THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần:
Mã phách:

Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
…………………………….………

HÀ NỘI - 2021


MỤC LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4
5

Từ viết tắt
CP
HĐND

NĐ
UBND
TP. HN

Nghĩa của từ viết tắt
Chính phủ
Hội đồng nhân dân
Nghị định
Ủy ban nhân dân
Thành phồ Hà Nội


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, công
chức, viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cách đây hơn nửa thế kỷ,
Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963
để ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại
điều 21 đã ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân
viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến cơng
văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về những việc mình đã làm” . Cho đến nay, nhiều
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó. Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 quy
định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan…”.
Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp
quận-huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ và UBND TP.
Hà Nội về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội trên địa bàn Quận Tây Hồ

. Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của
mình, hàng năm UBND quận Tây Hồ hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Do vậy công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ
là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của đơn vị nói chung và cơng tác văn thư
lưu trữ nói riêng. Trong những năm gần đây cơng tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây
Hồ đã được thực hiện. Ở các phịng chun mơn thuộc UBND quận Tây Hồ đã
bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa
nhận thức đúng, đầy đủ về vị trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ,
công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ chưa được thực hiện thường xuyên;

4


tình trạng khơng lập hồ sơ, tài liệu cịn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng
quy trình,
Xuất phát từ những lý do trên, với những kiến thức được tiếp thu tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tôi quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng
cao chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội”
làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu của đề tài:
Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ của UBND quận Tây Hồ ,
qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng
hoạt động lập hồ sơ trong giai đoạn hiện nay.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ tại UBND
quận Tây Hồ . Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ
sơ tại UBND quận Tây Hồ .
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về hoạt động lập hồ sơ, cơ sở pháp
lý, việc ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ở

Trung ương, địa phương (TP. Hà Nội) về hoạt động lập hồ sơ.
Tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận
Tây Hồ ; phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ ở một số phòng chuyên
môn thuộc UBND quận Tây Hồ .
Đề xuất giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập hồ sơ tại UBND quận Tây
Hồ .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động lập hồ sơ của UBND quận Tây Hồ .
* Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Vấn đề nâng cao chất lượng của công tác lập hồ sơ tại
UBND quận Tây Hồ
+ Về thời gian: Từ năm 2018-6/2021

5


4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình,
chất lượng hồ sơ được lãnh đạo cấp phịng, cơng chức lập khi giải quyết công việc
được giao;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung
về hoạt động lập hồ sơ, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động lập hồ sơ
trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại UBND
quận Tây Hồ ;
5. Kết cấu của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh
mục từ viết tắt, bài tiểu luận gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác lập hồ
sơ.
Chương 2: Thực trạng chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây

Hồ, thành phố Hà Nội
Chương 2: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân
dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

6


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Hồ sơ
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như
sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân” [6, tr.2].
Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư thì: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [4, tr.2].
1.1.1.2. Lập hồ sơ
Theo khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là
việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định” [6, tr2].
Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư thì: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài

liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [4, tr.2].
1.1.1.3. Các loại hồ sơ
Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ
bản, đó là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

7


Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động
năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, ... hình thành trong q
trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị [10,
tr154].
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn
về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154].
- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ...) [10, tr154].
1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ
1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc
Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định” [6, tr2]. Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trong
suốt quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiến
hành song song với tiến trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức là khi bắt
đầu thực hiện một công việc, cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn

bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ. Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết
thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định.
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định,
Thơng tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND
Thành phố về công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khi
giải quyết công việc. Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ
địi hỏi cán bộ, cơng chức phải tn theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ

8


cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào
hồ sơ; kết thúc hồ sơ.
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ được lập khi cơng việc bắt đầu và hồn thiệc hồ sơ khi công việc kết
thúc là trách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn. Bởi chỉ những người trực
tiếp theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ
mới hiểu được quá trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi
công việc kết thúc. Khi lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm
những tài liệu gì do đó họ sẽ là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công
việc đầy đủ, chính xác nhất.
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình
thành hồ sơ.
Lập hồ sơ đảm bảo u cầu này có nghĩa là tồn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình
thành. Những văn bản khơng phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị thì khơng lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánh
đúng đắn hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu

tài liệu đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập.
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết. Văn bản hình thành trong
q trình giải quyết cơng việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giải
quyết vấn đề. Hồ sơ được lập đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản sẽ phản
ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng, do vậy
sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh.
Khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo một trình tự nhất
định đảm bảo đúng diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

