BÀI TẬP CÁ NHÂN WHO’S IT ALL FOR Môn QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN VÀ LỄ HỘI

lOMoARcPSD|11346942

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐẠI HỌC KINH TẾ
--------

BÀI TẬP CÁ NHÂN:

WHO’S IT ALL FOR?
Môn: QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN VÀ LỄ HỘI
GVHD: Đoàn Thị Hoài Thanh
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Thúy
Lớp: 42K26

Đà Nẵng, ngày 21 tháng 1 năm 2019


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26

ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ SỰ KIỆN LÀ AI
BIẾT RÕ VỀ THÀNH PHẦN THAM DỰ
Phải biết và hiểu rõ về những người sẽ tham gia, qua đó thiết kế và định hướng sự
kiện sao cho phù hợp với nhu cầu, sở thích và kỳ vọng của họ.
Ví dụ, bạn đang thiết kế một buổi tiệc cuối năm và dự định sẽ bao gồm những hoạt
động/trò chơi tập thể dưới đây, hãy xác định nhóm người nào là đối tượng phù hợp để tham
gia từng hoạt động (xét cả 2 trường hợp tổ chức trong nhà và ngoài trời):
JINGLE BELL ROCK
Jingle Bell Rock là một hoạt động nhóm hội đủ sự vui nhộn, độc lạ và tràn đầy khơng
khí mùa lễ hội. Những người tham gia sẽ lập thành những nhóm nhỏ và mỗi nhóm sẽ chọn ra

những bài hát kinh điển chủ đề giáng sinh/tết và tập chơi bài hát đó với nhạc cụ tự chọn theo
phong cách Rock-n-Roll. Hoặc thậm chí khơng cần nhạc cụ, các đội chơi có thể giả vờ như
đang cầm nhạc cụ trên tay và chơi theo nhịp điệu của bài hát. Đến cuối ngày, từng đội sẽ
biểu diễn ca khúc của mình trong khi những người khác cùng nhau ứng tấu, làm văn phòng
trở nên náo nhiệt với những giai điệu và tất cả cùng tận hưởng mùa lễ hội theo một cách
hoàn toàn mới lạ. Gợi ý phần ăn uống cho bữa tiệc: hamburger cỡ nhỏ (thịt bò và rau), bánh
mỳ kẹp xúc xích, khoai tây chiên, sinh tố và kem trái cây.
COLE YULE
Yule là từ cổ chỉ khoảng thời gian quanh Giáng Sinh, đôi khi được dùng tương tự như
Chrismast.
Khu vườn băng giá của Jack Frost (một nhân vật hư cấu về truyền thuyết tuyết) được
dựng lời. Khi cánh cửa được mở ra, những người tham gia bước vào trong và những hộp
tuyết phát sáng hiện ra tạo thành hiệu ứng như hàng khối tuyết trắng đang rơi. Để thêm phần
kịch tích và tạo hiệu ứng đặc biệt, bạn cũng có thể dùng đá khơ làm thành những làn khói
lạnh buốt được thổi ra bởi Jack Frost khi người chơi bước vào, xen kẽ là những ánh đèn laze
mô phỏng cực quang lung linh của bầu trời phương bắc. Những bông tuyết và trụ băng
khổng lồ treo lơ lửng trên trần. Những chú gấu bắc cực to lớn chơi đùa trên tảng băng khổng
lồ cùng đàn chim cánh cụt. Ngồi ra cịn có thể trang trí căn phịng với những ánh đèn xanh
nhỏ, những mảnh băng vỡ hay một người tuyết sinh động. Những bàn tiệc phục vụ đồ ăn cho
sự kiện – có dạng bậc thang, hải sản và hàu sống được đặt xen kẽ - cũng nên được che đậy
bằng một tấm màn mỏng lấp lánh băng giá. Những bộ bàn cao đã được nâng lên và trải vải
thun co giãn màu trắng bao phủ từ trên xuống dưới chân bàn, sẽ được dùng để tạo ra hiệu
ứng phát sáng băng tuyết. Những chi tiết trang trí thêm có thể kể đến như bơng tuyết đặt

