XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-------------------

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Chuyên đề: XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
– THỰC TIỄN THỰC HIỆN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...........................................................................................................3
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH
TRONG
HOẠT
ĐỘNG
CÔNG
CHỨNG
5
1. Một số khái niệm về xác minh, giám định...................................................5
2. Các trường hợp xác minh, giám định trong hoạt động công chứng............6
3. Đối tượng xác minh, giám định trong hoạt động công chứng......................8
3.1. Năng lực hành vi dân sự của cá nhân liên quan đến hoạt động công chứng

8

3.2. Các giấy tờ về tài sản

10

3.3. Giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch

11

3.4. Tài sản

11

CHƯƠNG II: THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT
ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT
12
1. Thực tiễn việc xác minh, giám định của Công chứng
động
công
12

viên trong hoạt
chứng

1.1. Cam đoan của các bên trong văn bản công chứng về tính xác thực của giấy tờ
và
khơng
đề
nghị
Cơng
chứng
viên
phải
xác
minh

12
1.2. Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt động công chứng diễn ra phổ
biến,
phức
tạp
13
1.3. Thực trạng thiếu trang bị máy móc, cơng nghệ hỗ trợ hoạt động xác minh,
giám
định
trong
hoạt
động
công
chứng
14
1.4. Hiện tượng chậm trễ trả lời kết quả xác minh, giám định, bỏ sót, bỏ lọt các
hành vi vi phạm liên quan đến giấy tờ giả, giả mạo người tham gia giao dịch cơng
chứng của các cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý
14

2


1.5. Kỹ năng hành nghề, chuyên môn nghiệp vụ của Cơng chứng viên cịn hạn chế
15
1.6.
16

Bất

cập

trong

quy

định

về

việc

xác

minh,

giám

2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện pháp luật

định
17

2.1. Nhóm các giải pháp nhằm xây dựng cơ chế pháp lý đảm bảo cho Công chứng
viên
thực
hiện
quyền
xác
minh

17
2.2. Giải pháp đối với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan

18

2.3. Giải pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên

19

2.3.1 Đối với các tổ chức hành nghề công chứng

19

2.3.2 Đối với công chứng viên

20

KẾT LUẬN

22

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

23

3


PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Luật Công chứng 2014: “Công chứng là

việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực,
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng,
giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn
bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây
gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức
tự nguyện yêu cầu cơng chứng”.
Có thể hiểu cơng chứng là hành vi của cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực
của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công
chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc
nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu. Đây là hành vi của người đại diện
cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch; đem lại sự an
toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp,
phòng ngừa hành vi vi phạm. Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận
ln bảo đảm an tồn pháp lý và phịng ngừa được tranh chấp thì bắt buộc hoạt động cơng
chứng phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật.
Hiện nay, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để yêu cầu công chứng,
chứng thực và tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công
chứng đang diễn ra ngày càng tinh vi, nghiêm trọng. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng:
Từ chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, bằng cử nhân, chứng chỉ hành nghề, giấy xác nhận tình
trạng hơn nhân, giấy xác nhận số chứng minh nhân dân, chứng minh nhân dân và giấy tờ
có giá trị lớn như giấy chứng nhận đăng ký mô tô, xe máy, Giấy chứng nhận đăng ký xe ô
tô, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,... Mặc dù đã có sự phối hợp giữa Cơ quan Công
an và các cơ quan có liên quan, thực hiện nhiều giải pháp ngăn ngừa, xử lý, tuy hiện tình
trạng giả mạo vẫn tiếp tục gia tăng.
Tình trạng này khơng chỉ gây thiệt hại lớn về vật chất mà còn gây tâm lý hoang
mang và bất ổn cho xã hội. Người yêu cầu công chứng và Cơng chứng viên đều có thể trở
thành nạn nhân của vấn nạn này bất cứ lúc nào. Như vậy thì vai trị, chức năng của hoạt
động cơng chứng nêu trên không thể thực hiện và phát huy để mang lại những ý nghĩa tích
cực của nó cho xã hội.
Do đó, để hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao

dịch và đảm bảo an tồn pháp lý cho bản thân thì mỗi Cơng chứng viên phải có các kỹ
năng để nhận diện các tài liệu, giấy tờ có trong hồ sơ công chứng; kỹ năng nhận diện
4


người tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch. Qua đó phát hiện được các tài liệu, giấy tờ
giả, đối tượng giả mạo, xác định được năng lực hành vi dân sự của chủ thể tham gia giao
dịch. Tuy nhiên, để bổ trợ cho các yếu tố trên thì một trong những hoạt động mà Công
chứng viên phải thực hiện đó là hoạt động xác minh, giám định trong quá trình hành nghề.
Đây là một bước vơ cùng quan trọng trong quy trình cơng chứng.
Tơi chọn đề tài: ”Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng – Thực tiễn
thực hiện và giải pháp hồn thiện pháp luật” mục đích phân tích thực trạng về việc xác
minh, giám định trong hoạt động cơng chứng, qua đó đề xuất một số giải pháp để hoàn
thiện pháp luật về xác minh, giám định trong hoạt động công chứng.

5


PHẦN 2: NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
1. Một số khái niệm về xác minh, giám định
Xác minh trong hoạt động công chứng là việc Công chứng viên xem xét, kiểm tra
những thông tin do người yêu cầu công chứng cung cấp và các giấy tờ, tài liệu liên quan
tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận về những thông tin, giấy tờ,
tài liệu và đối tượng của hợp đồng, giao dịch phù hợp với quy định của pháp luật.
Xác minh trong hoạt động công chứng do Cơng chứng viên thực hiện hoặc có thể do
cơ quan chức năng chuyên ngành thực hiện nhằm thu nhập thông tin, tài liệu từ các đối
tượng cần xác minh. Qua đó, Cơng chứng viên có cơ sở để đánh giá một cách chính xác
người tham gia giao dịch là có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng,

giao dịch không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội.
Tuy nhiên, có một số trường hợp Công chứng viên không thể thực hiện xác minh do
tài liệu, giấy tờ hoặc năng lực chủ thể phải do những chun gia có chun mơn sâu của
ngành, lĩnh vực thực hiện hoặc phải sử dụng những phương tiện kỹ thuật đặc biệt thực
hiện thì Cơng chứng viên cần phải yêu cầu giám định. Hiện nay chưa có quy định về việc
giám định trong hoạt động cơng chứng mà chỉ quy định về giám định tư pháp.
Giám định tư pháp là việc người giám định tư pháp sử dụng kiến thức, phương tiện,
phương pháp khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ để kết luận về chuyên môn những vấn đề có
liên quan đến hoạt động khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự, giải quyết
vụ việc dân sự, vụ án hành chính theo trưng cầu của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố
tụng, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu giám
định theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu giám định là người có quyền tự mình u cầu giám định sau khi đã
đề nghị cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng
trưng cầu giám định mà khơng được chấp nhận. Người có quyền tự mình yêu cầu giám
định bao gồm đương sự trong vụ việc dân sự, vụ án hành chính, nguyên đơn dân sự, bị
đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự hoặc người đại
diện hợp pháp của họ, trừ trường hợp việc yêu cầu giám định liên quan đến việc xác định
trách nhiệm hình sự của bị can, bị cáo.
Trên cơ sở quy định về hoạt động giám định tư pháp như trên, thì trong hoạt động
cơng chứng khi có những trường hợp mà Công chứng viên thấy cần thiết phải giám định,
6


