Các giai đoạn đàm phán

1
TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN
2
Tiến trình đàm phán gồm các giai đoạn
Giai đoạn
chuẩn bị
đàm phán
Giai đoạn
kết thúc
Giai đoạn
tiếp xúc
Giai đoạn
đàm phán
3
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
- Vị trí của giai đoạn chuẩn bị trong đàm phán
- Nội dung chuẩn bị
- Bố trí nhân sự cho đàm phán.
4
1. Vị trí của giai đoạn chuẩn bị
- Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chốt
cho sự thành công của đàm phán
- Một sự chuẩn bị chu đáo giúp:
+ Tập hợp các dữ liệu, các thông tin
+ Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến lược
+ Tạo cho người đàm phán sự tự tin, có khả năng
phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức
tạp.
5
2. Nội dung chuẩn bị
Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm:

- Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia ĐP
- Thông tin về những:
+ Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế)
+ Các nhu cầu ngắn và dài hạn
+ Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng
+ Các chiến thuật
+ Biện luận (lý lẽ)
+ Vị thế
+ Khía cạnh văn hóa.
6
Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa
- Thông tin về hàng hoá:
+ Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định
kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng lượng,
chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân loại,…
+ Xuất sứ của hàng hóa
+ Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ, khả
năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề
công nhân,…
+ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm
+ Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường).
7
- Thông tin về thị trường (ĐPKD quốc tế)
+ Thông tin đại cương về đất nước, con người, tình
hình về chính trị, xã hội của nước đối tác
+ Những thông tin kinh tế cơ bản: Đồng tiền trong
nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, tình
hình nợ nần, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số về bán buôn,
bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường
+ Cơ sở hạ tầng

+ Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành
viên của WTO, AFTA,…không? Hàng rào thuế
quan,…
+ Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải
hàng hoá,…
8
- Tìm hiểu đối tác:
+ Tìm hiểu thực lực của đối tác: Lịch sử công ty, uy
tín, tình hình tài chính, sản lượng, chất lượng sản
phẩm, định hướng phát triển trong tương lai,…
+ Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác
+ Tìm hiểu về lực lượng đàm phán của đối tác
+ Ngoài ra còn phải nắm vững thông tin về công ty
mình.
9
Bốn giai đoạn chuẩn bị
(1) Giai đoạn chẩn đoán (đi đâu?)
Giai đoạn này phải suy nghĩ những dữ liệu giúp hiểu biết
về điểm xuất phát và hậu trường của nó, gồm:
- Thu gọn đối tượng (thực tế hay che giấu) tranh luận;
chia nhỏ đối tượng. Đó là câu trả lời “cái gì” của đàm
phán
- Thu gọn bối cảnh chung hay riêng thành tình huống
đàm phán
- Thu gọn sự thách thức của hai bên, tạm thời thử dùng
những ưu tiên hay những điểm quan trọng tương đối
- Thu hẹp tương quan lực lượng (chủ bài, điểm dễ bị tấn
công, mức ổn định, sự phát triển có thể có)
- Thu hẹp cá tính, phong cách đàm phán của cả hai bên.
10

(2) Giai đoạn ổn định các mục tiêu (mục tiêu)
Lưu ý mục tiêu không phải là đơn nhất, có thể chia nhỏ
và xếp loại thứ tự ưu tiên. Mục tuêu chính và các mục tiêu
dự phòng (thay thế mục tiêu chính)
Có 4 tiêu chuẩn cho một mục tiêu:
- Hạn định (kỳ hạn, thời gian)
- Có thể đo đếm được (giá trị được định lượng)
- Có tính khả thi (kế hoạch hành động nhằm đạt được)
- Được kích thước hóa (giới hạn, ràng buộc).
11
(3) Giai đoạn xây dựng các chiến lược đàm phán (có thể
đi đâu? Đi như thế nào đến đó?)
- Trong cuộc đàm phán này bạn phải đạt được cái gì (mục
tiêu, ưu tiên) mà bạn có thể đạt được
- Phương tiện hành động, lựa chọn, kỹ thuật để cuộc đàm
phán có được kết quả tốt hơn
- Phương án tốt nhất trong trường hợp không thỏa thuận
được.
12
(4) Giai đoạn chuẩn bị trực tiếp hướng về tiến trình tác
nghiệp (đi như thế nào đến đó?)
Giai đoạn này phải suy nghĩ về những vấn đề sau:
- Cấu thành của nhóm đàm phán
- Quyết định về các thủ tục (các vấn đề của chương
trình nghị sự, cách kết luận)
- Quyết định về tổ chức và cơ sở vật chất cho buổi ĐP
- Công bố bảng kê các luận chứng
- Cách thức trình bày những vấn đề đầu tiên
- Cách móc nối sau đàm phán.
13

