KỸ NĂNG THÍCH ỨNG và làm VIỆC KHOA học để THÍCH ỨNG với môi TRƯỜNG CÔNG VIỆC

KỸ NĂNG THÍCH ỨNG VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC ĐỂ THÍCH
ỨNG VỚI MƠI TRƯỜNG CƠNG VIỆC
1. Khái niệm kỹ năng tổ chức và làm việc khoa học
Tổ chức và làm việc khoa học là quá trình xác định những mục tiêu và lựa chọn những
phương pháp, biện pháp cho phù hợp để hồn thành mục tiêu đó

2. Phân loại
Tổ chức cơng việc cho 1 bộ phận, đơn vị (nhóm)
Là q trình xác định những cơng việc cần phải làm và phân công cho các “đơn vị” và cá
nhân đảm nhận các cơng việc đó tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa các đơn vị, cá nhân
nhằm hoàn thành mục đích đề ra.
Tổ chức cơng việc cá nhân
Là việc sắp xếp lại các công việc được giao
CÁC CÁCH TỔ CHỨC VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC

1. Đặt mục tiêu cho bản thân
Việc đặt mục tiêu giúp bạn có những định hướng rõ ràng, chủ động hơn trong công việc
Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

Specific (Cụ thể): đặt ra mục tiêu cho bản thân thật cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu, VD: đạt
điểm IELTS 5.0 trong 3 tháng tới

Measurable (Đo lường được) : con số cụ thể là bao nhiêu? VD: cần dành ra 1 tiếng
mỗi ngày để tự học Tiếng Anh và 15 phút để ôn lại từ vựng đã học và phải hoàn thành
các việc này trong ngày.

Attainable (Khả thi): ngồi việc cụ thể, đo lường được thì cơng việc phải nằm trong khả
năng của bạn, việc đặt mục tiêu quá cao sẽ làm bạn chán nản khi không đạt được và dễ từ
bỏ nó.
Nhưng khơng phải vì thế mà không đặt ra những mục tiêu cao. Bạn sẽ chia nhỏ giai
đoạn và đặt cho mình nhiều mục tiêu nhỏ – từng bước vượt qua nó để đạt được mục

tiêu cao như ban đầu đã đề ra

Relevant (Thực tế): Mục tiêu đề ra phải phù hợp với tình hình thực tế


Vd: Có cơng việc tốt sau khi ra trường là mục tiêu dài hạn
Những mục tiêu thực tế liên quan tới mục tiêu dài hạn: học tập tích cực trên lớp, tự tìm
thêm tài liệu, tham gia các lớp kỹ năng mềm
Những mục tiêu như giải trí, mua sắm khơng liên quan đến mục tiêu dài hạn thì có thể
đặt ra sau

Time-bound (Có thời hạn xác định) : giới hạn mục tiêu của mình trong khoảng thời
gian nhất định giúp chúng ta có động lực hồn thành tốt hơn

2. Lên danh sách những việc cần làm
Liệt kê tất cả những việc phải làm. Sau đó ghi chú bên cạnh những công việc này mức độ
ưu tiên và xác định đâu là việc quan trọng cần phải làm trước cũng như khoảng thời gian
dự định bỏ ra để hồn thành cơng việc.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên:
Phương pháp Eisenhower và Quy tắc Pareto (Quy tắc 80/20)
PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER
Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng nó một cách
rất hiệu quả cho lịch làm việc bận rộn của mình, điểm cốt lõi của phươn g pháp này là sắp
xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower)
Phân chia công việc thành 4 cấp độ
P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

(P= Priority: Sự ưu tiên)

 Cách phân bổ thời gian
P1: ~15% – 20% (trong tổng thời gian của bản
thân)
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%


QUY TẮC PARETO
Ban đầu, quy tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý
thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.
Sau này, quy tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là quy tắc 80/20 tức là khoảng 80% kết
quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

 Áp dụng trong sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Sau khi lập danh sách các công việc cần thực hiện  đánh số thứ tự từ 1-10 cho:
-

Nỗ lực cần bỏ ra cho các cơng việc (với 1 là nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra)
Hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (với 1 là hiệu quả thấp nhất)

Sau đó lấy sự nỗ lực chia cho hiệu quả dự kiến để ra thứ tự ưu tiên thực hiện công việc và
thực hiện những cơng việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.
Ví dụ:
• Cơng việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
• Cơng việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phịng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

• Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

4. Lập thời gian biểu
Sau khi có danh sách công việc phải làm, chúng ta cần lập tự thời khóa biểu cụ thể cho
mình (trên giấy, điện thoại, các cơng cụ lập thời khóa biểu…)
Lưu ý: cần có sự linh hoạt bằng cách dành ra khoảng thời gian nhỏ để đề phịng trường
hợp cơng việc bạn làm mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Sự linh hoạt, không cứng nhắc giúp hồn thành cơng việc tốt hơn mà không phải chịu quá
nhiều áp lực.
Tuy nhiên cũng cần thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá thời
gian cũng như hiệu quả công việc đã làm, đề ra những phương pháp khắc phục để có thể
lập thời khóa biểu tốt hơn cho những lần sau.