sử dụng kết quả giám định làm căn cứ để thực hiện cơng chứng giao dịch thì có thể u
cầu giám định từ cơ quan có thẩm quyền.
2. Các trường hợp xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
Trong hoạt động công chứng việc xác minh, giám định là một trong những hoạt
động nghiệp vụ quan trọng của Công chứng viên trong việc chứng nhận các hợp
đồng, giao dịch đúng quy định của pháp luật. Để văn bản công chứng có giá trị chứng cứ

cần phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật chung và đặc biệt là pháp luật
chuyên ngành về công chứng.
Luật Công chứng năm 2014 quy định những trường hợp xác minh, giám định
trong một số trường hợp như sau:
- Khoản 5 Điều 40 quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có
căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp
đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi
dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa
được mô tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người u cầu công chứng làm rõ hoặc
theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc
yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng".
- Khoản 2 Điều 56 quy định về công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi
ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức
và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu
hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì cơng chứng viên đề nghị người lập di chúc
làm rõ, trường hợp khơng làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng di chúc đó.
Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người u cầu cơng chứng
khơng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng
phải ghi rõ trong văn bản công chứng".
Điều 57 Khoản 3 quy định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản:
"Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người
được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và
hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối u cầu cơng chứng hoặc theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám
định.
Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng
văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng".
7

Mục đích của việc xác minh trong hoạt động cơng chứng là để bảo đảm tính xác
thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Các nội dung cần xác minh trong hoạt động cơng
chứng có thể: xác minh về chủ thể bao gồm tư cách của chủ thể, tính xác thực của chủ thể,
về năng lực hành vi dân sự của chủ thể yêu cầu công chứng, về đối tượng của hợp đồng,
giao dịch, về các giấy tờ pháp lý liên quan (giấy tờ chứng minh về quyền của chủ thể,
giấy tờ về tài sản) và các thông tin do các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp.
Trong hoạt động cơng chứng, có nhiều tình tiết, sự kiện mà Công chứng viên
cần phải xác minh. Cách thức và biện pháp xác minh của Cơng chứng viên có thể là:
kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lưu trữ, truy xuất và tra cứu thông tin điện tử, đối chiếu sổ sách
theo dõi, tiến hành xác minh tại các cơ quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên
quan, kiểm tra thực tế đối tượng của giao dịch là tài sản, đề nghị các cơ quan có thẩm
quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết hoặc yêu cầu giám định.
Như vậy, đối với hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực hiện xác
minh, giám định do có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị
đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì cơng chứng
viên đề nghị người u cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công
chứng. Công chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho
văn bản công chứng. Xác minh, giám định trong hoạt động cơng chứng do Cơng chứng
viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng thực hiện nhằm thu thập thơng tin, tài liệu,
chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho Cơng chứng viên xác
nhận chính xác người tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích,
nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội
hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là
đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh, giám định trong hoạt
động cơng chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng
để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng của Công chứng viên đúng quy
định. Việc xác minh, giám định là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao
dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo

đảm hành lang pháp lý an toàn, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra.
Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh, giám định mà bỏ qua
hoặc xác minh, giám định khơng chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những
người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự
cơng chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan
trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp
8


mới nhận biết được vấn đề cần xác minh, giám định. Công chứng viên phải xác định
được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh.
Đối với trường hợp người u cầu cơng chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự
hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, Công chứng viên cần phải kiểm tra bằng
những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để xác minh năng lực
hành vi dân sự.
Về vấn đề xử phạt việc Công chứng viên không tiến hành xác minh hoặc giám
định được quy định tại Điểm o, Khoản 3, Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày
15/7/2020 quy định phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với việc:
“Công chứng viên không tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định trong trường hợp
có yêu cầu xác minh, giám định của người yêu cầu công chứng”.
3. Đối tượng cần xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
Việc yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch hết sức đa dạng, cụ thể như:
mua bán nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thế chấp tài sản, uỷ quyền, khai nhận
hoặc thoả thuận phân chia di sản thừa kế,… Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu
công chứng đều liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh, giám định khác nhau. Kết
quả xác minh, giám định để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính
xác của hợp đồng, giao dịch. Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng có thể
thực hiện theo các biện pháp và kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản là Công chứng viên
nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu
cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc Cơng chứng viên phải đến nơi cần

xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức tạp
phải yêu cầu cơ quan có chức năng giám định sau đó cung cấp thơng tin kết luận việc
giám định cho Công chứng viên.
Thực tế trong hoạt động tại một số tổ chức hành nghề công chứng, những đối
tượng cần phải xác minh, giám định trong quá trình hành nghề của Cơng chứng viên, có
thể là:
3.1. Năng lực hành vi dân sự của cá nhân liên quan đến hoạt động công
chứng
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, thông qua việc trao đổi và nghiên cứu hồ sơ,
nếu Công chứng viên nhận thấy người có liên quan đến nội dung u cầu cơng chứng có
những dấu hiệu bất thường về tinh thần, tâm lý, về sự thể hiện ý chí… thì phải dùng kỹ
năng nghề và biện pháp nghiệp vụ để xác định về trạng thái tinh thần và tâm lý của người
đó. Nếu có những dấu hiệu có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc bị hạn chế
9


hoặc mất năng lực hành vi dân sự … thì phải tạm dừng việc công chứng và yêu cầu giám
định pháp y tâm thần để xác định khả năng nhận thức, làm chủ hành vi và thể hiện ý chí
của người đó.
Theo quy định tại Điều 117 của Bộ luật Dân sự 2015 về điều kiện có hiệu lực của
giao dịch dân sự:
“1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với
giao dịch dân sự được xác lập;
b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hồn tồn tự nguyện;
c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật,
khơng trái đạo đức xã hội;
2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch trong
trường hợp pháp luật có quy định.”
Việc nắm được kỹ năng xác định chủ thể có vai trị sau đây:

