Báo cáo thực tập: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM GFAIR HỒ CHÍ MINH 2018
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.65 MB, 44 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
SINH VIÊN:
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài:
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ
CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
G-FAIR HỒ CHÍ MINH 2018
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2018
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
SINH VIÊN:
MSSV:
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài:
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ
CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
G-FAIR HỒ CHÍ MINH 2018
Ngành: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế
Giảng viên hướng dẫn:
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2018
Báo cáo thực tập
GVHD:
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, tôi muốn cảm ơn đơn vị thực tập – Công ty TNHH
– đã nhận tôi làm thực tập sinh tại công ty, tạo điều kiện giúp tôi học
hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Đặc biệt, tôi rất biết trân trọng
sự hướng dẫn tận tình của chị – người hướng dẫn trực tiếp của tơi,
giúp tơi tìm hiểu, thực hiện quy trình sao cho hồn thiện nhất có thể.
Tơi cũng xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn – Thạc
Sĩ. Thầy đã rất chu đáo, ân cần trả lời tận tình các thắc mắc của tơi.
Trong q trình thực hiện bài báo cáo thực tập, thầy ln nhiệt tình
góp ý, chỉnh sửa, sẵn sàn gặp gỡ khi tôi cũng như các thực tập sinh
khác cần. Nhờ sự giúp đỡ của thầy, tôi mới có thể hồn thành được
bài báo cáo này.
Cuối cùng, tôi cũng cảm ơn nhà trường đã hỗ trợ tôi được tham
gia khóa thực tập này, nhờ đó tơi có thể trau dồi những kinh nghiệm
và kĩ năng, đồng thời phần nào nhận biết được những hoạt động công
việc thật sự trong một công ty, tổ chức là như thế nào. Điều đó vơ
cùng cần thiết đối với những sinh viên sắp ra trường như chúng tôi.
Một lần nữa, xin cảm ơn tất cả những người đã giúp tơi hồn
thành khóa thực tập và viết bài báo cáo thực tập!
SVTH:
i
Báo cáo thực tập
GVHD:
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Tp.Hồ Chí Minh, ngày…..tháng…..năm…..
Ký tên và đóng dấu
SVTH:
ii
Báo cáo thực tập
GVHD:
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Tp.Hồ Chí Minh, ngày…..tháng…..năm…..
Ký tên
SVTH:
iii
Báo cáo thực tập
GVHD:
MỤC LỤC
PHẦN 1: MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
1.1
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ..................................................................................... 1
1.2
MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ................................. 2
1.2.1
Mục tiêu .............................................................................................................. 2
1.2.2
Phạm vi ............................................................................................................... 2
1.2.3
Phương pháp ....................................................................................................... 2
1.3
MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP .............................................................................. 3
1.4
GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÁO CÁO THỰC TẬP ............................................. 3
PHẦN 2: HIỆN TRẠNG .................................................................................................... 4
2.1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ..................................................... 4
2.1.1
Giới thiệu công ty ............................................................................................... 4
2.1.2
Lĩnh vực hoạt động ............................................................................................. 4
2.1.3
Cơ cấu tổ chức .................................................................................................... 4
2.1.4
Khái quát đối tác và đối thủ của cơng ty ............................................................ 6
2.2
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA ................................................................... 7
2.3
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ..................... 8
2.3.1
Giới thiệu hội chợ triển lãm của ...................................................................... 8
2.3.2
Giới thiệu quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm ................................... 9
2.3.3
Mô tả - phân tích quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm ...................... 10
2.4
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ QUY TRÌNH ............................. 23
2.4.1
Đánh giá q trình thực tập .............................................................................. 23
2.4.2
Đánh giá quy trình tổ chức G-Fair Hồ Chí Minh 2018 .................................... 25
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP .................................................................................... 29
3.1
