báo cáo dự án nhóm 8 tên đề tài quy trình quản lý khách sạn monday

Báo cáo dự án nhóm 8

3/30/2022

Báo cáo dự án nhóm 8
Tên đề tài:
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MONDAY

GVHD: Nguyễn Mạnh Tuấn

download by :


Phần 1

MỤC LỤC
Giới thiệu...............................................................

1.1

Mô tả về ngữ cảnh hệ thống hiện tại.....................

1.1.1

Giới thiệu tổng quan về

1.1.2

Quy trình theo các đội n

1.1.3

Mong muốn của khách s

1.1.4

Sơ đồ Rich Picture.........

1.2

Phân tích và quản lý các bên liên quan.................

1.3

Đánh giá hệ thống quy trình hiện tại & đề xuất gi

1.3.1

Quy trình hệ thống hiện

1.3.2

Những khó khăn của hệ

Phần 2 Các yêu cầu hệ thống mới (Requirements).........................................................
2.1

Yêu cầu chung (General requirement)..................

2.2

Yêu cầu kỹ thuật (Technical requirement)............

2.3

Yêu cầu chức năng (Functional Requirement)......

2.4

Yêu cầu phi chức năng (Non-functional Requirem

Phần 3 Mơ hình tiến trình (Process models)...................................................................
3.1

Mơ tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) của hệ thốn

3.2

Các sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ (BPMN)...

Phần 4 Mơ hình chức năng (Function Models)...............................................................
4.1

Các Sơ đồ Use Case và đặc tả Use Case...............

Phần 5 Mơ hình dữ liệu (Data models)...........................................................................
5.1

Defined entity và relationship...............................

5.2

ERD và atribute.....................................................

Phần 6

Phụ lục...................................................................

6.1. Bảng phân cơng cơng việc và Đánh giá hoạt động nhóm....................................
6.2.

Tài liệu tham khảo.................................................

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 2

download by :


MỤC LỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ
Hình 1 – 1. Rich Pictures Diagram.....................................................................................
Hình 1 – 2. Stakeholder Power/Interest Grid......................................................................

Hình 1 – 3. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’..................................................................
Hình 1 – 4. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’..................................................................
Hình 1 – 5. Fishbone Diagrams cho quy trình thủ cơng chưa được tối ưu hóa................
Hình 1 – 6. Fishbone Diagrams cho khó khăn của khách hàng trong việc đặt phịng.....
Hình 1 – 7. BPMN detect problem................................................................................

Hình 3 – 1. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’
Hình 4 – 1. Sơ đồ Use Case tổng quát...............................................................................
Hình 4 – 2. Sơ đồ Use Case 1............................................................................................
Hình 4 – 3. Sơ đồ Use Case 2............................................................................................

Hình 4 – 4. Sơ đồ Use Case 3 2
Hình 5 – 1. Entity Relationship Diagram..........................................................................

DANH MỤC BẢ
Bảng 1 – 1. Phân tích Stakeholders.....................................................................................
Bảng 1 – 2. Phân tích các vấn đề, khó khăn...................................................................
Bảng 2 – 1. General Requirement......................................................................................
Bảng 2 – 2. Technical Requirement...................................................................................
Bảng 2 – 3. Functional Requirement.................................................................................

Bảng 2 – 4. Non-functional Requirement
Bảng 4 – 1. Đặc tả Use Case 1...........................................................................................
Bảng 4 – 2. Đặc tả Use Case 2...........................................................................................
Bảng 4 – 3. Đặc tả Use Case 3...........................................................................................

Bảng 6 – 1. Bảng phân công công việc và đánh giá hoạt động nhóm...............................