- Giúp công chứng viên nhận định đúng về chủ thể của giao dịch, bảo đảm giao
dịch dân sự có hiệu lực: Trong các điều kiện để giao dịch dân sự có hiệu lực thì điều kiện
về chủ thể (người tham gia giao dịch) là một trong những điều kiện đầu tiên được quy
định. Khi không bảo đảm về mặt chủ thể thì có thể sẽ dẫn đến giao dịch dân sự vơ hiệu, vì
vậy, cơng chứng viên khi tiếp nhận yêu cầu công chứng trước hết phải xem xét ngay vấn
đề chủ thể của giao dịch, trên cơ sở nhận thấy bảo đảm yếu tố chủ thể thì tiến hành xem
xét tiếp đến các yếu tố về nội dung, mục đích, hình thức của giao dịch.
Kỹ năng xác định chủ thể là kỹ năng cơ bản cần phải có, nếu cơng chứng viên
khơng nắm được kỹ năng này sẽ dẫn đến chứng nhận những giao dịch không bảo đảm
điều kiện có hiệu lực gây thiệt hại cho các bên tham gia giao dịch, thiệt hại cho các chủ
thể khác. Bộ luật Dân sự 2015 có những quy định về giao dịch dân sự vô hiệu liên quan
đến vấn đề vi phạm về mặt chủ thể, cụ thể: tại Điều 125 đã đưa quy định giao dịch dân sự
vô hiệu do người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn
trong nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự xác lập, thực
hiện: “Khi giao dịch dân sự do người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân
sự người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hoặc người bị hạn chế năng lực
hành vi dân sự xác lập, thực hiện thì theo yêu cầu của người đại diện của người đó, Tồ
án tun bố giao dịch đó vơ hiệu nếu theo quy định của pháp luật giao dịch này phải do
người đại diện của họ xác lập, thực hiện hoặc đồng ý….”. Và tại Điều 128 đưa ra quy
10


định về giao dịch dân sự vô hiệu do người xác lập không nhận thức và làm chủ được hành
vi của mình: “Người có năng lực hành vi dân sự nhưng đã xác lập giao dịch vào đúng
thời điểm không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì có quyền u cầu Tồ
án tun bố giao dịch dân sự đó là vơ hiệu”.
- Nắm được kỹ năng xác định chủ thể cịn giúp cơng chứng viên xác định được
những yêu cầu về hồ sơ công chứng, yêu cầu về nội dung của giao dịch khi pháp luật có
quy định dành riêng cho mỗi loại chủ thể, giúp cơng chứng viên tránh những sai sót trong
việc tư vấn, chứng nhận những giao dịch có nội dung trái quy định pháp luật do loại chủ

thể đó khơng được thực hiện, khi thực hiện phải tuân theo điều kiện nhất định hoặc khi
thực hiện giao dịch họ không cần phải tuân theo những yêu cầu của pháp luật dành cho
các chủ thể thơng thường khác.
Ngồi ra, nắm vững kỹ năng xác định chủ thể không chỉ dừng lại ở việc giúp xác
định đúng cá nhân, tổ chức có yêu cầu cơng chứng có đủ điều kiện tham gia giao dịch hay
không để đi đến việc từ chối hoặc nhận yêu cầu cơng chứng mà nó cịn giúp cho cơng
chứng viên có được những tư vấn cần thiết trong những trường hợp cụ thể để người u
cầu cơng chứng có thể thực hiện những thủ tục pháp lý cần thiết nhằm bảo đảm tuân thủ
quy định pháp luật về mặt chủ thể, bảo đảm quyền lợi của người tham gia giao dịch và
quyền lợi của những người khác.
Trách nhiệm của Công chứng viên khơng chỉ là việc xác định chính xác người
tham gia hợp đồng, giao dịch mà còn ghi nhận, phản ánh, xác nhận một cách trung thực
và hợp pháp mục đích, ý chí của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
3.2. Các giấy tờ về tài sản
Việc xác minh, giám định đối với các giấy tờ về tài sản trong q trình thực hiện
cơng chứng là việc Cơng chứng viên xem xét các giấy tờ chứng minh về quyền sở hữu,
quyền sử dụng tài sản có được cấp đúng thẩm quyền hay không, hiện trạng thực tế của tài
sản có đúng với tình trạng pháp lý được ghi nhận trong giấy tờ về tài sản hay không?
Con dấu, chữ viết, chữ ký của người có thẩm quyền, thời gian cấp giấy tờ có đúng với
trình tự thủ tục pháp luật quy định hay khơng?
Thực tế cho thấy, có rất nhiều trường hợp hiện trạng thực tế của tài sản đã thay đổi
so với hiện trạng được ghi nhận theo giấy chứng nhận, ví dụ như: đối với bất động sản
như nhà, đất: trên giấy chứng nhận nhà chỉ có một tầng, nhưng thực tế chủ sở hữu đã xây
dựng thêm tầng, cơi nới diện tích sử dụng, thay đổi hiện trạng mà chưa đăng ký cập nhật
đăng ký biến động về hiện trạng. Đối với động sản như xe mô tô, xe máy đã thay đổi màu
sơn không đúng với giấy chứng nhận đăng ký xe,… Những trường hợp này, Công chứng
11


viên phải hướng dẫn cho các bên hoàn tất các thủ tục hợp thức hóa đối với những thay

đổi nêu trên hoặc tiến hành xác minh về hiện trạng và tình trạng pháp lý của tài sản, để
bảo đảm cho việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch được chính xác, tránh tranh chấp về
sau.
Việc xác minh, giám định có thể được tiến hành tại các cơ quan có thẩm quyền
cấp giấy tờ về quyền sử hữu, quyền sử dụng tài sản như: Phịng Cảnh sát giao thơng
đường bộ (đối với xe ô tô, mô tô, xe máy …), Sở Giao thông vận tải (đối với phương tiện
thủy nội địa), Văn phòng đăng ký đất đai (đối với nhà ở, quyền sử dụng đất,…). Ngồi ra
Cơng chứng viên có thể xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có tài sản hoặc nơi cư
trú của người yêu cầu công chứng.
3.3. Giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch
Đối với giấy tờ tùy thân của người tham gia giao dịch thì chứng minh nhân dân
là một trong những loại giấy tờ rất quan trọng, nhưng thường xuyên bị các đối tượng làm
giả mạo hoặc tẩy xóa, sửa chữa.
Việc kiểm tra giấy tờ tùy thân là để nhận diện thông tin của người tham gia giao
dịch công chứng (ngày tháng năm sinh, họ tên, nơi thường trú…) có phù hợp với các địa
điểm ghi trên giấy tờ tùy thân hay không hoặc có phù hợp với thơng tin trên các loại giấy
tờ khác như hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn … hay không?
Thực tế xảy ra nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng không phải là người
có tên trên giấy tờ tùy thân, nhưng lại sử dụng các thủ đoạn giả mạo, gian dối để thay
hình, chèn hình, chèn đặc điểm nhận dạng vào giấy tờ tùy thân, để qua mặt Công chứng
viên thực hiện thành cơng thủ đoạn giả mạo, gian dối.
Ngồi ra, đối với các giấy tờ hộ tịch của người yêu cầu công chứng như giấy
chứng nhận kết hôn, hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng hơn nhân, giấy khai sinh, giấy
chứng tử … Công chứng viên cũng phải kiểm tra kỹ hoặc tiến hành xác minh tại cơ quan
có thẩm quyền cấp các loại giấy tờ này nếu thấy có những nghi vấn về việc giả mạo giấy
tờ hoặc gửi công văn xác minh về tình trạng hơn nhân của người đã chết.
3.4. Tài sản
Việc kiểm tra, xác minh tài sản là vấn đề rất phức tạp, liên quan đến nhiều quy
định pháp luật, nhiều cơ quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan, mất nhiều
thời gian. Nội dung xác minh có thể là: về hiện trạng của tài sản, tình trạng pháp lý của

tài sản trong thực tế với các giấy tờ về tài sản.

