chi phí chất lượng và quản lý chi phí chất lượng tại công ty vetco

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng chất lợng là một trong những yếu tố quan
trọng hàng đầu tạo nên sự tồn tại vững chắc của một công ty. Chất lợng là
điều có thể có đợc mà không mất tiền. Không phải tự nó có đợc nhng nó
cũng không tốn kém gì . Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lợng nghĩa là
những hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây nên.
Không những chất lợng không mất tiền mà còn là một nguồn lãi chân chính
nhất. Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc, để làm những việc
ấy hay những gì ngoài dự kiến sẽ đợc lãi ròng một nửa. Trong thời đại mà
tất cả mọi ngời đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn
nhiều phơng tiện nữa để tăng tỷ suất lãi. Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo
chất lợng chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi đợc một khoảng tơng đơng từ
5%-10% doanh số. Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì
(Crosby).Để biết đợc các khoản chi tiêu cho chất lợng có phù hợp hay
không và hiệu quả mà hoạt động quản lý chất lợng đem lại thì việc triển
khai chơng trình chi phí chất lợng sẽ là một công cụ hữu hiệu hỗ trợ cho
đánh giá các hoạt động quản lý chất lợng này. Vậy chi phí chất lợng (COQ)
là gì, lợi ích mà COQ đem lại và áp dụng chơng trình COQ nh thế nào, em
đã chọn Chi phí chất lợng và quản lý chi phí chất lợng tại công ty
Vetcolàm đề tài đề án môn học chuyên ngành Quản trị chất lợng.
Nội dung đề tài gồm hai phần :
- Phần một : Tổng quan về chi phí chất lợng
- Phần hai : Quản lý chi phí chất lợng tại công ty Vetco
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đặng Ngọc Sự đã hớng dẫn em
làm đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo giảng dạy các
môn chuyên ngành Quản trị chất lợng đã cung cấp cho em kiến thức để
hoàn thành đề tài này.
Bài viết này còn nhiều sai sót,em rất mong sự thông cảm và góp ý
của các thầy cô
1
PHần một : Tổng quan về chi phí chất lợng

1. Khái niệm chi phí chất lợng
Chi phí chất lợng ( COQ ) đợc đề cập đầu tiên trong cuốn Sổ tay chất
lợng (Quality control Handbook) của Dr Joseph M Juran năm 1951 và đợc
sử dụng ở Mỹ sau đó. Năm 1961, Hiệp hội chất lợng Mỹ ( American
Society for Quality) đã thành lập tiểu ban chi phí chất lợng với chức năng
phát triển kỹ thuật tính toán và xúc tiến áp dụng COQ trong công nghiệp. ở
Đông Âu những năm 50 60 thuật ngữ COQ cũng đợc sử dụng rộng rãi.
Tuy nhiên việc sử dụng COQ đựơc phổ biến hoá từ 1979 sau khi tác phẩm
Chất lợng là thứ cho không ( Quality is Free) của Philip. B. Crosby ra đời.
Ngày nay, COQ đợc các doanh nghiệp ở các nớc phát triển đang tiếp tục
ứng dụng, triển khai nh một công cụ hữu hiệu trong quản lý chất lợng.
Khái niệm về COQ còn lẫn lộn. COQ là những gì đang đợc đề cập đến
nh chi phí do sự thiếu chất lợng hay chi phí để đảm bảo chất lợng đợc sản
xuất. Một số tác giả đề cập đến những chi phí này nh cost of Poor
Quality. Đôi khi chi phí chất lợng kém chỉ đề cập đến chi phí thiệt hại .
Crosby nói đến COQ nh giá của sự thoả mãn(price of conformance)- chi
phí phòng ngừa và đánh giá /thẩm định-và giá của sự không thoả mãn
(price of nonconformance)-chi phí thiệt hại . Và COQ cũng đợc đề cập
trong nhiều hệ thống quản lý chất lợng nh TQM,tiêu chuẩn BS4778, BS
6143 của Anh
Theo quan niệm truyền thống,các nhà sản xuất xem chất lợng là sự
hoàn hảo và phù hợp của một sản phẩm với một tập hợp những yêu cầu
hoặc tiêu chuẩn quy cách đã qui định từ trớc. Theo quan điểm này, ngời ta
cho rằng COQ là tất cả các chi phí liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản
phẩm đợc sản xuất ra hay các dịch vụ đợc cung ứng phù hợp với các tiêu
chuẩn quy cách đã đợc xác định trớc hoặc các chi phí liên quan đến các sản
phẩm hay dịch vụ không phù hợp với các tiêu chuẩn đã đợc xác định trớc.
2
Theo quan điểm hiện đại, chất lợng đợc định hớng bởi khách hàng.
Chất lợng là sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng. Rất nhiều định

nghĩa về COQ theo cách tiếp cận này.
Tiêu chuẩn BS 4778, COQ là những khoản chi tiêu bởi nhà sản xuất,
ngời sử dụng và cộng đồng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
Tiêu chuẩn BS 6143, COQ là những chi phí đảm bảo chất lợng cũng
nh những tổn thất do không đạt chất lợng.
Tiêu chuẩn BS EN ISO 8402,COQ là những chi phí phát sinh để đảm
bảo mức chất lợng thoả mãn cũng nh những tổn thất phát sinh do không đạt
mức chất lợng thoả mãn đó.
Nh vậy, bản chất của COQ là tất cả các chi phí để đảm bảo rằng các
sản phẩm sản xuất ra hoặc các dịch vụ đợc cung ứng thoả mãn khách hàng
và những chi phí phát sinh do không thoả mãn.
2. Phân loại chi phí chất lợng
Chi phí chất lợng thông thờng đợc chia thành các loại:chi phí phòng
ngừa,chi phí thẩm định/đánh giá và chi phí thiệt hại.
Chi phí phòng ngừa là chi phí để phòng ngừa hay tránh việc sản xuất
sản phẩm chất lợng kém. Các chi phí phòng ngừa thờng đợc lập kế hoạch và
đợc bỏ ra trớc khi thực hiện. Chi phí này bao gồm các loại chi phí liên quan
đến lập kế hoạch chất lợng, thiết kế phát triển phơng pháp đo lờng chất lợng
và các thiết bị thử nghiệm; đánh giá và chứng nhận thiết kế; sửa chữa và
duy trì thiết bị đo lờng và thử nghiệm chất lợng; sửa chữa và duy trì thiết bị
sản xuất dùng để đánh giá chất lợng; đảm bảo chất lợng nhà cung cấp; đào
tạo chất lợng , thanh tra chất lợng; phân tích dữ liệu đầu vào và báo caó dữ
liệu chất lợng; các chơng trình cải tiến chất lợng.
Chi phí đánh giá/ thẩm định là tất cả các chi phí liên quan đến các
hoạt động đo lờng và giám sát chất lợng. Chi phí đánh giá/thẩm định để
đảm bảo rằng sản phẩm hay dịch vụ sản xuất ra tuân thủ theo thiết kế. Chi
phí này bao gồm các chi phí liên quan đến:chứng nhận trớc sản xuất;kiểm
3
tra đầu vào;thử nghiệm trong phòng thí nghiệm;kiểm tra và thử nghiệm
nguyên vật liệu dùng trong quá trình kiểm tra và thử nghiệm; phân tích và

