quá trình ập cơ sở ực t ngành tại ủy ban nhân dân xã an sơn

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
Phần 1. QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN ................... 2
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An Sơn ............... 2
1.1.1. Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân xã An Sơn ................................. 2
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An Sơn ............ 2
1.1.3. Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản .................................................................... 3
1.2. Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của Ủy ban nhân dân xã An Sơn ........... 4
1.2.1. Các chức năng, nhiệm vụ ........................................................................... 4
1.2.2. Các hoạt động chính ................................................................................... 5
1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Ủy ban nhan dân xã An Sơn. ............... 6
1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy ................................................................................. 6
1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận. ................................. 7
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng tại Ủy ban nhân dân xã An
Sơn. ................................................................................................................................ 11
1.4.1. Yếu tố bên trong ....................................................................................... 11
1.4.2. Yếu tố bên ngoài ....................................................................................... 12
Phần 2. CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN
SƠN ............................................................................................................................... 14
2.1. Đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn .......................... 14
2.1.1. Cơ sở lý luận về đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
....................................................................................................................................... 14
2.1.2. Thực trạng về đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn.15
2.2. Đặc điểm nhân sự văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn ................... 17
2.3. Quy trình giải quyết cơng việc văn phịng .................................................. 18
2.3.1. Cơ sở lý luận về giải quyết cơng việc văn phịng ..................................... 19
2.3.2. Thực trạng về giải quyết cơng việc văn phịng ........................................ 19
2.4. Tổ chức hội họp ........................................................................................... 19
2.4.1. Cơ sở lý luận về tổ chức hội họp .............................................................. 19
2.4.2. Thực trạng về tổ chức hội họp .................................................................. 20
2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại Ủy ban nhân dân xã An

Sơn. ................................................................................................................................ 21
2.5.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác ............................................................. 21
2.5.2. Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác ................................................... 22
2.5.3. Kết quả thực hiện kế hoạch công tác ........................................................ 22


2.6. Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc tại Ủy ban nhân dân
xã An Sơn. ..................................................................................................................... 23
2.6.1. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan ...................................................... 23
2.6.2. Tiếp khách qua điện thoại ........................................................................ 23
2.6.3. Giải đáp thắc mắc của khách .................................................................... 23
2.7. Quản lý hồ sơ tài liệu tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn ............................... 23
2.7.1. Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu ............................................................ 23
2.7.2. Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu ................................................................. 23
2.7.3. Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ ............................................................. 24
2.8. Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng của Ủy ban nhân dân xã An Sơn 24
2.8.1. Thực hiện việc xử lý phàn nàn và khiếu nại............................................. 24
2.8.2. Các tiêu chí đánh giá mức độ hài lịng ..................................................... 24
Phần 3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN ......................... 26
3.1. Đánh giá chung ............................................................................................ 26
3.1.1. Những ưu điểm trong các nghiệp vụ văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã
An Sơn. .......................................................................................................................... 26
3.1.2. Những hạn chế trong các nghiệp vụ văn phòng tại UBND xã An Sơn .... 26
3.2. Các đề xuất hoàn thiện ................................................................................ 26
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 28


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay,cho dù quy mô của cơ quan, tổ chức lớn hay nhỏ, loại hình doanh
nghiệp trong hay ngồi nước, đơn vị kinh tế hay hành chính sự nghiệp thì hành chính

văn phịng vẫn là bộ phận mà các cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến. Vì vậy, đối với
các cơ quan, doanh nghiệp từ lâu Quản trị văn phòng đã rất được coi trọng và được áp
dụng phổ biến trong các lĩnh vực như quản lý hành chính, quản trị nhân sự…Vì thế,
nhân lực về văn phòng trở thành một nhu cầu tất yếu.
Nhằm giúp sinh viên hiểu rõ về ngành học của mình cũng như áp dụng những
lý thuyết đã học vào thực tiễn, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội và Khoa Quản lý
kinh doanh đã đề ra kế hoạch thực tập cơ sở nghành Quản trị văn phòng tại các cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm
chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm,
giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Nội dung của bản báo cáo kiến tập được chia làm ba phần chính:
 Phần 1: Khái quát chung về đơn vị thực tập
 Phần 2: Các nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị thực tập
 Phần 3: Đánh giá chung và các đề xuất hoàn thiện
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cô, chú cán bộ tại Ủy ban nhân dân xã
An Sơn đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tTrong quá trình thực tập cơ sở
ngành tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các
cơ, chú cán bộ tại đây cùng với sự chỉ bảo tận tình của cô Bùi Thị Kim Cúc - giảng
viên trường Đại Học Cơng nghiệp Hà Nội đã giúp em có điều kiện thu thập các thông
tin và số liệu cần thiết để hồn thành tốt báo cáo kiến tập. Vì thời gian nghiên cứu có
hạn, trình độ cịn hạn chế nên bản báo cáo rất khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất
mong được sự thơng cảm và đóng góp ý kiến của mọi người để bài viết của em được
hoàn thiện trong lần báo cáo sau.
Em xin chân thành cảm ơn!


