Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.38 MB, 87 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI
CỤC TRỒNG TRỌT – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG
THÔN – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Khoa
Lớp
:
:
:
:
Ths. Đỗ Thị Thu Huyền
Lưu Thị Hà Giang
Quản trị văn phòng
ĐH QTVP12A
MSSV
: 1205QTVA014
Hà Nội – 2016
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... 1
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................... 2
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT ................................................................... 3
A.
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 4
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 4
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .............................................................................. 5
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................ 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 7
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 7
6. Giả thuyết nghiên cứu..................................................................................... 8
7. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 8
B. PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................. 9
Chương 1 .................................................................................................................. 9
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT ...................................... 9
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý ...................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước ............... 9
1.1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................... 9
1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý......................................................................... 10
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ........................................................ 10
1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý ............................................................... 11
1.1.2.1. Chức năng thông tin ................................................................................ 11
1.1.2.2. Chức năng quản lý................................................................................... 12
1.1.2.3. Chức năng pháp lý................................................................................... 13
1.1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý ......................................................... 13
1.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật ................................................................... 13
1.1.3.2. Văn bản hành chính ................................................................................. 13
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
2
Khoa: Quản trị Văn phòng
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.3.3. Văn bản chuyên ngành ............................................................................ 15
1.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản..................... 15
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền .............................................................................. 15
1.2.2. Yêu cầu về nội dung .................................................................................. 15
1.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............... 16
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ ................................................................................. 17
1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Trồng trọt – Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ......................................................... 21
1.3.1. Vị trí và chức năng .................................................................................... 21
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................................. 22
1.3.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................... 24
Chương 2 ................................................................................................................ 26
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ ............... 26
CỦA CỤC TRỒNG TRỌT .................................................................................. 26
2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt ...... 26
2.2. Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt ........................................... 28
2.3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt .. 29
2.4. Ngôn ngữ văn bản quản lý của Cục Trồng trọt .......................................... 38
2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt .. 40
2.6. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục
Trồng trọt ....................................................................................................... 50
2.6.1. Ưu điểm......................................................................................................... 50
2.6.2. Hạn chế ......................................................................................................... 51
2.6.2.1. Về nội dung văn bản ................................................................................... 51
2.6.2.2. Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản .................................... 53
2.6.2.3. Về ngôn ngữ trong văn bản ........................................................................ 56
2.6.2.4. Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản............................................. 57
2.6.3. Nguyên nhân ................................................................................................ 58
Chương 3 ................................................................................................................ 61
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
3
Khoa: Quản trị Văn phòng
Khóa luận tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO ................ 61
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT ............................................ 61
3.1. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ........ 61
3.2. Xác định và tìm hiểu rõ thẩm quyền ban hành văn bản ............................ 62
3.3. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản ....................... 62
3.4. Kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật ............................................. 63
3.5. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản
lý văn bản ....................................................................................................... 64
3.6. Thực hiện tốt công tác lưu trữ ...................................................................... 66
3.7. Một số giải pháp khác .................................................................................... 67
3.8. Một số mẫu văn bản tham khảo cho Cục Trồng trọt. ................................ 67
C. PHẦN KẾT LUẬN ............................................................................................ 69
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 70
PHỤ LỤC I: Sơ đồ tổ chức bộ máy Cục Trồng trọt ............................................... 72
PHỤ LỤC II: Mẫu các văn bản ............................................................................... 73
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
4
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Khóa luận “ Cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng
trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp” được
hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên
Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Để hồn thành khóa luận này, tơi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới
ThS. Đỗ Thị Thu Huyền - người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ
tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Chánh
văn phịng Nguyễn Hồng Việt – người đã có những lời khuyên chân thành, góp ý,
tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành bài khóa luận này.
Tôi xin cảm ơn tới quý thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc
biệt là quý thầy, cơ trong Khoa Quản trị văn phịng đã giảng dạy tôi trong suốt thời
gian qua.
