Hướng dẫn sử dụng word căn bản đến nâng cao

CHƯƠNG 1. Làm quen với môi trường làm việc Word 2016
1. Giới thiệu về thanh Ribbon

1.1.

Tab Home

Tab Home chính là Tab được mở mặc định trên thanh Ribbon trong Microsoft Word 2013. Cụ
thể trong Tab Home có những nhóm lệnh như sau:
Font: Các lệnh dùng để căn chỉnh định dạng chữ: kích thước, kiểu chữ, màu chữ …
Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…
Style (cái này cực kỳ quan trọng)
1.2.

Tab Insert

Tab insert nằm ngay cạnh bên tab Home, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Đây là tab
chứa các lệnh liên quan đến chèn các đối tượng trong văn bản, bao gồm:
Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản đang có
Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng trong văn bản
Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa
Links: Lệnh chèn các liên kết, đường link
Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản
Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, WordArt, …
Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng có sẵn trong bộ sưu tập vào văn bản
hiện thời.
1


Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó.
1.3.

Tab Page Layout

Tab Page Layout là tab chứa những lệnh liên quan đến cách sắp xếp bố cục văn bản. Cụ thể
bao gồm các lệnh như sau:
Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang như lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước
giấy in… (tab này chỉ quan tâm phần này)
Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…
Arrange: Lệnh sắp xếp các đối tượng trong văn bản.
1.4.

Tab References

Tab References cũng là Tab hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan
đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản, …
1.5.

Tab View

Phần này chú ý đến Show:
 Ruler: Hiển thị thước kẻ
 Gridlines: Hiển thị Grid
 Navigation Pane: Hiển thị phần mục lục của văn bản theo mức heading. (Cái này quan trọng
khi viết báo cáo dài)

2


2. Ruler

Có 2 thước dọc và ngang, thước có đánh các số khác nhau, để bạn có thể dựa vào đó căn
chỉnh cho chuẩn xác đang được nhiều người sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản. Nhưng chủ
yếu dùng để quan sát.
2.1.

Đặt đơn vị cho thước

Bước 1: Chọn File -> Options

3


Bước 2: Chọn Advanced, kéo xuống phần Display, thay đổi đơn vị như hình. (Đơn vị thường
dùng ở VN là Centimeters.

3. Một số phím tắt thơng dụng trong Word
3.1.

Phím chức năng

 Ctrl + N: Tạo một trang soạn thảo mới.
 Ctrl + O: Mở trang soạn thảo đã có.
 Ctrl + S: Lưu lại văn bản trong trang soạn thảo.
 Ctrl + C: Sao chép kí tự, dịng, đoạn văn bản được chọn.
 Ctrl + X: Cắt kí tự, dịng, đoạn văn bản được chọn.
 Ctrl + V: Dán kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn.
4


 Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ có trong văn bản.

 Ctrl + H: Mở cơng cụ tìm kiếm, thay thế từ, cụm từ có trong văn bản.
 Ctrl + P: Mở hộp thoại In văn bản.
 Ctrl + G: Mở cửa sổ trang số.
 Ctrl + K: Tạo liên kết.
 Ctrl + Z: Bỏ qua thao tác vừa thực hiện.
 Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái trước khi sử dụng lệnh Ctrl + Z.
 Ctrl + W / Ctrl + F4/ Alt +F4: Đóng trang soạn thảo
3.2.

Phím di chuyển

 Các phím lên xuống một hàng, sang trái, phải kí tự.
 End, Home: Trở về đầu hoặc cuối dòng đang đặt con trỏ.
 Ctrl + Home: Về đầu dòng văn bản.
 Ctrl + End: về cuối dòng văn bản.
 Tab: Cách/ di chuyển sang cột khác/ tạo hàng mới nếu đang ở cột cuối cùng trong table.
 Ctrl + Q: Lùi đoạn văn bản ra sát lề (chỉ dùng sau khi đã sử dụng tab)
 Enter: Xuống dòng. Ngắt đoạn.
 Ctrl + Enter: Ngắt trang sang trang mới.
 ESC: Đóng cửa số chức năng.
 Ctrl + ESC hoặc phím Windows: Khởi động menu start
 Alt + Tab: Chuyển cửa sổ làm việc.
 Starrt + D: Chuyển ra màn hình desktop
 Start + E: Mở cửa sổ My computer
3.3.