PHẦN 1. QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An
Sơn

1.1.1. Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân xã An Sơn
- Tên đơn vị thực tập: Ủy ban nhân dân xã An Sơn.
- Địa chỉ UBND: xã An Sơn, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương.
- Vị trí địa lý: An Sơn là một xã nằm ở phía tây huyện Nam Sách, tỉnh Hải
Dương. Xã có diện tích khoảng 5,38 km², dân số đến tháng 9 năm 2020 là
10.288 người. Nơi đây có địa hình tương đối bằng phẳng, ao hồ, sơng ngịi quanh co
chằng chịt, phía tây bắc là sơng Thái Bình với 1,9 km đê cao tạo nên đường giao thông
thủy lợi thuận l ợi từ Thành phố Hải Dương đi Lục Đầu Giang. Đường bộ liên xã nối
liền các xã với trung tâm huyện, tạo cho An Sơn có vị trí quan trọng về kinh tế, quân
sự.
Xã An Sơn được chia thành 5 thôn: An Giới, Cõi, Quan Sơn, Hưng Sơn, Nhuế
Sơn. Đến hết năm 2016 cả 5 thôn đều được cơng nhận danh hiệu Làng Văn Hóa, mỗi
thơn đều có nhà văn hóa được xây dựng khang trang, s ạch đẹp.
Hiện nay, trên địa bàn xã An Sơn có 3 trường học thuộc 3 cấp học, 1 trạm y tế
đạt chuẩn, 1 bưu điện văn hóa xã.
Những năm trước kia, An Sơn là một xã nông nghiệp thuần túy, tuy nhiên trong
những năm gần đây, cùng với sự phát triển của đất nước và với lợi thế tiếp giáp đường
5 và các khu công nghiệp lân cận, một bộ phận lao động đã chuyển dần từ lao động
sản xuất nông nghiệp sang lao động sản xuất t ại các khu cơng nghiệp, góp phần phát
triển kinh tế, xã hội tại địa phương, đời sống nhân dân được cải thiện. Bộ mặt xã có
nhiều thay đổi rõ nét, nhiều nhà cao tầng được xây dựng, đường giao thông nông thôn
được bê tơng hóa.
Đặc biệt, trong 5 năm trở lại đây cùng với phong trào xây dựng Nông thôn mới
trong cả nước, các lớp cán bộ và nhân dân xã An Sơn đã tích cực xây dựng nơng thơn
mới theo 19 tiêu chí.
UBND xã An Sơn nằm tại thơn Cõi là trung tâm của xã, nằm ở phía tây huyện
Nam Sách, cách trung tâm huyện 13km, cách trung tâm tỉnh Hải Dương 15 k m, có vị
trí địa lý như sau:
- Phía bắc giáp xã Hiệp Cát
- Phía nam giáp xã Nam Hồng

- Phía đơng giáp xã Nam Chính, Nam Trung
- Phía tây giáp Thành phố Hải Dương
- Phía tây bắc giáp sơng Thái Bình.
Trên địa bàn có 2 tuyến giao thơng huyết mạch chạy qua:là Tỉnh lộ 390B và
đường liên xã An Sơn – Nam Hồng, cùng với hệ thống đường thủy nội địa, liên thơn
hồn thiện là điều kiện thuận lợi để nhân dân mở rộng giao lưu, phát triển kinh t ế, văn
hóa- xã hội với các địa phương khác.
- Quy mô hiện t ại: UBND xã An Sơn đạt diện tích khoảng 1000m2 với dãy nhà
2 tầng đảm bảo đầy đủ các phòng làm việc và hội trường sinh hoạt xã. Bên cạnh đó,
hiện nay xã đang tiến hành xây dựng thêm khu nhà làm việc mới.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã An Sơn
- Từ năm 1975 đến tháng 11/1997: thuộc xã An Sơn, huyện Nam Thanh, t ỉnh
Hải Hưng.
2


- Từ tháng 11 năm 1997 : Tái lập UBND xã An Sơn, huyện Nam Sách.
- Tháng 12 năm 1997: Nhận đơn vị lực lương anh hùng vũ trang nhân dân thời
kỳ đổi mới.
- Tháng 1 năm 2018: Đón xã chuẩn về nông thôn mới.
- Tháng 1 năm 2019: Xây dựng thêm khu nhà làm việc mới của UBND xã.
- Từ năm 2019 đến nay: Thực hiện các hoạt động của UBND xã.
Hình 1: Trụ sở UBND xã An Sơn

(Nguồn: Trang thông tin điện tử xã An Sơn-Nam Sách-Hải Dương)

1.1.3. Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản
Bảng 1. Một số chi tiêu cơ bản

So sánh

TT

CHỈ TIÊU

Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 20182019

20192020

Doanh thu các
hoạt động
Lợi nhuận
Số công nhân
viên:
- Số lượng
- Trình độ
( Nguồn: Theo báo cáo kế tốn của UBND xã An Sơn năm 2020 )

3


1.2. Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của Ủy ban nhân dân xã An
Sơn
1.2.1. Các chức năng, nhiệm vụ
* Trong lĩnh vực kinh tế
Hàng năm UBND xã An Sơn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân
huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa

phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về
ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình công cộng, đường giao
thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước, và các cơng trình văn hóa
theo quy định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các cơng
trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý
các khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt và bảo đảm sử dụng
đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luậ
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo
quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng các cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, tìm kiếm cứu hộ, cứu
nạn; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều trên địa
bàn xã.
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng tài nguyên nguồn nước trên địa bàn
theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống
ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
* Trong lĩnh vực xây dựng, qiao thông vận tải
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân
cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng
và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm lòng, lề đường giao
thơng và các cơng trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
4


* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hoá, thực hiện xoá mù chữ, phổ cập giáo dục cho những người trong độ tuổi.
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hố gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng,chống các dịch bệnh.
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có cơng với nước theo quy định của pháp luật.
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cơ đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa.
Tổ chức các hình thức ni dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.

* Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội và thi hành pháp
luật
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phịng thủ địa phương.
Thực hiện cơng tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh.
Thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Các hoạt động chính
- Hoạt động đón tiếp dân tại cơ quan
- Tiếp khách, tiếp dân qua điện thoại
- Giải đáp và giải quyết thắc mắc, khiếu nại, phàn nàn của dân
5


- Tiếp nhận, phân loại, giải quyết, quản lý và lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản
đến và văn bản đi.

- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã.
- Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp
theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy
quyền.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.
- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ
của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã
hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.

1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Ủy ban nhan dân xã An Sơn.
1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Bảng 1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND xã An Sơn

6


1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.
* Chủ tịch UBND xã
- Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủ y ban
nhân dân xã;
- Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi
hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo
đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phịng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm
pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của cơng dân; thực hiện các biện pháp quản lý

dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả cơng sở, tài sản, phương tiện làm việc
và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, t ố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy
định của pháp luật;
- Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
- Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng, chống cháy, nổ;
áp dụng các biện pháp để giải quyết các cơng việc đột xuất, khẩn cấp trong phịng,
chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định
của pháp luật;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền
* Phó chủ tịch UBND xã
- Phó Chủ tịch UBND thị xã được Chủ tịch UBND thị xã phân công phụ trách
một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo một số cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND thị
xã và UBND xã , phường.
- Phó Chủ tịch UBND thị xã chịu trách nhiệm cá nhân về cơng tác của mình
trước UBND, Chủ tịch UBND thị xã; đồng thời cùng các thành viên khác của UBND
thị xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND thị xã trước HĐND thị xã và
UBND tỉnh.
- Trong lĩnh vực cơng tác được phân cơng, Phó Chủ tịch UBND thị xã có
nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách phù hợp với Nghị quyết của HĐND thị xã, Quyết định, Chỉ
thị của UBND thị xã, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể của các cơ quan Nhà nước
cấp trên và đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
+ Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch UBND thị xã trong việc quyết định,
giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch về quyết định đó.