Hà Nội, tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Lưu Thị Hà Giang
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
1
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Khóa luận này được hồn thành dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu
Huyền, tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, nếu sai tơi xin
hồn tồn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Lưu Thị Hà Giang
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
2
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
TT
GPNK
Trồng trọt
Giấy phép nhập khẩu
ĐPB
Đất phân bón
CLT
Cây Lương thực
VPPN
VP
KHTC
Văn phịng phía Nam
Văn phịng
Kế hoạch tài chính
CCN
Cây cơng nghiệp
CĂQ
Cây ăn quả
QLCL-MT
KKNGSPCT QG
KKNPBQG
QLNN
VBQPPL
BNN-PTNT
PB
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
Quản lý chất lượng – môi trường
Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây
trồng Quốc gia
Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia
Quản lý nhà nước
Văn bản quy phạm pháp luật
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn
Phân bón
3
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển của đất nước, bộ máy nhà nước đã có những bước
phát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng sự nhân dân. Để đảm bảo sự
lãnh đạo, chỉ đạo tập trung, thống nhất của nhà nước, công tác truyền tải thông tin
chỉ đạo từ trên xuống dưới về chủ trương, chính sách và phản ánh thực tiễn từ dưới
lên để báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất những ý kiến, bất cập để điều chỉnh, bổ
sung ngày càng cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến nhất là bằng hình
thức văn bản. Chính vì vậy, cơng tác văn bản đã được áp dụng với nhiều sáng kiến,
đổi mới, với tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiến tiến được phục vụ vào công tác này,
đặc biệt là giai đoạn bùng nổ công nghệ thơng tin như hiện nay, nối mạng tồn cầu,
cơng tác văn bản đã trở thành đơn giản khi trao đổi thơng tin giữa các quốc gia trên
tồn thế giới.
Văn bản ngày nay đang được áp dụng phổ biến tại các cơ quan, đơn vị trong hệ
thống chính trị (Đảng, chính quyền, các đồn thể chính trị xã hội...), là hình thức
chuyển thơng tin cơ bản nhất, có tính pháp lý cao, đang được sử dụng rộng rãi.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với
nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương tiện thông
tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của Nhà nước sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn
nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính
nhà nước trong giải quyết cơng việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm
đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng
cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Cục Trồng trọt – một tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước, tổ chức
thực thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
4
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng. Hệ thống văn bản được ban hành
để quản lý các tổ chức tham mưu, giúp việc cho Cục và chỉ đạo sản xuất nông
nghiệp trên địa bàn cả nước sản sinh với khối lượng rất lớn và chiếm một vị trí hết
sức quan trọng, một mắt xích khơng thể thiếu được và là phương tiện căn bản nhất
trong hoạt động của Cục. Là một sinh viên năm thứ 4, chuyên ngành QTVP tơi ý
thức được ý nghĩa cũng như vai trị rất quan trọng của công tác “Soạn thảo văn bản
quản lý” của Cục Trồng trọt nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung.
Với điều kiện và khả năng của bản thân, cùng với giới hạn của đề tài nghiên
cứu, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng
và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về cơng tác công văn, giấy tờ và hệ thống
văn bản quản lý.
PGS. Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí nghiên cứu
về các mặt của cơng tác công văn, giấy tờ: “Thể chế văn bản quản lý giấy tờ trong
nên hành chính dưới triều Lê Thánh Tơng”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1993.
“Thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước phong kiến triều
Nguyễn”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1994.
Đặc biệt PGS.Vương Đình Quyền đã có cuốn “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư”, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2011 cũng đã đề cập tới
công tác soạn thảo và ban hành văn bản – Một trong những nội dung cơ bản của
công tác văn thư.
