Tình huống môn học AIS

AZTEK CHOCOLATE STUDIO: PHẦN MỀM HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Đọc qua tình huống ta thấy Norris đã đưa ra 3 giải pháp thay thế. Trong quá trình đánh giá
các giải pháp thay thế, ưu và nhược điểm của các giải pháp thay thế được đánh giá dựa trên
những lợi ích mà chúng mang lại cho công ty và cả những điểm mạnh mà khi thực hiện có
thể giúp cơng ty khắc phục vấn đề. Ngoài ra, nhược điểm của các giải pháp thay thế là chi phí
liên quan đến việc lựa chọn phương án, và do đó cần phải được cân nhắc trước quá trình thực
hiện, để tránh bất kỳ sai sót nào trong tương lai hoặc trong q trình thực hiện. Ta sẽ xét từng
giải pháp thay thế.
Giải pháp thay thế 1: Anh ta có thể th một kế tốn viên để xử lý các phiếu thu và
chuẩn bị các báo cáo tài chính với chi phí hàng năm khoảng $1,200. Một giải pháp thay thế
khác có liên quan là thuê người để quản lý sổ sách hàng tháng, với chi phí khoảng
$200/tháng, (chi phí hàng năm: $200*12 tháng = $2,400) và giảm 50% chi phí khai thuế cuối
năm.
-

Ưu điểm: Các báo cáo hàng tháng sẽ được ưu tiên hơn vì vậy thuê 1 người quản lý sổ
sách hàng tháng sẽ phù hợp hơn 1 kế toán viên.
Nhược điểm: Thuê 1 người quản lý sổ sách sẽ tốn chi phí hàng năm gấp đơi so với
việc th 1 kế tốn viên. Vừa tốn chi phí và tốn thời gian, Norris lo lắng rằng thơng
tin sẽ khơng kịp thời vì phải đợi đến cuối năm.

Giải pháp thay thế 2: Xây dựng và duy trì một bộ báo cáo tài chính đơn giản trong
Microsoft Excel tại nhà và bạn gái của anh ấy sẽ giúp cập nhật thông tin mỗi tuần, việc này
hồn tồn miễn phí. Một giải pháp thay thế khác có liên quan là mua và cài đặt gói phần mềm
kế tốn thương mại trên máy tính để bàn của cơng ty. Xem phụ lục 3 ta thấy chi phí phần
mềm Quickbooks: $249.99 (1 người dùng), phần mềm Sage 50: $229.99 (1 người dùng),
phần mềm AccountEdge: $399.00 (nhiều người dùng).
-

Ưu điểm: Dễ dàng truy cập và xem thông tin bất kỳ lúc nào, khơng tốn chi phí ghi
sổ sách.

Nhược điểm: Tốn chi phí và thời gian đi lại, Hunter sẽ phải đến văn phịng cơng ty
để truy cập các tệp cần thiết hoặc Norris sẽ phải sao chép và vận chuyển các tập
tin cho cơ ấy, có thể là qua ổ đĩa.

Giải pháp thay thế 3: Sử dụng phương thức cung cấp phần mềm dịch vụ (SaaS) trực
tuyến. Xem Phụ lục 4 ta thấy chi phí đối với nhà cung cấp Wave Accounting: $5/tháng + $4
cho mỗi nhân viên = $9/tháng ($108/năm), nhà cung cấp Kashoo $20/tháng ($240/năm), nhà
cung cấp Xero $20 đến $40/tháng ($240 đến $480/năm).
-

Ưu điểm: Tính kịp thời và linh hoạt, khả năng truy cập bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu,
chi phí ít tốn kém.
Nhược điểm: Tính bảo mật, dữ liệu có thể bị đánh cắp.

Sau khi xem xét từng giải pháp thay thế thì em kết luận rằng giải pháp thay thế 3 là phù hợp
nhất mà Norris có thể sử dụng. Về nhược điểm bảo mật của nó chúng ta có thể đưa ra những
giải pháp để tối ưu việc bị đánh cắp dữ liệu khi sao lưu trên dịch vụ đám mây như:
-

Sao lưu dữ liệu thường xuyên hơn.
Chọn các nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy.