Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN
SAIGON UNIVERSITY
TẠP CHÍ KHOA HỌC
SCIENTIFIC JOURNAL
ĐẠI HỌC SÀI GÒN
OF SAIGON UNIVERSITY
Số 79 (01/2022)
No. 79 (01/2022)
Email: ; Website: />
ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG
TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Renewing organization and operation of the office
in the state administrative agencies
ThS.NCS. Lê Hùng Điệp(1), ThS.NCS. Trần Bá Hùng(2)
Trường Đại học Sài Gòn

(1)

(2)Trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG TP.HCM

TĨM TẮT
Văn phịng là một bộ phận khơng thể thiếu và đóng vai trị quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động của văn phòng đã từng bước được đổi mới và hoàn
thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Đặc biệt, quá trình phát triển kinh tế - xã hội đặt
ra yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Đổi mới cơng tác văn phòng vừa là yêu cầu, vừa là nhu cầu không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ
cơ quan hành chính nhà nước nào. Để phát huy được vị trí và vai trị quan trọng của mình thì văn phòng
cần phải được cải cách theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Từ khóa: cơng tác văn phịng, cơ quan hành chính nhà nước, đổi mới, hiện đại hóa

ABSTRACT
The office is an indispensable part and plays a decisive role on the effectiveness and efficiency of state
administrative agencies. The operation of the office has been gradually renewed and completed, but it
has not met the requirements. In particular, the process of socio-economic development requires a
renovation of the organization and operation of offices in state administrative agencies. Renewing office
work is both a requirement and an indispensable need in the operation of any state administrative
agency. In order to promote its position and important role, the office needs to be reformed in a modern,
professional and efficient direction.
Keywords: office work, state administrative agencies, renew, modernization

được tổ chức thành các cơ quan độc lập
hoặc các bộ phận, cá nhân phụ trách. Trong
các cơ quan hành chính nhà nước
(CQHCNN) hiện nay cũng tổ chức thành
cơ quan và các chức danh phụ trách cơng
tác văn phịng. Các cơ quan/chức danh văn
phòng được tổ chức từ trung ương đến cơ
sở, CQHCNN thẩm quyền chung cũng như
CQHCNN thẩm quyền riêng. Hệ thống cơ

1. Văn phịng trong các cơ quan
hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi
mới tổ chức và hoạt động
1.1. Khái quát về văn phòng trong các
cơ quan hành chính nhà nước
Cơng tác văn phịng là một nội dung
không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ
tổ chức nào. Tùy thuộc vào quy mơ tổ chức
và tính chất hoạt động mà công tác này
Email:

91


SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY

No. 79 (01/2022)

quan/chức danh này thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định
pháp luật.
Đối với mỗi tổ chức, cơng tác văn
phịng đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Nội
dung của cơng tác này trong các CQHCNN
về cơ bản cũng thực hiện các hoạt động như
các cơ quan, tổ chức khác. Có thể kể đến
như: quản lý văn bản đến, văn bản đi; lưu trữ
hồ sơ, tài liệu; tham mưu, xây dựng kế
hoạch, chương trình cơng tác; tổng hợp số
liệu, thơng tin phục vụ công tác quản lý; đảm
bảo công tác hậu cần (cơ sở vật chất, lái xe,
vệ sinh…); quản lý nhân sự; tổ chức họp, hội
nghị, sự kiện; phụ trách cải cách hành chính
nhà nước.v.v.
Mục đích của cơng tác văn phịng trong
các CQHCNN là tham mưu, tổng hợp, hậu
cần phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý
của các CQHCNN. Với chức năng, nhiệm vụ
nêu trên, có thể khẳng định rằng cơng tác văn
phịng trong các CQHCNN đóng vai trị vơ

cùng quan trọng. Cơng tác này sẽ góp phần
đảm bảo hoạt động của CQHCNN diễn ra
liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng
quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan,
đơn vị. “Văn phịng CQHCNN là đơn vị có
chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức
và điều hành công việc, đồng thời là trung
tâm thông tin phục vụ lãnh đạo” (Lưu Kiếm
Thanh, 2008, tr. 20).
1.2. Sự cần thiết phải đổi mới tổ chức
và hoạt động của văn phòng trong các cơ
quan hành chính nhà nước
Trong bối cảnh hiện nay, cơng tác văn
phòng đang đứng trước nhiều tác động
buộc phải thay đổi cách thức tổ chức và
hoạt động. Yêu cầu đổi mới tổ chức và
hoạt động xuất phát từ những tác động cơ
bản sau đây:
Thứ nhất, xuất phát từ những bất cập
trong tổ chức và hoạt động của văn phòng

