Đồ án: Tổ chức dịch vụ kho trung tâm phân phối của VIETTEL POST tại công ty TNHH VIETTEL

Lời Nói Đầu
Ngày nay, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào trong kinh doanh, sản xuất đã đem lại
lợi nhuận vơ cùng to lớn cho các doanh nghiệp. Nó giúp cho việc quản lý hồ sơ dữ liệu
và tra cứu thơng tin được nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao nhất.
Trong thời gian qua, em đã tìm hiểu, khảo sát các hoạt động kinh doanh tại công ty
Viettel đặc biệt là công việc quản lý kho hàng của Viettel Post , một công việc không thể
thiếu trong chuỗi hoạt động của công ty. Kho hàng là nơi trung chuyển hàng hóa giữa
cơng ty và khách hàng. Số lượng, chủng loại hàng được sản xuất từ công ty rất đa dạng
và phong phú. Hệ thống quản lý kho hàng hiện tại của công ty chưa ứng dụng hiệu quả
được biện pháp/công nghệ mới, chưa đáp ứng được yêu cầu về độ chính xác và tính tự
động hóa cao do cơng nghệ mới đem lại. Do đó thời gian giao hàng không đảm bảo
được đúng tiến độ, hiệu quả chưa cao, cũng như chất lượng dịch vụ khách hàng sử dụng
không được hài lòng cao.
Để giải quyết các vấn đề bất cập của công việc trên và ứng dụng những biện pháp hữu
hiệu đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các cơng cụ để xây dựng các chương
trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hóa được các cơng
việc trên cho nhân viên tại kho để thuận tiện hơn cho việc quản lí hàng hóa trong kho.
Với góc độ là sinh viên kinh tế học chuyên ngành Logistics và quản lí chuỗi cung ứng,
em nhận thấy được tính cấp thiết của việc phát triển hoạt động kho hàng trong chuỗi
cung ứng dịch vụ. Bởi vậy, em đã chọn đề tài: “Tổ chức dịch vụ kho/ trung tâm phân
phối của VIETTEL POST tại công ty TNHH VIETTEL” làm đề tài nghiên cứu.


CHƯƠNG I: Tổng quan về kho hàng
1.1. Khái

niệm chung về kho hàng

1.2. Phân

loại kho

1.3. Vai

trò và chức năng của dịch vụ kho bãi

1.4. Nguyên
1.5. Xuất-

tắc xếp hàng trong kho

Nhập hàng hóa trong kho

1.6. Nguyên

tắc quản trị kho hàng

1.7. Nguyên

nhân dẫn đến rủi ro phổ biến trong kho

1.8. Mối

liên hệ giữa kho và các bộ phận khác

CHƯƠNG II: Thực trạng hoạt động kho hàng của Viettel Post tại công ty Viettel
2.1. Giới thiệu chung về Viettel Post tại công ty Viettel
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
2.1.2. Tổ chức cơ cấu nhân viên kho hàng
2.1.3. Thực trạng quản lí kho hàng của Viettel Post
CHƯƠNG III: Tổ chức cơng tác quản lí dịch vụ kho của Viettel Post

3.1. Quy trình hoạt động chính của kho hàng Viettel Post
3.1.1. Quy trình nhập kho
3.1.2. Quy trình xuất kho
3.1.3. Tổ chức sắp xếp, bố trí và bảo quản hàng hóa
3.1.4. Quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa
3.1.5. Quy trình kiểm kho
3.1.6. Quản lí hàng tồn kho
3.2. Phần mềm quản lí kho IROCO SIS


1. Giải pháp của IROCO trong dự án kho thông minh của Viettel Post
2. Chi tiết giải pháp Intralogistics thông minh của IROCO


1.1.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN KHO HÀNG
Khái niệm chung về kho

Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ
logistics. Kho bãi hay kho hàng trong logistics được dùng để lưu trữ và bảo quản sản
phẩm, các bán thành phẩm và thành phẩm nhằm mục địc cung ứng cho khách hàng
nhanh chóng với chi phí thấp nhất khi có u cầu. Ngồi ra, nhiệm vụ của kho bãi còn
bao gồm việc cung cấp thơng tin về vị trí, tình trậng và điều kiện lưu trữ của các loại
hàng hóa.
1.2.

Phân loại kho

Tùy theo tình hình của mỗi cơng ty mà việc phân loại kho hàng có sự khác biệt. Hiện

nay nếu phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù của hàng hóa cần quản lý mà người ta
thường phân loại thành các loại kho khác nhau.
1.2.1. Cross-docking
a.
-

-

-

-

Khái niệm
Cross-docking tạm dịch là kho đa năng phân loại, tổng hợp, hồn thiện hàng hóa
để phục vụ cho người tiêu dùng.
Sản phẩm sẽ được chuyển từ nơi sản xuất đến kho cross-docking theo nhưng lô
hàng lớn, tại đây lô hàng được tách ra, chuẩn bị theo những yêu cầu cần thiết của
khách hàng rồi gửi đi cho khách. Do đã được chuẩn bị đầy đủ nên khi chở đến nơi
hàng sẽ được đưa vào sản xuất ngay mà không cần qua kho nữa. Trong crossdocking, các lô hàng thường chỉ mất một ngày và đôi khi chưa đến một giờ.
Các Cross-docking là các cơ sở trung chuyển chủ yếu tiếp nhận các xe chở hàng
đã được phân loại và gom nhóm với các sản phẩm khác và xếp chúng sang các xe
tải đầu ra (outbound trucks). Các xe này sẽ rời khởi cross-docking đến một kkhu
vực sản xuất, một cửa hàng bán lẻ hay cross-docking khác.
Trong mô hình truyền thống, các kho duy trì lượng hàng cho đến khi có đơn hàng
của khách, sau đó các sản phẩm được chọn, đóng gói và vận chuyển đi. Khi các
đơn hàng bổ sung đến kho, chúng được lưu trữ cho đến khi khách hàng được xác
định. Trong mơ hình Cross-docking, khách hàng được biết đến kho và sản phẩm
này khơng có nhu cầu để lưu trữ.
Kho cross-docking rất phát triển và phục vụ đắc lực cho hệ thống siêu thị và các
nhà bán lẻ.