báo cáo kết quả kiểm tra và thử nghiệm; thử nghiệm sản phẩm tại hiện tr-
ờng thông qua và xác nhận; đánh giá tồn kho;lu hồ sơ.
Chi phí thiệt hại là các khoản chi phí do không thoả mãn nhu cầu của
khách hàng gây ra. Chi phí này có thể chia làm hai loại chi phí thiệt hại bên
trong và chi phí thiệt hại bên ngoài.
Chi phí thiệt hại bên trong là các chi phí xảy ra khi sản phẩm sản
xuất ra không đạt tiêu chuẩn chất lợng đã đợc thiết kế và đợc phát hiện trớc
khi chuyển tới khách hàng. Chi phí này gồm các chi phí nh: phế phẩm loại
bỏ; thay thế; làm lại và sửa chữa; truy tìm nguyên nhân hoặc phân tích phế
phẩm;kiểm tra và thử nghiệm lại;lỗi của nhà thầu phụ;sự cho phép và nhợng
bộ đối với các thay đổi;giảm phẩm cấp; thời gian chết.
Chi phí thiệt hại bên ngoài là những chi phí xảy ra khi sản phẩm hoặc
dịch vụ không đạt chất lợng thiết kế nhng không đợc phát hiện trừ phi sau
khi chuyển tới khách hàng. Các chi phí này bao gồm các chi phí liên quan
đến: sự phàn nàn của khách hàng; bồi thờng trong thời gian bảo hành; sản
phẩm bị loại bỏ và bị trả lại; sự nhợng bộ; thiệt hại giảm doanh thu(do mất
khách hàng,thị phần ); chi phí thu hồi;trách nhiệm sản phẩm.
Các tổ chức kinh doanh có quy mô khác nhau, kinh doanh trong các
ngành,các lĩnh vực khác nhau có đặc điểm khác nhau. Do đó việc phân loại
các loại chi phí trong các loại chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá/thẩm
định, chi phí thiệt hại bên trong và bên ngoài phụ thuộc vào đặc điểm của
từng doanh nghiệp.
3. Các mô hình chi phí chất lợng .
Các nhà quản lý chất lợng khi nghiên cứu mối quan hệ giữa các loại
COQ đã đa ra các mô hình mô tả xu hớng biến đổi giữa các loại chi phí
này.Trong đó có hai mô hình đợc sử dụng phổ biến ,đó là mô hình COQ
truyền thống và mô hình COQ hiện đại.
4
Chi phí
Chi phí

COQ
COQ
P&A
F
P&A
F
100%
100%
Mức chất lợngphù hợp
Mức chất lợng phù hợp
Hình 1: Mô hình COQ truyền thống
Hình 2:Mô hình COQ hiện đại
Mô hình truyền thống cho thấy mức chất lợng phù hợp ở 0% thì chi
phí thiệt hại F là 100% .Khi doanh nghiệp chú ý đến hoạt động phòng ngừa
P và thẩm định A thì mức chất lợng phù hợp tăng và COQ giảm đến mức tối
u (Min).Nếu doanh nghiệp tiếp tục tăng chi phí phòng ngừa và thẩm định
quá mức thì chi phí thiệt hại giảm dần về lỗi zero và mức chất lợng phù hợp
tăng dần đến 100% nhng COQ tăng mạnh .Nh vậy ,trong mô hình tồn tại
điểm chất lợng tối u, và luôn có qui luật đánh đổi giữa chi phí thiệt hại và
chi phí phòng ngừa ,thẩm định .
Mô hình truyền thống gợi ý rằng muốn có mức chất lợng thì doanh
nghiệp phải chi cho các hoạt động phòng ngừa ,đánh giá /thẩm định.Song
hạn chế của mô hình là không khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải
tiến chất lợng .Một trong những mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp là
tối đa hoá lợi nhuận . COQ là một khoản chi phí nên doanh nghiệp luôn có
xu hớng tối thiểu hoá chi phí để tăng lợi nhuận .Do đó doanh nghiệp chỉ cố
gắng đến mức COQ tối u.
Mô hình truyền thống chỉ mang tính lý thuyết , phù hợp trong môi tr-
ờng sản xuất kinh doanh tĩnh với một mô hình sản xuất cố định theo thời
gian .Trong thực tế cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công