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 3

download by :


Báo cáo dự án nhóm 8

Page 4

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Phần 1
1.1

Giới thiệu

Mơ tả về ngữ cảnh hệ thống hiện tại

1.1.1 Giới thiệu tổng quan về hiện trạng tổ chức
Giới thiệu
Monday là một chuỗi khách sạn lớn đã vận hành ở Đà Lạt được 1 năm, khách sạn
nằm ở trung tâm, gần khu vực quảng trường Lâm Viên và hồ Hồ Xuân Hương, đây là khu
vực có vị trí địa lý thuận lợi.
Các phịng hướng ra phía hồ, có view triệu đơ, các phịng được decor phù hợp với
thị hiếu của GenZ. Có các tiện nghi cơ bản của khách sạn, đặc biệt là có đủ nước nóng cho
cả tắm và uống vì thời tiết Đà Lạt khá lạnh.
Khách sạn hiện tại đang có tổng cộng 32 phòng các loại, với sức chứa tối đa là 700
người.
Khách hàng khi ở tại khách sạn, được hỗ trợ liên hệ dịch vụ thuê xe máy, xe ô tô
theo nhu cầu.
Do địa hình Đà Lạt đặc biệt ở trên cao, nên các tịa khơng được liền nhau như ở
đồng bằng, cơ cấu tổ chức khách sạn tương đối lớn về mặt nhân sự, nhưng các công việc
vận hành hiện tại đang làm thủ công. Khách sạn hiện tại cũng có sử dụng máy vi tính cho

cơng việc, nhưng chủ yếu là cho công việc soạn thảo và in ấn tài liệu, các dữ liệu hiện tại
được lưu thủ công vào word và excel.
Nhân viên của khách sạn đa số ở độ tuổi từ 25 đến 30 tuổi, có kiến thức cơ bản về
tin học văn phịng nhưng chủ yếu ghi chép bằng tay và hóa đơn giấy.
Hiện tại khách sạn có sử dụng điện thoại có dây kết nối đến tất cả các phòng, chủ
yếu để liên hệ cho các dịch vụ, và yêu cầu hỗ trợ.
Các dịch vụ và các khoản thanh toán được nhân viên phân cơng ghi chép và thanh
tốn bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.
1.1.2 Quy trình theo các đội ngũ nhân viên
Mơ tả các quy trình quản lý trong khách sạn:
Tơ màu cam: Pool
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 5

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Tơ màu vàng: Lane
Tơ màu hồng: Activity
Tô màu xanh lá: Gateway
Tô màu xanh dương: Event
Tơ màu tím: Information Artifac
a) Quy trình quản lý Đặt phịng khách sạn

Khách hàng có nhu cầu tìm phịng đến bộ phận lễ tân để yêu cầu, được bộ phân
hoặc gọi điện cho bên bộ phận kinh doanh để yêu cầu, lễ tân ghi nhận nhu cầu và kiểm tra
tình trạng phòng. Lễ tân dựa theo nhu cầu của khách hàng và kiểm tra các phịng có đáp

ứng đủ điều kiện của khách hàng mong muốn hay khơng. Nếu có phòng trống và phù hợp
với nhu cầu của khách hàng thì bên bộ phận lễ tân sẽ nhận yêu cầu đặt phịng của khách.
Cịn nếu khơng có phịng trống phù hợp thì bên lễ tân sẽ gọi điện để thơng báo cho khách
và thương lượng, tư vấn cho khách hàng để phù hợp với lịch trình của họ. Nếu khách hàng
đồng ý với một trong các sự lựa chọn, bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu đặt chỗ gồm hai liên,
một liên cho khách hàng và một liên giữ chỗ.
Đối với khách hàng đi theo đoàn từ hai người trở lên, thì sẽ có người đại diện của
cả đồn đặt phòng, bên lễ tân sẽ yêu cầu họ cung cấp thông tin về số lượng người và thông
tin cơ bản của khách đoàn. Đồng thời, giữ lại CCCD/CMND hoặc giấy tờ tùy thân của hai
người trong đoàn để đảm bảo cho đôi bên. Đối với khách hàng đơn lẻ hoặc hai người thì
chỉ cần 1 CMND và thơng tin của một người để đặt phịng.
b) Quy trình quản lý phịng trong khách sạn

Khách sạn hiện tại đang quản lý theo phòng theo mã số (số phòng), loại phòng, giá
phòng niêm yết.
+ Mã số phòng: Đánh theo tầng và số thứ tự từ trái sang phải. Ví dụ tầng 2 phịng

thứ 4 là 204.
+ Loại phịng có 3 loại là Standard, Medium, Deluxe với dịch vụ và giá tiền tăng

dần. Nó cũng bao gồm là phịng đơn, phịng đơi và phịng dorm (phịng có sức
chứa từ 5-12 người)
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 6

