Tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (584.01 KB, 41 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH
BÀI THẢO LUẬN
MÔN: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ QUẦY BAR
ĐỀ TÀI:
Tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội
GVHD: ĐỖ CÔNG NGUYÊN
HÀ NỘI 2022
1
MỤC LỤC
PHẦN I. LỜI MỞ ĐẦU ...........................................................................................................................
6
PHẦN II. NỘI DUNG ..................................................................................................................................
7
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................................................
7
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại tiệc ............................................................................................
7
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của khu vực phục vụ tiệc và hội nghị.........................................................
7
1.2.1. Chức năng ...................................................................................................................................
7
1.2.2. Nhiệm vụ: ....................................................................................................................................
7
1.3. Phục vụ tiệc ........................................................................................................................................
8
1.3.1. Khái niệm ....................................................................................................................................
8 1.3.2. Đặc điểm hoạt động phục vụ
tiệc: .............................................................................................. 8
Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà
Nội ................................................................................................................................................................
14
2.1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Sheraton Hà Nội ...................................................................
14
2.1.1. Khái quát về khách sạn Sheraton Hanoi .................................................................................
14
2.1.2. Cơ cấu tổ chức khách sạn.........................................................................................................
15
2.1.3. Giới thiệu về bộ phận tiệc tại khách sạn Sheraton Hà Nội .....................................................
17
2.2. Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà Nội
..................................................................................................................................................................
19
2.2.1 Tiếp nhận nhu cầu đặt tiệc ........................................................................................................
19
2.2.2. Lập kế hoạch về tổ chức tiệc cưới ............................................................................................
22
2
2.2.3. Quy trình phục vụ tiệc cưới ......................................................................................................
32
2.2.4. Tổ chức thực hiện và giám sát công việc phục vụ tiệc ............................................................
35 2.2.5. Kiểm tra và đánh giá hậu
tiệc ................................................................................................... 36
2.3. Đánh giá chung về thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn Sheraton Hà
Nội ............................................................................................................................................................
37
2.3.1. Ưu điểm .....................................................................................................................................
37 2.3.2. Nhược
điểm ............................................................................................................................... 38
CHƯƠNG 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại
khách sạn Sheraton Hà Nội .......................................................................................................................
38
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại khách
sạn Sheraton Hà Nội ..............................................................................................................................
38
3.1.1. Mục tiêu .....................................................................................................................................
38
3.1.2. Phương hướng ..........................................................................................................................
38
3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc tại khách sạn ................
39
3.2.1. Hoàn thiện chất lượng đội ngũ lao động: ................................................................................
39
3.2.2. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật ........................................................................................... 40
3.2.3. Hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng phục vụ tiệc cưới .................................................... 41
3.2.4. Hồn thiện một số cơng tác Marketing .................................................................................... 41
Phần III: Kết luận ......................................................................................................................................
42
3
PHẦN I. LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển, đời sống của con người ngày càng được
cải thiện, nhu cầu được đi đến những vùng đất mới lạ, được nghỉ dưỡng thư giãn ngày
càng nhiều, khiến cho du lịch dần trở thành một nhu cầu thiết yếu trong đời sống xã hội
của con người. Về mặt kinh tế, du lịch đã trở thành một ngành quan trọng của nhiều nước
công nghiệp phát triển. Với một số quốc gia, du lịch còn được coi là ngành kinh tế mũi
nhọn, là cứu cánh để vực dậy nền kinh tế.
Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc là một loại hình dịch vụ đã chiếm được chỗ đứng
quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Dịch vụ tiệc cưới trong các khách sạn hiện nay ngày
càng phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những mảng kinh doanh mang lại doanh
thu lớn cho các khách sạn. Với tính chất trang trọng của tiệc cưới, cộng với sự ra đời của
hàng loạt các nhà hàng tổ chức tiệc cưới, người sử dụng dịch vụ này sẽ trở nên ngày càng
khó tính, đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ của buổi tiệc. Chính điều này mang lại cơ
hội lớn đồng thời cũng tạo ra sức ép cạnh tranh giữa các khách sạn, địi hỏi mỗi khách sạn
phải có những biện pháp nghiên cứu chất lượng dịch vụ tiệc cưới nhằm thu hút khách
hàng đến với doanh nghiệp của mình. Tóm lại chất lượng phục vụ luôn là yếu tố quyết
định thành cơng của doanh nghiệp du lịch nói chung và trong kinh doanh khách sạn, nhà
hàng nói riêng. Chính vì vậy, nhóm quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức hoạt động phục
vụ tiệc cưới tại khách sạn Shareton Hà Nội” để đi sâu vào nghiên cứu và phân tích để có
thể hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức hoạt động phục vụ tiệc cưới tại khách sạn, cũng như
cách thức vận hành kinh doanh tiệc của khách sạn Sheraton Hà Nội.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện bài thảo luận của nhóm, do cịn hạn chế về
mặt kiến thức, kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong
sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của thầy để bài làm của nhóm có thể hoàn thiện hơn
nữa. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!
4
PHẦN II. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại tiệc
Tiệc là bữa ăn long trọng và thịnh soạn, nhiều người tham gia nhằm thực hiện những
mục đích để tiếp khách, chiêu đãi bạn bè hoặc vì một mục đích nào đó Đặc điểm của tiệc:
-
-
Sự thịnh soạn thể hiện ở phòng tiệc với các tiện nghi sang trọng, lịch sự, cơ sở vật
chất đồng bộ, hiện đại, bài trí hấp dẫn với thực đơn phong phú, nhiều món ngon, chế
biến cầu kỳ hấp dẫn, phục vụ tiệc sang trọng theo nghi thức từng loại tiệc.
Các bữa tiệc thường diễn ra trong phòng lớn nhỏ, có thể là ở ngồi trời và phù hợp
với từng chủ đề.
Sử dụng nhiều lao động trực tiếp, thời gian phục vụ ngắn diễn ra buổi tiệc cũng khác
nhau
Phân loại hình tiệc: Căn cứ vào chủ đề tiệc được phân ra các loại như sau
-
Tính chất tiệc gồm tiệc ngồi và tiệc đứng (Standing buffet, Sitting buffet, Handing
buffet, Coffee break)
Thiết kế gồm đại tiệc, yến tiệc, tiệc trà. Cocktail và vũ tiệc
Món ăn thì có tiệc Á, tiệc Âu, tiệc ngọt
Theo mục đích bao gồm tiệc ngoại giao, tiệc chiêu đãi, tiệc liên hoan (Khai trương,
tổng kết, tất niên, sinh nhật, tiệc cưới)
Theo địa điểm tổ chức gồm tiệc trong nhà, tiệc ngoài trời và tiệc bên ngoài (ngoài
khách sạn)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của khu vực phục vụ tiệc và hội nghị
1.2.1. Chức năng
-
Cung cấp món ăn cho khách hàng
-
Cung cấp đồ uống phục vụ cho khách
-
Cung cấp dịch vụ tiệc và hội nghị, hội thảo cho khách hàng
-
Kiểm sốt chi phí và chương trình bán hàng
1.2.2. Nhiệm vụ:
-
Phục vụ khách ăn uống
Phục vụ dịch vụ tiệc, hội nghị, hội thảo
Tạo môi trường hấp dẫn
Phối hợp với các bộ phận khác
Quản lí tài sản, nhân lực
Xử lý các tình huống phát sinh
Chấp hành nội quy, quy định
5
-
Bán hàng và marketing
1.3. Phục vụ tiệc
1.3.1. Khái niệm
Phục vụ tiệc là tồn bộ q trình thao tác kỹ thuật cung cấp thức ăn, đồ uống và những
yêu cầu khác của khách, nhằm đem lại sự hài lòng cho khách sử dụng tiệc.