Luận án Tiến sĩ của tác giả Vũ Thị Phụng nghiên cứu về “ Văn bản quản lý
Nhà nước thời Nguyễn (1802 – 1884)” đã tiến hành khảo cứu và giới thiệu với
người đọc các loại văn bản QLNN đã được ban hành, sử dụng trong thời Nguyễn
về tên gọi, thẩm quyền ban hành (tác giả) và chức năng (công dụng) và giới thiệu
những quy định của triều Nguyễn về vấn đề soạn thảo, ban hành và giải quyết các
văn bản Quản lý Nhà nước. Luận án đã góp phần giúp độc giả cũng như người
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
5
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
nghiên cứu nắm được quá trình hình thành, quy trình chuyển giao xử lý văn bản,
những đặc điểm về mặt hình thức và nội dung của các văn bản quản lý nhà nước
thời Nguyễn đồng thời giúp chúng ta thấy được những nhận thức, quan điểm và
biện pháp của Nhà nước triều Nguyễn trong lĩnh vực quản lý nói chung, quản lý
hành chính nói riêng. Đề tài cũng đã đề xuất một số kiến nghị về công tác xây
dựng, ban hành và quản lý văn bản của nhà nước ta hiện nay nhằm góp phần đẩy
mạnh cơng cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam; đồng thời đưa ra một số kiến
nghị về việc tổ chức lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng các VBQLNN thời
Nguyễn với tư cách là một nguồn sử liệu.
Ngồi ra, trên tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có một số bài viết của các tác giả,
nghiên cứu một số mặt của công tác công văn, giấy tờ dưới các triều đại phong
kiến Việt Nam: “Thử tìm hiểu vài nét về cơng tác cơng văn giấy tờ của một vài
triều đại phong kiến Việt Nam” của Nguyễn Xuân Nung trên tạp chí Lưu trữ hồ sơ
số 04/1972; Mộc bản Hoàng Việt luật lệ - bộ luật Gia Long của Phạm Thị Huệ Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 08/2007.
Các tác giả Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn
Mạnh Cường cũng đã nghiên cứu về hệ thống, những vấn đề lý luận của văn bản
quản lý Nhà nước, trình bày kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý Nhà nước
và đã xuất bản giáo trình: “Văn bản quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận và
kỹ thuật soạn thảo”, nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam (2013). Giáo trình “Soạn
thảo ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Triệu Văn Cường
cũng đã đề cập đến nội dung về công tác soạn thảo, bành hành văn bản, công tác
văn thư do các cơ quan Nhà nước ban hành.
“Tập bài giảng” của giảng viên Khoa quản trị văn phịng cũng đã nghiên cứu
về các quy trình, các bước soạn thảo và ban hành một văn bản.
Tuy nhiên, nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng
trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn thì vẫn cịn hạn chế, chưa có đề tài
nào nghiên cứu sâu về vấn đề này. Vì vậy, chúng tơi tìm hiểu và nghiên cứu về đề
tài này.
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
6
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu chung: Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý của Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đồng
thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản quản lý
của Cục Trồng trọt.
- Mục tiêu cụ thể:
+ Nghiên cứu, tìm hiểu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể thức, kỹ
thuật trình bày, ngơn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
+ Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý của Cục Trồng trọt, tìm ra nguyên nhân.
+ Đưa ra một số giải pháp để xây dựng và góp phần nâng cao hiệu quả công tác
soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “ Công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt –
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp” hướng đến
giải quyết và làm rõ những nhiệm vụ cụ thể:
- Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của Cục Trồng trọt;
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt;
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác công tác soạn thảo văn
bản quản lý của Cục Trồng trọt.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Cục Trồng trọt – trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn, đề tài tập trung nghiên cứu công
tác soạn thảo văn bản của Cục Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn từ năm 2014 đến nay.
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
7
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hệ thống văn bản quản lý của Cục Trồng trọt vẫn còn một số hạn chế, vi
phạm về thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các phần thể thức, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tổng hợp, sưu tầm, thống kê số
lượng văn bản của Cục Trồng trọt soạn thảo và ban hành từ năm 2014 phục vụ cho
đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích lý luận: Phân tích lý luận hình thành định hướng
cho bài nghiên cứu.
