bai giang Giao duc kỹ nang mem cho khoi GD Nghe nghiep

1
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LẠNG SƠN
KHOA CÁC BỘ MÔN CHUNG

BÀI GIẢNG

GIÁO DỤC KỸ NĂNG MỀM
HỆ TRUNG CẤP

Năm học: 2021- 2022


2
Chương 1
Kỹ năng xây dựng kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian
1. Kỹ năng xây dựng kế hoạch và tổ chức công việc
1.1. Kỹ năng xây dựng kế hoạch
1.1.1. Khái niệm
- Kế hoạch:
Theo từ điển tiếng Việt: Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, cơng việc
được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Xây dựng kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch là một lịch trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục
tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện.
Có thể hiểu xây dựng kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn
phương án để đạt được mục tiêu đề ra, nghĩa là xác định mục tiêu cần đạt được là cái
gì, phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào...
1.1.2. Các loại kế hoạch
Có nhiều cách phân loại khác nhau dựa trên những tiêu chí khác nhau:
- Theo cấp độ: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
- Theo thời gian: Kế hoạch dài hạn: ≥ 5 năm; kế hoạch trung hạn: 1 - <5 năm

và kế hoạch ngắn hạn: < 1 năm.
- Theo mức độ: Kế hoạch định hướng (mang tính chỉ đạo chung, chưa xác định
rõ mục tiêu); kế hoạch cụ thể (xác định rõ mục tiêu).
- Theo phạm vi: Kế hoạch cá nhân; kế hoạch nhóm...
Có thể mơ tả cách phân chia các loại kế hoạch như sau:
Stt
1

2
3

4

Tiêu
chí
Cấp độ Kế hoạch chiến lược:
Đặc điểm:
Thời hạn: Vài năm,

Thời
gian
Mức
độ
Phạm
vi

Các loại

Kế hoạch tác nghiệp
Đặc điểm:

Thời hạn: Ngày, tuần,
tháng
khn khổ: Rộng,
Khn khổ: Hẹp
Mục tiêu: Ít chi tiết
Mục tiêu: Chi tiết xác định
Kế hoạch dài hạn: ≥ 5 kế hoạch trung hạn: 1 – 5 kế hoạch ngắn
năm
năm
hạn: < 1 năm
Kế hoạch định hướng: Kế hoạch cụ thể: Hẹp,
Rộng, chung cho tổ riêng cho từng bộ phận
chức
Kế hoạch cá nhân
Kế hoạch nhóm…

1.1.3. Vai trị của xây dựng kế hoạch


3
Việc xây dựng kế hoạch có vai trị quan trọng đối với mỗi đơn vị, cơ quan, tổ
chức, với mỗi nhà quản lý. Nếu khơng có kế hoạch thì nhà quản lý có thể khơng biết
cách tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của đơn vị một cách có hiệu
quả, thậm chí khơng có được ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác.
Khơng có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên sẽ khó đạt được mục tiêu của mình,
khơng biết khi nào và ở đâu, cần phải làm gì. Mặt khác, xây dựng kế hoạch còn giúp
nhà quản lý lường trước rủi ro có thể; giảm chồng chéo và lãng phí nguồn lực; đồng
thời giúp tư duy quản lý có hệ thống hơn, phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân,
tổ chức tạo nên sức mạnh tổng hợp và sử dụng thời gian hiệu quả.
Đối với mỗi cá nhân cũng vậy, nếu không biết tự xây dựng kế hoạch cho bản

thân thì chúng ta khơng thể xác định rõ mục tiêu cần đạt tới là gì? cần phải làm gì để
đạt được mục tiêu đó? Khơng có kế hoạch chúng ta sẽ khơng có thời gian biểu cho
các hoạt động, khơng có sự nỗ lực và cố gắng để đạt mục tiêu, có thể để thời gian trơi
đi một cách vơ ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường
xung quanh. Do vậy, xây dựng kế hoạch có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự
tồn tại và phát triển của mỗi cá nhân, làm cho kiểm sốt cơng việc được dễ dàng.
Đồng thời, giúp chúng ta có cách làm việc khoa học, thể hiện phương hướng hoạt
động trong tương lai. Xây dựng kế hoạch là quy trình ấn định những mục tiêu và xác
định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó một cách hiệu quả. Khi có kỹ năng
xây dựng kế hoạch giúp cá nhân có khả năng tư duy hệ thống để tập trung thực hiện
các mục tiêu quan trọng của cơng việc. Nếu khơng có kế hoạch, cá nhân có thể hành
động theo cảm tính, hoặc bị cuốn theo sự cấp bách của người khác...
Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết,
nhờ vậy, chúng ta sẽ biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời
gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép
chúng ta kiểm sốt và phân bổ tài chính phù hợp.
1.1.4. Các kỹ năng xây dựng kế hoạch
Để xây dựng bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, cần vận dụng các kỹ
năng sau:
1.1.4.1. Kỹ năng xác định mục tiêu công việc
a. Khái niệm
- Mục tiêu:
Mục tiêu là cái đích mà chúng ta mong muốn đạt tới trong một khoảng thời
gian về một cơng việc nào đó. Mục tiêu có thể về nhận thức, thái độ hoặc hành vi.
Trước khi bắt tay vào cơng việc nào đó, chúng ta thường đặt câu hỏi: Cơng
việc đó là gì? Mục tiêu và kết quả cuối cùng mà cơng việc đó đem lại như thế nào?
Tại sao cần phải làm công việc đó? Ý nghĩa của nó đối với cá nhân và tập thể... Hậu
quả là gì nếu chúng ta khơng thực hiện? Khi xác định được mục tiêu giúp chúng ta
hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu và đánh giá kết quả cuối cùng.
- Kỹ năng xác định mục tiêu công việc:

Xác định mục tiêu trong công việc là xác định kết quả cần đạt được khi tiến
hành thực hiện một công việc với giá trị hay ý nghĩa nào đó. Xác định mục tiêu nhằm
tập trung cho cơng việc quan trọng nhất, xác định được phương hướng làm việc, ít
tốn thời gian cho những việc không quan trọng, hạn chế việc lãng phí thời gian. Do
vậy, bước đầu tiên khi tiến hành công việc là chúng ta phải xác định mục tiêu cụ thể
cần đạt khi hồn tất cơng việc đó.


4
Như vậy, có thể hiểu kỹ năng xác định mục tiêu công việc là khả năng cá nhân
biết đề ra mục tiêu cho bản thân trong cuộc sống, cũng như lập kế hoạch để thực hiện
mục tiêu đó.
Mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian ngắn như trong ngày, trong tuần
gọi là mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong một thời gian dài như tháng,
quý, năm gọi là mục tiêu trung hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian
nhiều năm gọi là mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược.
b. Sự cần thiết xác định mục tiêu trong công việc:
Việc xác định mục tiêu và yêu cầu công việc có vai trị quan trọng, giúp chúng
ta sống có mục đích, có kế hoạch, biết q trọng cuộc sống của mình và đặt vào cuộc
sống nhiều ý nghĩa; giúp chúng ta xem xét, thực hiện công việc một cách logic và đạt
hiệu quả, sẽ tiết kiệm được thời gian trong q trình thực hiện cơng việc đó. Ngược
lại, nếu khơng có mục tiêu, sống tùy tiện, theo kiểu “nước chảy bèo trơi” thì khó có
thể thành cơng trong cuộc sống.
c. Yêu cầu khi xây dựng mục tiêu:
Mục tiêu giúp chúng ta hướng trọng tâm các công việc và đánh giá hiệu quả
cuối cùng. Khi xây dựng mục tiêu, cần đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART, đó
là các yêu cầu:
- Specific - cụ thể, dễ hiểu: Mục tiêu phải được thực hiện bằng ngôn từ cụ thể,
khi viết mục tiêu tránh sử dụng từ chung chung, vì nó định hướng cho các hoạt động
trong tương lai.