Thay đổi cách thức tổ chức và làm việc ........................................................... 29
3.2
Chú trọng nhân viên ......................................................................................... 29
3.3
Cải thiện cơ sở vật chất..................................................................................... 29
3.4
Áp dụng công nghệ ........................................................................................... 30
3.5
Các đề xuất khác ............................................................................................... 31
PHẦN 4: TỔNG KẾT ...................................................................................................... 32
Phụ lục
.......................................................................................................................... 33
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 37
SVTH:
iv
Báo cáo thực tập
GVHD:
MỤC LỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH
Hình 2.1:
Logo Công ty TNHH ................................................................................... 4
Sơ đồ 2.1:
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHH ............................................................. 5
Biểu đồ 2.1: Tình hình tổ chức sự kiện của ..................................................................... 7
Biểu đồ 2.2: Số lượng sự kiện, số lượng báo cáo, số lượng khách đến tham dự 2017....... 8
Sơ đồ 2.2:
Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm ............................................................. 10
Hình 2.2:
Một phần của Market Survey....................................................................... 11
Hình 2.3:
Biểu thuế xuất nhập khẩu............................................................................. 12
Hình 2.4:
Mẫu đơn đăng ký trực tuyến ........................................................................ 15
Hình 2.5:
Sticker in thơng tin người tham dự và thẻ ra vào cổng ................................ 18
Hình 2.6:
Bản MR viết tay do thông dịch viên ghi chú ............................................... 21
Hình 2.7:
Một phần bản báo cáo KBL ......................................................................... 22
Hình 2.8:
Một phần bản báo cáo MR ........................................................................... 22
SVTH:
v
Báo cáo thực tập
GVHD:
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1.1
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Cuối năm 2017 vừa qua, mối quan hệ kinh tế giữa Việt Nam và Hàn Quốc chính
thức trải qua 25 năm, thúc đẩy thương mại song phương đạt mốc 60 tỷ USD, tăng
hơn 40% so với 2016, một con số vô cùng ấn tượng đối với cả hai quốc gia. Cùng
với nhiều ưu đãi do hiệp định VKFTA, cũng như sức mạnh tài chính, cơng nghệ
phía Hàn Quốc và thị trường tiềm năng, to lớn do nhu cầu hàng nhập khẩu của Việt
Nam, rất nhiều công ty Hàn Quốc ngày càng tìm cách gia nhập thị trường Việt
Nam. Trong vịng 4 năm qua, các cơng ty, tập đồn lớn phía Hàn Quốc khơng ngần
ngại đầu tư trung bình 8 tỷ USD mỗi năm vào Việt Nam. Những điều này đã biến
Hàn Quốc trở thành đối tác kinh tế - thương mại lớn thứ 2 đối với Việt Nam. Không
chỉ dừng lại ở đó, cũng theo VnEconomy, trong vịng 3 năm tới “thương mại Việt –
Hàn hướng tới mốc 100 tỷ USD”, khẳng định làn sóng đầu tư sẽ vơ cùng lớn cho cả
Việt Nam lần Hàn Quốc.
Tuy nhiên, dù rộng lớn và đầy tiềm năng, thị trường Việt Nam cũng không phải là
“sân chơi” của riêng Hàn Quốc. Không chỉ riêng các đối thủ cạnh trong trong nước,
các doanh nghiệp Hàn Quốc còn phải đối mặt với Trung Quốc – đối tác thương mại
lớn nhất của Việt Nam qua rất nhiều năm, ngoài ra những nước khác trong khu vực
cũng như trên toàn thế giới cũng đang sát sao cạnh tranh. Vì thế, để đạt được cột
mốc 100 tỷ USD nhanh chóng và thuận lợi, cơng tác xúc tiến thương mại nói riêng
cũng như cơng tác marketing nói chung phải được thực hiện một cách bài bản,
chuyên nghiệp và theo một quy trình nhất quán, hợp lý.
Nắm bắt được nhu cầu thị trường từ sớm, Công ty TNHH
ra đời và từng bước
phát triển trong trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, tạo cầu nối gặp gỡ trực tiếp
giữa các doanh nghiệp Việt Nam – Hàn Quốc theo mơ hình B2B. Cụ thể vào tháng
11/2018, Công ty TNHH sẽ tổ chức “Hội chợ triển lãm thương mại Hàn Quốc GFair Hồ Chí Minh 2018”, là một người trực tiếp tham gia vảo chương trình đó, tơi –
người viết báo cáo thực tập – quyết định chọn đề tài “Đánh giá quy trình tổ chức hội
chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018” để mơ tả lại quy trình tổ chức sự kiện
SVTH:
1
Báo cáo thực tập
GVHD:
thơng qua q trình thực tập, phối hợp với mọi người, tiếp thu kiến thức, học hỏi
kinh nghiệm thực tiễn,…; do trong quá trình thực tập hẳn sẽ có những bất cập, thắc
mắc, trở ngại,… khơng thể tránh khỏi nên tơi cũng đồng thời sẽ tìm hiểu, đánh giá
những vấn để này và sẽ đề ra những để xuất, kiến nghị theo nhận kịnh cá nhân với
mục đích đóng góp ý kiến cho những giải pháp giúp cải thiện những tình trạng cịn
thiếu sót, giúp cơng ty tiếp tục phát triển, hoạt động hiệu quả hơn trong những lần tổ
chức các sự kiện sau này.
