Giáo trình Tin học đại cương: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Thu Thủy (Chủ biên)

Chương 4
BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL
Bảng tính điện tử Microsoft Excel (gọi tắt là MS Excel) là một sản
phẩm phần mềm nằm trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi
trường Windows. Đây là phần mềm được dùng rất phổ biến trong cơng tác
quản lý, kế tốn, văn phịng,… MS Excel có nhiều phiên bản khác nhau, từ
MS Excel 5.0 cho Windows 3.1 cho đến hiện nay là MS Excel 2013. Các
phiên bản MS Excel càng cao thì càng được bổ sung nhiều các công cụ hỗ
trợ, các chức năng mới,… Tuy nhiên, các phiên bản khác nhau của MS
Excel đều có những đặc điểm cơ bản sau:
Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng biểu hai chiều.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu.
Đặt lọc, kết xuất dữ liệu.
Trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính ở dưới dạng các đồ thị, biểu đồ.
Cung cấp hệ thống các hàm mẫu như: hàm mẫu toán học, hàm mẫu kế
toán tài chính, hàm mẫu ngày tháng, thời gian, hàm xử lý văn bản,… rất tiện
lợi trong xử lý tính tốn trên các bảng tính.
Có các chức năng phân tích, tính tốn xử lí số liệu như: xác suất, thống
kê, hồi qui tuyến tính, tốn tài chính, …
Tổ chức in ấn các bảng biểu một cách dễ dàng và thuận lợi.
Trong chương này chúng tơi trình bày các thao tác trong MS Excel,
minh họa với phiên bản MS Excel 2010 chạy trên môi trường Windows 7.

4.1. Giới thiệu chung về MS Excel
Trong phần này trình bày các nội dung: Khởi động, màn hình và thốt
khỏi MS Excel; cấu trúc bảng tính MS Excel và một số thao tác với tệp
bảng tính MS Excel. Đây là những thao tác cơ bản nhất đối với bất kì ai
làm việc với một phần mềm chạy dưới mơi trường Windows nói chung và
với MS Excel nói riêng.
106

4.1.1. Giới thiệu chung về Excel
a. Khởi động và thoát khỏi MS Excel
Khởi động
Cũng như các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên môi trường
Windows, để khởi động phần mềm MS Excel có rất nhiều cách, sau đây là
hai cách thường sử dụng như sau:
Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng MS Excel trên màn hình nền.
Cách 2: Kích chuột Start→ All Programs→ Microsoft Office →
Microsoft Excel 2010.
Màn hình
Sau khi khởi động xong trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ của MS
Excel gồm một số thành phần sau:

Hình 4.1: Màn hình Excel
Thanh tiêu đề (Title bar): Ghi ngầm định tên phần mềm là Microsoft
Excel, tên gọi tệp bảng tính (workbook) là Book1, kiểu tệp bảng tính ngầm
định XLSx. Về sau để tiện cho việc quản lý các tệp bảng tính khi lưu lên bộ
nhớ ngồi thì người sử dụng phải đặt lại tên gọi tệp bảng tính đó. Ngồi ra,
bên phải thanh cịn chứa các nút: Minimize (nút thu nhỏ), Maxmize (nút
phóng to) hay Restore (nút phục hồi), Close (nút đóng).

107


Thanh thực đơn (Menu Bar): Thanh thực đơn (thanh Ribbon): Chứa
các thực đơn (tab, thẻ) lệnh thực hiện các chức năng của chương trình có
chứa các thực đơn con đó là: File, Home, Insert, Page Layout, Review,
View, Data, …Trong các thực đơn con có chứa các nhóm, trong các nhóm
lại chứa các nút lệnh. Dưới đây là một số các thực đơn con thường dùng:

* File: Chứa các lệnh liên quan tới các thao tác với tệp Excel tương tự
như Word.
* Home: Chứa các nhóm lệnh:
o Clipboard: Sao chép, di chuyển.
o Font: Font (phông) chữ.
o Alignment: Căn chỉnh lề trong ô, xuống dòng trong ô, gộp ô,
tách ô gộp.
o Number: Định dạng dữ liệu.
o Styles: Định dạng bảng tính.
o Cells: Chèn ơ, cột, hàng, bảng tính; xóa ơ, cột, hàng, bảng tính;
định dạng cột, hàng; ẩn hiện cột, hàng, bảng tính; đổi tên, sao
chép, di chuyển bảng tính, …
o Editing: Tính tốn, tìm kiếm, thay thế, sắp xếp, …
* Insert: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng:
o Tables: Chèn bảng, PivotTable, PivotChart.
o Illustrations: Chèn các đối tượng đồ họa, sơ đồ, …
o Charts: Chèn các loại biểu đồ.
o Links: Chèn các liên kết.
o Text: Chèn các đối tượng như TextBox, Wordart, Header &
Footer, công thức toán học.
o Symbols: Chèn các ký tự đặc biệt.
* Page Layout: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới bố cục của bảng tính:
Themes: Tùy chỉnh nền cho tồn bộ các đối tượng Shape trên bảng tính.
108


Page Setup: Định dạng trang in.
Scale to fit: Cố định số trang được in trong một trang.
Sheet Options: Ẩn hiện đường kẻ hàng cột (lưới), địa chỉ hàng cột.

