7 kỹ năng giao tiếp cơ bản. pptx

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản.

1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân
viên của bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong
những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường
mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại
hãng Chapel Hill , - cho biết. Trong số những điều Maureen nhấn
mạnh tại các hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng nghe tốt
hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà
trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi
người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo.
Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính,
hai mắt ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp
mắt trong chốc lát.


2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói
chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng;
chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua
điện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít
nhất một lần trong một tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi
đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên
thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con
đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự
thăng tiến của họ trong công ty.


3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên
tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống
dưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những
việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới

công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể
không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết
những điều mà mọi người chưa biết.


4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của
bản thân. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được
những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ
cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một
khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ
phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.


5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều
ngạc nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các
nhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn về
công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý
kiến của “sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm
đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi đánh giá thường
niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo
luận phương hướng hành động trong thời gian tới.



6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn
đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà
là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn
không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm
nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một
người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy học cách để làm

được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn.
Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng
gửi cho nhiều nhân viên.



7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao
tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được
thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết
trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là
qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm ,
thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất.
Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai
đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc
của bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi
điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và giúp bạn
trở thành một ông chủ tốt hơn.

Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào?
Những công ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple, - có các
mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên
được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu
tên tuỳ theo quyết định của nhân viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức
hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng

nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một phần trong các
cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò
chuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý
kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp của
bạn. Với đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những
suy nghĩ của các nhân viên về mình. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm
một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng góp. Việc
này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu
rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với
những người dưới quyền của bạn. Kết quả cuối cùng sẽ là một
mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến
của họ thì sao? Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện
với nhân viên. Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò
chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng
nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và
biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời gian,
một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ
nhiều hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như
thế nào? Bạn hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các
câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của nhân viên về việc
bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm
tới việc này.

Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của
nhân viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ
nhàng. Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động không nên
làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành
thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ
có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy. Các nhân viên luôn
cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các
“sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”,
sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ
lực điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên
sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo,
nhà quản lý. Một “ông sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên
tín nhiệm, và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ
không bỏ bạn mà đi với lý do “hành vi và thái độ quản lý nghèo
nàn”.