12


Có rất nhiều trường hợp thực tế tài sản khơng còn hiện hữu nữa, mà chỉ còn giấy
tờ chứng minh về quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền sử dụng đất và nhà trên đất
đã bị Nhà nước thu hồi, giải tỏa hoặc bị phá dỡ nhưng chưa thu hồi giấy chứng nhận
quyền sở hữu, quyền sử dụng. Nếu Cơng chứng viên thấy có căn cứ để nghi vấn nhưng
không tiến hành xác minh, dẫn tới việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi tài sản khơng
cịn trên thực tế sẽ dễn đến tranh chấp và nếu phát sinh thiệt hại thì Cơng chứng viên có
khả năng phải chịu bồi thường.
Đối với nhà ở, các phát sinh thường gặp là nhà được xây dựng tăng thêm diện
tích sử dụng, làm thay đổi hiện trạng, kết cấu nhà mà phần tăng thêm này không được
chứng nhận sở hữu theo quy định pháp luật.
Đối với các tài sản khác không phù hợp giữa tài sản thực tế và giấy tờ chứng
minh quyền sở hữu như các phương tiện thủy nội địa, tàu biển đã có thay đổi về kích
thước,vật liệu đóng, thay đổi tính năng sử dụng nhưng khơng được chứng nhận quyền sở
hữu và không được cập nhật trên giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Như vậy, việc xác minh, yêu cầu giám định của Công chứng viên khi hành nghề
là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho người tham gia giao dịch cơng chứng, tránh
tranh chấp có thể xảy ra và phòng ngừa giả mạo trong hoạt động công chứng.
CHƯƠNG II: THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT
1.

Thực tiễn hoạt động xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
1.1.

Cam đoan của các bên trong văn bản cơng

chứng về tính xác thực của giấy tờ và không đề
nghị Công chứng viên phải xác minh

Trong hợp đồng giao dịch có một điều khoản cam kết giữa các bên: Cam đoan
về hiệu lực của văn bản, không đề nghị Cơng chứng viên phải xác minh. Ví dụ như:
Trong một hợp đồng đặt cọc (đã được công chứng) để bảo đảm thực hiện giao dịch
chuyển nhượng quyền sử dụng đất có nội dung như sau: Bên A và Bên B cam đoan đã
xem xét kỹ tất cả các giấy tờ liên quan, biết rõ về Bên A, biết rõ về tài sản đặt cọc để mua
bán và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu là có thật, tình trạng pháp lý - hạn chế quyền sử
dụng (tình trạng bị kê biên, tranh chấp, xử lý nợ…) và không đề nghị Công chứng viên
phải xác minh và yêu cầu giám định.
Hoặc trong một hồ sơ khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng chuyển
nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng ký kết hợp đồng này dựa trên cơ sở nhận
ủy quyền từ người sử dụng đất (thông qua hợp đồng ủy quyền). Trong hồ sơ công chứng,
13


bên nhận ủy quyền có cam đoan rằng “Hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực theo quy
định của pháp luật và tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật với cam đoan của
mình”.
Vấn đề đặt ra là nếu các bên thỏa thuận không đề nghị Công chứng viên phải
xác minh, yêu cầu giám định, hoặc cam đoan rằng văn bản ủy quyền vẫn cịn hiệu lực, thì
có đồng nghĩa rằng trách nhiệm của công chứng viên sẽ được loại trừ hay không? Nghĩa
là công chứng viên sẽ không có trách nhiệm xác minh, giám định, kiểm tra hiệu lực của
các văn bản được dùng làm cơ sở để công chứng hợp đồng? Câu trả lời là: cam đoan của
các bên về tính hợp pháp của giao dịch, về hiệu lực của các văn bản liên quan không phải
là cơ sở để miễn trừ trách nhiệm của công chứng viên. Nếu công chứng viên vẫn thực
hiện công chứng mà dẫn đến thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, thì chủ thể bị thiệt hại có
quyền khởi kiện tại Tịa án để yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường. Trong
vụ việc nêu trên (cam kết về hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực), Tòa án nhận định

rằng việc công chứng viên công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất do
tin tưởng theo cam đoan của người được ủy quyền để thực hiện công chứng, mà không
kiểm tra về thời hạn ủy quyền thực tế đã hết hay chưa là thiếu sót. Đây là một trong
những nguyên nhân dẫn đến thiệt hại của người mua, khi mà người mua thực tế đã thanh
toán tiền theo hợp đồng được công chứng.
1.2.

Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt
động công chứng diễn ra phổ biến, phức tạp

Vấn nạn giấy tờ giả nói chung và giấy tờ giả trong hoạt động cơng chứng nói
riêng đã và đang xảy ra một cách tràn lan, mất kiểm soát. Việc giả mạo giấy tờ, giả mạo
người tham gia công chứng trong thời gian gần đây rất đáng lo ngại và đã gây nên hậu
quả nặng nề cho xã hội. Đã có những trường hợp một người dùng một hoặc nhiều tài sản
thật hoặc ảo với giấy tờ giả, thủ đoạn khác nhau đã lừa được hàng chục lần, chiếm đoạt
tài sản của nhiều cá nhân, tổ chức và đã “qua mặt” được nhiều Công chứng viên của các
tổ chức hành nghề công chứng khác nhau. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng: Từ chứng
chỉ ngoại ngữ, tin học, bằng đại học, giấy xác nhận số chứng minh nhân dân, chứng minh
nhân dân và giấy tờ có giá trị lớn như Giấy chứng nhận đăng ký ô tô, xe máy, Giấy chứng
nhận quyền sử dụn đất...Hầu như ngày nào cũng có thơng tin các đơn vị cơng chứng gặp
nạn giả giấy tờ. Có rất nhiều trường hợp Cơng chứng viên là nạn nhân, không phải chỉ
riêng các Văn phịng cơng chứng mà kể cả Cơng chứng viên của các Phịng cơng chứng
nhà nước. Địa bàn khơng chỉ tập trung ở các đô thị mà các tỉnh cũng đều có. Về thiệt hại
vật chất, tuy chưa có thống kê chính thức, nhưng qua báo chí, có n gân hàng đã bị lừa cả

14


ngàn tỷ đồng với “ đống giấy tờ giả”, có cá nhân đã bị chiếm đoạt hàng chục, hàng trăm
tỷ đồng với hình thức giả mạo giấy tờ hoặc chủ thể “qua mặt” được công chứng viên.