- Measurable - đo lường được: Mục tiêu có thể lượng hóa để giúp đánh giá
hiệu quả công việc.
- Achievable - vừa sức: Mục tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng
cần vừa sức, lần đầu tiên nên đặt mục tiêu nhỏ để dễ đạt được, tạo cảm xúc tích cực
cho những lần sau.
- Realistics - thực tế: Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực
hiện so với nguồn lực của bản thân (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Timebound - có thời hạn: Mọi cơng việc phải có thời hạn hồn thành, nếu
khơng có thể bị trì hỗn. Thời gian hợp lý giúp chúng ta vừa đạt được mục tiêu lại
vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
Như vậy, trong kế hoạch cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng để định hướng
cho hoạt động; mục tiêu cần đo đếm được; có khả năng đạt được, vừa sức; có tính
thực tế; có thời hạn, thời gian thực hiện.
1.1.4.2. Kỹ năng sắp xếp công việc
Kỹ năng sắp xếp công việc gồm các kỹ năng viết tắt của các chữ: 5W - 1H 2C - 5M, cụ thể:
* Kỹ năng xác định nội dung công việc
Để thực hiện mục tiêu trên, chúng ta cần xác định nội dung công việc phù hợp
bằng cách trả lời câu hỏi: Làm cái gì (What?), tại sao cần làm cơng việc đó (Why),
nội dung cơng việc đó là gì? Việc gì làm trước, việc gì làm sau?
* Kỹ năng xác định cách thức thực hiện
Để xác định cách thức thực hiện công việc nhằm đạt mục tiêu đề ra, chúng ta
cần trả lời câu hỏi: Từng việc được thực hiện như thế nào, khi nào, ở đâu? Có cách
nào để thực hiện? Trong thời gian bao lâu? Điều kiện cần và đủ là gì? Thời điểm bắt
đầu? Thời điểm kết thúc? Xác định tính chất quan trọng và khẩn cấp để ưu tiên công


5
việc? Ai là người làm chính? Ai là người phối hợp? Làm như thế nào?... Xác định
các bước để thực hiện cơng việc đó.
Kỹ năng xác định cách thức thực hiện chính là xác định 3W và 1H:

- Where (ở đâu?): Cơng việc đó thực hiện ở đâu?
- When (khi nào?): Cơng việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì bắt đầu, khi
nào kết thúc…
- Who (ai?): Cần xác định ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu
trách nhiệm,…
- How (như thế nào?): Xác định nội dung của công việc; phân chia công việc
thành các đầu việc nhỏ hơn; cách thức thực hiện từng công việc?...
*Kỹ năng xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra
Để xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra thực hiện công việc, chúng ta
cần trả lời câu hỏi: Ai là người kiểm sốt, kiểm tra?
- Kiểm sốt (Control): Đặc tính của cơng việc là gì? đo lường đặc tính như
thế nào? Dùng dụng cụ, máy móc gì để đo lường đặc tính? Các điểm kiểm sốt và
điểm kiểm sốt trọng yếu?
- Kiểm tra (Check): Trong khi thực hiện công việc, bước nào cần kiểm tra?
Tần suất kiểm tra như thế nào? Ai tiến hành kiểm tra? Những điểm kiểm tra nào là
trọng yếu? Chọn mẫu kiểm tra, thơng thường thì có bao nhiêu cơng việc thì cũng cần
số lượng tương tự các bước phải kiểm tra...
* Kỹ năng xác định nguồn lực thực hiện
Để xây dựng kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta cần biết cách
xác định chính xác các nguồn lực. Vì chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch
được khả thi. Chúng ta cần liệt kê các thứ cần thiết để đạt được mục tiêu. Nguồn lực
bao gồm các yếu tố như: Nhân lực, tiền bạc, nguyên vật liệu, công nghệ, phương
pháp làm việc.
Ở nơi làm việc, nguồn lực có thể bao gồm những vấn đề như ngân sách tài
chính, nhân sự, văn phịng hoặc khơng gian và tài liệu. Trong mơi trường học tập,
nguồn lực có thể bao gồm tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; máy tính, truy
cập Internet…
Nguồn lực thực hiện bao gồm:
- Man (Nhân lực): Gồm các nội dung: Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có
đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp.

- Money (Tiền bạc)
- Material (Nguyên liệu)
- Machine (Máy móc/ cơng nghệ)
- Method (Phương pháp tiến hành)
Trên cơ sở đó, chúng ta viết ra kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng
nguồn lực để đạt mục tiêu.
Phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M thể hiện qua bảng sau:
5W
Why
What
When

1H
How

2C
Control
Check

5M
Manpower
Money
Material


6
Where
Who

Machines

Methods

Trả lời được các câu hỏi trên đây sẽ giúp chúng ta xây dựng được kế hoạch
để hồn thành cơng việc một cách tốt nhất, vì đó là định hướng chung trong việc thực
thi hay giải quyết một vấn đề nào đó.
Tóm lại: Các kỹ năng xây dựng kế hoạch gồm Kỹ năng xác định mục tiêu
công việc và kỹ năng sắp xếp cơng việc.
1.1.5. Quy trình xây dựng kế hoạch
1.1.5.1. Cơ sở chung của việc xây dựng kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch cần dựa trên cơ sở sau:
- Nhu cầu, mong muốn, nguyện vọng của bản thân.
- Khả năng, ý chí quyết tâm của bản thân (điểm mạnh, hạn chế).
- Thời gian thực hiện.
- Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để hiện thực hóa mục tiêu.
- Những cơ hội để thực hiện mục tiêu.
Để mục tiêu có tính hiện thực khi lập kế hoạch cần xác định mục tiêu ngắn
hạn, trung hạn, dài hạn, từ đó quyết tâm thực hiện kế hoạch đặt ra./
1.1.5.2. Các bước xây dựng kế hoạch
Nhìn chung các bước cơ bản để xây dựng các loại kế hoạch (ngày/ tuần/
tháng…) bao gồm:
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày/ tuần/ tháng/ năm
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước mang tính chất quyết định đến sự thành
cơng hay thất bại của bản kế hoạch. Việc lên danh sách các cơng việc cần làm, giúp
chúng ta có cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các
công việc. Trong bước này, đầu tiên chúng ta cần suy nghĩ và ghi chép chi tiết các
công việc phải làm trong mỗi ngày/ tuần/ tháng...
Bước 2: Thiết lập mục tiêu tương ứng phù hợp với mỗi cơng việc (xem mục
1.1.4)
Sau khi hồn thành bước trên, chúng ta cần thiết lập mục tiêu phù hợp với
từng cơng việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn đạt được.

Để có mục tiêu phù hợp, chúng ta cần bám sát với mong muốn và khả năng của
mình, nếu đặt mục tiêu quá cao và khơng mang tính thực tiễn thì khó có thể đạt được
hoặc có thể làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.
Bước 3: Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi có tất cả các công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định,
chúng ta cần phân loại cơng việc theo nhóm, sắp xếp theo thứ tự mức độ cấp bách,
hoặc quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành… để thực hiện cho
phù hợp. Có thể đặt ra câu hỏi để xác định:
+ Công việc nào tới kỳ hạn trước?
+ Công việc nào cần nhiều thời gian thực hiện và hồn thiện?
+ Xét về giá trị thì cơng việc nào quan trọng nhất?
+ Cơng việc nào khó khăn nhất khi thực hiện?
Để xác định thời hạn cần làm, cũng như thứ tự thực hiện mỗi công việc, chúng
ta cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng cơng việc. Có


7
thể phân thành 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp, công
việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Như vậy, chúng ta cần thực hiện
công việc quan trọng và khẩn cấp trước, rồi đến công việc không quan trọng nhưng
khẩn cấp, tiếp theo là công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và cuối cùng là
thực hiện công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Việc sắp xếp công việc
trên đây giúp chúng ta loại bỏ một số công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời
gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 4: Trình bày kế hoạch
a. Kế hoạch ngày (cách 1):
Thời gian
5h00’ - 6h00’
6h00’ - 7h00’

8h00’ – 9h00’
.............................

Công việc

Thời lượng

Kết quả

Ghi chú

Công việc

Thời lượng

Kết quả

Ghi chú

b. Kế hoạch tuần (cách 1):
Thứ
Công việc

Thời lượng

Kết quả

Ghi chú

Thời gian

Bắt đầu
Kết thúc

Kết quả

Kế hoạch ngày (cách 2):
Stt
1
2
………………….

Hai
Ba
...
Chủ nhật
Kế hoạch tuần (cách 2):
Stt

Công việc

Ghi chú

1
2
...
c. Kế hoạch tháng:
Tuần
1
2
3

4

Công việc

Thời lượng

Kết quả

Ghi chú


8
* Một số vấn đề cần chú ý khi xây dựng kế hoạch:
- Chỉ ra những mốc quan trọng xuyên suốt kế hoạch, làm nổi bật mục tiêu nhất
định trong từng giai đoạn. Những mốc quan trọng cũng giúp chúng ta nhận thấy đã
thực hiện tới bước nào trong các giai đoạn.
- Lập kế hoạch làm việc phù hợp với bản thân: Kế hoạch làm việc có thể chi
tiết hoặc khái quát, có thể được viết trên một trang giấy hoặc được tạo ra trên phần
mềm chuyên nghiệp sử dụng đồ thị và màu sắc.
- Kế hoạch được xây dựng cần linh hoạt, có thể thay đổi nếu cần nhưng đặc
biệt hạn chế bởi sẽ ảnh hưởng đến nhiều đầu việc khác.
(Xây dựng kế hoạch nhóm)
1.1.5.3. Cơng cụ để lập kế hoạch
Công cụ để lập kế hoạch bao gồm:
- Giấy bút
- Cơng cụ hiện đại (điện thoại, máy tính...)
- Cơng cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml
- Phần mềm: Microsoft Outlook; Google Calendar...
1.2. Kỹ năng tổ chức công việc
1.2.1. Khái niệm