Trong thời gian qua, tổ chức và hoạt
động của văn phòng trong các CQHCNN
đã từng bước được cải thiện. Văn phòng đã
hỗ trợ đắc lực cho quá trình lãnh đạo, điều
hành của Thủ trưởng cơ quan cũng như
việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả của các
CQHCNN. Tuy nhiên, quá trình cải cách
hoạt động văn phịng nhìn chung cịn tiến
hành chậm và chưa đáp ứng được yêu cầu

đặt ra. Mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng
tin (CNTT) cịn rất chậm và “khiêm tốn”,
chẳng hạn theo khảo sát của nhóm tác giả
cho thấy chỉ có 8/24 quận, huyện ở TP. Hồ
Chí Minh có Cổng thông tin điện tử của
các phường (gồm các quận, huyện: 2, 9,
10, 12, Tân Bình, Tân Phú, Thủ Đức, Hóc
Mơn). Trong khi đó đối với các địa phương
khác số lượng Cổng thông tin điện tử cấp
xã chiếm tỷ lệ rất thấp, thậm chí có địa
phương khơng có. Bên cạnh đó, việc thu
thập và xử lý thông tin phục vụ cho cơng
tác lãnh đạo cịn chưa khoa học, năng lực
tham mưu còn hạn chế, theo kết luận tại
Hội nghị tổng kết cơng tác của Văn phịng
Chính phủ năm 2019 đã khẳng định “Năng
lực tham mưu tổng hợp đã có nhiều tiến bộ
nhưng trong một số trường hợp chưa đáp
ứng yêu cầu, vẫn cịn trường hợp xử lý văn
bản chậm hoặc khơng thực hiện đúng quy
chế làm việc. Công tác theo dõi, nắm tình
hình thực tiễn và thơng tin dư luận để chủ
động tham mưu đề xuất còn hạn chế” (Hữu
Nguyên, 2019). Đội ngũ nhân sự làm việc
trong văn phòng hiện nay vẫn chưa có đủ
các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm
vụ; việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu thực
tiễn, “Hiện nay, cơng tác tham mưu cịn
nhiều khó khăn, thách thức, trước hết là
phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ,

cơng chức, viên chức, vẫn cịn có những
cán bộ, cơng chức, viên chức khơng đủ tầm
để có thể đưa ra những dự báo, những đề
92


LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG

TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN

xuất có hiệu quả, dẫn đến q trình phản
hồi thơng tin từ cấp dưới lên cấp trên, từ
cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản
lý của cơ quan, tổ chức là rất chậm”
(Phạm Thị Hồng Thắm, 2020). Mặt khác,
việc ứng dụng CNTT chủ yếu chỉ dừng lại
ở việc trang bị máy tính chứ chưa chú
trọng nhiều đến các công nghệ, phần mềm,
“Các loại phần mềm chưa được trang bị
đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của
công nghệ số trong cập nhật và chuyển
giao dữ liệu” (Quế Hương, 2019).
Thứ hai, tác động của quá trình cải
cách hành chính nhà nước
Cải cách hành chính nhà nước là một
trong những chủ trương, biện pháp lớn của
Đảng và Nhà nước. Hiện nay chúng ta
đang tiến hành cải cách hành chính nhà
nước trên sáu nội dung, bao gồm: cải cách
thể chế; cải cách bộ máy hành chính nhà

nước; cải cách thủ tục hành chính; nâng
cao chất lượng cán bộ, cơng chức, viên
chức; cải cách tài chính và hiện đại hóa nền
hành chính (Chính phủ, 2011, tr. 2-7). Sáu
nội dung cải cách này đòi hỏi tất cả các
CQHCNN đều phải thực hiện, trong đó văn
phịng cũng khơng ngoại lệ. Điều này đòi
hỏi văn phòng các CQHCNN phải cải cách
tất cả các nội dung này gắn với cơng tác
văn phịng. Q trình cải cách hành chính
u cầu văn phịng phải đẩy mạnh ứng
dụng CNTT vào hoạt động của văn phịng.
Ngồi u cầu phải ứng dụng CNTT vào
cơng tác văn phịng, q trình cải cách
hành chính nhà nước cũng yêu cầu phải
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công
chức, sắp xếp lại tổ chức bộ máy cơ quan
văn phịng, đơn giản hóa thủ tục hành
chính trong hoạt động của mình. Q trình
cải cách hành chính cũng đặt ra u cầu
văn phịng phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của mình để từ đó thực hiện tốt