1.2
MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
1.2.1 Mục tiêu
- Áp dụng phần nào kiến thức được học trong nhà trường vào môi trường thực
tế, đồng thời học hỏi những kinh nghiệm thực tiễn
- Tìm hiểu, mơ tả, phân tích và đánh giá quy trình tổ chức hội chợ triển lãm tại
cơng ty
- Từ những đánh giá, tiến đến rút ra những điểm mạnh – điểm yếu của công
tác thực hiện; xa hơn là nhận thức được tầm quan trọng của việc xúc tiến
thương mại, đặc biệt là trong từng bước nhất định
- Đưa ra những kiến nghị, đề xuất hợp lý cho sự cải thiện, phát triển của công
ty
1.2.2 Phạm vi
- Nội dung: do đặc thù của nhiệm vụ nên nội dung xoay quanh việc nghiên
cứu công ty – sản phẩm bên Hàn Quốc, tìm nhà phân phối (người mua) tại
Việt Nam, liên hệ và mời người mua đến tham dự hội chợ triển lãm, các hoạt
động triễn khai,…
- Địa điểm thực tập: Công ty TNHH –
- Thời gian thực tập: từ 25/9/2018 đến 4/12/2018
1.2.3 Phương pháp
- Trực tiếp tham gia, quan sát q trình làm việc tại cơng ty
- Phương pháp điều tra, thu thập dữ liệu
SVTH:
2
Báo cáo thực tập
GVHD:
- Phương pháp tra cứu, tìm hiểu thơng tin
- Phương pháp thống kê, phân tích, đánh giá tổng hợp
1.3
MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
- Vị trí thực tập: Thành viên trong bộ phận Marketing của công ty
- Nhiệm vụ: dựa trên nhiệm vụ được giao trực tiếp từ Giám đốc hoặc nhân
viên hướng dẫn – chị – cơ bản bao gồm: tỉm hiểu thông tin công ty – sản
phẩm của công ty cung cấp Hàn Quốc; nghiên cứu thị trường, xác minh thông
tin sản phẩm; lọc và xác minh thông tin nhà phân phối Việt Nam được giao;
tìm thêm những nhà phân phối Việt Nam khác; liên hệ nhà phần phối qua
email, điện thoại mời thạm dự hội chợ triển lãm; đăng ký tham gia giúp nhà
phân phối và tổng hợp danhh sách tham dự; hỗ trợ nhà phân phối trong suốt
quá trình diễn ra sự kiện; lập báo cáo sau khi kết thúc hội chợ
1.4
GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÁO CÁO THỰC TẬP
PHẦN 1: Mở đầu
1.1 Lý do chọn đề tài
1.2 Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực hiện báo cáo thực tập
1.3 Mơ tả vị trí thực tập
1.4 Giới thiệu kết cấu báo cáo
PHẦN 2: Hiện trạng
2.1 Giới thiệu tổng qt cơng ty
2.2 Tình hình hoạt động của cơng ty
2.3 Q trình thực tập
2.5 Đánh giá quy trình
PHẦN 3: Đề xuất giải pháp
PHẦN 4: Tống kết
SVTH:
3
Báo cáo thực tập
GVHD:
PHẦN 2: HIỆN TRẠNG
2.1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH
2.1.1 Giới thiệu cơng ty
- Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn
- Tên giao dịch:
- Mã số thuế:
- Giấy phép kinh doanh: – ngày cấp: 23/08/2013
- Giám đốc:
- Trụ sở:
- Ngày thành lập:
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Số điện thoại:
- Email:
Hình 2.1: Logo Cơng ty TNHH
Cơng ty TNHH là cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngồi, là cơng ty con của
Gyeonggi Business Center, có trụ sở ở nhiều quốc gia. Tại Việt Nam, công ty hoạt
động như bên thứ 3, tạo cầu nối giúp doanh nghiệp – nhà sản xuất Hàn Quốc tiếp
cận thị trường Việt Nam thông qua những nhà phân phối nội địa và ngược lại.
