Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt
động của tổ chức hành nghề công chứng
Theo kế hoạch đào tạo, thực tập của Học viện tư pháp, từ ngày 27/09/2021 đến
ngày 01/10/2021, học viên đã tiến hành thực tập tại Văn phịng Cơng chứng Abc (địa
chỉ: Số E1, khu X1, đường Phạm Hùng, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ Liêm,
thành phố Hà Nội). Trong thời gian này, học viên đã bước đầu được làm quen với mơi
trường thực tế, được hướng dẫn, tập trung tìm hiểu một số nội dung chính, cơ bản về
cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng.
I. Cơ cấu tổ chức và quản lý của tổ chức hành nghề công chứng
1. Thành lập
Văn phịng Cơng chứng Abc được thành lập theo Quyết định số 3028/QĐUBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 18/6/2009 và Giấy đăng ký hoạt
động số 40/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp Hà Nội cấp ngày 03/7/2009. Ngày 30/9/2011,
Văn phòng đã được Sở Tư pháp Hà Nội thay đổi loại hình từ Văn phịng Cơng chứng
do một Cơng chứng viên thành lập sang loại hình Văn phịng Cơng chứng hợp danh.
Thơng tin Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà Nội:
- Địa chỉ: Số E1, khu X1, đường Phạm Hùng, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 024-37857185 ; 024-37857191
- Hotline: 0985.082.886 (Trưởng văn phịng: Ơng Abc)
- Website: www.congchunggiakhanh.com
- Email:
2. Cơ cấu tổ chức văn phịng
Văn phịng cơng chứng Abc – thành phố Hà Nội có bộ máy hoạt động bao gồm
các Công chứng viên, các Chuyên viên pháp lý đều có trình độ Đại học và trên Đại
học. Bộ máy nhân sự có thời gian hoạt động pháp luật lâu năm, có nhiều kinh nghiệm
và vận hành các cơng việc một cách chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân sự của Văn phịng
có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm hành nghề công chứng dày dặn cùng với
phẩm chất đạo đức hành nghề công chứng chuẩn mực sẽ giải quyết thấu đáo, an toàn
mọi giao dịch cho người yêu cầu cơng chứng. Các nhân viên tại văn phịng đều được

ký hợp đồng lao động đầy đủ và được đảm bảo quyền lợi của mình.

0


Nhân sự tại văn phịng bao gồm:
- 04 Cơng chứng viên Hợp danh, 01 Công chứng viên Hợp đồng.
- Các bộ phận khác: Chuyên viên pháp lý – nghiệp vụ (16 người), Quản lý Nhân
sự kiêm thủ quỹ (01 người), Văn thư (02 người), Kế toán (01 người) và Tổ bảo vệ - lao
cơng (02 người)
STT

CHỨC DANH

1

Trưởng Văn phịng Cơng chứng

2

Công chứng viên

3

Chuyên viên tư vấn pháp lý

4

Bộ phận nhân sự

5

Nhân viên kế toán, thủ quỹ

6

Văn thư lưu trữ

7

Nhân viên bảo vệ
Tổng số

3. Thông tin về các Công chứng viên làm việc tại Văn phịng Cơng chứng Abc
3.1 Trưởng Văn phịng Cơng chứng:
Ơng Abc: Trình độ hiện tại: Thạc sỹ Luật - Nghiên cứu sinh ngành Luật kinh
tế. Ông được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số 2066/QĐBTP ngày 19/8/2013.
Ơng Abc là Cơng chứng viên hợp danh và giữ chức vụ Trưởng văn phong Công
chứng có kinh nghiệm cơng tác pháp luật trong lĩnh vực cơng chứng trên 10 năm, có
khả năng làm việc độc lập, có kỹ năng lãnh đạo, quản lý, điều hành văn phịng hoạt
động chun nghiệp, bền vững, hiệu quả. Ngồi ra, ông Abc đang là giảng viên của
khoa Công chứng viên và các chức danh tư pháp khác – Học viện Tư pháp.