nghệ,qui trình sản xuất và phát triển của lực lợng sản xuất mối quan hệ giữa
5
các COQ mang tính động . Do vậy các nhà nghiên cứu COQ đã da ra mô
hình COQ hiện đại .
Mô hình COQ hiện đại phản ánh hiệu ứng của đờng cong kinh
nghiệm.Mô hình cho thấy doanh nghiệp chỉ đạt COQ tối u khi mức chất l-
ợng phù hợp 100%.Tại mức chất lợng phù hợp 0% chi phí thiệt hại tối đa
làm COQ cực đại ,xong khi doanh nghiệp chú ý đến hoạt động phòng
ngừa,đánh giá thì chi phí thiệt hại giảm mạnh làm COQ giảm.Và một sự
thực rằng khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động phòng ngừa và đánh
giá /thẩm định thì lúc đầu chi phí đánh giá /thẩm định tăng ,xong cùng với
sự cải tiến và đào tạo chất lợng thì chi phí đánh giá /thẩm định giảm dần,chi
phí phòng ngừa tăng nhẹ .Nếu doanh nghiệp giữ ổn định và duy trì các hoạt
động phòng ngừa ,đánh giá ổn định trong thời gian dài thì COQ giảm
xuống mức tối u .Điều này khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến
chất lợng toàn diện và thực thi chơng trình COQ nhằm đem lại lợi ích lâu
dài trong tơng lai. Mô hình COQ hiện đại phù hợp với nền kinh tế thị trờng
ngày nay.
4. Vai trò việc áp dụng COQ
COQ là một phơng pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý
chất lợng
Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống , COQ thờng lẩn
khuất đâu đó trong các chi phí khác .Chẳng hạn chi phí chứng nhận thiết kế
thờng trong chi phí quản lí chung , hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm
lại , chi phí bảo hành trong chi phí dịch vụ Do đó việc đo l ờng hiệu quả
quản lí chất lợng trở nên khó thực hiện.
COQ là thớc đo chính xác sự cố gắng về chất lợng . Chất lợng là điều
có thể có đợc mà không mất tiền. Không phải tự nó có đợc nhng nó cũng
không tốn kém gì . Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lợng nghĩa là những
hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây nên. Không

những chất lợng không mất tiền mà còn là một nguồn lãi chân chính nhất.
6
Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc ,để làm những việc ấy
hay những gì ngoài dự kiến sẽ đợc lãi ròng một nửa . Trong thời đại mà tất
cả mọi ngời đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn nhiều
phơng tiện nữa để tăng tỷ suất lãi. Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lợng
chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi đợc một khoảng tơng đơng từ 5%-10%
doanh số . Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì(Crosby). Việc
không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực nh nguyên vật liệu
do sai hỏng , nhân công để làm lại sản phẩm ,thời gian, máy móc Mặt
khác lợi nhuận =doanh số-(tổng đầu vào + tổng lãng phí) . Việc không làm
đúng ngay từ đầu làm tổng lãng phí tăng trong khi đó chất lợng sản phẩm
giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể
làm doanh số giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến
lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh. Việc áp dụng COQ cụ thể là chi cho
các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến
chất lợng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu
nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đa sản phẩm,dịch vụ cho khách hàng và
dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chơng trình chẳng hạn Six Sigma,
Kaizen, 5 S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực.
Doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất,
chất lợng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lợng và chi phí nói chung;
hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trờng chỉ
khi đảm bảo đợc sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lợng và chi phí. Chất lợng
chỉ có thể chấp nhận đợc với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng
doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lợng là doanh
thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí (3). Việc áp dụng COQ
cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lợng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ
tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lợng có hiệu quả.

COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các
chỉ tiêu hành động.
7
Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm định/đánh giá,thiệt
hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban
lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động
cha có hiệu quả,chất lợng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại
lớn đợc thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt hại/COQ đợc tính cho từng khu
vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí
chất lợng trong toàn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại chi
phí chất lợng trong tổng chi phí chất lợng giúp doanh nghiệp xác định xu h-
ớng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục. Xong chi
phí chất lợng không phải là một chỉ tiêu đo lờng tuyệt đối chính xác mà nó
chỉ cho ta biết trong những trờng hợp nào biện pháp sửa chữa đem lại lợi
nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì càng áp dụng biện pháp sửa
chữa. Nh vậy, COQ góp phần phát hiện hiện tợng của vấn đề chất lợng,đòi
hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ấy
đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành công một chơng trình
cải tiến chất lợng.
COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lợng trong
doanh nghiệp. Việc thu thập COQ cung cấp những con số,chỉ tiêu cụ thể
chính xác và công bố trong toàn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận
thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân viên
thấy đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn
của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất l-
ợng sản phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ
chức và coi đó là một phần công tác của công nhân viên. Qua đó,văn hoá
công ty đợc củng cố, đồng thuận thực hiện chất lợng đồng bộ trong tổ chức.
Điều này có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên nh :
- Khởi xớng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác định nguồn gốc

nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn luyện . điều này sẽ làm tăng chi
phí phòng ngừa.
8
- Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thông tin ở các giao diện giữa ngời
cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng ban nh : Marketing,thiết
kế,sản xuất, kinh doanh và mua sắm.
- Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế toán và quản lý chất lợng
làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các thông tin về COQ .
- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lợng của cả tổ chức và các
khu vực đặc biệt tính theo COQ.
5. Hệ thống chi phí chất lợng
Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải đợc doanh nhiệp xác định ngay
từ đầu. Việc này giúp tránh đợc các khó khăn sau này và ảnh hởng đến
chiến lợc áp dụng . Vì điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số
liệu thu thập về COQ vào mục đích gì. Các mục tiêu COQ của doanh
nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề về chất lợng .
Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí trong toàn bộ các chi phí vì chất
lợng của tổ chức.
Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lợng :
* Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lợng dùng trong bảng kiểm tra
* Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lợng (Các tổ chức cha
có hệ thống tính chi phí ở các phòng ban phải làm việc nhiều hơn trong
hai giai đoạn này so với các tổ chức đã có hệ thống đó.)
*Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về chức năng chất lợng
*Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh
chịu một cách tơng tự.
Những điều trên đây nên ghi vào một bản liệt kê ghi nhớ về các chi
phí chất lợng,đối với kết quả các bớc còn lại cũng nên làm nh vậy.
*Tính những chi phí của sự sai hỏng đã đa vào ngân sách.
*Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí

mà kế hoạch ban đầu không tính đến . Những chi phí liên quan có thể bao
gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên đợc ghi
trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm
9
vịêc hiệu chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên đợc ghi vào bản liệt
kê để ghi nhớ .
*Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ
phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phòng chất lợng
và các phòng khác. Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống
đã có, và có thể cần phải có sự ớc tính ban đầu
Mọi ngời trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có trách nhiệm
đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều đợc đáp ứng và những chi
phí liên quan đến việc đảm bảo ấy phải đợc tính vào. Do đó việc tính toán
các loại chi phí phải có sự tham gia của các phòng ban, dới sự chỉ đạo,kiểm
tra, giám sát của phòng quản lý chất lợng, và sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế
toán. Các kết quả thu thập đợc ở các phòng ban đợc ghi trong bản báo cáo
của các phòng theo từng tháng, quý, năm. Phòng chất lợng tổng hợp lại, đối
chiếu với những thông tin mà phòng tài chính kế toán thu thập, để phân
tích, đa ra kết luận và những phơng hớng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính
chi phí chất lợng .
6. rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lợng
Rủi ro
Việc đa ra các mục tiêu COQ không rõ ràng, mục đích sử dụng COQ
có thể gây ra hiểu lầm, xung đột lợi ích giữa các thành viên, các phòng ban
trong doanh nghiệp. COQ có thể sẽ trở thành phơng sách cạnh tranh giữa
các phòng ban, các nhân viên. điều này sẽ làm che lấp đi các lối thoát thực
tế và các nguyên nhân gây nên các vấn đề về chất lợng. Việc sử dụng cách
tính COQ mang tính cạnh tranh sẽ ngăn chặn các cá nhân và các cán bộ
quản lý đứng ra chịu trách nhiệm về sai hỏng; đặc biệt là nếu quyết định
của nó có tác động thuận lợi tới một ngời nào khác, hoặc một phòng ban

nào khác .
Yêu cầu khi triển khai COQ
Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp cần:
10
-Sự cam kết của ban lãnh đạo; sự cam kết thực sự của ban quản trị
tìm cho ra cái giá đúng của chất lợng xuyên suốt toàn bộ tổ chức.Các cam
kết và mục tiêu COQ phải dợc nêu rõ trong chính sách chất lợng. Mục tiêu
này phải rõ ràng, cụ thể ,đo lờng đợc, phải tạo ra sự đồng thuận, hợp tác
giữa các thành viên trong tổ chức nhằm giảm bớt các chi phí quản lý chất l-
ợng.
-Một hệ thống kế toán giá thành; việc thiết kế và thực hiện một mạng
lới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lợng .
-Quản lý chi phí chất lợng,việc tổ chức ra một tổ quản lý chi phí chất
lợng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu đến cuối, phối hợp cả hệ thống chi phí
chất lợng và đảm bảo vạch ra và đạt đợc các mục tiêu hiện thực .
-Huấn luyện đa việc tính giá chất lợng thành một bộ phận không thể
tách rời của các kế hoạch huấn luyện làm cho mỗi ngời đều hiểu đợc những
liên can tài chính đối với chất lợng
-Tuyên truyền vận động về chi phí chất lợng ; trình bày các mục tiêu
chi phí chất lợng đáng kể bằng những từ ngữ dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân
viên, ví dụ trng bày sản phẩm sai hỏng kèm theo bảng giá, hoặc các biểu đồ
về các sai sót và các chi phí do chúng gây nên. Nếu có thể các tài liệu đó
nên vạch hớng khắc phục
-Tham gia hành động vì chi phí chất lợng : việc đa ra các kế hoạch
thích hợp để tranh thủ sự tham gia tối đa của cán bộ công nhân viên. Trong
lĩnh vực này kể cả các biện pháp để khuyến khích, đề xớng, tiếp thu, thảo
luận, đánh giá các ý tởng và biến chúng thành hành động. Các đội hành
động về chất lợng , nhóm chất lợng, các tổ hành động uốn nắn, hoặc các
nhóm cải tiến chất lợng đợc tổ chức khắp công ty có thể đáp ứng đợc mục
đích này.

Phần hai : thực trạng quản lý chi phí chất l-
ợng tại công ty Vetco
11
1. Giới thiệu
Vào giữa thập niên 1980, chính sách mở cửa của chính phủ Việt Nam
đã khuyến khích nhiều ngành công nghiệp phát triển, trong đó không thể
không nói đến ngành gia công xuất khẩu. Với lợi thế về nguồn lao động dồi
dào và rẻ, ngành may gia công xuất khẩu là một lợi thế quan trọng của Việt
Nam. Sự phát triển của ngành này đã tạo ra một nhu cầu lớn về nguyên vật
liệu may, đặc biệt là chỉ may các loại.
Gartex là một trong những công ty Việt Nam cung cấp chỉ các loại sử
dụng trong ngành công nghiệp và gia dụng.Trớc sự sụp đổ của thị trờng
Liên Xô cũ và Đông Âu vào năm 1989, nhiều công ty may gia công đã thay
đổi thị trờng chính của mình, và yêu cầu chất lợng về sản phẩm may gia
công xuất khẩu của những thị trờng mới ngày càng cao. Không chỉ có
Gartex mà nhiều công ty nội địa khác đã dần mất thị phần cho chỉ nhập
khẩu. Lúc đó tập đoàn C, một nhà sản xuất và phân phối hàng đầu của Anh
về chỉ may và chỉ thêu, đã đến Việt Nam và tìm thấy một thị trờng tiềm
năng về loại chỉ chất lợng cao. Một cơ hội lớn tốt đã đến với Gartex và cả
tập đoàn C. Họ đã đồng ý liên doanh với nhau thành lập một công ty có tên
là Vetco
Vetco đợc thành lập vào năm 1989, nhng mãi đến năm 1992 mới
chính thức đi vào hoạt động sản xuất. Trong khoảng thời gian từ năm 1989
đến năm 1992, công ty chỉ phân phối chỉ nhập từ tập đoàn C. Đến nay
Vetco đang dẫn đầu thị trờng trong sản xuất chỉ may và chỉ thêu trong thị
trờng nội địa. Công ty sản xuất và phân phối ba loại sản phẩm chính tên là:
Start, Tulip, và Rose. Khách hàng của công ty ở khắp trên các miền đất nớc,
bao gồm khoảng 600 xí nghiệp may có vốn đầu t nớc ngoài, liên doanh
hay nhà nớc nh là Việt Tiến, Agtex,Sài Gòn 2, Sài Gòn 3, Garmex2, -và
trên 100 văn phòng đại diện nh là marubeni( Nhật bản), MSA ( Hàn quốc),