1.3.2. Đặc điểm hoạt động phục vụ tiệc:
-
Hoạt động phục vụ tiệc có tính chất phức tạp:
Hoạt động phục vụ tiệc có nội dung kỹ thuật
Tính nghệ thuật, bề nổi
Sử dụng nhiều lao động trực tiếp
Sự phối hợp trong các hoạt động
1.3.3. Xếp chỗ và trang trí phịng tiệc
Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi cho khách theo kiểu bàn: Tùy thuộc vào hình dáng bàn tiệc
sẽ quy định một số nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi cho khách phù hợp. Chẳng hạn:
Kiểu bàn dài hình chữ nhật
Sắp xếp theo lối Pháp: Chủ tiệc ngồi giữa, ngay vị trí trung tâm - khách chính ngồi đối
diện chủ tiệc - bên phải chủ tiệc là khách số 1, bên trái là khách số 2 - cứ thế, sắp xen kẽ,
bên phải rồi bên trái cho đến hết.
Sắp xếp theo lối Anh: Chủ tiệc và khách chính ngồi đối diện 2 đầu bàn - bên phải chủ tiệc
là khách số 1, ở đầu bàn; bên trái là khách số 2, ở đầu bàn - bên phải khách chính là khách
sơ 1, ở đầu bàn; bên trái là khách số 2, ở đầu bàn - cứ thế, sắp tiếp tục ở cả phía chủ tiệc
và phía khách xen kẽ nhau vào phía trong cho đến hết
Kiểu bàn trịn
Chủ tiệc và khách chính ngồi đối diện - bên phải chủ tiệc là phu nhân hoặc phu quân
khách chính - bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân chủ tiệc. Trường hợp
không có phu nhân hoặc phu qn tham dự thì 2 vị trí này được xếp cho khách số 1 phía
chủ và phía khách. Chủ tiệc và khách chính ngồi bên nhau, chủ tiệc ngồi bên trái, khách
chính ngồi bên phải - bên trái chủ tiệc là phu nhân hoặc phu quân khách chính, bên phải
khách chính là phu nhân hoặc phu quân chủ tiệc
Kiểu bàn danh dự hình chữ nhật
Trong một số bữa tiệc lớn sẽ bố trí bàn danh dự bên trên, bao gồm chủ tiệc và các vị
khách quý, phía dưới là nhiều bàn khách mời khác. Theo đó, tất cả khách mời nên được
xếp ngồi quay mặt xuống dưới, chủ tiệc ngồi ngay vị trí trung tâm, khách chính ngồi bên
cạnh chủ tiệc, các vị khách quý còn lại được xếp theo kiểu bàn dài như trên.
Kiểu bàn danh dự hình trịn
6
Cũng bố trí bàn danh dự phía trên cùng, chủ tiệc và khách chinh ngồi bên nhau và phía
trước các bàn trịn khác, quay mặt về các bàn trịn phía bên dưới.
Kiểu bàn chữ T
Xếp chủ tiệc ngồi giữa bàn đặt ngang, quay mặt xuống phía dưới bàn để đứng; bên phải
chủ tiệc là khách chính; bên trái chủ tiệc là khách số 1; các khách còn lại được xếp xen kẽ
tính từ bàn ngang. Lưu ý: bàn ngang sẽ được coi như bàn danh dự (nếu cần), phía bên
trong bàn ngang không xếp ghế ngồi hoặc xếp cho phiên dịch
Kiểu bàn chữ U
Xếp chủ tiệc ngồi ngay giữa bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc; khách chính ngồi
bên phải chủ tiệc; các vị trí xếp cịn lại tương tự như kiểu bàn chữ T, áp dụng chung cho
cả 2 bàn dọc.
Kiểu bàn hình bầu dục
Tùy theo hình dáng bàn tiệc mà thực hiện xếp chỗ ngồi cho khách tương ứng theo kiểu
bàn hình chữ nhật hay bàn trịn phù hợp.
Việc chọn bàn tiệc sẽ tùy thuộc vào tính chất tiệc chiêu đãi, số lượng và thành phần khách
cùng với yêu cầu phù hợp của khách hàng là chủ tiệc. Ngoài ra, với mọi kiểu bàn tiệc cần
lưu ý xếp chủ tiệc có vị trí ngồi quay mặt ra phía cửa ra vào để thuận tiện cho việc quan
sát và chỉ đạo phục vụ tiệc.
Không gian tiếp khách và Không gian chiêu đãi
Không gian tiếp khách
Thông thường, trước các buổi tiệc thường có tea break hoặc pre-dinner. Và các nhà hàng
cũng bố trí 2 khơng gian: đón khách và đãi tiệc.Ở khơng gian đón khách và tiếp khách cần
trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, khơng trang trí cờ, khẩu hiệu
l loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đơng. nới đón khách cần có đủ
chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách ngồi chờ trước khi vào dự
chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu đãi và uống rượu khai vị,
dùng tea break hoặc pre-dinner.
Không gian chiêu đãi
Phịng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay
thẳng. Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn khơng được thoải mái và
khó cho người phục vụ. Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy khơng .
Phịng chiêu đãi phải được trang hồng sang trọng; đèn trong phịng chiêu đãi phải đủ
sáng nhưng khơng làm khách chói mắt.
Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ. Dụng cụ ăn, uống phải
đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần những
bát, đũa gì…
7
1.3.4 Quy trình phục vụ tiệc ngồi
Chuyển
tới
khách
đồ ăn ,
đồ
uống
Chuẩn
bị trước
giờ ăn
Thanh
tốn
Đón
khách
Phục
vụ
khách
trong
khi ăn
Thu
dọn
Tiễn
khách
1.3.5. Quy trình phục vụ tiệc đứng
Chuẩn
bị trước
giờ ăn
Đón
khách
Phục vụ
khách
trong
khi ăn
Thanh
tốn
Tiễn
khách
Thu
dọn
Qua hai sơ đồ về quy trình phục vụ tiệc ngồi và quy trình phục vụ tiệc đứng hầu như
là gần giống nhau. Nhưng do đặc điểm đã nói ở trên về hai loại tiệc thì trong quy trình
phục vụ tiệc ngồi có thêm bước “Chuyển tới khách món ăn và đồ uống". Còn lại các bước
phục vụ khác đều giống nhau.