+ Báo cáo và đề xuất với Chủ tịch UBND thị xã xem xét, quyết định xử lý kịp
thời công việc liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý
nhưng ý kiến chưa thống nhất.
- Phó Chủ tịch UBND thị xã ngoài việc thực hiện trách nhiệm và phạm vi giải
quyết công việc đã nêu tại khoản 1, 2 và 3 Điều này còn được Chủ tịch ủy quyền lãnh
đạo công việc của UBND thị xã khi Chủ tịch đi vắng.
7


* Cơng an xã
- Nắm tình hình an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã, đề xuất với cấp
ủy Đảng, Ủy ban nhân dân cùng cấp và cơ quan Công an cấp trên về những chủ
trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội và tổ chức thực
hiện những chủ trương, kế hoạch, biện pháp đó.
- Làm nịng cốt xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh T ổ quốc; tuyên
truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các quy định của
pháp luật về an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo thẩm quyền.
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã và tổ chức thực hiện quy định của pháp
luật về quản lý, giáo dục các loại đối tượng phải chấp hành hình phạt quản chế, cải tạo
khơng giam giữ, người bị kết án tù nhưng được hưởng án treo cư trú trên địa bàn xã
- Chủ trì, phối hợp với cơ quan, tổ chức và lực lượng khác phòng ngừa, phát
hiện, đấu tranh chống tội phạm và tệ nạn xã hội theo quy định của pháp luật; bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội; bảo vệ tính mạng, tài sản của cá nhân, cơ quan, tổ chức
trên địa bàn xã.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý cư trú, chứng minh nhân dân
và các giấy tờ đi lại khác; quản lý vật liệu nổ, vũ khí, cơng cụ hỗ trợ, phịng cháy, chữa
cháy, bảo vệ môi trường; quản lý về an ninh, trật tự đối với ngành, nghề kinh doanh có
điều kiện trên địa bàn xã theo phân cấp và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Công an.
- Tiếp nhận, phân loại, xử lý theo thẩm quyền các vụ việc có dấu hiệu vi phạm

pháp luật về an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã; kiểm tra người, đồ vật,
giấy tờ tùy thân, thu giữ vũ khí, hung khí của người có hành vi vi phạm pháp luật quả
tang; tổ chức cấp cứu nạn nhân, bảo vệ hiện trường và báo cáo ngay cho cơ quan có
thẩm quyền.
- Tổ chức bắt người phạm tội quả tang, người có quyết định truy nã, truy tìm
đang lẩn trốn trên địa bàn xã; dẫn giải người bị bắt lên cơ quan Công an cấp trên trực
tiếp.
- Xử phạt vi phạm hành chính; lập hồ sơ đề nghị áp dụng các biện pháp xử lý
hành chính khác đối với người vi phạm pháp luật trên địa bàn xã theo quy định của
pháp luật và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Công an.
- Được sử dụng vũ khí, cơng cụ hỗ trợ và thực hiện một số biện pháp công tác
Công an theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Công an để bảo
vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã;
- Tham gia thực hiện công tác tuyển sinh, tuyển dụng vào lực lượng vũ trang
nhân dân; luyện tập, diễn tập thực hiện các phương án quốc phòng, an ninh, cứu hộ,
cứu nạn, khắc phục hậu quả thiên tai và các sự cố nghiêm trọng khác;
- Xây dựng lực lượng Công an xã trong sạch, vững mạnh về chính trị, tổ chức
và nghiệp vụ;
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
* Quân sự xã
- Tham mưu cho cấp ủy Đảng, UBND cấp xã lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực
hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự ở cơ sở; đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi
thực hiện nghĩa vụ tham gia dân quân tự vệ, công dân nam trong độ tuổi sẵn sàng nhập
ngũ; tuyển chọn công dân nhập ngũ, quản lý lực lượng dự bị động viên theo quy định
của pháp luật;
8


- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về cơng tác quốc phịng, qn sự ở
cơ sở; kế hoạch tổ chức lực lượng, huấn luyện và hoạt động của dân quân; kế hoạch

xây dựng làng, xã chiến đấu; kế hoạch phòng thủ dân sự và tham gia xây dựng kế
hoạch khác có liên quan đến nhiệm vụ quốc phịng, an ninh ở cơ sở;
- Chủ trì, phối hợp với ban, ngành, đồn thể tổ chức thực hiện cơng tác quốc
phòng, quân sự theo sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Đảng, UBND cùng cấp và chỉ thị,
mệnh lệnh, kế hoạch, hướng dẫn của cơ quan quân sự cấp trên;
- Phối hợp với ban, ngành, đoàn thể tuyên truyền, giáo dục quốc phòng, an
ninh cho lực lượng vũ trang và nhân dân; tổ chức lực lượng dân quân, dự bị động viên
tham gia xây dựng cơ sở vững mạnh tồn diện, thực hiện chính sách hậu phương qn
đội;
- Tổ chức huấn luyện, giáo dục chính trị, pháp luật cho dân quân;
- Tổ chức đăng ký, quản lý, bảo quản và sử dụng vũ khí, trang bị của các đơn
vị dân quân thuộc quyền theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện k ế hoạch bảo đảm hậu cần, kỹ thuật tại chỗ đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ quốc phòng, quân sự địa phương;
- Giúp UBND cấp xã kiểm tra, sơ kết, t ổng kết công tác quốc phịng, qn sự
địa phương, cơng tác tổ chức và hoạt động của dân quân thuộc quyền.
* Văn phòng thống kê
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch
làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các
kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân
cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo
việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ
sở theo quy định của pháp luật;
- Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế

hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển cơng
nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã; dự
thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Phịng Địa chính xây dựng
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi trường,
xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn
theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ
+ Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các
báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng sinh học,
9