4


b.
-

c.

Lợi ích của kho Cross-docking
Chi phí cho việc bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại các kho hàng có thể được cắt giảm
đáng kể nhờ áp dụng kỹ thuật Cross-docking.
Giúp loại bỏ những công đoạn lưu trữ hàng trung gian và giảm thiểu chi phí
logistics.
Thúc đẩy hàng hóa lưu thơng nhanh chóng và duy trì được chất lượng sản phẩm
đối với những mặt hàng có thười hạn sử dụng ngắn.
Đối với doanh nghiệp vận tải chuyên chở hàng nhỏ, hoặc nhà bán lẻ, phần lớn các
lô hàng họ nhận được từ nhà cung cấp đều thông qua dịch vụ vận tải không đầy xe
(LTL- Les Than Truckload) do hàng được vận chuyển có quy mơ nhỏ lẻ và khơng
thể lấp đầy hoàn toàn tải trọng của trailer. Điều này khiến chi phí vận tải đầu vào
tăng đáng kể do tăng số lượng phương tiện vận chuyển, giá xăng dầu, chi phí bảo
dưỡng,… Cross-docking sẽ tối ưu hóa việc phân bổ ngân sách của doanh nghiệp
trong hoạt động logistics, tận dụng các phương tiện vận tải và tránh tình trạng lãng
phí thời gian và tải trọng của xe trong quá trình vận chuyển.
Các loại Cross-docking

Tùy vào mục đích vận chuyển hàng và hiệu quả mong muốn đạt được trong lĩnh vực
logistics nói chung, doanh nghiệp có thể triển khai loại hình Cross-docking phù hợp, góp
phần cải thiện thời gian cho việc giao hàng, đảm bảo an tồn cho hàng hóa được chuyển
và giảm thiểu tối đa chi phí logistics.

-

-

Cross-docking sản xuất (Manufacturing Cross docking): tiếp nhận hàng hóa đầu
vào dùng cho sản xuất và chuyển đến nơi sản xuất tiếp theo.
Cross Docking phân phối ( Distributor Cross Docking ): tổng hợp nhiều mặt hàng
khác nhau vào một lần chuyển hàng đến nơi tiêu thụ.
Cross Docking vận tải ( Transportation Cross Docking ): kết hợp nhiều thùng
hàng nhỏ từ đầu vào thành một thùng hàng đầu ra duy nhất nhằm cải thiện hiệu
5
quả kinh tế.
Cross Docking bán lẻ (Retail Cross Docking): phân loại và nhóm nhiều mặt hàng
từ nhiều nhà cung cấp khác nhau vào nhiều trailer đầu ra đi đến từng nơi tiêu thụ
tương ứng.


-

d.
-

-

-

Cross Docking thời cơ ( Opportunistic Cross Docking): hàng hóa được vận
chuyển từ nơi nơi sản xuất đến nơi cơ sở điều phối, sau đó quá cảnh sang phương
tiện vận tải khác để hoàn tất chuyến hàng của nơi tiêu thụ.
Lựa chọn sản phẩm cho Cross-docking

Một sản phẩm là được xem phù hợp cho Cross Docking nếu nhu cầu của nó đáp
ứng hai tiêu chí: biến động đủ thấp và khối lượng đủ lớn. Nếu nhu cầu là không
chắc chắn Cross Docking rất khó để thực hiện vì khó khăn trong việc cân đối giữa
cung và cầu.
Bên cạnh đó biến động thấp, nhu cầu cho sản phẩm phải đủ để đảm bảo các lơ
hàng được giao thường xun vì nếu nhu cầu là quá thấp, việc giao hàng thường
xuyên dẫn đến gia tăng chi phí vận tải đầu vào, và các kho hàng phải lưu trữ tốt
hơn.
Một số loại sản phẩm phù hợp với Cross Docking:

+ Các mặt hàng dễ hư hỏng đòi hỏi việc vận chuyển ngay lập tức.
+ Mặt hàng chất lượng cao mà không cần phải kiểm tra chất lượng trong quá trình
nhận hàng.
+ Sản phẩm đã được gắn thẻ ( bar coded, RFID), dán nhãn và sẵn sàng để bán cho
khách hàng.
+ Mặt hàng quảng cáo và các mặt hàng đang được tung ra thị trường.
+ Các loại sản phẩm bán lẻ chủ chủ lực với một nhu cầu ổn định và biến động thấp.
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng được chọn và đóng gói trước từ một nhà máy
sản xuất hoặc kho hàng.
● Mối quan hệ giữa Cross docking và chuỗi cung ứng

Từ góc độ quản lý, Cross Docking là một hoạt động kinh doanh phức tạp, liên quan đến
sự phối hợp rộng rãi giữa các nhà phân phối và nhà cung cấp và khách hàng của mình.
Thực hiện một hoạt động Cross Docking có nghĩa là các đối tác trong kênh sẽ trải qua
việc tăng chi phí, hoặc một vài trở ngại trong suốt quá trình thực hiện.