Nike( Mỹ), Gollas( Đức) Ngoài ra sản phẩm chỉ thêu của công ty còn
xuất khẩu sang các nớc nh: Indonesia, Hồng kông, Philippine.
12
Hiện nay, Vetco có 550 cán bộ công nhân viên. Theo quan điểm cuả
ban lãnh đạo, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát
triển của công ty. Vì vậy, công tác phát triển và quản lý nguồn nhân lực là
mối quan tâm hàng đầu của công ty. Hàng năm, Vetco đều có kế hoạch đào
tạo, huấn luyện nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên. Sơ đồ tổ chức
của công ty đợc trình bày trong hình 3:
Sự phát triển của công ty:
Từ ngày thành lập đến nay công ty phát triển tơng đối ổn định, mặc
dù trong những năm gần đây sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khách hàng
không chỉ quan tâm đến giá mà còn quan tâm cả đến chất lợng. Sau năm
năm vận hành từ 1992 đến 1996 đầu t của công ty tăng lên 3 lần và doanh
thu tăng lên 6 lần.
Sản xuất:
Chính sách sản xuất của công ty chủ yếu dựa theo đơn đặt hàng. Cho
nên công ty có nhiều thuận lợi khi thực hiện hệ thống Just - In Time
13
Tổng giám đốc
Trởng phòng đảm
bảo chất lợng
Trởng phòng
phục vụ khách hàng
Trởng phòng tiêu
thụ nội địa
Trởng phòng tiêu
thụ công nghiệp
Trởng phòng
tài chính

Trởng phòng
kế toán
Giám đốc phát
triển
Giám đốc chi nhánh
Hà Nội
Trởng phòng
quản trị
Giám đốc
sản xuất
Quản đốc
phân xởng
1
Quản đốc
phân xởng
2
(JIT Tồn kho ít nhất). Mô hình lý thuyết về JIT là không tồn kho và hoạt
động của hệ thống là hệ thống kéo. Nhng ở công ty khi thực hiện JIT lại
mang màu sắc của hệ thống đầy và cũng có thành phần tồn kho. Nhng thực
tế cho thấy lợng tồn kho của công ty rất thấp và công ty chỉ tạo một lợng
hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp tức thời cho khách hàng khi khách
hàng có yêu cầu. Thông thờng hàng tồn kho là những mặt hàng thông dụng,
khách hàng thờng cấn đến.
Vetco sản xuất cả chỉ may lẫn chỉ thêu, quy trình sản xuất của hai
loại sản phẩm này tơng tự nhau:
a. Chuẩn bị nguyên liệu:
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Cân và pha chế hoá chất, thuốc nhuộm
- Chuẩn bị sợi mộc, thực hiện đánh xốp nếu sử dụng sợi mộc nội địa
b. Nhuộm

Hoá chất, thuốc nhuộm, sợi mộc đã đựơc kiểm tra và chuẩn bị sẵn
sàng thì đa vào nhuộm. Khi nhuộm tuỳ theo trờng hợp cụ thể sẽ bố trí
nhuộm theo đúng quy trình. Quy trình nhuộm đợc chia làm ba loại sau:
- Nhuộm theo quy trình IC là nhuộm sản phẩm chỉ màu.
- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu trung bình
- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu đậm.
Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Gần đây, trong một buổi thảo luận về
chất lợng, giám đốc sản xuất nói với một khách hàng mới của mình là:
nhuộm đúng màu rất quan trọng. Chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi có
trách nhiệm phải nhuộm chính xác màu ở những lần nhuộm. Vì vậy, chúng
tôi đã đầu t bốn máy quang phổ để phân tích công thức màu, và ông còn
nói thêm rằng: Chúng tôi đảm bảo rằng có cung cấp những màu khách
hàng cần.
14
c. Hồ:
Chỉ sau khi đợc nhuộm mới chuyển sang khăn hồ. Trớc khi hồ nhân
viên vận hành phải đảm bảo rằng hồ đã đợc chuẩn bị sẵn sàng.
d. Vắt:
Chỉ sau khi hồ đợc chuyển sang công đoạn vắt bằng máy ly tâm. Chỉ
sau khi vắt đợc kiểm tra, nếu đạt sẽ đợc chuyển sang khâu sấy. Nêu không
đạt sẽ đợc mang đi tẩy hoặc hiệu chỉnh hoặc đánh hồ lại.
e. Sấy:
Chỉ sau khi vắt đợc chuyển sang công đoạn sấy khô bằng máy sấy
sóng cao tần cho tới khi đạt đợc độ ẩm yêu cầu.
h. Đánh ống:
Quá trình đánh ống gồm đánh côn và đánh cốp.
k. Hoàn tất:
Chỉ sau khi đợc đánh ống sẽ đợc chuyển sang công đoạn đóng gói,
bao bì, dán nhãn và chuyển sang kho thành phẩm.
Khả năng thực hiện chất lợng:

Từ 1992 Vetco đã tích cực trong cải tiến năng suất, những chơng
trình đơn giản hoá công việc và xây dựng những nhóm làm việc. Nhng mãi
đến năm 1996 công ty mới cam kết lấy giấy chứng nhận ISO 9000. Sau
một năm chuẩn bị, Vetco đã nhận đợc giấy chứng nhận ISO 9002. Thành
công này đã đa Vetco trở thành ngời dẫn đầu thị trờng trong sản xuất chỉ
may và chỉ thêu các loại ở thị trờng Việt Nam. Công ty đã xây dựng cho
mình một danh tiếng tốt về chất lợng sản phẩm và niềm tin của khách hàng
về các dịch vụ của công ty.
Công ty đã đạt đợc sự tin tởng hoàn toàn của khách hàng về khả năng
thực hiện đầy đủ những cam kết của công ty về thời gian, màu sắc và chất l-
ợng với chi phí thấp. Công ty có chủ trơng liên kết lâu dài với một vài nhà
cung cấp chính để đợc sự phục vụ tốt nhất, nguyên vật liệu có chất lợng ổn
15
định, và giảm bớt một số hoạt động làm tăng chi phí của cả hai bên. Hiện
nay, một số nhà cung cấp của công ty là: Công ty China Thread cung cấp
sợi mộc, công ty BASF cung cấp hóa chất, thuốc nhuộm Công ty th ờng
xuyên giao dịch với các ngân hàng nh: Vietcombank, Hongkongbank
Sau khi đạt đợc giấy chứng nhận ISO 9002, mọi hoạt động của công
ty đợc viết ra một cách rõ ràng và sắp xếp theo một trình tự ngăn nắp. Tinh
thần làm việc của nhân viên đợc nâng cao và nhận thức của khách hàng đợc
cải thiện. Hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên dần dần tăng lên. Những
thành công ban đầu này đã khuyến khích ban lãnh đạo công ty theo đuổi
một chiến lợc lâu dài hơn: chơng trình Quản lý Chất lợng toàn diện.Ông Lê
Văn, trởng phòng Đảm bảo chất lợng, rất quan tâm đến cải tiến chất lợng .
Ông và các nhân viên của ông đã nghiên cứu nhiều tài liệu liên quan đến
cải tiến chất lợng. Ông nhận thấy rằng chi phí chất lợng (COQ) sẽ là chơng
trình chất lợng kế tiếp của công ty.
2. Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng
Mục tiêu chi phí chất lợng :
Chơng trình chi phí chất lợng ở Vetco làm cho các chỉ số tài chính trở