đồng thời là một cơng ty phi lợi nhuận, dịng tiền dùng để duy trì hoạt động của
cơng ty được lấy từ hoạt động kinh doanh của một công ty riêng biệt.
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động
Hoạt động chính của cơng ty gồm tổ chức hội thảo, hội chợ triển lãm; tư vấn và lập
kế hoạch truyền thông cho các thương hiệu; dàn dựng chương trình, in ấn catalogue,
poster,…
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
SVTH:
4
Báo cáo thực tập
GVHD:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
Bộ máy công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, Giám đốc trực
tiếp điều hành mọi việc, các phòng ban khác chỉ thực hiện chức năng vốn có, đồng
thời cũng đóng vai trị hỗ trợ thơng tin chun sâu cho giám đốc khi cần thiết. Do
nhân lực công ty hạn chế, một phịng ban có thể kiêm một số cơng việc của phòng
ban khác hoặc nhân viên của phòng ban kiêm nhiệm trợ lý giám đốc, giúp giám đốc
quản lý công việc.
Chức năng nhân sự - phòng ban:
- Giám đốc: người đứng đầu công ty, trực tiếp lãnh đạo và điều hành hoạt
động công ty; đặt ra mục tiêu kinh doanh, tổ chức hoạt động, theo dõi kiểm
soát hoạt động; quyết định các hoạt động tài chính, nhân sự; đặt ra quy chế
chung và là người chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty
- Bộ phận Marketing: điều tra, nghiên cứu thị trường; lên kế hoạch cụ thể, tổ
chức các sự kiện; tìm kiếm và hỗ trợ nhà phân phối trong suốt quá trình sự
kiện; kết hợp với bộ phận Nhân sự tuyển thực tập sinh;… (phần lớn các hoạt
động nhân sự hiện tại của công ty là do trợ lý giám đốc, cũng như trưởng bộ
phận Marketing đảm nhiệm)
- Bộ phận nhân sự: quản lý tình hình nhân sự; tổ chức phát lương thưởng;
tuyển dụng nhân viên hoặc thực tập sinh (phần lớn do sự trợ giúp của trưởng
bộ phận Marketing)
- Bộ phận kế tốn: tính tốn, kiểm sốt thu chi ngân sách công ty, đặc biệt
trong các đợt diễn ra sự kiện; lên kế hoạch tài chính phù hợp, hỗ trợ giám đốc
trong việc ra quyết định; triển khai thực hiện các quyết định, chính sách về tài
SVTH:
5
Báo cáo thực tập
GVHD:
chính – kế tốn – kiểm tốn (các hoạt động bộ phận kế toán “sơ bộ” của công
ty cũng được hỗ trợ bởi trợ lý giám đốc thuộc bộ phận Marketing, ngồi ra
cơng ty cịn th cơng ty dịch vụ kế tốn bên ngồi để thực hiện công việc sổ
sách)
- Bộ phận bán hàng: hỗ trợ bán sản phẩm của công ty Hàn Quốc gửi trực tiếp
cho khách hàng trong nước, không giới hạn lĩnh vực sản phẩm
- Bộ phận kỹ thuật: bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị cơng ty
Cơng ty có trên 50 nhân viên làm việc tại các phòng ban, văn phòng khác nhau
thuộc . các nhân viên chính thức đều có trình độ học vấn Đại học – Cao đẳng trở
lên, và các thực tập sinh đều là sinh viên năm 2, năm 3 hoặc đã ra trường từ 1 đến 2
năm.
2.1.4 Khái quát đối tác và đối thủ của công ty
ĐỐI TÁC:
- Đối tác doanh nghiệp: khách hàng chính của cơng ty đa phần là các doanh
nghiệp, tùy thuộc vào nhu cầu dịch vụ mà cơng ty có khách hàng, cách thức
hoạt động khác nhau. Cụ thể đối với nhu cầu nghiên cứu khảo sát thị trường,
kết nối với người mua Việt Nam thì khách hàng của cơng ty sẽ là các doanh
nghiệp Hàn Quốc; còn đối với những hoạt động bán hàng hay kết nối với
người mua Hàn Quốc thì kách hàng lúc này lại là các doanh nghiệp Việt Nam.