Vụ việc giả mạo giấy tờ và mạo danh bên bán, chuyển nhượng: Đối tượng giả
mạo sử dụng chứng minh nhân dân giả bên bán là bà Võ Ngọc Minh H để bán căn nhà
số 565/72 Nguyễn Trãi, Phường 7, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2012 (sau
đó Hợp đồng mua bán đã được cơng chứng bị Tồ án nhân dân Quận 5 tun vơ hiệu
vào năm 2014). Theo trình bày của bà Võ Ngọc Minh H, đối tượng đã tìm cách tiếp cận
với giấy chứng nhận thật của bà H, làm giả giấy chứng nhận này và đánh tráo giấy giả
lấy giấy thật, sau đó đối tượng làm giả giấy tờ tuỳ thân của bà H để thực hiện việc bán
nhà theo thủ đoạn “người giả giấy thật”.
Hoặc có trường hợp, các đối tượng phạm pháp cịn sử dụng hình thưc “người
giả giấy thật” bằng một thủ đoạn không kém phần tinh vi là giả mạo chủ sở hữu, chủ sử
dụng, dùng giấy chứng nhận thật, lập hợp đồng uỷ quyền định đoạt bất động sản tại một
tổ chức hành nghề cơng chứng ở tỉnh A, rồi sau đó đến tổ chức hành nghề cơng chứng ở
tỉnh B (nơi có bất động sản) để bán, chuyển nhượng bất động sản. Q trình này được
xem như là hợp thức hố bên bán từ kẻ giả mạo bên bán thông qua uỷ quyền được công
chứng thành bên bán là người thật (bên được uỷ quyền).
1.3.

Thực trạng thiếu trang bị máy móc, cơng nghệ
hỗ trợ hoạt động xác minh, giám định trong
hoạt động cơng chứng

Với trình bày nêu trên là hiện nay vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt
động công chứng diễn ra rất phức tạp. Đặc biệt, giấy tờ giả được tạo ra rất tinh vi và hiện
đại; bằng kỹ năng quan sát thơng thường thì rất khó phát hiện ra. Do đó, chuyện các
Cơng chứng viên cũng như các bên tham gia giao dịch công chứng bị qua mặt là chuyện
rất dễ xảy ra trên thực tế. Do vậy, để phát hiện ra các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ đó
cũng cần phải sử dụng đến một số các thiết bị máy móc, cơng nghệ hiện đại, tinh vi.
Tuy nhiên, các trang thiết bị, cũng như máy móc được sử dụng tại các tổ chức
hành nghề cơng chứng hiện nay đa số chỉ có các thiết bị văn phịng cơ bản, có sử dụng
cơng nghệ thơng tin. Các tổ chức hành nghề công chứng trang bị các thiết bị, máy móc

chuyên dụng trong việc phát hiện các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ hiện nay còn rất thô
sơ và hạn chế. Hầu hết là các tổ chức hành nghề cơng chứng cịn thiếu các thiết bị, máy
móc hiện đại hỗ trợ cho việc phát hiện giấy tờ giả mạo trong hoạt động cơng chứng. Đây
cũng chính là một trong những nguyên do mà các Công chứng viên khó khăn trong việc
phát hiện các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ công chứng.
15


1.4.

Hiện tượng chậm trễ trả lời kết quả xác minh,
giám định, bỏ sót, bỏ lọt các hành vi vi phạm
liên quan đến giấy tờ giả, giả mạo người tham
gia giao dịch cơng chứng của các cơ quan chức
năng có thẩm quyền xử lý

- Trên thực tế các trường hợp Công chứng viên phát hiện ra hoặc nghi ngờ giấy tờ giả
mạo hoặc người giả mạo thì cũng chỉ dừng ở cấp độ từ chối cơng chứng, mà khơng có
quyền giữ người giả mạo hay thực hiện việc thu giữ giấy tờ.
Đối với những trường hợp phát hiện ra việc giả mạo giấy tờ, mạo danh người
khác ký kết hợp đồng, giao dịch xảy ra tại tổ chức cơng chứng, thì Cơng chứng viên chỉ
có thể lập biên bản tạm giữ giấy tờ để tiến hành ngay mà thông thường nhanh nhất cũng
phải mất nhiều ngày làm việc. Tổ chức hành nghề cơng chứng cũng khơng có thẩm quyền
tạm giữ người bị tình nghi. Khi tiến hành lập biên bản để tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả
mạo, đa số các trường hợp người vi phạm từ chối ký biên bản và tự ý bỏ về. Do khơng
khẳng định chính xác và chắc chắn về thân nhân cá nhân vi phạm, địa chỉ của cá nhân vi
phạm nên sau khi có kết quả xác minh tại cơ quan có thẩm quyền, tổ chức hành nghề
công chứng cũng chỉ dừng ở mức độ trình báo tin về tội phạm và chuyển hồ sơ vụ việc
cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý.
- Cơ quan tiến hành tố tụng rất ít khi khởi tố các đối tượng liên quan đến giấy tờ

giả nói chung và cả các vụ việc do các tổ chức hành nghề công chứng phát hiện và báo
cáo nói riêng với lý do chưa gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Điển hình như vụ làm giả giấy tờ nhà 373 Đặng Nguyên Cẩn, Phường 13, Quận
6, Thành phố Hồ Chí Minh, đương sự là chủ nhà thật đã làm giả giấy chứng nhận quyền
sở hữu và cố ý tiến hành giao dịch bằng giấy giả (vi trước đó chủ nhà này đã đem giấy
thật thế chấp tại ngân hàng), cơng chứng viên đã phát hiện và chuyển tồn bộ hồ sơ cũng
như thông tin về nhân thân của đối tượng cho cơ quan công an nơi đặt trụ sở của tổ chức
hành nghề công chứng, nhưng vụ việc này đã tạm đình chỉ điều tra.
Một vụ việc khác, Cơng chứng viên tạm giữ sổ đỏ của bà NTN (trú quận Bình
Tân) để xác minh giấy tờ giả. Vụ này, bà N. đến Tổ chức hành nghề công chứng để làm
thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại quận Bình Tân với giá 1,5 tỷ đồng. Qua đối
chiếu, Cơng chứng viên phát hiện các giấy tờ khác như chứng minh nhân dân, trước bạ,
hồ sơ thừa kế… là thật nhưng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu giả nên
chuyển đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để xác minh thông tin. Công chứng
viên phải chờ văn bản trả lời kết quả xác minh giấy chứng nhận của cơ quan cấp giấy thì
mới có cơ sở để chuyển hồ sơ qua cơ quan điều tra công an quận để đề nghị điều tra và
16


khởi tố theo đúng quy định. Tuy nhiên, các cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý ln
trong tình trạng không trả lời hoặc chậm trả lời công văn u cầu xác minh tổ chức hành
nghề cơng chứng.
Chính vì khơng có sự xử lý nghiêm khắc, triệt để từ các cơ quan chức năng có
thẩm quyền nêu trên mà tình trạng làm giả giấy tờ xảy ra tràn lan, mất kiểm sốt. Điều
này khơng chỉ gây nguy hại lớn cho người dân, cho xã hội mà còn là một nỗi ám ảnh đối
với Công chứng viên gây ra tâm lý e ngại, bất an.
1.5.