6


Hợp tác giữa các thành viên là yêu cầu cần thiết đối với Cross Docking

Về phía cung, các nhà cung cấp có thể được yêu cầu việc cung cấp các lơ hàng nhỏ hơn
và thường xun hơn, bên cạnh đó còn phải dán nhãn giá hoặc mã vạch (nếu cần thiết).
Về phía cầu, khách hàng có thể được u cầu đặt hàng vào một số ngày nhất định, hoặc
cho phép lead time giao hàng nhiều hơn một vài ngày. Tất cả các yêu cầu này dẫn đến
việc gia tăng thêm một số chi phí và gia tăng sự phối hợp giữa các đối tác kênh.
Ngồi ra cịn có một số yêu cầu khác phát sinh như: Yêu cầu về gia tăng chất lượng
trong việc tiếp nhận (Bởi vì mục đích của Cross Docking là ngay lập tức chuyển sản
phẩm cho xe đầu ra nên khơng có thời gian để kiểm tra chất lượng). Yêu cầu về giao tiếp
ngày càng tăng giữa các đối tác trong kênh cũng là một trở ngại lớn. Cách phổ biến nhất
để giải quyết các cầu này là thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
1.2.2. Kho thuê theo hợp đồng
-

Thuê kho theo hợp đồng là sự thỏa thuận về lợi ích dài hạn của các bên, các bên
sẽ cùng nhau chua sẻ những rủi ro trong những hoạt động chung nhằm nâng cao
chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu qủa kinh doanh. Các bên cùng nhau chia sẻ
những rủi ro như thỏa thuận trên hợp đồng.

1.2.3. Kho công cộng
-

-

Kho công cộng là những kho thường được mở cửa rộng rãi cho mọi người. Hầu
hết các tổ chức kinh doanh, đặc biệt là công ty với quy mô vừa và nhỏ, không đủ
khả năng để có kho riêng của mình do những hạn chế về vấn đề tài chính. Những
kho cơng cộng được sở hữu bởi một cá nhân hay một số cơ quan nào đó mà mục
tiêu chính là thơng qua việc cung cấp cơ sở lưu trữ nhằm thu về một số khoản phí
hay chi phí nhất định.
Kho cơng cộng rất hữu ích cho các doanh nghiệp vè những kho này thường nằm

7
gần các tuyến đường sắt hoặc
đường chính để cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh
chóng. Hàng hóa nằm trong kho có thể được thế chấp cho các ngân hàng hay và tổ
chức tài chính khác để nhận được hỗ trợ tài chính và cho vay.


-

-

Kho công cộng đảm bảo an ninh tốt hơn đồng thời xử lí và bảo quản hàng hóa trên
các thiết bị cơ khí mới nhất. Hàng hóa có thể được nhãn dán, phân loại và đóng
gói trong các kích cỡ mong muốn trong kho.
Một số loại kho công cộng:

+ Kho hàng tổng hợp

+ Kho đông lạnh

+ Kho hải quan

8


+ Kho gửi hàng cá nhân

+ Kho đặc biệt

+ Kho hàng rời

9


+ Kho hàng lỏng

1.2.4. Kho bảo thuế
- Là kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hóa nhập khẩu đã được thơng quan nhưng
chưa nộp thuế. Hàng hóa đưa vào kho bảo thuế không được bán tại thị trường Việt Nam.
Trường hợp hàng hóa đó khơng thuộc diện cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu nếu
bán tại thị trường Việt Nam thì nhà đầu tư phải làm thủ tục nhập khẩu tại cơ quan hải
quan, nộp thuế nhập khẩu và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của
pháp luật.

10


1.2.5.Kho ngoại quan
-

-

-

Kho ngoại quan chính là một khu vực kho bãi được ngăn cách với khu vực xung
quanh, xây dựng trên lãnh thổ Việt Nam. Mục đích của kho ngoại quan là dùng để
tạm lưu trữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đơn giản như đóng gói, chia tách
hàng hóa nhập từ nước ngồi hoặc hàng nội địa chuẩn bị xuất khẩu. Quy định cụ
thể của hoạt động này sẽ căn cứ vào hợp đồng được ký giữa chủ kho ngoại quan
và chủ hàng.

Hàng hóa lưu trữ trong kho ngoại quan:
+ Hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chời xuất khẩu
+ Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào để chờ xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào
Việt Nam theo quy định của Pháp luật.
Hàng hóa khơng được lưu trong kho ngoại quan: Các hàng độc hại khơng được
cấp phép; Hàng có nguy cơ gây ảnh hưởng đến sức khỏe con người, ô nhiễm môi
trường; Hàng lậu, hàng giả, hàng nhái các nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ từ Việt
Nam; Hàng hóa nằm trong danh mục cascm xuất nhập khẩu, trừ khi được Thủ
tướng chính phủ cho phép,…

1.2.6. Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho
11

-Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác hay đầu
mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá. Kho này chỉ làm nhiệm vụ gom hàng
trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán.


-Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phần của nhà máy sản xuất ra. Nhiệm vụ chính
của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình thành những
lơ hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nhiệp thương mại hoặc đơn vị tiêu dùng
khác.
- Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng, bến
để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác.
-Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian dài và chỉ
được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp.
-Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàng
thuận tiện cho các đơn vị khách hàng. Thuộc loại kho này là hệ thống kho nguyên,
nhiên, vật liêu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu
cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao

hàng) cho các đơn vị tiêu dùng.
1.2.7.Phân theo đặc điểm kiến trúc:
-Kho kín: Có khả năng tạo mơ trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít
chịu ảnh hưởng của các thơng số mơi trường bên ngồi.
-Kho nửa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa khơng có các kết cấu ngăn cách với mơi
trường ngồi kho
-Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc khơng bị ảnh hưởng bởi
những thay đổi của khí hậu, thời tiết.
1.2.8.Theo lĩnh vực Logistics:
-Kho logistics cung ứng
-Kho logistics sản xuất
-Kho logistics phân phối
1.2.9.Theo công đoạn logistics:
-Kho DNSX
-Kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ
-Kho doanh nghiệp thương mại trung gian
-Kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng
1.3. Vai trò và chức năng của dịch vụ kho bãi
•
-

Vai trị:
Tiết kiệm chi phí sản phẩm: Kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành
phẩm giúp giảm bớt hư hỏng,
hao hụt hay mất mát đồng thời việc lưu trữ nguyên
12
vật liệu tồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nguyên
vật liệu cần thiết.

-

•
-

Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn
hoặc mua theo kỳ hạn.
Duy trì nguồn cung ứng ổn định.
Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức.
Giúp đỡ tổ chức có thể đương đầu với những thay đổi của thị trường( Nhu cầu
thay đổi, cạnh tranh, tính thười vụ,…)
Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất và
người tiêu dùng.
Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất.
Hỗ trợ cho các chương trình JIT (Just in time) của nhà sản xuất và khách hàng.
Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải những sản
phẩm đơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu khách hàng.
Kho là nơi lưu trữ các phế liệu, phế phẩm các bộ phận, sản phẩm, sản phẩm thừa,
… để tiến hàng phân loại, xử lý và tái chế. Là một bộ phận quan trọng giúp hoạt
động “logistics ngược” thành công hơn.
Chức năng:
Nếu xét theo công dụng của kho, hệ thống kho trong một tổ chức có thể phân chia
thành 2 loại:

+ Kho nguyên, nhiên liệu, phụ tùng,… để cung ứng các yếu tố đầu vào cho sản xuất.
+ Kho thành phẩm giúp tổ chức tiến hành phân phối, giải quyết đầu ra.
-

Hỗ trợ cho sản xuất:

+ Nhà kho đóng vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ cho sản xuất, để sản xuất sản
phẩm cơng ty có thể cần nhiều loại ngun, nhiên liệu, link kiện, phụ tùng được sản
xuất từ các nhà máy khác.
+ Hàng được dự trữ tại kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho
nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy.
+ Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lương, đủ số lượng, kịp thời
gian, giúp sản xuất thực hiện liên tục, nhịp nhàng.
-

Tổng hợp sản phẩm:

+ Cơng ty thường có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng
khác nhây và ở đầu ra cơng ty cũng có nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại cần
những sản phẩm đến cho khách hàng.
+ Theo thỏa thuận các nhà cung cấp đưa hàng về kho trung tâm của cơng ty. Tại đây
hàng hóa sẽ được phân loại,13tổng hợp, gia cố theo từng đơn hàng yêu cầu của khách
tồi chuyển đến cho khách hàng.
-

Gom hàng:


+ Có những khách hàng cần những lơ hàng lớn đồng thời tại một thời điểm cụ thể
một nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ cho khách hàng.
+ Trường hợp này hàng sẽ được vận chuyển nguyên toa từ nhà cung cấp về kho của
công ty.

+ Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng
lớn để cung cấp cho khách hàng.
-

Tách hàng thành những lơ hàng nhỏ

+ Có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, ahngf sẽ
được đưa từ nhà máy về kho. Tịa kho sẽ tiến hàng tách các lô hàng lớn thành nhiều lơ
hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và tổ chức
vận chuyển đến khách hàng.
1.4. Nguyên tắc xếp hàng trong kho
-

Sắp xếp kho hàng theo chủng loại và khu vực

Việc phân chia hàng hóa theo chủng loại và khu vực khác nhau là điều mà hầu như
doanh nghiệp nào cũng lựa chọn áp dụng cho việc sắp xếp hàng trong kho của mình. Cụ
thể cần phải phân biệt giữa hàng hóa khơ, hàng hóa có mùi, hàng cần phải để nhiệt độ
cao, thấp, hàng hóa thoe cơng dụng, thoe thời gian sử dụng,…
-

Nguyên tắc FIFO ( First in- First out)

Nguyên tắc FIFO tức là hàng nhập trước cần phải được xuất trước. Việc này là việc cực
kỳ quan trọng trong việc quản lý kho hàng cũng như là theo dõi bởi hàng nhập trước sẽ
có thời gian sử dụng ít hơn so với hàng nhập sau.
14
-

Nguyên tắc LIFO (Last In, First Out)


Ngược lại, phương pháp này có nghĩa là các háng hoá gần đây nhất được nhập vào kho

sẽ được xuất ra đầu tiên. Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng
hoá cũ.

Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp sản phẩm khơng có hạn sử
dụng.
-

●

Nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out” có nghĩa là “Hết hạn trước – xuất
trước”.)