2


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26

trong khn hình chữ nhật bằng đá bào, những lồng đèn băng (quả cầu tuyết được thắp sáng
bằng nến bên trong) hay những cây bonsai mùa Giáng Sinh được đặt trong những lọ băng và
cố định trên những cây trụ cũng bằng băng. Đồ uống cho bữa tiệc (mở màn có thể dùng Polar
Ice Cap) được đựng trong một tảng băng lớn có khắc một rãnh nhỏ chạy dọc, khách tham dự
sẽ hứng đò uống chảy ra từ rãnh nhỏ đó bằng những chiếc ly cocktail làm bằng pha lê
Swarosky. Dàn nhạc bằng ly thủy tinh với những thanh âm gõ cao vút hay những màn biểu
diễn điêu khắc trên băng từ những nghệ sĩ thực thụ sẽ làm cho khách mời mê mẩn và giúp
buổi tiệc thêm hào hứng. Vài gợi ý cho phần quà tặng: những quả cầu tuyết thu nhỏ hiệu
Christopher Rodka khi được lắc mạnh sẽ tạo hiệu ứng tuyết rơi, hoặc combo một chai rượu
champagne kèm một chiếc ly bằng pha lê đỏ của hãng Waterford để khách mời có thể cùng
nhau ăn mừng một năm mới tốt lành đang đến.
HOLYDAY FUN DO
Fondue là một loại nước chấm làm từ cheese có nguồn gốc từ Thụy Sĩ. Tên của party
này là lối chơi chữ từ cách đọc giống nhau của fondue = fun do. Người tham gia sẽ làm
nhiều món ăn cùng với nước chấm fondue này (bánh mỳ, rau, thịt, …). Cater ở đây tức là
thuê người về nấu chứ khơng phải tự làm.
Hãy tập hợp cả văn phịng lại để tổ chức một bữa tiệc Holiday Fun Do (fondue).
Những món ăn kèm với nước chấm fondue bao gồm thịt xắt lát mỏng, rau quả (cà tím, các
loại nấm, …) và bánh mỳ. Những người tham dự sẽ lần lượt nếm thử những lát thịt và rau
tươi ngon được ninh nhừ trong một loại nước dùng có vị cay mặn. Sau đó nhúng những khối
bánh mỳ và rau quả tươi và nước chấm fondue làm từ pho mát chảy loại Emmental và
Gruyere của Thụy Sĩ được thêm vị Kirsch. Và cuối cùng kết thúc hoàn hảo với hoa quả trộn,
bánh Pound Cake và kẹo dẻo ăn kèm với nước chấm sô cô la. Nước chấm fondue đang dần
phổ biến trở lại, gợi nhớ những hương vị lễ hội xưa cũ và làm người ta hoài niệm về quá
khứ.Holiday Fun Do cũng có thể được kết hợp với những sự kiện văn phòng theo chủ đề
trượt băng, trượt tuyết xuyên quốc gia (?).
Đặc biệt lưu ý: nước chấm fondue phù hợp cho người ăn mặn, ăn chay trường (chỉ ăn
rau quả và nước dùng từ thực vật) và người ăn chay đường sữa (tức là có thể ăn pho mát);
những người kiêng các loại thức ăn giàu cacbonhydrat và tất nhiên là cũng rất phong phú cho
những người ham thích ẩm thực. Ln có sự lựa chọn cho tất cả mọi người.

HOLIDAY MAGIC
Cũng có tên gọi khác là Mistletoe Magic (nếu người chơi là các cặp đơi/vợ chồng)
Đoạn đầu có chơi chữ sleight of hand = kỹ năng nhanh tay đánh lừa người xem của
các ảo thuật gia. Người viết thay bằng sleigh (xe trượt tuyết) of hand vì sự kiện này được tổ
chức dịp giáng sinh (liên quan tới tuần lọc kéo)

3


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
Đây là thời điểm thích hợp trong năm để tổ chức những bữa tiệc bao gồm yếu tố ảo
thuật nhanh tay nhanh mắt và cả những thanh âm vui nhộn. Những ảo thuật gia cận cảnh
(nam hoặc nữ) sẽ trộn lẫn vào đám đông khách mời và diễn những trò ảo thuật từ đơn giản
tới phức tạp như thơi miên. Nội dung của những trị ảo thuật có thể gắn liền với chủ đề mùa
lễ hội hoặc truyền đi một thơng điệp chung nào đó. Vài gợi ý cho phần quà tặng: một bộ sưu
tập những mơ hình giải đố hóc búa nổi tiếng theo chủ đề ảo thuật được đặt trong một chiếc
hộp được làm thủ công (tham khảo trên trang web www.parlorpuzzles.com)
FESTIVE FROLIC
Tên gọi khác: Nutcracker Sweet
Bước qua cánh cổng được làm từ kẹo cây gậy và hai bên được cánh giữ bởi những
anh lính kẹp hạt dẻ cao gần hai mét (nhân vật trong vở ba-lê cũng tên của Tchaikovsky),
khách mời sẽ có cơ hội được ăn mừng mùa lễ hội trong một thế giới đầy vui nhộn thời trẻ
thơ. Bên trong là những cây thường xuân nhân tạo thu nhỏ sáng lấp lánh và đung đưa như
vẫy chào khi khách bước vào. Sâu bên trong là một lị sưởi kích cỡ thực đang sưởi ấm những
đôi găng tay kẹo cao gần một mét. Khơng khí ấm áp mùa lễ hội hiện hữu quanh lị sưởi với
những ly sơ cơ la nóng băng giá nổi tiếng thế giời mời khách nếm thử, hay những lần nâng
cốc và nhấp nháp những món ăn nhỏ xinh như sưởi ấm mùa đông giá lạnh. Một chiếc xe
trượt tuyết 6 mét bằng băng chứa đầy món đá tuyết bên trong càng tơ điểm thêm khơng khí lễ

