BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NĂM THỨ 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHĨA QH-2016-X

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NĂM THỨ 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA
TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn:

Th.S Đỗ Thu Hiền

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thị Giang

Lớp khóa học :

K61 – Lưu trữ học

Hà Nội, 2019

MỤC LỤC:


I.
1.
2.
3.
4.

MỞ ĐẦU...........................................................................................
Lý do chọn đề tài.....................................................................................
Mục tiêu nghiên cứu................................................................................
Phạm vi nghiên cứu.................................................................................
Phương pháp nghiên cứu.........................................................................

II.

NỘI DUNG......................................................................................

Phần 1: Thực trạng nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam...........................................................
1.

Công tác chỉ đạo, hướng dẫn việc nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch
sử của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam .........................
1.1.
Những quy định chung và hướng dẫn của Đảng.................
1.2. Những hướng dẫn chung của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ

2.

Việt Nam .......................................................................................
Thành phần, nội dung và thực trạng tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
............................................................................................................
2.1.
Thành phần .........................................................................
2.2. Nội dung ..............................................................................
2.3. Thực trạng tài liệu ...............................................................

3. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử....................................
4. Quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử...................................
Phần 2: Nhận xét, đánh giá.............................................................................
1.
2.
3.
III.

Ưu điểm..............................................................................................
Hạn chế..............................................................................................
Đề xuất, kiến nghị..............................................................................
KẾT LUẬN ......................................................................................

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................
IV.

PHỤ LỤC..........................................................................................


I.
1.

MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu

lưu trữ và công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá
phản ánh tồn bộ q trình lịch sử hoạt động và phát triển ở mỗi cơ quan. Trong
quá trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã hình thành

khối tài liệu rất lớn. Tài liệu đã phản ánh được vai trị, nhiệm vụ và những đóng
góp của Hội đối với sự phát triển của đất nước. Nhận thức rõ tầm quan trọng của
tài liệu, trong quá trình hoạt động Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã
luôn quan tâm đến công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu
trữ lịch sử.


2.

Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu vẫn dụng những cơ sở lý luận và thực tiễn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử, đề tài này được thực hiện nhằm đưa ra mục tiêu:
- Khảo sát thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam vào Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
- Từ thực trạng, đề xuất với lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
nữ Việt Nam một số giải pháp nhằm nâng cao công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử của Trung ương Đảng.
3.

Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu, khảo sát công tác nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.


4.

Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài báo cáo này, tô đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu cơ bản là:
- Phương pháp phân tích tổng hợp: được áp dụng trong việc nghiên cứu cơ sở
lý luận và thực tiễn công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, qua đó đánh giá
chính xác những ưu điểm và hạn chế trong công tác này tại cơ quan Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, từ đó rút ra các kiến nghị, đề xuất nâng cao công
tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
-

Phương pháp khảo sát thực tiễn: Vận dụng để tìm hiểu về thành phần, nội

dung, đặc điểm tài liệu được nộp lưu và công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử.
Ngồi ra, tơi cịn sử dụng một số phương pháp: phương pháp phân tích các
nguồn tài liệu tham khảo, phương pháp phỏng vấn cán bộ làm công tác lưu trữ tại
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, phương pháp thống kê số liệu và tổng
hợp các thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài.


II.

NỘI DUNG

PHẦN 1. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT
NAM.
1.