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Phịng của khách sạn sẽ có các tình trạng sau: Trống, đã đặt, đang chuẩn bị (đang
dọn dẹp), không sẵn sàng (sự cố, đang sửa chữa)
Bên lễ tân sẽ dựa theo các số phòng và tình trạng phịng để chấp nhận u cầu đặt
phịng hay là thương lượng hoặc từ chối yêu cầu.
Các bộ phận liên quan sẽ dựa theo mã phịng và tình trạng phịng để có các xử lý
phù hợp. Ví dụ khi bên bộ phận buồng phòng thấy phòng S.201 đang ở tình trạng đang
chuẩn bị thì sẽ báo cho bên tạp vụ tiếp hành dọn dẹp và chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo,
nếu xong thì báo cho bộ phận buồng phịng để đổi tình trạng phịng thành trống để bộ phận
lễ tân có thể xét duyệt các yêu cầu đặt phòng.
c) Quản lý dịch vụ
Dịch vụ khách sạn về cơ bản đã đủ nhưng nếu bất cứ khi nào khách hàng có nhu
cầu sử dụng thêm ngồi những dịch vụ cơ bản mà khách sạn cung cấp thì sẽ đăng ký thông
qua bộ phận lễ tân và sẽ được lễ tân ghi nhận lại toàn bộ trong ghi chú và thanh tốn khi
check out. Các thơng tin dịch vụ được lễ tân ghi lại bao gồm: Mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn
vị, đơn giá.
Lễ tân sẽ lập phiếu đăng ký dịch vụ và thông báo cho bộ phận tạp vụ để thực hiện
dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đối với các yêu cầu vượt ngoài dịch vụ và khả năng của khách sạn, thì bên lễ tân sẽ
tư vấn và thương lượng các dịch vụ tương tự hoặc hướng dẫn để liên hệ với các bên khác.
d) Quản lý khách hàng

Mỗi khách hàng khi liên hệ th phịng, đặt phịng phải cung cấp các thơng tin cá
nhân cơ bản cho bên lễ tân để dễ dàng quản lý. Các thông tin bao gồm: Tên, giới tính,
ngày sinh, số CCCD/CMND, số điện thoại, địa chỉ thường trú, email.
Ngồi việc cung cấp thơng tin cá nhân cơ bản, thì khách sạn sẽ giữ lại 2 CCCD/ hộ
chiếu đối với một đoàn khách (lớn hơn 2 người) và 1 đối với 2 người để đảm bảo việc
quản lý.
e) Quy trình thanh tốn
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 7

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Tới ngày checkout, khách hàng sẽ xuống trả phòng, bộ phận lễ tân xác nhận việc
khách trả phòng, ngày trả phòng, bộ phận buồng phịng sẽ kiểm tra phịng và báo cho tình
trạng cho bộ phận lễ tân, sau đó bộ phận lễ tân tiến hành xuất hóa đơn.
Hóa đơn sẽ ghi lại tồn bộ các chi phí liên quan đến phịng và các dịch vụ liên quan
(dịch vụ đặt thêm) và các chi phí phát sinh liên quan (nếu có) trong q trình thuê.
Hóa đơn được bộ phận lễ tân xuất và giao cho bộ phận kế toán để thêm vào báo cáo
thống kê, các chi phí của khách. Sau khi khách hàng kiểm tra và thanh tốn xong, thì được
trả lại các giấy tờ tùy thân và lễ tân sẽ cập nhật tình trạng phịng để các bộ phận khác tiếp
tục làm việc.
f) Quy trình lập báo cáo - thống kê
Phịng tài chính - kế tốn sẽ tổng hợp thơng tin hàng ngày về các hóa đơn được xuất
và thanh tốn để lập báo cáo theo tuần, tháng, năm cho ban quản lý nắm rõ tình hình của
khách sạn: Thống kê doanh thu, thống kê tổng hợp danh sách khách hàng, thống kê dịch
vụ sử dụng, danh sách nhân viên, danh sách khách đặt và th phịng, danh sách các phịng
theo tình trạng cụ thể.
1.1.3 Mong muốn của khách sạn
Ban lãnh đạo, quản lý khách sạn mong muốn quy trình quản lý khách sạn sẽ được
tối ưu hóa bằng hệ thống thơng tin để khắc phục các khó khăn trong việc vận hành. Hệ
thống phải đáp ứng được các nhu cầu cơ bản và cho họ biết được tình hình hoạt động quản
lý tình trạng phịng, và đặt phịng để giúp họ nắm bắt thơng tin nhanh chóng và kịp thời
giải quyết các vấn đề tồn đọng và nhanh chóng đưa ra quyết định.

