu và bên nhận thầu phải quy định thời hạn thanh toán sau khi đã nhận
đủ hồ sơ hợp lệ, thanh toán cho các trường hợp bị chậm trễ: bồi thường về tài chính cho các
khoản thanh toán bị chậm trễ tương ứng với mức độ chậm trễ, mức bồi thường lần đầu không
nhỏ hơn mức lãi suất do ngân hàng thương mại quy định tương ứng với từng thời kỳ.
- Xác định rõ các nội dung về điều chỉnh, bổ sung ngoài hợp đồng: như phạm vi áp
dụng, phương pháp xác định, thời điểm áp dụng, thời hạn thanh toán, khối lượng điều chỉnh,
bổ sung.
Giai đoạn thứ 2: Chủ đầu tư kiểm soát hồ sơ thanh toán
1. Kiểm tra khối lượng theo bản vẽ thiết kế và hồ sơ dự thầu so với khối lượng thực tế
thi công đã được nghiệm thu theo từng giai đoạn thanh toán.
2. Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng giá vật liệu, nhân công và máy thi công
trong đơn giá (kể cả đơn giá điều chỉnh bổ sung).
3. Kiểm tra việc tính toán bảng xác định khối lượng hoàn thành, bảng tính giá trị đề nghị
thanh toán (khối lượng trong hợp đồng và khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng).
4. Xác định giá trị đề nghị thanh toán sau khi giảm trừ các giá trị tạm ứng còn tỷ lệ giảm trừ của
thư giảm giá, bảo đảm thực hiện hợp đồng hay bất kỳ khoản thanh toán nào khác mà bên giao thầu
chưa thanh toán cho bên nhận thầu kể cả tiền bảo hành công trình.
5. Kiểm tra tổng thể các hồ sơ thanh toán mà nhà thầu gửi cho chủ đầu tư: số lượng hồ
sơ, biên bản nghiệm thu, chữ ký, đóng dấu của các bên. Các tài liệu gửi một lần và các tài liệu
gửi từng lần.
Giai đoạn 3: Chủ đầu tư gửi hồ sơ thanh toán đến cơ quan cấp phát vốn.
Chủ đầu tư gửi hồ sơ thanh toán lên cơ quan cấp phát vốn. Căn cứ vào hồ sơ thanh toán của
chủ đầu tư gửi lên cơ quan cấp phát vốn (Kho bạc nhà nước đối với vốn NSNN, cơ quan cho vay đối
với vốn vay) sẽ tiến hành kiểm tra một số nội dung sau:
+ Kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu,
sự logich về thời gian các văn bản, tài liệu.
+ Kiểm tra tính tính hợp pháp, hợp lệ của việc lựa chọn nhà thầu, số vốn đề nghị thanh
toán trong phạm vi kế hoạch năm được thông báo, hạng mục nội dung công việc thanh toán
có trong hợp đồng hoặc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu).
+ Sau khi kiểm tra hồ sơ đảm bảo các điều kiện trên, cơ quan cấp phát vốn xác định số
vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi, tỷ lệ giảm giá (nếu có), tên tài khoản đơn vị
được hưởng ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán;
+ Trên cơ sở nguồn vốn hiện có, phòng thanh toán vốn đầu tư chuyển hồ sơ thanh toán
đến lãnh đạo KBNN duyệt, sau đó chuyển hồ sơ thanh toán đến phòng kế toán làm thủ tục
thanh toán. Cuối cùng, lưu hồ sơ và trả kết quả qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
+ Trường hợp kết quả kiểm soát có sự chênh lệch, số vốn chấp nhận thanh toán khác
với số vốn đã thanh toán, cơ quan cấp phát vốn thông báo chủ đầu tư biết về kết quả kiểm
soát, ghi rõ các ý kiến nhận xét, các vấn đề còn sai sót, chưa thống nhất và đề nghị chủ đầu tư
giải thích, bổ sung, hoàn chỉnh và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận
thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).
1.2.3.2. Đánh giá chất lượng theo nội dung thanh toán trong hợp đồng
Để đánh giá chất lượng theo nội dung hợp đồng thì hợp đồng phải đảm bảo những nội
dung sau:
1. Điều khoản và điều kiện hợp đồng;
2. Khối lượng và phạm vi công việc phải thực hiện;
3. Giá trị hợp đồng;
4. Phương thức tạm ứng, thanh toán, mức tạm ứng;
5. Thanh toán hợp đồng;
6. Hồ sơ thanh toán đối với từng loại hợp đồng;
7. Quyền và nghĩa vụ của các bên, thời hạn bảo hành công trình và các điều kiện khác.
+ Điều khoản và điều kiện trong hợp đồng: Nguyên tắc thanh toán theo giá hợp
đồng và các điều khoản trong hợp đồng được thừa nhận theo quy định của pháp luật, điều
kiện thanh toán thỏa thuận trong hợp đồng sẽ được coi là căn cứ pháp lý duy nhất để nhà thầu
được thanh toán, thay vì cách làm lâu nay là thanh toán hợp đồng theo các quy định về định
mức, đơn giá do nhà nước ban hành một cách cứng nhắc và đi ngược quy luật kinh tế thị
trường. Đây là nút thắt quan trọng nhất để tháo gỡ vướng mắc trong thanh toán, quyết toán
của Chủ đầu tư với cơ quan cấp phát vốn và nhà thầu.