 Nguyên tắc 5W1H2C5M
WHY: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Tại sao phải làm công việc này ?, Công
việc này có ý nghĩa gì?, Nếu khơng làm hậu quả sẽ là gì?)
WHAT : Xác định nội dung cơng việc (các bước để thực hiện công việc)


WHERE: Cơng việc đó thực hiện ở đâu?
WHEN: Cơng việc đó thực hiện khi nào?, Khi nào kết thúc?...
-

Để xác định được thời hạn phải làm công việc cần xác định được mức độ khẩn
cấp và mức độ quan trọng của từng cơng việc.
Có 4 loại cơng việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc
không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
công việc không quan trọng và không khẩn cấp (nói ở phần PP Eisenhower)

WHO: Ai làm việc đó?, Ai kiểm tra?, Ai hỗ trợ?, Ai chịu trách nhiệm…
HOW: xác định cách thức thực hiện
CONTROL: Cách thức kiểm sốt (Cơng việc đó có đặc tính gì? Làm thế nào đo lường
đặc tính đó?, Đo lường bằng dụng cụ, máy móc ntn? Có bao nhiêu điểm kiểm sốt và
điểm kiểm sốt trọng yếu?)
CHECK: Phương pháp kiểm tra (Có những bước cơng việc nào cần phải kiểm tra.
Thơng thường thì có bao nhiêu cơng việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải
kiểm tra)
XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC (5M)
MAN: Nguồn nhân lực (Những ai sẽ thực hiện cơng việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm,
kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phịng
ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?)
MONEY: Tiền bạc
MATERIAL: Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng (Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu,
tiêu chuẩn nguồn cung ứng, phương pháp giao hàng, thời hạn giao hàng)
MACHINE: Máy móc, cơng nghệ
MOTHOD: Phương pháp làm việc

5. Hiểu bản thân mình
Để biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả trong ngày của bản thân, giúp lập thời khóa biểu
hiệu quả hơn.
Vd: Nếu bạn cảm thấy đầu óc mình minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy giành nó cho
những cơng việc khó nhất để có thể đạt hiệu suất tối đa và cũng không bị xuống sức hay
tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp.

6. Tránh xao nhãng khi làm việc


Để tránh tình trạng này, chúng ta cần suy nghĩ về những nơi mình hay lui tới để hồn
thành cơng việc, bài tập… và xem đâu là nơi khiến mình tập trung nhất

Nhũng yếu tố gây xao nhãng: mạng Internet, sự thiếu tập trung…

3. Lợi ích của tổ chức và làm việc khoa học
1. Làm việc có mục tiêu và định hướng
Thử nhìn lại xem, nếu bạn làm việc gì đấy có một kế hoạch rõ ràng và mục tiêu đã định
thì sẽ có kết quả như thế nào đối với một việc khơng làm theo kế hoạch, khơng có một
định hướng gì khi thực hiện. Chúng ta đều biết chắc rằng, cái gì có sự chuẩn bị thì sẽ có
kết quả tốt hơn đúng khơng nào. Trong cơng việc lẫn cuộc sống, ở bất kỳ vai trị, vị trí,
hay công việc nào tại những mảng lĩnh vực khác nhau, thì chắc hẳn bạn có cả khối những
thứ cần phải làm và thực hiện đúng theo thời hạn của nó. Tuy nhiên, nguồn lực là hữu
hạn, thế nên nếu bạn khơng có sự hoạch định và kiểm sốt tốt, thì rất có thể hiệu quả thực
hiện sẽ khơng cao, có khi lại mang đến những kết quả không tốt. Tổ chức công việc một
cách khoa học là đã xây dựng được kế hoạch làm như thế nào, chuẩn bị những gì, thực
hiện ra sao và dự đốn được kết quả cho mỗi việc mình làm.
2. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Các nguồn lực mà chúng ta có gồm thời gian, sức khỏe, tiền bạc, vật chất khác. Nhưng sử
dụng như thế nào để hiệu quả, khơng lãng phí thì khơng phải ai cũng làm được. Có thể
tiêu tốn một khoản tiền đầu tư vào một dự án lớn nhưng lợi nhuận mang về âm, có thể
dùng hết quỹ thời gian 1 ngày để giải quyết một việc không liên quan đến công việc trong
khi những việc khác lại không xử lý,.…
VD: Không phải những người thành công đều là tỷ phú thời gian. Họ vẫn có 24 giờ mỗi
ngày như bất kỳ ai, nhưng số lượng công việc họ làm được rất khổng lồ mang lại hiệu
quả lớn, giá trị cao. Vậy, tại sao, cùng một quỹ thời gian như nhau nhưng chúng ta vẫn
luôn cảm thấy không đủ? Chúng ta ln ở trong tình trạng áp lực khơng ngừng, chạy đua
không kịp? Tổ chức thực hiện không khoa học không những không mang lại kết quả công
việc tốt đẹp mà cịn gây những tổn thất về mình và có thể cho người khác.
3. Đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc
Khi biết cách sắp xếp một cách khoa học, ln làm việc có định hướng và mục tiêu, sử
dụng hiệu quả nguồn nhân lực của mình, mọi việc diễn ra đúng tiến độ, theo đúng kế
hoạch đã đặt ra. Cá nhân sẽ làm việc hiệu quả hơn, nhanh chóng hồn thành mục tiêu,

