BÁO CÁO KHẢO SÁT THỰC TẾ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

MỞ ĐẦU
1. Lý do viết báo cáo
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn, do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của
pháp luật, được bảo đảm thi hành bằng quyền lực nhà nước. Văn bản quản lý
nhà nước có chức năng thơng tin, pháp lý, quản lý và nhiều chức năng khác. Văn
bản là phương tiện bảo đảm thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan đơn
vị, là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, là phương tiện giúp kiểm
tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý, là phương tiện quan
trọng trong xây dựng hệ thống pháp luật.
Trong thực tế đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về văn bản, kĩ thuật trình
bày văn bản và đặc biệt khi được học học phần “Văn bản quản lý nhà nước và kĩ
thuật trình bày văn bản” đã cung cấp cho nhóm 1 có cái nhìn tổng quan hơn về
văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng và kĩ thuật trình bày văn
bản. Để có được cái nhìn thực tế, được sự hướng dẫn của giảng viên, Thạc sỹ
Đỗ Thị Thu Huyền nhóm 1 đã đi khảo sát thực tế để hiểu rõ về mơi trường làm
việc, quy trình làm việc và kĩ thuật trình bày văn bản tại địa phương, cụ thể trong
báo cáo là UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Nhóm 1 làm báo cáo khảo sát thực tế để báo cáo kết quả, đồng thời ghi
nhận sự bổ sung đóng góp của cơ và các bạn trong lớp để bổ sung, hoàn thiện
kiến thức cho cả nhóm, làm cơ sở cho học tập và áp dụng thực tế sau này.
2. Mục đích báo cáo
Nhằm đáp ứng các yêu cầu của sinh viên khi học tập học phần “ Văn bản
quản lý nhà nước và kĩ thuật trình bày văn bản”, chấp hành nghiêm quy trình đào
tạo, bảo đảm chất lượng, hiệu quả sau khi kết thúc học phần.
Trên cơ sở lý thuyết được học tập trên lớp, nhóm 1 đã tiến hành khảo sát
mơi trường, quy trình, kĩ thuật trình bày văn bản của UBND phường Xuân La

1

nhằm rút ra những nhận xét, chỉnh sửa và hoàn thiện về quy trình, kĩ thuật trình
bày văn bản cho cả nhóm.
Rút ra các kinh nghiệm để cả nhóm nắm được, hoàn thiện kiến thức vận
dụng thực tế sau này.
3. Nhiệm vụ
Tìm hiểu lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước và kĩ thuật trình bày văn
bản theo thơng tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Liên hệ khảo sát thưc trạng về mơi trường, quy trình và kĩ thuật trình bày
văn bản tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Đánh giá, nhận xét, rút kinh nghiệm cho cả nhóm sau khi khảo sát văn bản
tại đây.
Làm báo cáo, báo cáo kết quả khảo sát.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Văn bản quản lý nhà nước và kĩ thuật trình bày văn bản.
Không gian: Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội.
Thời gian: Ngày 18/10/2019
Địa chỉ: 32 đường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu nhóm 1 đã sử dụng các phương pháp sau:
phương pháp quan sát, phương pháp nghiên cứu tư liệu và phương pháp khảo sát
thực tiễn( hỏi trực tiếp cán bộ văn phòng), phương pháp lập bảng biểu để nghiên
cứu đối tương trên.
6. Bố cục bài báo cáo: Gồm 2 chương
Chương 1: Tìm hiểu về ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội
Chương 2: Khảo sát thực tế một số loại văn bản thu thập được từ ủy ban
nhân dân phường Xuân La.