Arrange: Sắp xếp các đối tượng trên văn bản.
* Formulas: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới hàm và cơng thức:
o Function Library: Các hàm Excel.
o Defined Names: Đặt tên vùng làm việc.
o Formula Auditing: Tham chiếu công thức.
o Calculation: Tùy chọn tính tốn trong Excel.
* Data: Chứa các nhóm lệnh làm việc với dữ liệu:
o Get External Data: Lấy dữ liệu từ những ứng dụng khác.
o Sort & Filter: Sắp xếp và lọc dữ liệu.
o Data Tools: Một số công cụ thao tác với dữ liệu.
o Outline: Các lệnh nhóm dữ liệu, ví dụ Subtotal
* Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các thao tác như kiểm tra
ngữ pháp, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính, …
* View: Chứa các nhóm lệnh liên quan tới các lệnh hiển thị:
o Workbook Views: Chế độ hiển thị.
o Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel như địa chỉ hàng
cột, lưới, công thức, ...
o Zoom: Phóng to, thu nhỏ nội dung bảng tính.
o Window: Hiển thị nhiều bảng tính.
o Macros: Các lệnh riêng lẻ.
Thanh công cụ truy cập nhanh (Customize Quick Access Toolbar):
Nằm bên trái thanh tiêu đề, được dùng để truy nhập nhanh đến các nút lệnh
thường dùng. Ta có thể bổ sung hoặc loại bỏ nút lệnh bằng cách kích vào
ở cuối thanh cơng cụ, rồi sau đó tích chọn.

109


Thanh công thức (Formula bar): Hiện tọa độ của ô được chọn (ô hiện
thời), biểu tượng nút hủy bỏ, nút chọn, nút chèn hàm, giá trị hay công thức

tại ô được chọn.

Vùng trình bày dữ liệu: Thực tế đây chính là cửa sổ của tệp bảng tính
(workbook). Ta cũng chú ý rằng mỗi tệp bảng tính của MS Excel có số
lượng bảng tính khơng hạn chế (worksheet hay sheet) với các tên bảng tính
ngầm định Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Mỗi bảng tính được cấu tạo dạng
bảng hai chiều bao gồm có 1.048.576 hàng, 16.384 cột. Các cột được đánh
số A, B,…,AA,…,XFD theo thứ tự từ trái sang phải. Các hàng được đánh số
1,2,…, 1.048.576 theo thứ tự từ trên xuống.

Hình 4.2: Bảng tính MS Excel
Thanh trạng thái (Status bar): Nằm đáy của cửa sổ, hiển thị các chế độ
khi làm việc với MS Excel. Bao gồm các trạng thái: Ready (Chế độ sẵn
sàng làm việc); Enter (Đang nhập dữ liệu hay cơng thức); Pointer (Đang
nhập cơng thức có tham chiếu tới địa chỉ ô, vùng); Edit (Đang hiệu chỉnh dữ
liệu hay công thức tại ô hiện thời).
Thanh cuốn dọc (Vertical Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp trượt
trong thanh cuốn này sẽ xem thơng tin, dữ liệu khuất ở phía trên, dưới bảng
tính.
Thanh cuốn ngang (Horizontal Scroll Bar): Khi kéo chuột tại hộp
trượt trong thanh cuốn này sẽ xem thông tin, dữ liệu khuất ở phía trái, phải
bảng tính.
Thốt khỏi MS Excel
Để thốt khỏi MS Excel có thể thực hiện theo nhiều cách tương tự đối
với các phần mềm, ứng dụng khác chạy trên mơi trường Windows. Có thể
sử dụng một trong các cách thường dùng sau:
110


Cách 1: Mở thực đơn File  Exit

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ (
của thanh tiêu đề.

) tại phía phải

Cách 3: Ấn tổ hợp phím phím Alt+F4
Cách 4: Kích chuột phải vào nút đại diện của Excel trên thanh công
việc, chọn Close.
Chú ý: Trong trường hợp trước khi thoát khỏi MS Excel mà chưa ghi
(Save) lại những thay đổi trong tệp bảng tính đang làm việc, MS Excel sẽ
đưa ra thơng báo:

Hình 4.3 Hộp thoại thơng báo
Chọn Save: Lưu lại những thay đổi trong tệp bảng tính hiện thời.
Chọn Don’t Save: Khơng lưu lại những thay đổi trước đó.
Chọn Cancel: Huỷ thao tác đóng tệp, trở lại màn hình làm việc.
b. Cấu trúc bảng tính MS Excel
Mỗi tệp bảng tính (workbook) có số bảng tính (worksheet) khơng hạn
chế (nó tùy thuộc vào khả năng lưu trữ của bộ nhớ máy tính). Cấu trúc các
bảng tính giống nhau và có dạng bảng hai chiều bao gồm các hàng và các
cột, có tất cả số ơ là 16.384 x1.048.576 (các ô này được cấu tạo từ 1.048.576
hàng, 16.384 cột trong dạng bảng hai chiều).
Trong đó:
Cột (column): Tên các cột được đánh theo ký hiệu chữ A, B, …,
AA,… XFD theo thứ tự từ trái sang phải. Các tên cột nằm trên đường viền
ngang.
Hàng (row): Được đánh theo dãy số 1, 2, …, 1048576 theo thứ tự từ
trên xuống. Các ký hiệu số dịng nằm trên đường viền dọc.
Ơ (cell): Mỗi ô là giao của một cột và một dịng. Mỗi ơ trong bảng tính
đều có địa chỉ và nó được xác định bởi ít nhất tên cột kèm theo chỉ số của hàng.