3.2 Các công chứng viên khác:
- Công chứng viên hợp danh:
+ Bà: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số
3941/QĐ-BTP ngày 19/9/2011.

1

+ Ơng Cơng chứng viên theo Quyết định số 1770/QĐ-BTP ngày 20/01/2021.
+ Bà: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số
1770/QĐ-BTP ngày 27/10/2017.
- Công chứng viên hợp đồng bao gồm:
+ Ông: được Bộ Tư pháp bổ nhiệm Công chứng viên theo Quyết định số
2555/QĐ-BTP ngày 11/12/2017
Ngồi ra, để văn phịng vận hành các họat động một cách tốt nhất, ngồi các
Cơng chứng viên nêu trên cịn có một đội ngũ chun viên tư vấn pháp lý trẻ trung,
năng động và đều được đào tạo căn bản, có trình độ từ cử nhân Luật trở lên. Đây là đội
ngũ đắc lực và hỗ trợ rất nhiều cho các Cơng chứng viên của Văn phịng.
4. Cơ sở vật chất của văn phịng cơng chứng:
- Địa điểm đặt trụ sở: Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà Nội có địa chỉ
tại
- Cơ sở vật chất:
Văn phịng là tịa nhà chia lơ 05 tầng, mặt tiền 16m. Diện tích sử dụng 250 m2.
Các khu vực của văn phịng được bố trí như sau:
+ Tầng 1: Dùng để tiếp khách gồm các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ công chứng,
tư vấn pháp luật, lễ tân, văn thư, thủ quỹ, kế tốn.
+ Tầng 2: Là nơi làm việc các cơng chứng viên, các trợ lý.
+ Tầng 3: Phòng làm việc của Trưởng Văn phòng; kho lưu trữ.
Trước cửa Văn phòng là bộ phận bảo vệ, nơi trông giữ xe của nhân viên và
khách hàng, có chỗ để ơ tơ rộng, thống có đầy đủ hệ thống thơng tin liên lạc như điện
thoại, internet, máy fax, scan….
+ Văn phịng Cơng chứng được trang bị hệ thống máy tính mới 100% có cấu
hình phù hợp được nối mạng ADSL, máy in, máy photocopy chất lượng cao, két sắt, tủ
đựng tài liệu bền chắc bảo đảm lưu giữ tất cả hồ sơ, văn bản của khách hàng trong mọi
trường hợp với độ an tồn cao.
+ Văn phịng ký Hợp đồng với Cơng ty phần mềm để đảm bảo trước khi ký hợp
đồng, giao dịch; mọi vấn đề liên quan tới tài sản đều được tra cứu, đảm bảo an tồn

trước khi Cơng chứng viên đặt bút ký. Đây là phần mềm cơ sở dữ liệu mạng cơng
chứng có độ an tồn, bảo mật cao theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội, Sở
Tư pháp, Bộ Tư pháp.