2


Chương 1
TÌM HIỂU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA,
QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1 Khái quát chung về phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
1.1.1 Địa lý hành chính
Phường Xuân La rộng khoảng 240,174 ha với 6866 hộ gia đình và 23.898
nhân khẩu. Dân cư được chia thành 08 khu dân cư và 40 tổ dân phố
Phường Xuân La là một đơn vị hành chính cấp phường thuộc quận Tây
Hồ, thành phố Hà Nội (trước thuộc địa giới hành chính của huyện Từ Liêm).
Phường Xuân La nằm ở phía Tây của hồ Tây, cách trung tâm Hà Nội khoảng
8km.
Phía Bắc giáp phường Phú Thượng (quận Tây Hồ). Phía Nam giáp phường
Nghĩa Đơ (quận Cầu Giấy) và phường Bưởi (quận Tây Hồ). Phía Tây giáp
phường Xn Tảo (quận Bắc Từ Liêm). Phía Đơng giáp Hồ Tây và phường Nhật
Tân, Tây Hồ. Các đường, phố chính thuộc phường Xuân La: Đường Lạc Long
Quân, đường Xuân La, đường Nguyễn Hồng Tơn, đường Võ Chí Cơng đi sân
3


bay Nội Bài và một số đường phố nhỏ khác. Trước khi thành lập quận Tây Hồ
(1995) xã Xuân La được chia thành ba làng là Quán La Xã, làng Quán La Sở,
làng Xuân Tảo Sở.
1.1.2 Lịch sử văn hóa
Nằm ở phía Tây kinh thành Thăng Long, Xn La có lịch sử tạo dựng và
phát triển lâu đời, xưa kia làng có tên là động Già La (hay Dà La). Theo sách
Việt Điện U Linh của Lý Tế Xuyên thì thời Bắc thuộc nhà Đường (thế kỷ XIIX), thứ sử Quảng Châu là Lư Hốn đã đóng phủ trị ở động Già La, đổi tên thành
thôn An Viễn, lập ra quán Khai Nguyên (quán Già La). Sau tên làng được gọi

theo tên quán, gọi là làng Quán La. Sau quán La bao gồm làng Quán La Xã, làng
Quán La Sở, làng Xuân Tảo Sở. Năm 1956, xã Xuân La thuộc quận V ngoại
thành Hà Nội. Tháng 5 năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm, thành phố
Hà Nội. Năm 1996, xã chuyển thành phường Xuân La, thuộc quận Tây Hồ,
thành phố Hà Nội…
Xuân La là phường đang trong quá trình đơ thị hóa nhanh chóng. Diện
mạo của Xn La hoàn toàn đổi thay, đẹp hơn và khang trang hơn xưa. Nhiều trụ
sở của các cơ quan Trung ương, Thành phố và quận đóng trện địa bàn phường.
Nhiều dự án khu đô thị hiện đại đã và đang được triển khai thực hiện như Nam
Thăng Long (Ciputra), Tây Hồ Tây...hạ tầng đô thị được quy hoạch, chỉnh trang,
nâng cấp ngày càng phát triển đồng bộ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhân dân,
xứng đáng là phường trung tâm cơ quan đầu não về chính trị - hành chính của
quận Tây Hồ và tương lai còn trở thành trung tâm kinh tế - du lịch - dịch vụ - văn
hóa của Thủ đơ Hà Nội. Đảng bộ, chính quyền, MTTQ, các đoàn thể và nhân
dân phường Xuân La đang ra sức thi đua, học tập, lao động, sản xuất góp phần
xây dựng phường Xuân La trở thành phường Văn hóa, tiến tới xây dựng phường
đạt chuẩn văn minh đô thị.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Xuân La
4


1.2.1 Lĩnh vực kinh tế
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết tốn
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình cơng cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
cơng trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lýcác khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;
5


2. Tổ chức việc xây dựng các cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;
3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.

1.2.3 Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông,

cầu,

cống

trong

xã

theo

quy

định

của

pháp

luật.

