CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

ThS. Hoàng Anh Duy, MBA
Khoa QTKD
Trường ĐH Ngoại Thương

1


Bí quyết chào hỏi
trong lần đầu gặp gỡ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Hãy đứng lên khi bạn gặp gỡ một ai đó
Hãy mỉm cười
Hãy thể hiện sự giao tiếp bằng mắt
Chủ động giới thiệu bản thân
Bắt tay dứt khoát
Hãy ghi nhớ tên đối tác ngay trong lần đầu gặp gỡ
Lắng nghe họ nói
Chỉ gọi tên thân mật của người mà bạn mới gặp sau khi đã được họ cho phép


KHOẢNG CÁCH
TRONG GIAO TiẾP






Khoảng cách thân mật: từ 0 --> 50 cm
Khoảng cách cá nhân: từ 50cm --> 1,2 m
Khoảng cách xã hội: từ 1,2 m --> 3,6 m
Khoảng cách công cộng: hơn 3,6 m



CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN
TRONG GIAO TIẾP
1

2

3

Nguyên tắc ABC
Nguyên tắc 5C
Nguyên tắc 7C

5

June 27, 2022


Ngun tắc ABC
• Accuracy (chính xác)

• Brevity (ngắn gọn)
• Clarity (rõ ràng)
 
 


NGUYÊN TẮC 5C
1. Clear (rõ ràng)
2. Complete (hoàn chỉnh)
3. Concise (ngắn gọn, xúc tích)
4. Correct (chính xác)
5. Courteous (lịch sự)


NGUYÊN TẮC 7C
1. Clear – rõ ràng
2. Concise – ngắn gọn
3. Correct – chính xác
4. Complete – hồn chỉnh
5. Consistency – nhất quán
6. Courteous – lịch sự
7. Cautious – cẩn trọng.


NGUYÊN NHÂN VIỆC GIAO TIẾP LẠI THẤT BẠI ?

TH 1:Người Quản lý tiệm bánh điện thoại về cơ sở SX
cách đó gần 40km trong nỗi thất vọng tràn trề. Hơm nay
cô đã nhận được 50 chiếc bánh đặt đặc biệt từ cơ sở
SX. Cô chắc chắn là hôm qua cô chỉ đặt 15 chiếc. Bánh

này rất dễ hỏng, được làm theo đơn đặt hàng đặc biệt
(giá cao) nên rất khó bán. Nếu không bán được trong
ngày hôm sau phải hủy.
TH 2: Một Cty gửi thư chào hàng một sản phẩm bảo
hiểm tới một số lượng lớn khách hàng. Một số người
trong danh sách những người nhận thư đã chết. Ðiều
này làm đau lịng những người thân trong gia đình họ
và đã gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của cơng ty.
9


TH 3: Cty mỹ phẩm đã quảng cáo SP của mình trong thời
gian giữa 2 trận đấu bóng đá quốc tế trên truyền hình vào
đêm cuối tuần vì đó là chương trình có nhiều người xem. Sau
1 tháng quảng cáo, doanh số bán hàng không tăng.

TH 4: Một nhà máy may dự định diễn tập PCCC quy mô lớn
nhưng chỉ thông báo đến các trưởng bộ phận. Họ sẽ gửi
danh sách những nhân viên quan trọng của từng bộ phận,
những người được ở lại vị trí của mình trong khi diễn tập vì lý
do an tồn và để tránh thất thoát SP đến các bộ phận.
Vào ngày diễn tập, một trưởng bộ phận do không nhận được
danh sách những người cần ở lại nên đã quyết định cả 40
nhân viên của mình đều quan trọng nên ở ngun vị trí không
đi sơ tán. Ðiều này làm cả cuộc diễn tập thất bại và phải tổ
chức cuộc diễn tập khác tốn khá nhiều kinh phí.
10


NGUYÊN NHÂN VIỆC GIAO TIẾP LẠI THẤT BẠI ?

Thông
điệp sai

Phương
pháp sai

Đối
Khơng có
tượng sai thơng điệp

1.Tiệm bánh
2. Cty bảo
hiểm
3. Cty mỹ
phẩm
4. Cty may
PCCC
11


NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ
 Nét

mặt : (Vui mừng - Buồn - Ngạc nhiên - Sợ hãi - Tức giận - Ghê tởm …

khoảng 2000 nét mặt)  “Nhìn mặt mà bắt hình dong”.


Nụ cười : Có bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính: Cười mỉm -

cười thoải mái – cười nhếch mép, cười giịn tan, cười tươi tắn – cười đơn hậu cười gằn – cười chua chát…
 Ánh

mắt : Thể hiện cá tính con nguời.