Ngoài ra cơng ty cịn hợp tác với các hiệp hội doanh nghiệp nhằm mục đích hỗ
trợ cơng tác nghiên cứu, tư vấn đầu tư, đào tạo kinh doanh và chuyển giao
cơng nghệ.
- Đối tác Chính phủ: bằng cách hợp tác với những cơ quan trực thuộc chính
phủ như Sở Cơng Thương, Sở Văn Hóa Thơng Tin,… cơng ty sẽ được hỗ trợ,
cấp phép cho những hoạt động tổ chức sự kiện, đẩy mạnh xúc tiến thương mại.
Đây là mối quan hệ 2 chiều, bên
cũng cần những cơ quan này hỗ trợ để quy
trình diễn ra sn sẻ, hợp pháp; đồng thời Chính phủ cũng cần hợp tác với
làm cầu nối, tạo lịng tin nơi các cơng ty Hàn Quốc đến với Việt Nam.
SVTH:
6
Báo cáo thực tập
GVHD:
ĐỐI THỦ: thị trường trong lĩnh vực tạo liên kết giữa các doanh nghiệp Hàn Quốc
và Việt Nam tuy khơng có q nhiều cạnh tranh gây gắt nhưng khơng phải khơng
có đối thủ cạnh tranh. Cụ thể tại Thành phố Hồ Chí Minh, tập đồn của đại sứ quán
Hàn Quốc là một đối thủ đáng quan ngại. Do là tập toàn nhà nước với sự hỗ trợ to
lớn, tập đoàn đã thành lập Trung tâm Thương mại Hàn Quốc (KBC) từ rất sớm
(2006) mới mục tiêu hỗ trợ các công ty Hàn Quốc tại Việt Nam và giúp đỡ các công
ty Hàn Quốc thâm nhập thị trường Việt Nam. Trong suốt quá trình hoạt động, các
sự kiện được
tổ chức ít nhiều đều gần với khoảng thời gian diễn ra sự kiện do tổ
chức. Hơn thế nữa, với lợi thế vốn có của mình, tập đồn ln chiếm ưu thế, lớn
hơn và nhận được nhiều sự tham gia hơn so với . Tuy nhiên, hai bên vẫn luôn giúp
đỡ qua lại lẫn nhau với mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất giúp các doanh
nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh GyeongGi nói riêng và tồn Hàn Quốc nói chung có thể
tiếp cận, tìm được nhà phân phối ở thị trường Việt Nam.
2.2
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
Với mục đích tạo cầu nối, phá vỡ những rào cản, khó khăn giữa các doanh nghiệp
Việt Nam và Hàn Quốc,
luôn liên tục tổ chức các sự kiện lớn – nhỏ như hội chợ
triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh và các hội thảo kết nồi trực tiếp theo từng ngành
hàng cụ thể.
Biểu đồ 2.1: Tình hình tổ chức sự kiện của
SVTH:
7
Báo cáo thực tập
GVHD:
Biểu đồ 2.2: Số lượng sự kiện, số lượng báo cáo, số lượng khách đến tham dự năm 2017
Tuy công ty cố gắng liên tục tổ chức nhiều sự kiện hơn, nhưng chất lượng của mỗi
sự kiện khơng hề giảm, các sản phẩm từ phía đối tác Hàn Quốc – doanh nghiệp của
tỉnh GyeongGi nổi tiếng về sản xuất công nghiệp – đảm bảo chất lượng, mẫu mã
đẹp,... đã được chính chi nhánh của
phía Hàn Quốc kiểm tra và đảm bảo; những
khách mời Việt Nam cũng được các thành viên bộ phận Marketing tìm kiếm hợp lý,
chắc chắn đúng đối tượng, ngành hàng liên kết. Các sự kiện tăng dần theo các năm
cho thấy uy tín của công ty cũng dần tăng lên, những doanh nghiệp Hàn Quốc tin
tưởng và tìm đến dịch vụ của .
Điều đặc biệt có thể thấy ở Biểu đồ 2.2 là vào lúc tháng 10, số lượng báo cáo nghiên
cứu thị trường – Market Survey và số lượng liên kết đối tác – Buyer Matching tăng
vượt trội so với những tháng khác trong năm. Bởi lẻ vào cuối tháng 11 hằng năm,
tổ chức sự kiện lớn về hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh, chính vì thế nhu cầu
về nghiên cứu, đánh giá và tìm kiếm nhà phân phối là rất lớn. Do quá trình thực tập
trùng vào khoảng thời gian diễn ra sự kiện nêu trên, nên tôi chỉ tập trung vào quy
trình của hội chợ triển lãm G-Fair Hồ Chí Minh 2018.