- Tổ chức:
Tổ chức (danh từ): Một hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục đích
chung.
Tổ chức (động từ): Quá trình triển khai các kế hoạch. Quá trình sắp xếp các
nguồn lực, đặc biệt là nhân lực nhằm thực hiện thành công kế hoạch.
- Tổ chức công việc:
Tổ chức công việc hiệu quả (nghĩa rộng): Là quá trình xác định những cơng
việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ
ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức.
Tổ chức công việc hiệu quả (nghĩa hẹp): Là sắp xếp các công việc được giao.
1.2.2. Sự cần thiết phải tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình cơng việc cũng như những
kết quả dự kiến.
- Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
- Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó
với những thay đổi của mơi trường bên ngoài.
- Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.
1.2.3. Các kỹ năng tổ chức công việc
Kỹ năng tổ chức công việc có thể được hiểu là q trình xác định các nhiệm vụ
cần hồn thành, sau đó phân chia thời gian thực hiện một cách hợp lý. Đối với người
đi làm, đây là một trong kỹ năng quan trọng, thể hiện trách nhiệm và năng lực của
mỗi cá nhân. Kỹ năng này bao gồm:
- Căn cứ vào kế hoạch đã xây dựng lên danh sách những việc cần làm
- Ghi chú vào những nơi dễ nhìn thấy
- Tập trung thực hiện công việc


9
- Nghỉ ngơi ngắn sau khi hồn thành cơng việc
- Thường xun kiểm tra lại tiến độ hồn thành cơng việc

- Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch…
Để thực hiện cơng việc hiệu quả, địi hỏi cá nhân cần có tính kỷ luật, thái độ
nghiêm túc trong q trình thực hiện kế hoạch.
Tóm lại: Chìa khóa để thực hiện kế hoạch chính là tính kỷ luật, thái độ nghiêm
túc xử lý mọi việc theo quy trình, thứ tự ưu tiên đã đặt ra. Chỉ cần tuân theo những
nguyên tắc này, mục tiêu công việc trong ngày, tuần, tháng chắc chắn sẽ được thực
hiện nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, cần tự tạo động lực, cổ vũ ý chí và tinh
thần làm việc cho bản thân trong quá trình thực hiện công việc.
2. Kỹ năng quản lý thời gian
“Chúng ta khơng bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng
chúng ta ln có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”.
(Brain Tracy)
2.1. Khái niệm
- Thời gian:
Thời gian là khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra các sự kiện, biến cố và khoảng
kéo dài của chúng.
- Quản lý thời gian:
Có thể được hiểu quản lý thời gian là:
+ Tập trung dành nhiều thời gian vào những việc quan trọng
+ Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất
+ Làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định
+ Không lãng phí thời gian vào những việc khơng cần thiết
+ Kiểm soát thời gian được tốt hơn
+ Tránh vội vàng hồn thành cơng việc vào những phút chót
Như vậy, quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những việc phải làm,
nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng
kế hoạch, khơng bị lãng phí.
2.2. Lợi ích của việc quản lý thời gian
2.2.1. Giá trị của thời gian
- Thời gian là thứ tài sản, nguồn vốn quý báu và độc đáo mà mỗi người đều

được hưởng như nhau.
- Thời gian là nguồn lực có giới hạn, khơng thể làm mới lại được và cũng
không thể mua hay thuê mướn được của người khác.
- “Thời giờ là vàng bạc”, thời gian còn q giá hơn tiền bạc, vì tiền bạc mất đi
có thể kiếm lại được, nhưng thời gian một khi đã mất đi thi khơng thể tìm lại được,
thời gian là thứ hàng hóa có giá trị nhất.
2.2.2. Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn; giảm áp lực trong công việc và cuộc sống;
- Tăng hiệu quả công việc, làm được nhiều việc hơn với lượng thời gian ít hơn;
- Nâng cao tính tích cực của bản thân;
- Biết tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên của công việc;
- Cảm nhận được ý nghĩa của công việc;


10
- Tăng quỹ thời gian riêng tư cho bản thân, gia đình, bạn bè; nâng cao chất
lượng cuộc sống.
Tóm lại: Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm sốt tốt hơn và đưa ra quyết định
sáng suốt về cách chúng ta sử dụng thời gian.
2.2.3. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
- Luôn thúc giục bản thân, người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ.
- Rập khuôn mà khơng có tính sáng tạo.
- Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian.
- Tơi khơng có thời gian để làm hết mọi việc.
- Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy.
- Bị nhấn chìm trong cơng việc, dường như lúc nào cũng bận…
2.3. Các kỹ năng quản lý thời gian
Khi thật sự sử dụng thời gian hiệu quả, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt
và hiệu suất công việc được cải thiện. Tuy nhiên, việc sử dụng thời gian hợp lý

thường gặp phải những khó khăn, trở ngại. Một số kỹ năng để quản lý thời gian hiệu
quả đó là:
2.3.1. Nhắc việc
Đó là phương pháp chúng ta sử dụng sổ tay hoặc giấy nhỏ để liệt kê tên công
việc hàng ngày. Kết quả: Không quên đầu công việc, ghi chép không được nhiều
việc…
2.3.2. Xây dựng kế hoạch (xem mục 1)
Kết quả: Không quên đầu việc, công việc được sắp xếp từ đầu đến cuối; việc
quan trọng thường là việc nằm trong lịch trình, tuy nhiên mất thời gian…
2.3.3. Xây dựng mơ hình ma trận quản lý thời gian
Thực tế, những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó
khăn chính là những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất. Do vậy, điều cốt lõi
là chúng ta cần biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần
làm sau, việc nào đem lại giá trị cao nhất.
Ma trận quản lý thời gian của Covey là một trong các công cụ quản lý thời
gian hết sức hiệu quả mà những người thành đạt thường sử dụng. Ma trận này chia
tất cả các cơng việc ra thành 4 nhóm trên cơ sở dựa vào 2 tính chất khẩn cấp và quan
trọng của cơng việc. Như vậy sẽ có 4 loại cơng việc:
- Cơng việc vừa khẩn cấp, vừa quan trọng;
- Công việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp;
- Công việc khẩn cấp, nhưng không quan trọng;
- Công việc không khẩn cấp, cũng không quan trọng.
Để áp dụng cơng cụ này có thể tiến hành các bước sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm (dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và
quan trọng ở trên), đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công
việc. Điểm trọng yếu trong việc sử dụng Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân
loại các công việc vào đúng nhóm, cần kiên định để xử lý triệt để từng việc theo thứ
tự ưu tiên của chúng.

Khi xử lý các loại công việc cần lưu ý: Các cơng việc vừa khẩn cấp vừa quan
trọng (nhóm I) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các


11
cơng việc ở nhóm I gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những cơng việc căng
thẳng, khó khăn và sức ép. Thực tế cho thấy, nhóm cơng việc chiếm đại đa số thời
gian không phải là những việc vừa khẩn cấp, vừa quan trọng mà là những việc quan
trọng mà khơng khẩn cấp (nhóm II). Khi xử lý tốt nhóm cơng việc này trước, nó trở
nên gấp rút thì số lượng cơng việc phát sinh ở nhóm I sẽ giảm. Hơn nữa, việc xử lý
các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn so với lúc đã
trở thành việc khẩn cấp. Với những người làm việc không hiệu quả, đa số thời gian
của họ thường dành để giải quyết các cơng việc ở nhóm III và IV.
Thơng thường, một người luôn phải giải quyết nhiều công việc trong một ngày.
Tuy nhiên, khơng ít người cho rằng nên làm tốt những việc thứ yếu trước để lấy tinh
thần động viên và tạo cảm hứng rồi sau đó mới bắt tay vào công việc quan trọng nhất.
Đây là phương pháp sử dụng thời gian không hiệu quả. Một công việc quan trọng
luôn mất nhiều thời gian để suy ngẫm và giải quyết thỏa đáng, khi chúng ta mất đa số
thời gian của ngày và tinh lực để làm những việc thứ yếu thì khi thực hiện cơng việc
quan trọng nhất, chúng ta sẽ chịu những áp lực và sự mệt mỏi khó tìm ra ngay giải
pháp tối ưu. Do vậy, cần chú ý vấn đề này để sắp xếp và tổ chức thực hiện cơng
việc đạt hiệu quả.
Tính chất
Quan trọng

Khơng
quan
trọng

Khẩn cấp

I (Làm ngay)
Khủng hoảng
Các vấn đề cấp bách
Các dự án đến hạn
Công việc tồn đọng
III (làm càng sớm càng tốt)
Công việc đột xuất
Thư từ, email
Họp hành
Các vấn đề cấp bách…

Không khẩn cấp
II (có kế hoạch làm hợp lý)
Các kế hoạch dài hạn
Xây dựng mối quan hệ
Tìm kiếm cơ hội
Phát triển cá nhân
IV (làm sau cùng nếu có thời
gian)
Các cơng việc vơ bổ
Điện thoại
Tán gẫu…

Sơ đồ Ma trận quản lý thời gian
2.3.4. Lập nhật ký thời gian
Khi nhận thấy bản thân đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên
nên làm là xem xét việc phân bổ thời gian cho các cơng việc. Việc phân tích cách
phân bổ và sử dụng thời gian là giải pháp tốt nhất giúp chúng ta biết đã lãng phí thời
gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại cho hợp lí hơn. Một cơng cụ để có cái
nhìn tổng quan về hiện trạng phân bổ và sử dụng thời gian là Nhật ký thời gian.

Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, chúng ta cần ghi lại nhật ký
thời gian ít nhất từ 5 - 7 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu ghi nhật ký thời gian trong một
tuần.
Các bước lập nhật ký thời gian:
Bước 1: Ghi nhật ký thời gian
*Chia nhỏ công việc theo khoảng thời gian 30 phút (từ khi bắt đầu công việc
thứ nhất đến công việc cuối cùng trong ngày)


12
Cần ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử dụng một cách chính xác
và theo trình tự thời gian. Không chỉ ghi lại các công việc lớn, quan trọng chiếm
nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên lớp, học nhóm, đi làm thêm… mà
cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn chiếm thời gian trong ngày như đi chợ,
nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm...
* Ghi chép, đánh giá kết quả công việc sau cuối mỗi ngày
Bước 2: Phân tích nhật ký thời gian
Sau khi có nhật ký thời gian, tiến hành phân tích nhật ký. Cơng việc phân tích
nhật ký thời gian gồm:
* Phân loại cơng việc theo các nhóm
Việc phân loại cơng việc theo nhóm dựa vào bản chất cơng việc. Các cơng
việc có thể được phân loại thành 3 nhóm như sau:
- Nhóm cơng việc 1: Cơng việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân, ăn
uống, giặt đồ, ...)
- Nhóm cơng việc 2: Cơng việc phục vụ cho học tập (cơng tác…).
- Nhóm cơng việc 3: Cơng việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích
* Tính tỷ lệ % thời gian cho từng nhóm cơng việc và vẽ biểu đồ:
- Nhóm cơng việc 1: ?? %
- Nhóm cơng việc 2: ?? %
- Nhóm cơng việc 3: ?? %

* Nhận xét cách phân bổ thời gian cho từng nhóm cơng việc
Có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm cơng việc qua trả
lời các câu hỏi sau:
- Em đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm cơng việc nào?
- Em đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc học tập?
- Em đang làm quá nhiều việc so với khả năng của mình phải khơng?
- Bao nhiêu thời gian của em bị “đánh cắp” vào những việc khơng phải của
mình hoặc khơng thực sự cần đến sự có mặt của em?
Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để phân bổ thời gian cho các
nhóm cơng việc khi lập kế hoạch làm việc sau này.
Biểu đồ phân bổ thời gian hợp lý
tưởng:
Nhóm CV1

Nhóm
CV2: 50%

Một số vấn đề cần chú ý:
(1)Ngun nhân gây lãng phí thời gian:
- Khơng xác định rõ mục tiêu cơng việc

Nhóm CV2
Nhóm CV3


13
- Không lên danh sách những việc cần làm
- Không dành quyền ưu tiên cho công việc
- Thiếu sự kiểm soát những yếu tố gây sao lãng…
(2) Một số vấn đề cần chú ý để quản lý thời gian hiệu quả

- Tổ chức nơi làm việc hợp lý (tạo một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch
sẽ…).
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ khác: Luôn mang theo sổ tay để ghi chép; viết
các công việc ra giấy.
- Xác định những thói quen xấu để từ bỏ.
- Sử dụng thời gian trong lúc chờ đợi.
- Học cách thư giãn.
Tóm lại, để quản lý thời gian hiệu quả, mỗi cá nhân cần nhận thức được tầm
quan trọng của thời gian, nhận diện những yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời chủ
động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của mình. Cho dù sử dụng cơng cụ nào để
quản lý thời gian thì cũng cần duy trì sự hài hịa giữa mục đích cuối cùng của cuộc
đời với mục đích ngắn hạn, vai trị và thứ tự ưu tiên công việc; cần giữ thăng bằng
trong cuộc sống; giữa công việc bận rộn vẫn cần phải chú ý đến những việc có ý nghĩa
lâu dài như sức khỏe, tinh thần và quan hệ với mọi người. Như vậy, quản lý thời gian
không chỉ đơn giản là việc xác định khung thời gian cho công việc mà cần biến suy
nghĩ, ý tưởng, kế hoạch thành những hành động cụ thể.
Thực hành:
1. Vận dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu công việc của em trong
thời gian tới (tuần/tháng).
2. Xây dựng kế hoạch làm việc cho bản thân trong một ngày/tuần/tháng.
3. Xây dựng kế hoạch tổ chức một sự kiện (hoạt động tập thể), tự chọn chủ đề,
đối tượng tham gia.
4. Tình huống: Nhân dịp tết Trung thu, chi đồn (lớp) em tổ chức thăm và tặng
quà cho trẻ em nghèo khuyết tật ở Trung tâm bảo trợ xã hội tỉnh. Em hãy lập kế
hoạch phân công công việc cho các thành viên để thực hiện chuyến đi này.
5. Lập nhật ký thời gian 5 - 7 ngày gần đây nhất và nhận xét việc phân bổ thời
gian của em cho từng nhóm cơng việc.
6. Trắc nghiệm:
(1) Bạn sử dụng thời gian có tốt khơng?
Hãy hồn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bằng cách khoanh trịn vào ơ trả lời

đúng nhất với việc sử dụng thời gian của bạn, ghi 3 điểm với mức độ “thường
xuyên” hoặc 2 điểm “thỉnh thoảng” hoặc 1 điểm “chưa bao giờ” tương ứng với câu
hỏi; sau đó, cộng các kết quả lại để đánh giá việc sử dụng thời gian của bạn.
TT

1
2
3

Câu hỏi
Mỗi ngày bạn đều dành ra một khoảng thời gian
nhất định để lập kế hoạch làm việc cho ngày mai
Bạn sẽ giải quyết những vấn đề lớn trước tiên
Bạn có thể hồn thành mọi việc trong kế hoạch

Trả lời
Thường Thỉnh
xuyên
thoảng

Chưa
bao giờ


14

4
5
6
7

8
9
10

hằng ngày
Bạn có thể hồn thành cơng việc đúng thời hạn mà
khơng vội vàng
Góc học tập của bạn ln ngăn nắp, gọn gàng
Bạn có thể nhanh chóng (hoặc dễ dàng) tìm thấy
những tài liệu đã được cất giữ từ lâu
Bạn khơng gặp khó khăn trong việc quyết định xem
sẽ làm việc gì kế tiếp
Bạn đã nộp bài tập theo đúng kế hoạch và yêu cầu
của giáo viên
Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo hoặc xem tivi
Bạn có thường xuyên chỉnh lại đồng hồ (đeo tay,
treo tường) để thời gian được chính xác
Tổng điểm:
Đáp án cho việc sử dụng thời gian của bạn:
- Điểm 27-30: Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian. Hiệu quả
học tập và công việc sẽ cao nếu bạn tiếp tục duy trì tốt thói quen sắp xếp và sử dụng
thời gian đó, thành cơng chắc chắn sẽ nằm trong tầm tay của bạn.
- Điểm 24 – 26: Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn là khá tốt. Nếu
như bạn dành thêm thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian
của bạn hợp lí hơn thì hiệu quả học tập và cơng việc của bạn sẽ tốt hơn.
- Điểm 10 – 23: Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Bạn
hãy phân tích tỷ mỉ các nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý
hơn.
(2) Quản lý thời gian:

Nội dung
Có Khơng
Tơi có trí nhớ tốt, khơng cần ghi lại điều gì
Tơi chẳng bao giờ vứt bỏ thứ gì, vì biết đâu có lúc cần đến sau này
Tơi khó chấm dứt một cuộc điện thoại
Tơi ít tập thể dục, thể thao vì q bận!
Tôi luôn dành thời gian cho các bạn, tôi luôn mở, đón chào họ bất
luận điều gì xảy ra
6 Tơi khơng giao việc khó cho người khác
7 Trong buổi họp do tơi chủ trì, mọi người đều được phép phát biểu
bất kể thời gian có bị lỗi hay khơng
8 Tơi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu, khi
nào
9 Tôi không dồn việc vào lúc cuối, hình như tơi làm tốt hơn nếu chịu
sức ép
10 Hàng tuần, tơi có để chút ít thời gian suy nghĩ về những điều quan
trọng trong công việc
11 Tất cả những hồ sơ tôi đang xử lý luôn chồng chất ngổn ngang trên
bàn làm việc

Stt
1
2
3
4
5


15
12 Tơi là người tự đánh giá mình trên cơng việc, vì thế tơi khơng bao

giờ bỏ dở một cơng việc chưa hồn tất
13 Tơi khơng quyết định ngay mà dành thêm thời gian để suy nghĩ về
sự việc
14 Tôi khơng muốn nhanh chóng xong cơng việc để mắc sai lầm
15 Tơi bận đến nỗi khơng cịn thời gian gặp bạn bè, đi chơi với gia
đình. Cái giá của sự thành cơng mà!
16 Tơi có khuynh hướng bỏ trơi những cơng việc mà tơi khơng thích
làm. Tơi ơm đồm nhiều nên khó làm nên chuyện gì
17 Tơi hay đi quanh quẩn khơng mục đích và giải lao lâu
18 Tơi cố giải quyết dứt khốt từng thứ một lần
19 Tơi tự ấn định thời gian cho chính mình và tn thủ theo điều đó
20 Tơi có thời gian để thư giãn và dành cho gia đình và bạn bè
Đánh giá:
- Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và “khơng” cho tất cả những câu
cịn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình khá hợp lý.
- Nếu trả lời “không” cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời “có” cho các
câu cịn lại thì bạn làm mất thời gian q báu của mình.
CÂU HỎI, BÀI TẬP
1. Kế hoạch là gì? Tại sao mỗi cá nhân cần xây dựng kế hoạch cho bản thân để
thực hiện cơng việc?
2. Có những loại kế hoạch nào? Cho biết cơ sở để xây dựng các loại kế hoạch
và các kỹ năng xây dựng kế hoạch.
3. Để thực hiện cơng việc có hiệu quả, chúng ta cần rèn luyện những kỹ năng
chủ yếu nào? Tại sao?
4. Phân biệt khái niệm “phân chia thời gian hợp lý” và “quản lý thời gian
hiệu quả”.
5. Phân tích các yếu tố gây lãng phí thời gian của bản thân.
6. Bài tập: Vẽ biểu đồ nhật ký thời gian của các sinh viên qua bảng sau và
nhận xét việc thực hiện thời gian của các sinh viên đó:
Ngày