9


Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị thường sản sinh các loại
văn bản có giá trị khác nhau. Do các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu
nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản của chúng cũng
không giống nhau. Xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ
sơ cần chú ý phân biệt giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong một hồ sơ phải
có giá trị giống nhau hay nói cách khác văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị. Tuy
nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, không nên tách rời từng
văn bản trong hồ sơ để xem xét giá trị của chúng bởi lẽ thực tế có những hồ sơ gồm
nhiều văn bản có nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản
hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ.
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Hồ sơ nếu muốn có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì
địi hỏi văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan có
thẩm quyền quy định như các yếu tố về quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký
hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu

của cơ quan … Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không thể dùng làm bằng
chứng pháp lý và trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọng
đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức
để đưa vào hồ sơ.
Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho cơng tác người nghiên
cứu nắm được thành phần và nội dung các văn bản có trong hồ sơ để tra cứu được
nhanh chóng và thuận tiện đồng thời giúp cho cán bộ lưu trữ xác định được giá trị
của hồ sơ để bảo quản tài liệu.
1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ
Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc
công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phịng, ban đơn vị có liên
quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều

10


chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Tuy nhiên cũng có
thể xây dựng danh mục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ
vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán
bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều
chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của tồn cơ quan, trình thủ trưởng
cơ quan duyệt và ký ban hành.
Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng
được thực hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có
thể xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan).
Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập.
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng

dẫn của nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm
số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục
lớn.
Bước 5: Hồn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ
phận Văn phịng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào
đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị
có liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.
Trong q trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp
thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng
hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
b) Quy trình Lập hồ sơ Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như
sau:
Bước 1: Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban
đầu về hồ sơ, như: Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ,
thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

11


Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vào
Danh mục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thơng tin đã có trong Danh
mục hồ sơ.
Đối với những hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký
hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ
sơ.
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về
cơng việc đó.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể
cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài
phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo.. bảo đảm
sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này
vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách
nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại
tồn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác
định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chinh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù
hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa
thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

12


1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong q
trình giải quyết cơng việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng
vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức,
từng bộ phận, sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên

cứu vấn đề được hồn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc có căn cứ xác
đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác
của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng
cơ quan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và
khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào
cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc
hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định của Luật Lưu
trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc,
đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ.
Do vậy nếu công tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác định được
giá trị hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị
để giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chinh lý và các nghiệp vụ chun mơn khác,
tránh được những lãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh lý tài liệu của địa
phương.
1.1.4. Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ
1.1.4.1. Khái niệm

13


Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng. Trong phạm vi của đề
tài tôi sử dụng cách hiểu theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa
Quốc tế ban hành: Chất lượng là “Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của
một đối tượng đáp ứng các yêu cầu”.
Như vậy chất lượng lập hồ sơ được hiểu là mức độ đáp ứng/thỏa mãn các