hội tươi vui của căn phịng. Những vật trang trí q cỡ như thế này khiến bạn như bé nhỏ hẳn
lại và vơ tình bao hồi niệm thời trẻ thơ ùa về; hay đơn giản chỉ là bước một chân quay
ngược dòng thời gian để trở về những ngày tháng mà bạn còn tin vào sự tồn tại của thế giới
thần tiên mở mộng. Kẹo táo vị caramen sô cô la ngất ngây cùng bánh hạnh nhân đầy màu
sắc, kẹo lolipop khổng lồ, bánh quy xoắn chấm sô cô la được rắc vị bạc hà, những que bánh
phô mai, những chiếc bánh cupcake không thể cưỡng lại, những thương hiệu bánh kẹo kinh
điển và những cái tên của tuổi thơ mang lại nhiều hoài niệm như PEZ được bày biện trên nền
thảm đỏ long lanh như thôi thúc con người ta nhớ về thứ gì đó thật tươi đẹp một thời nhưng
không thể nào trải nghiệm được thêm một lần nào nữa trong đời. Những bộ trò chơi tương
tác thời thơ ấu, tàu hỏa mơ hình, những góc nhỏ ta từng cặm cụi ngồi trang trí bánh quy hay
những khung ảnh và bàn trang sức bằng kẹo có thể được đặt trong căn phòng để làm sống lại
tâm hồn trẻ thơ trong mỗi chúng ta. Đâu đó bất chợt trong giữa buổi tiệc, một họa sĩ sẽ ngẫu
hứng lưu lại những khoảnh khắc vui tươi bằng nét bút của mình và tạo nên một bức tranh kỷ
niệm đáng nhớ để lưu giữ trong văn phòng. Một số gợi ý cho phàn quà tặng: kẹo gậy, khăn
quàng cổ có thêu chữ lồng hay những vật dụng giữ ấm mùa đông được đựng trong những
hộp quà tươi sáng và được gói bằng dây ruy băng cam thảo và kẹo ngọt; hoặc một ý tưởng
đơn giản hơn là những chiếc tất bằng sợi quang chứa đầy bánh kèo bên trong.
Việc nắm bắt rõ đặc điểm những người tham dự sẽ giúp bạn biết được liệu họ có thích
khơng khí vui nhộn của mùa lễ hội và những hoạt động đầy tiếng cười hay chỉ muốn một

4


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
buổi tiệc nhẹ nhàng theo kiểu cổ điển. Biết rõ sự kiện nhắm tới kiểu người tham dự nào,
thuộc công ty như thế nào và mục đích sự kiện ra làm sao chính là đã nắm được phong cách
tổ chức và cốt lõi của sự kiện. Cũng như khách hàng của bạn có những kỳ vọng rõ ràng cho
sự kiện bạn tổ chức, những người tham dự cũng vậy. Và nếu sự kiện của bạn không thực sự

thu hút người tham gia, rất có thể bạn đang áp dụng Jingle Bell Rock cho những vị khách
thích sự cổ điển hoặc cảm thấy thoải mái hơn với việc ngồi phía dưới lắng nghe những màn
trình diễn trên sân khấu rồi reo hò theo hơn là trở thành những người biểu diễn trên sân khấu
và tiêu khiển đám đơng. Và nếu thật sự là như vậy, thì sự hào hứng tham dự của khách mời
cũng như kết quả của sự kiện sẽ không được như mong đợi. Tại một sự kiện của một doanh
nghiệp, khách mời được yêu cầu phải dán hình xăm giả lên người và các khách mời là nữ
phải dán những hình xăm đó ở phần lưng dưới (yêu cầu hở phần này để show ra hình xăm).
Chúng ta đều biết phụ nữ có hình xăm ở những chỗ như thế này trên cơ thể thường được gắn
mác lả lơi, và dĩ nhiên nếu bị yêu cầu phải trở nên lả lơi trong một buổi tiệc cuối năm của
công ty, rõ ràng sẽ rất kỳ cục và chẳng thoải mái tẹo nào. Cũng tương tự như một sân khấu
múa cột được dựng lên và từng người khách sẽ thay phiên lên sân khấu biểu diễn để mua vui
cho các đồng nghiệp. Thật kỳ cục!
DANH SÁCH KHÁCH MỜI
Những khách mời bạn nhắm đến là ai? Ai sẽ là người xây dựng danh sách khách mời?
Bạn sẽ mời những ai? Lý do bạn chọn mời người này mà không mời người khác cũng đa
dạng và phong phú như những hoạt động bạn có thể tổ chức trong buổi tiệc. Để tìm hiểu
chuyên sâu hơn về cách chọn kiểu sự kiện hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và khách mời
tham dự, bạn có thể tìm đọc cuốn The Executive Guide To Corporate Events And Business
Entertaining.
Với từng sự kiện, bạn luôn muốn đảm bảo rằng đây là những người thích hợp cho sự
kiện này chứ khơng phải cố gắng mời càng nhiều người càng tốt chỉ để lấp đầy khoảng trống.
Khi gửi thư mời, hãy nhớ ghi chú rõ ràng rằng lời mời có thể được nhượng lại hay khơng.
Trong một số trường hợp, người được mời có thể đổi cho người khác tham dự sự kiện thay
họ nếu cảm thấy khơng thích hợp. Nhưng nếu bạn bị giới hạn số người tham dự và không
muốn một người lạ mặt tới tham dự sự kiến, hãy để mục này là khơng vì khi đó nếu những
khách mời ở danh sách A khơng thể đến dự bạn có thể thay thế họ bằng những khách mời ở
danh sách B thay vì phí một chỗ trống cho một ai đó bạn thậm chí cịn khơng biết là ai.
Ai là những người nên được mời? Nếu đây là 1 sự kiện cần thu hút sự quan tâm của
báo giới, bạn sẽ mời báo nhiêu nhà báo. Có mời các quan chức nhà nước không? Mời nhân
viên của doanh nghiệp hay mời khách hàng? Có mời nhà cung ứng? Những tình huống như

thế nào sẽ xảy ra nếu kết hợp nhiều nhóm người với nhau trong một sự kiện? Ví dụ có phù
hợp hay không nếu một chuỗi khách sạn tổ chức tiệc tri ân khách hàng và mời cả khách hàng
tiềm năng cùng với nhân viên bán hàng của những công ty cạnh tranh. Những khách hàng