công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn
mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học k ỹ thuật vào sản
xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã;
+ Giám sát về k ỹ thuật các cơng trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác thực hiện các thủ tục hành chính trong
việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng ký và sử dụng
đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên địa bàn; xây dựng các
hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây dựng các cơng trình và nhà ở
trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân
dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Phịng Tài chính- Kế tốn
- Tham mưu, giúp Ủ y ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tài chính, kế tốn trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp xã trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác nguồn
thu trên địa bàn cấp xã;
+ Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng
dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết tốn ngân sách cấp xã và thực hiện báo cáo
tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
+ Thực hiện cơng tác kế tốn ngân sách (kế tốn thu, chi ngân sách cấp xã, kế
tốn các quỹ cơng chun dùng và các hoạt động tài chính khác, kế tốn tiền mặt, tiền
gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy định của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản cơng; kiểm tra, quyết
tốn các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
cấp xã theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Phòng Tư pháp hộ tịch
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa bàn theo
quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân
dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn cấp xã trong việc
tham gia xây dựng pháp luật;
+ Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định; tham gia

cơng tác thi hành án dân sự trên địa bàn cấp xã;
+ Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận và
theo dõi về quốc tịch trên địa bàn cấp xã theo quy định của pháp luật; phối hợp với
10


cơng chức Văn hóa - xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước quy ước ở thôn, tổ dân
phố và công tác giáo dục tại địa bàn cấp xã;
+ Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác thực hiện cơng tác hòa giải ở cơ sở.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Phịng văn hóa xã hội
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, du lịch,
thơng tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của
pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du
lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn hóa ở
cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn cấp xã;
+ Thực hiện các nhiệm vụ thơng tin, truyền thơng về tình hình kinh tế xã hội ở địa phương;
+ Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi, tổng
hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách lao
động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế độ đối
với người hưởng chính sách xã hội và người có cơng; quản lý nghĩa trang liệt sĩ và các
cơng trình ghi cơng liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và chương trình xóa
đói, giảm nghèo trên địa bàn cấp xã;
+ Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác và trưởng thôn thực hiện công tác giáo
dục tại địa bàn cấp xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.

1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng tại Ủy ban nhân
dân xã An Sơn.
1.4.1. Yếu tố bên trong
Các cơ quan, tổ chức có một số bộ phận chức năng và bản chất của chúng tùy
thuộc theo cơ quan, tổ chức đó. Như tổ chức tại Uỷ ban nhân dân phường Cẩm Đơng
thường có các cơng việc chính như quản lý giấy tờ, thủ tục hành chính,…Từ cơng việc
chính đó có thể nhận thấy được sự tác động bên trong tổ chức tại đơn vị thực tập này.
- Năng lực của nhân viên trong cơ quan đã đáp ứng được những tiêu chí:
+ Thành thạo quy trình thực hiện các nghiệp vụ chun mơn .
+ Tổ chức quản lí và sử dụng có hiệu quả của các nguồn thơng tin.
+ Vận dụng linh hoạt và sáng tạo các biện pháp tham mưu, tổng hợp cho lãnh
đạo; nắm rõ các kiến thức k ỹ năng nghề nghiệp và áp dụng vào thực tiễn cơng tác văn
phịng và quản trị văn phịng.
+ Có hiểu biết xã hội rộng.
+ Khả năng giao tiếp tốt.
+ Quản lý thời gian tốt.
- Phẩm chất của cán bộ, cơng chức:
+ u nghề và ln có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp, hiểu đúng về đặc
điểm, tính chất, ý nghĩa đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xã hội, ln cố
gắng hồn thành các cơng việc được giao.
+ Nhanh nhạy và chính xác.
11


+ Cẩn thận, chu đáo, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ và cần cù chịu khó, thơng minh
sáng tạo.
+ Ln đúng hẹn, tạo được sự tin cậy, luôn tuân thủ, chấp hành tốt các quy
định, quy trình làm việc của văn phịng, cơ quan, đơn vị.

+ Có tinh thần triệt để, phải tìm mọi cách có thể để hồn thành nhiệm vụ.
+ Có trách nhiệm cao trong các cơng việc như tiếp dân, quản lí hồ sơ, giấy tờ,
ghi chép sổ sách và các cơng việc hành chính văn phịng khác.
+ Trung thực, thận trọng, liêm khiết và khách quan.
+ Quản giao, cởi mở và biết kiềm chế khi cần thiết.
+ Năng động và linh hoạt trong mọi tình huống.
+ Tương trợ và đồn kết lẫn nhau trong cơng việc.
- Thái độ của cán bộ, nhân viên
+ Có niềm tin và quan điểm sống phù hợp với vai trò trách nhiệm của mình đối
với xã hội, có niềm tin và ủng hộ đường lối cách mạng Đảng cộng s ản Việt Nam; yêu
nước, có phấn đấu để trở thành một người cơng dân tốt và có ích.
+ Tơn trọng ngun tắc nghề nghiệp.
+ Luôn giữ thái độ yêu nghề.
+ Đạt chuẩn về phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực, khách quan, thận
trọng, kiên nhẫn, liêm khiết.
+ Có thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện, cầu tiến.
+ Trung thực, tin cậy và trách nhiệm khi thực hiện công việc của văn phòng và
quản trị văn phòng.
- Phương pháp lãnh đạo và quản lý
Trước hết, lãnh đạo, quản lý được hiểu là hoạt động. Lãnh đạo là một quá trình
theo đó một cá nhân ảnh hưởng đến một cá nhân hoặc nhóm các cá nhân khác để đạt
được một mục tiêu chung. Nói đến lãnh đạo là nói đến khả năng thuyết phục và gây
ảnh hưởng đến người khác để hoàn thành những mục tiêu mong muốn. Quản lý là sự
tác động có tổ chức và hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý nhằm đạt
được mục tiêu đề ra . Quản lý bao gồm các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo,
điều hành, nhân sự, kiểm tra, tài chính.
Lãnh đạo và quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau. Lãnh đạo là một chức
năng của nhà quản lý. Muốn quản lý tốt phải có phong cách lãnh đạo phù hợp. Nhà
lãnh đạo sẽ có nhiều cơ hội gây ảnh hưởng tới các cá nhân trong tổ chức hơn nếu có vị
trí quản lý.