Dưới đây, là những yêu cầu và những công việc cụ thể cần tiến hành tại các bước
trong quy trình phục vụ nói chung và quy trình phục vụ tiệc đứng, quy trình phục vụ tiệc
ngồi nói riêng:
Bước 1: Chuẩn bị, set up bàn tiệc
Làm vệ sinh phòng tiệc, sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ tại khu vực được phân công.
Gấp khăn khăn, chuẩn bị dụng cụ ăn uống, dụng cụ phục vụ, gia vị.
Trải khăn bàn, setup bàn tiệc với đầy đủ các dụng cụ, vật dụng cần thiết theo quy định của
nhà hàng – khách sạn.
Tiệc ngồi: Nhân viên kê bàn thành từng dãy hoặc từng bàn riêng lẻ có ghế đặt sẵn xung
quanh bàn.
8
Tiệc đứng Nhân viên tổ bản thường kể theo dãy gồm hai hoặc ba bàn tạo thành những dãy
để đồ ăn, dụng cụ ăn uống và các bản đề đồ uống riêng.
Bước 2: Đón khách và xếp chỗ ngồi
Đến giờ đón khách, nhân viên phục vụ xếp thành hàng tại cửa phịng tiệc để đón khách.
Khi khách đến, nhân viên phục vụ phải chủ động chào khách, hướng dẫn khách tìm vị trí
ngồi phù hợp
Bước 3: Phục vụ tiệc
Khi khách đã ngồi vào bàn, nhân viên phục vụ rót đồ uống cho khách.
Khi tiệc bắt đầu, nhân viên phục vụ lần lượt mang các món ăn ra theo trình tự thực đơn
của nhà hàng. Lưu ý khi đặt các món ăn vào bàn, nhân viên phải đặt món ở vị trí thuận
tiện để khách dễ lấy thức ăn.
Trong q trình mang thức ăn ra, nhân viên phải kết hợp với việc thu dọn những dụng cụ
bẩn và mang bổ sung những dụng cụ thay thế.
Thực hiện những yêu cầu phát sinh của khách dự tiệc, phục vụ khách với thái độ nhiệt
tình, chu đáo.
Trong quá trình phục vụ tiệc, nhân viên phải làm việc dưới sự điều hành của nhân viên
giám sát tiệc, quản lý tiệc Bước 4:Thanh toán:
Thanh toán: khi khách ăn xong, nhân viên thanh tốn (thuộc phịng kế toán) gấp chủ tiệc
để thanh toán theo hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên. Ngồi ra cịn phải thanh tốn
các chi phí phát sinh ngồi hợp đồng mà khách sử dụng trong bữa tiệc.
Bước 5: Tiễn khách
Khi kết thúc tiệc, một số nhà hàng – khách sạn sẽ yêu cầu nhân viên phục vụ đứng ở cửa
phòng tiệc để chào tiễn khách. Nhân viên phục vụ cần thực hiện đúng các nghi thức tiễn
khách theo quy định của nhà hàng.
Bước 6: Thu dọn phòng tiệc
Thu dọn tất cả các dụng cụ bẩn trên bàn tiệc và mang đến khu vực rửa. Thu dọn các vật
dụng của nhà hàng: lọ hoa, lọ gia vị… đặt tại khu vực quy định. Thu dọn bàn ghế và tiến
hành làm vệ sinh phòng tiệc
1.4. Phục vụ hội thảo, hội nghị
1.4.1. Bố trí phịng hội nghị, hội thảo
Phịng hội nghị, hội thảo là nơi thảo luận, đánh giá nhận xét cũng như đưa ra kế hoạch của
các công ty,doanh nghiệp. Tùy theo tính chất của cuộc họp, hội thảo mà chúng ta có cách
sắp xếp bàn ghế khác nhau.
Bố trí kiểu rạp hát:
Trong phòng chia làm hai khu vực, là khu vực khách mời ( khán giả) và khu vực cho
người diễn giả. Khu vực khách mời thì chỉ có ghế khơng có bàn, khu vực diễn giả thì có
9
thể trang bị thêm các phương tiện như bàn, máy chiếu, bục phát biểu. Bố trí kiểu bàn ghế
này phù hợp cho các chương trình ra mắt sản phẩm mới, các buổi diễn văn nghệ, các cuộc
thi.
Với kiểu sắp xếp này thì thích hợp cho các sự kiện mà số người tham gia đông, không cần
ghi chú. Nên lưu ý việc bố trí sắp xếp bàn ghế sao cho các khách mời có thể quan sát
người diễn giả đang nói phía trên mà khơng bị che khuất bởi người ghế trước.
Bố trí ghế quanh bàn chữ U:
Bàn này được thiết kế theo dạng chữ U, ghế sẽ được xếp xung quanh bàn chữ U. Với loại
bàn này thì mọi người rất dễ tương tác với nhau, dễ dàng làm việc trực tiếp khi ngồi mặt
đối mặt với nhau. Loại bố trí bàn ghế kiểu này phù hợp với các cuộc họp hội nghị, cổ
đông, cuộc họp hội đồng quản trị, họp ủy ban, hay các nhóm thảo luận trình bày với nhau
một đề tài nào đó. Khơng gian làm việc theo kiểu bố trí này rất tốt, thích hợp cho số lượng
người tham dự dưới 25 người. Bởi vì loại bàn họp này khá hẹp nên với số lượng người
thích hợp thì việc tương tác mới sẽ tốt hơn.
Bố trí bàn ghế theo kiểu lớp học:
Với kiểu sắp xếp như thế này cũng tương tự kiểu bố trí trong rạp hát, tuy nhiên theo kiểu
này thì ta sẽ kê bàn trước các dãy ghế. Thích hợp với các hội nghị hội thảo mà có phát tài
liệu cho các khách tham dự, khách mời cần sử dụng laptop hay ghi chép trong q trình
nghe diễn giả nói. Tiện dụng hơn nữa là các khách mời có thể thoải mái gác tay lên bàn
hay để các vật dụng như túi xách hay điện thoại..Cũng như kiểu bố trí trong rạp hát thì
cần lưu ý việc sắp xếp tranh che khuất tầm nhìn của người phía sau.
1.4.2. Quy trình phục vụ hội nghị, hội thảo
Setup phòng hội nghị
Trước khi setup bàn ghế cho hội nghị cần phải thực hiện các công việc và các kiến thức về
các kiểu setup cơ bản để thực hiện nhanh chóng nhất.
+ Vệ sinh tồn bộ hội trường, khu vực đặt ghế, bàn và khu vực sân khấu hay bục trình
bày. + Nắm được những nguyên tắc setup phòng hội nghị cơ bản khi được yêu cầu như:
Kiểu rạp hát, kiểu lớp học, kiểu hollow, kiểu bàn tròn, kiểu chữ U,… để có thể thực hiện
một cách nhanh chóng nhất
+ Các lối đi cần phải được thiết kế để cân đối với khơng gian phịng, lượng khách để vừa
tạo ra không gian đẹp mắt và tạo sự thoải mái cho khách mời tham dự.