- Ánh mắt : Nhìn lạnh lùng – nhìn thẳng – nhìn soi mói – nhìn lấm lét, nhìn trìu
mến, nhìn đắm đuối…
- Hình dáng con mắt : mắt sâu, mắt tròn, mắt lá dăm, mắt lim dim, mắt luôn mở
lớn.
 Diện mạo:
- Tạng người : cao/ thấp, mập/gầy.
- Khn mặt: trịn, vng, dài, trái xoan.
- Sắc da: trắng/den, ngăm ngăm, xanh xao, tai tái…

12


 Cử chỉ: Cử động của đầu, tay, chân…
 Tư thế: đi - đứng - ngồi…
 Không gian giao tiếp.
 Trang phục. “Gần nể bụng, nể dạ. Lạ nể áo, nể quần”
 Những hành vi giao tiếp đặc biệt: bắt tay, ơm hơn, vỗ vai, xoa đầu, khốc
tay…
 Các hành vi khác:
- Hành vi hung hăng (aggressive): Không được mong đợi, dễ dẫn tới các
vấn đề tại nơi làm việc.
- Hành vi quyết đốn (assertive): được khuyến khích và quan trọng với các
nhà Quản lý các cấp.
- Hành vi yếu đuối (unassertive): Không được mong đợi, dễ dẫn tới thất bại
trong việc đạt mục tiêu và hài lòng bất kỳ ai, kể cả người thể hiện nó.

13


HÀNH VI

Hung
hăng

Quyết
đốn

Yếu đuối

Chỉ ngón tay về phía ai
đó khi đang hướng dẫn.
Ngồi gập người xuống
bàn và nghịch giấy trong
tay khi đang khiển trách
một Nhân viên.
Cười và hướng người về
ứng viên trong một buối
phỏng vấn tuyển dụng.
Đấm mạnh tay xuống
bàn trong khi giải thích
về một chi tiết kỹ thuật.
14

GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (body language)
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Hãy ghi 3 cách ứng xử mà bạn có thể dùng để thay cho thông điệp bằng lời.

“ Không, tôi không đồng ý với việc đó!”
NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU TỐT
 Thường xuyên giao tiếp bằng mắt.
 Các vẻ mặt biểu lộ xúc cảm.
 Tư thế thẳng nhưng thoải mái.
 Cử chỉ phù hợp.
16


“ Hành động có sức mạnh hơn lời nói”
“ Những bức thư điện tử không thể thay thế được hơi ấm
của cái bắt tay”

17


I. KỸ NĂNG NĨI
Thế nào là ngơn ngữ nói?
- Ngơn ngữ nói: là ngơn ngữ được biểu hiện bằng âm
thanh, được tiếp thu bằng thính giác; Có tác động
trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí,
hành động của con người.
- Ngơn ngơn nói có thể là:
trực tiếp (VD: gặp mặt trực tiếp)
hoặc gián tiếp (VD:qua điện thoại)
18

2. Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng
kỹ năng nói: Phát âm, giọng nói, tốc độ nói
- Phát âm khơng chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe,

thậm chí hiểu sai hoặc khơng hiểu được. VD: nói ngọng,
nói lắp,…
-

Giọng nói phản ánh cảm xúc, tình cảm của người nói.
Mỗi giọng nói có sự truyền cảm khác nhau. VD: giọng nói
nhỏ nhẹ vs giọng nói to, dứt khốt.

-

Tốc độ, nhịp nói sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp.
VD. Nhanh vs chậm, đều đều vs trầm bổng, có điểm nhấn.


GiỌNG NĨI
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Độ cao thấp
Nhấn giọng
Âm lượng
Phát âm
Từ đệm
Nhịp điệu (trơi chảy-nhát gừng)
Cường độ (to-nhỏ)
Tốc độ (nhanh-chậm)

VD:
• Tơi sẽ tăng lương cho anh
• Tơi sẽ tăng lương cho anh
• Tơi sẽ tăng lương cho anh


3. Phong cách nói
•

Lối nói thẳng:
VD: Cái áo này xấu q!

•

Lối nói lịch sự:
VD: Cái áo này được may rất cầu kỳ nhưng mà
nhìn nó khơng đẹp lắm!

•

Lối nói mỉa mai, châm chọc:
VD: Cái áo này nên để làm khăn lau thì tốt hơn!

•

Lối nói ẩn ý:
VD: Bạn hợp với kiểu áo rộng hơn là kiểu này!


4. Kỹ năng nói hiệu quả:
• “ Hãy suy nghĩ trước khi nói”
•

Chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói.

•

Tạo được sự chú ý của người nghe.

•

Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe.

•

Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ
hiểu.

•

Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hồn cảnh, tình
huống.

•

u cầu phản hồi qua hình thức nói. (Nhắc lại )


BÀI TẬP
Trong 1 buổi tiệc sinh nhật, bạn cảm thấy mình
bị vướng trong 1 câu chuyện nhàm chán hoặc
đơn giản là bạn cảm thấy phải kết thúc 1 cuộc
trò chuyện dài. Khi đó, bạn sẽ nói gì?

1 vài gợi ý:
 Nam, bạn đã gặp Hương chưa? Mình biết 2 bạn có nhiều điều để
nói với nhau, mình sẽ quay lại trong vài phút!
 Mình sẽ đi lấy thêm ly nước!
 Tơi xin phép ra chào Lan, tơi vừa nhìn thấy cơ ấy!
 Rất vui vì hơm nay được nói chuyện với anh!


BÀI TẬP
Bạn sẽ nói như thế nào để mời những người sau đây
đến dự bữa tiệc sinh nhật của bạn:
1. Một người bạn thân
2. Một người bạn mới quen
3. Cô giáo của bạn

II. KỸ NĂNG LẮNG NGHE
1. Lắng nghe là gì
“Quá trình thu nhận,
sắp xếp nghĩa và đáp lại
những thơng điệp được
nói ra bằng lời hoặc
không bằng lời.”

(1996, International
Listening Association)