2


+ Văn phòng thường xuyên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề cơng chứng cho
các Cơng chứng viên và tồn văn phòng từ khi thành lập cho đến nay; bảo đảm phịng
ngừa rủi ro trong các hoạt động cơng chứng.
+ Văn phịng làm việc, cũng như tịa nhà có hệ thống dự phòng chống cháy, đặc
biệt là Phòng lưu trữ đều được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và các điều
lệnh phòng chống cháy nổ; kệ, tủ sắt chống cháy, chống mối mọt.
+ Để phục vụ cho công tác chun mơn, Văn phịng cũng được trang bị những
đầu sách văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới mọi lĩnh vực pháp luật, các phần
mềm (đĩa) hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới nhất (thông qua việc mua bản
quyền) và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu pháp luật trên mạng cũng như đăng ký
mua công báo thường xuyên. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý văn phịng, phần
mềm kế tốn cũng được mua và ứng dụng vào Văn phịng Cơng chứng để quản lý
nhân lực và tài chính hiệu quả hơn.
Văn phịng bố trí sắp xếp với khơng gian hài hịa, khoa học, chú trọng đến việc
thiết kế các vị trí làm việc.Văn phịng cơng chứng sẽ có khoảng khơng gian (phịng
chờ) rộng lớn để đón tiếp khách hàng.Tại đây, có hệ thống điều hòa nhiệt độ, quạt hiện
đại phục vụ khách hàng.Phòng chờ có các bàn viết, ghế ngồi, bình uống nước lọc và
một số chậu cây xanh đặt ở vị trí phù hợp tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.
5. Lĩnh vực hoạt động của Văn phịng
Văn phịng cơng chứng Abc có các lĩnh vực hoạt động sau:
5.1. Cơng chứng hợp đồng, giao dịch dân sự
- Công chứng hợp đồng mua bán, vay mượn, thế chấp, cầm cố tài sản.
- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất.

- Công chứng hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, cho thuê, góp vốn bằng quyền sử
dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
- Công chứng thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ, chồng; nhập tài sản riêng
vào tài sản chung vợ, chồng và xác nhận tài sản của vợ, chồng .
- Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối
nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc.
- Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền.
- Công chứng các hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngồi.
- Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ và
các hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu của khách hàng.
5.2. Chứng nhận bản sao từ bản chính và chứng nhận bản dịch

3


- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
- Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch
giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt (sau đây gọi là công chứng bản dịch).
6. Thời gian làm việc
- Văn phịng Cơng chứng Abc hoạt động liên tục từ thứ hai đến sáng thứ bảy
hàng tuần. Lịch làm việc hàng ngày cụ thể: Sáng từ 8h00 đến 12h00 và Chiều từ
13h30 đến 17h30
- Ngoài giờ hoạt động trên, Văn phòng còn cung cấp các dịch vụ để hỗ trợ
khách hàng tối đa và kịp thời bao gồm :
+ Cơng chứng ngồi giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ tết.
+ Cơng chứng ngồi trụ sở tại địa chỉ khách hàng yêu cầu.
+ Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong việc sang tên, chia tách giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
+ Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong việc đại diện tham gia tố tụng tại Tịa án có

thẩm quyền.
7. Ngun tắc và phương châm hoạt động
Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà Nội với đội ngũ cán bộ nhân viên có
trình độ cao, thái độ làm việc nghiêm túc, tận tâm luôn hoạt động đúng theo các
nguyên tắc chung như:
- Tuân thủ Hiến pháp và Pháp luật ;
- Khách quan, trung thực ;
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng ;
- Tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Đặc biệt trong q trình hoạt động, Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà
Nội luôn thực hiện một cách “Công khai, minh bạch” đồng thời các Công chứng viên
lấy phương châm “Sống và làm việc theo pháp luật” làm kim chỉ nam trong suốt q
trình thực hiện cơng tác pháp luật. Khách hàng đến với Văn phịng Cơng chứng Abc
thành phố Hà Nội ln được tiếp đón nhiệt tình, được nhân viên và các Công chứng
viên hỗ trợ hết mình trong q trình thực hiện cơng chứng, được cam kết “Nhanh
chóng, thuận tiện, chính xác, bảo mật và an toàn về pháp luật”, và bảo đảm tối đa
quyền lợi khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

4


Văn phịng Cơng chứng Abc hiện đã và đang phấn đấu trở thành một tổ chức
hành nghề công chứng hàng đầu trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trong những năm
2010, 2015, 2016, 2017 Văn phòng, Trưởng Văn phòng liên tiếp nhận được Bằng khen
của Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội vì đã có thành tích xuất sắc trong
cơng tác bổ trợ tư pháp.
Ngồi ra, Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà Nội ln chú trọng tạo
dựng giá trị bền vững, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn;
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao. Đội ngũ cán bộ nhân
viên có đời sống vật chất và tinh thần ngày càng được nâng cao.

