Báo cáo thực tập tại công ty Thương mại và xuất nhập khẩu Hà Nội

Lời mở đầu
Việc xóa bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển nền kinh
tế nớc ta sang cơ chế thị trờng có sự quản lý điều tiết của Nhà nớc,
thực hiện chính sách kinh tế mở, hội nhập với các nớc trên thế giới đợc
xem là bớc ngoặt có ý nghĩa quyết định đến việc phát triển nền kinh tế
nớc ta hiện nay.
Xuất nhập khẩu là lĩnh vực không thể thiếu đối với bất kỳ quốc
gia nào đặc biệt là đối với những nớc đang phát triển . Để tăng trởng
kinh tế nhanh chóng quốc gia cần đẩy mạnh hoạt động xuất khập khẩu
bởi vì xuất khẩu sẽ thúc đẩy nền kinh tế trong nớc còn nhập khẩu sẽ
đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục có hiệu quả. Hoạt động
xuất nhập khẩu đa nền kinh tế Việt Nam hoà nhập với thế giới, tham
gia tích cực vào phân công lao động quốc tế. Thông qua XNK, sản
xuất trong nớc đã có những biến đổi lớn lao, con ngời cũng trở nên
năng động, sáng tạo hơn và sự đáp ứng nhu cầu trong nớc cũng trở nên
đa dạng và đầy đủ hơn.
Trong thời gian thực tập vừa qua tại công ty Thơng mại xuất
nhập khẩu Hà Nội em đã thu thập đợc tài liệu khái quát về công ty
gồm : quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, tình hình kinh doanh,
những thánh công và hạn chế của công ty trong kinh doanh nh sau :


I) Khái quát về công ty Th ơng mại
và xuất nhập khẩu Hà Nội :
1
1. Quá trình hình thành và phát triển :
Vào giữa những năm 80, nền kinh tế quan liêu bao cấp đòi
hỏi phải đợc phát triển và mở rộng để đáp ứng, thoả mãn những nhu
cầu thiết yếu đang gia tăng của ngời dân. Trớc tình hình nh vậy, cùng
với sự ra đời của nhiều Công ty dịch vụ khác, Công ty Dịch vụ Hai Bà
Trng đã đợc thành lập dựa trên QĐ số 4071/QĐ - UB ngày 19/5/1984

của Nhà nớc. Đến ngày 1/5/1985, Công ty dịch vụ Hai Bà Trng chính
thức đi vào hoạt động, đợc đặt trụ sở tại 53 Lạc Trung - Hà Nội, kinh
doanh các mặt hàng nh: Đồ dùng gia đình, nông sản thực phẩm và điện
tử điện lạnh...Từ 1985 đến 1987: Công ty hoạt động dựa trên sự cung
ứng hàng hoá, vốn của Nhà nớc. Quá trình hoạt động kinh doanh dựa
trên chỉ tiêu, Pháp lệnh của Nhà nớc. Việc hạch toán kinh doanh chỉ là
điều xa vời, cha đợc thực hiện. Từ 1987 đến 1992: Nền kinh tế quan
liêu bao cấp, bế quan toả cảng đã bộc lộ rõ nhng mặt trái của nó, đình
trệ sự phát triển đòi hỏi sự thay thế của nền kinh tế thị trờng có sự
quản lý của Nhà nớc để phù hợp với xu thế của thời đại. Việc hoạt
động dựa trên sự bao tiêu toàn bộ đầu vào của Nhà nớc không còn đợc
thực hiện ở Công ty nữa. Công ty phải tự chủ trong hoạt động kinh
doanh của mình dựa trên nguồn vốn ban đầu đợc cấp. Hoạt động
chính của Công ty thời gian này là mua hàng sản xuất trong nớc và bán
ra ngoài thị trờng các sản phẩm điện tử, điện lạnh, đồ dùng gia đình.
Sự chuyển đổi đột ngột nh vậy khiến Công ty gặp nhiều khó khăn.
Công ty không những phải tìm nguồn hàng, thị trờng phù hợp mà còn
phải cạnh tranh với các tổ chức kinh tế khác cùng loại hình hoạt động.
Công ty là một đơn vị kinh doanh thơng nghiệp hạch toán độc lập, có
t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản và sử dụng con dấu riêng, chịu sự
quản lý toàn diện của UBND quận Hai Bà Trng và hớng dẫn chuyên
môn nghiệp vụ của Sở Thơng nghiệp thành phố Hà Nội. Chức năng
2
nhiệm vụ chủ yếu là các dịch vụ phục vụ đời sống nhân dân nh cắt uốn
tóc, may đo, giặt là quần áo... Với tổ chức bộ máy gồm có :
-Chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm.
-Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ quản lý, các cửa hàng, x-
ởng sản xuất, chế biến...
Cùng với sự đổi mới của đất nớc, sau hơn 17 năm hoạt động với sự
phấn đấu nỗ lực, công ty đã từng bớc mở rộng qui mô và nghành nghề