chức năng hậu cần và chức năng tham mưu
tổng hợp.
Thứ ba, tác động của cách mạng công
nghiệp 4.0
Thế giới đang bước vào một giai đoạn
phát triển hết sức mạnh mẽ với những biến
đổi sâu sắc. Hiện nay, đời sống kinh tế - xã

hội đang đối diện với nhiều xu thế biến đổi
khác nhau, đặc biệt là cách mạng công
nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0). Giáo sư
Klaus Schwab (người Đức), Chủ tịch Diễn
đàn Kinh tế Thế giới Davos cho rằng
“Chúng ta đang tiến tới một cuộc cách
mạng công nghệ, công nghiệp làm thay đổi
cơ bản lối sống, phong cách làm việc và
cách thức giao tiếp. Xét về phạm vi, mức
độ và tính phức tạp, sự dịch chuyển này
khơng giống với bất kỳ điều gì mà con
người từng trải qua” (Cục Thông tin Khoa
học và Công nghệ Quốc gia, 2017, tr. 1).
Cuộc CMCN 4.0 có tác động mạnh mẽ tới
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội,
trong đó có hoạt động của các CQHCNN.
Q trình phát triển này địi hỏi các
CQHCNN cũng như cơng tác văn phòng
phải đẩy nhanh và nâng cao chất lượng hoạt
động. CMCN 4.0 u cầu cơng tác văn
phịng phải hiện đại hóa một cách tồn diện
từ cơ sở vật chất, quy trình, thủ tục đến con
người. Tác động của CMCN 4.0 đặt ra yêu
cầu phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp
dụng các thành tựu phát triển của khoa học
công nghệ vào hoạt động văn phòng nhằm
bắt kịp yêu cầu cũng như khai thác được
những thời cơ của cuộc CMCN 4.0 tạo ra.
2. Các yêu cầu đổi mới tổ chức và
hoạt động của văn phịng trong cơ quan

hành chính nhà nước
Sự phát triển các lĩnh vực đời sống
kinh tế - xã hội, đặc biệt là CMCN 4.0 và
q trình cải cách hành chính đặt ra yêu
cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của
93


SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY

No. 79 (01/2022)

cơng tác văn phịng, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đổi mới cơ cấu tổ chức của
văn phòng
Văn phòng là một bộ phận cấu thành
của CQHCNN, vì vậy trong q trình cải
cách hành chính hiện nay cũng đặt ra yêu
cầu phải sắp xếp hoàn thiện tổ chức bộ
máy. Bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy
hành chính, sắp xếp các đơn vị hành chính
huyện, xã theo Nghị quyết số 37-NQ/TW
ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ Chính
trị tác động lớn đến tổ chức của các văn
phịng. Ngồi ra, đối với Văn phịng Chính
phủ, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
cũng phải được sắp xếp theo hướng tinh
gọn lại. Trong sắp xếp tổ chức bộ máy, văn
phòng của các cơ quan phải đáp ứng yêu
cầu ngày càng hợp lý hóa cơ cấu tổ chức,

đặc biệt là vấn đề đơn giản hóa tổ chức bộ
máy, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm
vụ giữa văn phòng với các đơn vị khác có
liên quan. Để có thể thực hiện được điều
này, yêu cầu đặt ra là phải phân tích tổ
chức, phân tích cơng việc một cách bài bản
và thống nhất trong toàn bộ máy tổ chức.
Thứ hai, yêu cầu nâng cao chất lượng
đội ngũ nhân sự
Trong tổ chức và hoạt động của văn
phịng các CQHCNN thì yếu tố cần phải
đổi mới đầu tiên cần phải kể đến đó là con
người. Trong q trình hoạt động địi
hỏi phải có một đội ngũ cơng chức có
“tâm” và có “tầm”. Muốn vậy, đòi hỏi các
CQHCNN phải nâng cao chất lượng của
đội ngũ nhân sự văn phòng. Các CQHCNN
cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến
thức chun mơn vững vàng, có tinh thần
thái độ phục vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật
cao. Đội ngũ cơng chức văn phịng phải
đáp ứng được yêu cầu chuyên môn cũng
như việc sử dụng thành thạo các kỹ năng
mềm để phục vụ cho việc thực hiện các