8. Thủ tục cơng chứng và phí cơng chứng
8.1. Thủ tục cơng chứng
Các hoạt động cơng chứng tại Văn phịng Cơng chứng Abc thành phố Hà Nội
được tiến hành theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 và các
văn bản hướng dẫn thi hành.
Nhờ xây dựng được bộ quy trình cơng chứng, quy chế văn phịng đầy đủ,
chun nghiệp, các thủ tục cơng chứng tại Văn phịng được thực hiện cơng khai, minh
bạch, nhanh chóng và được bảo đảm thuận lợi nhất cho khách hàng. Đội ngũ cán bộ
nhân viên và các Cơng chứng viên ln nhiệt tình giải đáp các thắc mắc của khách
hàng về thủ tục và hỗ trợ, tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng thực hiện các thủ tục.
8.2. Phí cơng chứng và thù lao cơng chứng
Văn phịng Cơng chứng Abc thu các mức phí dịch vụ và thù lao cơng chứng
tn theo quy định của pháp luật (theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài
chính ngày 11/11/2016) và được niêm yết cơng khai tại trụ sở Văn phịng, cụ thể Văn
phịng Cơng chứng đã Trích Điều 4 Thơng tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
niêm yết tại phịng một cửa, tầng 1 của Văn phịng.
Các quy định về thu phí cơng chứng và thù lao công chứng được thực hiện
đúng quy định của pháp luật, tương ứng với từng loại việc, từng giá trị giao dịch. Việc
niêm yết công khai khiến cho khách hàng, người yêu cầu công chứng an tâm về chất
lượng dịch vụ
II - VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC NGHĨA VỤ
- Trưởng Văn phịng cơng chứng Abc quản lý các cơng chứng viên hành nghề tại
tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề cơng chứng.
- Văn phịng cơng chứng Abc chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật về
lao động, thuế, tài chính, thống kê.

5


- Việc niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu

cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và chi phí khác được Văn phịng cơng
chứng Abc niêm yết tại Phịng tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định.
- Tất cả các Công chứng viên của Văn phịng cơng chứng Abc đều được mua bảo
hiểm trách nhiệm nghề nghiệp theo quy định, các nhân viên trong Văn phịng đều được
chi trả tồn bộ chi phí bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sau khi
ký Hợp đồng lao động chính thức.
- Việc lập hồ sơ cơng chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện khoa
học, bài bản theo đúng quy định. Công tác lưu trữ trong Văn phịng cơng chứng là một
lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm tồn bộ các cơng việc về thu thập, bổ
sung, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu
quả, phục vụ cho cơng tác nghiệp vụ nâng cao hiệu quả.
Nghiệp vụ thu thập, quản lý bảo quản hồ sơ lưu của Văn phịng cơng chứng sau
khi cơng việc đã hồn thành xong, chỉnh lý thu thập bổ sung hồ sơ lưu trữ, sắp xếp hồ
sơ theo số/loại Văn bản cơng chứng.
- Văn phịng cơng chứng Abc đã tạo điều kiện tiếp nhận người tập sự tại văn
phịng trong hai tuần vừa qua, giúp tơi tiếp thu được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm
quý báu trên mọi phương diện, từ tổ chức, quản lý Văn phòng, cho đến cách thức hoạt
động văn phòng và cụ thể hơn là đi được đi sâu về mảng kiến thức về luật công chứng.
- Các nhân viên thuộc Văn phịng cơng chứng khi khai thác tài liệu lưu trữ phải
có ý kiến đồng ý của Trưởng văn phịng cơng chứng, phải được nhân viên lưu trữ ghi
lại ngày, giờ mượn tài liệu, sau khi trả tài liệu phải được nhân viên lưu trữ nhận, ghi lại
và sắp xếp lại hồ sơ về đúng vị trí.
- Các Hợp đồng, giao dịch đã được cơng chứng tại Văn phịng, đều được cập
nhập lên mạng dữ liệu uchi ngay trong ngày, cuối ngày sẽ có nhân viên chuyên trách
được phân theo lịch kiểm tra, thống kê số Văn bản công chứng trong ngày và đã được
cập nhật trên mạng dữ liệu chung, để khơng bỏ sót Văn bản chưa được nhập. Ngồi ra,
thơng qua hệ thống mạng dữ liệu uchi, văn phịng công chứng Abc đã phối hợp hiệu
quả và kịp thời với các phịng, văn phịng cơng chứng khác về dữ liệu thơng tin được
đăng tải trên mạng uchi, từ đó ngăn chặn các tranh chấp, góp phần làm an tồn các
quan hệ kinh tế, dân sự trong bối cảnh nền kinh tế thị trường.