Kỹ năng hành nghề, chuyên môn nghiệp vụ của
Cơng chứng viên cịn hạn chế

Ngồi những ngun nhân khách quan do ra thì việc để xảy ra những vi phạm,
sai sót trong việc xác minh, giám định dẫn đến tình trạng giấy tờ giả, người giả lọt qua
cửa cơng chứng chính là do kỹ năng hành nghề, chuyên môn nghiệp vụ của nhiều Công
chứng viên hiện nay còn hạn chế, kiến thức cũng như khả năng nhận biết về tài liệu, giấy
tờ giả còn thiếu và yếu.
Khi hành nghề, Công chứng viên ở một số địa phương hầu như chỉ biết dựa vào
hệ thống mạng liên kết nội bộ của ngành tư pháp địa phương, có thể gọi là “mạng ngăn
chặn” và “mạng thông tin giao dịch công chứng”, mà không được liên kết và truy cập
thông tin của hệ thống dữ liệu đất đai của cơ quan công an nơi cấp giấy tờ tùy thân, để
xác minh xem các giấy tờ đó có thơng tin phù hợp hay không.
Một số Công chứng viên khi hành nghề không thực hiện việc xác minh tại
UBND phường, xã, thị trấn nơi có bất động sản và nơi thường trú của người chủ tài sản
để kiểm tra thông tin liên quan hay về hiện trạng có thay đổi giữa thực tế và chứng từ
pháp lý hay không mà chỉ dựa vào cam kết của các bên ghi nhận trong hợp đồng, giao
dịch. Đặc biệt hoạt động công chứng tại một số địa phương đang gặp vấn nạn người mạo
danh, giấy tờ giả mạo rất phức tạp, gây những hậu quả pháp lý không hề nhỏ cho cư dân
và xã hội.
1.6. Bất cập trong quy định về việc xác minh, giám định
Theo quy định tại Khoản 5, Điều 40 Luật Công chứng 2014, “Trong trường hợp
có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp
đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân
sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mơ
tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám
định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng”.
17


Với quy định tại khoản 5 nêu trên, công chứng viên có quyền yêu cầu các bên làm

rõ hoặc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định nếu có căn cứ cho rằng hồ sơ u cầu
cơng chứng có vấn đề chưa rõ hay việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe
dọa, cưỡng ép hoặc có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
chứng, đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể. Tuy nhiên, quy định
này không khả thi ở chỗ ai sẽ chịu chi phí cho việc xác minh, giám định? Khoản 1 Điều
68 Luật Công chứng quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh,
giám định hoặc thực hiện cơng chứng ngồi trụ sở của tổ chức hành nghề cơng chứng thì
người u cầu cơng chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó”. Thực tế, gần như khơng
xảy ra tình huống người u cầu cơng chứng tự đề nghị xác minh, giám định vì việc làm
này chỉ tăng chi phí, kéo dài thời gian của họ; thậm chí, đó là chưa nói đến nhiều trường
hợp, các bên tham gia giao dịch còn muốn che giấu những vấn đề chưa rõ trên. Ngoài ra,
quy định này còn tỏ ra chưa phù hợp ở chỗ, việc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định
được thực hiện trước khi các bên thống nhất với nhau về nội dung, các điều kiện của hợp
đồng, giao dịch cũng như trước khi cơng chứng viên kiểm tra, sốt xét các vấn đề liên
quan đến hợp đồng, giao dịch. Nếu xảy ra tình huống các bên khơng thống nhất được với
nhau hoặc vì một lý do nào đó, cơng chứng viên từ chối cơng chứng thì việc xác minh,
giám định vơ hình trung trở nên vơ nghĩa.
Quy trình cơng chứng được quy định tại Điều 40 của Luật cơng chứng năm
2014 cịn khá đơn giản, chưa chú trọng khâu xác minh, giám định. Trong quá trình tiếp
nhận và thực hiện yêu cầu cơng chứng, nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng
chứng có vấn đề chưa rõ thì cơng chứng viên có quyền đề nghị người u cầu công
chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến
hành xác minh hoặc u cầu giám định. Chứ khơng có những nội dung bắt buộc Công
chứng viên tiếp xúc, hỏi han để thẩm tra, đánh giá về ý chí, nguyện vọng, mục đích giao
dịch, năng lực hành vi của các bên và cũng khơng có nội dung bắt buộc về việc Cơng
chứng viên đánh giá, xem xét thực tế về giấy tờ, tài liệu do các bên xuất trình hay khơng?
Do đó, khi đối tượng chủ thể (trong các giao dịch luôn là bên bán, bên chuyển nhượng
hoặc bên ủy quyền) qua mặt Công chứng viên ký hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản
hoặc hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản và được Công chứng viên chứng nhận,
đều phù hợp với quy trình theo quy định tại Điều 40 Luật cơng chứng năm 2014.

Như vậy, Luật công chứng cũng như các văn bản pháp lý có liên quan trong lĩnh
vực cơng chứng chưa thực sự tạo ra một cơ chế pháp lý ổn định, đồng nhất để có thể hỗ
trợ tích cực cho Công chứng viên trong việc xác minh, kiểm tra và xử lý giấy tờ giả. Do
đó, các Cơng chứng viên gặp rất nhiều khó khăn, khơng được cung cấp đầy đủ thơng tin
chính xác từ phía các cơ quan chức năng trong q trình hành nghề. Đây chính là một
18