2.3
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
THƯƠNG MẠI HÀN QUỐC G-FAIR 2018 TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
2.3.1 Giới thiệu hội chợ triển lãm của
SVTH:
8
Báo cáo thực tập
GVHD:
Hội chợ triển lãm thương mại G-Fair năm nay là hội chợ triển lãm lần thứ 3 được tổ
chức bởi , sẽ diễn ra tại Gem Center – Số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đakao,
Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – vào ngày 28 và 29 tháng 11, buổi sáng từ 9 giờ
đến 11 giờ và buổi chiều từ 12 giờ đến 5 giờ. Đến với hội chợ triển lãm năm nay,
hơn 90 doanh nghiệp Hàn Quốc với nhiều loại sản phẩm của 4 ngành hàng: Điện tử
& Đồ gia dụng, Hàng tiêu dùng & Thực phẩm, Sức khỏe & Sắc đẹp, Vật liệu công
nghiệp & Xây dựng, sẽ được
hỗ trợ thăm dò thị trường, quảng bá sản phẩm, tìm
kiếm đối tác tại Việt Nam. Tại Gem Center, các doanh nghiệp Hàn Quốc sẽ mang
sản phẩm của họ đến trưng bày tại các khu vực mà
bố trí riêng cho mỗi doanh
nghiệp; và những nhà phân phối, doanh nghiệp Việt Nam đến tham dự sẽ gặp trực
tiếp người đại diện doanh nghiệp Hàn Quốc (thông thường là những người đứng
đầu doanh nghiệp). Hình thức diễn ra hội chợ triển lãm sẽ theo mơ hình B2B, giúp
cho thơng tin trao đổi giữa các đối tác thuận tiện hơn.
Để hội chợ triển lãm diễn ra suôn sẻ, các bộ phận trong
– đặc biệt là bộ phận
Marketing – phải nổ lực hết mình, quy trình tổ chức thực hiện phải nhất quán, đầy
đủ và theo đúng trình tự.
2.3.2 Giới thiệu quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm
Trong giới hạn đề tài, tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết quá trình tiếp nhận sự tham gia
của các doanh nghiệp Hàn Quốc, phân loại ngành và sản phẩm, tìm nguồn lực để tổ
chức thực hiện sự kiện, chia đội nhóm và ngành sản phẩm (hầu hết là cơng việc do
bộ phận bên phía Hàn Quốc và những người đứng đầu công ty đảm nhiệm). Trong
bài báo cáo này, tôi – thành viên của bộ phận Marketing – sẽ tập trung mơ tả và
phân tích quy trình tổ chức thực hiện sự kiện bắt đầu khi các nhóm riêng trong bộ
phận Marketing đã biết công ty Hàn Quốc và ngành sản phẩm mà mình phụ trách.
SVTH:
9
Báo cáo thực tập
GVHD:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm
2.3.3 Mơ tả - phân tích quy trình tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm
Tìm hiểu, nghiên cứu sản phẩm – nghiên cứu thị trường:
Để có thể tìm được đối tác thích hợp, trước hết mỗi thành viên bộ phận Marketing
sẽ thực hiện 1 Market Survey cho mỗi sản phẩm mà mình đảm nhận. Bên cạnh
nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp Hàn Quốc hiểu được nhu cầu của thị trường và đối
tác Việt Nam nắm bắt được sản phẩm, Market Survey là một bản báo cáo được lập
ra nhằm giúp nhân viên Marketing tìm hiểu về sản phẩm, tìm hiểu thị trường, khái
quát được những đối tác Việt Nam mà mình cần tìm kiếm và tìm kiếm như thế
nào,… đồng thời giúp cho những thành viên khác trong nhóm hoặc các nhóm khác
dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt sản phẩm của mình khi cần thiết trong q trình làm
việc (nếu có thay đổi sản phẩm hoặc cơng ty Hàn Quốc tham gia). Nhìn chung, mỗi
Markety Survey bao gồm 4 nội dung chính: Xu thế thị trường (thơng tin sản phẩm,
nhu cầu thị trường, tình hình thị phần), Thông tin thị trường ở Việt Nam (các đối
thủ, nhà phân phối nội địa, giá cả sản phẩm tương tự), Tình hình xuất nhập khẩu
loại sản phẩm, Sơ lược những đối tác tiềm năng.
Nội dung đầu tiên yêu cầu người thực hiện phải hết sức cẩn thận và cố gắng thật sự
để hiểu được loại sản phẩm mà mình được giao, bởi nắm rõ được thông tin, chức
năng – cơng dụng của sản phẩm sẽ giúp tìm được những đối tác phù hợp nhất, tránh
việc nhầm lẫn sản phẩm, gây mất thời gian. Đây là nội dung quan trọng nhất mà
nhân viên bộ phận Marketing của công ty cần chú trọng. Cùng với 2 nội dung kế
tiếp, người thực hiện có thể dựa vào những thơng tin vừa tìm được để tiếp tục hoàn
SVTH:
10
Báo cáo thực tập
GVHD:
thành nội dung cuối cùng của Market Survey: nắm bắt được phần nào những doanh
nghiệp mà mình cho là tiềm năng để có thể mời đến tham dự hội chợ triển lãm.
Hình 2.2: Một phần của Market Survey
Nói thêm về thêm về nội dung thứ 3 – Tình hình xuất nhập khẩu loại sản phẩm,
trong quá trình thực hiện, nhân viên sẽ phải tra cứu thông tin loại sản phẩm trên
Biểu Thuế Xuất Nhập Khẩu 2018 thông qua HS code – mã thay thế cho loại sản
SVTH:
11
Báo cáo thực tập
GVHD:
phẩm dùng để tra biểu thuế xuất nhập khẩu được thống nhất tốn cầu, mơ tả hàng
hóa giúp cho người mua và người bán cùng nhận biết về tên, tính chất, cơng dụng
và loại sản phẩm; đồng thời giúp cơ quan chính phủ kiểm sốt, cấp phép, tính
thuế,… Do lần đầu tiếp xúc với cơng việc, thơng tin về sản phẩm chưa thật sự nắm
rõ do bất đồng ngôn ngữ (thông tin sản phẩm doanh nghiệp Hàn Quốc cung cấp hầu
hết là tiếng Hàn Quốc) nên việc tra cứu loại sản phẩm trên biểu thuế khá tốn thời
gian.
Hình 2.3: Biểu thuế xuất nhập khẩu
Mỗi Market Survey trung bình được hồn thanh trong vịng 2 ngày, tuy nhiên
những thực tập sinh cần tới 3 đến 4 ngày để hồn thành. Bước đầu tiên của quy
trình địi hỏi các thành viên phải biết sử dụng các cơng cụ tìm kiếm, cơng cụ dịch
thuật trên Internet. Trong q trình thực hiện, các thành viên trong mỗi nhóm sẽ
phải trao đổi thơng tin, hỗ trợ nhau, trưởng nhóm tích cực kiểm tra và phản hồi với
nhóm viên để rút ngắn thời gian và tăng độ chính xác, tin cậy của Market Survey
hết mức có thể. Khi đã hồn thành Market Survey, kiểm tra và phản hồi cũng như
trao đổi các Market Survey giữa các thành viên trong nhóm, mỗi người sẽ tìm hiểu
SVTH:
12
Báo cáo thực tập
GVHD:
các sản phẩm của nhau để nắm rõ ngành hàng nhóm mình phụ trách để tiện hơn cho
việc giới thiệu, mời các doanh nghiệp Việt Nam. Cuối cùng, nhóm sẽ họp lại và tìm
ra những từ khóa chính, phù hợp với sản phẩm; lên danh sách những thơng tin cơng
ty cần tìm kiếm để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Tìm – mời các đối tác Việt Nam:
Do những rào cản ngơn ngữ, văn hóa mà các đối tác Hàn Quốc khơng thể trực tiếp
tìm kiếm những đối tác phù hợp, chính vì thế cơng tác tìm – mời đối tác giúp họ
được xem là quan trọng nhất trong cả quy trình.