111


Khi cần nhập dữ liệu hay thực hiện các thao tác, tính tốn thì cần phải chỉ ra
địa chỉ cụ thể của ơ nào đó.
Ơ hiện thời (current cell): Là ơ được chọn bằng cách kích chuột vào ơ
đó và có đường viền bao xung quanh. Tại một thời điểm chỉ có một ơ hiện
thời. Xem trong bảng tính (Hình 4.4 ) thì ơ B2 chính là ơ hiện thời

Hình 4.4: Ơ hiện thời (ơ B2)
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
Trong phần này trình bày 3 thao tác cơ bản với tệp bảng tính
(workbook) đó là: Tạo tệp bảng tính, ghi tệp bảng tính và mở tệp bảng tính.
a. Tạo tệp bảng tính
Mở thực đơn File  New  Blank workbook. Trên màn hình MS
Excel sẽ mở ra một cửa sổ cho tệp bảng tính mới. Sau đó ta lại thực hiện các
thao tác, cơng việc cần thiết trên tệp bảng tính này.
b. Ghi tệp bảng tính
Trường hợp 1: Nếu tên tệp bảng tính chưa được đặt bởi người sử
dụng:
Kích vào biểu tượng Save trên thanh cơng cụ (hình đĩa mềm ) hoặc
mở thực đơn File  Save (hoặc Save as)  xuất hiện hộp thoại Save as:

Hình 4.5: Hộp thoại Save As
112


Kích vào biểu tượng ổ đĩa cần lưu trữ → Kích đúp vào thư mục chứa
tệp. Trong hộp File name: nhập vào tên tệp bảng tính
Trong hộp Save as type: Để chọn kiểu ghi tệp. Mặc định trong MS

Excel là Excel Workbook.
Kết thúc ghi tệp kích chuột vào nút Save hoặc nhấn phím Enter.
Chú ý: Nếu lưu trữ lần thứ 2 trở đi (không thay đổi tên và địa chỉ) thì
kích vào Save trên thanh cơng cụ (hình đĩa mềm ) hoặc kích vào thực đơn
File → chọn Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Trường hợp 2: Tên tệp bảng tính đã có rồi nhưng muốn nhân bản (có
thêm các tệp bảng tính khác có cùng nội dung của tệp bảng tính hiện thời và
ghi trong cùng thư mục hoặc thư mục khác):
Mở thực đơn File  Save as  xuất hiện hộp thoại Save as có dạng
như trên. Sau đó tiến hành các thao tác tương tự như trường hợp 1.
Trường hợp 3: Ghi với tên tệp đã tồn tại:
Tức tệp bảng tính này đã được ghi trên bộ nhớ ngồi với một tên tệp
bảng tính rồi (khơng lấy theo tên tệp bảng tính ngầm định). Trường hợp này
chỉ mở thực đơn File  Save.
c. Mở tệp bảng tính
Mở thực đơn File  Open hoặc kích nút Open ở thanh cơng cụ (hình
quyển vở mở ) hoặc ấn đồng thời 2 phím Ctrl+O  xuất hiện hộp thoại
có tên Open có dạng:

Hình 4.6: Hộp thoại Open
113


Kích vào biểu tượng ổ đĩa cần lưu trữ → Kích đúp mở các thư mục
chứa tệp. Sau đó kích chọn ở tên tệp văn bản.
Kết thúc mở tệp nhấp chuột vào nút Open hoặc nhấn phím Enter.
Chú ý: Nếu đã chọn đúng tệp bảng tính cần mở rồi thì thao tác ln
kích đúp chuột tại tên bảng tính đó hoặc kích nút Open.

4.2. Hiệu chỉnh bảng tính

Sau khi đã có bảng tính ta sẽ phải thực hiện một số các thao tác hiệu
chỉnh trên bảng tính (như chọn ơ, hàng, cột, vùng dữ liệu; nhập dữ liệu; sửa
dữ liệu; xóa dữ liệu;…). Trước khi trình bày về hiệu chỉnh bảng tính, định
dạng bảng tính thì một điều khơng thể bỏ qua là ta tìm hiểu về các khái niệm
địa chỉ ô, địa chỉ vùng và các loại địa chỉ ô, địa chỉ vùng, tiếp đến là các
kiểu dữ liệu trong các ơ của bảng tính.
4.2.1. Địa chỉ ơ trong bảng tính
a. Địa chỉ ơ (Cell address)
Khi làm việc với MS Excel, đặc biệt luôn chú ý tới địa chỉ của các ô.
Bởi lẽ khi nhập dữ liệu, xử lý tính tốn, định dạng, … trên bảng thì cần phải
biết chính xác địa chỉ các ơ cần tham chiếu đến.
Mỗi ơ trong bảng tính MS Excel đều phải có địa chỉ và được viết (xác
định) ít nhất bởi tên cột kèm theo thứ tự hàng. Địa chỉ ơ có các loại: Địa chỉ
tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp.
b. Địa chỉ tương đối (Relative address)
Cách viết: ColumnRow (chú ý phải viết Column liền với Row)
Column: Tên cột A, B, C, …,
Row: Số của dòng 1, 2, 3, …
Ví dụ: A1 là địa chỉ ơ góc trên bên trái nhất của bảng tính;
XFD1048576 là địa chỉ ơ góc dưới cùng bên phải của bảng tính. Hoặc để
lấy địa chỉ ơ A1 ta chỉ việc kích chuột tại ô là giao của cột A và dòng 1.
Ý nghĩa: Dùng địa chỉ tương đối rất có ý nghĩa khi ta sao chép công
thức (sẽ đề cập sau) mà trong đó có địa chỉ tương đối, thì khi đến vị trí mới
địa chỉ tương đối trong cơng thức đó sẽ thay đổi về địa chỉ hàng, địa chỉ cột.