tránh được sự chán nản trong cơng việc. Cá nhân sẽ nhanh chóng thăng tiến trong công
việc
4. Phát triển kỹ năng lãnh đạo


Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng tổ chức và làm việc vô cùng khoa học, họ hiểu được việc họ
cần làm là gì. Ở kĩ năng này, nó rèn luyện cho một cá nhân sự lãnh đạo chính cuộc đời và
công việc của bản thân họ
5. Tăng sự tập trung, rèn luyện bộ não khỏe
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang
nằm chính xác ở đâu khơng? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay khơng? Bạn
có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay khơng? Nếu bạn trả lời là:
khơng hoặc khơng biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Các nhà nghiên cứu tại Viện Khoa học Thần kinh Đại học Princeton đã tiến hành nghiên
cứu và cho rằng việc tổ chức và làm việc khoa học sẽ giúp bạn tập trung hơn.
Lý do tại sao rất đơn giản và chủ yếu liên quan đến cách bộ não của chúng ta hoạt động.
Sự lộn xộn hạn chế khả năng tập trung của não bạn. Vậy nên một bộ não khỏe có thể
được rèn luyện thơng qua việc tổ chức và làm việc hiệu quả của một cá nhân
Mặt khác, nếu bàn làm việc của bạn thiếu tổ chức, bạn có thể để tâm trí của mình lang
thang mỗi khi bạn làm điều gì đó mà bạn có thể khơng nhất thiết phải thích.
6. Có chất lượng cuộc sống cao, làm chủ được thời gian
Việc tổ chức và làm việc khoa học trong cơng việc nó có tác động vơ cùng lớn đến cuộc
sống sức khỏe lẫn tinh thần của một cá nhân. Việc đó đồng nghĩa với việc họ cũng đang
sắp xếp và tổ chức tốt cuộc đời họ. Giups họ tiến đến những mục tiêu trong cuộc sống,
tiết kiệm thời gian, giảm stress và sống vui hơn
7. Xây dựng giá trị của bản thân
Những lợi ích, hiệu suất cơng việc tốt và sự thăng tiến trong công việc nhờ vào việc biết
cách sắp xếp và tổ chức công việc của bạn sẽ giúp bản thân bạn được mọi người biết đến
như một cá nhân chun tâm, có trách nhiệm, tầm nhìn và giỏi giang. Hình ảnh cá nhân
của bạn trong mắt xã hội được đánh giá cao và trân trọng, việc có được bạn trong một

doanh nghiệp nào đó khiến họ tự hào và sẵn sàng bỏ ra hàng nghìn đơ để giữ được bạn là
điều. Cũng từ đó việc xây dựng các mối quan hệ xã hội của trở nên tốt đẹp hơn
8. Phối hợp công việc tốt, giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ/ nội tại
9. Phát hiện lỗi sai và điều chỉnh công việc nhanh


4. Quy trình tổ chức và làm việc khoa học
AWARE

AWARE: Nhận biết, đề ra mục tiêu cho cá
nhân và công việc. Sau đó sắp xếp ưu tiên
ANALYSE: Liệt kê những điều cần làm
ATTACK: loại bỏ “kẻ cắp thời gian” (những
tố làm mất thời gian) để chú tâm vào việc cần
thiết
ASSIGNMENT: Lập thứ tự ưu tiên các cơng
việc
ARRANGEMENT: Hồn thiện kỹ năng, lập
hoạch

ANALYSE

ASSIGN

ATTACK

ARANGE

NỖ LỰC THỰC HIỆN
KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ

yếu

DO IT

kế