- Phương pháp toán học: Xử lý các số liệu thu thập được trong quá trình
nghiên cứu, làm cho các kết quả nghiên cứu trở nên chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Phát hiện các vấn đề cần giải quyết để
nêu lên giả thuyết về những mối liên hệ có tính quy luật giữa các tác động và kết
quả, đồng thời kiến nghị các biện pháp, giải pháp để bổ khuyết thiếu sót và hồn
thiện cho bài nghiên cứu.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương bao gồm:
Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản
quản lý của Cục Trồng trọt
Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản quản lý
của Cục Trồng trọt
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
8
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng
ngôn ngữ ln ln được thực qua q trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản
phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các
lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước”
của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 có
viết khái niệm về văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện
bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ
ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của q trình
sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [16; 10]. Một số tác giả khác lại có
khái niệm về văn bản như sau:
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong
nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã
hội và văn bản quản lý Nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thực thể
hiện khác nhau.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.
Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hồn chỉnh
về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất
định. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực,
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
9
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân
tộc. Vì vậy văn bản quản lý nhà nước luôn được thể hiện bằng một hình thức đặc
biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác nhau. Đã có rất nhiều cơng trình nghiên
cứu, nhiều xuất bản phẩm đề cập đến văn bản nói chung, văn bản quản lý nói
riêng.
1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý
Văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động
quản lý, chúng được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Trong giáo trình Quản lý hành chính nhà nước của Học viện Hành chính
Quốc gia (tập II) do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đưa ra định
nghĩa: “ Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng văn
bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể
thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm
phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể” [4; 405].
Trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản
Chính trị quốc gia – 1997), PGS.TS Nguyễn Văn Thâm cũng đã đề cập đến khái
niệm này: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan
nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện
để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vị quản lý của nhà nước. Văn bản
quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [12;
26]. Cùng với đó, cũng có một số cơng trình nghiên cứu của các tác giả nhưng
khơng đưa ra định nghĩa.
Như vậy có thể hiểu: “Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo
thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”.
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
10
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trị hết sức quan trọng đối với hoạt động
quản lý của các cơ quan Nhà nước, là công cụ không thể thiếu được trong hoạt
động của các cơ quan Nhà nước, giúp các cơ quan Nhà nước ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý của mình đến những đối tượng có liên quan.
Mặt khác, thơng qua văn bản, Nhà nước có thể kiểm tra và nắm bắt được tình
hình tự hiện các quyết định quản lý của mình trong thực tiễn; và trên cơ sở đó, có
thể duy trì hoặc điều chỉnh các quyết định quản lý của mình cho phù hợp và có
hiệu quả hơn đối với hoạt động của cơ quan. Văn bản QLNN còn là phương tiện để
các cơ quan nhà nước năm bắt được các thông tin và tình hình thực hiện các quyết
định quản lý của mình trong thực tiễn và trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
Vì vậy, văn bản QLNN là cơng cụ không thể thiếu được trong hoạt động của
các cơ quan Nhà nước, đồng thời văn bản QLNN nếu được lưu trữ lại cịn có giá trị
như một nguồn sử liệu quan trọng giúp các nhà sử học nghiên cứu một cách toàn
diện về những thời kỳ, những giai đoạn lịch sử đã qua.
1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý
1.1.2.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bản
quản lý Nhà nước nói riêng, văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi
chép thông tin và truyền đạt thơng tin. Đó là thơng tin về các sự vật, hiện tượng
xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về pháp luật, quy định, quyết
định quản lý của bộ máy Nhà nước.
Chữ viết ra đời văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan
trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và
thời gian của việc thơng tin bằng ngơn ngữ nói và trở thành một một động lực thúc
đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.