+ Kiểm tra lại toàn bộ bàn ghế, khăn trải để đảm bảo sự sạch sẽ, chắc chắn tránh xảy ra sự
cố ngoài ý muốn khi khách hàng đến tham dự.
+ Tùy thuộc vào tính chất trang trọng của hội nghị mà người thực hiện quy trình phục vụ
hội nghị cần chú ý cho thêm các phụ kiện như hoa, quà tặng, khăn bàn…
Trong quá trình diễn ra hội nghị
10
Khi hội nghị diễn ra các vị trí được phân cơng cần có người đảm nhiệm để hỗ trợ khách
tham dự khi cần. Cụ thể:
+ Chủ động đưa thêm nước cho các khách mời ở những vị trí quan trọng nếu hội nghị
diễn ra trong thời gian dài.
+ Bao quát, hỗ trợ nhau để hồn thành các cơng việc của mình, đây cũng là một trong
những điều góp nhặt nên sự thành công của hội nghị.
+ Thực hiện các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép và được phép.
Quy trình phục vụ hội nghị sau khi buổi làm việc kết thúc
Khi hội nghị bế mạc kết thúc, các nhân viên phục vụ sẽ thực hiện trình tự theo quy trình
phục vụ khi hội nghị kết thúc như sau:
+ Hướng dẫn khách tham dự các hướng ra ngoài để tránh sự lộn xộn, mất tập trung. + Thu
gom lại toàn bộ chai nước trên bàn, các khăn trải bàn cũng cần được gấp gọn và cho vào
một vị trí gọn gàng. Nếu khăn bẩn sẽ tiến hành phân chia và đưa về vị trí giặt ủi.
+ Thu gọn bàn ghế đưa về vị trí cũ khi chưa setup, hoặc thực hiện setup cho buổi hội nghị
tiếp theo (nếu có)
+ Vệ sinh toàn bộ hội trường một lần nữa
Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách
sạn Sheraton Hà Nội
2.1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Sheraton Hà Nội
2.1.1. Khái quát về khách sạn Sheraton Hanoi
- Tên đầy đủ: Khách sạn Sheraton Hà Nội
- Địa chỉ: K5 Linh Đàm, Số 11 đường Xuân Diệu, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội. Website: www.mariott.com
11
Khách sạn Sheraton Hanoi (Sheraton Hà Nội) tọa lạc bên bờ Hồ Tây thanh bình thuộc
khu vực Nghi Tàm, quận Tây Hồ. Khách sạn cách sân bay quốc tế Nội Bài khoảng 22,7
km, cách ga Hà Nội khoảng 5,5 km và tầm 4,5 km để đến trung tâm thành phố và Hồ
Hồn Kiếm.
Lịch sử hình thành:
Được thành lập vào năm 2003. Khách sạn Sheraton Hà Nội là một trong những khách
sạn 5 sao thuộc tập đoàn Starwood- một trong 10 tập đoàn kinh tế lớn và nổi tiếng nhất
thế giới về kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn.
Khách sạn Sheraton Hà Nội có chức năng hoạt động chính là kinh doanh và cung cấp
các dịch vụ lưu trú, ăn uống, cùng các dịch vụ bổ sung như dịch vụ giặt làm phương tiện
vận chuyển, massage, tổ chức tiệc cưới, hội nghị, hội thảo.
Khách sạn đi vào hoạt động năm 2003, hiện tại do Tập đoàn Marriott International quản
lý.
Khách sạn gồm 299 phịng trong đó có 283 phịng khách sạn, 16 phòng Suite với lối
thiết kế truyền thống Việt Nam hài hịa với phong cách Pháp. Các phịng khách có diện
tích lớn nhất so với diện tích phịng khách của các khách sạn khác tại Hà Nội, với diện
tích 37 mét vng/phịng. Cách trang trí trong phịng với những màu sắc dịu nhẹ và trang
nhã, luôn tạo cho ta cảm giác ấm cúng. Những khung cửa sổ dài mang hình dáng và màu
sắc của những ngói lơ nhơ và những cảnh hồ tuyệt đẹp. Từ đây có thể dễ dàng di chuyển
đến các địa điểm ăn uống, tham quan trong thành phố nên thường được đối tượng khách
nghỉ dưỡng và khách công tác lựa chọn.
Với 3 nhà hàng, khu vực sảnh và 2 quầy bar, khách sạn cung cấp cho khách hàng rất
nhiều lựa chọn khác nhau về ẩm thực, vui chơi, giải trí và thư giãn. Khung cảnh và thực
đơn sáng tạo của mỗi khu vực sẽ khiến cho khách hàng tận hưởng được rất nhiều điều thú
vị khác nhau mà chắc chắn sẽ rất độc đáo ở thành phố Hà Nội.
Giải thưởng Khách sạn đạt được cho đến thời điểm hiện tại:
- Sheraton là khách sạn là khách sạn “xanh” đầu tiên tại Hà Nội
- Top 10 đến 25 “Best Conference Hotels in Asia” do Tạp chí Asia Smart Travel BEST IN
TRAVEL POLL bình chọn năm 2006, 2007, 2009.
- Giải thưởng “Khách sạn Kinh doanh hàng đầu Việt Nam” lần thứ 4 liên tiếp trong cuộc
bình chọn giải thưởng về du lịch World Travel Awards năm 2010.
- Giải thưởng TOP 10 Khách sạn 5 sao Hàng Đầu Việt Nam năm 2018 – Giải thưởng Du
Lịch Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức khách sạn
12
Khách sạn có cơ cấu tổ chức bộ máy đầy đủ, phù hợp bởi có đội ngũ làm việc giàu
kinh nghiệm. Khách sạn đang được điều hành bởi Tổng giám đốc Julian Wong, cịn lại
dưới quyền ơng đều là người bản địa nắm giữ các vị trí quản lý. Mỗi một bộ phận trong
khách sạn đều đảm nhiệm một vai trò riêng, cụ thể :
- Bộ phận Nhân sự: Chịu trách nhiệm chính về mặt tuyển dụng nhân sự, tổ chức chương
chương trình đào tạo và huấn luyện cho nhân viên chính thức của khách sạn. Quản lý
và đánh giá tình hình, chất lượng nhân viên. Chịu trách nhiệm về cơng việc liên quan
tới các chính sách đãi ngộ của nhân viên và kết hợp với bộ phận tài chính về việc trả
lương cho nhân viên thời vụ.
- Bộ phận Sales & Marketing : đưa ra các chính sách bán hàng và quảng cáo có lợi nhất
cho khách sạn để góp phần đem về doanh thu và lợi nhuận. Tìm kiếm các nguồn khách
hàng tiềm năng, tiếp thị sản phẩm, nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh. Thống
kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn, khảo sát khách hàng để
đóng góp ý kiến với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả. Hỗ trợ
nhân viên đặt phòng, kết nối với các bộ phận như nhà hàng, bar, lễ tân ... để quảng bá
các chương trình khuyến mãi của khách sạn.