5


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
tiềm năng có thể sẽ cảm thấy như mình bị ném vào một bữa tiệc ăn uống điên cuồng khi
những nhân viên bán hàng của nhiều công ty khác nhau cố gắng giành giật sự chú ý của họ,
không bao giờ muồn rời mắt khỏi họ hay chí ít là khơng để các đối thủ có cơ hội tiếp cận.
Thay vào đó, chuỗi khách sạn này có thể tổ chức hai buổi tiệc tách biệt, một cho khách hàng
tiềm năng và một cho các nhân viên bán hàng. Hoặc nếu chuỗi khách sạn này muốn giới
thiệu khả năng của mình đến cả 2 đối tượng, họ có thể tổ chức chỉ 1 buổi tiệc để thu hút sự
chú ý của cả hai. Điểm mấu chốt ở đây là chuỗi khách sạn này phải nắm được các khách mời
sẽ tương tác như thế nào với nhau để quyết định mời ai hay không mời ai dựa trên mục tiêu
của sự kiện.

Bao nhiêu người đến sự kiện?
Như đã bàn từ trước, trước khi bạn có thể tìm kiếm không gian tổ chức sự kiện bạn
cần phải biết số lượng khách mời tham dự và ý tưởng sự kiện nào sẽ được bao gồm.
Bạn cần phải cân nhắc tất cả các yêu cầu về sự kiện để biết số lượng khách để sắp xếp
phù hợp với ngân sách.
 Bạn có cần chỗ ở qua đêm cho khách? Số lượng bao nhiêu?
 Cần phịng đơn hay phịng đơi?
 Có cần phịng cho VIPs
 Nếu là sự kiện một ngày, có cần chỗ ở cho khách để dùng cho cuộc họp riêng tư
Cần checkout muộn hay sớm?

 Bao nhiêu người tham gia trong một phòng cần tổ chức?
 Setup phòng như thế nào?
 Bạn có cần phịng phiên dịch riêng ở phía sau sân khấu?
 Có u cầu phịng họp nhỏ cho từng nhóm khách sau khi họ tham gia họp ở phịng chính?
 Có cần phịng riêng biệt dành cho bữa ăn và coffee break? Bao nhiêu người và tiệc đứng
hay ngồi?
 Cần phòng cho nhân viên của bạn làm việc cho sự kiện đó khơng?
 Có cần khu vực riêng để setup?
 Loại sự kiện nào tổ chức? Ví dụ một cuộc đấu giá nhỏ và riêng tư, bạn yêu cầu bao nhiêu
bàn?
 Lễ tân của bạn sẽ đứng phân bố rải rác hay cần có một khu vực tách biệt?

6


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
 Bữa tối sẽ được phục vụ trên bàn hay là tiệc buffet đứng?
 Nếu là bữa tiệc ngồi thì sử dụng bàn trịn hay chữ nhật?
 Bạn có u cầu một sân khấu, phịng cho ban nhạc hay nhảy trên sàn?
Tất cả những yêu cầu về hậu cần và ngân sách này sẽ giúp bạn quyết định số lượng
khách bạn có thể mời đến sự kiện.
Lý lịch khách mời: Họ là ai?
 Độ tuổi nhân khẩu học là gì?
 Khách sẽ đến một mình hay theo cặp? Sự kiện cơng ty khơng có các cặp vợ chồng? Nhà
tài trợ cho cơng ty có tham gia gala gây quỹ?, mua vé đơn với một bàn 10 người hay vé theo
gia đình và bạn bè? Ai sẽ là người trong danh sách dự phòng khách mời? Liệu nó chỉ có cơng
ty tham gia thơi hay vừa gia đình – xã hội hay bạn bè hay tất cả?
 Trẻ con hay trẻ vị thành niên có tham gia? Chúng có đi với người lớn hay khơng? Lưu ý

độ tuổi uống rượu hợp pháp và độ tin cậy của nhà tổ chức để kiểm tra ID.
 Khách mời đi đến sự kiện bằng cách nào? Họ sẽ tự đến bằng xe riêng hay limo hay cần
phải cân nhắc tiếp cận phương tiện công cộng?
Đối với người tham dự, mọi sự kiện đều bắt đầu bằng giấy mời. Thư mời, như tất cả
yếu tố của sự kiện, cần phải phù hợp với những vị khách xác định cũng như từng cá nhân,
công ty hay nhà tài trợ sự kiện.
THƯ MỜI
Nếu sự kiện của bạn diễn ra trong suốt một mùa xã hội bận rộn, bạn có thể muốn cân
nhắc gửi đi thiệp quảng cáo save-the-date (loại thiệp thông báo, được gửi đi trước 4-8 tháng).
Nếu sự kiện được tổ chức ở nước ngồi, hãy gửi bưu thiếp có thơng báo về địa điểm kèm với
một lá thư in nói rằng bạn rất trong chờ sự có mặt của họ tại đó, ngày diễn ra sự kiện và vài
thơng tin cần thiết khác. Một ý tưởng khác là một là thư hay lời mời quảng cáo bằng video,
gửi cho những người tham gia của một chương trình khen thưởng để thúc đẩy doanh số bán
hàng của họ. Những video này chứa thông tin chi tiết về ngày và giờ. Thông tin địa điểm và
trang phục sẽ được thông báo vào vài này sau. Điều này thực sự hiệu quả đối với các sự kiện
đặc biệt, gồm có cuộc họp, khen thưởng, hội nghị. Nó tạo nên sự thơng báo trước xung
quanh sự kiện của bạn.
Nếu bạn trình bày trong thiệp save-the-day hoặc thư mời rằng lời mời sẽ đến trong
một vài ngày cụ thể sắp đến thì phải đảm bảo nó diễn ra như vậy. Điều này thể hiện cho công
ty khác cách công ty bạn kinh doanh khi bạn gửi thư đi đúng giờ. Khi bạn nhận một thư mời