kinh doanh. Điều đó đợc thể hiện qua các bớc hình thành của công ty
cụ thể nh sau :
-Đại lý vé máy bay.
-Đại lý hàng hoá cho các đơn vị kinh tế trong nớc.
-Dịch vụ du lịch, khách sạn.
-Sản xuất, chế biến gia công hàng xuất khẩu và bao bì đóng gói.
* Theo quyết định số 2687/QĐ-UB ngày 4/11/1992 của UBND
thành phố Hà Nội, công ty dịch vụ kinh doanh XNK quận Hai Bà
Trng đổi tên thành Công ty sản xuất kinh doanh hàng XNK Hai Bà Tr-
ng với nhiệm vụ bổ sung nh sau :
-Tổ chức sản xuất, thu mua, gia công hàng xuất khẩu.
-Thực hiện hoạt động liên doanh, liên kết trong hoạt động kinh
doanh của các đơn vị kinh tế trong nớc và nớc ngoài.
*Theo nghị định số 388/HĐ-BT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ
trởng về việc thành lập và tổ chức lại các doang nghiệp Nhà Nớc và
theo quyết định số 316/QĐ-UB ngày 19/1/1993, quyết định số
540/QĐ-UB ngày 1/4/1994 của UBND thành phố Hà nội, Công ty
chính thức mang tên Công ty XNK Hai Bà Trng.
Để phù hợp với qui mô và nhiệm vụ đợc giao, công ty đã đợc
UBND quận Hai Bà Trng giao lại cho UBND thành phố Hà nội do Sở
3
Thơng mại thành phố trực tiếp quản lý với tên gọi mới là công ty thơng
mại XNK Hà Nội theo quyết định số 2894/QĐ-UB ngày 23/5/2001.
Trụ sở tại : 124 Phố Huế - Hà Nội
Tên giao dịch quốc tế: Hanoi commercial and import export
company
Tên viết tắt : Hancimex
Từ một công ty chỉ kinh doanh nội địa và các dịch vụ nhỏ khi mới
thành lập, đến nay với sự nỗ lực của mình, công ty đã phát triển thành
một công ty thơng mại XNK tổng hợp.

Với phơng châm kinh doanh duy trì, ổn định và phát triển kinh
doanh nội địa, đẩy mạnh kinh doanh XNK, mở rộng thị trờng nớc
ngoài, phát triển quan hệ với nhiều nớc trên thế giới. Hiện nay công
ty đã có quan hệ kinh doanh XNK với trên 30 nớc trên thế giới.
Từ đó ngành nghề kinh doanh của công ty đợc mở rộng nh sau:
-Sản xuất, thu mua hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ xuất
khẩu.
-Sản xuất chế biến, kinh doanh XNK lơng thực thực phẩm, dợc
liệu, nông, lâm thuỷ hải sản và các mặt hàng khác.
-Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, hàng tiêu
dùng, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
-Kinh doanh XNK máy móc, thiết bị, vật t, nguyên vật liệu phục
vụ sản xuất, phơng tiện vận tải.
-Kinh doanh XNK làm đại lý ký gửi và XNK ô tô, phụ tùng ô tô.
-Kinh doanh khách sạn, du lịch và dịch vụ.
4
Tuy là một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh trong rất
nhiều lĩnh vực nhng số vốn kinh doanh của công ty đợc cấp rất ít.
Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty là :4.158.280.000
VNĐ.
Trong đó bao gồm :
Số vốn cố định : 1.356.220.000 VNĐ.
Số vốn lu động : 2.217.295.000 VNĐ.
Số vốn khác : 584.435.000 VNĐ.
Số vốn trên là quá nhỏ so với qui mô kinh doanh của công ty.
Hiện nay, hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu bằng vốn vay
nên Công ty chỉ tập trung kinh doanh vào một số mặt hàng chủ yếu ở
các lĩnh vực sau:
-Nhập khẩu hàng nớc ngoài bán trong nớc
-Kinh doanh lu chuyển hàng nội địa.