nguyên tắc, quy định của công tác lập hồ sơ.
Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ là những dấu hiệu, tiêu chuẩn
nhất định làm cơ sở cho việc đánh giá. Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để
đánh giá “đạt" hay “không đạt" về chất lượng của công tác lập hồ sơ ở một phương
diện nhất định.
- Nếu đáp ứng từ 90-100% các yêu cầu là chất lượng TỐT;
- Nếu đáp ứng từ 70-89% các yêu cầu là chất lượng KHÁ;
- Nếu đáp ứng từ 50-69% các yêu cầu là chất lượng TRUNG BÌNH;
- Nếu đáp ứng dưới 50% các yêu cầu là KHƠNG ĐẠT chất lượng.
1.1.4.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng
Có nhiều tiêu chí đánh giá chất lượng lập hồ sơ, trong phạm vi của đề tài tôi
tập chung vào 3 nhóm tiêu chí cơ bản sau:
Nhóm tiêu chí về quản lý cơng tác lập hồ sơ: Đây là nhóm tiêu chí giữ vai trị
là ngun nhân (yếu tố tác động trực tiếp) tạo nên kết quả là chất lượng hồ sơ được
lập.
Có nhiều tiêu chí về quản lý cơng tác lập hồ sơ trong đó cần chú ý đến: Nhận
thức của lãnh đạo, nhân viên văn thư, lưu trữ, công chức chuyên môn về công tác
lập hồ sơ; Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ; Tổ chức triển
khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ; Tổ chức kiểm tra,
đánh giá và rút kinh nghiệm đối với công tác lập hồ sơ; Tổ chức, bố trí cơng chức
làm công tác văn thư lưu trữ; Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác lập hồ
sơ.
Nhóm tiêu chí về lập hồ sơ: Đây là nhóm tiêu chí quan trọng nhất để nâng
cao chất lượng lập hồ sơ, được thể hiện ở các tiêu chí cơ bản sau:

14


- Xây dựng Danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ

+ Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với q trình giải quyết cơng
việc;
+ Lập hồ sơ phải tn thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ;
+ Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện;
+ Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu: Văn bản, tài liệu tập
hợp trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ
chức; Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc;
Văn bản tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; Các
văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đúng thể thức theo quy định; Hồ sơ phải được
hoàn thiện.
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung
ương
Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được quy định ở
nhiều văn bản quy phạm pháp luật và bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm
quyền, cụ thể:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn
thư, trong đó quy định “Trong q trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân

15

phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung
tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”
1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận
1.2.2.1. Văn bản của UBND TP. Hà Nội
Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của Chủ tịch UBND Thành
phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn TP.
Hà Nội.
Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP. Hà Nội
ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hà Nội;
Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của UBND Thành phố Hà Nội về
việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn TP Hà Nội;
Công văn số 6084/UBND-VX ngày 04/10/2017 của UBND thành phố Hà
Nội về triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Kế hoạch số 4394/KH-SNV ngày 03/11/2017 của Sở Nội vụ TP. Hà Nội về
việc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính
phủ và Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố.
Công văn số 247/UBND-VX ngày 16/01/2020 của UBND Thành phố về xây
dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020;
1.2.2.2. Văn bản của UBND quận Tây Hồ
Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND quận Tây Hồ về
triển khai thực hiện Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND
TP. Hà Nội ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa TP. Hà Nội

16


Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 về phát triển ngành
văn thư, lưu trữ Quận Tây Hồ đến năm 2025;
Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND quận Tây Hồ về
ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
Kế hoạch số 1022/KH-UBND quận Tây Hồ ngày 13/02/2020 của UBND
quận Tây Hồ thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài
liệu lưu trữ năm 2020.
Có thể thấy các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND
quận Tây Hồ về công tác văn thư lưu trữ đã khá đầy đủ, tuy nhiên có nhiều văn bản
được ban hành thời gian trước đây, khơng cịn phù hợp khi Chính phủ đã ban hành
những văn bản mới để thay thế như Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018
của UBND quận Tây Hồ về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Có nhiều
văn bản quan trọng trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
chưa được triển khai thực hiện như: Chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nộp lưu,
Chưa xây dựng được bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ...
Tiểu kết chương 1
Trong chương này tôi chủ yếu đi vào nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý
của công tác lập hồ sơ đồng thời xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập
hồ sơ cho UBND quận Tây Hồ , TP. Hà Nội. Đây là căn cứ quan trọng để tôi đánh
giá chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ khi tiến hành tìm hiểu
thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND
quận Tây Hồ trong Chương 2.