Nguyên tắc này có nghĩa là hàng hết hạn cần phải được xuất trước. Nguyên tắc này sử
dụng cho các mặt hàng có yêu cầu về thời gian sử dụng, thông thường sẽ là thực phẩm.
Nếu như bỏ qua thời gian sử dụng của các mặt hàng thì hàng sẽ bị lỗi thời hoặc khơng
thể sử dụng gây ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp.
-

Nếu kho khơng có hệ thống ơ kệ

Dùng tấm lót nếu kho khơng có hệ thống ơ kệ. Trong trường hợp kho hàng của bạn
không được trang bị hệ thống ô kệ thì bạn cần phải sử dụng các tấm lót để đặt hàng hóa.
Bạn cần phải ưu tiên các sản phẩm có trọng lượng nặng nằm ở phía dưới và sản phẩm có
trọng lượng nhẹ lên trên. Khơng nên chất hàng quá cao để tránh tình trạng bị đổ hoặc bị
vỡ.

15


1.5. Xuất - nhập hàng hóa trong kho

1.5.1.
Các trường hợp nhập hàng

a.Trường hợp 1: Đơn vị cung cấp giao tận kho của doanh nghiệp (đơn vị mua hàng)
-Thủ kho xem Phiếu xuất kho của dơn vị cung cấp, đối chiếu với Đơn đặt hàng của công
ty.
+Nếu thấy số liệu khớp thì tiến hành xét dấu niêm phong của các thùng hàng, kiểm tra
số lượng hàng hóa, từng thùng, từng hộp một cách kỹ lưỡng, tình trạng bao bì của mỗi
thùng hàng.
+Nếu nghi ngờ về hàng hóa có thể từ chối không nhận hay cho mở ra dưới sự chứng
kiến của người giao nhận bên bán để kiểm đếm xem tình trạng hàng có bị hư hỏng hay
đổ bể hay khơng.
-Hàng nhập kho tùy trường hợp phải có bộ phận kiểm tra chất lượng giám định trước khi
nhập vào kho. Hàng hóa sẽ được so sánh với mẫu hoặc các chi tiết kỹ thuật đã được ký
kết trong hợp đồng trước đó.
b.Trường hợp 2: Doanh nghiệp (Đơn vị mua hàng) nhận hàng tại kho của Đơn vị cung
cấp
Doanh nghiệp thường cử nhân viên theo xe để nhận hàng. Trước khi bốc xếp hàng lên
xe, nhân viên bên mua hàng phải làm những công việc giống như trường hợp 1 nêu trên.
Khi kiểm đúng thì ký nhận vào Phiếu xuất kho của đơn vị cung cấp.
Khi về đớn kho của doanh nghiệp thì bàn giao cho thủ kho. Thủ kho cũng kiểm dếm lại
sau khi bốc xếp hàng chất xếp vào kho. Thủ kho và nhân viên giao nhận cùng ký xác
nhận vào Phiếu nhập kho. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ giao lại phịng kế tốn Phiếu
nhập kho và Phiếu xuất kho để thạn toán với người bán (nếu chưa trả tiền hoặc trả tiền
trước).
Sau khi hàng hóa đã nhập kho, thủ kho và người giao hàng ký nhận sau Phiếu xuất kho
của nhà máy: ghi rõ họ tên, chức vụ và viết chữ “ đã nhận đủ hàng”. Có 2 liên Phiếu
xuất kho của nhà máy: 1 liên trả lại tài xế, 1 liên giao cho phịng kế tốn.
Trường hợp nhập hàng từ nhà máy của công ty về kho trung tâm có sự cố khi bên giao là
tài xế và bên nhận là kho thì sẽ lập biên bản:

+Nếu đổ bể nhiều thì trả lại liền.
+Nếu một thời gian sau mở lô hàng ra phát hiện thấy bể hay hư hỏng thì mời Phịng kỹ
thuật hoặc Bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) xuống giám định và ký tên hoặc có ý
kiến thêm vào biên bản hàng đổ bể hư hỏng đó thì biên bản mới có giá trị, sau đó chứng
từ đưa lên phịng kế tốn 1 liên và kho giữ 1 liên.
+Nếu hàng hóa bị hư hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển thì phải gửi một bản ghi
chú đến bộ phận chuyên chở để họ kiểm tra. Thủ tục pháp lý sẽ dễ dàng nếu mọi việc
đều diễn ra theo đúng quy định của cơ quan.
c.Trường hợp 3: Nhập hàng trả lại
16


Đây là trường hợp nhà phân phối tra lại hàng hóa do bị hư hại hoặc khơng đún, hàng hết
hạn sử dụng, hàng khuyến mãi- đổi hàng khác. Trường hợp này bộ phận kỹ thuật hoặc
Bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS/QC) sẽ giám định lô hàng này với những dự kiện
như: số đơn đặt hàng, bản báo cáo về sự sai sót loại nguyên liệu,…Khi nhận đực báo cáo
của Bộ phận giám định, bộ phận kho sẽ làm một bản báo cáo về “ Số hàng thực nhập”,
thủ kho ký tên và làm 2 bản : 1 bản lưu lại kho vào hồ sơ và 1 bản gử bộ phận kế tốn để
kiểm tra những hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh tốn…
d.Trường hợp 4: Hàng hóa tạm nhập
Hàng hóa mới nhập tạm để giải phóng nên chưa sắp xếp vào khu vực đã được định vị
hoặc hàng hóa đã xuất kho những chưa giao được ngày hơm đó nên chờ về kho tạm
nhập ngày hôm sau giao lại
e.Trường hợp 5: kho lẻ nhập hàng từ kho chẵn qua kho lẻ
Nếu đơn vị phân hàng hóa làm từ 2 khu kho: khu kho hàng chẵn (hàng nguyên thùng,
nguyên đai kiện) và khu hàng lẻ (hàng phát lẻ mỗi ngày) nhân viên ở kho lẻ chịu trách
nhiệm phát hàng lẻ mỗi hàng và khi phát hết hàng phải làm thủ tục xuất hàng từ kho
chẵn qua kho lẻ, nếu họ quên cập nhật số liệu trên thẻ kho thì họ sẽ bị khiển trách.
f.Trường hợp 6: Đối với kho ở cảng
Thông thường các tàu cập cầu cảng theo khu vực kho xếp hàng như khu hàng kim khí