- Văn phịng cơng chứng Abc đã thực hiện tốt các yêu cầu của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra khi có đợt, cung cấp thơng tin chính
xác và kịp thời về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã cơng chứng phục vụ cho q trình
điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án.

6


- Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu của Tổ chức
hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Con dấu của Văn phịng cơng chứng được giao cho nhân viên văn thư lưu giữ và đóng
dấu tại Văn phịng. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Trưởng văn
phòng, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Văn phịng cơng chứng, chỉ
được đóng dấu và các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Công chứng viên.
III – Đánh giá, nhận xét và bài học kinh nghiệm trong thời gian thực tập
Quá trình đào tạo nghề công chứng ở Học viện Tư Pháp, học viên được tham
gia thực tập thực tế ở Văn phịng cơng chứng; đây chính là mơ hình đào tạo gắn lý
thuyết với thực tiễn rất lý thú. Qua quá trình thực tập trong học phần này, Học viên rút
ra được một số đánh giá, nhận xét và bài học kinh nghiệm quan trọng như sau:
1. Đánh giá, nhận xét về cơ cấu tổ chức của Tổ chức hành nghề cơng chứng
Trong thời gian thực tập, tơi đã được tìm hiểu kiến thức về Phịng cơng chứng
và tìm hiểu thực tế về văn phịng cơng chứng. Giữa hai loại tổ chức hành nghề cơng
chứng này có sự khác nhau về cơ cấu tổ chức:
-Về phía văn phịng cơng chứng, người đại diện theo pháp luật của Văn phịng
cơng chứng là Trưởng Văn phịng. Trưởng Văn phịng cơng chứng phải là cơng chứng
viên hợp danh của Văn phịng cơng chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở
lên. Văn phịng cơng chứng khơng có thành viên góp vốn. Trưởng Văn phịng cơng
chứng do các thành viên hợp danh tự bầu. Văn phịng cơng chứng được tổ chức và
hoạt động theo mơ hình cơng ty hợp danh. Văn phịng cơng chứng là tổ chức dịch vụ

công thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao
dịch có con dấu và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng
nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các nguồn thu hợp pháp khác mà
không phải là đơn vị sự nghiệp cơng lập như Phịng cơng chứng;
- Về phía Phịng cơng chứng: người đại diện theo pháp luật của Phịng cơng
chứng là Trưởng phịng. Trưởng phịng cơng chứng phải là công chứng viên, do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Phòng cơng chứng là
đơn vị sự nghiệp cơng lập, Phịng cơng chứng gồm các viên chức hưởng chế độ lương
theo đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở Tư pháp và trưởng phịng Phịng cơng chứng
do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Phòng công
chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở tư pháp, có trụ sở có con dấu và có tài
khoản riêng. Ngoài ra, tên gọi, thủ tục thành lập, căn cứ chấm dứt, giải thể, sát nhập
của phịng cơng chứng và văn phịng cơng chứng cũng khác nhau (theo quy định tại
Luật công chứng 2014 và một số văn bản quy phạm pháp luật có liên quan).