7


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
trễ một tháng so với thời gian bạn gửi đi trong thiệp save the day thì nó thể hiện sự thiếu
chun nghiệp. Nếu thơng điệp gửi đi có chữ kí của chủ tịch cơng ty bạn thì phải gửi nó đi
đúng như nó nói trong thiệp.

Khi bạn đặt in thư mời, cho phép mỗi cặp một thư mời, và thiếp ghi chỗ ngồi và thực
đơn cho mỗi người. Hãy đảm bảo rằng bạn đặt đơn nhiều hơn bạn cần và cho phép đủ thời
gian để in thiệp. Vì một vài lí do, những người in dường như luôn muốn tối thiểu 4 tuần nếu
bạn không muốn chịu phí đặt hàng gấp, điều này cần bao gồm vào chi phí ngân sách của bạn.
Dĩ nhiên, bạn phải kiểm tra với họ để đảm bảo rằng họ giải quyết tốt đơn đặt hàng và gửi
chúng đi với chất lượng và số lượng phù hợp kịp thời. Hãy đảm bảo rằng bạn có sẵn camera
khi cần và biết được màu pantone nào chính xác được dùng cho sự logo của cơng ty. Hãy in
phong thư trước rồi sau đó bạn có thể thêm địa chỉ và nếu bạn có điều kiện thì hãy thuê
người viết thư pháp. Người ta thường mở thư mời viết tay trước, làm chúng hiệu quả hơn so
với thư được in trên nhãn và phong bì.
Những u cầu trích dẫn trong việc in thư









Thời gian của bạn,
Nguyên liệu in
Số lượng của từng loại
Chất lượng giấy
In kiểu nào
Phong chữ
Màu sắc
Đồ họa

Cho dù bạn tự gửi hay hay sử dụng dịch vụ mail house thì hãy ln gửi cho thư cho

chính mình để đo được nếu có vấn đề xảy ra. Khi lá thư đến hãy kiểm tra kĩ xem nó đã được
gửi đi khi nào. Nếu bạn kí hợp đồng với dịch vụ mail house để gửi thư đi với ngày giờ cụ thể
và dấu bưu điện cho thấy họ khơng làm đúng thì bạn cần có bằng chứng để làm việc lại với
họ. Nếu thư của bạn khơng gửi gửi đi đúng hạn thì hãy gọi điện cho khách mời của mình để
xác nhận họ đã nhận được chưa. Có thể có vấn đề xảy ra trong quá trình giao thư. Nếu khách
mời nhận thư chỉ vài ngày trước sự kiện thì rất khó cho họ sắp xếp thời gian và có thể họ sẽ
gây ra những hậu quả không mong muốn. Điều này không chỉ tạo nên cảm giác của khách
mời rằng họ nằm trong danh sách cuối cùng được mời mà còn làm cho cơng việc hoạch định
sự kiện của bạn khơng có hiệu quả tốt.
Để chốt số lượng đồ ăn và thức uống cho sự kiện cũng như dự trù kinh phí dựa trên
những số liệu chính xác, bạn phải yêu cầu khách mời cho ngày trả lời thư hẹn cũng như sắp
xếp nhân viên gọi điện để xác nhận, qua đó kiểm tra một lần nữa tên và địa chỉ khách mời.

8


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
Sau khi khách mời nhận được thư và xác nhận tham dự, bạn cần gửi vé hoặc mã bảo
vệ (đối với các sự kiện dành cho người nổi tiếng, khách mời sẽ đeo thẻ có mã quét an ninh)
bằng email, chú ý gửi trước để khách mời có thời gian nhận vé trước ngày diễn ra sự kiện.
Một số sự kiện yêu cầu xuất trình vé, thư mời hoặc mã an ninh mới được vào cổng; một số
khác có danh sách khách mời phịng khi có khách quen mang theo vé. Vì vậy, việc chào đón
khách sẽ nhanh và dễ dàng hơn, khách mời cũng ít phải xếp hàng chờ đợi nếu họ nhân được
vé sớm trước ngày diễn ra sự kiện.
 Kiểm tra lịch gửi thư đối với các thư mời đặc biệt quan trọng. Thời gian nhanh nhất
và chậm nhất đối với khu vực bạn ở là bao lâu? Hãy ghi nhớ rằng những khoảng thời
gian này có thể thay đổi mà khơng được báo trước và theo những thời điểm khác nhau
của năm. Ví dụ nếu bạn gửi thư mời trong mùa lễ hội, thư của bạn có thể sẽ bị gửi