điện máy, khu thực phẩm… Khi đại lý tàu biển báo có tàu sắp đến, căn cứ vào Bảng liệt
kê hàng hóa (Cargo Manifest) Phòn Điều độ cảng sẽ quy hoạch tàu sẽ cập cầu cảng nào
và hàng hóa sẽ được xếp vào kho nào. Căn cứ vào bảng quy hoạch đó phịng Thương vụ
cảng sẽ lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng chủ hàng (công ty nhập khẩu).
1.5.2. Các trường hợp xuất hàng
a.Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua hàng đến kho của doanh nghiệp bán hàng nhận
hàng
b.Trường hợp 2: Doanh nghiệp bán hàng giao tận kho của doanh nghiệp mua hàng, chở
bằng xe tải hoặc bằng xe gắn máy
c.Trường hợp 3: Doanh nghiệp giao cho chi nhánh (công ty vận tải tư nhân) chở tới nơi
giao tận kho của doanh nghiệp mua hàng, thường là chở đi các tỉnh xa.
d.Trường hợp 4: Xuất hàng từ kho chẵn qua kho lẻ nội bộ
Nếu kho chẵn và kho lẻ nằm trong khuôn viên do Trưởng kho quản lý thì việc chuyển
nội bộ đơn giản, chỉ cần ghi vào thẻ kho bên kho chẵn cột “ xuất” và thẻ kho bên kho lẻ
là cột “ nhập”.
Nếu kho chẵn và kho lẻ cách nhau xa và mỗi bên có 1 thủ kho phụ trách riêng thì tiến
hành như sau:
+Phịng kế tốn chuyển xuống kho chẵn “ Phiếu chuyển kho nội bộ”, căn cứ vào đó thủ
kho chẵn sẽ xuất kho và ghi vào Thẻ kho cột “ xuất” và ghi chú ghi “ xuất kho lẻ”.
+Thủ kho lẻ chứng kiến và giao cho nhân viên phụ trách mặt hàng của kho lẻ sẽ tiếp
nhận và xếp hàng mà mình phụ trách.
17
+Thủ kho lẻ kiểm hàng đầy đủ và ký tên nhận hàng trên Phiếu chuyển kho nội bộ.
+Kho chẵn sẽ lưu phiếu chuyển nội bộ, kho lẻ sẽ làm Phiếu nhập kho và nhận viên khu
vực tiến hành lập thẻ kho.


e.Trường hợp 5: Xuất hàng từ kho của doanh nghiệp (kho trong tâm phân phối) đến các
chi nhánh
Thủ tục xuất hàng từ tổng kho đến các chi nhánh như sau:

+Phòng kế toán chuyển xuống kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, căn cứ vào
đó thủ kho xuất hàng.
+Kho lập Biên bản Giao nhận hàng hóa vận chuyển.
+Sau mỗi ngày xuất hàng thì thủ kho sẽ lập Bản báo cáo xuất kho chẵn trong ngày để
đối chiếu lại trên máy tính và thẻ kho xem có khớp hay khơng.1.6.
Những nguyên
tắc quản trị kho hàng
1.6

. Những nguyên tắc của quản trị kho hàng
a) Những nguyên tắc cơ bản của việc quản trị kho
- Thiết lập và duy trì:

+ Một khu vực dự trữ an toàn.
+ Một mức dự trữ an toàn.
+ Các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục.
-

Các chỉ tiêu quản trị kho:

+ Tối đa hoá hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực của nhà kho.
+ Đảm bảo tối đa sự hài lòng của khách hàng.
+ Đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch.
+ Giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời.
+ Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hố, nhân mạng và
mơi trường.
b.

Ngun tắc 5S

1.

Sàng lọc

-

Thanh lý, loại bỏ những thứ không cần thiết

-

Tổng vệ sinh nhà kho, thiết bị sau mỗi ngày làm việc

-

Xử lý những hư hỏng của thiết bị
18

-

Lưu ý:

+

Việc cất giữ đồ vật không cần thiết sẽ tốn diện tích và có thể gây cháy nổ


+

Những thứ sử dụng thường xuyên thì sẽ để ngay nơi làm việc

+
Chú ý dưới đáy hoặc trên nóc quầy kệ, tủ hay góc nhà kho hay chứa những đồ vật
cũ hỏng, không dùng đến
+

Kiểm tra kho phụ tùng để loại bỏ những thứ cũ hỏng

+

Loại bỏ các bảng thông báo khơng cịn giá trị thơng tin

2.

Sắp xếp:

-

Ngun tắc: dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra

-

Đặt những quy định khả thi và tuân thủ những quy định đó

-

Nhận biết hàng hóa và vị trí qua hệ thống quầy kệ, có ghi nhãn trên mỗi kệ

-

Mọi thứ phải đặt ở chỗ rõ ràng dễ lấy

-

Các bảng thông bác ngăn nắp, rõ ràng, dễ đọc

-

Khu vực riêng để vật tư, phụ tùng, xe nâng, … để giảm thời gian tìm kiếm

-

Quầy kệ không đặt sát đất

Khi sửa chữa cần sắp xếp các chi tiết theo trận tự để khơng bỏ sót các chi tiết khi
lắp lại
3.