Xây dựng quy định cụ thể về các phương thức thanh toán phù hợp với giá hợp đồng và
phương thức đấu thầu, chỉ định thầu, tổng thầu trong hoạt động xây dựng. Xây dựng cơ chế
tạm ứng, hồ sơ thanh toán, tiến độ thanh toán, các phát sinh điều chỉnh khối lượng, giá hợp
đồng và các vấn đề khác trong hợp đồng tạo cơ sở cho chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận ghi
vào hợp đồng.
Xây dựng các quy định để các tổ chức cấp phát, cho vay vốn tham gia kiểm soát chi
phí ngay giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng xây dựng, bảo đảm các yêu cầu về thanh toán
của chủ đầu tư được thực hiện ngay trên cơ sở chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về giá trị đề
nghị thanh toán và bảo đảm thủ tục thanh toán đúng quy định trong hợp đồng.
Quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư được tiến hành sau khi ký kết hợp đồng
giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Vì vậy hợp đồng trong hoạt động xây dựng là khâu then
chốt để quản lý vốn. Trong đó phải thể hiện một số nội dung chính sau:
+ Khối lượng và phạm vi công việc phải thực hiện
Trong hợp đồng phải mô tả rõ khối lượng, phạm vi công việc phải thực hiện. Khối
lượng và phạm vi công việc được xác định căn cứ vào hồ sơ yêu cầu của chủ đầu tư hoặc hồ
sơ mời thầu và biên bản làm rõ các yêu cầu của chủ đầu tư, biên
bản đàm phán có liên quan giữa các bên.
+ Giá trị hợp đồng
Giá hợp đồng là sự thỏa thuận, thương lượng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, căn cứ để
lập giá trị hợp đồng là giá dự thầu, dự toán gói thầu, giá đánh giá, thư giảm giá (nếu có), kết
quả lựa chọn nhà thầu.
Giá hợp đồng là khoản kinh phí bên giao thầu cam kết trả cho bên nhận thầu để thực
hiện khối lượng công việc theo yêu cầu về chất lượng, tiến độ và các yêu cầu khác quy định
trong hợp đồng xây dựng.
Trong hợp đồng phải ghi rõ nội dung của giá hợp đồng, các khoản thuế, phí. Trách
nhiệm của các bên trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, phí có liên quan.
Giá hợp đồng có các hình thức sau:
- Giá hợp đồng trọn gói (HĐTG): là giá hợp đồng không thay đổi trong suốt quá trình
thực hiện hợp đồng đối với công việc thuộc phạm vi hợp đồng đã ký kết. Giá HĐTG được áp
dụng cho các công trình đã xác định rõ về khối lượng, chất lượng và thời gian thực hiện hoặc
trong một số trường hợp không xác định được khối lượng và bên nhận thầu có đủ năng lực,
kinh nghiệm, tài liệu để tính toán, xác định giá trọn gói và chấp nhận các rủi ro liên quan đến
việc xác định giá trọn gói.
- Giá hợp đồng theo đơn giá cố định (ĐGCĐ): là giá hợp đồng được xác định trên cơ
sở khối lượng công việc tạm tính và đơn giá từng công việc trong hợp đồng là đơn giá cố định
và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, trừ các trường hợp được phép điều
chỉnh quy định trong hợp đồng (nếu có). Đơn giá cố định có thể là đơn giá đầy đủ đối với
công việc thi công xây dựng, đơn giá nhân công theo thời gian (tháng, tuần, ngày hoặc giờ)
đối với một số công việc tư vấn.
- Giá hợp đồng theo giá điều chỉnh (ĐGĐC): là giá hợp đồng xây dựng mà khối lượng
công việc và đơn giá cho công việc trong hợp đồng được phép điều chỉnh trong các trường
hợp được quy định tại hợp đồng xây dựng. Giá hợp đồng theo giá điều chỉnh sẽ được điều
chỉnh khi có đủ điều kiện xác định khối lượng, đơn giá thực hiện theo quy định trong hợp
đồng.
- Giá hợp đồng kết hợp: là giá hợp đồng được xác định theo các hình thức hợp đồng kể
trên. Giá hợp đồng kết hợp áp dụng cho các công trình hoặc gói thầu có qui mô lớn, kỹ thuật
phức tạp và thời gian thực hiện kéo dài. Bên giao thầu và bên nhận thầu căn cứ vào các loại
công việc trong hợp đồng để thỏa thuận, xác định các loại công việc áp dụng cho giá hợp
đồng trọn gói, giá hợp đồng theo đơn giá cố định hay giá hợp đồng theo giá điều chỉnh cho
phù hợp.