Lãnh đạo, quản lý của Ủy ban nhân dân xã An Sơn - chủ thể hoạt động theo
nguyên tắc tập trung dân chủ. Mọi công việc của UBND đều phải được toàn thể cán bộ
và các bộ phận tại Ủy ban bàn bạc một cách hoàn toàn dân chủ, tất cả đảng viên đều
được tự do bày tỏ chính kiến của mình về các vấn đề trong sinh hoạt đảng để góp phần
thống nhất về quan điểm, chủ trương trong lãnh đạo, chỉ đạo; để xây dựng nghị quyết,
đưa được nghị quyết vào cuộc sống.
1.4.2. Yếu tố bên ngoài
- Yếu tố văn hóa
Bao gồm những phong tục, tập quán, lối s ống,…của người dân tại địa phương
xã để định hướng hành vi của mọi người trong xã hội.
- Yếu tố mơi trường bên ngồi

12


Khí hậu có ảnh hưởng trược tiếp xung quanh nơi làm việc, phịng làm việc. Nó
ảnh hưởng rất lớn tới sức khỏe và khả năng làm việc của công chức, viên chức. Bao
gồm các yếu tố: nhiệt độ, độ ẩm khơng kí, sự lưu thơng khơng khí.
Nhiệt độ phịng làm việc quá nóng hoặc quá lạnh đều ảnh hưởng tới sự biến đổi
tâm sinh lý của người làm việc.
Độ ẩm quá lớn sẽ ảnh hưởng bất lợi cho công chức, viên chức khi làm việc.
Làm việc trong phịng có độ ẩm cao dễ sinh bệnh thấp khớp, nhức đầu,…; các thiết bị
máy móc chóng hư hỏng, dễ bị ẩm ướt…
Ánh sáng, có 2 nguồn ánh sáng: ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Ánh
sáng tự nhiên có ưu điểm là mát dịu, đều, khơng mất chi phí, có lợi cho sức khỏe con
người. Tuy nhiên ánh sáng tự nhiên thay đổi theo thời gian trong ngày, trong năm, theo
thời tiết nên cần chú ý kết hợp với đèn sáng nhân tạo.
Màu sác cũng ảnh hưởng lớn tới tâm lý của người lao động, màu sác khác nhau
gây ra những cảm giác khác nhau cho con người. Màu sắc tạo sự thoải mái, vui tươi,
gây hưng phấn cho người lao động.

Tiếng ồn là những âm thanh hỗn tạp hoặc những tiếng động được phát ra quấy
rầy người đang làm việc, gây ra sự thiếu tập chung, lẫn lộn, đãng trí. Tiếng ồn tại
UBND xã An Sơn bắt nguồn chủ yếu từ các phương tiện giao thông, các đám đông
gần cơ quan dội vào, phát ra từ chính cơ quan như phòng khách, tiếng máy in, máy
photo hoạt động,…

13


PHẦN 2. CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN XÃ AN SƠN
2.1. Đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.1.1. Cơ sở lý luận về đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An
Sơn

2.1.1.1. Ngun tắc bố trí văn phịng
Cùng với sự phát triển của xã hội, phong thuỷ đang được ứng dụng trong nhiều
lĩnh vực của đời sống, trong đó tiêu biểu là ứng dụng phong thủy trong bài trí văn
phịng cơng sở. Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hồ, bố trí các phương tiện
hợp lý, sạch sẽ, sẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp với cơ quan, tổ chức về bản thân
mỗi cá nhân như lãnh đạo, thư ký, hay đơn giản là trưởng phịng ban, nhân viên trong
cơ quan.
Mơi trường làm việc thân thiện với không gian mở sẽ giúp cho năng lực của
mỗi cá nhân, óc sáng tạo và tư duy trong công việc phát huy một cách hiệu quả. Tạo
môi trường cơng sở thống đãng , thoải mái phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều mà
bất kì cơ quan nào cũng mong muốn.
Như vậy trong quá trình tổ chức trụ sở văn phòng cơ quan cần phải kết hợp hài
hịa những ngun tắc sau để để có 1 trụ sở vừa là trung tâm giao dịch, vừa thuận lợi
tiết kiệm trong hoạt động và phù hợp với xu thế phát triển chung của thời đại:
- Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu, theo nguyên tắc này các nhà quản trị văn

phịng phải cần chú ý khi bố trí trụ sở, tạo dựng cảnh quan, phải hướng tới mục tiêu
mà cơ quan đó cần đạt được.
- Nguyên tắc tiện lợi: Thuận tiện, gần nơi các phương tiện công cộng; bến xe
buýt, ngân hàng, bưu điện,.. khu vực tập trung nhiều văn phòng. Được trang bị đầy đủ
các phương tiện làm việc, sinh hoạt hàng ngày nhằm mục đích tạo tình cảm gắn bó với
nơi làm việc của nhân viên.
- Nguyên tắc hợp lý: Lựa chọn những địa điểm hợp lý, tổ chức sản xuất phù
hợp với với đặc điểm và tính chất hoạt động của cơ quan cả trong hiện tại và tương lai:
+ Hình thức bên ngồi của trụ sở phải thể hiện được nội dung hoạt động của cơ
quan, tránh những biểu hiện phơ tương lãng phí theo chủ nghĩa hình thức.
+ Bố trí trụ sở làm việc( cả về vị trí và kiến trúc) tương xứng với địa vị pháp lý
của cơ quan tổ chức.
- Nguyên tắc tiết kiệm: lựa chọn tổ chức bố trí trụ s ở phù hợp với tổ cức của cơ
quan nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu.
+ Đảm bảo nguyên tắc tiện lợi hợp lý.
2.1.1.2. Hình thức bố trí văn phịng
Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của cơng tác tổ
chức văn phịng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phịng. Vì
vậy nó địi hỏi bố trí các bộ phận của văn phịng phải mang tính khoa học. Tùy theo
nội dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố
trí các bộ phận văn phịng có thể khác nhau. Văn phịng có thể bố trí đa dạng, phong
phú theo nhiều cách khác nhau:
-Văn phịng bố trí kín (Văn phịng chia nhỏ): Đây là cách bố trí truyền thống
theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể
đóng kín, khóa khi cần thiết. Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập
14


giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được u cầu bí mật thơng tin
khi cần thiết.