chức năng, nhiệm vụ. Quá trình đổi mới
hiện nay địi hỏi cơng chức văn phịng phải
hình thành nên “văn hóa tốc độ” trong xử
lý cơng việc, đồng thời hình thành tư duy
nhạy bén và tư duy tổng hợp để có thể

hồn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ
được phân công. Yêu cầu trong giai đoạn
mới của văn phịng đặt ra phải hình thành
nên một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp,
hiện đại.
Bên cạnh đó, trong bối cảnh của cuộc
CMCN 4.0, chúng ta đang hướng tới xây
dựng một nền hành chính “điện tử”. Để
xây dựng được “Chính phủ điện tử”, “Văn
phịng điện tử” địi hỏi phải có những
“Con người điện tử”. Do đó, mỗi cán bộ
cơng chức viên chức văn phịng phải tự
nâng cao trình độ, kỹ năng CNTT. CBCC
văn phòng phải sử dụng thành thạo các
phần mềm, tiện ích, có kỹ năng tin học tốt
để làm chủ cơng nghệ. Q trình phát triển
cơng nghệ u cầu đội ngũ nhân sự không
chỉ dừng lại ở kiến thức tin học cơ bản mà
còn đòi hỏi phải nâng cao hơn nữa, đặc biệt
là khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ,
khả năng sử dụng thành thạo các công cụ,
các phần mềm, có khả năng “làm chủ”
cơng nghệ, làm việc độc lập trên mơi
trường mạng. Việc hiện đại hố trang thiết
bị của văn phòng cần phải được tiến hành
đồng thời với “hiện đại hố” những con
người làm cơng tác này và trong đó đặc
biệt là trang bị tri thức về CNTT, tin học
cần phải được tiến hành trước một bước.
Thứ ba, u cầu hiện đại hóa cơng tác

văn phịng
Trong q trình đổi mới hoạt động của
văn phòng nhất là dưới tác động của
CMCN 4.0 thì hiện đại hóa văn phịng là
một yêu cầu mang tính tất yếu. Các
CQHCNN cần đẩy nhanh lộ trình hiện đại
hóa văn phịng để theo kịp sự phát triển
94


LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG

TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN

như “vũ bão” của khoa học cơng nghệ.
Yêu cầu hiện đại hóa này bao gồm:
Một là, yêu cầu đầu tư, hiện đại hóa
trang thiết bị của văn phòng
Cơ sở vật chất là điều kiện để đảm bảo
cho hoạt động của nền hành chính nhà
nước nói chung và hoạt động của văn
phịng nói riêng. Sự phát triển mạnh mẽ
của khoa học cơng nghệ địi hỏi trang thiết
bị văn phòng phải được đầu tư tối ưu, hiện
đại. Các thiết bị hiện đại đòi hỏi phải được
đầu tư và nâng cấp như máy tính, máy in,
máy photo, máy scan, thiết bị kỹ thuật
truyền tin, truyền văn bản, Kios tra cứu
thông tin... Thực tiễn hiện nay nhiều
CQHCNN, nhất là ở cấp xã và cấp huyện,

cơ sở vật chất của văn phòng chưa được
đáp ứng và trang bị đầy đủ. Điều này đã
làm giảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
văn phòng. Chỉ khi đảm bảo các cơ sở vật
chất này thì mới có thể thực hiện tốt chức
năng tham mưu, tổng hợp.
Các cơ quan văn phòng phải được đầu
tư máy vi tính hiện đại và thơng qua việc
nối mạng vi tính để xử lý thông tin, sao
chép, nhân, in công văn và phát hành văn
bản trên môi trường mạng là một xu thế tất
yếu. Ngồi ra, việc địi hỏi phải nâng cấp
trụ sở làm việc để đảm bảo không gian cho
hoạt động văn phòng là thực sự cần thiết.
Văn phòng cần đề xuất với các cơ quan có
thẩm quyền đầu tư nâng cấp Trụ sở làm
việc, Trụ sở tiếp công dân, Bộ phận một
cửa… tại cơ quan, đơn vị mình. Đồng thời,
phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho Bộ
phận một cửa và Trụ sở tiếp công dân.
Trong xu hướng với sự phát triển công
nghệ, các cơ quan đang chuyển từ mơ hình
“họp trực tiếp” sang “họp trực tuyến”,
chính vì vậy văn phịng cần phải trang bị
các phịng họp trực tuyến, nhất là ở Trung
ương, cấp tỉnh và cấp huyện. Bên cạnh việc

đầu tư nâng cấp trụ sở thì cần phải thiết kế
lại khơng gian văn phịng cho hiện đại,
thơng thống.