nên rõ ràng hơn. Việc đo lờng COQ làm rõ những chi phí không phù
hợp( chi phí do không làm đúng ngay từ đầu) để mọi ngời trong công ty chú
ý đến vấn đề chất lợng chứ không đo tiền lời từ những chi tiêu cho ngăn
ngừa. Qua chơng trình COQ giúp công ty thay đổi văn hoá hớng về chất l-
ợng. Đồng thời COQ góp phần nâng cao nhận thức, tạo ra sự quan tâm của
mọi ngời đến chơng trình chất lợng vì nó thể hiện những chi phí tiết kiệm đ-
ợc khi áp dụng mô hình quản lý mới. Các vấn đề chất lợng và các khu vực
có vấn đề chất lợng đợc phát hiện qua các khoản chi phí không phù hợp để
kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động.
Lập kế hoạch chi phí chất lợng :
* Chơng trình COQ của công ty đợc thực hiện làm hai giai đoạn :
16
- Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị kéo dài một năm. mục tiêu
của giai đoạn này nhằm chứng minh hiệu quả của chơng trình ISO 9002
bằng cách điều tra những dữ liệu trớc khi nhận đợc giấy chứng nhận 4
tháng cho đến tháng Giêng năm 1997.
- Giai đoạn hai sẽ triển khai chơng trình COQ trong toàn công ty
* Nhân sự :
Nhóm hoạch định COQ đợc thành lập. Nhóm này bao gồm những
thành viên của mọi phòng ban,bởi vì tất cả các phòng ban ngoại trừ phòng
kế toán và tài chính, đều có liên quan đến chất lợng của sản phẩm. Tuy
nhiên hai phòng này lại hỗ trợ trong báo cáo những dữ liệu COQ. Thành
viên của phòng Đảm bảo chất lợng đóng vai trò chính và thành viên của các
phòng ban khác đóng vai trò hỗ trợ. Trong giai đoạn thứ nhất họ phải đối
mặt với rất nhiều khó khăn trong việc : định nghĩa chất lợng sản phẩm, tiêu
chuẩn đo lờng.
* Các loại chi phí chất lợng:
Sau khi nhóm hoạch định chất lợng định nghĩa chất lợng sản phẩm là sự
thoả mãn khách hàng 100%. Họ phân COQ ra làm 4 nhóm:
1- Chi phí phòng ngừa - Những chi phí liên quan đến tất cả các công

việc thiết kế để ngăn ngừa những khuyết tật có thể xảy ra đối với sản phẩm
hoặc dịch vụ. Chúng bao gồm những chi phí trực tiếp liên quan đến lập kế
hoạch chất lợng, nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, nhuộm thử,
huấn luyện nhân viên, và một vài chi phí khác nh là văn phòng phẩm, điện
thoại, fax
- Chi phí lập kế hoạch chất lợng: chi phí liên quan đến thời gian làm
việc của nhân viên lập kế hoạch chất lợng.
- Chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất : chi phí liên
quan đến thời gian làm việc của các nhân viên,nguyên liệu, điện nớc, hơi,
khấu hao thiết bị cho nhuộm thử.
- Huấn luyện : chi phí cho giảng viên mời về công ty họăc học phí
cho nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài.
17
- Chi phí khác : chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại , fax, sách vở,
tài liệu .
2- Chi phí thẩm định những chi phí liên quan đến việc đo lờng và
đánh giá để đảm bảo tính phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Chúng bao
gồm các chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình,
kiểm tra cuối cùng,bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và
kiểm tra, kiểm tra bởi các cơ quan bên ngoài , và một số chi phí khác nh
văn phòng phẩm, điện thoại , fax, phơng tiện đi lại khi đa mẫu ra cơ quan
bên ngoài để kiểm tra .
- Chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào: chi phí liên qua
đến nguyên liệu sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên để thử và kiểm
tra nguyên liệu đầu vào nh sợi mộc , hoá chất, nhuộm thử và hồ
- Chi phí kiểm tra quá trình : chi phí liên quan đến thời gian làm việc
của nhân viên , các mẫu kiểm tra và khấu hao thiết bị để kiểm tra chất lợng
của :
Các mẻ nhuộm Quá trình pha chế hồ
Hồ Quá trình hồ