Nhờ chữ viết và văn bản, ngày nay chúng ta mới nắm và hiểu rõ tiến trình
lịch sử của nhân loại cũng như lịch sử hàng ngàn năm dựng nước và giữ nước của
cha ông ta. Ở mọi thời kỳ lịch sử, Nhà nước của giai cấp thống trị đều có ý thức sử
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
11
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
dụng chữ viết để văn bản hóa các thơng tin cần truyền đạt nhằm phục vụ hoạt động
quản lý.
Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan tổ chức khối lượng
thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên, từ
cơ quan này sang cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để
thỏa mãn nhu cầu này cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: Băng từ,
điện ảnh, đĩa DVD… và truyền tải thông tin như: Điện thoại, điện báo, truyền
thanh, truyền hình, internet… Tuy nhiên hình thức bằng văn bản vẫn là hình thức
có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý. Vì vậy thơng tin bằng văn
bản là hình thức thơng tin chủ yếu được các cơ quan Nhà nước sử dụng để đảm
bảo cho hoạt động quản lý của mình.
1.1.2.2. Chức năng quản lý
Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện để cơ quan Nhà nước nói chung
thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Trong công tác quản lý văn bản được dùng nhiều vào mục đích: Truyền đạt
các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc và thực hiện các quyết định, phản ánh,
báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ trao đổi với các cán bộ, cơ quan. Trong đó
khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ
trương, chính sách, các biện pháp, cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch…Các
thơng tin cần văn bản hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác
đến cơ quan đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành giúp cho các đối tượng
thực hiện nội dung được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác các quyết định
được văn bản hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành
theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp
hành nghiêm chỉnh.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện
để truyền đạt, là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động
quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa
học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
12
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong
các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của các
thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý.
1.1.2.3. Chức năng pháp lý
Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy
phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan.
Công tác quản lý Nhà nước phải dựa trên cơ sở pháp luật thành văn, đó là
Hiến pháp, luật, bộ luật, các văn bản dưới luật như pháp lệnh, nghị quyết, nghị
định, quyết định mà Nhà nước ta sử dụng để đề ra các quy phạm pháp luật thuộc
các lĩnh vực khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là công cụ mà Nhà nước sử dụng để điều chỉnh
các quan hệ xã hội. Văn bản quản lý Nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính
thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng chữ ký của người có thẩm quyền, đóng
dấu trên văn bản đó. Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành có
giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành, trong trường hợp cần thiết có thể làm
bằng chứng truy cứu trách nhiệm.
1.1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý
1.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản
quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo
đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.
Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì khơng phải là
văn bản quy phạm pháp luật.
1.1.3.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp
dụng pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hành chính
hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ
thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
13
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban
hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành
chính thơng thường.
- Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp
luật, do cơ quan, cơng chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục
nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước.
Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
- Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản có nội dung chứa đựng
các thơng tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như
triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá
kết quả... các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên
kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân...Đây là một hệ thống văn
bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
+ Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án,
chương trình, kế hoạch, thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại
giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu gửi,
phiếu báo, phiếu trình...).
+ Văn bản khơng có tên loại: cơng văn
Tổng hợp 02 loại văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành chính
thơng thường), theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm 32 loại sau: nghị
quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo,
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
14
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
1.1.3.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành
của một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ
quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này đều phải tuân
theo quy định của các cơ quan đó, khơng được tùy tiện thay đổi nội dung và hình
thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan tới nhiều nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: Tài chính, ngân hàng, y tế, văn hóa, giáo dục…
1.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền
về hình thức:
Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Có nghĩa là hệ thống văn bản
phải được ban hành đúng thẩm quyền theo trật tự pháp lý quy định, không có sự
chồng chéo, mâu thuẫn giữa các cơ quan.
Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn bản đã
được quy định. Ví dụ: Chính phủ có thẩm quyền ban hành Nghị định.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản, thể hiện
đúng đắn thực tế khách quan và đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
- Phù hợp với đường lối, chủ trường, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật.
