vietnam2015 meeting May 21st 2010

Biên bản cuộc họp Online ngày 21/5/2010 của nhóm chương trình vietnam2015.
• Thời gian: 20h30 ~ 22h30
• Thành phần: Hạnh (điều phối), Trang DUTEC (thư ký), Hùng VBX, Thanh Nhung (cố
vấn); Tuấn Ngô, Mộng Thanh, Phước Tuấn bắt đầu muộn từ khoảng 21h.
• Xác nhận khơng tham gia từ: Trang Boo, Trang VBX, Minh Anh (báo online muộn
nhưng ko xuất hiện), Lực (báo có tham gia nhưng khơng xuất hiện).
Nội dung chính
• Thành viên giới thiệu về bản thân và làm quen với cả nhóm
• Cập nhật diễn biến các cơng việc
• Thành viên đưa ra ý kiến về các nguyên tắc làm việc nhóm sao cho đảm bảo hiệu quả
cơng việc và tinh thần làm việc
• Các cơng việc cho đến cuộc họp tuần sau và phân công
Chi tiết
1. Giới thiệu: OK
Xem và tự cập nhật profile các thành viên tại đây: />key=0AqzZLJEKJzuLdElRU01vZmJMNFRKNmJ3c2ZLcmh4eUE&hl=en_GB2.
2. Cập nhật diễn biến cơng việc
• Đề án vietnam2015 tiếng Việt: Hạnh xây dựng đề cương và viết một số phần cơ bản
trong khả năng có thể. Sẽ tiếp tục bổ sung và gửi sớm để các thành viên cho ý kiến,
dựa trên đó phân cơng tiếp ai viết phần nào.
Ý kiến khác
- Trang DUTEC thời gian qua tập hợp được một số nhóm cộng đồng, sẽ tham gia vào
Danh sách các nhóm tham gia vn2015
Trang sẽ chủ động bổ sung vào đây
/>key=0AqzZLJEKJzuLdEZrOGNzYzFQT2x1ek9HbDJwd0liMlE&hl=en_GB
-

-

Phước Tuấn: chủ đề năm nay Hội LHTN và TW Đoàn đưa ra là Thanh niên với Bảo
vệ Môi trường, BĐKH (mục tiêu 7) & thanh niên lập thân lập nghiệp, làm giàu chính
đáng (mục tiêu 1)

Phước Tuấn: nhiều CLB quá thì chỉ lấy các nhóm hoạt động tốt hay lấy hết danh sách?

•

Website và các công cụ truyền thông khác

-

Hạnh: Website hiện tại có 2 phương án:
+ Ngơ Anh Tuấn đã khởi tạo Vietnam2015.vicongdong.vn (tên tạm thời) mượn domain
của vicongdong.vn; ưu điểm: không mất tiền, dung lượng cao


+ Thanh Nhung với tổ chức Green Vision đang thiết kế website, dự kiến mất khoảng 1
tháng. Chị Nhung đề nghị cho nhóm Vietnam2015 tồn quyền sử dụng template để
làm cổng thơng tin riêng của chương trình, chỉ cần th hosting và domain (giá phải
chăng) và thay đổi nội dung sao cho phù hợp với Vietnam2015. Ưu điểm: chuyên
nghiệp, ổn định
-

Hạnh cập nhật các công cụ khác:
+ Facebook Vietnam2015 do Hùng và Minh Anh nhận phụ trách, nhưng đến lúc này
chưa email thông báo cho Hạnh biết đường link địa chỉ, chưa có kế hoạch nội dung
đưa lên ra sao
+ Hạnh đã tạo google group mailing list, hiện tại có 10 thành viên tham gia. Địa chỉ
; rất tiện lợi cho làm việc nhóm online