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 8

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

1.1.4 Sơ đồ Rich Picture

1.2
Bên liên quan
Bộ phận lễ tân

K
M

Bộ
toán

phận kế K
M

K
Ban quản lý

M

Bộ

phận K

buồng phịng

M

Báo cáo dự án nhóm 8

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Bộ phận kinh
doanh

Khách hàng

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 10

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Hình 1 – 2. Stakeholder Power/Interest Grid

1.3

Đánh giá hệ thống quy trình hiện tại & đề xuất giải pháp

1.3.1 Quy trình hệ thống hiện tại
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 11

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Hình 1 – 3. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’

Link: />1.3.2 Những khó khăn của hệ thống hiện tại
Danh sách các vấn đề có thể minh họa kèm với Fishbone Diagrams

STT

Vấn đề

Mơ tả

Nguyên nhân
Hình 1 – 4. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘As Is’

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 12

download by :

Giải pháp


Quy trình quản lý khách sạn Monday

1

Quy
đặt phịng
nhiều
bước,
hiện
cơng

2

Quy
quản
phịng
cơng
trễ nãi, ảnh
hưởng
cả hệ thống
phịng ban

3

Tạo
cáo
thơng
giữa
Báo cáo dự án nhóm 8

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

phịng ban các bộ phận do phòng tài còn

dựng hệ thống trao đổi thuận

chậm chính – kế tốn tổng hợp.

tiện giữa các bộ phận/nhân viên

Input: Thông tin cần xử lý,

với nhau nhằm nắm bắt thơng

báo cáo

tin dễ dàng và nhanh chóng

Output: Báo cáo hồn chỉnh

hơn.

Bảng 1 – 2. Phân tích các vấn đề, khó khăn

Fishbone Diagrams

Hình 1 – 5. Fishbone Diagrams cho quy trình thủ cơng chưa được tối ưu hóa

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 14

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Hình 1 – 6. Fishbone Diagrams cho khó khăn của khách hàng trong việc đặt phịng

Hình 1 – 7. BPMN detect problem

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 15

download by :

Quy trình quản lý khách sạn Monday

Phần 2

Các yêu

cầu

hệ

thống

mới

(Requirements)
2.1

Yêu cầu chung (General requirement)

ID

Description

Source

KH01

Tôi muốn nhận được dịch vụ như khách sạn đã show off.

Khách hàng

KH02

Việc đặt phịng và thanh tốn khi trả phịng phải được thực hiện

Khách hàng

nhanh chóng, dễ dàng
LT01

Giấy tờ phải có tiếng Anh để thuận tiện cho khách nước ngồi

Lễ tân

LT02

Các thơng tin về khách sạn và dịch vụ phải được gửi đến khách

Lễ tân

hàng ngay khi họ cần
QL01

Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đồng nhất cho khách sạn

Quản lý

QL02

Chi phí xây dựng hệ thống không quá tốn kém

Quản lý

QL03

Công việc phân chia không rõ ràng, đang dồn quá nhiều cho bộ

Quản lý

phận lễ tân, cần phân bổ hợp lý cho các bộ phận khác nữa
Bảng 2 – 1. General Requirement

2.2

Yêu cầu kỹ thuật (Technical requirement)

ID

Description

Source

KH03

Xem được hình ảnh phịng qua kênh online trước khi đặt phòng

Khách hàng

QL04

Các số liệu phải được cập nhật lên hệ thống một cách nhanh

Quản lý

chóng và đồng bộ
QL05

Lắp đặt hệ thống máy tính tại các phịng ban

Quản lý

Bảng 2 – 2. Technical Requirement

2.3

Yêu cầu chức năng (Functional Requirement)