114


Ví dụ: Giả sử ta có bảng dữ liệu sau:

Tại địa chỉ ô C2 đưa vào công thức: =A2+B2 ↵, khi đó máy cho kết
quả là 3400000. Sao chép cơng thức này xuống địa chỉ ơ C3 thì cơng thức
mới nhận được là =A3+B3 và cho kết quả là 2500000. Tương tự như thế khi
sao chép công thức xuống ô C4 thì cơng thức mới nhận được là =A4+B4 và
có kết quả là 4700000.
c. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute address)
Cách viết địa chỉ tuyệt đối: $Column$Row
Trong đó: Column được ký hiệu là tên cột: A, B,…,AA,…,XFD
Row được ký hiệu là số hàng: 1, 2, 3, …, 1048576
Để viết địa chỉ tuyệt đối cho nhanh người ta chỉ cần viết địa chỉ tương
đối sau đó ấn phím chức năng F4.
Ví dụ: $K$68 là địa chỉ tuyệt đối của ô K68 trong bảng tính. Để có địa
chỉ tuyệt đối $K$68 ta viết địa chỉ tương đối K68, ấn phím F4 sẽ được
$K$68.
Ý nghĩa: Trong cơng thức mà có địa chỉ tuyệt đối, khi di chuyển hay
sao chép cơng thức đó sang vị trí mới thì địa chỉ tuyệt đối trong cơng thức
đó khơng thay đổi.
Ví dụ: Cũng với dữ liệu về Tiền lương và Thưởng như bảng tính trên.
Tại địa chỉ ơ C2 đưa vào cơng thức: =$A$2+$B$2 ↵ khi đó MS Excel cho
kết quả là 3400000. Sao chép công thức này xuống địa chỉ ơ C3 thì cơng
thức mới nhận được là =$A$2+$B$2 và vẫn cho kết quả là 3400000 (vì địa
chỉ tuyệt đối trong công thức là không thay đổi).
d. Địa chỉ hỗn hợp (Fixed address)
Đây là dạng địa chỉ vừa mang tính tuyệt đối vừa mang tính tương đối
theo cột hoặc theo dòng.
115


Cách viết:
Dạng 1: Tuyệt đối cột, tương đối hàng: $ColumnRow

(chú ý viết liền kí hiệu $, tên cột Column và số hàng Row)
Dạng 2: Tương đối cột tuyệt đối hàng: Column$Row
(chú ý viết liền tên cột Column, kí hiệu $ và số hàng Row)
Trong đó: Column được ký hiệu là tên cột: A, B,…,AA,…,XFD
Row được ký hiệu là số hàng: 1, 2, 3, …, 1048576
Với dạng 1, khi sao chép cơng thức có địa chỉ hỗn hợp dạng này thì địa
chỉ cột cố định và địa chỉ hàng thay đổi. Với dạng 2, khi sao chép cơng thức
có địa chỉ hỗn hợp dạng này thì địa chỉ cột thay đổi và địa chỉ hàng cố định.
Ví dụ: Giả sử có bảng dữ liệu sau:

Tại địa chỉ ô C1 đưa vào công thức: =$A1*B$1 ↵, máy cho kết quả là
165. Sau đó sao chép cơng thức này xuống địa chỉ ơ F10 thì cơng thức nhận
được tại ơ F10 là: =$A10*E$1 (địa chỉ $A1 được chuyển thành địa chỉ
$A10, địa chỉ B$1 được chuyển thành E$1 do tính chất tương đối, tuyệt đối
theo cột, dịng). Tương tự, nếu sao chép cơng thức tại ơ C1 sang địa chỉ ơ
B8 thì cơng thức mới nhận được tại ô B8 sẽ là: =$A8*A$1; nếu sao chép
công thức tại ô C1 sang địa chỉ ô E2 thì công thức mới nhận tại ô E2 sẽ là:
=$A2*D$1.
Chú ý: Khi ta nhấn phím F4, các loại địa chỉ có thể thay đổi theo qui
luật như sau:
ColumnRow  $Column$Row  Column$Row  $ColumnRow 
ColumnRow
4.2.2. Vùng và địa chỉ vùng trong bảng tính
Việc xác định các vùng trong bảng tính cũng rất thuận tiện cho các
cơng việc như hiệu chỉnh, định dạng, … trong bảng tính. Bởi lẽ khi thực
hiện các thao tác đối với mỗi vùng có nghĩa là ta đã thao tác đồng thời cùng
một lúc với tập hợp các ơ của vùng đó.
116

a. Vùng (Range)
Bao gồm tập hợp các ô liền kề nhau tạo thành một hình chữ nhật trong
bảng tính. Mỗi vùng được xác định bởi địa chỉ ơ góc trên bên trái và địa chỉ
ơ góc dưới bên phải.
Có thể coi một ô cũng là một vùng, một hàng hay một cột cũng là một
vùng,…
Thao tác chọn vùng
Cách 1: Kích chuột tại ơ góc trên bên trái, kéo chuột xuống đến ơ góc
dưới bên phải của vùng cần chọn.
Cách 2: Kích chuột tại ơ góc trên bên trái, ấn đồng thời phím Shift và
kích chuột tại ơ góc dưới bên phải.
Cách 3: Kích chuột tại ơ góc trên bên trái, ấn đồng thời phím Shift với
các phím di chuyển con trỏ.
Chú ý:
Nếu muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Nếu muốn chọn một hàng hay một cột ta kích ở tên của hàng hay cột đó.
Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột liên tiếp nhau: Kéo di chuột từ tên
hàng hay tên cột đầu tiên đến tên hàng hay cột cuối cùng. Ô được chọn đầu
tiên trong khối là ơ được kích hoạt.
b. Địa chỉ vùng
Địa chỉ vùng: Được xác định bởi địa chỉ ô góc trên bên trái và địa chỉ ô
góc dưới bên phải của vùng.
- Cách viết địa chỉ vùng:

topleft:bottomright

Trong đó:
topleft: Là địa chỉ ơ góc trên bên trái của vùng
bottomright: Là địa chỉ ơ góc dưới bên phải của vùng.