- Bộ phận Kỹ thuật: theo dõi và bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất và các trang
thiết bị trong khách sạn
- Bộ phận Buồng phịng: có 3 chức năng chính, trong đó có chịu trách nhiệm làm phòng,
vệ sinh nội thất và trang thiết bị trong phòng khách và khu vực của khách sạn, chuẩn bị
và kiểm sốt trang thiết bị vệ sinh, hóa chất, tiêu hao, minibar, ... ; làm sạch các loại đồ
13
vải trong khách sạn, kiểm soát, thống kê và báo cáo lại; giặt là quần áo cho khách khi
có nhu cầu.
- Bộ phận Tiền sảnh: đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông
tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan; hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký
phòng và trả phòng cho khách, vận chuyển hành lý cho khách, thu phí nếu khách hàng
sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống,
báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết , hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành
nhiệm vụ.
- Bộ phận Tài chính: đưa ra các chiến lược xin đầu tư vốn; theo dõi và báo cáo sổ sách
về các khoản thu, chi, công nợ. Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm nhận các yêu cầu
hàng hóa từ các bộ phận khác trong khách sạn, sau đó tìm kiếm các nguồn hàng có uy
tín và chất lượng nhằm cung cấp ngun vật liệu cho các hoạt động dịch vụ trong
khách sạn. - Bộ phận kế tốn: có nhiệm vụ lập chứng từ trong việc hình thành và sử
dụng vốn , lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn
khách sạn ; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm; quản lý và giám sát thu, chi .
- Bộ phận An ninh: nhân viên an ninh có nhiệm vụ tuần tra, canh gác theo ca, trông giữ
xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khách sạn.
- Bộ phận Ẩm thực: bộ phận bếp được chia làm hai mảng: bếp nóng và bếp lạn . Trưởng
bộ phận ẩm thực, quản lý và giám sát cùng các bếp trưởng, bếp phó dạng thảo luận và
xây dựng thực đơn cho nhà hàng, quầy bar bao gồm các món Âu, Á, cũng như các loại
đồ uống mới. Nhà hàng, bar sẽ có các nhân viên phục vụ khách hàng, ngồi ra cịn
phục vụ ăn uống tại phòng khách, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng món ăn và
thức uống
2.1.3. Giới thiệu về bộ phận tiệc tại khách sạn Sheraton Hà Nội
Cơ cấu bộ phận tiệc
14
Qu ản lý t ệc
Tr ợ lý qu ản lý t ệc
Giám sát b ộ
ph ận t ệc
T ổ trưởng b ộ
ph ận t ệc
T ổ trưởng b ộ
phận t ệc
Nhân viên
phục v ụ
Nhân viên
phục v ụ
Nhân viên
ph ục v ụ
T ổ trưởng b ộ
phận t ệc
Nhân viên
phục v ụ
- Banquet manager (Quản lý tiệc): Quản lý nhân viên và điều hành tất cả hoạt động của
bộ phận, chịu trách nhiệm báo cáo và làm việc trực tiếp với F&B director. - Assistant banquet manager (Trợ lý quản lý tiệc): Hỗ trợ banquet manager quản lý, kiểm
tra, giám sát các hoạt động của nhân viên, xử lý những tình huống phát sinh trong bộ
phận và thay mặt banquet manager tham dự các cuộc họp của khối F&B (nếu được yêu
cầu).
- Banquet supervisor (Giám sát bộ phận tiệc): Quản lý, theo dõi tất cả giai đoạn, quy
trình và chức năng của những bộ phận liên quan đến tổ chức sự kiện.
- Banquet captain: (Tổ trưởng bộ phận tiệc): Trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh đội ngũ
nhân viên khi phục vụ tiệc, quản lý, giám sát toàn bộ các khâu từ chuẩn bị, setup, phục
vụ cho đến khi bữa tiệc kết thúc. Đồng thời, banquet captain cũng tham gia vào việc
setup tiệc, chào đón và phục vụ khách.
- Nhân viên phục vụ: là những người trực tiếp đem đồ uống, thức ăn phục vụ khách.
Khách sạn Sheraton Hà Nội là khách sạn 5 sao cao cấp với chất lượng dịch vụ cao,
cung cấp dịch vụ liền mạch, tiện nghi tiên tiến và phong cách sang trọng, tinh tế với 10
không gian đa năng trải rộng 861 mét vng. Hệ thống phịng hội thảo tại khách sạn
Sheraton Hanoi được thiết kế linh hoạt, sức chứa lớn, nhỏ khác nhau.
Đặc biệt, khách sạn nổi tiếng với Song Hong Grand Ballroom - một trong những
phòng đại tiệc không cột lớn nhất Hà Nội với diện tích 570 mét vng- có sức chứa lên
đến 1000 khách. Phòng tiệc với hệ thống ánh sáng, âm thanh chuyên dụng, được bài trí
sang trọng và ấm cúng, là sự lựa chọn hồn hảo để tổ chức bữa tiệc đính hôn, tổ chức sự
kiện, hội nghị quốc tế quy mô lớn. Phịng Sơng Đà có ánh sáng tự nhiên giúp không gian
15
hội họp dễ dàng linh hoạt khi cả hai tiền sảnh đều kết nối với sân trong thanh bình - một
khung cảnh lý tưởng cho kỳ nghỉ hội nghị ngoài trời ở Hà Nội. Dịch vụ tiệc tại khách sạn
Sheraton Hà Nội có đội ngũ phục vụ tiệc có kinh nghiệm với những thực đơn đặc sắc với
các món ngon truyền thống của Việt Nam và những món ăn Châu Á và phương Tây, cũng
như thực đơn các món ngon truyền thống của Việt Nam với các gói Wedding Party tùy
chỉnh.
Nhà hàng và Bar: Khách sạn có 3 nhà hàng chính
- Nhà hàng Oven D’Or - được thiết kế là nơi thư giãn tuyệt diệu với đồ ăn tự chọn và gọi
món, bao gồm các món Âu và Á.
- Nhà hàng Hemispheres Steak & Seafood Grill- được bài trí tao nhã, phục vụ thịt bò và
hải sản nướng thượng hạng, các món ăn đậm chất phương Tây. Ngồi ra, các buổi trưa
trong tuần nhà hàng còn phục vụ thêm tiệc trà chiều tự chọn với sự lựa chọn phong phú
các loại bánh ngọt và trà.
- Chime Bar: điểm đến lý tưởng cho những giây phút nghỉ ngơi thư giãn, tận hưởng sự
kết hợp hoàn hảo của đồ ăn Tapas, rượu vang và âm nhạc.
Các dịch vụ tiệc, hội nghị tại khách sạn Sheraton Hà Nội
- Tiệc Hội Thảo, hội nghị (Meeting/Seminar)
Khách sạn có 8 phịng hội nghị với quy mơ và công suất khác nhau, được trang bị
các thiết bị hiện đại phù hợp để tổ chức các buổi họp doanh nghiệp, sự kiện, gặp gỡ đối
tác,... Bên cạnh đó, khách sạn cung cấp không gian tổ chức tiệc cưới sang trọng với nhiều
gói ưu đãi dịch vụ đi kèm tùy thời điểm.