17

Chương 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ
2.1.1. Vị trí, chức năng
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện
thuộc TP. Hà Nội, được công bố thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định 69/CP
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, là
vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía Tây Bắc
của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ
Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xn La, Phú Thương. Phía đơng giáp quận Long Biên;
Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía
bắc giáp huyện Đơng Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có
chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa
giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và
phía đơng là sơng Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực xung quanh Hồ
Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ cơng truyền thống. Với
các cơng trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây, tạo cho Tây
Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HÐND cùng cấp nhằm bào đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn; Thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

18

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Đề thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở, UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ, quyền hạn trong mọi lĩnh vực từ kinh tế,
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thương mại, dịch
vụ và du lịch, giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin và thể dục thể thao, khoa
học, công nghệ, tài ngun và mơi trường, quốc phịng, an ninh và trật tự, an tồn
xã hội và trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, thi hành
pháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND quận Tây Hồ tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
làm việc theo chế độ thủ trưởng gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch và 5 Ủy viên.
Hiện nay, hệ thống tổ chức của UBND quận Tây Hồ có 12 phịng chun mơn[Phụ
lục 01].
2.1.4. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý
của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính cấp huyện, chịu trách nhiệm
trước HĐND và UBND TP. Hà Nội quản lý về các lĩnh vực: Chính trị - Xã hội,
Quốc phịng - an ninh, xây dựng chính quyền, kinh tế, tài nguyên, môi trường, giáo
dục, xây dựng, thương mại ... trên địa bàn quận Tây Hồ , vì thế thành phần tài liệu
hình thành trong hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ rất phong phú về thể
loại, đa dạng về nội dung, đầy đủ loại hình tài liệu, cụ thể có những loại tài liệu chủ
yếu: Tài liệu hành chính, Tài liệu khoa học kỹ thuật và cơng nghệ, Tài liệu nghe
nhìn với nội dung tài liệu đa dạng, phong phú, chứa đựng nội dung hoạt quản lý nhà
nước trên nhiều lĩnh vực khác nhau: tài liệu về y tế, kinh tế, tài chính, tài nguyên –
mơi trường, quản lý đơ thị, tư pháp, văn hóa – thông tin …

19

2.2. Thực trạng công tác lập hồ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.2.1. Tổ chức công tác lập hồ sơ
2.2.1.1. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ
Hàng năm UBND quận Tây Hồ ban hành các văn bản chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về công tác lập hồ sơ: Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu
trữ các đơn vị trên địa bàn quận; Tổ chức kiểm tra công tác lập hồ sơ; Xây dựng kế
hoạch lập hồ sơ; Tổ chức tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác lập hồ sơ (Ví dụ:
Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 6031/KH-UBND ngày 03/6/2019 về tổ chức bồi
dưỡng công tác văn thư, lưu trữ năm 2019).
Việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Sở
Nội vụ TP. Hà Nội tổ chức cũng được thực hiện.
Năm 2020, có 6/12 phịng chun môn cử cán bộ công chức tham dự các lớp
tập huấn lập hồ sơ công việc do Sở Nội vụ TP. Hà Nội tổ chức (phòng Thanh tra,
phòng Giáo dục và Đào tạo, phịng Tài chính Kế hoạch, phịng Tài ngun Mơi
trường, phịng Kinh Tế, phịng Tư pháp).
Cán bộ, cơng chức chuyên môn người được giao giải quyết công việc trong
đơn vị đã có ý thức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tại
nhiều phịng chun mơn cán bộ, cơng chức đã thực hiện tương đối tốt công tác lập
hồ sơ khi giải quyết công việc (Thanh tra quận Tây Hồ , phịng Tài chính – Kế
hoạch, phịng Nội vụ, phịng Tư pháp).
Tuy nhiên thực tế vẫn cịn nhiều cơng chức chun môn trong xem nhẹ công
tác lập hồ sơ khi giải quyết cơng việc. Qua tìm hiểu việc lập hồ sơ khi giải quyết
cơng việc vẫn cịn tình trạng chưa thực hiện việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc
hay coi việc lập hồ sơ là trách nhiệm của nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ.
Như vậy, có thể thấy lãnh đạo, cán bộ công chức UBND quận Tây Hồ đã có
sự quan tâm nhất định đến cơng tác lập hồ sơ, tuy nhiên có thể nhận thấy sự quan
tâm đã có nhưng chưa đủ. Nhiều cán bộ chuyên môn khi giải quyết công việc chưa
lập hồ sơ hoặc lập theo hình thức đối phó, lập cho có… nhưng chưa có biện pháp xử