Để trang bị cơ sở vật chất địi hỏi phải
đảm bảo nguồn tài chính nhất định. Đối với
các địa phương có kinh tế phát triển như
Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình
Dương… việc nâng cấp cơ sở vật chất hiện
nay tương đối thuận lợi. Trong khi đó, đối
với các tỉnh có điều kiện kinh tế chưa phát
triển mạnh như Hà Giang, Tuyên Quang,
Cao Bằng, Điện Biên… việc trang bị cơ sở
vật chất là một trở ngại nhất định. Ngoài
ra, đối với Trung ương, cấp tỉnh, việc trang
bị cơ sở vật chất hiện đại nhất thiết phải
được thực hiện tốt. Tuy nhiên, đối với cấp
huyện và cấp xã thì đây là một vấn đề cịn
đang rất khó khăn.
Hai là, yêu cầu phải đẩy mạnh ứng
dụng các phần mềm, tiện ích trong hoạt
động của văn phịng
“Cuộc CMCN 4.0 với nền tảng là sự
phát triển mạnh mẽ của CNTT, trong đó
chủ yếu là mạng xã hội, di động, dữ liệu
lớn, phân tích và điện tốn đám mây. Việc
ứng dụng CNTT cho phép đẩy nhanh việc
ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong nhiều ngành
nghề, góp phần khắc phục những khó khăn
hiện có” (Trịnh Xn Thắng, 2018). Việc
áp dụng cơng nghệ cao vào q trình vận
hành của văn phịng là một trong những yếu
tố quan trọng, nó giúp cho hoạt động hiệu
quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Điều này yêu cầu cơng tác văn phịng phải
đẩy mạnh ứng dụng các thành tựu công
nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý. Xu thế
phát triển của cuộc CMCN 4.0 là sự phát
triển bùng nổ của các ứng dụng, phần mềm,
tiện ích. Vì vậy, địi hỏi cơng tác văn phịng
phải ứng dụng các phần mềm, tiện ích vào
hoạt động của mình.
Một số phần mềm, tiện ích mà văn
95


SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY

No. 79 (01/2022)

phòng cần phải được trang bị và nâng cấp
như đầu tư và nâng cấp Cổng thông tin
điện tử; Phần mềm quản lý văn bản (MOffice); Phần mềm đánh giá sự hài lòng
của người dân; Ứng dụng Hệ thống thông
tin quản lý nhân sự; Phần mềm chỉ đạo,
điều hành; Phần mềm họp trực tuyến
(Microsoft Teams, Google Hangout
Meets…); Ứng dụng Zalo trong hoạt động
văn phòng; Hệ thống ISO điện tử; Hệ
thống một cửa điện tử.v.v.
Hiện nay, thực tế văn phòng các
CQHCNN đã áp dụng các phần mềm, tiện
ích vào hoạt động của mình. Tuy nhiên
mức độ áp dụng chưa nhiều và chưa đồng

bộ. Việc áp dụng các phần mềm, tiện ích ở
một số cơ quan ở địa phương còn khá
khiêm tốn. Việc trang bị phần mềm, tiện
ích ở một số cơ quan cịn có tình trạng
“nhỏ giọt”. Yêu cầu đặt ra là phải ứng
dụng triệt để các phần mềm, tiện ích. Đồng
thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính đồng
bộ, thống nhất.
Cơ quan văn phịng cũng cần phải phối
hợp với các cơ quan phụ trách về Khoa học
công nghệ để nghiên cứu xây dựng cũng
như vận hành các hệ thống phần mềm, tiện
ích khác vào hoạt động. Đồng thời nghiên
cứu sử dụng các mạng xã hội vào cơng tác
văn phịng của cơ quan, đơn vị mình và
thống nhất sử dụng Email công vụ trong
thực thi công vụ. Việc xây dựng các phần
mềm, tiện ích cần bám sát vào các cơng
việc cũng như các quy trình, thủ tục của
văn phòng. Các cơ quan văn phòng cần
phải nghiên cứu và có lộ trình áp dụng các
cơng nghệ mới, các phần mềm tiện ích vào
q trình hoạt động.
Ngồi ra hiện nay với xu hướng phát
triển của cơng nghệ thì các CQHCNN đang
hướng đến giảm “Giao dịch trực tiếp”, tăng
“Giao dịch gián tiếp” trong mối quan hệ