117


- Ví dụ:

Trong bảng ta có địa chỉ vùng được chọn là B6:D9 bao gồm có 12 ơ:
B6, C6, D6, B7, C7, D7, B8, C8, D8, B9, C9, D9. Trong đó, topleft là địa
chỉ ơ B6, bottomright là địa chỉ ô D9.
Viết địa chỉ vùng B2:C4 (với B2 là địa chỉ ơ góc trên bên trái, C4 là địa
chỉ ơ góc dưới bên phải), có nghĩa địa chỉ vùng này bao gồm 6 ô là B2, C2,
B3, C3, B4, C4.
Chú ý: Có thể tại bảng tính hiện thời lại tham chiếu địa chỉ ô hoặc địa
chỉ vùng từ trong bảng tính khác. Khi đó địa chỉ ơ hay địa chỉ vùng phải viết
có dạng: Chẳng hạn đối với địa chỉ ô: ‘sheetref’!addrcell;
Đối với địa chỉ vùng: ‘sheetref’!addrrange. Trong đó: sheetref là tên
bảng tính cần tham chiếu; addrcell: địa chỉ ơ cần tham chiếu; addrrange:
địa chỉ vùng cần tham chiếu.
Chú ý: sheetref phải để trong cặp dấu nháy đơn(‘’) và được ngăn cách
với addrcell, addrrange bởi dấu chấm than (!). Trong trường hợp sheetref
khơng chứa dấu cách thì có thể bỏ qua cặp dấu nháy đơn (‘’). Nếu trên cùng
một tệp bảng tính: Nếu địa chỉ ơ hay khối ở cùng WorkBook nhưng khác
Sheet thì phải ghi kèm tên Sheet theo dạng: ‘Tên Sheet’!Địa chỉ
Ví dụ:
Tại địa chỉ ơ M9 trong bảng tính có tên là Tổng hợp lương muốn tham
chiếu tới địa chỉ N16 của bảng tính có tên là Phịng tổng hợp. Khi đó tại địa
chỉ ơ M9 trong bảng tính Tổng hợp lương viết cơng thức như sau:
=‘Phịng tổng hợp’!N16
Cũng tương tự như thế, tại địa chỉ ô M9 trong bảng tính có tên là Tổng
hợp lương muốn tham chiếu giá trị tổng trong địa chỉ vùng N6:N15 của
118

bảng tính có tên là Phịng tổng hợp. Khi đó tại địa chỉ ơ M9 trong bảng tính
Tổng hợp lương viết cơng thức như sau:
=SUM(‘Phịng tổng hợp’!N6:N15)
Nếu khác tệp bảng tính:
- Nếu địa chỉ ơ hay khối ở khác WorkBook thì phải ghi theo dạng:
‘Đường dẫn[tên tệp.XLS]Tên Sheet’!Địa chỉ
- Nếu WorkBook đang mở thì khơng cần phải khai báo đường dẫn.
Ví dụ:
= D8*’D:\TAILIEU\[QLSV.XLS]danh muc’!C6 (QLSV.XLS chưa mở)
= D8*’[QLSV.XLS]danh muc’!C6

(QLSV.XLS đang mở)

c. Đặt tên vùng
Đặt gợi nhớ cho người sử dụng trong q trình làm việc với bảng tính
và nó cịn có thể được sử dụng trong các cơng thức. Thao tác đặt tên vùng
như sau:
Ngoài cách sử dụng địa chỉ ô hay khối đã được trình bày ở trên, ta có
thể đặt tên cho địa chỉ ơ hay khối để dễ dàng nhận diện và sử dụng hơn:
- Tên được đặt theo quy tắc: Là một dãy liên tiếp không quá 255 ký tự
chữ hoặc số hoặc dấu gạch dưới, bắt đầu là ký tự chữ. Tên không được trùng
với địa chỉ ô. Không phân biệt chữ hoa và thường trong tên. Trong một
Workbook không chấp nhận một tên được đặt cho hai địa chỉ khác nhau.
- Cách 1: Để đặt tên cho một ô hay khối ta thực hiện như sau: Chọn ơ
hay khối cần đặt tên  Kích vào vùng vị trí hiện thời của con trỏ (Name
box)
 Gõ tên theo quy tắc trên 
- Cách 2: Chọn ô hay khối cần đặt tên  Formulas  Defined Name

trong nhóm Defined Names

Hình 4.7: Hộp thoại New Name
119


- Sau khi đặt tên, ta có thể thay thế địa chỉ đã được đặt tên bằng tên của
nó trong cơng thức. Ví dụ, giả sử địa chỉ khối D5:F10 đã được đặt tên là
Vídụ, khi đó hai cơng thức =SUM(D5:F10) và =SUM(Vídụ) cho kết quả
như nhau.
Names: Nhập vào tên gọi vùng (theo qui tắc đặt tên)
Scope: Phạm vi đặt tên có tác dụng.
Refers to: Dùng để xác định lại địa chỉ.
Kết thúc cơng việc kích nút OK.
- Cách 3: Chọn ơ hay khối cần đặt tên  Kích chuột phải tại khối đó
 Defined Name  xuất hiện hộp thoại giống Hình 4.7 (thực hiện tương
tự như cách 2).
4.2.3. Các loại (kiểu) dữ liệu trong ơ của bảng tính MS Excel
Trong bảng tính MS Excel, mỗi một ơ chỉ thuộc một kiểu (loại) dữ liệu,
và kiểu dữ liệu (nói chung) phụ thuộc vào ký tự đầu tiên được nhập vào
trong ơ đó. Kiểu dữ liệu trong ơ của bảng tính được chia làm 2 loại là kiểu
hằng và kiểu cơng thức.
a. Kiểu hằng
Bao gồm có các hằng số (number), hằng thời gian (time), hằng ngày
tháng (date), hằng văn bản hay hằng chuỗi (Text) và hằng logic (logical).
- Kiểu số (number):
Dữ liệu kiểu số được bắt đầu bằng một trong các số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9 hoặc các dấu +,-,(,*,$. Một số nhập vào được định dạng mặc nhiên là ở
dạng General, sau đó nó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng
cách mở thực đơn Home  Format trong nhóm Cells  Format Cells…

 Chọn thẻ Number  chọn mục Number.
Chú ý: Sau khi nhập dữ liệu xong dữ liệu kiểu số được ngầm định mặc
nhiên căn sang phải ô.
- Kiểu thời gian (Time): Đây là trường hợp đặc biệt của kiểu số. Để
định dạng kiểu thời gian thì sau khi nhập số bình thường ta mở thực đơn
Home Format trong nhóm Cells Format Cells…Chọn thẻ Number
 Chọn mục Time  lựa chọn tiếp kiểu định dạng số.