trong những nguyên nhân thực tế dẫn đến việc còn xảy ra rất nhiều những vụ việc giả
mạo người, giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng.
2. Một số giải pháp hoàn thiện pháp luật về xác minh, giám định trong hoạt
động công chứng
Từ những thực trạng nêu trên cho thấy, vấn đề xác minh, giám định trong hoạt
động cơng chứng hiện nay cịn gặp rất nhiều khó khăn. Dẫn đến nhiều vụ việc sai phạm
xảy ra trong lĩnh vực công chứng, đặc biệt là vấn nạn giấy tờ giả và người giả mạo khi
tham gia giao dịch công chứng. Từ đó dẫn đến rất nhiều những thiệt hại về vật chất cho
cả người tham gia giao dịch công chứng lẫn Cơng chứng viên. Để khắc phục tình trạng
này tôi xin được đề xuất một số giải pháp sau đây:
2.1. Nhóm các giải pháp nhằm xây dựng cơ chế pháp lý đảm bảo cho Công
chứng viên thực hiện quyền xác minh
Vấn đề xác minh, giám định trong hoạt động cơng chứng hiện nay cịn gặp
nhiều khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật cịn nhiều chồng chéo, khơng thống nhất,
các văn bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các
giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều ngun nhân nhưng
trong đó có sự khơng đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh, giám định
trong công chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, cơng sức.
Thứ nhất, xây dựng quy trình cơng chứng trong Luật Công chứng năm 2014
theo hướng chi tiết và cụ thể hơn. Đặc biệt tạo ra cơ chế cho Cơng chứng viên có thẩm
quyền được tiến hành hoạt động xác minh, giám định tất cả những vấn đề trong nội dung
được cơng chứng. Vì hiện tại Luật Cơng chứng quy định Công chứng viên phải chịu trách

nhiệm với nội dung của giao dịch công chứng nhưng chưa mặc nhiên cho Công chứng
viên quyền được xác minh, giám định những nội dung trong giao dịch công chứng. Quy
định rõ hơn về các khoản chi phí khi phải tiến hành việc xác minh, giám định.
Thứ hai, Xây dựng bổ sung quy chế phối hợp và xử lý tin báo, cung cấp tài liệu
chứng cứ liên quan đến các hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng giữa các tổ chức
hành nghề công chứng với các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trên cơ sở đó các cơ
quan có trách nhiệm, nghĩa vụ xử lý thông tin, tiến hành kiểm tra xác minh các hành vi vi
phạm để xử lý theo quy định của Pháp luật.
Thứ ba, đẩy nhanh tốc độ, cách thức, giải pháp, xây dựng quy chế khai thác, sử
dụng cơ sở dữ liệu công chứng để nâng cao hiệu quả việc quản lý, khai thác, sử dụng,
cung cấp và cập nhật dữ liệu thông tin công chứng được kịp thời. Một khi đã phát hiện
được chủ thể giả mạo thì đưa lên hệ thống cơ sở dữ liệu để các tổ chức hành nghề công
19


chứng ở địa phương biết được đối tượng, ngăn chặn, tránh tình trạng đối tượng khơng giả
mạo chủ thể được ở tổ chức hành nghề cơng chứng này thì đi đến tổ chức hành nghề công
chứng khác để tiếp tục hành vi giả mạo.
2.2. Giải pháp đối với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan
- Đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có sự quan tâm trong việc sửa
đổi, bổ sung những quy định của pháp luật còn chưa đồng bộ để giải quyết một số vấn đề
còn vướng mắc về nghiệp vụ trong hoạt động cơng chứng. Có như vậy, mới giảm bớt
được sự tốn kém về thời gian, công sức và chi phí cho việc xác minh, giám định
trong hoạt động cơng chứng.
- Các cơ quan Cơng an, Viện Khoa học hình sự, Sở Tài ngun và Mơi trường,
Văn phịng đăng ký, Ủy ban nhân dân các cấp… cần có sự quản lý, phối hợp, chia sẻ
thông tin theo quy định pháp luật cùng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng
viên trong q trình xác minh thơng tin phục vụ hoạt động công chứng. Tạo điều kiện
thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong quá trình xác minh,
giám định giấy tờ tài liệu, xác minh chủ thể tham gia giao dịch, để hợp đồng, giao dịch

cơng chứng được an tồn và bảo đảm trách nhiệm cho công chứng viên.
- Đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Chính phủ ban hành quy định cơng khai
thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ đạo tạo qua trang điện tử của các trường Đại học, cơ
sở giáo dục đào tạo,… để Cơng chứng viên có thể tra cứu thơng tin một cách thuận lợi và
nhanh chóng, tránh tình trạng mất thời gian chờ đợi kết quả xác minh.
- Tăng cường công tác điều tra, phát hiện, xử lý các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu
vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động cơng chứng nhằm phịng
ngừa và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật này.
- Việc xử lý trách nhiệm các đối tượng làm giả giấy tờ, hồ sơ tài liệu công
chứng, giả mạo chủ thể khi tham gia giao dịch trong lĩnh vực hình sự hoặc hành chính
cịn tương đối nhẹ, khơng đủ tính phịng ngừa, răn đe, trừng phạt. Lợi dụng vấn đề này,
hoạt động của các đối tượng nêu trên ngày càng tinh vi và gia tăng về số lượng. Vì vậy,
cần có những quy định chế tài nghiêm khắc hơn đối với các hành vi vi phạm của các đối
tượng làm giả giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng và hành vi giả mạo chủ thể.
Đặc biệt, Cơ quan có thẩm quyền cần nhanh chóng và quyết liệt hơn trong việc thực hiện
việc điều tra, khởi tố vụ án, bị can để xử lý nghiêm minh, truy cứu trách nhiệm hình sự
đối với những hành vi làm giả, sử dụng giấy tờ, tài liệu giả, giấy chứng nhận quyền sở
hữu, quyền sử dụng tài sản, giả mạo người khác để tham gia ký kết các hợp đồng.

20


- Các cơ quan chức năng cần tích cực, quyết liệt trong q trình giải quyết
nguồn tin tội phạm. Có biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi sử dụng giấy tờ giả, đưa
người giả khi tham gia hoạt động công chứng, hành vi làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ
quan tổ chức để tăng cường tính giáo dục, răn đe và phòng ngừa vi phạm, để những kẻ
gian khơng cịn dám thực hiện hành vi giả mạo.
- Các cơ quan có chức năng cần đẩy mạng cơng tác tuyên truyền, phổ biến trên
các phương tiện thông tin đại chúng cho người dân về các thủ đoạn lừa đảo tinh vi, đánh
tráo giấy tờ, giả mạo chủ thể trong các giao dịch để người dân nâng cao ý thức cảnh giác,

tinh thần phát giác và tố giác các vi phạm.
2.3. Giải pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên
2.3.1.