với người dân. Vì vậy, Cổng thông tin điện
tử là một những giải pháp để giải quyết bài

toán này. Thực tế cho thấy rất nhiều các cơ
quan chuyên môn cấp huyện và Ủy ban
nhân dân cấp xã chưa có Cổng thơng tin
điện tử riêng. Điều này sẽ gây ra rào cản
trong quá trình thực hiện dịch vụ cơng trực
tuyến. Bên cạnh đó việc vận hành các Cổng
thông tin điện của cấp huyện, cấp tỉnh cũng
thường xuyên gặp những “trục trặc”, điều
này ảnh hưởng đến q trình truy cập và sử
dụng của cán bộ cơng chức viên chức và
người dân.
Thứ tư, yêu cầu đổi mới quy trình,
nghiệp vụ của văn phịng
Q trình đổi mới hoạt động văn
phịng u cầu phải đổi mới các quy trình,
nghiệp vụ trong cơng tác văn phịng. Các
cơ quan văn phịng phải nghiên cứu lộ trình
cải cách hoạt động của mình. Văn phịng
trong các CQHCNN cần phải chuẩn hóa
các quy trình, nghiệp vụ trong cơng tác văn
phịng bằng cách đẩy mạnh ứng dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2015 vào hoạt động của mình.
Các quy trình, nghiệp vụ của cơng tác văn
phịng như xây dựng kế hoạch, chương
trình công tác; quản lý văn bản; hội họp;
quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ, tài liệu…
cần phải được xây dựng và vận hành với
quy trình chặt chẽ, logic, đảm bảo phù hợp
với xu thế cải cách thủ tục hành chính hiện

nay. Các cơ quan văn phịng đẩy mạnh ứng
dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử, dịch vụ
công trực tuyến… để rút ngắn thời gian
giải quyết thủ tục hành chính cũng như
chuẩn hóa các quy trình, thủ tục. Văn
phịng cần xây dựng các biểu mẫu điện tử
và thống nhất việc sử dụng các biểu mẫu
này. Quy trình, nghiệp vụ phải hướng đến
xây dựng “Văn phịng điện tử”, “Văn
phịng khơng giấy”, “Văn phòng tự động
96


LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG

TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN

hóa”, “Văn phịng của thế kỷ 21”, “Văn
phòng số”.v.v. Với sự tác động mạnh mẽ
của CNTT yêu cầu văn phòng các
CQHCNN cần đẩy nhanh việc sử dụng
internet và các phương tiện truyền thông
vào thực hiện nhằm đơn giản hóa quy
trình, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí.
Q trình đổi mới cơng tác văn phịng
u cầu cần phải nghiên cứu, xây dựng và
tiến hành tối ưu hoá các q trình thực hiện
nhiệm vụ của văn phịng cũng như thực
hiện các chun mơn, nghiệp vụ. Văn
phịng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào

quy trình xử lý cơng việc nội bộ, trong mối
quan hệ với các cơ quan, bộ phận khác
cũng như trong giải quyết công việc người
dân, doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần
phối hợp với các CQHCNN khác, các bộ
phận khác đẩy nhanh việc công bố danh
mục các thủ tục hành chính trên mạng
thơng tin điện tử của cơ quan, cung cấp
lịch công tác, lịch tiếp công dân lên trang
thông tin điện tử.
3. Một số kiến nghị
Từ những yêu cầu phải đổi mới tổ
chức và hoạt động văn phịng trong các
CQHCNN hiện nay, chúng tơi đề xuất một
số biện pháp sau đây:
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của các
CQHCNN và đội ngũ cán bộ công chức về
yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của
văn phòng
Trong hệ thống các CQHCNN thì văn
phịng phải là cơ quan, đơn vị chủ động và
tiên phong trong việc cải cách tổ chức và
hoạt động. Với chức năng, vị trí cũng như
tầm quan trọng của mình, các cơ quan văn
phịng cần ý thức được trách nhiệm trong
việc đổi mới tổ chức và hoạt động. Việc
thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức cho
CBCC về đổi mới tổ chức và hoạt động
của văn phòng là một yêu cầu cấp thiết.