-Văn phịng mở: các nhóm nhân viên phụ trách các cơng việc có liên quan với
nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng
cao hiệu quả cơng việc, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách
có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng
có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung cho cơng
việc, khó bảo đảm bí mật thơng tin khi cần thiết.
- Văn phòng kết hợp: Vừa tạo được sự kết nối với khơng gian bên ngồi, vừa
đảm bảo tính yên tính, riêng tư khi cần thiết, tạo sự thơng thống nhưng vân tập trung
được và thơng tin cuộc họp khơng bị tiết lộ ra bên ngồi.
2.1.2. Thực trạng về đặc điểm của văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An
Sơn.
2.1.2.1. Ngun tắc bố trí văn phịng
Văn phịng tại UBND xã An Sơn hoạt động với các mục đích thực hiện giải
quyết của cán bộ cấp trên và tiếp dân vì vậy nó được bố trí dựa trên các nguyên tắc
sau:
- Thuận tiện cho quá trình tiếp cận của nhân dân khi tiếp dân.
- Dễ dàng trong sự liên kết với các phòng ban khác để giải quyết công việc hiệu
quả.
- Dễ dàng liên hệ với cán bộ cấp trên (Chủ t ịch, Phó Chủ tịch) để giải quyết,
trình cơng văn giấy tờ và nhận nhiệm vụ nhanh chóng (do bộ phận văn phịng thường
xun tiếp nhận cơng việc từ cấp trên).
- Bố trí theo luồng cơng việc (thủ tục hành chính cần phải đi theo trình tự các
bước để đảm bảo theo quy định của nhà nước, khơng chồng chéo, trùng lặp)
- Văn phịng bố trí phù hợp với nhiệm vụ của từng cán bộ làm việc trong phịng
làm việc đó.
- Sự bố trí văn phịng phải tận dụng tối đa các yếu tố về ánh sáng, thơng gió…
để đảm bảo sự tiết kiệm ngân sách chi phí cho cơ quan. Tại UBND xã An Sơn việc tận
dụng ánh sáng được thực hiện triệt để với sự hướng sáng tốt, đồng thời có hệ thống
cửa số giúp mơi trường làm việc tr ở nên thơng thống giúp cán bộ cảm thấy thoải mái
khi làm việc.

- Văn phòng được bố trí cách xa với các khu vực gây tiếng ồn để đảm bảo cơng
việc văn phịng khơng bị ảnh hưởng, bố trí ở tịa nhà khác so với tịa nhà hội trường, để
đảm bảo cơng tác làm việc hiệu quả.
2.1.2.2. Hình thức bố trí văn phịng.
Hình 2.1. Sơ đồ bố trí văn phịng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn

15


Chú thích:
Bàn làm việc

Tủ đựng hồ sơ

Điều hịa

Cửa ra vào

Cửa sổ

Máy in

Văn phòng tại UBND xã An Sơn được tổ chức theo hình thức văn phịng đóng.
Mỗi phịng ban và bộ phận là một bộ phận riêng. Những bộ phận có liên quan đến
16


nhau được đặt gần nhau. Tùy vào tính chất cơng việc và sự phân cơng nhiệm vụ mà
mỗi phịng làm việc được trang bị một số trang thiết bị như: máy vi tính, máy
photocoppy, máy scan, điện thoại, máy điều hịa,...Ngồi ra phịng làm việc của Chủ

tịch UBND xã, Phó Chủ tịch UBND xã cịn có bàn ghế uống nước để tiếp khách khi
trao đổi cơng việc.
Phịng khách, phịng Văn thư-Lưu trữ được bố trí ngay tại vị trí lối vào trụ sở,
nơi dễ dàng và thuận tiện cho các phịng ban trong việc giải quyết cơng việc,trao đổi
thơng tin, tiếp nhận các văn bản đến hằng ngày, được coi như là bộ mặt của UBND xã.
Phòng họp là nơi diễn ra các hoạt động đối ngoại của cơ quan. Nên UBND xã
An Sơn chú trọng vào diện tích, bố trí rộng rãi, tiện lợi, được trang bị thiết bị hiện đại
nhất. Được bố trí gần cửa chính để dễ dàng cho việc hướng dẫn, đón tiếp khách
Bộ phận giao tiếp với khách, đối tác, nhân dân của UBND xã được bố trí ở lối
ra vào, có diện tích rộng rãi, trang trí đẹp mắt.
Ưu điểm của cách bố trí này là tăng được khả năng tập trung vào công việc của
các phòng ban, tránh được tiếng ồn, sự phân tán trong cơng việc. Có đầy đủ các trang
thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý hành chính.
Tuy nhiên, cách bố trí này sẽ giảm tính tương tác trực tiệp giữa các phòng ban
với nhau và tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận, tốn diện tích mặt bằng. Phịng
chưa có cây xanh để tạo mơi trường thoáng đãng , gần gũi với thiên nhiên

2.2. Đặc điểm nhân sự văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
Cán bộ tại cơ quan UBND xã An Sơn là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê
chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ. Đội ngũ cán bộ làm việc tại
UBND xã là những người trẻ, năng động và nhiệt huyết và tài năng , các anh chị đã
biết áp dụng các phương pháp khoa học tiến tiến hiện đại vào nhằm giải quyết cơng
việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngồi ra ở văn phịng UBND xã cịn có đội
ngũ cán bộ làm việc lâu năm giàu kinh nghiệm trong việc giải quyết cơng việc. Cả hai
đối tượng điều có điểm chung là những người yêu nghề , luôn làm tốt công việc được
giao và họ là những người thân thiện cởi mở dễ tiếp xúc.Có kiến thức rộng về chun
mơn và các lĩnh vực có liên quan, họ ln cập nhật và tăng cường khả năng hiểu biết
của mình.
Thưởng phạt đúng lúc với các chế độ, chính sách khen thưởng rõ ràng.
Hiện nay, UBND xã An Sơn chú trọng vào phát triển nguồn nhân lực có trình

độ và tính chun mơn hóa cao, bởi vậy u cầu về trình độ của nhân viên văn phòng
qua các năm ngày càng được nâng lên.