Quá trình đánh conesoft Quá trình vắt
Quá trình chuẩn bị sợi mộc trớc khi nhuộm
Quá trình sấy Quá trình nhuộm
Quá trình đánh cone,cop Độ bền mầu của các mẻ nhuộm
Quá trình đóng gói thành phẩm Quá trình pha chế thuốc nhuộm
- chi phí kiểm tra cuối cùng : chi phí liên quan tới thời gian làm việc
của nhân viên để kiểm tra sản phẩm trớc khi nhập kho hay giao cho khách
hàng
- Chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và
kiểm tra: chi phí trả cho trung tâm giám định và kiểm tra độ chính xác của
các thiết bị thử và kiểm tra.
18
- Chi phí chứng thực bởi cơ quan bên ngoài: chi phí cho việc gửi mẫu
và trả cho cơ quan chứng thực bên ngoài nh trung tâm Tiêu chuẩn Đo lờng
chất lợng, viện Pasteur.
- Các chi phí khác: các chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax, chi
phí đi lại để đem mẫu đi thử.
3- chi phí h hỏng bên trong-Những chi phí xảy ra trớc khi phân phối
sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng gồm các chi phí liên quan tới những h hỏng đợc
phát hiện ra trớc khi phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng. các chi
phí này thờng là phế phẩm, làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, giảm giá,
- Chi phí phế phẩm: chi phí do loại bỏ phế phẩm. Phế phẩm do phát
sinh khi chỉ thành phẩm không đủ cờng lực hay chiều dài hay bị cháy ở công
đoạn sấy
- Chi phí làm lại. chi phí liên quan tới việc làm lại các mẻ nhuộm, hồ,
do ch a đạt chất lợng yêu cầu nhng vẫn còn có thể sửa chữa lại đợc.
- Chi phí kiểm tra lại và thử lại : chi phí liên quan đến thời gian làm
việc của nhân viên kiểm tra và thử lại quá trình và sản phẩm làm lại. thực tế
các công việc này không thờng xuyên, vì vậy việc ớc đoán dựa trên khối lợng
chỉ phải làm lại.

- Chi phí giảm giá: chi phí tổn thất do giá của sản phẩm có vấn đề về
chất lợng thấp hơn giá dự kiến.
4. Chi phí h hỏng bên ngoài-chi phí do những sai sót bị phát hiện ra sau
khi sản phẩm đợc phân phối hoặc dịch vụ đã đợc thực hiện. Chúng bao gồm
các chi phí cho khảo sát và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, sản phẩm
bị trả lại, bị phạt, trách nhiệm, tổn thất doanh thu.
- Chi phí cho khảo sát và giải quyết khiếu nại của khách hàng: chi phí
liên quan tới công việc điều tra những khiếu nại của khách hàng, đổi hàng, bù
hàng, nhuộm mới, giao hàng lại cho khách hàng,
- Chi phí do sản phẩm bị trả lại: chi phí liên quan tới việc khách hàng
trả lại hàng do vấn đề về chất lợng và từ chối đổi hàng mới.
19
- Chi phí do bị phạt: chi phí do công ti không đáp ứng đúng các yêu
cầu về thời gian giao hàng, số lợng và chất lợng.
- Chi phí trách nhiệm sản phẩm: chi phí bồi thờng cho khách hàng
khi sản phẩm chỉ kém chất lợng của công ti gây thiệt hại cho sản phẩm của
khách hàng.
- Tổn thất doanh thu: chi phí liên quan tới việc khách hàng phát hiện
ra sản phẩm kém chất lợng trong quá trình sử dụng và sau đó họ mua ít đi
hoặc không mua sản phẩm của công ti nữa.
- Chi phí khác: chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax.
Việc phân loại và định nghĩa rõ ràng rất thuận lợi trong việc ghi chép
những dữ liệu về COQ. Trong đó chi phí phù hợp là các khoản chi phí liên
quan đến chi phí ngăn ngừa và chi phí đánh giá thẩm định, chi phí không
phù hợp là các chi phí h hỏng bên trong và chi phí h hỏng bên ngoài.
Trong việc lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng công ty Vetco đã
chỉ rõ mục tiêu của chơng trình COQ. Điều này đã đem lại nhận thức về
tầm quan trọng của COQ đối với các chơng trình chất lợng đồng thời đem
lại sự cam kết,ủng hộ của ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty.Lập
kế hoạch theo hai giai doạn sẽ góp phần củng cố cải tiến chơng trình COQ

đợc hoàn thiện hơn, giúp việc đánh giá chơng trình chất lợng xác thực hơn.
Tuy nhiên trong phần lập kế hoạch này, công ty nên chú ý hoạt động đào
tạo việc thu thập chi phí chất lợng, xác định các khoản chi phí cho hoạt
động này, chi phí cho các loại chi phí chất lợng trong quá trình triển khai
chơng trình chất lợng.
Đối với việc phân loại các loại chi phí chất lợng của công ty mới chỉ
sử dụng trong quá trình sản xuất chứ cha chú ý đến chất lợng của các phòng
ban. Điều này tạo nên sự hạn chế của hệ thống tính chi phí chất lợng trong
công ty.
3. Thực trạng tổ chức thực hiện quản lý chi phí chất lợng
Sau khi lập kế hoạch cho chơng trình COQ, công ty tiến hành thu thập
các dữ liệu theo các loại chi phí chất lợng đã đợc liệt kê. Một trong những
20
thuận lợi của công ty khi triển khai chơng trình là sự ủng hộ của ban lãnh
đạo.Điều này là một yếu tố quan trọng giúp việc triển khai đợc thành
công.Và toàn bộ hoạt động thu thập dữ liệu do nhóm Đảm bảo chất lợng
thực hiện.
Hệ thống thu thập số liệu đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ với
phòng kế toán. Hầu nh hệ thống kế toán có thể cung cấp những chi phí phù
hợp( chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định ) và chi phí không phù hợp
trong trờng hợp h hỏng bên trong( nghĩa là có thể khắc phục những vấn đề
trớc khi đến tay khách hàng). Một vài loại chi phí có thể lấy trực tiếp từ hệ
thống kế toán, chẳng hạn nh chi phí lập kế hoạch chất lợng có thể lấy từ
tài khoản lơng. Nếu chỉ có một nhân viên chuyên thực hiện nhiệm vụ này
thì COQ trong trờng hợp này chính bằng tiền lơng của ngời nhân viên
này( 300$/tháng).
Một số loại chi phí khác phải đợc ớc đoán từ những thông tin của bộ
phận kế toán và cung ứng vật t, chẳng hạn nh chi phí nhuộm thử có thể đ-
ợc tính nh sau:
(1). Lơng của nhân viên nhuộm lấy từ tài khoản lơng của nhân viên