Sinh viên A
1
2
3
4
5
6
7

Nhóm cơng việc 1
(đơn vị tính: giờ)

Nhóm cơng việc 2
(đơn vị tính: giờ)

Nhóm cơng việc 3
(đơn vị tính: giờ)

6
5
6
8
4
4
7

5
4
4

5
4
5
5

4
6
5
4
8
5
5


16
Sinh viên B
1
2
3
4
5
6
7
Sinh viên C
1
2
3
4
5
6

7
Sinh viên D
1
2
3
4
5
6

5
5
6
6
4
4
5

6
5
5
7
4
5
7

4
6
4
4
7

5
5

5
4
3
4
4
4
3

8
7
9
7
8
8
7

4
3
4
4
4
3
4

5
5
7

5
6
6

6
5
6
7
5
4

5
5
6
6
6
5


17
Chương 2: Kỹ năng giao tiếp
1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp
1.1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Giao tiếp là sự tác động qua lại giữa con ngưới với con người mà qua đó
nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý được thể hiện ở sự trao đổi thông tin, sự ảnh hưởng,
sự rung cảm và sự hiểu biết lẫn nhau.
Giao tiếp là sự tác động qua lai giữa người với người một cách trực tiếp nhằm
trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm… để đi đến sự thống nhất với nhau trong hoạt
động chung. Phương tiện con người sử dụng chủ yếu là ngơn ngữ. Trong q trình
tiếp xúc người với người cả hai bên đều phải thể hiện tính tích cực, đồng thời có sự

tác động qua lại với nhau.
Tiếp xúc tâm lý giữa con người với con người mang lại sự thông cảm lẫn nhau,
hiểu biết lẫn nhau giúp đỡ lẫn nhau để con người tồn tại và phát triển.
Qua tiếp xúc, con người nhận thức được về người khác: từ hình dáng, điệu bộ,
nét mặt bề ngồi đến ý thức động cơ, tâm trạng, xúc cảm, tính cách, năng lực, trình
độ ở họ, đồng thời qua nhận xét, đánh giá của họ về mình, người ta hiểu biết thêm cả
về bản thân. Lời khen, chê, chia sẻ trong giao tiếp đã gây ra những rung cảm khác
nhau như vui, buồn, xấu hổ, tự hào… Trong giao tiếp, sự hiểu biết lẫn nhau trở nên
sâu sắc và mỗi người cũng kiểm nghiệm lại những tri thức, kinh nghiệm của mình.
Rõ ràng là giao tiếp biểu hiện ở ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau rất mạnh mẽ,
gây nên những biến đổi về hình thức, thái độ, tình cảm và các biểu hiện khác của xu
hướng.
Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên
ngồi và đốn biết diễn biến tâm lý bên trong của đối tác giao tiếp, đồng thời biết sử
dụng phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển, điều
chỉnh quá trình giao tiếp đạt hiệu quả.
1.2. Các nhóm kỹ năng giao tiếp cơ bản
1.2.1. Kỹ năng định hướng
Kỹ năng định hướng trong giao tiếp bao gồm:
- Kỹ năng tri giác (quan sát): kỹ năng này được biểu hiện ở khả năng dựa vào
tri giác ban đầu về các biểu hiện bên ngoài (như: Hình thức, động tác, ngơn ngữ, cử
chỉ, điệu bộ và các sắc thái biểu cảm) mà phán đoán tâm lý.
Người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể dễ dàng phát hiện những diễn biến tâm
lý của đối tượng giao tiếp.
- Kỹ năng chuyển từ tri giác vào việc nhận biết các đặc điểm về nhu cầu, động
cơ, sở thích, cá tính của đối tượng giao tiếp.
Để có kỹ năng định hướng trong giao tiếp, chủ thể giao tiếp cần:
- Hiểu rõ về các biểu hiện bên ngồi về “ngơn ngữ của cơ thể” mà nó nói lên
cái tâm lý bên trong của họ.
- Rèn luyện khả năng quan sát con người.

- Biết tích lũy kinh nghiệm trong q trình sống.
- Quan sát thực nghiệm bằng các tranh ảnh, băng hình
- Tham khảo kinh nghiệm dân gian, hiểu biết về nhân tướng học cũng rất có
ích trong việc định hướng.
1.2.2. Kỹ năng định vị


18
Là nhóm kỹ năng có khả năng xác định đúng vị trí giao tiếp để từ đó tạo điều
kiện cho đối tượng chủ động. Thực chất đây là kỹ năng biết cách thu thập và phân
tích, xử lý thơng tin.
Nhóm này bao gồm:
- Khả năng nhận biết vị trí trong giao tiếp
- Khả năng xác định được không gian, thời gian giao tiếp phù hợp
- Khả năng xác định nội dung giao tiếp
Để có kỹ năng định vị chủ thể giao tiếp cần:
- Rèn tính chủ động và điều tiết các đặc điểm tâm lý của bản thân.
- Đánh giá đúng thơng tin của mình và của đối tượng giao tiếp.
1.2.3. Kỹ năng điều khiển, điều chỉnh
Biểu hiện ở khả năng lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, biết duy trì hứng
thú, sự tập trung chú ý của đối tượng.
Nhóm kỹ năng này bao gồm:
- Kỹ năng làm chủ trạng thái cảm xúc, tình cảm khi tiếp xúc. Đó là khả năng tự
kiềm chế, không thể hiên sự vui q, buồn q, sự thích q hay khơng thích.
- Kỹ năng làm chủ các phương tiện giao tiếp, trong đó chủ yếu là phương tiện
ngôn ngữ và phi ngôn ngữ..
Để có kỹ năng điều khiển q trình giao tiếp, chủ thể giao tiếp cần:
- Hiểu rõ đối tượng giao tiếp: Sở thích, thói quen, thú vui... của đối tượng
giao tiếp.
- Nâng cao trình độ văn hóa, trình độ lý luận, trình độ nghề nghiệp và bồi

dưỡng phẩm cách của mình.
- Luôn chân thành cư xử với người khác, cởi mở, tự tin, khơi hài, dí dỏm và
cảm thơng.
- Ln tự chủ, bao dung và độ lượng.
- Phải biết tự kiềm chế bản thân. Trong bất kỳ tình huống nào cũng phải cân
nhắc thận trọng lời nói, cử chỉ và hành động của mình
Muốn tự kiềm chế tốt thì ln ln phải tự trả lời câu hỏi: Nếu mình nổi
khùng, nổi giận, nổi cáu thì hậu quả gì sẽ xẩy ra.
Ngồi ra, cần phải: luôn luôn giữ nụ cười trên môi; biết dùng đơi mắt để biểu
thị tình cảm; trang phục phải phù hợp với dáng người.
2. Một số kỹ năng giao tiếp cụ thể
2.1. Kỹ năng xã giao
2.1.1. Xã giao và ý nghĩa của giao tiếp xã giao
Xã giao là hình thức giao tiếp hàng ngày, là sự đối xử với người hoặc nhóm
người trong sinh hoạt hàng ngày hay trong cơng việc cần có sự tiếp xúc mặt đối mặt.
Kỹ năng xã giao giúp mọi người duy trì mối quan hệ, tạo điều kiện để làm việc với
nhau sau này. Xã giao thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và
các ngơn ngữ khơng lời. Biết tận dụng lợi thế của những kỹ năng xã giao sẽ giúp con
người thuận lợi trong công việc của mình.
2.1.2. Một số nghi thức trong giao tiếp xã giao (Chào hỏi, bắt tay, giới thiệu làm
quen…)
2.1.2.1. Chào hỏi
Là cử chỉ ban đầu khi gặp nhau hoặc khi kết thúc cuộc giao tiếp. Chào hỏi thể
hiện thái độ, tình cảm của con người trong giao tiếp.


19
Chào hỏi thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của chúng ta đối với đối tác giao
tiếp.
Chào hỏi có tác dụng củng cố và duy trì mối quan hệ giữa hai bên.