+ Chủ yếu phục vụ khách hàng là các doanh nghiệp, cơng ty có nhu cầu tổ chức hội thảo,
hội nghị, các cuộc họp…
+ Tiệc hội thảo yêu cầu chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị tiện nghi: âm thanh, hình ảnh,
máy chiếu, hoa tươi, nước suối…
+ Trước và giữa buổi họp phục vụ trà, cafe, bánh ngọt, thức ăn nhẹ…tùy theo yêu cầu của
khách đặt trước
- Tiệc Cưới (Wedding Party)
+ Khách hàng có thể yêu cầu setup bàn tiệc tròn, bàn tiệc kiểu Âu, tiệc buffet…tùy ý +
Gói tiệc cưới có thể kèm theo các chương trình khuyến mãi từ các dịch vụ khác của
khách sạn như: tặng phịng tân hơn, tặng phiếu giảm giá các dịch vụ nhà hàng, spa…
- Tiệc Cocktail (Cocktail Party)
+ Hình thức tiệc đứng với menu là các loại cocktail, nước trái cây và thức ăn nhẹ
+ Tiệc rượu cocktail thường đơn giản, không cầu kỳ và đề cao sự thoải mái, mang lại
khơng khí thân mật cho người tham dự
16
- Tiệc Dạ Hội (Gala Dinner)
+ Chủ yếu phục vụ nhóm doanh nghiệp, cơng ty tổ chức các loại hình tiệc (chiêu đãi
cuối năm, kỷ niệm thành lập công ty…)
+ Khơng gian tiệc sang trọng, chất lượng món ăn, dịch vụ cao
+ Yêu cầu chuẩn bị đầy đủ về các thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, sân khấu…
- Tiệc Buffet
+ Phục vụ nhóm khách đơng, đa phần là gia đình, đồng nghiệp trong cơng ty…
+ Chiêu đãi khách hàng với sự đa dạng về món ăn và cung cách phục vụ tự do
- Tiệc Cho Hai Người (Dinner For Two)
+ Không gian tiệc được thiết kế lãng mạn, tạo sự bất ngờ cho đối phương
+ Món ăn được chế biến cầu kỳ và trình bày bắt mắt
2.2. Thực trạng tổ chức hoạt động phục vụ khu vực tiệc - tiệc cưới tại khách sạn
Sheraton Hà Nội
2.2.1 Tiếp nhận nhu cầu đặt tiệc
Sau khi khách hàng đã phần nào yên tâm và tin tưởng vào khách sạn thì hai bên tiếp
tục thỏa thuận về một số vấn đề liên quan khác đến buổi tiệc.
- Mục đích tổ chức tiệc: tiệc cưới – tuyên bố quan hệ vợ chồng trước gia đình, quyến
thuộc, bạn bè do vậy họ muốn có một không gian lãng mạn, vui vẻ, trang trọng, giá cả
hợp lý.
- Thời gian: 18h00 thứ 6 ngày 20 tháng 1 năm 2021
- Địa điểm: tại khách sạn Sheraton Hà Nội, K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diệu, Quận Tây
Hồ, Hà Nội
- Tổng số khách: 300 khách - Chủng loại tiệc:
+ Loại hình phục vụ: Tiệc ngồi - tiệc Á
+ Loại bàn: bàn trịn
- Kiểu kê xếp bàn tiệc: có tất cả 32 bàn (2 bàn dự trù), loại bàn tròn cho 10 người, xếp
bàn thành 2 dãy 2 bên lối đi - Thực đơn: Sau khi thống nhất với khách hàng cùng với
sự tư vấn của khách sạn, khách hàng đã lựa chọn thực đơn:
17
Xơi Hồng phố
THỰC ĐƠN TIỆC CƯỚI
Cải xanh xào tỏi
Món khai vị
Canh ngao nấu chua
Nộm đu đủ bị khơ
Món tráng miệng
Súp gà tam tơ
Chè sen long nhãn
Món chính
Phi lê bị sốt nấm rượu vang
Đồ uống
và bánh mì
Nước ngọt
Cá lăng hấp xì dầu
Nước lọc
Tôm càng xanh nướng phô
mai
Bia Rượu
Cơm chiên Dương Châu
--Hết--
vang
Bảng giá
STT
1
Thành tiền
Tên món ăn
101.000
Súp gà tam tơ
2
Nộm đu đủ bị khơ
38.300
3
Phi lê bị sốt nấm rượu vang và bánh mì
286.850
4
5
6
170.000
Cá lăng hấp xì dầu
291.000
Tơm càng xanh nướng phơ mai
98.000
Cơm chiên Dương Châu
7
Xơi Hồng Phố
74.000
8
Cải xanh xào tỏi
34.000
18
9
Canh ngao nấu chua
103.000
10
Chè sen long nhãn
110.000
11
Đồ uống
Nước Lavie (SL: 2)
11
Coca Cola (SL: 2)
Rượu vang (SL: 1)
Bia Sài Gòn (SL: 2)
Tổng Cộng
1.516.150
- Chương trình tổ chức tiệc:
Khách hàng sẽ đưa ra các nội dung cần có trong chương trình, khách sạn sẽ chịu trách
nhiệm lên chương trình cụ thể và sẽ gửi lại cho khách hàng trong vòng 10 ngày Các nội
dung chính cần có trong chương trình tiệc như sau:
● Đón tiếp khách
● Múa khai mạc
● MC sẽ xuất hiện trên sân khấu nói về nguồn gốc tình u, hạnh phúc lứa đôi ● MC
mời cô dâu – chú rể vào sân khấu giới thiệu cô dâu – chú rể và cha mẹ hai bên
chào quan khách
● MC giới thiệu nghi thức rước rượu và bánh: gồm 4 nam nhân viên, tất cả đều mặc
trang phục hoàng gia (mở nhạc Hoàng gia trang trọng)
● Lễ cắt bánh cưới
● Lễ trao nhẫn cưới
● Lễ rót rượu champagne
● Nghi thức uống rượu giao bơi
● Nhập tiệc
● Trị chơi
Trong đó sẽ có một số tiết mục văn nghệ sẽ cho khách hàng tự tổ chức Các dịch vụ đi kèm:
19
● Bia và nước ngọt uống không giới hạn trong 1 giờ
● Tiệc trà, cocktail đón khách đầu giờ
● Nghệ sĩ violin và guitar biểu diễn lúc đón khách đầu giờ
● Bàn tiếp tân với sổ hồng lưu bút
● Hộp quà mừng may mắn
● Cổng hoa hồng đón khách
● Thảm đỏ điểm cánh hoa hồng
● Đá khô dọc theo thảm đỏ
●
● Pháo
bông
● Phông cưới lãng mạn
● Bánh cưới ba tầng
● Tháp ly sâm panh với 2 chai rượu vang nổ
● Sân khấu trang trí với 2 cột hoa
● Tượng băng đôi thiên nga uyên ương trên sân khấu
● Bàn tiệc theo tiêu chuẩn với hoa hồng trắng với nến
● Người dẫn chương trình (tiếng Việt)
● Nhạc nền dành cho đám cưới (nhạc đĩa CD)
● Tiệc thử đồ ăn cho 10 người
● 01 phịng ở cho đêm tân hơn tại khách sạn, bao gồm ăn sáng, hoa quả tươi
● Xe đưa đón cơ dâu, có trang trí hoa, sử dụng trong 4 tiếng phạm vi nội thành Hà
Nội
● Sử dụng miễn phí vườn Sheraton cho ảnh viện
● Tiệc kỷ niệm 1 năm ngày cưới dành riêng cho cô dâu chú rể
2.2.2. Lập kế hoạch về tổ chức tiệc cưới
Phân công nhiệm vụ cụ thể và kế hoạch nhân sự cụ thể:
-
Dựa trên số lượng bàn và khối lượng công việc, ước tính số lượng nhân sự của bộ
phận tiệc sẽ bao gồm:
Nhân sự cụ thể
Số lượng lao động
Giám đốc bộ phận tiệc
1 người
20
Quản lý bộ phận bàn
2 người
Quản lý bộ phận kỹ thuật
1 người
Nhân viên Casual
12 người
Nhân viên Banquet
20 người
Nhân viên phụ trách âm thanh
2 người
Nhân viên phụ trách ánh sáng
1 người
Nhân viên phục vụ tiệc trà
1 người
Nhân viên lễ tân
3 người
MC
-
1 người
Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc cụ thể
Bộ phận
Nhân sự cụ thể
Tên công việc
Giám
đốc
● Chịu trách nhiệm, giám sát, đảm báo tiến trình
và chất lượng của buổi tiệc.