ID
KH04

Description
Nắm được thông tin chi tiết về giá cả, số lượng, dịch vụ và chất
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 16

download by :

Source
Khách hàng

Quy trình quản lý khách sạn Monday

lượng trước khi đặt phịng
KH05

Có thể đặt phịng online

Khách hàng

QL06

Cơng cụ tổng hợp thơng tin và in ra dưới dạng bảng tính

Quản lý

QL07

Giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng sử dụng

Quản lý

Bảng 2 – 3. Functional Requirement

2.4

Yêu cầu phi chức năng (Non-functional Requirement)

ID

Description

Source

KH06

Thông tin cần được bảo mật khi tôi cung cấp để đặt phịng

Khách hàng

LT03

Hệ thống lưu thơng tin và giúp tơi tìm kiếm dễ dàng

Lễ tân

QL08

Phân quyền rõ ràng cho nhân viên khi sử dụng hệ thống

Quản lý

QL09

Độ bảo mật của hệ thống phải đảm bảo, có bản sao lưu thơng tin

Quản lý

để tránh trường hợp mất dữ liệu

Bảng 2 – 4. Non-functional Requirement

Phần 3
3.1

Mơ hình tiến trình (Process models)

Mơ tả Quy trình nghiệp vụ (bằng lời) của hệ thống mới

Quy trình đặt phịng và quản lý phịng của khách sạn Monday:
Hệ thống với quy trình mới này tập trung giải quyết vấn đề:
+ Về khách hàng giải quyết vấn đề đặt phịng và xem phịng theo nhu cầu, theo

dõi hóa đơn và dịch vụ sử dụng.
+ Về khách sạn thì giải quyết quản lý phòng, tạo lập báo cáo và theo dõi dịch vụ

hóa đơn cho khách hàng. Vì khách sạn Monday là một khách sạn vừa và nhỏ ở
Đà Lạt nên việc tạo một hệ thống dành riêng cho booking là khơng cần thiết,
khách hàng có thể tìm kiếm qua nhiều trung gian khác nhau.
a> Về vấn đề khách hàng đặt phịng và nhận phịng:
Vì đặc thù kinh doanh khách sạn ở Đà Lạt, đa số giới trẻ tập trung tìm kiếm trên
mạng xã hội, bộ phận kinh doanh chủ yếu tập trung đăng các bài và sale trên các trang

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 17

download by :

Quy trình quản lý khách sạn Monday

mạng xã hội, dựa vào hệ thống web xây dựng để theo sát tình trạng phòng, bộ phận kinh
doanh tiến hành sale và cung cấp thơng tin đến khách hàng.
Khi khách hàng có nhu cầu đặt phịng thì có hai hình thức:
Thứ nhất là, đến thẳng quầy lễ tân để hỏi hoặc gọi điện thoại trực tiếp. Có bộ phận
kinh doanh trực tiếp đón tiếp và nói chuyện.
Thứ hai là, thơng qua trang web của khách sạn, khách hàng đăng nhập hoặc tạo tài
khoản bằng số điện thoại và một số thông tin cơ bản (như họ tên, ngày tháng năm sinh, số
điện thoại, email, số CCCD/CMND) rồi nhập vào ngày check in và check out, số lượng
người trong đoàn, và số lượng loại phòng muốn. Hệ thống đưa ra các phòng phù hợp mà
khách sạn hiện tại đủ điều kiện đáp ứng cho khách hàng.
Dựa theo các phòng được đề xuất, khách hàng tiến hành chọn loại phòng và các
dịch vụ kèm theo nếu cần vì đặc thù của Đà Lạt đối với khách hàng đặt trên web, còn đối
với khách hàng tới thẳng lễ tân hay thơng qua điện thoại thì lễ tân hỗ trợ đặt, bộ phận kinh
doanh kiểm tra hết thơng tin và kiểm tra phịng xem có đúng chưa thì chấp nhận đơn đặt
chỗ. Sau đó khách hàng tiến hành thanh tốn 50% tổng số tiền thơng qua chuyển khoản,
Internet Banking, Momo, Zalopay, … cho khách sạn. Đối với khách hàng muốn hủy đặt
chỗ, phải tiến hành yêu cầu hủy trước 2 ngày so với ngày check in, bộ phận kinh doanh
tiến hành thương lượng với khách hàng.
Hệ thống tạo mã QR cho khách hàng.
Mỗi khách hàng, mỗi hành đoàn sẽ được hệ thống cung cấp cho một mã QR, khi
quét mã QR sẽ cho ra một trang web cho phép khách hàng theo dõi được hóa đơn (bao
gồm giá phòng và tất cả các dịch vụ đang sử dụng, ở đó cũng cho phép khách hàng xem
hết các dịch vụ mà khách sạn cung cấp, khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần chọn thì dịch
vụ sẽ trực tiếp cộng vào hóa đơn và bên lễ tân sẽ đáp ứng dịch vụ đó sử dụng cho khách
sạn. Đồng thời ghi nhận vào báo cáo thu chi, danh sách khách hàng của hệ thống để phục
vụ cho việc báo cáo cuối ngày của bộ phận Kế toán và thống kê theo tháng và quý của
khách sạn. Khách hàng được lễ tân hướng dẫn nhận phịng.