-

-

-

-

Hùng VBX báo cáo: đã nhận nhiệm vụ facebook, đã tạo với tên Vietnam2015 và đang
up các thơng tin, sau đó sẽ thảo luận cùng Hạnh (và Anh Tuấn, Minh Anh, chị Nhung)
rồi gửi email chung
Thanh Nhung cho rằng cách làm chưa phù hợp, facebook chưa hoàn thiện về nội dung
nhưng đã invite nhiều thành viên tham gia. Cần có sự thống nhất cả nhóm về bố cục và
nội dung sau đó mới mời thành viên. Do đó hai bạn phụ trách cần làm việc lại
Hùng VBX cho biết facebook hiện tại yêu cầu cần có từ 25 thành viên trở lên mới
được có đường link cụ thể. Các nội dung đưa lên cũng là những gì đã được cung cấp,
các thành viên là những người có quan tâm. Trong q trình làm việc, đã liên lạc để
trao đổi với Anh Tuấn và Minh Anh nhưng khơng có phản hồi.
Thanh muốn tham gia cùng nhóm facebook
Thanh Nhung: phải có 1 người chịu trách nhiệm chung cho 1 nhiệm vụ để rõ ràng với
cả tập thể về kết quả và giải trình sau này.

•

Kế hoạch truyền thơng do Nguyễn Trang (Boo) đưa ra

-

Hạnh cập nhật về thảo luận từ kế hoạch do Trang đề xuất, trong đó có 2 ý kiến tương
đồng là Trang và Anh Tuấn cho rằng vietnam2015 bao gồm 2 vấn đề chính: Truyền
thơng và các hoạt động cụ thể
Thanh Nhung: sau khi giúp thanh niên biết và muốn hành động thì chương trình cần có
thơng tin hỗ trợ để biến thành hành động: cách triển khai, mạng lưới, sổ tay hành động

qua nhiều kênh: email, in, facebook, forum…
Trang DUTEC: thời gian đầu tập trung truyền thơng, sau đó là các hoạt động tiếp nối;
hỗ trợ qua website trong khi các nhóm điều phối địa phương nắm bắt các hoạt động,
ghi chép và báo cáo lại về nhu cầu của thanh niên. Truyền thông chỉ cần cho giai đoạn
đầu.
Hạnh – Nhung: truyền thông là cho cả q trình
Phước Tuấn: nên có nhóm truyền thơng phụ trách riêng kế hoạch này, và sau khi đưa
kế hoạch cụ thể sẽ tiếp tục bàn ở cuộc họp sau

-

-

-


3. Ý kiến của các thành viên để xây dựng các nguyên tắc làm việc chung
-

-

-

-

Thanh Nhung: mọi người trong nhóm nên đăng ký vào facebook để tiện liên lạc
Trang DUTEC: dùng google group là tiện lợi nhất
Hạnh: hiện tại google group chưa được sử dụng hết tiềm năng, các thành viên được
mời chưa tham gia hết, chưa biết cách sử dụng hoặc chưa quen sử dụng như 1 công cụ
làm việc nhóm.

Trang DUTEC: Hạnh nên đưa vào nội dung deadline trả lời, để mọi người trân trọng
cơ hội và tăng thêm trách nhiệm. Có thể cung cấp bản hướng dẫn cách sử dụng cơng
cụ này do nhóm DUTEC tìm tịi.
Hạnh giải thích cơ chế trao đổi thơng tin: tạm hiểu là các nguyên tắc chung trong
thông tin và giao tiếp với nhau qua các cơng cụ làm việc, ví dụ cách đưa ra câu hỏi và
yêu cầu trả lời, xác nhận đã nhận hoặc thể hiện sự đồng ý, cách sử dụng email, skype,
YM, điện thoại…để tiết kiệm thời gian giúp thông hiểu lẫn nhau một cách tốt nhất và
các thành viên có điều kiện tập trung vào cơng việc chính
Hạnh ví dụ:
+ Qua email: ai ở địa chỉ nhận thì có nghĩa được u cầu phải trả lời lại, ai ở địa chỉ Cc
thì có thể trả lời hoặc không
+ khi đưa ý kiến sẽ nhận phần việc nào, người đó đồng thời tự đặt ra thời gian hoàn
thành hoặc cần sự cộng tác của ai khác
+ trong thời gian này, khi các thành viên trong nhóm đã có nhiệm vụ, hãy vui lịng Cc
đến Hạnh để đảm bảo có 1 người ngồi biết về việc các bạn đang trao đổi, đó là bằng
chứng trong cơng việc.