1.2.4 Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
6


3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hố gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng, chống các dịch bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hố và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
5. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có cơng với nước theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cơ đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức ni dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
1.2.5 Lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn

luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
3. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
4. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
1.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo:
7


Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm
thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tơn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo
của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
1.2.7 Trong việc thi hành pháp luật
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

8


Chương 2
KHẢO SÁT MỘT SỐ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1 Tên một số loại văn bản khảo sát được tại UBND phường Xuân La

2.1.1 Công văn
Công văn số 04/UBND(QLĐT), ngày 05/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc đề xuất danh mục các tuyến đường ngõ, ngách cần thực
hiện thanh thải, sắp xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên địa bàn phường.
Công văn số 06/UBND(QLĐT), ngày 11/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc thống kê, rà sốt các thiết bị phịng cháy, chữa cháy cơ
sở.
Công văn số 15/UBND – VHTT, ngày 14/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc tăng cường cơng tác quản lý di tích, lễ hội trên địa bàn
phường nhân dịp Tết Nguyên đán Kỷ hợi 2019.
2.1.2 Quyết định
Quyết định số 09/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc kiện toàn Ban quản lý nhà sinh hoạt địa bàn dân cư số 2

9


Quyết định số 10/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc thành lập đoàn kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trên địa bàn
phường Xuân La năm 2019.
Quyết định số 35/QĐ-UBND, ngày 15/3/2019 của UBND phường Xuân
La về việc Ban hành Nội quy phòng chống cháy nổ tại UBND phường Xuân La.
Quyết định số 142/QĐ-UBND, ngày 03/9/2019 của UBND phường Xuân
La về việc biểu dương, khen thưởng tập thể, cá nhân đạt thành tích trong cơng
tác Khuyến học năm 2019
2.1.3 Kế hoạch
Kế hoạch số 02/KH-UBND, ngày 02/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc tổ chức các hoạt động thơng tin tun truyền, cổ động trực quan Văn
hóa văn nghệ, Thể dục thể thao kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm 2019 trên địa
bàn phường Xuân La.

Kế hoạch số 03/KH-UBND, ngày 08/01/2019 của UBND phường Xuân
La về tổ chức các hoạt động chào mừng kỷ niệm 89 năm ngày thành lập Đảng
Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2019) và phục vụ Tết Nguyên đán Kỷ
Hợi năm 2019.
Kế hoạch số 17/KH – UBND, ngày 24/01/2019 của UBND phường Xuân
La về triển khai công tác truyền thông giáo dục sức khỏe Phường Xuân La năm
2019.
2.2 Đánh giá, nhận xét các loại văn bản và sửa lỗi
2.2.1 Công văn số 04/UBND(QLĐT), ngày 05/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc đề xuất danh mục các tuyến đường ngõ, ngách cần thực
hiện thanh thải, sắp xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên địa bàn phường.
[ PL1,tr.25 ].
* Đánh giá, nhận xét:
10


- Gạch kẻ ngang dưới tên cơ quan đơn vị q dài
- Số, kí hiệu cơng văn viết sai: “ Số: 04/UBND(QLĐT)”
- Tên công văn viết sai thể thức: “V/v: Đề xuất danh mục các tuyến đường
ngõ, ngách cần thực hiện thanh thải, sắp xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên
địa bàn phường.”
- Phần nơi nhận trong phần “ Kính gửi” sai thể thức: In đậm
- Nội dung công văn: Bảo đảm
- Phần “ Nơi nhận” sai cỡ chữ ở địa chỉ nhận, thừa kẻ gạch
- Phần kí nháy duyệt văn bản kí sai vị trí
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

Số: 04 /UBND(QLĐT)
V/v: Đề xuất danh mục các tuyến đường
ngõ, ngách cần thực hiện thanh thải, sắp
xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên
địa bàn phường

Số: 04/UBND - QLĐT
V/v đề xuất danh mục các tuyến đường
ngõ, ngách cần thực hiện thanh thải, sắp
xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên
địa bàn phường

Kính gửi:

Kính gửi:

-

Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ
Phịng Quản lý đơ thị
quận Tây Hồ
Công ty Điện lực Tây Hồ

Nơi nhận:
- Như trên;
- TT ĐU – HĐND phường;
-Lưu: VP, ĐT.