Công ty kinh doanh đa dạng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiên
cứu thị trờng. Việc bán hàng cũng đợc thực hiện đa phơng thức: bán
buôn, bán lẻ, gửi hàng đi bán... Các phơng thức bán hàng cũng thực
hiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với khả năng thanh
toán của khách hàng với mục tiêu chính là đạt hiệu quả kinh doanh cao
nhất.
Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu đợc thực hiện dựa trên
nguồn vốn vay nên hiện nay công ty chỉ chủ yếu tập trung vào các lĩnh
vực sau :
* Hoạt động XNK :
-XK : Công ty chủ yếu XK các hàng nông sản nh : lạc, gạo, chè,
cà phê (do phòng xuất nhập khẩu 1 thực hiện), hàng thủ công mỹ
nghệ, găng tay vải, hàng may mặc ( do phòng kinh doanh 3 XK)...sang
một số nớc Châu á nh : Đài Loan, Singapo...
5
-NK : Chủ yếu là hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàng trang
trí nội thất (do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 2 đảm nhiệm),
nguyên vật liệu nh sắt, thép, hạt nhựa (do phòng kinh doanh tổng hợp
NK) từ các nớc nh : Đức, ấn Độ, Trung quốc, Nhật, Hàn quốc...
*Hoạt động kinh doanh nội địa :
Chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng : điện dân dụng, quần áo
may sẵn, hàng tiêu dùng...Các loại hoạt động này diễn ra tại các cửa
hàng của công ty.
Ngoài ra, công ty còn làm đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng
không Pacific Airline. Địa diểm tại công ty-142 Phố Huế.
Hình thức nhập khẩu của Công ty bao gồm nhập khẩu trực tiếp và
nhập khẩu uỷ thác nhng hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số. Ph-
ơng thức bán hàng thờng là bán buôn trực tiếp qua kho.
Phơng thức nhập khẩu của Công ty chủ yếu là nhập theo giá CIF,
địa điểm giao hàng thờng ở hai cảng lớn là Cảng Hải Phòng, Cảng

thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, phơng thức giao hàng có thể là đ-
ờng sắt hoặc đờng không.
2. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty :
6
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trởng do giám
đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban
đến các cửa hàng. Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên
giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch đợc triển khai từ trên
xuống.
*Chức năng và nhiệm vụ của công các phòng ban nh sau :
-Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và phó giám đốc.
- Giám đốc: là ngời chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có
nhiệm vụ quản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ
trơng, chính sách, chế độ của Nhà nớc.
- Phó giám đốc: hai phó giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo các
phòng ban do mình quản lý, giúp giám đốc nắm vững tình hình
Phó giám đốcPhó giám đốc
Phòng
tài vụ
Phòng
kinh
doanh
tổng
hợp
phòng
kinh
doanh
3
Phòng
XNK1

Phòng
tổ
chức
hành
chính
Hệ
thống
các
cửa
hàng
Phòng
kế
hoạch
thị trư
ờng
Phòng
giao
nhận
và V/C
Phòng
XNK2
Giám đốc
7
hoạt động của Công ty để có kế hoạch và quyết định sau cùng,
giải quyết các công việc đợc phân công.
- Phòng tài vụ (phòng kế toán): tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt
động xuất nhập khẩu, kinh doanh, giải quyết các vấn đề tài
chính, thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lơng, tiền
thởng, nghĩa vụ đối với Nhà nớc và các vấn đề liên quan đến tài
chính. Đồng thời tham mu cho giám đốc xây dựng các kế

hoạch tài chính.
- Phòng xuất nhập khẩu 1 và phòng xuất nhập khẩu 2: với chức
năng tìm hiểu thị trờng, bạn hàng nớc ngoài để từ đó ký kết các
hợp đồng xuất nhập khẩu dựa trên những kế hoạch đã đề ra,
giải quyết các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu.
- Phòng kinh doanh tổng hợp và phòng kinh doanh 3: có nhiệm
vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong nớc để có chiến lợc kinh
doanh trớc mắt và lâu dài, tham mu cho ban giám đốc về kế
hoạch tiêu thụ, ký kết các hợp đồng với bạn hàng trong nớc,
theo dõi hoạt động của các cửa hàng.
- Phòng giao nhận và vận chuyển: thực hiện việc vận chuyển
hàng nhập khẩu từ cảng về kho của Công ty.
- Các cửa hàng: là mạng lới tiêu thụ hàng trong nớc và ngoài nớc
của Công ty, thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạch
toán phụ thuộc. Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh
doanh đều gửi về Công ty làm công tác hạch toán.
- Phòng tổ chức hành chính : Tham mu giúp đỡ cho giám đốc
công tác :
8
+Đối nội, đối ngoại, lu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục, công văn.
+Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộ công
nhân viên.
+Quản lý tiền lơng, tiền thởng và các chế độ chính sách nh : bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...
+Một số công việc hành chính khác nh công việc bảo vệ, tạp
vụ, vệ sinh...
*.Phơng pháp quản lý của công ty :
Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phơng pháp quản lý đơn
giản, áp dụng phơng pháp quản lý trực tiếp do giám đốc lãnh đạo, quẩn
lý điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng.