này
(2). Chi phí nguyên vật liệu sử dụng:
Nguyên liệu sử dụng trong một tháng (kg/tháng)*giá($/kg)
( ):Số ngày làm việc trung bình trong một tháng là 24 ngày
(3). Chi phí hoá chất, điện, nớc, hơi cho nhuộm thử:
Hoá chất sử dụng trong một tháng (kg/tháng)*giá($/kg)
(4). Khấu hao thiết bị liên quan đến công đoạn nhuộm thử
Tổng COQ của nhuộm thử=(1)+(2)+(3)+(4)
Tuy nhiên hệ thống này cũng gặp khó khăn khi ớc đoán chi phí h
hỏng bên ngoài. Ngoài ra có một vài loại chi phí chất lợng bị bỏ qua bởi vì
trong hệ thống kế tóan họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định cũng
nh việc thiết kế biểu mẫu để thu thập và xử lý chúng,chẳng hạn nh chi phí
kiểm định nhà cung ứng, tổn thất doanh thu, .Tr ởng phòng đảm bảo chất
21
lợng rất quan tâm đến những vấn đề này, bởi vì việc thiếu dữ liệu hoặc dữ
liệu không chính xác sẽ làm cho việc phân tích chi phí không đúng và có
thể dẫn đến những quyết định sai lầm.
Sau nhiều tháng điều tra COQ,các số liệu về chi phí chất lợng thu thập
đợc ghi trong bảng báo cáo chi phí chất lợng của công ty
22
(Bảng báo cáo chi phí chất lợng của công ty Vetco)(đv:USD)
STT Loại chi phí Oct-96 Dec-96 Feb-97 Apr-97 Jun-97 Aug-97 Oct-97
1 chi phí phòng ngừa
1.1 chi phí lập kế hoạch chất lợng 300 300 300 300 300 300 300
1.2 chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất 200 200 200 200 200 200 200
1.3 chi phí nhuộm thử 673 673 673 673 673 673 673
1.4 chi phí huấn luyện - 100 100 - - - -
1.5 chi phí khác 27 37 37 393 393 27 393
Tổng 1200 1310 1310 1566 1566 1200 1566
2 chi phí thẩm định

2.1 chi phí thử và kiểm tra nguyên liệu đầu vào 364 364 364 364 364 364 364
2.2 chi phí kiểm tra quá trình 1038 1038 1038 1038 1038 1038 1038
2.3 chi phí kiểm tra cuối cùng 507 507 507 507 507 507 507
2.4 chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và kiểm tra - - - - - - -
2.5 chi phí chứng thực bởi cơ quan bên ngoài - - - - - - -
2.6 chi phí khác 15 15 15 15 15 381 15

Tổng 1924 1924 1924 1924 1924 2290 1924
3 chi phí h hỏng bên trong
3.1 chi phí phế phẩm 8442 15883 3239 3694 7758 3248 3261
3.2 chi phí làm lại 6412 8961 3895 7843 6107 3056 3351
3.3 chi phí kiểm tra lại và thử lại 70 70 70 70 70 70 70
3.4 chi phí giảm giá 58 58 58 58 58 58 58
3.5 chi phí khác 2 2 2 2 2 2 2

Tổng 14984 24974 7264 11667 13995 6434 6742
4 chi phí h hỏng bên ngoài
4.1 chi phí khảo sát và giải quyết khiếu nại của khách hàng 375 357 232 398 372 381 195
4.2 chi phí sản phẩm bị trả lại 317 314 275 278 245 243 215
4.3 chi phí bị phạt - - - - - - -
4.4 chi phí trách nhiệm sản phẩm* - - - - - - -
4.5 tổn thất doanh thu* - - - - - - -
4.6 chi phí khác 27 27 - - - - -
Tổng 719 698 507 676 617 624 410
Tổng cộng 18827 28906 11005 15833 18102 10548 10642
(chú ý: *chi phí này cha ớc đoán đợc chi phí này không xảy ra trong tháng đó)
23
4. Thực trạng giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chất
lợng
Việc giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chất lợng do

Phòng chất lợng và nhóm hoạch định chi phí chất lợng thực hiện với cứ liệu
nguồn chủ yếu từ các báo cáo tài chính, kế toán cung cấp. Nhiều khoản chi
phí h hỏng bên ngoài phải ớc đoán. Điều này làm cho việc đánh giá gặp khó
khăn. Xong qua bảng báo trên và biểu đồ COQ ta có thể đánh giá sơ bộ về
hiệu quả hoạt động quản lý chất lợng của công ty
24
Thứ tự
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

4

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6


Chi phí chất lợng 4 tháng trớc khi nhận đợc giấy chứng nhận ISO
9002 (trớc tháng 1/97) cao hơn so với chi phí chất lợng sau khi nhận nhận
giấy chứng nhận. Cụ thể là chi phí chất lợng tháng 10/96 là 18827$, 12/96
là28906$; trong khi đó chi phí chất lợng các tháng sau khi nhận chứng chỉ
tháng 2/97 là11005$, 4/97 là15833$, 6/97 là 18102$,8/97 là 10548$, 10/97
là 10642$. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã thực hiện cắt giảm chi phí
chất lợng. Việc cắt giảm chi phí này chủ yếu là cắt giảm chi phí thiệt hại
bên trong. Chi phí h hỏng bên trong 10/96 là14984$, 12/96 là 24974$, 2/97
là7274$, 4/97 là 11677$, 6/97 là 13395$, 8/97 là 6463$, 10/97 là 6742$.
Nh vậy chi phí h hỏng bên trong các tháng trớc khi nhận chứng chỉ lớn hơn
các tháng sau khi nhận chứng chỉ. Trong khi đó các chi phí ngăn ngừa, chi
phí đánh giá/ thẩm định, chi phí h hỏng bên ngoài tơng đối ổn định hay xu
hớng của các chi phí này là ít thay đổi. Qua đây cho thấy công ty đã kiểm
soát tốt các chi phí ngăn ngừa, chi phí đánh giá/ thẩm định. Xong nhiều
khoản chi phí h hỏng bên ngoài công ty cha xác định đợc nên cha phản ánh
chính xác các khoản chi phí này đòi hỏi cần phải thu thập và ớc đoán. Để
thực hiện việc này cần có sự tham gia của phòng khách hàng, marketing,
25
P:chi phí ngăn ngừa A: chi phí dánh giá/ thẩm định
Fi: chi phí h hỏng bên trong Fe: chi phí h hỏng bên ngoài