17


Bảng 2.1. Đặc điểm về cơ cấu lao động tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn

Hình thức

Hợp đồng

Chỉ tiêu

Theo trình độ

Biên chế

Phổ thơng

0

0

Trung cấp

1

0

Cao đẳng

1

11

Đại học

2

10

Nam

2

16

Nữ

2

5

2

5

35-45

1

14

45-60

1

2

Phịng Chủ tịch

0

2

Phịng Phó Chủ tịch

0

1

0

3

0

2

1

3

1

3

1

3

1

4

Theo giới tính

25-35
Theo độ tuổi

Phịng Cơng an

Phịng Qn sự
Theo Phịng ban

Văn phịng thống kê
Địa chính xây dựng
Tài chính- Kế tốn
Tư pháp hộ tịch

(Nguồn: Theo báo cáo phịng Tài chính- Kế tốn)

2.3. Quy trình giải quyết cơng việc văn phịng
18


2.3.1. Cơ sở lý luận về giải quyết công việc văn phòng
- Đối với các văn bản đến: nhân viên tiếp nhận văn bản đến, đăng ký lấy số, vào
số công văn và chuyển đến lãnh đạo để xin ý kiến. Sau khi được phê duyệt, vào sổ
theo dõi, xử lý, chuyển đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và lưu trữ theo quy định.
- Đối với các văn bản đi: các đơn vị soạn thảo văn bản đi, trình lãnh đạo ký và
chuyển để đóng dấu, cho số, phát hành và lưu trữ theo quy định.
- Quy trình ký và đóng dấu giấy đi đường: khi có khách đến liên hệ công tác,
các nhân viên nhận giấy đi đường trình cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký và trả lại
ngay cho khách.
2.3.2. Thực trạng về giải quyết cơng việc văn phịng
Áp dụng quy trình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa theo Nghị định số
61/2018/NĐ-CP Nghị định Chính phủ năm 2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một
cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Quy trình giải quyết cơng việc tại
UBND xã An Sơn được thực hiện như sau:
Bộ phận văn phòng tiếp nhận và trả kết quả cấp xã tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã và những thủ tục hành chính thuộc thẩm
quyền giải quyết của cấp huyện được giao tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã.
Tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính
thơng qua các cách thức theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật quy định về thủ
tục hành chính gồm:
- Trực tiếp tại Bộ phận một cửa
- Thơng qua dịch vụ bưu chính cơng ích theo quy định của Thủ tướng Chính
phủ, hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật

- Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công cấp xã.
Đối với hồ sơ được nhận theo cách thức 1,2 ở trên thì cán bộ, công chức, viên
chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy
đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ
thống thông tin một cửa điện tử của địa phương. Nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy
định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
ngày trả kết quả.
Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ cấp xã, cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính
chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ,
cơng chức, viên chức tại Bộ phận một cửa tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có thẩm
quyền để giải quyết theo quy trình.
Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ
sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng
mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ cơng
Quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp xã.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định trên, cán bộ,
cơng chức, viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Chủ tịch xã An Sơn có thẩm quyền phân công cán bộ, công chức, viên chức xử
lý xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

2.4. Tổ chức hội họp
2.4.1. Cơ sở lý luận về tổ chức hội họp
2.4.1.1. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
19


Khi tiến hành tổ chức các cuộc họp, cần đảm bảo 6 nguyên tắc:
Thứ nhất, giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm
trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Thứ hai, tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và đảm
bảo bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù
hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, cơng việc cần giải quyết với tính
chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của đơn vị xã.
Thứ tư, xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp,
trách nhiệm của các cơ quan đảm bảo, phục vụ cuộc họp.
Thứ năm, lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau
hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp.
Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho cơng
dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
2.4.1.2. Phương pháp tiến hành cuộc họp
* Chuẩn bị cuộc họp
Các cuộc họp nói chung, đặc biệt là cuộc họp lớn, trước khi tiến hành thường
phải lập kế hoạch tổ chức cuộc họp. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề
xuất với lãnh đạo U ỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch. Trong k ế hoạch
cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung cuộc họp.
* Tổ chức cuộc họp
Với những cuộc họp có quy mơ lớn văn phịng chủ trì và phối hợp với bộ phận
có nội dung cuộc họp để đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách
đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào cuộc họp. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban
tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự cuộc họp. Việc ghi danh sách đại biểu có
nhiều tác dụng. Trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự cuộc họp
để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả cuộc họp.
Cùng với bộ phận chủ trì, văn phịng cử người ghi biên bản cuộc họp; Tổng hợp
các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết cuộc họp.
* Các công việc sau khi cuộc họp kết thúc
Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của cuộc họp thuộc chức năng của văn phịng

thì văn phịng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ cuộc họp. Nếu
cơng việc thuộc bộ phận cơng tác khác thì văn phịng đơn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ
để bộ phận đó hồn chỉnh hồ sơ cuộc họp theo quy định.
2.4.2. Thực trạng về tổ chức hội họp
Trong một năm, UBND xã An Sơn có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể
phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây.
* Hội nghị
Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị:
- K ỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm,
tổng kết công tác nhiệm k ỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề.
Các cuộc hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa nhiều
về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về
kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường
khác.
20


* Cuộc họp
Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp:
- Phiên họp UBND xã
- Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch
- Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với trưởng các thôn
- Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với Thường trực đảng uỷ, Thường trực
HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân
- Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ
quan chuyên môn của cấp huyện
- Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân.

2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại Ủy ban nhân
dân xã An Sơn.