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được
trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
15
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về luật pháp, chủ trương
chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và quản lý
thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật
phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết lợi ích hài hịa giữa lợi ích Nhà
nước và lợi ích của quần chúng nhân dân.
Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết tổng kết cơng tác hoặc văn bản có
nội dung đề nghị kiến nghị, trả lời… thì phải nêu đúng tình hình thực tế, khơng
được thêm bớt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thơng tin và số liệu
đưa vào văn bản phải qua xử lý nghiêm túc, đảm bảo chính xác và đầy đủ, các ý
kiến đề xuất, các nhận xét và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế.
1.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản phải đảm bảo chính xác, thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thành
phần thể thức, được quy định trong khoản 3 điều 1 của Nghị định 09/2010/NĐ –
CP về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Thể thức văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung của văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
16
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngồi được thực hiện theo thơng lệ quốc tế.
1.2.4. u cầu về ngôn ngữ
Trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn phong ngơn ngữ là
yếu tố hết sức quan trọng. Cách diễn đạt và lối hành văn góp phần tạo nên tính
nghiêm túc, uy quyền của văn bản quản lý nhà nước, trở thành đặc trưng để phân
biệt với những loại văn bản khác. Yếu tố này cũng thể hiện trình độ, văn hóa của
đơn vị soạn thảo và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của cơng tác
quản lý.
Thứ nhất, tính chính xác
Các văn bản quản lý nhà nước luôn chứa đựng các thơng tin quản lý hoặc
cácquyết định quản lý, vì vậy ngơn ngữ chính xác là điều kiện đầu tiên cần thiết để
phản ánh tình hình và giao nhiệm vụ một cách đúng đắn. Văn bản quản lý nhà
nước luôn cần được diễn đạt bằng ngôn ngữ chung để người đọc chỉ tiếp nhận
thông tin với một cách hiểu duy nhất và giống nhau, đúng như nội dung văn bản
mong muốn truyền đạt, không gây hiểu lầm.
Đối với văn bản QLNN, ngơn ngữ chính xác, mạch lạc là một u cầu đặc
biệt quan trọng. Nếu có sự diễn đạt khơng rõ ràng, thiếu chính xác, mơ hồ, văn
phong khơng đảm bảo tính chuẩn mực thì sẽ hậu quả khơn lường. Do vậy, nội
dung văn bản phải được hiểu rõ ràng, nhất quán, cụ thể, chính xác. Sự thiếu chính
xác trong từ ngữ sẽ dẫn đến nội dung văn bản bị bóp méo, xuyên tạc, ảnh hưởng
đến chất lượng quản lý nhà nước.
Thứ hai, tính phổ thơng đại chúng
Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lý nhà nước là nhiều tầng lớp nhân dân
cả nước, rất đa dạng về nhận thức và trình độ. Do vậy, địi hỏi khi soạn thảo văn
bản quản lý nhà nước nói chung là phải có tính phổ thơng, đại chúng. Để đảm bảo
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
17
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
tính phổ thông đại chúng, ngôn ngữ phải dể hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu. Ngôn ngữ
trong các văn bản hành chính trước hết phải tuân theo những quy tắc chung của
ngôn ngữ tiếng Việt, không thể tách rời ngôn ngữ thông dụng của nhân dân. Đảm
bảo yêu cầu này cần tránh hết sức việc sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng từ
toàn dân. Ngoài ra, những từ cổ, từ ngữ vay mượn của nước ngồi, tiếng lóng để
khơng gây khó hiểu cho mọi đối tượng tiếp nhận văn bản.
Thứ ba, tính khách quan phi cá tính
Văn bản QLNN nói chung, văn bản hành chính nói riêng là tiếng nói của cơ
quan cơng quyền, là hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực pháp luật, hành chính nên
yêu cầu rất cao về tính khách quan, phi cá tính khi sử dụng ngơn ngữ.
Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản ln phải nhân danh cơ
quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan cơng quyền, thể hiện
tiếng nói của quyền lực nhà nước nên các cá nhân không được tự ý đưa ra những
quan điểm riêng của mình trong nội dung văn bản. Tiêu chuẩn về tính phi biểu cảm
của ngơn ngữ văn bản quản lý hành chính cũng là đặc điểm mang tính bắt buộc.
Người soạn thảo văn bản khơng được phép thể hiện cảm xúc mang tính cá nhân
đối với nội dung của văn bản.
Thứ tư, tính trang trọng lịch sự
Văn bản hành chính là tiếng nói của chính quyền, là phương tiện hình thành
và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước nên phải đảm bảo yếu tố trang
trọng, tôn nghiêm. Ngôn ngữ văn bản không chỉ dùng để truyền đạt những thơng
tin mang tính hành chính mà cịn mang cả tinh thần luật pháp.
Ngơn ngữ trang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi
hành, làm tăng uy tín của cơ quan nhà nước. Nó cịn thể hiện văn hóa hành chính
của người soạn thảo và cơ quan ban hành văn bản. Hơn nữa, tính trang trọng lịch
sự của ngơn ngữ văn bản cịn thể hiện trình độ văn minh của dân tộc, trình độ quản
lý của nhà nước
Thứ năm, tính khuôn mẫu
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
18
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
Tính khn mẫu của văn bản hành chính là một u cầu rất cao, rất nghiêm
ngặt. Nó đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của cơng văn
giấy tờ ở mỗi cơ quan. Tính khn mẫu của văn bản hành chính là một trong
những yếu tố làm nên văn hóa ở cơng sở.
Trong cơng tác quản lý, lãnh đạo, điều hành, có nhiều cơng văn giấy tờ, thủ
tục trùng nhau do sự lặp đi lặp lại của những tác nghiệp hành chính cụ thể. Khi đó,
những “khn mẫu” văn bản hành chính được hình thành, để khi thực hiện cơng
việc, nhân viên hành chính chỉ cần điền vào các văn bản mẫu đó là có những văn
bản hành chính hồn chỉnh đảm bảo về hình thức, ngôn ngữ, văn phong và nội
dung. Trong những trường hợp khác, có những văn bản được soạn thảo theo những
thuật ngữ hành chính và những cấu trúc ngơn ngữ lặp đi lặp lại (Ví dụ: Khi soạn
thảo quyết định: “Căn cứ...”, “Xét đề nghị của...”, “Phúc đáp công văn
số...”...), đảm bảo những quy tắc này cũng chính là đang xây dựng tính khn mẫu
cho văn bản hành chính.
1.2.5. u cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trong tập bài giảng của giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại
học Nội vụ Hà nội đã nghiên cứu và xây dựng quy trình soạn thảo văn bản bao
gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Đây là bước quan trọng để giúp việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và
chất lượng.
- Phân công soạn thảo:
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặc
pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lập
Ban soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
19
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong
đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Có mấy mục đích? Tính chất
của văn bản là gì? Giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh).
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản
hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành
của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nọi dung phải ngắn
gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan
tới nội dung của vấn đề cần văn bản hóa. Thơng tin cần thu thập là các thơng tin
pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác
nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn
thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định
những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội
dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thơng qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn
thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề cương nhưng đồng thời
vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức
cũng như nội dung.
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mục
đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
20
Khoa: Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khóa luận tốt nghiệp
Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người
đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý và hồn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo
- Trưởng Phịng Hành chính – Tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thể
thức và pháp lý
- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)
duyệt và ký ban hành.
Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề
cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký.
Bước 4: Hồn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình
ký chính thức
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể
thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận
+ Đóng dấu
+ Làm các thủ tục ban hành
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu tại Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo).
1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Trồng trọt – Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
1.3.1. Vị trí và chức năng
Cục Trồng trọt là tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực
Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang
21
Khoa: Quản trị Văn phòng