Nguyên tắc chào hỏi
Chào hỏi phải thể hiện sự tự nhiên, xuất phát từ tình cảm chân thành. Khi chào
hỏi đối tác giao tiếp chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau:
+ Cách xưng hô khi chào cần phải đúng chuẩn mực: Ví dụ: chào cơ, chào chú
hay chào chị, chào anh.
+ Người được ưu tiên trong giao tiếp bao giờ cũng được người khác chào
trước (người ít tuổi chào người nhiều tuổi, nhân viên chào thủ trưởng, người phục vụ
chào khách, chủ nhà phải chào khách…).
+ Chào trong trường hợp đơng người:
- Nếu có người thân quen trong nhóm, phải chào cả nhóm, khơng nên chỉ chào
người thân quen. Nếu có khách phải chào khách trước, trừ trường hợp người thân
quen là người có địa vị cao sang hoặc rất cao tuổi cà đặc biệt được coi trọng (như
lãnh đạo cấp cao, già làng…)
- Trong các cuộc hội nghị, tiệc… không nên đi chào tất cả mọi người vì sẽ làm
ảnh hưởng đến hoạt động chung. Chỉ nên chào người chủ trì, chủ tiệc… và những
người đang ở bên cạnh mình, cịn lại chỉ gật đầu, mỉm cười. Nếu bản thân là người có
địa vị cao chỉ cần giơ tay cao, mỉm cười và chào mọi người là đủ.
+ Khi chào người được ưu tiên trong giao tiếp phải ngả mũ.
+ Thái độ khi chào cần vui vẻ, nên nở nụ cười khi chào người khác
+ Có hành vi, cử chỉ nghiêm chỉnh khi chào: khơng vừa ăn, vừa uống, hay vừa
đi vừa chào; đứng thẳng người hay hơi cúi đầu khi chào; nhìn thẳng vào mắt người
khách khi chào…
+ Hỏi trong giao tiếp xã giao cần lịch sự khơng hỏi nhiều hay hỏi những điều
bí mật, riêng tư của người khác
*Cách thức chào hỏi
Khi chào hỏi khơng chỉ sử dụng ngơn ngữ nói mà cịn có thể kết hợp với các
ngơn ngữ biểu cảm hoặc chỉ dùng ngơn ngữ biểu cảm.
Có nhiều cách chào, tùy vào đối tượng và hồn cảnh khác nhau mà có cách
chào hỏi khác nhau:
- Mỗi nước, mỗi dân tộc có những cách chào khác nhau. Ví dụ : Nhật Bản

chào với tư thế đứng thẳng, hai tay để xuôi theo chỉ quần hoặc hay tay nắm vào
nhau để trước bụng, cúi gập mình chào, có ba mức độ cúi thấp tùy theo vị trí xã hơi
của đối tượng được chào… Đối với nhiều dân tộc, khi chào hỏi người được ưu tiên
trong giao tiếp, người chào phải khoanh tay hoặc chắp tay trước ngực…
- Trong nghi lễ trọng thể, khi chào cờ, trong quân đội, công an, tư thế khi chào:
Đứng nghiêm, tay phải giơ ngang đầu.
- Khi chào tạm biệt: Giơ tay vẫy.
- Gặp nhau thường ngày: mỉm cười, gật đầu chào.
2.1.2.2. Bắt tay
Nghi thức bắt tay được hình thành từ xa xưa. Bắt tay được thực hiện sau lời
chào hỏi. Hiện nay, bắt tay là nghi thức quen thuộc, thông dụng và được coi là cử chỉ
văn minh, lịch sự trong giao tiếp. Qua cái bắt tay, có thể nhận biết được cuộc gặp gỡ
ấy nồng hậu hay hờ hững. Bắt tay là một cử chỉ thể hiện sự thân thiện, chân thành và


20
vô tư.
*Nguyên tắc bắt tay
- Đối với người chưa quen biết, mới tiếp xúc lần đầu, không nên chủ động bắt tay
mà nên chờ người giới thiệu hoặc chủ động tự giới thiệu sau đó mới bắt tay.
- Khơng nên chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mình. Người được
ưu tiên trong giao tiếp cần chủ động đưa tay ra bắt trước.
- Chủ nhà khi đón chào khách được chủ động bắt tay khách trước để thể hiện
sự thịnh tình mến khách.
- Thơng thường nữ khơng phải tháo gang tay trước khi bắt tay, tuy nhiên đối
với những người và trong những trường hợp đặc biệt tôn trọng, phụ nữ phải tháo
gang tay trước khi bắt tay. Nữ có thể ngồi bắt tay nam, trừ đối với cấp trên.
- Tay bạn phải luôn khô và sạch
- Khi bắt tay với nhiều người, phải bắt tay với người được ưu tiên trong giao
tiếp trước, sau đó tùy tình huống cụ thể lần lượt bắt tay.

- Khi bắt tay, bạn nên kèm theo lời giới thiệu, cùng với việc nhìn vào mắt đối
phương và mỉm cười.
- Người bắt tay phải chủ động, dứt khốt. Bắt tay khơng được q chặt, quá
lâu, không xiết hoặc lắc mạnh. Khi bắt tay phụ nữ cần chú ý những phụ nữ đeo nhẫn
tay phải.
- Trong trường hợp muốn thể hiện sự tôn trọng hơn, thắm thiết hơn có thể đưa
cả hai tay ra bắt.
- Khi bắt tay không nên đứng dưới thấp bắt tay người trên cao hoặc ngược lại
(trừ trường hợp đặc biệt). Tay phải đưa chếch ra phía trước, bàn tay mở rộng, người
hơi ngả về phía trước. Mắt nhìn thẳng vào mặt người mình bắt tay, tùy theo mối quan
hệ mà thể hiện tình cảm. Khơng nhìn ra chỗ khác hoặc nhìn kiểu dị xét, soi mói.
- Khơng dùng hai tay để bắt tay hai người cùng một lúc, tránh bắt tay qua mặt,
qua đầu người khác.
- Không được thể hiện thái độ nhàm chán, mọi người được bắt tay đều có thể
cảm nhận được sự chặt chẽ, sức nặng và chiều sâu của cái bắt tay.
Khi tay đang vướng bận hoặc bẩn, hãy xin lỗi và chìa tay để người khác nắm
vào cổ tay mình.
Bắt tay ngồi nghi thức gặp mặt, còn là sự chúc mừng, cảm ơn và biểu thị
khích lệ lẫn nhau. Khi ai đó có thành tựu, tiến bộ, được tặng thưởng huân, huy
chương, sau lời chúc mừng, ta đều bắt tay chia vui, cảm tạ, động viên.
*Cách thức bắt tay
- Giữ một khoảng cách hợp lý: khoảng một cánh tay
- Người đứng thẳng hoặc hơi cúi đầu, hai chân dang rộng bằng hai vai
- Bắt bằng tay phải, giữ bàn tay ngay dưới eo khi bắt tay, tay trái để sau lưng
hoặc trước ngực dưới cánh tay phải.
- Chìa bàn tay ra ở tư thế thẳng đứng, 2 lòng bàn tay phải chạm vào nhau
- Lắc lên xuống khoảng 3 lần rồi dừng
2.1.2.3. Giới thiệu làm quen
Phong cách và lời giới thiệu là cách vào đề có sức thuyết phục và để lại ấn
tượng khó quên với đối tượng giao tiếp. Việc sử dụng hình thức giới thiệu phù hợp sẽ

tạo được ấn tượng tốt đẹp, tạo được thiện cảm, sự gần gũi giữa các chủ thể giao tiếp.
Khi giới thiệu cần lưu ý những nguyên tắc sau:


21
Điều quan trọng nhất của việc giới thiệu là thể hiện sự quan tâm và hứng thú
đối với người được giới thiệu. Khi giới thiệu phải giữ phong cách lịch lãm và tuân
thủ một số nguyên tắc sau:
- Khi giao tiếp với một người lạ chúng ta nên chủ động giới thiệu về bản thân.
Khi giới thiệu về bản thân nên giới thiệu một cách ngắn gọn, lịch sự nhưng cần cung
cấp thơng tin về bản thân một cách chính xác và đầy đủ “(trong giao tiếp xã giao chỉ
cần giới thiệu về họ tên và đơn vị công tác là đủ). Ví dụ: Dạ chào anh, em là Phạm
Văn A đến từ công ty ABC.
- Một người trẻ tuổi cần được giới thiệu với một người lớn tuổi hơn, người có
vị trí xã hội thấp sẽ được giới thiệu với một người có vị trí xã hội cao hơn, nam giới
được giới thiệu với nữ giới, người đứng ra giới thiệu sẽ được nói tới sau cùng.
- Cá nhân bao giờ cũng được giới thiệu với tập thể. Chủ nhà bao giờ cũng
được giới thiệu với khách.
- Nếu chúng ta là người đứng ra giới thiệu những người đi cùng phải giới thiệu
một cách chính xác, khi giới thiệu về người nào nên hướng mắt và cách tay về phía
người được giới thiệu. Người được giới thiệu nên chủ động chào hỏi những người
xung quanh.
- Khi giới thiệu cần giữ thái độ tự tin, vui vẻ, thân thiện
MỞ RỘNG
* Cách xây dựng một bài giới thiệu ấn tượng:
- Giới thiệu trươc đông người
1/ Gửi lời chào, và cảm xúc khi được giới thiệu về bản thân
2/ Giới thiệu về tên, tuổi địa chỉ (lưu ý sử dụng các hình ảnh, lời nói ấn tướng giúp
người nghe dễ dàng ghi nhớ)
3/ Giới thiệu một vài nét tính cách của bản thân