7


- Văn bản công chứng do các công chứng viên dù cơng tác ở Phịng cơng chứng
hay ở Văn phịng cơng chứng thì đều có giá trị pháp lý như nhau. Sự khác nhau cơ bản
nhất giữa Phịng cơng chứng và Văn phịng cơng chứng là ở việc thành lập, quản trị và
hạch tốn về tài chính. Phịng cơng chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp được
quản lý, vận hành theo quy định của Luật Công chứng và quy định của pháp luật về
đơn vị sự nghiệp. Trong khi đó, Văn phịng cơng chứng tổ chức vận hành theo Luật
Công chứng và các quy định của Luật Doanh nghiệp; tự hạch toán thu chi và nộp thuế
cho nhà nước. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng cơng chứng Abc- nơi học viên tập sự
tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về công chứng, cơ cấu tổ chức rõ ràng, chặt chẽ
và có tính chun nghiệp cao.
2. Kinh nghiệm tích luỹ các kỹ năng làm việc tại văn phịng tại Văn phịng cơng
chứng

Để trở thành một công chứng viên thực thụ, người áp dụng pháp luật để giải
quyết một tình huống phát sinh trên thực tiễn như: Khai nhận di sản thừa kế, thế chấp,
tặng cho, uỷ quyền….địi hỏi cơng chứng viên phải có kiến thức nền tảng pháp lý
vững chắc và vận dụng vào thực tiễn để giải quyết yêu cầu công chứng, tự chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc này và phải có rất nhiều kỹ năng mềm khác. Qua quá
trình thực tập, tôi đã được học hỏi các kỹ năng trong việc tiếp đón khách hàng (người
u cầu cơng chứng) để tạo thiện cảm, khiến cho khách hàng hài lòng khi thực hiện
các hoạt động cơng chứng tại văn phịng; kỹ năng phát hiện vấn đề, phân tích, đánh giá
hồ sơ và giải quyết hồ sơ; kỹ năng quản trị, điều hành Văn phịng cơng chứng… Trong
việc xử lý các hồ sơ công chứng, công chứng viên đã thực hiện một cách tỉ mỉ, cẩn
trọng từ việc xét người, xét giấy tờ, tìm hiểu xác minh các đối tượng. Cơng chứng viên
tiến hành dịch vụ cơng, khơng vì bất cứ lợi ích của bên nào, không được thiên vị bất
cứ bên nào mà với vai trị trung gian chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao
dịch, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Văn phòng công
chứng Abc hiện tại đã đăng ký phần mềm chuyên cập nhật nhanh nhất các thay đổi,
sửa đổi bổ sung trong hệ thống văn bản pháp luật trong nước, từ đó giúp mọi người
nhanh chóng tiếp nhận được những quy định pháp luật mới, khiến việc áp dụng pháp
luật trở nên nhanh chóng, linh hoạt, và hiệu quả, tư vấn cho khách hàng kịp thời, tránh
tình trạng áp dụng những văn bản đã hết hiệu lực. Sự cẩn trọng của mỗi công chứng
viên hành nghề giúp giảm thiểu rủi ro sau khi hồn thành văn bản cơng chứng. Đối với
bất cứ khách hàng nào đến với văn phòng cũng được tiếp đón nồng nhiệt và chun
nghiệp. Các khách hàng ln đạt được sự hài lòng khi thực hiện các yêu cầu cơng
chứng tại văn phịng.
Ngồi ra, học viên cịn được học tập tinh thần trách nhiệm, nghiêm túc chuyên
nghiệp đặc biệt trong quá trình giao tiếp với các nhân viên trong Văn phịng, bản thân
tơi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân. Bên cạnh đó, có giúp đỡ nhiệt