muộn hơn. Làm việc chặt chẽ với bưu điện địa phương khi bạn bắt đầu lên kế hoạch
cho một sự kiện. Nếu cần có thể kiểm tra lịch gửi thư địa phương và quốc tế.
 Kiểm tra bưu phí đối với các thư mời đặc biệt quan trọng. Những thư gửi đi nước
ngồi có phí gửi khác với trong nước. Hãy đảm bảo rằng các thư đã được gửi đi tách
biệt nhau và bạn đã trả đúng bưu phí. Những phong thư q khổ hoặc hình thù kỳ lạ
có thể bị thu thêm bưu phí và sẽ được tính vào tài khoản của bạn và có thể lên đến
hàng trăm nghìn đơ la. Tốt nhất là mang theo một thư mời mẫu đến bưu điện địa
phương để để chắc chắn rằng nó khơng bị vượt q kích cỡ và cân nặng tiêu chuẩn và
nếu nó bị vượt q hãy tìm hiểu xem giá cả khi gửi đi và phí của người gửi là bao
nhiêu.
 Kiểm tra lịch trình thư gửi đi đối với những thư không quan trọng lắm. Số lượng thư
thấp nhất và nhiều nhất trong các ngày và bưu phí là bao nhiêu.
Kiểm tra cả lịch trình giao hàng trong nước và quốc tế nếu có. Điều chỉnh thời gian
phù hợp để sắp xếp lịch gửi thư hạng ba nếu bạn quyết định dùng cách này. Bạn phải thường
xuyên gửi đi số lượng thư ít nhất phù hợp với thư hạng ba. Một lần nữa, tổ chức ở nước
ngoài và những phong thư quá khổ hoặc hình thù kỳ lạ có thể bị thu thêm phí. Một lần nữa,
tốt nhất là bạn nên mang theo một thư mẫu đến bưu điện địa phương để để chắc chắn rằng nó
khơng bị vượt quá kích cỡ và cân nặng tiêu chuẩn.
Tip: đừng bao giờ dùng thư hạng ba có các sự kiện của công ty. Thư hạng ba được
xem như là thư được với số lượng lớn hay thư rác, nó khơng phù hợp cho sự kiện trang trọng
của cơng ty.

TRUYỀN THƠNG
Nếu sự kiện của bạn có sự tham gia của giới truyền thơng, bạn cần phải xem xét vài
trị và thời điểm họ có mặt. Họ cũng là những vị khách? Nếu vậy bạn phải bao gồm phần đồ

9


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
ăn và thức uống cho họ. Hay bạn muốn tổ chức một cuộc họp báo riêng lẻ? Yêu cầu của họ
là gì? Bạn phải nắm được họ cần những gì và làm bất cứ những gì có thể để đáp ứng những
nhu cầu đó. Họ có thể cần một chỗ đủ rộng để đỗ chiếc xe tải chở đồn quay phim, khơng
gian đủ nhiều để chạy dây cáp quang hay nguồn điện để sạc các dụng cụ của họ. Họ cũng có
thể đang thực hiện truyền tin trực tiếp và cần phỏng vấn riêng vào một thời điểm nhất định.
Hãy dành thời gian hỏi xem họ cần gì. Chỉ định nhân viên hỗ trợ riêng cho truyền thơng
nhằm đảm bảo rằng họ có thể gặp đúng người cần phỏng vấn. Phải đảm bảo rằng bộ tài liệu
họp báo đã được chuẩn bị trước cho họ cũng như phải sắp xếp buổi chụp hình hợp lý sao cho
thời gian và việc sắp đặt ai đứng với ai đúng theo yêu cầu. Trong một sự kiện cao cấp được
tổ chức trong một khán phòng khiêu vũ trịnh trọng, bên cạnh là khu vực dành riêng cho báo
chi trong một căn phòng tĩnh lặng, tách biệt với đầy đủ nước giải khát và đồ ăn nhẹ cũng như
bộ tài liệu họp báo. Và rồi một nhân viên được chỉ định đã đưa những nhân vật quan trọng
của cuộc họp báo vào căn phịng đó để báo giới phỏng vấn và chụp hình thay vì làm điều đó
bên ngồi khán phịng trịnh trọng kia nơi mà mọi người có đủ không gian cho một buổi họp
báo chất lượng hơn.
Giới truyền thơng ln rất bận rộn. Hãy hiểu điều đó để tiết kiệm thời gian cho họ và
không bao giờ được quên đóng góp của họ trong việc đưa tin về sự kiện của bạn. Hãy tìm ra
cách làm việc để cả hai bên cùng tiến lên phía trước. Họ đơi khi sẽ cần một phòng riêng để
phỏng vấn độc quyền một nhân vật nào đó hoặc đơn giản là chụp hình chung các nhân vật
với nhau. Cần phải hiểu rằng các nhà báo có hàng trăm sự kiện để đưa tin và nếu bạn muốn
họ xem xét lời mời đưa tin cho sự kiện của mình, bạn phải làm cho trải nghiệm của họ trong
cuộc họp báo được trơn tru và thoải mái. Hãy làm việc thẳng thắn với họ. Bạn đang cùng họ
xây dựng các mối quan hệ công việc nhất định. Một điều bạn phải ghi nhớ trong đầu, rằng họ
có thể nhận một cuộc điện thoại và biến mất bất cứ lúc nào để đưa tin về một sự việc cực kỳ
nóng sốt hơn nhiều.
Q&A VỀ TRUYỀN THƠNG
Có cần việc đưa tin từ truyền thơng là một phần của sự kiện?
Hãy quyết định khi nào và ở đâu truyền thông sẽ là một phần của sự kiện. Bạn có thể