120


Kiểu thời gian bao gồm 3 thông số giờ (h), phút (m) và giây (s). Hai
dạng thức thời gian thường dùng khi nhập là xx:xx:xx hay xx:xx:xx PM.
Dạng thời gian được đặt theo quy định của Windows. Ngoài cách nhập theo
dạng thức trên ta có thể nhập thời gian thơng qua hàm hour như sau:
+ Trước hết nhập công thức có dạng: =hour(h,m,s)
+ Mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells Format Cells 
Chọn thẻ Number  chọn mục Time  chọn tiếp dạng thể hiện thời gian.
Đặc biệt, muốn nhập thời gian hiện tại của hệ thống ta kích tổ hợp phím
Ctrl + Shift + ;
Lưu ý rằng dữ liệu kiểu thời gian là trường hợp đặc biệt của kiểu dữ
liệu số và theo mặc định sau khi nhập dữ liệu vào thì nó sẽ được căn sang
phải của ô.
- Kiểu ngày tháng (Date): Đây là trường hợp đặc biệt của kiểu số. Sau
khi nhập số bình thường thì mở thực đơn Home Format trong nhóm
Cells Format Cells Chọn thẻ Number  Chọn mục Date. Dữ liệu
ngày gồm có 3 thông số: ngày (dd), tháng (mm) và năm (yy). Nó có dạng
dd/mm/yy hoặc mm/dd/yy… Trật tự ngày tháng năm này do Windows quy
định. Để thay đổi cách nhập ngày tháng năm dùng vào Start  Control
Panel  Regional and Language, xuất hiện hộp thoại Regional and

Language. Chọn Formats, trong mục Format chọn cách hiển thị theo từng
nước khác nhau.
Để có dạng: Ngày/tháng/năm theo cách viết của người Việt Nam: Start
→ Control Panel → Regional and Language → Formats → Trong khung
, nếu muốn định dạng theo ý muốn thì kích
Format, chọn
→
→ Date → Trong ơ Short date: gõ dd/mm/yy hoặc
dd/mm/yyyy → OK. Ví dụ trong mục Short date hiện mẫu ngày, ví dụ
02/12/2012, tức là theo dạng thức ngày trước tháng sau.
Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô. Khi
nhập sai dạng thức, MS Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (tức căn
sang trái ơ).
Ngồi cách nhập ngày theo dạng thức trên, ta có thể nhập ngày bằng cách:
+ Nhập công thức: =date(yy/mm,dd)

121


+ Sau đó mở thực đơn Home Format trong nhóm Cells Format
Cells  Chọn thẻ Number  chọn mục Date và chọn tiếp dạng thức ngày
ở khung bên phải.
Đặc biệt, muốn nhập ngày hiện tại ta kích tổ hợp phím Ctrl + ;
- Kiểu văn bản (Text) hay còn gọi kiểu chuỗi:
Được bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z hoặc ký tự đầu tiên
là số nhưng các ký tự phía sau có ít nhất một ký tự khơng phải là số hoặc kí
tự đặc biệt khác. Ký tự đầu tiên cũng có thể là ký tự căn biên:
‘: căn trái.
“: căn phải.
^: căn giữa.

\: lặp lại các ký tự hiện có trong ơ cho đến hết ô.
Nhưng để sử dụng ký tự căn biên trên thì phải khai báo: Mở thực đơn
File  Options  Advanced  đánh dấu vào hộp kiểm Transition
Navigation keys trong mục Lotus compatibility trong hộp thoại Excel
Options. Nhưng theo thực tế nếu khơng khai báo như trên thì dữ liệu dạng
chuỗi được căn sang trái ô.
- Kiểu logic (logical):
Kiểu logic có hai giá trị là TRUE (đúng) và FALSE (sai). Hai giá trị
này dùng để ghi nhận kết quả đúng hoặc sai của biểu thức logic trong công
thức.
Thực tế trong MS Excel qui ước hằng số khác 0 là hằng logic đúng
(TRUE), ngược lại là hằng logic sai (FALSE).
Ví dụ:
Tại địa chỉ ô A1 nhập công thức: =1<2 máy sẽ cho kết quả là TRUE
Tại địa chỉ ô A2 nhập công thức: =1=2 máy sẽ cho kết quả là FALSE
b. Kiểu công thức
Kiểu công thức được bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) hoặc
dấu trừ (-), tiếp đến là biểu thức, sau khi ấn Enter máy sẽ thực hiện cho kết
quả là giá trị của công thức đó.
122


Chú ý: Nếu khi gõ công thức bắt đầu bởi dấu (+) hoặc dấu (-) sau khi
gõ xong công thức, ta nhấn phím Enter thì máy tính sẽ tự động viết thêm
dấu (=) đằng trước cơng thức đó.
Cụ thể về kiểu cơng thức, biểu thức sẽ được trình bày trong các phần
tiếp theo của giáo trình.
4.2.4. Hiệu chỉnh bảng tính
Hiệu chỉnh bảng tính là q trình thực hiện các cơng việc để thay đổi
nội dung bảng tính như: Nhập dữ liệu, sửa dữ liệu, ghi đè dữ liệu, chỉnh sửa