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 18

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Khi check out, khách hàng và lễ tân nhìn vào hóa đơn điện tử đã được hệ thống ghi
nhận tự động, và tiến hành thanh tốn 50% giá phịng cịn lại và các dịch vụ kèm theo (nếu
có), hình thức thanh tốn tương tự như khi book phòng.
Ban quản lý dựa vào báo cáo thu chi được cập nhật tự động, và báo cáo cuối ngày
của Kế toán được cập nhật liên tục để tiếp hành đưa ra các chính sách phù hợp, các giải
quyết nhanh chóng, và các chiến dịch quảng bá, khuyến mãi phù hợp để thúc đẩy kinh
doanh.
b> Về vấn đề nhân viên và các phòng ban quản lý phòng trong khách sạn:
Khi khách hàng lập phiếu giữ chỗ thành công, các phịng được giữ chỗ sẽ được cập
nhật tình trạng trong hệ thống là đã được đặt (Ordered), tình trạng phịng được cập nhật để
thơng báo cho các phịng ban biết.
Khi khách hàng Check out, bộ phận lễ tân kiểm tra phịng và xuất hóa đơn thành
cơng, tình trạng phịng được chuyển thành là On change (Khách đã check out, nhưng
phòng vẫn chưa được làm sạch để bán). Bộ phận tạp vụ khi nhìn thấy phịng ở tình trạng
On change sẽ tiến hành vào dọn dẹp và làm sạch. Khi dọn xong bộ phận Buồng Phòng
kiểm tra lại và đổi tình trạng phịng thành Vacant clean (Phịng trống sạch).
Quản lý tình trạng phịng do bộ phận lễ tân, buồng phịng trực tiếp cập nhật vào hệ
thống sau khi làm việc trực tiếp với khách hàng và các phòng ban khác.
3.2

Các sơ đồ quy trình nghiệp vụ ‘To Be’ (BPMN)

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Link: />
Phần 4

Mơ

hình

chức năng (Function

Models)
4.1

Các Sơ đồ Use Case và đặc tả Use Case

- Sơ đồ Use Case tổng quát

Hình 4 – 1. Sơ đồ Use Case tổng quát

Link: />
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 20

download by :

Quy trình quản lý khách sạn Monday

- Sơ đồ Use Case 1

Hình 4 – 2. Sơ đồ Use Case 1

Link: />Đặc tả Use Case
Use Case ID
Use Case Name
Description
Actor(s)
Priority
Trigger
Pre-Condition(s)
Post-Condition(s)
Basic Flow

Alternative Flow
3a1. Lễ tân nhập số điện thoại khách hàng và in hóa đơn.
3a2. Khách hàng xem hóa đơn giấy.
Báo cáo dự án nhóm 8

Page 21

download by :


Exception Flow

Business Rules
Non-Functional
Requirement

- Sơ đồ Use Case 2

Hình 4 – 3. Sơ đồ Use Case 2

Link: />Đặc tả Use Case
Use Case ID
Use Case Name
Description

UC-1.2
Quy trình đặt phịng
Khách hàng đặt phịng, các bộ phận liên quan thực hiện quy
trình

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 22

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Actor(s)

Khách hàng, bộ phận lễ tân, bộ phận kinh doanh và bộ phận

Priority
Trigger
Pre-Condition(s)

buồng phòng
Must Have
Khách hàng có nhu cầu đặt phịng.
- Khách hàng có đầy đủ thông tin cá nhân theo yêu cầu của
nhân viên.