-

Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ
Phịng Quản lý đơ thị
quận Tây Hồ
Cơng ty Điện lực Tây Hồ

Nơi nhận:
(Để
báo cáo)

- Như trên;
- TT ĐU – HĐND phường;
-Lưu: VP, ĐT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

11

Lê Tiến
Lê Tiến
2.2.2 Công văn số 06/UBND(QLĐT), ngày 11/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc thống kê, rà sốt các thiết bị phịng cháy, chữa cháy cơ
sở. [ PL2, tr.25 ]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch kẻ ngang dưới tên cơ quan đơn vị quá dài
- Gạch kẻ ngang phần quốc hiệu dài quá
- Số, kí hiệu công văn viết sai: “ Số: 06/UBND(QLĐT)”
- Tên công văn viết sai thể thức: “ V/v: thống kê, rà soát các thiết bị phòng
cháy, chữa cháy cơ sở.”
- Nội dung nơi nhận phần “ Kính gửi” sai vị trí
- Nội dung cơ bản bảo đảm
- Phần “ Nơi nhận”không đúng cỡ chữ và thể thức, viết tắt không theo quy
định, “ Như trên;” sai vị trí.
- Ký nháy, duyệt văn bản khơng đúng vị trí
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 06 /UBND(QLĐT)
Số: 06/UBND - QLĐT
V/v: thống kê, rà sốt các thiết bị phịng V/v thống kê, rà sốt các thiết bị phịng
cháy, chữa cháy cơ sở.
cháy, chữa cháy cơ sở.

Kính gửi: - Các khu dân cư.
- Đội PCCC dân phịng.

Kính gửi:
- Các khu dân cư.
- Đội PCCC dân phòng.
12


Nơi nhận:
- TTr ĐU - HĐND phường
- Đ/c Chủ tịch UBND phường;
- Như trên; ( để thực hiện )
-Lưu: ĐT, VP.

Nơi nhận:
(Để
báo cáo)

- Như trên;
- TT ĐU – HĐND phường;
- Đ/c Chủ tịch UBND phường;
-Lưu: VP, ĐT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHĨ CHỦ TỊCH

Lê Tiến
Lê Tiến
2.2.3 Cơng văn số 15/UBND – VHTT, ngày 14/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc tăng cường cơng tác quản lý di tích, lễ hội trên địa bàn
phường nhân dịp Tết Nguyên đán Kỷ hợi 2019. [PL3, tr.25]
* Nhận xét, đánh giá
- Gạch chân ở tên cơ quan đơn vị quá dài
- Địa danh, ngày tháng khơng căn giữa
- Cỡ chữ dịng quốc hiệu không đúng
- Tên công văn sai thể thức, chữ “ V/v” in đậm, sai cỡ chữ.
- Phần nơi nhận “ Kính gửi” khơng đúng thể thức: In đậm chữ, nhiều nơi
mà khơng xuống dịng
- Phần “ Nơi nhận” khơng theo thể thức: Sai cỡ chữ, không in nghiêng,
lưu thiếu. Khoảng cách quá thưa.
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…
13


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

V/v tăng cường công tác quản lý di tích, lễ V/v tăng cường cơng tác quản lý di tích,
hội trên địa bàn phường nhân dịp Tết lễ hội trên địa bàn phường nhân dịp Tết
Nguyên đán Kỷ hợi 2019
Nguyên đán Kỷ hợi 2019

Kính gửi: - Các tiểu ban quản lý...
- Các vị chức sắc tôn …..
- Các vị thủ từ, thủ ……

Kính gửi:
- Các tiểu ban quản lý…

- Các vị chức sắc tôn giáo..
- Các vị thủ từ, thủ….

Nơi nhận:
- Như trên; ( để thực hiện)

Nơi nhận:

- UBND quận;

- Như trên;
- UBND quận;
- Phòng VHTT quận
- ĐU - HĐND phường;
- Chủ tịch UBND phường;
-Lưu: VP.

- Phòng VHTT quận;

( để báo cáo)

- ĐU - HĐND phường;
- Chủ tịch UBND phường;
-Lưu: VP.