3. Bố trí nhân sự cho đàm phán
(1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân
- Tìm hiểu mình trước để thấy rõ những ưu, nhược
điểm và những mặt mạnh, yếu của mình, những đặc
điểm tâm lý
- Loại bỏ những cố tật, những nhược điểm, có ảnh
hưởng bất lợi đối với khả năng đàn phán của bản thân
- Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như:
+ Tính kiên nhẫn
+ Óc chính xác
+ Tập kiềm chế cảm xúc (cử chỉ phi ngôn ngữ)
+ Kỹ năng nghe, nói, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi,…
14
Thế nào là một nhà đàm phán giỏi
“Một nhà đàm phán giỏi là người có đầu óc nhanh
nhạy nhưng lại có lòng kiên nhẫn vô hạn, là người
biết che dấu những cảm xúc của mình mà không là
kẻ dối lừa, biết truyền cho mọi người cảm giác đáng
tin cậy mà không tin cậy vào người khác, là người
nhã nhặn nhưng quyết đoán…”
Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi thì cần phải có
sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt.
15
(2) phân tích đối phương
- Thực lực của đối phương, bao gồm: Lịch sử của công
ty, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất
lượng và số lượng sản phẩm (bối cảnh của đối phương)
- Nhu cầu và thành ý của đối phương:
+ Đối phương muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì?
+ Mục đích hợp tác của họ như thế nào?

+ Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?
+ Mức độ bức thiết của sự hợp tác?
+ Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay
không?
16
- Trạng thái nhân viên đàm phán của đối phương:
+ Đoàn đàm phán của họ gồm những ai?
+ Thân phận, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của từng
người?
+ Ai là người đứng đầu? (người có quyền quyết định?)
+ Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm,…
Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu tìm
hiểu có khác nhau. Tuy nhiên càng hiểu cụ thể, sâu sắc
về đối phương thì việc đánh giá càng chuẩn xác, đầy đủ
và có cơ hội làm chủ trong đàm phán.
17
(3) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán
- Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm
cao, rộng lượng, kiên định với mục tiêu. Kiến thức sâu
rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén,… có thể dẫn dắt
đàm phán
- Các thành viên khác: có chức năng phân tích và xử lý
từng vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ. Họ phải
giỏi cả suy nghĩ và hành động.
18
- Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán:
Họ có thể gồm nhiều chuyên gia kinh tế, pháp luật, công
nghệ. Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm là:
+ Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc
bác bỏ ý kiến của đối tác

+ Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo
dõi chiến lược, sách lược của các bên
+ Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để kiến
nghị với trưởng đoàn
+ Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá
trình đàm phán. Giúp trưởng đoàn đưa ra các kết luận
cuối cùng.
19
- Thư ký đoàn đàm phán:
Nhóm này có thể gồm từ 1 đến 3 người
+ Giúp tất cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán
+ Lo các điều kiện phục vụ đoàn đàm phán
+ Ghi chép lại các kết luận
+ Chỉnh sửa văn bản thoả thuận
+ Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của
cuộc đàm phán.
20
II. GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC
- Tạo không khí đàm phán
- Thăm dò đối phương
- Sửa đổi kế hoạch đàm phán.
21
1. Tạo không khí đàm phán
Bầu không khí sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình
đàm phán
- Tạo bầu không khí tin cậy, tôn trọng lẫn nhau, thành
thật hợp tác là vô cùng cần thiết
- Xây dựng được cảm tình tốt đẹp với đối phương ngay
lần tiếp xúc đầu tiên “ấn tượng ban đầu là quan trọng
nhất”

- Dành một số thời gian nhất định để nói về những vấn
đề không liên quan gì đến đàm phán (nói chuyện ngoài
lề) nhằm tạo một bầu không khí thoải mái, thuận lợi
cho đàm phán.
22
- Một số vấn đề nhằm tạo bầu không khí thuận lợi cho
đàm phán
+ Lời phát biểu khai mạc rõ ràng, ngắn gọn súc tích
+ Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ
+ Trang phục, tư thế, vẻ mặt phù hợp
+ Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại
+ Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm
phán lần trước đến nay (nếu có)
+ Giới thiệu chương trình làm việc
+ Đề nghị mọi người phát biểu ý kiến, chỉ dẫn, khuyên
nhủ.
23
2. Thăm dò đối phương
Việc thăm dò nhằm mục đích:
- Khảo sát đối phương có thành thực, ngay thẳng
không, có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa
không
- Tìm hiểu thành ý và hướng hợp tác, điều mà đối
phương mong muốn ở cuộc đàm phán này
- Tìm hiểu kinh nghiệm đàm phán, phong cách đàm
phán, thế mạnh, thế yếu của đối phương, đối phương lo
lắng điều gì, có thể lợi dụng được không
- Thăm dò nguyên tắc mà đối phương cần phải giữ
trong cuộc đàm phán này và có thể nhượng bộ những
vấn đề gì, ở mức nào.

24
3. Sửa đổi kế hoạch đàm phán (nếu cần)
Từ kết quả thăm dò, chúng ta thẩm tra, xem xét lại
những phán đoán, kế hoạch của chúng ta để sửa đổi
cho phù hợp
Ở giai đoạn ban đầu này chúng ta đã nắm được một số
tin tức nhưng đừng vội hình thành cách nhìn cố định
về ý đồ của đối phương. Trong suốt quá trình đàm phán
tiếp tục phân tích kỹ hơn, đi vào thực chất.
25
III. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
(Giai đoạn thực chất)
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá
trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành
bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề hai bên cùng quan
tâm như: Đối tượng mua bán (hàng hóa/dv), chất
lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán…, nhằm đi đến ý
kiến thống nhất.