Mỗi CBCC cần nhận thức đầy đủ và chính
xác sự cần thiết cũng như yêu cầu phải đổi
mới tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Họ cần thay đổi tư duy từ “yêu cầu” đổi
mới sang “nhu cầu” đổi mới. Có như vậy
mới chủ động và tích cực trong q trình
đổi mới hoạt động của mình. Các
CQHCNN, nhất là lãnh đạo các cơ quan
văn phòng cần tăng cường nâng cao nhận
thức của đội ngũ cán bộ công chức. Lãnh
đạo các CQHCNN và lãnh đạo văn phòng
cần thường xuyên chỉ đạo cũng như vận
động mỗi cơng chức chủ động và tích cực
đổi mới, sáng tạo và linh hoạt trong hoạt
động. Mỗi cơ quan, cá nhân cần nhận thức
được tầm quan trọng, lợi ích của việc đổi
mới tổ chức và hoạt động văn phòng cũng
như những yêu cầu đặt ra đối với công tác
này trong thời kỳ mới.
Thứ hai, rà sốt, hồn thiện cơ cấu tổ
chức của Văn phòng
Các CQHCNN cần tiến hành phân
định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng với các bộ phận, đơn vị khác trong
cơ quan. Trước hết, cần rà soát, phân định
rõ ràng chức năng, nhiệm vụ với các bộ
phận, đơn vị khác trong cơ quan cũng như
trong nội bộ của văn phòng. Trong bối
cảnh chuyển đổi chức năng từ hậu cần sang
tham mưu thì cần xác định rõ ràng, cụ thể

hơn chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực
tham mưu. Văn phịng cần rà sốt lại Quy
chế tổ chức và hoạt động của mình để tham
mưu thủ trưởng cơ quan ban hành quyết
định điều chỉnh. Ngoài ra, cần từng bước
tách bạch chức năng hậu cần và tham mưu,
đẩy nhanh q trình chun mơn hóa trong
hoạt động. Đặc biệt tiến hành nghiên cứu
sắp xếp bộ máy Văn phịng Chính phủ và
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo
hướng gọn nhẹ hơn, linh hoạt hơn. Các
CQHCNN cần tổ chức bộ máy văn phòng
97


SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY

No. 79 (01/2022)

theo hướng khoa học, gọn nhẹ và đúng
chức năng.
Thứ ba, tăng cường phối hợp với các
cơ quan, đơn vị khác trong quá trình đổi
mới tổ chức và hoạt động của văn phòng
Các cơ quan văn phòng cần phối hợp
chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị có liên
quan trong q trình cải cách hoạt động
của mình. Cụ thể:
Một là, phối hợp với cơ quan Nội vụ
để hoàn thiện các quy định về chức năng,

nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng cho
hoạt động của văn phịng. Bên cạnh đó, cần
phối hợp với cơ quan Nội vụ để tăng cường
đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự
văn phòng. Các cơ quan này cần tiến hành
xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để từ
đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
đội ngũ nhân sự khoa học, hợp lý.
Hai là, cơ quan văn phòng cần phối
hợp với các cơ quan Nội vụ, cơ quan Khoa
học cơng nghệ để xây dựng chương trình,
nội dung cũng như kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng kiến thức, kỹ năng về tin học,
CNTT cho đội ngũ cơng chức của mình.
Ba là, trong quá trình xây dựng và vận
hành các hệ thống phần mềm, tiện ích…
địi hỏi cơ quan văn phịng cần phối hợp
với các cơ quan về khoa học công nghệ,
cơng an để nghiên cứu về tính bảo mật
thơng tin, khả năng thích ứng với
CQHCNN, đảm bảo an ninh mạng… để
lựa chọn phần mềm, tiện ích cho phù hợp.
Thứ tư, đảm bảo nguồn lực đầu tư cho
quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động
Để có thể đổi mới tổ chức và hoạt
động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo
nguồn lực nhất định. Do đó, các CQHCNN
cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước
cho hoạt động văn phòng. Văn phịng cần