2.2.4 Quyết định số 09/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc kiện toàn Ban quản lý nhà sinh hoạt địa bàn dân cư số 2. [PL4, tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn

- Địa danh, ngày, tháng, năm không căn giữa
- Nội dung sai: “Xét đề nghị của Ban chủ nhiệm Trung tâm văn hóa thể
thao phường và chi bộ địa bàn dân cư số 2,”
- “Nơi nhận” chưa đúng theo thể thức quy định.
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA
14


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Xuân La, ngày 17 tháng 01 năm 2019 Xuân La, ngày 17 tháng 01 năm 2019
“Xét đề nghị của Ban chủ nhiệm
“Xét đề nghị của Ban chủ nhiệm
Trung tâm văn hóa thể thao phường
Trung tâm văn hóa thể thao phường,”
và chi bộ địa bàn dân cư số 2,”

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- Phòng VHTT;
- Đảng ủy - HĐND phường;
- Như điều 3;
- Lưu: VT.

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- Phòng VHTT;
- Đảng ủy - HĐND phường;
- Như điều 3;
- Lưu: VT.
-

( để báo cáo)

2.2.5 Quyết định số 10/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc thành lập đoàn kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trên địa bàn
phường Xuân La năm 2019.[PL5,tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn
- Địa danh, ngày, tháng, năm không căn giữa
- Tên quyết định sai: “ Về việc: Thành lập đoàn kiểm tra vệ sinh an toàn
thực phẩm trên địa bàn phường Xuân La năm 2019”
- Dòng kẻ dưới tên quyết định quá dài
- “ Xét đề nghị của Ban chỉ đạo An toàn thực phường;” : Lỗi chính tả,
thiếu chữ “ phẩm” , viết hoa không đúng quy định, dấu “ ;” là sai.
- “Nơi nhận” chưa đúng theo thể thức quy định.

* Sửa lại nội dung
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA
15


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Xuân La, ngày 17 tháng 01 năm 2019 Xuân La, ngày 17 tháng 01 năm 2019
QUYẾT ĐỊNH
QUYẾT ĐỊNH
Về việc: Thành lập đoàn kiểm tra
Về việc thành lập đoàn kiểm tra vệ
vệ sinh an toàn thực phẩm trên địa
sinh an toàn thực phẩm trên địa
bàn phường Xuân La năm 2019
bàn phường Xuân La năm 2019
Xét đề nghị của Ban chỉ đạo An toàn Xét đề nghị của Ban chỉ đạo an toàn

thực phường;
thực phẩm phường;
Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- TTĐU – HĐND phường;
- Như điều 3; (để thực hiện)
- Lưu: VP, YT.

( để
báo cáo)

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- TTĐU – HĐND phường;
- Như điều 3;
- Lưu: VP, YT.

2.2.6 Quyết định số 35/QĐ-UBND, ngày 15/3/2019 của UBND phường Xuân La
về việc Ban hành Nội quy phòng chống cháy nổ tại UBND phường Xuân La.
[PL6,tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn
- Địa danh, ngày, tháng, năm không căn giữa
- “Nơi nhận” chưa đúng theo thể thức quy định: cỡ chữ chưa đúng
- Nội quy ban hành kèm theo thừa dòng địa danh, ngày, tháng, năm
- Thể thức trình bày nội quy kèm theo khơng theo thể thức quy định
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA
16


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Xuân La, ngày 15 tháng 3 năm 2019 Xuân La, ngày 15 tháng 3 năm 2019
Nơi nhận:
- UBND quận;
( để
- ĐU – HĐND phường;
báo cáo)
- Như điều 3; (để thực hiện)
- Lưu: VP.

Nơi nhận:
- UBND quận;
- ĐU – HĐND phường;
- Như điều 3; (để thực hiện)

- Lưu: VP.

Xuân La, ngày 15 tháng 3 năm 2019

-

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. ….
Điều 2. ….
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều …
2.2.7 Quyết định số 142/QĐ-UBND, ngày 03/9/2019 của UBND phường Xuân
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1……
2…….
II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1…..
2…..

La về việc biểu dương, khen thưởng tập thể, cá nhân đạt thành tích trong cơng
tác Khuyến học năm 2019. [PL7., tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn
- Địa danh, ngày, tháng, năm không căn giữa
- Viết hoa không đúng theo quy định
- Nội dung điều 2 sai thể thức: “ Tổng số tiền: 4.400.000, đ..”
- “Nơi nhận” chưa đúng theo thể thức quy định: cỡ chữ chưa đúng

* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…
17


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Xuân La, ngày 03 tháng 9 năm 2019 Xuân La, ngày 03 tháng 9 năm 2019
“Tổng số tiền: 4.400.000, đ..”
“Tổng số tiền: 4.400.000, đ..”
Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
( để
- ĐU – HĐND phường;
báo cáo)
- Như điều 3; (để thực hiện)

- Lưu: VP.