chọn tổ chức một cuộc họp báo và sắp xếp các cuộc phỏng vấn riêng tư với truyền thông.
Hãy cân nhắc xem nơi nào là tổ chức tốt nhất và việc bạn cần có một căn phịng riêng tư.
Liệu truyền thông đến sự kiện của bạn như một vị khách được mời từ trước?
Bạn có bao gồm họ vào khẩu phần đồ ăn và thức uống? Liệu họ ngồi vào bàn dành
riêng cho cánh nhà báo hay là ngồi chung với khách của bạn? Tại một sự kiện gây quỹ, cánh
nhà báo được mời đến và có một bàn riêng dành cho họ nhưng không phục vụ đồ ăn. Không

10


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
cần thiết để nói rằng họ khơng thực sự hài lịng. Tưởng tượng rằng nhà gây quỹ đạt được sự
phủ sóng, khơng đề cập đến những mối quan hệ trong tương lai giữa truyền thông và các quỹ
từ thiện lẫn các ủy ban hoạch định sự kiện. Nếu bạn mời nhà báo đến sự kiện với tư cách là
khách mời thì hãy đối đãi họ như thế. Nếu họ được mời chỉ để phủ sóng một phân khúc thì
nên rõ ràng với họ trong thư mời để họ biết điều gì cần mong đợi. Nếu, vì những lí do an
ninh phương tiện truyền thơng chỉ được thừa nhận tại một thời điểm để gặp gỡ những người
nổi tiếng quan trọng thì một căn phịng riêng, rộng rãi nên được sắp xếp cho họ.
Có những yêu cầu đặc biệt nào dành cho truyền thông được kèm theo khơng, như là một
phịng truyền thơng riêng, phương tiện cung cấp cho truyền thông và chỗ đậu cho xe chứa
thiết bị của họ?
Hãy tìm hiểu khi nào giới truyền thơng đến và họ mang theo những gì. Những điều gì
họ thích thấy sẽ xảy ra? Điều gì sẽ làm cơng việc của họ dễ dàng hơn? Đừng bị mất cảnh
giác. Bạn không muốn một đội tin tức truyền thông xuất hiện để báo cáo những tin khơng hề
có. Sẽ lãng phí thời gian của mọi người nếu truyền thơng đến sớm trước khi sự kiện bắt đầu.
Công việc của bạn là phải báo cho nhà truyền thông thời gian tốt nhất họ nên đến. Ngoài ra,
lưu ý thời gian deadlines cho truyền thơng khi hoạch định lịch trình. Để tối đa hóa tin tức
truyền đi bạn cần làm việc với truyền thơng bất cứ ở đâu có thể. Bằng cách đó, cả hai đều kết

thúc một cách thỏa đáng và họ sẽ nhớ đến bạn vào sự kiện tiếp theo của bạn.
Mục đích của bộ tài liệu dành cho báo chí là gì?
Bộ tài liệu dành cho báo chí nên chứa các thông tin làm giới truyền thông dễ dàng hơn
trong việc báo cáo các câu chuyện. Bạn cần xem xét trọng tâm của câu chuyện và thông điệp
mà bạn muốn các phóng viên chuyển tải. Nếu muốn áp dụng, có thể bao gồm tiểu sử của bất
kỳ người tham dự hoặc thông tin cơ bản về sự kiện hoặc các nhà tài trợ của nó. Phải biết bạn
cần bao nhiêu bộ tài liệu và đảm bảo rằng bạn đã thêm chi phí này vào ngân sách. Bạn phải
cân nhắc ai sẽ chuẩn bị bộ tài liệu, ai sẽ phát chúng cho các nhà báo, phát khi nào, ở đâu và
bằng cách nào. Nên xem xét có cần đặt một bàn lễ tân cho các nhà báo đến ký nhận bộ tài
liệu cho mình hay chờ cho đến khi buổi phỏng vấn và chụp hình kết thúc rồi mới đưa cho họ.
Việc phân một khu riêng cho truyền thông ký nhận bộ tài liệu họp báo có thể giúp bạn nắm
được số người tham gia cũng như giới thiệu họ với những nhân vật quan trọng và cho họ biết
những vấn đề quan trọng trong buổi họp báo. Hơn nữa, bạn cũng nắm được những trường
hợp không đến tham dự, trực tiếp gọi điện và gửi họ bộ tài liệu qua email.
TRẺ CON TẠI SỰ KIỆN