Công tác chỉ đạo, hướng dẫn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của

Trung ương Đảng.
1.1.
Những quy định và hướng dẫn chung của Đảng.
Các cơ quan có thẩm quyền Đảng đã có các văn văn bản quy định, hướng dẫn
việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tạo tiền đề cho việc tập trung quản lý thống nhất tài
liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Cơng tác lưu
trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hoạt động chủ yếu dựa trên
những quy định, cơ sở pháp lý của Đảng. Việc giao nộp tài liệu lưu trữ tại Trung
ương Hộiđược thực hiện nghiêm chỉnh theo Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày
16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận


tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Văn bản đã hướng dẫn
tương đối cụ thể việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung
ương Đảng. Trong văn bản hướng dẫn này đã thống nhất việc giao nộp, tiếp nhận
tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
Ngoài văn bản hướng dẫn nêu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cũng đã ban
hành một số văn bản quy định, hướng dẫn khác nhằm phục vụ cho việc nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng:
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng
quy định về Phong Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Quyết định số 1998-QĐ/VPTW ngày 09/11/2017 của Văn phòng Trung ương
Đảng về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử của Trung ương Đảng.
-

Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương

Đảng hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội.
- Quy định số 212-QĐ/TW ngày 16/3/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng
quy định giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào Kho Lưu
trữ Trung ương Đảng và tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương
Đảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.


Qua đây, có thể nói rằng cơng tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử đã được
Đảng quan tâm, nó được thể hiện bằng một loạt các văn bản mang tính chất chỉ
đạo, hướng dẫn.
1.2.

Những hướng dẫn chung của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam.

Trên cơ sở những văn bản quy định, hướng dẫn của Đảng, Trung ương Hội Liên
hiệp Phụ nữ Việt Nam đã thực hiện công tác nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ
lịch sử. Tuy nhiên, tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam chưa có một
văn bản cụ thể nào quy định về công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Đây
là một hạn chế rất lớn trong việc thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử của Trung ương Hội.
Mặc dù vậy, để thể hiện sự quan tâm đối với công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã có sự hướng dẫn cán bộ
lưu trữ thực hiện cơng tác này trong một số văn bản quy định về công tác văn thư,
lưu trữ. Cụ thể như: Quyết định số 01/QĐ-ĐCT ngày 04/01/2009 của Đoàn Chủ
tịch về việc ban hành Quy chế về công tác văn văn thư và lưu trữ cơ quan Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Cơng văn số 2778/CV-ĐCT ngày
14//3/2019 của Đồn Chủ tịch về việc chỉ đạo triển khai, thực hiện công tác Văn

thư Lưu trữ năm 2019… Ngoài ra, Trung ương Hội còn định kỳ tổ chức các lớp tập
huấn hướng dẫn cán bộ lưu trữ thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử.

2.

Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu lưu trữ nộp lưu vào Lưu trữ

lịch sử.
2.1.
Thành phần.


Thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thường gồm các khối tài liệu
sau:
- Khối tài liệu do Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sản sinh gồm:
+ Tài liệu Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc
+ Các hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề do Ban Chấp hành
Trung ương Hội, Đảng đồn Trung ương Hội chủ trì.
+ Tài liệu thực hiện các cuộc vận động dự án.
+ Tài liệu của một số đơn vị trực thuộc, Đảng ủy cơ quan Trung ương Hội.
- Khối tài liệu gửi đến gồm: Tài liệu của Trung ương Đảng, Hội đồng Chính
phủ chỉ đạo về các mặt công tác hoặc gửi đến để biết; tài liệu của các ban, bộ,
ngành, cơ quan gửi đến để phối hợp công tác; tài liệu của Hội Liên hiệp phụ nữ các
tỉnh, thành phố báo cáo và xin ý kiến.
- Tài liệu Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Tài liệu Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam.

2.2.

Nội dung.

Tài liệu của các phịng, ban, đơn vị được hình thành trong quá trình hoạt động
của Ban Chấp hành Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam phản ánh tất cả các mặt hoạt
động thuộc những lĩnh vực sau:
- Tài liệu Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc.
- Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
+ Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác phụ nữ