dữ liệu; di chuyển, sao chép dữ liệu; Chèn, xóa ơ, hàng, cột, …
a. Chọn ơ, hàng, cột, vùng bảng tính
- Chọn ơ: Kích chuột tại ơ cần chọn.
- Chọn hàng liền nhau: Kích chuột vào số hiệu dịng cần chọn trên
đường viền dọc, kéo chuột đến các hàng cần chọn tiếp theo (nếu muốn chọn
nhiều hàng liền nhau).
- Chọn cột liền nhau: Kích chuột vào tên cột trên đường viền ngang,
kéo chuột trên các cột cần chọn tiếp theo (nếu muốn chọn nhiều cột liền
nhau).
- Chọn vùng: Theo các cách đã được trình bày.
- Chọn các ơ, dịng, cột khơng liền nhau: Trước hết ta chọn ơ, dịng, cột
đầu tiên sau đó ấn đồng thời phím Ctrl trong khi dùng chuột để chọn các ơ,
dịng, cột tiếp theo.
- Chọn tất cả các ơ trong một bảng tính: Kích chuột vào ô giao nhau của
đường viền ngang và đường viền dọc (nằm ở góc trên bên phải bảng tính)
hoặc ấn tổ hợp Ctrl+A.
b. Nhập dữ liệu
Phương pháp chung nhập dữ liệu như sau:
- Kích chuột tại ơ cần nhập dữ liệu.
- Dùng bàn phím để nhập dữ liệu (nhập tuân theo các kiểu đã trình bày).
- Nhập xong có thể thao tác một trong các cách:

123


Cách 1: Dùng phím di chuyển con trỏ để đưa con trỏ chuột sang ơ bên
cạnh.
Cách 2: Kích chuột lên nút chọn trên thanh cơng thức.
Cách 3: Ấn phím Enter hoặc phím Tab.
c. Chỉnh sửa dữ liệu

- Kích chuột tại ô cần sửa dữ liệu.
- Thực hiện một trong các cách thao tác:
Cách 1: Kích đúp chuột.
Cách 2: Đưa con trỏ chuột lên thanh cơng thức.
Cách 3: Ấn phím chức năng F2
- Sau đó tiến hành sửa dữ liệu, sửa xong ấn phím Enter.
d. Ghi đè dữ liệu
Có nghĩa ta xóa tất cả dữ liệu trong ơ để nhập vào dữ liệu hồn tồn
mới
- Kích chuột tại ơ cần ghi đè dữ liệu
- Nhập dữ liệu vào một cách bình thường (như đã nói ở trên), nhập
xong ấn phím Enter.
- Tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu.
- Kết thúc hiệu chỉnh dữ liệu kích chuột tại nút chọn trên thanh cơng
thức hoặc ấn phím Enter.
e. Khơi phục dữ liệu
Muốn khơi phục lại bảng tính tại những thời điểm trước trong phiên
làm việc hoặc khơi phục dữ liệu bị xố nhầm, khi đó nhấn tổ hợp phím
Ctrl+Z (hoặc nhấn nút Undo trên thanh cơng cụ), có thể phải thao tác nhiều
lần.
f. Di chuyển, sao chép dữ liệu trong ô, vùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một vị trí nào
đó trong bảng tính và dữ liệu gốc cịn ngun, cịn di chuyển vùng thì cũng
như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới.
124


- Sao chép và di chuyển nội dung các ô hay khối:
Bước 1: Chọn ô hay khối cần sao chép.
Bước 2: Mở thực đơn Home  Copy trong nhóm Clipboard hay ấn tổ

hợp phím Ctrl+C.
Bước 3: Chọn ơ hay khối đích.
Bước 4: Mở thực đơn Home  Paste trong nhóm Clipboard hay ấn tổ
hợp phím Ctrl+V.
Sau khi sao chép, đường biên vẫn cịn chuyển động tại ơ hay khối
nguồn, vẫn có thể thực hiện tiếp thao tác sang các ơ hay khối khác. Muốn
loại bỏ đường biên đó ấn Esc.
Chú ý:
+ Di chuyển tiến hành tương tự như sao chép chỉ có khác là thay nút
Copy bằng nút Cut, thay Ctrl+C bằng Ctrl+X.
+ Nếu chỉ sao chép hoặc di chuyển một phần của ơ thì ở bước 1, kích
đúp chuột vào ô nguồn rồi chọn phần được sao chép hoặc di chuyển.
+ Trong trường hợp nguồn và đích cùng được hiển thị trên màn hình, ta
có thể sử dụng thao tác kéo thả chuột: Chọn ô hay khối được di chuyển và
đưa con trỏ chuột vào một cạnh của ô đó sao cho con trỏ chuột có hình mũi
tên. Sau đó kéo di thả chuột vào vị trí đích. Muốn sao chép thì ấn và giữ Ctrl
trước khi kéo di thả chuột.
- Di chuyển và sao chép các ơ có nội dung chứa địa chỉ ô hay khối:
Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối có ý nghĩa khác nhau trong sao chép
các ơ có dữ liệu là cơng thức mà biến của chúng là địa chỉ các ô hay khối.
Địa chỉ tương đối: Khi sao chép một ô có nội dung là cơng thức chứa
các địa chỉ tương đối của ơ hay khối, khi đó trong cơng thức ở ơ đích khơng
cịn là địa chỉ ban đầu mà các địa chỉ này được điều chỉnh để phù hợp với vị
trí tương đối so với ơ đích. Đối với thao tác di chuyển các địa chỉ tương đối
không bị điều chỉnh.
Địa chỉ tuyệt đối: Muốn đảm bảo các địa chỉ ô hay khối không bị thay
đổi khi sao chép công thức, phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
125