Sạch sẽ

-

Thực hiện vệ sinh hàng ngày. Có lịch tổng vệ sinh định kỳ

-

Phân cơng trách nhiệm cá nhân cho từng khu vực

-

Khắc phụ ngay những sự cố hư hỏng nhỏ

-

Khi sửa chữa điện, nước phải cô lập hiện trường và phải có phiếu kiểm tra

-

Người kiểm tra phải hiểu rõ về chức năng, cấu tạo, hoạt động của thiết bị

4.
Săn sóc: làm cho việc sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh, giám sát được thực hiện lặp đi
lặp lại và liên tục. những hoạt động săn sóc
-

Hàng hóa, thiết bị trong lúc
19 bốc dỡ

-

Có kế hoạch đảo kho định kỳ để đánh giá giá trị thực của hàng


-

Công tắc điện sử dụng dán nhãn rõ ràng, ghi rõ chiều tắt mở

-

Sơn những bảng báo hiệu nguy hiểm tại những nơi cần cách báo

-

Phân công trách nhiệm từng khu vực

5.
Sẵn sàng: đào tạo, huấn luyện về 5S để mọi người hiểu biết sẵn sàng mà thực
hiện.
-

Mọi thứ đều được vệ sinh sạch sẽ

-

Áp dụng thường xuyên và kiểm tra định kỳ việc thực hiện 5S

-

Thực tập với những tình huống kiểm sốt

-

Phân định rõ ràng trách nhiệm cá nhân, quy định để quản lý khu vực chung

-

Nhập ký kho ghi chép những việc đã thực hiện, người và thời gian thực hiện

c.

Nguyên tắc 4D

-

Dễ trông.

-

Dễ cất.

-

Dễ lấy.

-

Dễ kiểm.

d.

Nguyên tắc 4K:

-

Không nhầm.

-

Không hỏng.

-

Không mất.

-

Không hại.

1.7.

Nguyên nhân dẫn đến rủi ro phổ biến trong kho

Trong quá trình bảo quản và lưu giữ hàng hóa, việc xảy ra mất mát hoặc hư hỏng là khó
tránh khỏi, bảng dưới đây sẽ nêu ra một số nguyên nhân thường gặp dẫn đến tình trạng
hư hỏng hoặc thất thốt hàng hóa trong kho.
20


Loại hư hỏng
hoặc mất mát
Không giao
hàng

Hàng thiếu

Nguyên nhân

Đếm chi tiết hàng hóa trước
khi giao hàng, ghi nhận biên
Mất cắp, giao thiếu, xếp thiếu
bản và vào cột ghi chú trên

hàng
thẻ kho.
Đến, cân, đo, xem cẩn thận
trọng lượng, kích cỡ hàng
Vỡ rách bao bì, rơi vãi, cân sai, do hóa, đóng gói bao bì, dán
bốc hơi, khơ do nhiệt độ,…
nhãn đặc tính hàng.
Bốc xếp cẩu thả, xếp hàng bưag
bãi, rơi hàng do đâm va của xe
nâng, xe nâng lật, bao bì yếu
kém…

Đổ vỡ
Tổn thất do
nước

Hấp hơi và hấp
nhiệt

Rây bẩn

Hàn gỉ, mục

Cách kiểm soát

Xếp hàng trong khi trời mưa, sử
dụng nước chữa cháy, lụt lội tràn
vào kho làm ướt hàng, mưa tạt
vào kho.
Thông gió khơng tốt xếp hàng sai

quy cách khơng có khoảng trống
để luân lưu, thiếu vật lót hàng,
kho bị dột hay nước mưa hắt vào
cửa, dột trên nóc nhà kho làm
hàng ẩm ướt…
Không làm sạch kho hoặc quầy
kẹ khi xếp lô hàng mới, do tiếp
xúc với hàng hóa khác kế bên
làm ảnh hưởng,…
Nước mưa làm hàng hấp hơi,
khơng khí ẩm làm hàng bị han gỉ
sét đối với hàng là kim loại, bị
mục nếu là nguyên liệu giấy, gỗ
hoặc do mối mọt đục,…

1.8.

Mối liên hệ giữa kho với
21 các bộ phận khác

a.

Mối liên hệ giữa kho với vận tải

Lấy hàng ra nhẹ nhàng và
kiểm đếm, cẩn thận khi di
chuyển.
Làm khô hàng tự nhiên, để
vào nơi khơ ráo, có thể thay
bao bì khác,…

Xếp hàng có khoảng trống
thơng gió, lót hàng,…
Phân loại hàng hóa để cách biệt
lưu trữ, thường xuyên vệ sinh
sát trùng kho.
Hủy bỏ những hàng bị hỏng,
tránh ánh nắng trực tiếp,
tránh để nơi ẩm có hơi
nước,…


Nhờ cách bố trí hợp lý doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí
vận tải đối với hai hệ thống kho vật tư và kho thành phẩm.
Kho vật tư được xây dựng gần nguồn cung cấp nguyên vật liệu để tiết kiệm
chi phí cho việc thu gom tất cả những nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.
Kho thành phẩm được xây dựng gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm sẽ tập
trung ở đây để phân bổ cho từng đối tượng khách hàng cụ thể, như vậy sẽ giảm bớt
thời gian cung cấp hàng hóa cũng như tiết kiệm chi phí cho việc vận chuyển từng
đơn hàng nhỏ lẻ.
b.