Phím định dạng

 Ctrl + B: Định dạng in đậm.
5

 Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.
 Ctrl + U: Định dạng gạch chân liền giữa các từ.
 Ctrl + Shift + D: Định dạng gạch chân kép liền giữa các từ.
 Ctrl + Shift + W: Định dạng gach chân dưới mỗi từ.
 Ctrl + D/ Ctrl + Shift + F/ Ctrl + Shift + P: Mở hộp thoại định dạng văn bản.(F: thay đổi font
chữ, P thay đổi cỡ chữ.
 Ctrl + E: Định dạng căn giữa văn bản.
 Ctrl + J: Định dạng căn đều 2 lề văn bản.
 Ctrl + L: Định dạng căn trái văn bản.
 Ctrl + R: Định dạng căn phải văn bản.

6


CHƯƠNG 2. Các thao tác cơ bản ban đầu trong Word
1. Các thao tác cơ bản trên Word
-

New, Save, Open, Close, Exit

4. Định dạng khổ giấy và đặt lề cho văn bản
2.1.

Định dạng khổ giấy

Chọn Layout > Page Setup > Kích vào mũi tên chỗ Margins > Custom Margins… hoặc click
vào mũi tên chỗ Page Setup

Cửa sổ Page Setup hiện ra, trong thẻ Margins ta sẽ định dạng lề cho văn bản.

7


Trong thẻ Paper, ta sẽ định dạng kích thước của trang giấy.

Columns : Cho phép bạn chia cột cho văn bản, bên cạnh những kiểu cột được mặc định thì
bạn cũng có thể tự căn chỉnh và tạo cột bằng cách click vào “More columns” và thiết lập thông số
theo ý bạn muốn.

8


Trong cửa sổ Columns

Chú ý phần Apply to:
 Selected text: Chỉ chia cột phần văn bản được chọn.
 Whole document: Chia cột cho toàn bộ văn bản.
2.2.

Sao chép, cắt và dán văn bản
Giả sử ta cần copy hoặc cut một đoạn văn bản từ Web sang:
9


Bước 1: Chọn phần văn bản muốn copy, Ctrl + C.

Bước 2: Chọn vị trí muốn dán đoạn văn bản, Ctrl + V.
Click vào mũi tên chỗ Ctrl dưới cùng của đoạn văn bản vừa sao chép, chọn biểu tượng Keep

Text Only (T) như hình vẽ. Như vậy thì định dạng của đoạn văn bản vừa sao chép sẽ giống
định dạng của văn bản đang soạn thảo.

Sao chép định dạng:
Đôi khi ta muốn định dạng của 2 đoạn văn giống nhau. Ta có thể sao chép định dạng bằng
cách đưa trỏ chuột đến đoạn văn muốn sao chép định dạng. Rồi chọn vào biểu tượng Format Painter
trên thanh công cụ, sao đó đưa trỏ chuột đến đoạn văn kia.

10


5. Thiết lập cho đoạn văn bản
Bước 1: Chọn vào mũi tên nhỏ chỗ Paragraph trên thjanh công cụ:

Bước 2: Cửa sổ Paragraph hiện lên.
Tab Indents and Spacing:

Alignment: Căn lề cho đoạn văn: Trái, phải giữa, cách đều 2 bên.
11


Indentation: Thụt lề văn bản. Line spacing có cách lựa chọn sau:

 None: khơng có gì cả.
 First line: thụt lề dòng đầu
 Hanging: Thụt lề cả đoạn.
 By: chọn khoảng cách thụt lề, thường là 1cm thụt lề dòng đầu. Ở đây word của anh đang lỗi
hiển thị sai đơn vị.
Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn văn và giãn dòng trong đoạn văn.

Chú ý chọn Line spacing phù hợp với yêu cầu. Nhưng thường là 1.5 lines hoặc
Multiple với kích thước cho trước. Kích thước này chọn ở At.
6. Thiết lập font chữ
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa font chữ
Bước 2. Click vào mũi tên nhỏ chỗ Font trên thanh công cụ
Cửa sổ Font hiện ra. Trong tab Font:

12


CHƯƠNG 3. Chèn bảng và các đối tượng đặc biệt
1. Chèn bảng vào word
1.1.