8

tình về chun mơn giữa các thành viên văn phịng, nhiều sự sẻ chia giúp tơi có thêm
động lực trong học tập và thực hành, có thêm nhiều nguồn hứng khởi khi làm việc.
3. Kinh nghiệm về việc thực hiện quy tắc đạo đức hành nghề cơng chứng
Văn phịng cơng chứng Abc thực hiện thủ tục công chứngđúng quy định pháp
luật, tơi đã được chứng kiến có trường hợp khách hàng không hiểu rõ quy định của
pháp luật về công chứng, có xảy ra tình trạng ức chế, to tiếng với công chứng viên,
nhưng công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã bình tĩnh và giải thích chi tiết về trường
hợp giấy tờ của khách hàng không công chứng được vì khơng đủ điều kiện theo quy
định pháp luật, vị khách hàng đó đã hiểu và quay về bổ sung giấy tờ cịn thiếu. Bên
cạnh đó,Văn phịng cơng chứng Abc luôn thực hiện chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên,
như: Bảo đảm các quyền, lợi của nhân viên theo quy định của luật lao động, có mức
thưởng thêm giờ và các ngày lễ, tết ngày kỷ niệm. Sau này, nếu hành nghề tơi cũng sẽ
mong muốn tìm được một Văn phịng có chế độ đãi ngộ và khích lệ nhân viên chuyên
nghiệp như vậy. Đạo đức hành nghề công chứng được Trưởng Văn phòng quán triệt
trong mối quan hệ tiếp xúc với người yêu cầu công chứng để gây dựng hình ảnh cho
Văn phịng, gây dựng niềm tin của nhân dân vào công chứng. Đạo đức hành nghề công
chứng đó cịn thể hiện ở mối quan hệ giữa các công chứng viên, cấp trên với cấp dưới;
giữa tổ chức hành nghề công chứng này với tổ chức hành nghề công chứng khác được
tuân thủ đúng; tạo môi trường công sở thân thiện, hiệu quả.
4. Kinh nghiệm trong quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ lưu là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của
Tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ lưu chứa đựng thông tin cá nhân cũng như giao
dịch dân sự của người u cầu cơng chứng (có hiệu lực hoặc chưa có hiệu lực - đối với
trường hợp Di chúc) do đó việc lưu trữ hồ sơ khơng chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài
liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin và sự phá hoại
tài liệu lưu trữ. Tại văn phòng, hồ sơ được bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an
tồn. Văn phịng đã lưu trữ theo số thực tự, giá lưu trữ, được thực hiện bởi nhân viên
lưu trữ một cách chuyên nghiệp. Đối với bản chính văn bản cơng chứng và các giấy tờ
khác trong hồ sơ công chứng từ khi hoạt động đến nay ln được lưu trữ đầy đủ.
Ngồi ra, văn phòng còn lưu trữ bằng hệ thống dữ liệu mạng, định dạng file mềm.

Trên đây là một số kinh nghiệm tơi rút ra trong q trình thực tập tại Văn phịng
cơng chứng. Qua thời gian được thực tập tại Văn phịng cơng chứng Abc, thành phố
Hà Nội với sự giúp đỡ, hỗ trợ của các cán bộ, nhân viên đặc biệt là của người hướng
dẫn thực tập - Công chứng viên Abc, tơi đã bước đầu có những kiến thức thực tế về
hoạt động công chứng, đặc biệt là được tìm hiều quy tắc, cách thức trong các hoạt
động quản lý của Văn phịng cơng chứng. Tơi đã được học hỏi thêm về cơ cấu, tổ chức
và hoạt động của một Tổ chức hành nghề công chứng, các quyền, nghĩa vụ của tổ chức

9


hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật. Qua việc quan sát và học hỏi, bản
thân tối đã tự nhận thấy mình cịn thiếu sót nhiều kỹ năng, tác phong và cần phải cố
gắng tích lũy thêm, học hỏi thêm nhiều những bài học kinh nghiệm từ giao tiếp đến
chun mơn để dần hồn thiện bản thân mình.
Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2021
Người làm báo cáo

10