lý. Hiện nay Văn phịng HĐND và UBND quận thực hiện theo dõi việc thực hiện

20


của các cơ quan, đơn vị và phối hợp phòng Nội vụ chấm điểm thi đua theo tiêu chỉ
"6 không 4 có" đối với các phịng chun mơn khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ
nhưng thực chất chỉ mang tính hình thức. Việc kiểm tra chất lượng của hồ sơ được
lập không được chú ý. Cán bộ chuyên mơn có lập hồ sơ hay khơng, lập hồ sơ có
đúng hay khơng, hồ sơ lập có đảm bảo chất lượng hay không ... không được đề cập
đến trong nội dung kiểm tra hàng năm.
2.2.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ.
Việc ban hành văn bản chỉ đạo công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ đã
được thực hiện, trong đó có một số văn bản chủ yếu sau:
+ Công văn số 1444/UBND-NV ngày 09/03/2018 về việc triển khai thực
hiện chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 09 năm 2017 của Chính phủ về tăng
cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử.
+ Công văn số 4394/UBND-NV ngày 14/6/2018 của Chủ tịch UBND quận
Tây Hồ về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ;
+ Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND quận Tây Hồ về
ban hành quy chế công tác văn thu, lưu trữ;
Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của UBND quận Tây Hồ , tại UBND quận
Tây Hồ các phòng chuyên môn đã ban hành các văn bản hướng dẫn cơng tác văn
thư lưu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng của đơn vị mình.
Qua Báo cáo công tác văn thư năm 2020 các đơn vị gửi cho phòng Nội vụ,
tại UNBN quận Tây Hồ , có 9/12 phịng chun mơn đã xây dựng và ban hành Quy
chế cơng tác văn thư lưu trữ: 12/12 phịng chuyên môn đã xây dựng, ban hành Danh
mục hồ sơ nộp lưu hàng năm. Tuy nhiên chưa có đơn vị nào xây dựng được bản
Hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

2.2.1.3. Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn
công tác lập hồ sơ.
Qua báo cáo kiểm tra công tác văn thư lưu trữ hàng năm tại UBND quận Tây
Hồ , tác giả thấy rằng các đơn vị hiện đang triển khai văn bản quy định, hướng dẫn

21


cơng tác lập hồ sơ phổ biến bằng hình thức dán bảng tin, chưa có phịng chun
mơn nào tổ chức được các Hội nghị chuyên đề.
Qua tìm hiểu tại các phịng chun mơn thuộc UBND quận Tây Hồ thì việc
triển khai các hoạt động công tác lập hồ sơ đã được nghe triển khai thông qua các
buổi sinh hoạt chuyên môn, thông qua Hội nghị triển khai chuyên đề, thông qua các
lớp tập huấn, thơng qua hình thức khác như qua văn bản, họp cơ quan. Cho thấy,
công tác triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan tại UBND quận Tây Hồ chưa tốt, cần phải
tăng cường triển khai trong thời gian tới để đảm bảo mỗi các bộ, công chức khi thực
hiện nhiệm vụ nắm được nội dung của công tác này khi giải quyết công việc.
2.2.1.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ
Qua các báo cáo về công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ thì việc
kiểm tra, đánh giá về cơng tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện
nhưng chưa thường xuyên. Hàng năm, dưới sự tham mưu của phòng Nội vụ,
UBND quận Tây Hồ đã xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trên
địa bàn quận. Trong các Kế hoạch kiểm tra nêu rõ Mục đích, yêu cầu; Đối tượng
kiểm tra; Nội dung, thời gian, thành phần kiểm tra; Tổ chức thực hiện ...
Sau mỗi đợt kiểm tra phòng Nội vụ ban hành báo cáo kết quả kiểm tra gửi
các đơn vị được kiểm tra để rút kinh nghiệm đối với những lĩnh vực đã làm được và
chưa làm được trong công tác văn thư, lưu trữ ...
Tuy nhiên qua kế hoạch kiểm tra được ban hành, mỗi năm trên địa bàn quận
Tây Hồ chỉ có 5 cơ quan, đơn vị được kiểm tra, đối tượng trong mỗi đợt kiểm tra