● Điều phối các bộ phận hỗ trợ lẫn nhau.
Giám đốc bộ phận
tiệc
Bàn
Quản lý bộ phận bàn
Casual và Banquet
● Lên lịch trình và kế hoạch phục vụ buổi tiệc.
● Tổng duyệt cùng với MC và gia đình cơ dâu,
chú rể trước khi diễn ra chương trình
● Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình
diễn ra buổi tiệc hoặc khi chuẩn bị.
● Giám sát, điều phối, phân bổ nhân lực hợp lý
cho từng công việc.
● Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình
diễn ra buổi tiệc hoặc khi chuẩn bị.
● Sắp xếp hội trường: Kê bàn, ghế, trải khăn trải
bàn, bọc ghế, thắt nơ ghế, sắp xếp cột hoa dọc
sân khấu, đá khô dọc thảm đỏ.
● Sắp xếp tiệc trà.
21
● Sắp xếp dụng cụ trên bàn: Xếp đĩa, bát, thìa,
đũa, khăn ăn, khăn ướt, cốc, menu.
● Lên món trong quá trình diễn ra chương trình,
phục vụ nước uống cho khách theo vị trí được
phân cơng (16 nhân viên chuyển đồ từ phía
trong bếp ra bàn ngồi, 16 nhân viên trực bàn).
Nhân viên lễ tân
Nhân viên phục vụ
tiệc trà
● Dọn dẹp sau tiệc.
● Tiếp đón khách hàng ở cửa, phối hợp với nhân
viên phục vụ tiệc trà để phục vụ khách hàng,
chỉ dẫn khách vào chỗ ngồi theo sự sắp xếp
của gia đình cơ dâu chú rể.
● Tiễn khách hàng ra về sau khi kết thúc buổi
tiệc.
Phối hợp với nhân viên lễ tân để phục vụ mời
nước cho khách hàng trong thời gian phục vụ
tiệc trà.
● Giám sát, điều phối, phân bổ nhân lực hợp lý
cho từng công việc.
● Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình
diễn ra buổi tiệc hoặc khi chuẩn bị.
Kỹ
thuật
Quản lý bộ phận kỹ ● Phối hợp với gia đình cơ dâu, chú rể để bố trí
thuật
loa, đèn sao cho phù hợp với yêu cầu và khả
năng cung ứng của hội trường.
● Cùng với giám đốc bộ phận tiệc, MC và gia
đình cơ dâu, chú rể để tổng duyệt trước khi
diễn ra chương trình.
● Phối hợp với quản lý và gia đình cơ dâu, chú rể
để sắp xếp, bố trí ánh sáng.
Nhân viên phụ trách
ánh sáng
● Phối hợp với nhân viên phụ trách âm thanh để
đem đến một buổi trình diễn hồn hảo.
● Phối hợp với quản lý và gia đình cơ dâu, chú rể
để sắp xếp về mặt âm thanh.
Nhân viên phụ trách
âm thanh
● Phối hợp với nhân viên phụ trách ánh sáng để
MC
đem đến một buổi trình diễn hồn hảo.
● Tổng duyệt kịch bản với giám đốc, quản lý bộ
phận kỹ thuật và gia đình cơ dâu, chú rể.
● Ổn định khách mời trong quá trình diễn ra
chương trình và dẫn chương trình.
22
Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc
Để đảm bảo đầy đủ số lượng dụng cụ ăn uống và các phương tiện phục vụ cho bữa
tiệc, bộ phận phục vụ tiệc chịu trách nhiệm lên danh mục tài sản, dụng cụ dựa vào yêu cầu
đặt tiệc của khách hàng để chuẩn bị dụng cụ ăn, uống, dụng cụ phục vụ đầy đủ. Bên cạnh
đó, chuẩn bị đủ số lượng cần thiết và dụng cụ dự phòng tránh xảy ra tình huống phát sinh.
Tiệc cưới dành cho 300 người, mỗi bàn 10 người, tổng cộng 32 bàn (2 bàn dự phòng).
16 nhân viên chuyển đồ từ khu vực bếp ra ngoài bàn, 16 nhân viên trực tại khu vực bàn
khách. Mỗi nhân viên chịu trách nghiệm phục vụ 2 bàn là 20 khách.