Chèn bảng mới trong Word

Bước 1. Chọn Insert > Table > Chọn kích thước bảng.

13


Bước 2. Điều chỉnh Design và Layout cho bảng vừa thêm:

Các thao tác với bảng đọc thêm tại: />1.2.

Chèn bảng từ Excel

Đọc thêm tại: />2. Chèn cơng thức tốn học
Để chèn cơng thức tốn học trước hết ta cần cài đặt phần mềm MathType vào trong Word.
Link tải: />Nhớ tắt toàn bộ Office trước khi cài.

14


Bước 1: Tải về và giải nén thư mục Mathtype 6.9. Vào thư mục …\ \Mathtype 6.9\Mathtype
6.9, chuột phải vào file InstallMTW6.9.exe. Chọn Run as Adminstractor.
Bước 2: Chọn Next

Bước 3: Mở file Key MT6.9.txt rồi copy đoạn key rồi dán vào ô *Product key. Chọn Next.

15


Bước 4: Chọn vị trí cài đặt > OK

Bước 5: Finish.
Bước 6. Trong word (Excel, Power Point làm tương tự).
Chọn File > Option > Add-in. Chỗ Manager chọn Word Add-ins. Nhấn Go…

16


Bước 7: Cửa sổ hiện lên, chọn Add.

Tìm đến vị trí cài đặt Mathtype, …\Mathtype\Office Support\64. Rồi chọn 2 file như trong
hình ấn Open.

17


Bước 8. Check vào 2 ô này, rồi ấn OK.

Bước 9. Bây giờ trên thanh Ribbon đã có tab Mathtype

18


Để chèn cơng thức mới ta có thể ấn vào Inline hoặc tổ hợp phím Ctrl+Alt+Q.
Hướng dẫn gõ cơng thức Toán sử dụng Mathtype: />3. Chèn đối tượng khác
Để chèn biểu đồ, hình ảnh, … vào tab Insert.
Phần này tùy vào yêu cầu cụ thể tự tìm hiểu thêm.

19


CHƯƠNG 4. Các thao tác nâng cao
1. Styles
Trước khi bắt đầu thực hiện gõ văn bản, ta sẽ định dạng các style mà mình sẽ sử dụng. Thơng
thường các style sử dụng là:
 Normal: đây là styles cho phần văn bản thông thường trong đoạn
 Heading 1, 2,3: Các style cho các đề mục.
 Style cho các phần văn bản đặc biệt: Phần văn bản liệt kê, ảnh, chú thích (captions)…
Trong tab Home, chọn phần Styles, ấn vào mũi tên mở rộng

Đây là phần chứa các style

20


1.1.

Modify style

Khi mở văn bản mới phần Style sẽ là mặc định của Word. Do đó, ta cần modify lại các style
mình sẽ sử dụng theo yêu cầu. Lưu ý rằng, một khi ta đã modify style thì ta khơng cần quan tâm đến
Font hay Paragraph bên ngoài nữa, mà bây giờ ta muốn sửa định dạng cho phần văn bản đang ở
Style nào ta sẽ điều chỉnh Style đó…
Để modify Style, ta chuột phải vào stype đó, chọn Modify…

Cửa số Modify Style hiện lên

21


Phần Formatting ta sẽ định dạng kiểu chữ, font chữ ….
Chọn vào Format

22


Ở đây ta có thể định dạng Font … hay Paragraph cho văn bản. Lưu ý rằng mỗi loại Style ta
cần định dạng cho đúng như yêu cầu, chẳng hạn Heading 1 chữ đậm cỡ 16, Heading khác chữ đậm
cỡ 13-14…. Phần thiết lập này tương tự như ở trên.
Việc dùng Style giúp văn bản được thống nhất về mặt bố cục và gọn nhẹ về thao tác, nhưng
cũng sẽ dễ xuất hiện nhiều sai sót nên cần phải luyện tập nhiều.

23


1.2.

Tạo Style mới

24


Cuối cùng nhấn OK.
1.3.

Copy style từ file có sẵn

Nhiều khi, ta đã tốn công để thiết lập nhiều style cho 1 văn bản, và ta muốn văn bản mới sẽ có
các style này thay vì phải thiết lập lại. Khi đó, ta làm như sau:

25