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- ĐU – HĐND phường;
- Như điều 3;
- Lưu: VP.

2.2.8 Kế hoạch số 02/KH-UBND, ngày 02/01/2019 của UBND phường Xuân La
về việc tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền, cổ động trực quan Văn
hóa văn nghệ, Thể dục thể thao kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm 2019 trên địa
bàn phường Xuân La. .[PL8,tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn
- Địa danh, ngày, tháng, năm không căn giữa
- Gạch chân dưới kế hoạch hơi dài
- Viết hoa không theo quy định
- Nơi nhận khơn đúng thể thức: Cỡ chữ, hình thức…
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KẾ HOẠCH
KẾ HOẠCH
Tổ chức các hoạt động thông tin
Tổ chức các hoạt động thông tin
tuyên truyền, cổ động trực quan
tuyên truyền, cổ động trực quan
Văn hóa văn nghệ, Thể dục thể thao Văn hóa văn nghệ, Thể dục thể thao
kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm
18


kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm
2019 trên địa bàn phường Xuân La

2019 trên địa bàn phường Xuân La

Xuân La, ngày 02 tháng 01 năm 2019 Xuân La, ngày 02 tháng 01 năm 2019
Nơi nhận:
- UBND quận;
- Phòng VHTT quận;
(để báo cáo)
- Đảng ủy – HĐND – UBMTTQ phường;
- Đ/c Chủ tịch UBND phường;

- Các ngành đoàn thể;
- Cấp ủy các khu dân cư;
- Các đơn vị, bộ phận chuyên môn liên
quan;
- Như điều 3; (để thực hiện)
- Lưu: VP.

Nơi nhận:
- UBND quận;
- Phòng VHTT quận;
- Đảng ủy – HĐND – UBMTTQ phường;
- Đ/c Chủ tịch UBND phường;
- Các ngành đoàn thể;
- Cấp ủy các khu dân cư;
- Các đơn vị, bộ phận chuyên môn liên quan;
- Như điều 3; (để thực hiện)
- Lưu: VP.

2.2.9 Kế hoạch số 03/KH-UBND, ngày 08/01/2019 của UBND phường Xuân La
về việc tổ chức các hoạt động chào mừng kỷ niệm 89 năm ngày thành lập Đảng
Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2019) và phục vụ Tết Nguyên đán Kỷ
Hợi năm 2019. .[PL9,tr.25]
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn
- Gạch chân dưới kế hoạch hơi dài
- Viết hoa không theo quy định
- Nơi nhận khơn đúng thể thức: Cỡ chữ, hình thức…thiếu dấu “;”
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA..

KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH
19

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


Tổ chức các hoạt động chào mừng kỷ
niệm 89 năm ngày thành lập Đảng
Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 –
03/02/2019) và phục vụ Tết Nguyên đán
Kỷ Hợi năm 2019

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;

( để
- ĐU - HĐND phường;
báo cáo)
- MTTQ và các đồn thể;
- Cơng an phường
(để p/h thực hiện)
- Tập thể, cá nhân liên quan;
- Lưu: VP.

Tổ chức các hoạt động chào
mừng kỷ niệm 89 năm ngày
thành lập Đảng Cộng sản Việt
Nam (03/02/1930 – 03/02/2019)
và phục vụ Tết Nguyên đán Kỷ
Hợi năm 2019

Nơi nhận:
- UBND quận Tây Hồ;
- ĐU - HĐND phường;
- MTTQ và các đồn thể;
- Cơng an phường;
- Tập thể, cá nhân liên quan;
- Lưu: VP.