Đối với các tổ chức hành nghề cơng chứng:

- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau,
chung tay phòng chống vấn nạn giả mạo tài liệu, giấy tờ, chủ thể tham gia giao dịch. Trao
đổi thông tin để ngăn chặn kịp thời những trường hợp nghi giả hoặc đã phát hiện giả mạo.
Vì đa số các trường hợp giả mạo, kẻ gian khơng thực hiện trót lọt được ở tổ chức hành
nghề cơng chứng này thì sẽ di chuyển qua tổ chức hành nghề công chứng khác để tiếp tục
thực hiện hành vi vi phạm phát luật.
- Trang bị máy móc, trang thiết bị, cơng cụ hỗ trợ cho Cơng chứng viên có thể
thực hiện việc kiểm tra, xác minh phát hiện ra những giấy tờ giả mạo trong hoạt động
công chứng một cách dễ dàng hơn. Từ thực tế nêu trên cho thấy ngày nay cơng nghệ càng
hiện đại thì các thủ đoạn, kỹ thuật làm giả giấy tờ càng hết sức tinh vi bằng mắt thường
rất khó phát hiện. Một số trường hợp sử dụng cơng cụ thơng thường như dùng kính lúp,
đèn chiếu tia cực tím, Cơng chứng viên cũng có thể phát hiện ra, tuy nhiên, cách phân
biệt này cũng mang tính tương đối mà thơi.
Vì vậy, cần đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại, phần mềm tương thích để soi
chiếu, nhận diện giấy tờ giả đáp ứng kịp thời phát hiện những giấy tờ giả mạo trong hoạt
động công chứng. Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của người u cầu
cơng chứng, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tuân thủ các quy định
của pháp luật khi hành nghề, phải trang bị kiến thức sử dụng máy móc, thiết bị hiện đại
như kính hiển vi, phần mềm ứng dụng hỗ trợ soi chiếu, … để vận dụng trong quá trình
kiểm tra giấy tờ, chứng nhận hợp đồng, giao dịch.
- Các tổ chức hành nghề cơng chứng có thể mời cán bộ thuộc Viện Khoa học hình
sự - Bộ cơng an để tập huấn nhận dạng giấy tờ giả cho Công chứng viên. Tạo điều kiện
cho công chứng viên tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ hành nghề công
21

chứng. Trong đó, cần chú trọng bồi dưỡng nghiệp vụ về các giải pháp phịng ngừa, xử lý
tình trạng giả mạo trong hoạt động công chứng, chứng thực.
- Các tổ chức hành nghề cơng chứng được phép truy cập (có thể tính phí) vào Cơ
sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia để làm cơ sở cho việc xác
minh, tìm hiểu, phát hiện và đánh giá chính xác các thơng tin về các bên tham gia giao
dịch và giấy tờ giao dịch.
2.3.2.

Đối với công chứng viên:

Việc nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của Công chứng viên là một trong những
giải pháp quan trọng nhất nhằm khắc phục được tình trạng sai sót, vi phạm trong việc xác
minh, giám định trong quá trình hành nghề; đặc biệt là nạn giả mạo giấy tờ, giả mạo
người trong hoạt động công chứng; giúp cho Công chứng viên giảm thiểu được các rủi ro
nghề nghiệp. Để làm được việc này, địi hỏi phải có sự nỗ lực chính từ Cơng chứng viên,
khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn của bản thân thơng qua các giải pháp sau
đây:
Một là, luôn tuân thủ thực hiện đúng các trình tự, thủ tục và quy tắc đạo đức
hành nghề công chứng nhằm đảm bảo việc chứng nhận văn bản công chứng không vi
phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; đồng thời, công chứng viên luôn khách quan,
trung thực, nêu cao tinh thần trách nhiệm trong quá trình hành nghề.
Hai là, khơng ngừng trau dồi, nâng cao bản lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề
nghiệp trong quá trình hành nghề; luôn tận tâm với công việc, phát huy năng lực, sử dụng
kiến thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an tồn pháp lý
cho hợp đồng, giao dịch khi chứng nhận; có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu
công chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời mà vẫn đảm bảo không
vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Ba là, nắm vững các quy định của pháp luật, thường xuyên nghiên cứu, cập nhật

những quy định mới của pháp luật, đồng thời yêu cầu về kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ
cũng là yếu tố quan trọng địi hỏi cơng chứng viên phải khơng ngừng học hỏi và trau dồi
kinh nghiệm thực tiễn.
Bốn là, thực hiện đúng quy trình và thủ tục cơng chứng, đảm bảo hợp đồng, giao
dịch luôn được thực hiện đúng về hình thức và nội dung khi chứng nhận. Cơng chứng
viên cần kiểm tra, thẩm tra kỹ các giấy tờ pháp lý có trong thành phần hồ sơ u
cầu cơng chứng khi có dấu hiệu nghi ngờ…

22


Năm là, thường xuyên tham gia bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, đạo
đức hành nghề công chứng, nghiên cứu phương pháp và kỹ năng nhận biết chữ ký, tài
liệu, người giả mạo.

23


PHẦN 3: KẾT LUẬN
Theo quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chịu trách nhiệm rất nặng nề
về hậu quả của hành vi cơng chứng do mình thực hiện cũng như việc từ chối công chứng.
Các trách nhiệm mà Cơng chứng viên phải gánh chịu có thể là trách nhiệm hành chính,
trách nhiệm dân sự (bồi thường) hoặc trách nhiệm hình sự.
Để loại trừ được trách nhiệm nêu trên đối với hậu quả của việc công chứng hay từ
chối cơng chứng, địi hỏi Cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật, kỹ năng nghề
nghiệp và trách nhiệm đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phải tự rèn luyện và
tích luỹ kinh nghiệm cơng tác để có được bản lĩnh nghề nghiệp vững vàng. Đặc biệt, phải
rèn cho được khả năng nhận dạng giấy tờ, tài liệu giả mạo, giả mạo người tham gia giao
dịch, hay tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành, …
Ngoài những vấn đề cốt lõi nêu trên, thì hoạt động xác minh, giám định trong hoạt

động cơng chứng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu lực pháp luật
của văn bản cơng chứng. Góp phần hạn chế tối đa những rủi ro và hậu quả nghiêm trọng
có thể xảy ra. Công chứng viên thông qua việc kiểm tra kỹ lưỡng, xác minh, giám định
chính xác những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng để từ đó kẻ gian sẽ
khơng dám và khơng thể giả mạo, gian dối trước công chứng viên, khiến cho xã hội thực
sự tin tưởng vào hoạt động công chứng, để cho hoạt động cơng chứng thực sự trở thành lá
chắn phịng hộ pháp lý, bảo đảm cho các giao dịch an toàn, thuận lợi.

24


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1)
2)
3)
4)

5)

Giáo trình kỹ năng hành nghề Công chứng Tập 3 – Nhà xuất bản Tư pháp
Bộ Luật dân sự 2015
Luật Công chứng 2014
Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ về Quy định xử phạt trong
lĩnh vực Bổ trợ tư pháp; Hành chính tư pháp; Hơn nhân và gia đình; Thi hành án dân
sự; Phá sản doanh nghiệp, Hợp tác xã
Luật Giám định tư pháp số 13/2012/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2012 của Quốc hội,
có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2013, được sửa đổi, bổ sung bởi:
- Luật số 35/2018/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2018 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung
một số điều của 37 luật có liên quan đến quy hoạch, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng
01 năm 2019;

- Luật số 56/2020/QH14 ngày 10 tháng 6 năm 2020 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Giám định tư pháp, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm
2021.

6)

Vất vả chống đỡ giấy tờ nhà đất giả: />
25