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất

Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất có mối quan hệ rất mật
thiết địi hỏi phải nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu.
Số lượng hàng tồn kho và chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất tỷ lệ
nghịch với nhau.
Ở đầu ra, khơng có hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc sản xuất nhỏ lẻ theo
từng đợt, chi phí quản lí kho sẽ giảm. Đồng thời, chi phí sản xuất tăng do chi phí

sản xuất một đơn vị sản phẩm ln tỉ lệ nghich với quy mô sản xuất
Nếu mua nguyên vật liệu với lượng hàng lớn sẽ được giảm giá, tiết kiệm chi
phí vận chuyển, giảm chi phí sản xuất nhưng lại tăng chi phí lưu kho, quản lý kho
và dự trữ.
c.

Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng.

Dịch vụ khách hàng có tầm quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh và
giữ vai trò quyết định trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, giúp duy trì và tăng
lòng trung thành của khách hàng đối với tổ chức. Nhờ có các kho hàng dự trữ hàng
hóa mới có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Cũng cần cân đối chi phí
để xây dựng kho gần khu tiêu thụ để giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển
hàng hóa đến tay người tiêu dung.
d.

Mối liên hệ giữa kho với tổng chi phí Logistics

Việc bố trí kho và số 22
lượng kho sẽ ảnh hưởng gián tiếp tới chi phí dự trữ
nhưng sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển và sẽ ảnh hưởng tới tổng
chi phí logistics mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Doanh nghiệp có số lượng kho phù


hợp với qui mô, phù hợp với khả năng tài chính và phù hợp với thị trường tiêu thụ
thì doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí dự trữ, chi phí vận chuyển doanh nghiệp có
thể đảm bảo một mức độ sẵn có cao với lượng dự trữ tại kho thấp nhất.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG CỦA
23

VIETTEL POST


2.1.

Giới thiệu chung về VIETTEL POST tại công ty TNHH VIETTEL

– Tên giao dịch: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
– Là đơn vị thành viên của tập đồn Viễn Thông Quân Đội Viettel
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 0104093672
– Vốn điều lệ: 181.927.540.000 đồng
– Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 181.927.540.000 đồng
• Địa chỉ: Số 1 Giang Văn Minh, P.Kim Mã, Q.Ba Đình, TP Hà Nội
• Số điện thoại: 04.62660306
• Số fax: 04.62873800
• Website: www.viettelpost.com.vn
• Email:
Tổng Cơng ty cổ phần bưu chính Viettel (gọi tắt là: Viettel Post), tiền thân từ Trung
tâm phát hành báo chí được thành lập ngày 01/7/1997. Với nhiệm vụ ban đầu là
phục vụ các cơ quan Quân đội trong Bộ Quốc phịng. Năm 2006, Bưu chính Viettel
chuyển đổi từ mơ hình hạch tốn phụ thuộc sang hạch tốn độc lập thành Cơng ty
TNHH NN 1 TV Bưu chính Viettel. Năm 2009 Bưu chính Viettel chính thức hoạt
động với tư cách Công ty Cổ phần sau khi thực hiện thành cơng kế hoạch cổ phần
hóa thơng qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng.
Ngày 13 tháng 4 năm 2012, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy
chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Tổng Cơng ty CP Bưu chính Viettel, mã số
doanh nghiệp 0104093672. Với việc cấp phép này Bưu chính Viettel chính thức là
Tổng Cơng ty đầu tiên trong mơ hình Tập đồn Viễn thơng Qn đội. Viettel Post
ln coi nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi và là tài sản quý giá. Với khẩu hiệu:

“Viettel Post -Đi sâu đi xa để gần con người hơn”, Tổng Công ty đã xây dựng một
đội ngũ nhân sự tinh gọn, có đức tính trung thực, chăm chỉ. Để đáp ứng mong
muốn của khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
24

Với tầm nhìn dài hạn và quan điểm phát triển bền vững, bằng những nỗ lực không
ngừng Viettel Post đã trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu tại Việt


Nam về chuyển phát với hàng loạt các bưu cục, trung tâm khai thác và mạng lưới
mở rộng đến khắp 100% các tỉnh thành trên tồn quốc. Tổng Cơng ty luôn tạo một
môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, phát huy tối đa quyền được làm việc,
cống hiến, phát triển, tôn vinh của người lao động và sự kết hợp hài hồ giữa lợi
ích của doanh nghiệp với lợi ích của cán bộ, người lao động.
Với mong muốn đem đến cho khách hàng sự yên tâm và những trải nghiệm tuyệt
vời nhất khi sử dụng dịch vụ chuyển phát. Viettel Post đang không ngừng thay đổi
để ngày càng đáp ứng sự mong đợi của Khách hàng. Thông qua linh vật chú Thỏ
mỗi cán bộ nhân viên là đại sứ của Viettel Post trong bất cứ hoàn cảnh nào để đi
sâu đi xa để gần con người hơn.
Với những thành tựu đã đạt được, Viettel Post đang được đánh giá là doanh nghiệp
phát triển bền vững và là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam trong lĩnh vực
chuyển phát đầu tư ra thị trường nước ngoài hội nhập thế giới.

* Xu hướng phát triển của Công ty được thể hiện qua chính sách chất lượng
- Cung ứng cho khách hàng hệ thống dịch vụ chất lượng cao.
25