2.2.10 Kế hoạch số 17/KH – UBND, ngày 24/01/2019 của UBND phường Xuân
La về việc triển khai công tác truyền thông giáo dục sức khỏe Phường Xuân La
năm 2019.
* Đánh giá, nhận xét
- Gạch chân dưới tên cơ quan đơn vị, dưới Quốc hiệu, hơi dài
- Cỡ chữ phần quốc hiệu..chưa chuẩn

- Dòng “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” chưa căn giữa.
- Gạch chân dưới kế hoạch hơi dài
- Viết hoa không theo quy định
- Nơi nhận khôn đúng thể thức: Cỡ chữ, hình thức… Lưu: VP.
* Sửa lại nội dung sai
NỘI DUNG SAI

SỬA LẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG XUÂN LA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGH…
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
20

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH
Triển khai công tác truyền thông giáo
dục sức khỏe Phường Xuân La năm
2019

Nơi nhận:
- Trung tâm Y tế;
( để
- ĐU – HĐND phường;
b/cáo)
- Đ/c CT. UBND phường
- TV BCĐ CSSKBĐ phường; ( để p/h thực hiện)
- Lưu: VP,

21

Triển khai công tác truyền
thông giáo dục sức khỏe Phường
Xuân La năm 2019
Nơi nhận:
- Trung tâm Y tế;
- ĐU – HĐND phường;
- Đ/c CT. UBND phường
- TV BCĐ CSSKBĐ phường;
- Lưu: VP,


KẾT LUẬN
Qua khảo sát của nhóm 1 tại Văn phịng Ủy ban nhân dân phường Xuân
La trong năm 2018, UBND phường Xuân La đã ban hành 1433 văn bản trong đó
có: 220 quyết định; 80 thơng tư; 191 thơng báo; 416 báo cáo; 141 kế hoạch và
385 công văn. Bên cạnh đó để chứng minh và so sánh giữa các địa phương,
nhóm 1 đã khảo sát tại một địa phương khác là UBND phường Phú La, quận Hà
Đông, thành phố Hà Nội, năm 2018 phường Phú La đã ban hành 1123 văn bản
trong đó: Quyết định: 232 Báo cáo: 229; Kế hoạch: 117; Cơng văn: 184; Tờ

trình: 70; Thơng báo: 155; Phương án: 4; Giấy mời 132. Trong quá trình khảo
sát thực tế tại kho lưu trữ văn bản quản lý nhà nước phường Xuân La và phường
Phú La, nhóm 1 tập trung nghiên cứu về thể thức và kĩ thuật trình bày các văn
bản đã ban hành và nhận thấy một số ưu điểm, khuyết điểm chung sau:
* Ưu điểm:
Nhìn chung văn bản tại kho lưu trữ của UBND phường Xuân La và
phường Phú La được bảo quản, sắp xếp một cách khoa học, cẩn thận và rõ ràng.
Các văn bản được trình bày trên khổ giấy đúng quy định theo từng loại bản. Căn
chỉnh lề của từng loại văn bản chính xác đạt 98% số văn bản năm 2018.
* Nhược điểm
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế chủ
yếu sau đây:
- Thể thức trình bày văn bản cịn chưa chính xác, mắc nhiều lỗi đặc biệt là
ở các vị trí sau đây:
22


+ Dòng kẻ bên dưới tên cơ quan, đơn vị, tên loại văn bản ( trừ công văn)
quá dài, không đúng theo quy định.
+ Cỡ chữ của dòng: “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” và “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” không theo thể thức quy định.
+ Địa danh, ngày, tháng, năm nhiều văn bản không căn giữa theo quy định
+ Công văn là loại văn bản sai về thể thức nhiều nhất chủ yếu là Số, kí
hiệu văn bản, tên cơng văn. Phần nội dung “ Kính gửi” trong cơng văn sai về thể
thức và kĩ thuật trình bày đến 95% tổng số cơng văn năm 2018.
+ Quyết định ( quy định gián tiếp) ban hành kèm theo …đến 90% nội
dung ban hành kèm theo không làm theo thể thức quy định.
+ Phần ký nháy, duyệt văn bản ký sai vị trí rất nhiều
+ Phần “ Nơi nhận” sai về thể thức đến 98%: trình bày khơng theo mẫu
quy định, cỡ chữ khơng phân biệt rõ ràng, kiểu chữ không đúng…

- Trong các văn bản mà nhóm 1 khảo sát thì lỗi chính tả, viết hoa, lỗi về
câu, từ sảy ra rất nhiều
Từ những kết quả thu thập được trong quá trình khảo sát nhóm 1 đã tiếp
thu, ghi nhận và bổ sung kinh nghiệm vào bài báo cáo để trao đổi, chia sẻ, rút
kinh nghiệm hồn thiện từng thành viên trong nhóm.