STT
Tên dụng cụ
Số lượng
1
Đĩa sâu lòng đựng salad
32 (Dự trù 2 bàn)
2
Bát đựng súp
32 (Dự trù 2 bàn)
3
Đĩa sâu lịng hình elip đựng cá
32 (Dự trù 2 bàn)
4
Đĩa nơng đựng tơm
32 (Dự trù 2 bàn)
5
Đĩa nơng đựng bị và bánh bao
32 (Dự trù 2 bàn)
6
Bát đựng chim hầm
32 (Dự trù 2 bàn)
7
Bát đựng canh
32 (Dự trù 2 bàn)
8
Đĩa đựng hoa lơ
32 (Dự trù 2 bàn)
9
Bát đựng cơm
32 (Dự trù 2 bàn)
10
Bát đựng thạch
32 (Dự trù 2 bàn)
11
Kẹp gắp salad
32 (Dự trù 2 bàn)
12
Muôi múc súp
32 (Dự trù 2 bàn)
13
Muôi múc chim hầm
32 (Dự trù 2 bàn)
14
Muôi múc canh
32 (Dự trù 2 bàn)
15
Muôi múc cơm
32 (Dự trù 2 bàn)
16
Muôi múc thạch
32 (Dự trù 2 bàn)
17
Đĩa lót bát ăn
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
18
Bát ăn súp
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
19
Bát ăn cơm
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
20
Bát đựng nước chấm
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
21
Đôi đũa
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
22
Thìa ăn súp
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
23
23
Khay bê đồ
16 (Dự trù 2 bàn)
24
Cốc uống rượu
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
25
Khăn trải bàn
32 (Dự trù 2 bàn)
26
Khăn ăn
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
27
Khăn bọc ghế
320 (Dự trù 2 bàn)
28
Nơ bọc ghế
320 (Dự trù 2 bàn)
29
Giấy ướt
416 (Dự trù 30% dụng cụ)
30
Menu
32 Dự trù 2 bàn)
Yêu cầu về công tác chuẩn bị dụng cụ:
-
Khi thiết bị, dụng cụ được tập hợp cần làm vệ sinh sạch sẽ, lau bóng và kiểm tra tình
trạng hoạt động của chúng có tốt không, sắp xếp gọn gàng đúng nơi quy định.
Tất cả các dụng cụ phải đảm bảo an toàn cho việc sử dụng.
Chuẩn bị các dụng cụ phụ nếu như có sự cố xảy ra.
Các dụng cụ như bếp cồn phải sạch sẽ khô ráo và không gỉ để bảo đảm an tồn cho
thực khách trong q trình dự tiệc.
Đối với chén đĩa kê, chén nước chấm phải sạch bóng không sứt mẻ.
Đũa, muỗng phải được bọc trong một tờ giấy có in kèm logo của khách sạn/nhà hàng
Kế hoạch trang trí, tổ chức bàn ghế, sân khấu
-
Trang trí phịng tiệc
Vệ sinh trang trí phịng tiệc, kết hoa, dàn nhạc, sân khấu, trải thảm. Chuẩn bị hai dây
bong bóng theo yêu cầu của chủ tiệc ở hai bên sân khấu.
+ Trải thảm đỏ và đặt đế hoa theo hướng sân khấu
+ Sắp xếp bàn ghế theo tính chất của buổi tiệc: bàn trịn, ghế cao được bọc lại và có
nệm lót.
+ Hai bàn trải khăn đặt ở hai bên sân khấu, 1 cái để bánh cưới, pháo sáng theo yêu cầu,
1 cái xếp ly dạng tháp và để sẵn chai champagne
+ Thảm và đôn hoa đặt ở hai bên lối đi. Cổng hoa đặt trước cổng vào hội trường tiệc và
một giá để hình cưới, hịm và thiếp mời.
-
Bày bàn tiệc cưới
Bàn tiệc đã được trải khăn bàn lên rồi đặt tấm kiếng xoay ở giữa bàn trên bàn phải có
đủ dĩa ăn (ở đây dùng dĩa 18cm), muỗng ăn (muỗng sứ tùy theo món), đũa ăn có bao ở
ngồi, chén nước tương, đồ gác đũa, miếng lót ly, ly uống nước ( ở đây dùng ly vang trắng
loại nhỏ để uống nước ngọt, bia, nước suối với số lượng phù hợp.
Quy trình như sau:
24
+ Sắp xếp bàn ghế, định vị theo sơ đồ: công việc đầu tiên là sắp xếp ghế ngồi: ghế thứ
nhất đặt hướng thẳng lên sân khấu đặt ghế vừa sát khăn bàn, sau đó đặt ghế thứ hai đối
diện với ghế thứ nhất lấy hai thế đó làm chuẩn lúc này bàn đã chia ra hai bên đều nhau,
lấy một bên đặt bốn cái mỗi cái cách đều nhau thường là cách một gang tay, bên còn lại
đặt ghế đối diện với bên kia là được.
+ Bao áo ghế : Áo ghế được bao vào ghế ngay ngắn, khi bao chỉnh sửa và xem phía dưới,
chỉnh lại nơ phía sau ghế
+ Trải khăn bàn (underlay): Đứng về 1 phía mở khăn trải bàn ra, sao cho tâm của khăn
bàn nằm giữa tâm bàn (không trải lệch qua trái hay phải)
+ Trải khăn phủ (overlay): Khăn phủ được phủ chồng lên khăn trải bàn và tâm của khăn
phủ phải trùng với tâm của khăn trải bàn và bàn, tất cả 4 góc của khăn phủ phải đều nhau
+ Đặt vịng xoay: Vòng xoay được đặt ngay tâm bàn tiệc
+ Đặt mặt kiếng: Mặt kiếng phải đặt trên vòng xoay và không được lệch qua trái hay qua
phải (phải lau kiếng trước khi đặt kiếng)
+ Đặt dụng cụ ăn gồm 9 loại: chén, đũa, muỗng, đĩa lót, chén nước chấm, ly, khăn ăn, đĩa
đựng xương, gối, gác đũa.
+ Đĩa kê phải đặt chính diện với khách ngồi cách mép bàn 2cm, khăn ăn (giấy ăn) gấp sẵn
đặt trên đĩa.
+ Bát ăn đặt 1 trong 2 vị trí sau: Đặt úp lên trên đĩa ăn và khăn ăn; Đặt bên trái đĩa kê cách
mép đĩa 2cm.
+ Đũa ăn đặt phía bên phải và đặt trên đồ kê đũa tại điểm 1/3 chiều dài của đũa, cách đĩa
kê 2cm, chân đũa cách mép bàn 2cm.
+ Muỗng được đặt phía bên trái của đũa cách khoảng 2cm.- Phía trên đĩa ăn về phía tay
phải thì đặt một ly uống bia hoặc nước ngọt cho khách
+ Dụng cụ đựng nước chấm các loại như nước tương, sauce, muối chanh.... thì được đặt
căn cứ 3 người thì một bộ.
+ Khăn ăn (napkin): Được xếp ngay ngắn đặt vào lòng chén ăn và thống nhất 1 kiểu xếp
(mỗi kiểu xếp khăn tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc và khách). Lấy dĩa để khăn đặt
bên phải đũa ăn của ghế thứ nhất dưới đồ gác đũa cách hai ghế là đặt một dĩa cho đến hết,
lấy hai khăn lạnh để vào dĩa logo hướng lên trên làm như vậy cho đến hết
+ Đặt lên mặt kiếng xoay theo thứ tự từ trái qua phải: đĩa bánh theo khách chọn sau đó là
dĩa ớt, lọ tương, lọ giấm, đối diện lọ tiêu và tấm menu. Chính giữa là lọ hoa có ghim đèn
cầy ở giữa để làm lễ .
+ Trang trí lọ hoa và menu được đặt ở trung tâm của bàn tiệc. Đặt thực đơn đứng úp vào
bình hoa tươi tạo thành hình chữ V, sao cho nội dung trong thực đơn quay về phía sân
khấu. - Tổ chức bàn ghế và sân khấu cho bữa tiệc
25
