Một số điều cần lưu ý để thực hiện activation thành công pot

Một số điều cần lưu ý để thực hiện activation
thành công
Lập plan thật chặt chẽ
Nếu như bạn có 40 điểm cần làm activation trong vòng 2 tuần bạn cần sắp
xếp việc di chuyển giữa những điểm này sao cho thât tối ưu về thời gian, chi
phí. Bạn sẽ cần cân nhắc sẽ chia các điểm thành nhiều nhóm hay không, mỗi
nhóm sẽ đi theo những tuyến đường nào, thời gian thực hiện thế nào. Càng
dành nhiều thời gian nghiên cứu và lên kế hoạch thì dự án của bạn càng
giảm thiểu rũi ro và lãng phí.
Tối ưu hóa chi phí và thời gian
Nếu việc thực hiện diễn ra ở nhiều điểm, bạn hãy cố gắng sắp xếp lịch trình
theo hướng tối ưu việc đi lại sao cho ngắn nhất, tiết kiệm nhất có thể vì nó
liên quan đến chi phí vận chuyển, đi lại. Hãy thử tưởng tượng bạn chỉ có 1
chiếc xe để vận chuyển booth đi 3 đến 4 điểm cùng 1 lúc, sẽ khá đau đầu khi
phải ngồi nghĩ ra sẽ đến điểm nào trước, điểm nào sau cũng như khi ra về thì
dỡ booth ở đâu trước để chỉ cần một chiếc xe mà thực hiện công việc trong
thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần biết những quy định riêng tại
từng địa phương đối với phương tiện vận chuyển, ví dụ thời gian cấm xe tải
vào nội thành các thành phố, những con đường cấm xe tải, xe lôi để không
gặp rắc rối trong công việc. Chẳng hạn bạn dự định sẽ chuyển hàng vào lắp
đặt ở trung tâm thương mại vào lúc 21h00 nhưng vào giờ đó xe tải phải chờ
bên ngoài thành phố đến 21h mới được chạy vào thì kế hoạch di chuyển của
bạn xem như bị phá sản và có thể là bạn sẽ không kịp lắp đặt nếu như trung
tâm thương mại đóng cửa không cho làm việc vào ban đêm. Vì vậy rất có
thể xe sẽ phải vào thành phố từ trước 16h00 sau đó chất đồ lên và chờ đến
20h00 để được di chuyển tiếp. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ khó lường
trước những vấn đề như thế này.
Với những dự án làm ở các tỉnh xa, để tiết kiệm chi phí thuê khách sạn,
nhiều activation planner còn lên kế hoạch rất kỹ cho việc di chuyển sao cho
họ có thể tranh thủ ngủ trên xe/máy bay vào ban đêm để tiết kiệm chi phí
thuê phòng khách sạn, hoặc tính toán kỹ thời gian đến, đi sao cho việc check

in, check out không vượt qua các "mốc giờ" như 0h, 12h để tránh phải trả
thêm một ngày tiền phòng.
Viết document thật rõ ràng, kỹ lưỡng
Việc vận hành một chương trình activation thường liên quan đến rất nhiều
người, đôi khi project manager không thể làm việc trực tiếp với nhân sự cấp
thấp bên dưới hoặc trực tiếp thị sát từng điểm, do đó bạn viết tài liệu hướng
dẫn càng rõ ràng chi tiết thì nguy cơ cấp dưới thực hiện sai yêu cầu càng
giảm thiểu. Bạn đừng trông đợi nhân viên cấp dưới của mình sẽ tự nhận biết
và thực hiện công việc một cách tinh tế, đôi khi họ chỉ là supervisor, team
leader, do khả năng có hạn, họ chỉ thực hiện công việc như kiểu thiên lôi chỉ
đâu đánh đó. Vì vậy bạn nên chú ý viết thật kỹ các tài liệu sau:
Tài liệu training cho nhân sự (Team leader, PG, MC ): Mô tả công việc thật
rõ ràng từng vị trí, giới thiệu những kiến thức sản phẩm cần chú trọng, gạch
đầu dòng những điều cần chú ý về tác phong làm việc. Làm sao cho bất cứ
nhân sự nào khi đọc vào mô tả công việc cũng biết mình nên làm gì và
không nên làm gì,
Báo cáo: Bạn cần báo cáo những việc gì, cần chụp những tấm ảnh ở những
lúc nào, chụp chi tiết gì nên ghi thật rõ ràng trong báo cáo để đảm bảo các
nhân sự bên dưới không quên
Các tài liệu bàn giao hàng hóa, thiết bị: Để đảm bảo không xảy ra mất mát,
nhất là ở những chương trình có nhiều hạng mục nhỏ như đổi quà tặng, cần
thiết kế các biểu mẫu bàn giao, kiểm đếm hàng hóa, tồn kho giữa các nhân
sự, bản ghi nhận thông tin khách hàng sao cho xảy ra ít nhầm lẫn, thiéu sót
nhất có thể gây thất thoát tài sản.
Có chế độ kiểm tra nghiêm ngặt
Với nhiều nhân sự và nhiều địa điểm thực hiện, để cho chương trình có chất
lượng và nhất quán, đôi khi bạn cần phải có một chế độ kiểm tra giám sát
riêng. Nhiều khách hàng thậm chí thuê riêng 1 agency để giám sát Agency
thực hiện, với các quy trình QC (Quality Control) chặt chẽ. Bạn có thể cử ra
một vài nhân sự chỉ chuyên đi kiểm tra giám sát, có thể đóng vai khách hàng

(mystery shopper) hoặc giám sát bằng cách chấm điểm gian hàng, trưng
bày và cần đảm bảo những người này cũng được training kỹ về tiêu chuẩn
của chương trình.