11
Downloaded by Quang Tr?n ()


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
Nếu trẻ con tham dự sự kiện của bạn thì có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời chỉ dành thiết
kế cho chúng. Nhiều khách sạn có những hoạt động trông nom rất xuất sắc. Những bữa ăn có
thể được sắp xếp tách riêng thời gian và địa điểm khỏi người lớn, và có thể sắp xếp thêm
những người trơng trẻ có kinh nghiệm. Chủ để bữa tiệc có thể được tách biệt giữa người lớn
và trẻ con.
Nhiều thực đơn được thiết kế để kích thích khẩu vị, với khẩu phần nhỏ,dễ dàng thiết
kế và sự vui vẻ là bắt buộc có tại sự kiện. Sự giải trí có thể bao gồm nhào lộn, nhân vật trang

phục hoặc chú hề, họa sĩ vẽ mặt,nghệ sĩ tung hứng, ảo thuật gia, chương trình múa rối hoặc
người kể chuyện.
Tùy vào nơi tổ chức sự kiện, những gọi ý dưới đây có thể được sử dụng để tổ chức các hoạt
động cho trẻ:
 Lễ hội được phố với trò chơi và giải thưởng cho tất cả mọi người. Ban có thể xem xet
thuê buồng chụp ảnh lấy liền và máy in nhãn dán (mỗi nhãn dán là gương mặt của
một bé). Hoặc cũng có thể lắp đặt máy làm bỏng ngô, kẹo bông, kẹo táo, bánh quế,
kem đá bào, bành mỳ kẹp xúc xích, bánh khoai tây rán, bánh quy xoắn, bánh donut,
kem và kẹo.
 Sân golf mơ hình với một lớp dạy đánh golf từ “dân chuyên nghiệp”. Những bé lớn
tuổi hơn có thể chỉ dạy cho những bạn nhỏ hơn ngay trên một sân golf nhỏ hoặc một
hệ thống mơ phỏng sân golf thực bằng vi tính mà bạn có thể th bên ngồi và lắp đặt
từ trước tại nơi diễn ra sự kiện.
 Những trò chơi điện tử có thể là thực tế ảo hoặc dưới dạng video tương tác trên màn
hình lớn, máy mơ phỏng trị chơi đua xe, trò trượt tuyết hay trượt ván trên tuyết, trị
wave-runners kinh điển, bóng đá bàn, khúc cơn cầu trên khơng và trị gắp thú nhồi
bơng với hàng loạt thú nhồi bông do bạn tự chọn.
 Dạy các bé lớn tuổi hơn cách đánh bida. (Có thể áp dụng cho người lớn trong các hoạt
động phạt uống rượu cocktail). Bàn bida bạn có thể thuê và lắp đặt trước tại nơi tổ
chức sự kiện.
 Dàn đồ chơi bơm hơi khổng lồ mơ phỏng các trị chơi Olympic, những ngọn núi
khổng lồ để các bé leo trèo, những đường đua bungee hay những đường trượt khổng
lồ với chướng ngại vật.
Nếu trẻ em tham gia vào những trò chơi hoạt động thì cần phải có sự cho phép của ba
mẹ chúng. Bạn cần biết rằng nếu có vấn đề về y tế như là dị ứng thực phẩm và có đủ những
nhân viên chuyên nghiệp để chăm sóc kịp thời. Hãy chắc chắn rằng bạn biết cách liên lạc với
cha mẹ trong trường hợpkhẩn cấp.
An ninh cũng rất quan trọng. Bạn muốn chắc chắn rằng trẻ em đang ở trong một khu
vực an tồn, được bảo vệ. Bạn cũng có thể sắp xếp ID bảo mật. Phải đảm bảo rằng trẻ em
được đưa vào phòng vệ sinh với một nhân viên cùng giới tính. Việc gắn tên vào áo khơng có

12
Downloaded by Quang Tr?n ()


lOMoARcPSD|11346942

Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26
tác dụng vì chúng có thể lột ra và người lạ có thể kêu tên chúng. Thay vào đó dây đeo cổ tay
có ID là một phương án tốt hơn.
THƯ MỜI ĐIỆN TỬ, CD VÀ DVD
Ngày nay, thư mời được gửi dưới nhiều hình thức. Đối với những cuộc gặp gỡ bình
thường, cá nhân mỗi người thường sử dụng thư mời điện tử miễn phí có sẵn trên mạng để gửi
đến cho gia đình và bạn bè. Tuy nhiên trong kinh doanh, các công ty muốn được xem là tiên
tiến thì thường sử dụng thư mời tương tác tùy chỉnh CD và DVD bên cạnh thư mời in giấy.
Có các cơng ty có thể tạo ra thư mời tùy chỉnh DC ROM cho sự kiện mà nổi bật như là thư
mời trang trọng, được sử dụng như là yếu tố bổ sung cho thư mời in giấy của họ.
TRANG WEB SỰ KIỆN VÀ TRANG PHÚC ĐÁP SỰ KIỆN
Tất cả các thư mời in, CD và DVD đều sử dụng mật khẩu tùy chỉnh, chỉ có thể truy
cập bởi các trang web dành cho các RSVP cũng như trước và sau thông tin sự kiện
và quản trị sự kiện. Các công ty hoạch đinh sự kiện bây giờ đã có khả năng tạo các trang web
dành riêng cho một event cụ thể. Chúng có thể được lập để có những phần riêng tư chỉ có
cơng ty mới xem được và cả những phần mà khách hàng có thể tiếp cận được như danh sách
khách hàng RSVP. Những vị khách sử dụng mật khẩu truy cập có thể xem những phần
không bị giới hạn của web sự kiện và xem được chủ đề bao quát của event hay là phong cách
ăn mặc cho sự kiện đó. Sau sự kiện những hình ảnh của sự kiện có thể được đăng lên khi
được sự đồng ý hợp pháp của công ty hoạch định và công ty tổ chức sự kiện. Có thể có
những quy định về việc đăng hình của những người tham dự sự kiện.

13

Downloaded by Quang Tr?n ()