Hoạt động kinh doanh của công ty đợc thực hiện thông qua các phòng
kinh doanh và cửa hàng. Các phòng kinh doanh, cửa hàng chịu trách
triệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng trớc giám đốc. Ngoài ra
tại mỗi phòng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh của từng mặt hàng
sẽ đợc giao cho từng ngời trong trong phòng và những ngời này sẽ chịu
trách nhiệm với trởng phòng về mặt hàng kinh doanh đã đợc giao cho.
Quản lý là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh.
Để quản lý có hiệu quả thì đòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý phù
hợp với đội ngũ cán bộ có trình độ, có năng lực. Do nhận thức đúng
đắn tầm quan trọng đó từ khi thành lập đến nay công ty đã từng bớc
củng cố tổ chức các phòng ban, cửa hàng, tuyển chọn những nhân viên
có trình độ nghiệp vụ cao và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân
viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc kinh doanh và phục vụ
cho kế hoạch phát triển lâu dài của công ty.
*Tình hình lao động của công ty.
9
Bảng 1. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty một số
năm gần đây
Chỉ tiêu
1998 1999 2000 1999/1998 2000/1999
Tổng số
CBCNV
65 71 76 109,23% 107,04%
nam
20 23 29 115,00% 126,09%
nữ
45 48 47 106,67% 97,92%
ĐH +TC
16 29 34 181,25% 117,24%
LĐ KD

trực tiếp
50 57 63 114,00% 110,53%
LĐ GT
15 14 13 93,33% 92,86%
LĐ KD
TT/tổng
CBCNV
76,92% 80,28% 82,89%
LĐ KD
GT/tổng
CBCNV
23,08% 19,72% 17,11%
LĐ ĐH+
TC/tổng
CBCNV
24,62% 40,85% 44,74%
(Nguồn : phòng TCHC của công ty thơng mại XNK Hà Nội)
Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình lao động của công ty qua
một số năm nh sau :
-Tổng số CBCNV của công ty đã tăng trung bình 8% một năm.
10
-Tỷ lệ số lao động nam và lao động nữ ở công ty có số chênh
lệch lớn. Tuy nhiên trong một số năm gần đây tỷ lệ số lao động nam
đang có chiều hớng tăng lên.
-Số CBCNV có trình độ đại học và trung cấp của công ty còn ít
nhng do công ty quan tâm nhiều đến khâu tuyển chọn nên tỷ lệ này
ngày càng tăng rõ rệt.
-Lao động kinh doanh trực tiếp ở công ty là chủ yếu và tỷ lệ này
có xu hớng tăng lên.
*Tình hình thu nhập của CBCNV trong công ty.

Tuy nớc ta đã chuyển sang kinh tế vận động theo cơ chế thị tr-
ờng nhng nhìn chung các doanh nghiệp Nhà Nớc vẫn còn phần nào bị
ảnh hởnh của chế độ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp. Cụ thể là tác
phong làm việc của CBCNV trong doanh nghiệp nhà nớc vẫn cha linh
hoạt. Nhng với công ty thơng mại XNK Hà Nội thì đào tạo đợc các đặc
điểm khác biệt so với các doamh nghiệp nhà nớc cùng loại, có thể nói
công ty đã tạo đợc động cơ trong công việc với CBCNV để họ tập
trung cao sức lực, trí lực cửa mình vào công việc. Một trong những
nguyên nhân tạo động cơ lao động đó là công ty đã có một chế độ đãi
ngộ rất hợp lý với CBCNV. Tuy là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng do
hạch toán kinh doanh độc lập nên công ty có chế độ trả lơng hết sức
linh hoạt, ngoài một khoản lơng cố định hay còn gọi là lơng cấp bậc
hoặc lơng đã ký kết trong hợp đồng theo chế độ Nhà nớc qui định,
CBCNV hàng tháng sẽ đợc nhận một khoản tiền thởng tuỳ theo mức
lợi nhuận mà ngời đó có đóng góp cho công ty. Hay nói cách khác, do
phơng pháp quản lý kinh doanh của công ty là mỗi ngời trong phòng
ban sẽ phải chịu trách nhiệm đối việc kinh doanh của một hay một số
mặt hàng dợc giao. Phơng pháp trả lơng nay đã tạo ra động cơ làm việc
11