23


PHỤ LỤC
PL1. MỘT SỐ VĂN BẢN NHÓM 1 SƯU TẦM TRONG Q TRÌNH
KHẢO SÁT
1. Cơng văn số 04/UBND(QLĐT), ngày 05/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc đề xuất danh mục các tuyến đường ngõ, ngách cần thực
hiện thanh thải, sắp xếp, bó gọn đường dây, cáp đi nổi trên địa bàn phường.
2. Công văn số 06/UBND(QLĐT), ngày 11/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc thống kê, rà sốt các thiết bị phịng cháy, chữa cháy cơ
sở.
3. Công văn số 15/UBND – VHTT, ngày 14/01/2019 của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La về việc tăng cường cơng tác quản lý di tích, lễ hội trên địa bàn
phường nhân dịp Tết Nguyên đán Kỷ hợi 2019.
4. Quyết định số 09/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân La
về việc kiện toàn Ban quản lý nhà sinh hoạt địa bàn dân cư số 2
5. Quyết định số 10/QĐ-UBND, ngày 17/01/2019 của UBND phường Xuân La
về việc thành lập đoàn kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trên địa bàn phường
Xuân La năm 2019.
6. Quyết định số 35/QĐ-UBND, ngày 15/3/2019 của UBND phường Xuân La về
việc Ban hành Nội quy phòng chống cháy nổ tại UBND phường Xuân La.
7. Quyết định số 142/QĐ-UBND, ngày 03/9/2019 của UBND phường Xuân La
về việc biểu dương, khen thưởng tập thể, cá nhân đạt thành tích trong cơng tác

Khuyến học năm 2019
24


8. Kế hoạch số 02/KH-UBND, ngày 02/01/2019 của UBND phường Xuân La về
việc tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền, cổ động trực quan Văn hóa
văn nghệ, Thể dục thể thao kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm 2019 trên địa bàn
phường Xuân La.
9. Kế hoạch số 03/KH-UBND, ngày 08/01/2019 của UBND phường Xuân La về
việc tổ chức các hoạt động chào mừng kỷ niệm 89 năm ngày thành lập Đảng
Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2019) và phục vụ Tết Nguyên đán Kỷ
Hợi năm 2019.
10. Kế hoạch số 17/KH – UBND, ngày 24/01/2019 của UBND phường Xuân La
về triển khai công tác truyền thông giáo dục sức khỏe Phường Xuân La năm
2019.
11. Công văn số 242/UBND-VP, ngày 20/11/2018 của UBND phường Phú La,
quận Hà Đông về việc tăng cường công tác quản lý chợ Văn La.
12. Báo cáo số 217/BC-UBND, ngày 04/10/2019 của UBND phường Phú La về
thực trạng triển khai thực hiện lắp đặt thiết bị thể dục thể thao ngoài trời trên địa
bàn phường Phú La năm 2019.
13. Tờ trình số 66/TrT – UBND, ngày 07/10/2019 của UBND phường Phú La về
việc nâng lươNG thường xuyên năm 2019 cho cán bộ, công chức công tác tại
UBND phường Phú La.
14. Kế hoạch số 96/KH – UBND, ngày 10/7/2019 của UBND phường Phú La về
việc thanh tra chuyên nghành an toàn thực phẩm năm 2019 trên địa bàn phường
Phú La.
15. Thông báo số 149/TB – UBND, ngày 04/10/2019 của UBND phường Phú La
về việc tạm hoãn tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường tòa nhà chung cư
CT12, khu ĐTM Văn Phú, phường Phú La.
25