2.5.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Tại UBND xã An Sơn các chuyến đi công tác của lãnh đạo (Chủ tịch xã, phó
Chủ tịch xã) được bộ phận văn phịng trực tiếp quản lý. Các chuyến đi cơng tác tuy
không nhiều nhưng mọi công tác để phục vụ cho chuyến đi được các cán bộ văn phòng
thực hiện khá tốt. Và để chuyến đi công tác được diễn ra tốt nhất thì việc lập kế hoạch
cho chuyến đi là rất cần thiết vì vậy Văn phịng tại đây rất quan tâm đến bước này,
việc lên kế hoạch được thể hiện như sau:
Trước tiên các cán bộ thu thập thông tin về chuyến đi gồm:
- Mục đích của chuyến đi
-Thời gian
- Địa điểm
- Thành phần tham dự
- Tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi công tác
- Các yêu cầu cần thiết phải tuân theo khi đi công tác
- Sau khi thu thập và tổng hợp các thông tin cần thiết liên quan đến chuyến đi
cơng tác, văn phịng có trách nhiệm trình lên lãnh đạo- người đi cơng tác để lãnh đạo
nắm rõ được thông tin về chuyến đi.
- Văn phịng ở đây có nhiệm vụ nắm rõ lịch trình của lãnh đạo để xắp xếp cơng
việc hợp lý trong q trình lãnh đạo đi cơng tác. Khơng để cho công việc bị gián đoạn,
trùng lặp và tắc nghẽn khi khơng có mặt lãnh đạo tại cơ quan, Những cơng việc gấp
phải trình lên lãnh đạo gấp trước khi lãnh đạo đi công tác để công việc được giải quyết
kịp thời.
- Văn phòng lập kế hoạch trong thời gian đi công tác của lãnh đạo về
+ Phương tiện, lịch trình đi lại
+ Chi phí sinh hoạt, dự trù ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC Thông tư năm
2017 của Bộ Tài chính về việc q định chế độ cơng tác phí)
+ Lưu trú
- Văn phịng lập kế hoạch người thày thế lãnh đạo khi lãnh đạo khơng có ở cơ
quan để công việc ở cơ quan được thực hiện liên tục và không bị nghẽn.
Tháng 2 năm 2020 ban lãnh đạo xã có chuyến đi thăm quan và học tập thực

tế tại huyện Sapa tỉnh Lào Cai
+ Mục đích của chuyến đi: thăm quan và học tập về đầu tư phát triển ngành du
lịch
+ Thời gian : từ 23 tháng 2 đến 27 tháng 2 năm 2020
+ Địa điểm: thị trấn Sapa
21


+ Thành phần tham dự: chủ tịch UBND xã , bí thư
+ Phương tiện đi lại : xe oto 4 chỗ
+ chi phí sinh hoạt dự trù : 3 triệu / người ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC
Thông tư năm 2017 của Bộ Tài chính về việc quý định chế độ cơng tác phí)
+ Lưu trú : ban lãnh đạo sẽ nghỉ ngơi tại nhà nghỉ Phương Hoa tại thị trấn Sapa
+ Trong q trình chủ tịch đi cơng tác thì phó chủ tịch sẽ là người thay thế cho
chủ tịch để q trình làm việc khơng bị ảnh hưởng.
2.5.2. Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác
Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế
hoạch cả năm và được cụ thể hố trong chương trình cơng tác hàng q, tháng. Văn
phịng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.
Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của chuyến
đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung
cơng việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí. Văn phịng
có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê
duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phịng đơn đốc các bộ phận chuẩn bị, đảm bảo
đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung chuyến đi, văn phịng đề nghị
lãnh đạo UBND phân công cho các bộ phận chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị
xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi.
Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết.
Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu cấp
bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an tồn cho văn

bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi
nhiều hay ít.
Chuyến đi cơng tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải
xuất phát từ chế độ của nhà nước, đáp ứng nhu cầu cơng tác và tiết kiệm. Việc dự trù
kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé
cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế
độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng
phẩm, vật k ỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến cơng tác (nếu có); Kinh phí dự
phịng.
Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được U ỷ ban giao, văn
phịng thơng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đồn sẽ đến cơng tác. Nội dung
thiết yếu nhất cần thơng báo gồm có: Tên đồn cơng tác, trưởng đồn và các thành
viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy ban và dự
kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác để cơ quan,
đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn.
Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi cơng tác dài ngày, văn phịng cần chủ động tổ chức tốt
các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và trình
các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc hội ý
lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo cơng việc trong thời gian đi công tác.
Trường hợp cần thiết, văn phịng thơng báo bằng văn bản nội dung phân cơng
của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian Chủ tịch U ỷ ban đi công tác để cán
bộ, công chức biết và thực hiện.
2.5.3. Kết quả thực hiện kế hoạch công tác
Chuyến đi được diễn ra an tồn, mang lại hiểu quả cao trong q trình hoạt
động của chuyến đi.
22


2.6. Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc tại Ủy ban
nhân dân xã An Sơn.

2.6.1. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan
- Chào hỏi khách
- Khách đến cơ quan phải được chào đón với thái độ tơn trọng và lịch sự
+ Chào đón khách bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp như: Ngài, quý ông,
quý bà, bằng tên họ kèm theo các chức danh, chức vụ....
+ Tự giới thiệu tên mình sau đó khéo léo hỏi tên khách
+ Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách.
- Bày tỏ sự quan tâm: trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách sẽ gây được ấn tượng
tốt đẹp khi khách hàng tới doanh nghiệp
- Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách
- Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm thoại của cấp trên khi cấp
trên đang tiếp khách
2.6.2. Tiếp khách qua điện thoại
- Nhanh chóng nghe điện thoại khi có chng
- Chủ động chào hỏi và xưng danh
- Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng
- Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn
- Nếu tìm tư liệu trao đổi: yêu cầu khách chờ một phút, nếu quá 1 phút thì phải
báo khách chờ máy
- Kết thúc cuộc gọi nên dành quyền cho người gọi
- Cảm ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn
2.6.3. Giải đáp thắc mắc của khách
Nhân viên có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng theo quy trình sau:
- Tìm cách nói chuyện riêng với khách hàng
- Lắng nghe chăm chú thắc mắc của khách hàng
- Tìm ra những nội dung chính và ghi lại
- Bày tỏ sự thơng cảm với khách
- Trả lời, giải thích thắc mắc của khách
- Báo cáo lại với các phịng có liên quan để giải đáp kịp thời
- Theo dõi việc giải đáp thắc mắc

- Kiểm tra lại sự hài lòng của khách

2.7. Quản lý hồ sơ tài liệu tại Ủy ban nhân dân xã An Sơn
2.7.1. Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu
Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã An Sơn được
quản lý tập trung tại lưu trữ UBND xã. Các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ
về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu được thực hiện thống nhất theo các quy định của pháp luật hiện hành.
2.7.2. Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND xã An Sơn bao gồm các công việc về
quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã; thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong hoạt động của HĐND và UBND xã An Sơn.

23