+ Phương thức, thời gian và tỷ lệ tạm ứng, thu hồi tạm ứng hợp đồng
Tạm ứng hợp đồng là khoản kinh phí mà bên giao thầu ứng trước cho bên nhận thầu để
triển khai thực hiện các công việc theo hợp đồng. Việc tạm ứng vốn đầu tư xây dựng phải
được quy định trong hợp đồng xây dựng và thực hiện ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực và
sau khi bên giao thầu đã nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng. Hợp đồng xây dựng phải
quy định cụ thể về mức tạm ứng, thời điểm tạm ứng, số lần tạm ứng và thu hồi tạm ứng.
+ Thanh toán hợp đồng
Thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện
trong hợp đồng mà các bên tham gia hợp đồng đã ký kết. Số lần thanh toán, giai đoạn thanh
toán, thời điểm thanh toán và điều kiện thanh toán phải ghi rõ trong hợp đồng.
- Đối với hợp đồng trọn gói: thanh toán theo tỷ lệ (%) giá hợp đồng hoặc giá công
trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc hoàn thành tương ứng với các giai đoạn
thanh toán.
- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định: căn cứ trên cơ sở khối lượng công việc hoàn
thành và khối lượng công việc phát sinh được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán (nếu có),
đơn giá tương ứng với các công việc đó đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục bổ sung trong
hợp đồng.
- Đối với hợp đồng theo giá điều chỉnh: căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc
hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh (nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán
và đơn giá đã điều chỉnh theo quy định của hợp đồng. Trường hợp đến giai đoạn thanh toán
vẫn chưa đủ điều kiện điều chỉnh đơn giá thì sử dụng đơn giá tạm tính khi ký hợp đồng để
thực hiện thanh toán và điều chỉnh giá trị thanh toán khi có đơn giá điều chỉnh theo đúng quy
định của hợp đồng.
+ Thời hạn thanh toán
Sau khi chủ đầu tư đầu tư nhận được tài liệu thanh toán của nhà thầu, biên bản nghiệm
thu, giấy đề nghị thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra ngay với thời gian ngắn nhất có thể.
1.3. Quản lý chi phí trong khâu quyết toán dự án hoàn thành
1.3.1. Khái niệm và phân loại quyết toán vốn đầu tư
a. Khái niệm: Quyết toán vốn đầu tư xây dựng là bản báo cáo tài chính phản ánh việc
quản lý và sử dụng vốn đầu tư xây dựng một cách hợp pháp, hợp lý và thể hiện tính hiệu quả,
đảm bảo thực hiện quản lý đúng trình tự đầu tư xây dựng và thỏa mãn nhu cầu của người bỏ
vốn.
Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình
đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong
phạm vi thiết kế, dự toán đã phê duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung, đúng với hợp đồng đã
ký kết, phù hợp với các quy định của pháp luật.
Chủ đầu tư là người lập báo cáo quyết toán vốn để báo cáo với người quyết định đầu tư
(người giao vốn: cơ quan, tổ chức). Người quyết định đầu tư có thể là một hoặc nhiều cơ
quan, tổ chức. Người quyết định đầu tư xem xét tính hợp pháp, hợp lý so với các chủ trương
chính sách quản lý tài chính về đầu tư và xây dựng.
Cơ sở pháp lý để quyết toán dự án hoàn thành là chính sách quản lý về đầu tư xây dựng
và định chế tài chính của nhà nước và các tổ chức ban hành theo từng thời kỳ.
Các dự án đầu tư sử dụng các nguồn vốn sau phải lập báo cáo quyết toán sau khi hoàn
thành:
- Vốn ngân sách nhà nước;
- Vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước;
- Vốn trái phiếu (chính phủ, chính quyền địa phương);
- Vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh;
- Vốn đầu tư phát triển của các Tổng công ty nhà nước, công ty TNHH một thành viên.
b. Phân loại quyết toán vốn đầu tư
Quyết toán A-B: Quyết toán A-B là quyết toán để thanh lý hợp đồng kinh tế giữa chủ
đầu tư (bên A) và nhà thầu xây dựng (bên B). Quyết toán A-B do nhà thầu lập (bên B), báo
cáo chủ đầu tư (bên A) kiểm tra, phê duyệt để thanh lý hợp đồng. Căn cứ để quyết toán A-B là
hợp đồng kinh tế, hồ sơ dự án, tài liệu kèm theo hợp đồng và văn bản quy phạm pháp luật có
liên quan đến công tác thanh toán, quyết toán.
Quyết toán niên độ: Quyết toán niên độ là báo cáo tình hình triển khai thực hiện đầu
tư của Chủ đầu tư với cơ quan chủ quản. Quyết toán niên độ là do chủ đầu tư lập. Căn cứ lập