- Sao chép bằng lệnh Paste Special:
Ngoài thao tác để di chuyển hoặc sao chép các dữ liệu như trên, trong
MS Excel cịn cho phép có thể chỉ cần sao chép giá trị hoặc công thức hoặc
định dạng, … Các thao tác như sau:
Bước 1: Chọn ô hay khối cần sao chép.
Bước 2: Mở thực đơn Home Copy trong nhóm Clipboard.
Bước 3: Ấn chuột tại ô muốn sao chép đặc biệt đến, mở thực đơn
Home  Paste Special trong nhóm Clipboard, xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.8: Hộp thoại Paste Special
Trong hộp thoại Paste Special:
Trong mục Paste:
Chọn All nếu muốn sao chép tồn bộ (sao chép cả giá trị, cơng thức,
định dạng ,…)
Chọn Formulas nếu chỉ sao chép công thức.
Chọn Values nếu chỉ sao chép giá trị.
Chọn Formats nếu chỉ sao chép định dạng.
Chọn Notes nếu chỉ sao chép ghi chú trong ô.
Trong mục Operation:
None: Chỉ sao chép giá trị trong ô nguồn.
Add: Sao chép và cộng thêm với giá trị trong ô nguồn.
Multiply: Sao chép và nhân với giá trị trong ô nguồn.
Divide: Sao chép và chia với giá trị trong ô nguồn.
126


Transpose: Sao chép và hốn vị vị trí cột/dịng của phạm vi nguồn
thành dòng/cột trên phạm vi sao chép tới.
Paste Link: Sao chép và liên kết với dữ liệu trong phạm vi nguồn.
Kết thúc nhấn nút OK.

g. Tự động điền dữ liệu
Trong khi tạo lập bảng tính có khi ta phải nhập một dãy số, chuỗi nào
đó theo qui luật. Bình thường ta phải nhập vào từng giá trị một như vậy rất
mất công sức, tốn thời gian. Trong MS Excel cho phép ta thao tác rất nhanh
để tự động điền các dữ liệu đó chỉ bằng cách nhập một giá trị ban đầu sau đó
kết hợp vài thao tác trên chuột hoặc thực đơn Edit là được kết quả theo yêu
cầu.
- Tự động điền dữ liệu bằng thực đơn Home
Mở thực đơn Home  Fill  Series trong nhóm Editing  xuất hiện
hộp thoại có tên Series:

Hình 4.9 Hộp thoại Series
Mục Series in: Chọn dữ liệu tự động điền vào theo hàng chọn Rows,
theo cột chọn Columns.
Mục Type: Trong đó dãy giá trị điền dữ liệu như sau:
Đối với các dãy tuyến tính (Linear):

127


Đối với các dãy gia tăng (Growth):

Đối với lựa chọn điền tự động (AutoFill):

Mục Step value: Nhập giá trị bước nhảy
Mục Stop value: Nhập giá trị điểm dừng của dãy số.
Kết thúc cơng việc kích nút OK.
- Tự động điền dữ liệu bằng thao tác chuột (Fill handle)
Trong trường hợp khơng điền dữ liệu được như trên ta có thể thực hiện
thao tác điền dãy dữ liệu bằng thao tác chuột như sau:

- Nhập dữ liệu vào có thể chỉ 1 ô hoặc 2 ô liền nhau theo hàng hoặc
theo cột (có tính đến giá trị của 2 ơ này theo qui luật như đã trình bày ở
trên).
- Chọn vùng có 1 (hoặc 2) ơ đó.
- Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của vùng 2 ơ, xuất hiện
dấu cộng (+) đậm.
128


- Kéo chuột theo dòng hoặc theo cột và để ý dữ liệu điền vào được kéo
theo chuột đến một vị trí nào đó.
- Cuối cùng máy sẽ điền dãy số theo qui luật do người sử dụng ấn định.
h. Chèn, xóa ơ, hàng, cột
Chèn ơ, hàng, cột
- Chọn ơ cần chèn.
- Mở thực đơn Home → Insert trong nhóm Cells → Chọn chèn ô hay
khối (Insert Cells) hay cột (Insert Sheet Columns) hay hàng (Insert Sheet
Rows).
Nếu chọn Insert Cells thì xuất hiện hộp hội thoại Insert:

Hình 4.10: Hộp thoại Insert
+ Chọn Shift cells right: Chèn ô trống vào ô hiện thời, đẩy các ô bên
phải ô hiện thời sang phải.
+ Chọn Shift cells down: Chèn ô trống vào ô hiện thời, đẩy các ơ phía
dưới ơ hiện thời xuống phía dưới.
+ Entire row (tương đương với lệnh Insert Sheet Rows): Chèn tồn bộ
hàng trống trên hàng chứa ơ hiện thời.
+ Entire column (tương đương với lệnh Insert Sheet Columns): Chèn
tồn bộ một cột vào bên trái cột chứa ơ hiện thời.
Nhấn Ok để hồn tất.

Xóa ơ, hàng, cột
- Chọn ô cần xóa.
129


- Kích chuột phải chọn Delete hoặc mở thực đơn Home → Delete
trong nhóm Cells → Chọn xóa ơ hay khối (Delete Cells) hay cột (Delete
Sheet Columns) hay hàng (Delete Sheet Rows)
Nếu chọn Delete Cells thì xuất hiện hộp hội thoại có tên Delete:

Hình 4.11: Hộp thoại Delete
+ Chọn Shift cells left: Xóa ơ hiện thời, đẩy các ơ bên phải ô hiện thời
sang bên trái.
+ Chọn Shift cells up: Xóa ơ hiện thời, đẩy các ơ phía dưới ơ hiện thời
lên phía trên.
+ Entire row: Xóa tồn bộ hàng chứa ơ hiện thời.
+ Entire column: Xóa tồn bộ cột chứa ô hiện thời.
Kết thúc công việc nhấn nút Ok.
i. Gộp ô và tách các ô gộp
Khi định dạng nội dung trong các ơ với các phơng chữ có cỡ khác nhau,
việc căn chỉnh cho đẹp khá khó khăn. Để khắc phục điều này, ta có thể gộp
các ơ liền nhau thành một ô như sau:
- Chọn các ô cần gộp.
- Mở thực đơn Home → Merge & Center cells trong nhóm
Alignment → Xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.12: Hộp thoại Merge & Center

130