Post-Condition(s)

- Khách hàng đã chuẩn bị tiền đặt cọc.
- Khách hàng thanh toán tiền cọc cho khách sạn.

Basic Flow

- Khách hàng đặt phịng thành cơng.
1. Khách hàng chọn ngày check in, check out và đặt số lượng,
loại phòng.
2. Khách hàng đăng nhập và điền thông tin cá nhân để tạo u
cầu đặt phịng.
3. BP kinh doanh nhận thơng tin, kiểm tra phịng có đúng với
u cầu của khách hàng hay khơng.
4. BP kinh doanh chấp nhận đơn đặt phịng và chuyển sang cho
BP lễ tân để tạo lập phiếu đặt phịng (QR).
5. Khách hàng thanh tốn tiền cọc bằng chuyển khoản.
6. BP lễ tân cấp mã QR.

Alternative Flow

7. Use Case kết thúc.
5a. Khách hàng mong muốn thanh toán bằng tiền mặt.
5a1. Lễ tân chấp nhận mong muốn của khách hàng.
5b. Khách hàng mong muốn thanh tốn qua ví điện tử
(ZaloPay, Momo, …).
5b1. Lễ tân cung cấp phương thức thanh toán theo yêu cầu của
khách hàng.

Exception Flow

Use Case tiếp tục thực hiện bước 6.
3a. Bộ phận kinh doanh khơng tìm được phòng theo yêu cầu
của khách hàng và thương lượng với khách hàng để thay đổi
phòng khác.
3a1. Khách hàng đồng ý đổi phịng.

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 23

download by :


Quy trình quản lý khách sạn Monday

Use Case tiếp tục Use Case UC-1.2 – 4.
3a2. Khách hàng không đồng ý, hủy đơn đặt phịng.

Business Rules
Non-Functional

Use case kết thúc.
None
KH06. Thơng tin cần được bảo mật khi tơi cung cấp để đặt

Requirement

phịng.
LT03. Hệ thống lưu thơng tin và giúp tơi tìm kiếm dễ dàng.
QL09. Độ bảo mật của hệ thống phải đảm bảo, có bản sao lưu
thơng tin để tránh trường hợp mất dữ liệu.
Bảng 4 – 2. Đặc tả Use Case 2

- Sơ đồ Use Case 3

Hình 4 – 4. Sơ đồ Use Case 3

Link: />Đặc tả Use Case
Use Case ID
Use Case Name
Description
Actor(s)
Priority
Trigger

UC-1.3
Quy trình tạo, lập và theo dõi báo cáo
Bộ phận quản lý muốn xem tình hình tài chính của khách sạn.

Bộ phận quản lý, bộ phận kế toán, bộ phận lễ tân
Must Have
Bộ phận quản lý có nhu cầu xem tình hình tài chính chi tiết của

Pre-Condition(s)

khách sạn.
- Bộ phận lễ tân đã cập nhật thu chi lên hệ thống.
- Bộ phận kế toán tạo lập bản báo cáo tài chính đầy đủ.

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 24

download by :


Post-Condition(s)

Basic Flow

Alternative Flow

Exception Flow
Business Rules
Non-Functional
Requirement

5.1

Defined entity và relationship

Sau khi bộ phận kinh doanh và khách hàng thượng lượng và chốt được các yêu cầu,
bộ phân kinh doanh chuyển yêu cầu về bộ phận lễ tân để tạo lập phiếu đặt trước.
Entity:
o

Khách hàng

o

Bộ phận kinh doanh => Bộ phận => Nhân viên thuộc bộ phận

o

Phiếu đặt trước

Báo cáo dự án nhóm 8

Page 25

download by :