thông thường gồm: 2 phịng chun mơn, 1 đơn vị sự nghiệp và UBND 2 phường.
Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ cơng tác văn thư, lưu trữ trong đó cơng tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là một phần nhỏ trong nội dung kiểm
tra. Các đợt kiểm tra chuyên về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ, kiểm tra giữa các phịng chun mơn trong UBND quận Tây Hồ hay kiểm
tra của các đơn vị quản lý cấp trên rất ít được thưc hiện.

22


Trong giai đoạn từ năm 2018 đến tháng 6/2021 UBND quận Tây Hồ có 02
đợt kiểm tra về cơng tác văn thư lưu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng
của cơ quan quản lý cấp trên về công tác văn thư lưu trữ.
Việc kiểm tra của bộ phận chuyên môn phụ trách công tác văn thư lưu trữ
từng phòng hay kiểm tra chéo giữa các bộ phận về công tác lập hồ sơ tại UBND
quận Tây Hồ chưa được thực hiện. Kết quả kiểm tra chủ yếu đánh giá việc có hay
khơng văn bản hướng dẫn, chưa quan tâm đến quy trình lập hồ sơ cũng như chất
lượng hồ sơ được lập ... Do vậy hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ
chưa cao, chưa có biện pháp xử lý đối với trường hợp chưa lập hồ sơ khi giải quyết
công việc hoặc lập cho có, khơng có hiệu quả.
2.2.1.5. Cơng tác tổ chức, bố trí cơng chức làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ
Bộ phận văn thư cơ quan, là bộ phận có nhiệm vụ chủ yếu trong việc hướng
dẫn, đôn đốc công tác lập hồ sơ ở mỗi đơn vị. Hiện nay bộ phận này tại UBND
quận Tây Hồ đang được bố trí như sau:
- Về nhân sự: Tại 12 phịng chun mơn thuộc quận Tây Hồ được bố trí 23
người làm cơng tác văn thư lưu trữ, trong đó có 10 cơng chức chun trách cơng tác
văn thư lưu trữ thuộc 8 phịng chun mơn.
- Về trình độ chun mơn, nghiệp vụ: Chủ yếu là trình độ đại học: 12 người
(chiếm tỷ lệ 52%) trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 1 người (chiếm tỷ lệ
4%). Cịn lại là trình độ cao đẳng: 2 người (chiếm tỷ lệ 9%); trung cấp: 7 người

(chiếm tỷ lệ 30%) trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 3 người (chiếm tỷ lệ
13%); sơ cấp, ngắn hạn văn thư lưu trữ: 2 người (chiếm tỷ lệ 9%).
- Về độ tuổi: Chủ yếu là độ tuổi từ 31 – 40: 11 người (chiếm tỷ lệ 48%); kế
tiếp là độ tuổi từ 30 tuổi trở xuống: 8 người (chiếm tỷ lệ 35%); độ tuổi từ 41 trở lên
chiếm tỷ lệ thấp.
2.2.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ
Trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ gồm nhiều loại khác nhau chủ yếu
là bìa, hộp, cặp, giá, kệ… giúp cho việc lập hồ sơ được thuận lợi, hồ sơ được bảo vệ
an toàn, chống những tác nhân có hại cho hồ sơ, tài liệu.