4/ Giới thiệu về sở thích.
5/ Có thể nói ngắn gọn thêm về những điều mình tâm đắc.
6/ Lời chúc, lời cảm ơn.
- Giới thiệu khi đi xin việc
1/ Đầu tiên: Nói một lời cảm ơn về cơ hội để mình được giới thiệu về bản thân (Ví
dụ: Cảm ơn các anh chị và quý công ty đã tổ chức buổi phỏng vấn này để hơm nay
em có thể đến đây để thể hiện năng lực của bản thân cũng như nguyện vọng được
ứng tuyển vào vị trí ABCD…)
2/ Nhắc lại về hồ sơ ứng tuyển (nếu có) Ví dụ: như em đã viết chi tiết ở trong CV sau
đây em xin giới thiệu ngắn gọn về bản thân mình như sau…
3/ Giới thiệu ngắn gọn về bản thân: Tên, tuổi, địa chỉ
4/ Tập trung giới thiệu về trường, chuyên ngành, những chứng chỉ và thành tích đạt
được, đặc biệt tập trung vào kiến thức, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm…
2.1.3. Tạo ấn tượng ban đầu khi giao tiếp
Ấn tượng ban đầu là một khái niệm rất quen thuộc và gầu gũi. Ấn tượng ban
đầu là những cảm nhận, đánh giá, thái độ tình cảm của các chủ thể giao tiếp đối với
nhau trong lần đầu tiên gặp mặt hay trong giây phút đầu tiên của cuộc gặp gỡ.
Ấn tượng ban đầu chưa phản ánh bản chất của con người
Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp phát triển theo hai hướng: ấn tượng ban đầu
tốt đẹp tại ra thiện cảm và ấn tượng xấu tạo ra ác cảm.
Ấn tượng ban đầu là yếu tố cực kỳ quan trọng, tác động trực tiếp đến sự thành


22
bại của cuộc tiếp xúc và ảnh hưởng sâu sắc, dai dẳng trong mối quan hệ sau này. Nếu
lần đầu gặp nhau hai bên đã có cảm tình về nhau thì đó chính là chìa khóa đem lại
thành cơng trong các giai đoạn tiếp theo.
Ngược lại, nếu ta vơ tình hay hữu ý tạo ra sự ấn tượng không tốt ban đầu cho
đối tượng thì con đường thất bại đã chiếm một nửa. Vì vậy, Mọi người chúng ta cần
hết sức thận trọng, nâng niu những giây phút gặp gỡ ban đầu, dù đó là tình cờ hay có

sự chuẩn bị trước.
Để tạo được ấn tượng tốt đẹp với đối tác giao tiếp ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên,
chúng ta cần phải:
Chuẩn bị chu đáo cho cuộc hẹn
Cuộc gặp gỡ giữa chúng ta và người khác có thể là do chúng ta chủ động hoặc
bị động. Dù rơi vào trường hợp nào trước khi đi gặp đối tác chúng ta cũng cần phải
chuẩn bị cho chu đáo, nội dung chuẩn bị bao gồm:
- Tìm hiểu trước về đối tác giao tiếp (nếu có thể)
- Chuẩn bị những gì sẽ trao đổi với đối tác khi gặp mặt
- Chuẩn bị các loại tài liệu, giấy tờ cần thiết
- Đầu tư cho dáng vẻ bề ngoài (trang phục, trang điểm, đầu tóc, dáng điệu, cử
chỉ)
Trong lần gặp đầu tiên đối tác giao tiếp chưa biết chúng ta là ai và họ thường
có những đánh giá đầu tiên dựa vào vẻ bề ngoài của chúng ta.
Một bức tranh chứa đựng cả ngàn lời muốn nói, bức tranh về chúng ta trong lần
gặp đầu tiên cũng sẽ nói lên rất nhiều điều với người đối diện về con người của chúng ta.
Vì vậy phải thể hiện như thế nào để họ có cảm tình tốt với mình?
Hãy bắt đầu về cách ăn mặc. Bộ trang phục nào sẽ phù hợp với chúng ta? trong
những cuộc gặp mang tính chất cơng việc thì nên mặc com-lê, áo cộc tay hay chỉ là
một bộ trang phục giản dị? Hãy nghĩ xem người chúng ta sắp gặp sẽ ăn mặc thế nào?
Nếu đối tác của chúng ta làm trong ngành quảng cáo hay âm nhạc thì một bộ trang
phục có vẻ q nghiêm túc sẽ khơng phù hợp. Nếu gặp gỡ trong công việc, hãy mặc
một bộ đồ công sở. Nếu ở các cuộc gặp gỡ xã giao vào buổi tối, hãy mặc những bộ
đồ thích hợp vào buổi tối, dùng loại nước hoa thích hợp… Và thể hiện cá tính của
mình phù hợp với hồn cảnh.
Đối với những cuộc gặp cho mục đích cơng việc hoặc giao thiệp, chúng ta hãy
để tâm đến văn hóa và phong tục của họ.
Trang phục cần gọn gàng, sạch sẽ, cắt tóc và cạo râu, áo quần ủi thẳng và nếu
là nữ thì nên trang điểm nhẹ. Sự chuẩn bị này chắc chắn sẽ giúp chúng ta cảm thấy tự
tin hơn và thể hiện sự tôn trọng của chúng ta đối với đối tác.

Luôn đúng giờ
Đừng để bao giờ phải nói lời xin lỗi “tơi đến trễ” khi chúng ta đã hẹn với ai đó.
Nên cố gắng sắp xếp đến sớm hơn vài phút và đề phòng những việc có thể làm chúng
ta chậm trễ như kẹt xe hoặc đi sai đường. Đi trễ giờ không những thể hiện việc thiếu
văn hóa mà cịn làm cho người khác nghĩ rằng mình khơng tơn trọng họ, làm mất
thời giờ của họ. Và phải đặc biệt chú ý đến giờ giấc khi quan hệ làm ăn với nước
người nước ngoài.
Thể hiện mình sao cho phù hợp
Là con người ai cũng có nhu cầu thể hiện mình trước mặt người khác. Tuy
nhiên trong lần gặp mặt đầu tiên chúng ta cần phải tỏ ra là người khiêm tốn, không


23
nên nổ hay thể hiện bản thân thái quá sẽ gây phản cảm. Cách thể hiện tốt nhất là phù
hợp với mong đợi của đối tác, muốn như vậy chúng ta cần tìm hiểu kỹ về đối tác
trước khi gặp mặt họ.
Luôn cười thật tươi.
“Hãy mỉm cười và mọi người sẽ mỉm cười lại với bạn”. Vì thế, nụ cười là cách
thể hiện tuyệt vời nhất để chúng ta tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp. Một nụ cười nồng
ấm và tự tin sẽ làm cho chúng ta và người đối diện cảm thấy thoải mái. Nụ cười sẽ
giúp chúng ta chiến thắng khi nó tạo ấn tượng tốt. Tuy nhiên cũng đừng quá lạm
dụng và cần cười đúng lúc, đúng chỗ.
Bình tĩnh và tự tin.
Để tạo ấn tượng tốt, không những phụ thuộc vào cách chúng ta ăn mặc mà
chính hành vi, cử chỉ của chúng ta cũng ảnh hưởng rất lớn thậm chí cịn hơn cả cách
chúng ta ăn nói.
Hãy sử dụng ngơn ngữ cơ thể để thể hiện sự tự tin của mình. Đứng ngay ngắn,
mỉm cười và nhìn thẳng vào người đối diện, hãy chào đón bằng cái bắt tay thân thiện.
Tất cả những điều này sẽ giúp chúng ta thể hiện sự tự tin; làm cho chúng ta và cả
người khác cảm thấy thoải mái với nhau hơn.