+

Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ (tài liệu về cán bộ, tổ chức bộ máy,

công tác thi đua khen thưởng, công tác kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố
cáo…)
+ Tài liệu về công tác tuyên giáo (tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công
tác tuyên giáo, công tác tuyên truyền, công tác giáo dục, bồi dưỡng và nâng cao
kiến thức cho phụ nữ)
+ Tài liệu về cơng tác gia đình và xã hội (tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về
cơng tác gia đình và xã hội, tài liệu về công tác vận động phụ nữ tham gia sản xuất,
xây dựng và phát triển kinh tế gia đình, tài liệu về cơng tác vận động phụ nữ tham
gia các phong trào phòng chống các tệ nạn xã hội, chăm sóc sức khỏe phụ nữ và
chắm sóc sức khỏe người cao tuổi, làm cơng tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, bảo
vệ mơi trường, công tác vận động phụ nữ tham gia các phong trào an ninh, quốc
phòng, xây dựng, hướng dẫn, tư vấn luật pháp có liên quan đến phụ nữ trẻ em).
+ Tài liệu về công tác đối ngoại
+ Tài liệu về cơng tác tài chính, tài sản, xây dựng
+ Tài liệu về công tác nội bộ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam.

- Tài liệu của Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (tài liệu các kỳ họp
Đảng đoàn, tài liệu do Đảng đoàn ban hành, tài liệu các cơ quan gửi đến Đảng
đoàn, tài liệu thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng).
- Tài liệu của Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam.

2.3.

Thực trạng tài liệu


Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tài liệu được thu thập vào Lưu
trữ cơ quan, chủ yếu từ bộ phận Văn phòng. Các đơn vị trực thuộc và các đơn vị tự
hoạch toán kinh doanh như Báo Phụ nữ, Nhà Xuất bản phụ nữ… không giao nộp
hồ sơ.
Mức độ xử lý về nghiệp vụ tại một số phòng ban, đơn vị, các đơn vị trực thuộc
của Trung ương Hội chưa thực sự tốt. Tài liệu được đưa về bảo quản trong kho của
Lưu trữ hiện hành nhưng cịn bó gói, lộn xộn chưa được sắp xếp, phân loại. Một số
ít tài liệu tên gọi đã sắp xếp và biên mục nhưng không tận dụng được khi chỉnh lý
do phương án phân loại không thống nhất nên cịn tài liệu trùng thừa, hết giá trị.
Ngồi ra, tài liệu giữa các khóa cịn bị lẫn với nhau.
Ngồi những hồ sơ tài liệu được lập hoàn chỉnh, tại Trung ương Hội vẫn tồn tại
tình trạng hồ sơ thiếu tài liệu. Tài liệu thiếu nhiều ở tất cả các mặt hoạt động, chưa
phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, hoạt động của Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam và các đơn vị trực thuộc. Cụ thể: tài liệu Đại hội thiếu rất nhiều
đặc biệt ở phần xây dựng văn kiện Đại hội; tài liệu về chuẩn bị tổ chức và điều
hành Đại hội; tham luận của khách mời và các đại biểu dự Đại hội; tài liệu về bầu
cử Ban Chấp hành Trung ương Hội; tài liệu về khen thưởng Đại hội; tài liệu về
kinh phí tổ chức Đại hội; tài liệu các cuộc họp của Đoàn Chủ tịch chỉ có giấy mời;
thiếu biên bản cuộc họp, hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch; tài liệu của các
hội thảo, tập huấn thường chỉ có giấy mời, thiếu các tài liệu liên quan đến nội dung

hội thảo, tập huấn; thiếu tài liệu liên quan đến việc triển khai các dự án, tài liệu của
Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ phụ nữ Việt Nam.
Phương án phân loại tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
được phân loại thống nhất các Khóa theo phương án “ Thời gian - Cơ cấu tổ chức”.
Đặc trưng thời gian thính theo giai đoạn 05 năm – tương đương với nhiệm kỳ hoạt
động của Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Đặc trưng


cơ cấu tổ chức: Đại hội Đại biểu phụ nữ toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương
Hội và Đảng đoàn Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Tuy nhiên, việc phân loại và hệ
thống hóa tài liệu thường có một số điểm đáng lưu ý sau:
+