23


Việc trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây
Hồ được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây. UBND quận Tây Hồ đã
quan tâm mua sắm các thiết bị phục vụ cơng tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba
dây, các văn phịng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ. Việc mua sắm,
trang bị chủ yếu được thực hiện theo nhu cầu của công việc. Đối với trang thiết bị
có giá trị lớn như giá, kệ được thực hiện theo kế hoạch mua sắm hàng năm (thơng
qua dự tốn được lập hàng năm).
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ
Theo Báo cáo cơ sở cơng tác văn thư năm 2020, có 12/12 phịng chun mơn
đã xây dựng được Danh mục hồ sơ.
Theo kết quả tìm hiểu, căn cứ chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ ở các
phịng chun mơn chủ yếu dựa vào Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, một căn cứ cơ bản và
quan trọng nhất là Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan lại ít được
chú ý khi xây dựng Danh mục hồ sơ. Điều đó cho thấy một số cán bộ làm công tác
văn thư không nắm rõ các căn cứ cần thiết khi xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm

hay bản thân họ cũng khơng được triển khai, góp ý, lấy ý kiến khi cơ quan tiến hành
xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thậm chí họ cũng khơng biết trong đơn vị
có Danh mục hồ sơ hoặc Danh mục hồ sơ là gì và được dùng để làm gì.
Cán bộ, cơng chức chưa nhận thức đúng về Danh mục hồ sơ cũng như chưa
căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ. Thực tế cán bộ, công chức chỉ lập hồ sơ
khi phát sinh cơng việc hay thậm chí có nhiều cơng chức chun mơn khơng lập hồ
sơ khi giải quyết công việc.
Theo quy định, mỗi năm căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh, công chức
chuyên môn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ được hoàn thiện sát
với thực tế của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ ở các phịng
chun mơn thuộc UBND quận Tây Hồ đang xây dựng theo kiểu đối phó, để chấm
điểm thi đua vào cuối năm nên chất lượng của Danh mục hồ sơ khơng có.

24


Một nguyên nhân quan trọng khác là UBND quận Tây Hồ chưa xây dựng
được Danh mục hồ sơ nên thiếu văn bản hướng dẫn để các đơn vị triển khai xây
dựng ở đơn vị mình. Lý do đưa ra là chưa có sự thống nhất giữa các phịng chun
mơn về trách nhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ. Văn thư phòng Nội vụ cho rằng
việc ban hành Danh mục hồ sơ cho UBND là nhiệm vụ của Văn phòng UBND bởi
đây là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND, hơn nữa việc thu thập, tổng hợp dữ
liệu để xây dựng Danh mục hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên văn thư thuộc Văn
phịng UBND quận Tây Hồ thì cho rằng việc tham mưu công tác vãn thư lưu trữ của
UBND quận Tây Hồ thuộc phòng Nội vụ nên xây dựng Danh mục hồ sơ cho quận
phải do phòng Nội vụ thực hiện.
2.2.2.2. Lập hồ sơ
- Trách nhiệm lập hồ sơ:
Khi tìm hiểu về trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, tác nhận thấy cịn nhiều
cơng chức, viên chức cho rằng đó là nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ

quan. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của hồ sơ, bởi nếu cán bộ, công
chức khi lập hồ sơ không xác định được trách nhiệm vụ mình dẫn đến thiếu trách
nhiệm trong lập hồ sơ thì việc thẩm định chất lượng để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ
đối với lưu trữ hiện hành trở nên rất khó khăn.
- Việc lập hồ sơ nguyên tắc:
Để giải quyết công việc nhanh, hiệu quả, đúng quy định thì việc lập hồ sơ
nguyên tắc là cần thiết. Việc lập hồ sơ nguyên tắc được thực hiện khá tốt ở một số
phịng chun mơn như: Phịng Tài ngun – Mơi trường, phịng Thanh tra, phịng
Tư pháp... Tại các phịng này cơng chức chun mơn đã chủ động trong việc lập hồ
sơ nguyên tắc như: in bìa hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn vào hồ sơ. Tuy nhiên, nhìn chung hầu hết việc lập hồ sơ nguyên tắc
chưa được thực hiện đúng theo quy định. Hồ sơ nguyên tắc của các phịng chun
mơn chủ yếu là tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chun
mơn nghiệp vụ trong bìa cong và được lưu theo năm ban hành văn bản, chưa được
lập thành từng mảng công việc cụ thể để dễ dàng hơn cho công chức chuyên môn

25