-

-

-

-

Phước Tuấn: các thành viên chủ động liên hệ với nhau thêm ngồi các khn khổ
chung với nhóm để cùng nhau hồn thành công việc cho tốt.
Hạnh: rất tốt nhưng sau khi đã thống nhất thì cần thơng báo lại cho 1 người nữa
(Hạnh) về thỏa thuận này, thông thường là phân cơng của từng người, thời gian, khó
khăn…Chú ý Cc đến cả email chung

Thanh Nhung: chị ở xa nên các công việc mọi người chủ động liên lạc và thông qua
Hạnh. Hạnh sẽ làm việc với chị Nhung trực tiếp về các cơng tác cần cố vấn cho
chương trình. Quan trọng nhất là từng thành viên cần hết sức chủ động để đảm bảo
tính bền vững của vietnam2015.
Trang DUTEC: các bạn cố gắng hồn thành cơng việc sẽ tạo tâm lí tốt trong làm việc
nhóm, và được Hạnh thường xun cập nhật cho thấy nhóm đang làm việc rất tốt chứ
khơng rời rạc. Khi gặp khó khăn thì hồn tồn có thể kêu gọi sự hỗ trợ của bất kỳ ai
Thanh: trong nhóm nhận nhiệm vụ có thể có người cịn chưa biết mình cần làm gì, nên
người có trách nhiệm chung cần chỉ bảo để mọi người đều hiểu về việc mình làm.
(Hạnh) tuy nhiên từ phía cá nhân, cần thể hiện rõ tín hiệu là “tơi muốn giúp nhưng tôi
không biết giúp thế nào”


-

Ngô Anh Tuấn: về các thảo luận cần đi theo sườn của đề án (bối cảnh, mục đích, mục
tiêu…) rồi mới đi vào bàn truyền thông, website…
Thanh Nhung: nếu mọi người tập trung làm việc tốt thì cố gắng thảo luận qua email là
tiết kiệm thời gian
Anh Tuấn: mục đích của họp là gì, có gì khác so với thảo luận qua email?
Hạnh: mục đích chính: 1. Giữ giao tiếp và truyền thông tin tốt giữa các thành viên và
duy trì cơng việc; 2. Kiểm sốt cơng việc kịp thời
Thanh Nhung: nên đưa ra một thảo luận làm sao để họp online hiệu quả cho nhóm

4. Cơng việc 1 tuần tới và phân cơng
-

Hạnh (trước)1 tối 23/5: Hồn thiện tối đa các nội dung của đề án tiếng Việt, đưa ra cả
nhóm ý kiến và tiếp tục phân cơng

-

Cả nhóm trong 3 ngày tiếp theo: đưa ra ý kiến và nhận các cơng việc để hồn thiện
Hạnh: phân cơng cơng việc theo kết quả trên và đưa đầy đủ nội dung thành 1 bản nháp
hồn thiện: 29/5
Nhóm Hùng (trưởng nhóm), Minh Anh, Thanh: xây dựng văn bản kế hoạch phát triển
facebook: trưa 23/5
Cả nhóm trưa 23/5: ý kiến về website và tổng kết lựa chọn
Trang DUTEC trưa 23/5: gửi email hướng dẫn cách sử dụng googlegroup
Hạnh, Anh Tuấn: email thảo luận họp online hiệu quả: trưa 22/5. Cả nhóm đưa ý kiến
trong 2 ngày tiếp theo
Anh Tuấn: email thảo luận về quy trình lập kế hoạch, đề án: 20h ngày 23/5

-

HẾT

1

Từ nay về sau đều được hiểu thời gian đưa ra là hạn cuối cùng