Tài liệu của Ủy ban Quốc gia vì sự tiến bộ của phụ nữ tuy không thuộc

thành phần của Phông nhưng do Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam làm
nhiệm vụ Thường trực của Ủy ban, mặt khác tài liệu phản ánh hoạt động đối ngoại
của phụ nữ, có giá trị cao nên sắp xếp riêng thành một nhóm và hệ thống hóa ở
cuối cùng của mục lục.
+ Tài liệu các cuộc hội thảo, các dự án do nước ngoài tài trợ được đưa về hoạt
động đối ngoại để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu.
- Về hướng dẫn xác định tài liệu:
+ Các báo cáo tháng, quý được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nếu thiếu
báo cáo năm.

3.

Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, thời hạn nộp lưu tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử được quy định “ Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc
kết thúc…”. Trong những năm vừa qua, Trung ương Hội luôn chấp hành đúng thời
hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, trong năm 2017, tài liệu lưu trữ
Khóa IX (từ 2002-2007) tại Trung ương Hội vẫn chưa được nộp lưu được đúng
thời hạn.

4.

Quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.


Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sẽ tổ chức chỉnh lý, sắp xếp khoa
học tài liệu và lựa chọn các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn thống kê thành Mục lục hồ sơ
giao nộp. Quy trình giao nộp tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 09-HD/VPTW
ngày 16/11/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc giao nộp, tiếp
nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
Đến thời hạn giao nộp tài liệu, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có
cơng văn về việc nộp lưu tài liệu gửi đến Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương
Đảng, Cơng văn sẽ giới thiệu sơ bộ về Khối tài liệu đã chỉnh lý cần nộp lưu, đề
nghị được nộp lưu khối tài liệu này vào kho Lưu trữ Trung ương Đảng và đề nghị
Cục Lưu trữ Trung ương Đảng xem xét, hướng dẫn quy trình nộp lưu tài liệu để
Trung ương Hội triển khai thực hiện. Sau đó, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng sẽ có
cơng văn phúc đáp, hướng dẫn Trung ương Hội quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử của Trung ương Đảng, đề nghị Trung ương Hội chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
của các khóa cần nộp lưu để có thể giao nộp thuận lợi, bên cạnh đó, đề nghị gửi hồ
sơ phơng về Cục Lưu trữ để thẩm định, gồm các văn bản: lịch sử đơn vị hình thành
phơng, lịch sử phơng, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu, mục lục hồ sơ (của cả khối lưu vĩnh viễn và có thời hạn). Trung ương Hội sẽ
gửi công văn bổ sung hồ sơ giao nộp tài liệu về cho Cục Lưu trữ và đề nghị Cục
Lưu trữ xem xét, tổ chức thẩm định và kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu trước khi

giao nộp tài liệu. Cục Lưu trữ kiểm tra hồ sơ phơng, rà sốt mục lục hồ sơ tài liệu
giao nộp và các văn bản hồ sơ phơng, nếu khơng có vấn đề, thì sẽ cử tổ thẩm định
đến Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam kiểm tra thực tế hồ sơ. Cịn nếu
hồ sơ có vấn đề, sẽ gửi lại hồ sơ để Trung ương Hội sửa đổi.
Khi tổ thẩm định đến kiểm tra trực tiếp tài liệu, Trung ương Hội sẽ phối hợp
kiểm tra, tiếp thu ý kiến nhằm hoàn thiện hồ sơ phông. Tổ thẩm định sẽ kiểm tra
xác xuất ngẫu nhiên một số hồ sơ, để nắm tình trạng cũng như nội dung tài liệu.