Hầu như mọi người đều có một chút lo lắng khi hẹn gặp ai đó lần đầu tiên.
Điều này làm chúng ta có thói quen hay lo lắng hoặc khiến chúng ta đổ mồ hôi. Đôi
khi nhút nhát, dè dặt quá dễ phải chuốc lấy thất bại, vì có người cịn lợi dụng tâm lý
hồi hộp của đối phương tấn cơng trước để chiếm ưu thế cho mình.
Hãy tập cách khắc phục điểm yếu này và cố gắng thể hiện sự tự tin để cả hai
cảm thấy thoải mái dễ gần nhau hơn.
Hãy luôn luôn nhớ rằng, con người dù nổi danh đến mấy cũng có những điểm
yếu, khiếm khuyết chứ khơng thể là người hồn mỹ vẹn tồn. Hãy quan sát kỹ nét
mặt, trang phục, cách nói năng để tìm ra nhược điểm của đối phương.
Khi phát hiện ra điểm yếu của đối phương, về mặt tâm lý, chúng ta đã được
tiếp thêm sức mạnh, và rất có thể từ thế bị động chuyển thành thế chủ động. Vì sự
hồi hộp do sức ép tâm lý dần dần tiêu tan, nhường lại cho cảm giác thoải mái tự tin
trong quá trình giao tiếp.
Thái độ của chúng ta thể hiện trong tất cả mọi cử chỉ của chúng ta. Hãy cố gắng
tự tin ngay cả khi chúng ta gặp sự phê bình hoặc khi chúng ta đang lo lắng. Cố gắng học
hỏi và rút kinh nghiệm từ những cuộc gặp gỡ đó và xây dựng cuộc nói chuyện sao cho
phù hợp, nhớ là phải luôn giữ tư thế tự tin và nụ cười thoải mái.
Lịch sự, nhã nhặn, ân cần và chu đáo.
Với cách ăn nói và cách cư xử lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự quan tâm chúng ta
sẽ tạo được ấn tượng đầu tiên thật tốt.
Hãy thể hiện sự chào đón đối tác với thái độ cởi mở, đầy thiện chí
Chúng ta nên tắt điện thoại di động trong khi nói chuyện. Tuy nhiên, nếu trong
trường hợp vì cơng việc quan trọng mà khơng thể tắt điện thoại thì ta nên cài máy ở
chế độ rung để không làm phiền người đối diện và nên xin phép, xin lỗi trước khi
nhận cuộc gọi
Nếu là nam giới hãy tỏ ra là một người Ga lăng đối với nữ giới
Tóm lại, chúng ta chỉ có vài giây để tạo ấn tượng tốt và rất khó để chúng ta có
thể thay đổi ấn tượng đó, có thể sẽ khơng bao giờ hoặc có thể chúng ta phải trả một
cái giá khá đắt để thay đổi ấn tượng ban đầu của chúng ta.Vì vậy, hãy thể hiện tốt

24
nhất khi có thể. Điều đó phụ thuộc vào tài năng của chúng ta, cộng thêm sự chuẩn bị
trước, chúng ta đã có thể tạo một phong cách rất riêng của mình, một ấn tượng đầu
tiên thật tuyệt vời.
2.2. Kỹ năng lắng nghe
2.2.1. Lắng nghe và vai trò của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Nói chỉ là một mặt của truyền thông giao tiếp. Nếu bạn muốn thành công, khi
giao tiếp với mọi người bạn không phải chỉ nghe mà phải dành hơn một nửa thời gian
để lắng nghe. Nghe là một hoạt động vật lý, một hoạt động tự nhiên của con người,
khi nghe con người sẽ đón nhận tất cả mọi âm thanh đến tai.
Các mức độ của nghe:
+ Lờ đi, khơng nghe gì cả: ví dụ như một bạn học sinh đang lơ đãng trong khi
cô giáo đang giảng bài trên lớp, một nhân viên đăm chiêu nhìn ra ngồi cửa sổ và
khơng để ý đến phát biểu của giám đốc.
+ Giả vờ nghe: trong trường hợp này người nghe thường đang suy nghĩ một
vấn đề khác, nhưng lại tỏ vẻ chú ý nghe người đối thoại để an ủi họ, đồng thời che
giấu việc mình chẳng nghe gì cả.
+ Nghe có chọn lọc: tức là chỉ nghe phần mình quan tâm. Cách nghe này khó
có hiệu quả cao, bởi vì người nghe khơng theo dõi liên tục nên khơng nắm được đầy
đủ chính xác những thông tin người đối thoại đưa ra.
+ Nghe chăm chú: tập trung mọi sự chú ý vào người đối thoại để chú ý hiểu
họ.
+ Nghe thấu cảm: trong trường hợp này người nghe khơng những nghe mà
cịn đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu được người nói có cảm nghĩ gì.
Trong năm mức độ trên, nghe tập trung và nghe thấu cảm chính là lắng nghe.
Khi nghe thấu cảm, chúng ta khơng những hiểu được lời nói của người đối
thoại mà còn hiểu được tại sao họ nói như vậy, họ muốn gì, có nhu cầu gì. Nghĩa là
chúng ta đang đi sâu vào nội tâm họ, lắng nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả trái
tim, lắng nghe cả những thơng tin nói được thành lời và khơng nói được thành lời,

lắng nghe những phút giây im lặng
Lắng nghe một cách hiệu quả là lắng nghe như thể bạn là một bác sĩ đang chẩn
đoán triệu chứng của bệnh nhân hoặc là một phi công đang tiếp xúc với đài kiểm soát
trong một cơn bão. Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những
thông tin mới, những ý kiến mới, và lợi điểm là họ nắm được thơng tin, cập nhật hóa
thơng tin, và giải quyết được vấn đề. Việc biết lắng nghe cũng làm tăng ảnh hưởng
khi bạn nói.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người không biết lắng nghe. Thực ra, các cuộc nghiên
cứu chứng minh rằng người ta lắng nghe nội dung chỉ được 25% hoặc ít hơn. Một
người trung bình qn đi một nửa trong vòng bốn mươi tám tiếng đồng hồ. Ngồi ra,
khi chúng ta hỏi lại những gì họ vừa nghe thì mọi người thường nhớ một cách rất lộn
xộn, là bởi vì lắng nghe có hiệu quả địi hỏi một sự nỗ lực có ý thức và ý chí. Hầu hết
mọi người thích nói hơn là nghe. Thậm chí một số nhà quản trị thừa nhận rằng họ ghi
chép trong cuộc họp để làm ra vẻ như họ đang lắng nghe. Họ không thấy rằng lắng
nghe một cách hiệu quả, là một cách tốt nhất để cải thiện khả năng giao tiếp của
mình, và thăng tiến. Nó củng cố sự hồn thành cơng tác, và điều này dẫn tới tăng
lương, thăng chức, địa vị, và quyền lực.
Sinh viên không hiểu bài hoặc không nắm vững vấn đề của bài giảng; nhân


25
viên khơng nắm vững chủ trương chính sách của cơ quan; cấp quản trị lãnh đạo cơ
quan không thành công... phần lớn chỉ vì khơng biết lắng nghe.
Nói tóm lại: Lắng nghe là q trình người nghe có sự tập trung chú ý cao độ
vào tất cả những gì được thể hiện ở người nói (lời nói và tất cả những biểu hiện phi
ngôn ngữ) để nắm bắt thông tin. Lắng nghe là quá trình người nghe cực suy nghĩ để
hiểu ý nghĩa nội dung thông tin mới nghe được, thơng qua đó nắm bắt suy nghĩ, tâm
tư, tình cảm, mong muốn của người nói. Lắng nghe là nghe hiểu, nghe thấu cảm.
“ Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” “Nói là gieo, nghe là
gặt”

Trong giao tiếp, lắng nghe mang lại những lợi ích sau :
- Giúp nắm bắt đầy đủ nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin hơn,
đánh giá nội dung thơng tin chính xác hơn.
Tạo ra sự liên kết giữa người với người:
+ tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
+ chia sẻ sự cảm thông với người khác.
+ khám phá ra những tính cách mới mẻ của người đã quen biết.
Lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu thuẫn: bằng
sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn
trọng và họ cũng sẽ cởi mở với bạn hơn. Những người biết lắng nghe là những người
biết tiếp nhận những thông tin mới, những ý kiến mới, vì thế họ sống sáng suốt và
thấu hiểu mọi việc xung quanh, thành quả mà họ thu được sẽ là lòng tin của mọi
người, khả năng nắm được thơng tin, khả năng cập nhật hóa thơng tin và khả năng
giải quyết tốt mọi vấn đề.
- Hiểu và đưa ra những câu trả lời hoặc ý kiến phản hồi hợp lý
- Nhận ra những ẩn ý của người nói…
2.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Lắng nghe là một quá trình bao gồm năm hoạt động liên quan với nhau, xảy ra
theo một chuỗi liên tiếp.
Tham dự: người nghe nghe thông tin một cách tự nhiên và ghi chép. Sự tiếp
nhận thông tin này có thể bị cản trở bởi những tiếng ồn xen vào, nghe kém, hoặc
không chú ý.
Diễn giải: người nghe gắn ý nghĩa của thông tin vừa nghe được với giá trị, tơn
giáo, ý kiến, kỳ vọng, vai trị, nhu cầu, và trình độ của bản thân. Khi diễn giải cần lưu
ý khn khổ giải thích của diễn giả có thể khác với bạn, vì vậy bạn cần xác định xem
diễn giả thực sự muốn truyền đạt cái gì.
Ghi nhớ: lưu giữ thông tin để tham khảo sau này. Khi bạn lắng nghe, bạn hãy
giữ lại những gì bạn đã nghe bằng cách ghi chép lại hoặc phác thảo trong đầu những
điểm quan trọng của diễn giả.
Đánh giá: ứng dụng kỹ năng phân tích phê bình để đo lường những nhận xét

của diễn giả. Bạn tách sự kiện ra khỏi ý kiến và đánh giá chất lượng của các chứng
cớ.
Đáp lại: phản ứng lại khi bạn đã đánh giá thông tin của diễn giả. Nếu bạn giao
tiếp cá nhân hoặc trong một nhóm nhỏ, phản ứng ban đầu thơng thường là những
hình thức thơng tin phản hồi bằng lời. Nếu bạn là một trong số nhiều người tham dự,
phản ứng ban đầu của bạn có thể là vỗ tay tán thưởng, cười, hoặc im lặng. Sau này
bạn có thể hành động dựa theo những gì bạn nghe được.