phối hợp với cơ quan Tài chính để xây

dựng danh mục mua sắm, trang bị cơ sở hạ
tầng vào dự toán ngân sách hằng năm của
cơ quan, đơn vị. Đặc biệt các CQHCNN
cần nghiên cứu đầu tư cho công tác văn
phịng ở các địa phương khó khăn, các cấp
hành chính ở địa phương, nhất là cấp
huyện và cấp xã. Các CQHCNN cần
nghiên cứu lộ trình để “phủ sóng” Cổng
thơng tin điện tử cho tất cả các cơ quan
chuyên môn cấp huyện và Uỷ ban nhân
dân cấp xã.
Thứ tư, thực hiện đồng bộ quá trình đổi
mới tổ chức và hoạt động của văn phòng
Yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động
của văn phịng chỉ có thể thực hiện hiệu
quả khi mà các CQHCNN, các cơ quan văn
phòng thực hiện đồng bộ các nội dung. Do
đó, cần tiến hành đồng thời các nội dung
như nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự;
hiện đại hóa văn phịng; đẩy mạnh chuẩn
hóa quy trình, nghiệp vụ văn phịng... đồng
thời từng nội dung đổi mới phải đặt trong
mối tương quan với các nội dung khác.
Bên cạnh đó, các CQHCNN cần xây dựng
các giải pháp để tiến hành đồng bộ đổi mới
văn phòng với đổi mới tổ chức và hoạt
động của các cơ quan khác.
Kết luận

Với vai trị và vị trí quan trọng của
mình, văn phòng các CQHCNN cần phải
được đổi mới theo hướng hiện đại và
chun nghiệp. Có thể khẳng định rằng văn
phịng truyền thống hiện nay không thể đáp
ứng được yêu cầu phát tiển của giai đoạn
mới. Xu thế phát triển tất yếu của thời đại
như tồn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri
thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi
mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong
xã hội đều phải khơng ngừng đổi mới và
hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn
phịng cần được nhanh chóng chuyển từ
văn phịng kiểu cũ sang văn phòng kiểu
98


LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG

TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN

mới. Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn
phòng trong các CQHCNN trở thành một
yêu cầu tất yếu trong bối cảnh và giai đoạn
hiện nay. Quá trình phát triển kinh tế - xã
hội đặc biệt là CMCN 4.0 đặt ra những yêu
cầu mới cho các cơ quan, đơn vị. Điều này
đòi hỏi văn phòng các CQHCNN phải
nghiên cứu một cách “thấu đáo” để có kế
hoạch và chương trình cải cách phù hợp và

khoa học. Cơng tác văn phòng trong các
CQHCNN đang đứng trước những áp lực

phải thay đổi theo hướng hiện đại và yêu
cầu nâng cao chất lượng hoạt động. Tuy
nhiên, sự phát triển của CMCN 4.0 và cải
cách hành chính nhà nước cũng tạo ra
những thời cơ và thuận lợi cho quá trình
đổi mới tổ chức và hoạt động của văn
phịng. Do đó, cần tận dụng những thời cơ,
thuận lợi đồng thời cần xây dựng các biện
pháp và lộ trình thích hợp để khắc phục
những khó khăn, thách thức nhằm đổi mới
tổ chức và hoạt động của văn phịng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Chính phủ (2011). Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban hành
chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
Chính phủ (2015). Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính
phủ điện tử.
Cục Thơng tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2017). Tổng luận “Cuộc cách mạng
công nghệ lần thứ 4”.
Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành & Bùi Hữu Duy (2009).
Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại. Nxb Lao động.
Quế Hương (29/11/2019). Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc
Giang - tác động lớn đến hiện đại hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ. Cổng Thông tin
điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Truy xuất từ: />Hữu Nguyên (26/12/2019). Hội nghị tổng kết cơng tác năm 2019 của Văn phịng Chính
phủ. Tạp chí Cộng sản. Truy xuất từ: />Lưu Kiếm Thanh (2008). Cơng tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính
nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước số. Số 11/2008, tr. 20-22.
Phạm Thị Hồng Thắm (2020). Nâng cao chất lượng công tác tham mưu của lãnh đạo, quản

lý cấp phịng. Tạp chí Quản lý nhà nước. Số 292(5/2020), tr.70-74.
Trịnh Xuân Thắng (06/9/2018). Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến
sự phát triển của nền hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước. Truy xuất
từ: />p_lan_thu_4_den_su_phat_trien_cua_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html
Ngày nhận bài: 18/11/2020

Biên tập xong: 15/01/2022
99

Duyệt đăng: 20/01/2022