Sau khi hồn tất thủ tục kiểm tra và có kết quả thẩm định, Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng sẽ ra quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử của Trung
ương Đảng và chuẩn bị phòng kho, các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
Sau khi nhận được quyết định, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam sẽ
kiểm tra lại một lần nữa tình trạng của tài liệu rồi tiến hành vận chuyển khối tài
liệu cần nộp lưu đến Kho Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Trung ương Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng cử cán bộ trực
tiếp giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Tại đây, cán bộ lưu trữ của Trung ương Hội sẽ phối hợp với cán bộ chuyên trách
của Cục Lưu trữ kiểm tra, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp với
thực tế tài liệu lưu trữ giao nộp để phát hiện và chỉnh sửa sai sót (nếu có). Cơng
việc này địi hỏi sự tỉ mỉ, kiến thức chun mơn vững chắc để có thể kiểm tra, rà
sốt hồn thiện hồ sơ một cách tốt nhất. Bước này tốn rất nhiều thời gian, để kiểm
tra hết khối tài liệu, các cán bộ bỏ ra rất nhiều công sức để có thể bảo đảm hồ sơ tài
liệu được nhất, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu.
Sau khi giao, nhận xong hồ sơ tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ sẽ lập biên bản
giao, nhận hồ sơ tài liệu. Biên bản giao, nhận hồ sơ tài liệu được lập thành 03 bản,
trong đó Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam giữ 1 bản, Lưu trữ lịch sử
của Trung ương Đảng giữ 2 bản. Biên bản giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ phải có
đầy đủ chữ ký của các cán bộ giao, nhận tài liệu và xác nhận của cơ quan giao,
nhận tài liệu lưu trữ.

PHẦN 2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1.

Ưu điểm.


Nhìn chung, cơng tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam được thực hiện khá tốt. Lãnh đạo cơ quan Trung ương
Hội và Văn phòng cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm, chỉ đạo công tác văn thư,
lưu trữ nói chung và cơng tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử nói riêng. Mặc
dù, chưa có văn bản quy định cụ thể về công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử, nhưng trong các văn bản quy định, hướng dẫn chung về công tác văn thư, lưu
trữ, những nội dung của công tác này đã được đề cập và hướng dẫn một cách cụ
thể qua các hình thức khác nhau. Do vậy, đã giúp cán bộ lưu trữ thực hiện công
việc được thuận lợi.
Định kỳ tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn cho cán bộ lưu trữ thực hiện công
tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Trung ương Hội luôn tổ chức thực hiện tốt công tác chỉnh lý, sắp xếp khoa học
tài liệu và lựa chọn các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thống kê thành
Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ nộp lưu, do vậy, khơng xuất hiện nhiều tình trạng
phải nâng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn lên lưu trữ vĩnh viễn. Luôn
kiểm tra tỉ mỉ, kỹ càng tài liệu nộp lưu nhiều lần trước khi thực hiện quy trình nộp
lưu, tránh tình trạng có xảy ra sai sót.
2.

Hạn chế.

Ngồi các ưu điểm đã làm được, trong khi thực hiện công tác nộp lưu tài liệu
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam vẫn còn tồn tại một số hạn chế:

Trung ương Hội chưa ban hành được văn bản quy định cụ thể về công tác nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử còn chưa thực hiện đúng thời hạn.


Ý thức lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của một số phòng ban,
đơn vị trực thuộc của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam còn kém, nên hồ
sơ giao nộp còn xuất hiện tình trạng lập sai hồ sơ, thiếu tài liệu, tình trạng vật lý
kém, do vậy, gây nhiều khó khăn trong công tác chỉnh lý tài liệu trước khi nộp lưu
tài liệu, kéo dài thời gian chuẩn bị cho công tác giao nộp tài liệu.
3.

Đề xuất, kiến nghị

Trước hết, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cần thấy rõ vị trí, vai trị
của cơng tác nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử, xây dựng, ban hành văn bản
quy định về công tác giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử, khi mà cơng
tác này được quan tâm, đầu tư thích đáng, thì cán bộ trong cơ quan nói chung
và cán bộ văn thư lưu trữ nói riêng sẽ càng quan tâm, coi trong công tác này.