Mỗi thành viên sẽ nhận được 1 tập tin cơ sở dữ liệu chứa thông tin cần thiết của các
đối tác Việt Nam từ các năm trước. Các thông tin này được tổng hợp sau cuối các
kỳ sự kiện và được phân loại theo từng ngành hàng; bao gồm thông tin các doanh
nghiệp đã tham dự cũng như từ chối. Tuy nhiên, những thông tin ấy chưa hẳn đã
hồn tồn chính xác, do việc tổng hợp có xảy ra nhiều thiếu sót và thơng tin đã
khơng cịn chính xác (tổng hợp thơng tin sai – thiếu – nhầm lẫn; thơng tin đã cũ,
nhiều doanh nghiệp khơng cịn hoạt động trong lĩnh vực đã ghi nhận nữa, hoặc thậm
chí đã ngừng hoạt động) chính vì thế mỗi thành viên phải dành thời gian xác minh
lại các thông tin mà mình nhận được. Do khơng thể q chủ quan vào danh sách
doanh nghiệp trong bộ cơ sở dữ liệu, cơng tác tìm đối tác mới là nhất thiết.
Như đã trình bày, sau khi hồn thành Market Survey, nhân viên bộ phận Marketing
sẽ tìm kiếm các khách mời tiềm năng cho buổi hội chợ triển lãm. Q trình này địi
hỏi sự kiên trì, sự nhạy bén, linh hoạt cũng như kĩ năng tìm kiếm thơng tin trên
Internet. Các thơng tin cần tìm kiếm đã được phổ biến trong buổi họp nhóm bao
gồm tối thiểu: Tên cơng ty bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt, Địa chỉ công ty yêu
cầu phải có trụ sở hoặc chi nhánh đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh, Số điện
thoại cơng ty, Địa chỉ email của cơng ty; ngồi ra có được website của cơng ty cũng
là một điều tốt, nhân viên có thể tham khảo các loại sản phẩm công ty hiện tại đang
phân phối. Điều quan trọng hơn hết, các nhóm trưởng khuyến khích nhóm viên tìm
được thơng tin, số điện thoại và địa chỉ email của người đại diện công ty; bởi lẻ liên
lạc với những người đại diện sẽ thuận tiện hơn trong việc mời tham dự. Những
SVTH:
13
Báo cáo thực tập
GVHD:
thơng tin này có thể tìm được trên mạng Internet, nếu tìm trên cơng cụ tìm kiếm
Google sẽ rất mất thời gian và thông tin quá nhiều; do chỉ tìm đối tác ở khu vực
Thành phố Hồ Chí Minh, ta có thể sử dụng các trang web có chức năng giới hạn
lĩnh vực cũng như khu vực như: yellowpages.vnn.vn, infodoanhnghiep.com,
vinabiz.org,…; ngoài ra cũng cần tra cứu mã số thuế của công ty trên website Tổng
Cục Thuế Việt Nam để biết doanh nghiệp cịn hoạt động hay khơng. Vì lý do các
doanh nghiệp Hàn Quốc sản xuất sản phẩm đến Việt Nam tìm nhà phân phối, nên
ngồi những hạn chế về khu vực và lĩnh vực kinh doanh, cũng cần hạn chế tìm
những nhà sản xuất nội địa khác hoặc những nhà phân phối độc quyền, tìm và mời
họ sẽ làm mất thời gian. Tuy nhiên việc mời những doanh nghiệp ấy không bị ngăn
cấm dù biết rất khó có thể mời họ.
Việc tìm đối tác Việt Nam được diễn ra trong khoảng hơn 1 tuần và thầm chí có thể
diễn ra liên tục cho đến khi sự kiện diễn ra – nếu cần thiết. Sau khi tìm được những
đối tác thích hợp sẽ tiếp đến mời các doanh nghiệp Việt Nam đến tham dự hội chợ
triển lãm. Công tác mời tham dự được chia thành 2 giai đoạn: Gửi thư mời, thông
tin hội chợ triển lãm đến công ty Việt Nam và/hoặc người đại diện; Gọi điện thoại
trực tiếp mời tham dự.
Cũng như bước tìm kiếm đối tác, công đoạn gửi email được diễn ra khoảng hơn 1
tuần. Cụ thể, mỗi thành viên sẽ tạo một tài khoản thư điện tử Gmail riêng với tên
thống nhất là “hcm.gfair.(tên)@gmail.com” ví dụ , sau
đó nhóm trưởng sẽ thiết kế mẫu thư mời (mỗi nhóm trưởng sẽ có mẫu riêng) trên đó
sẽ có thơng tin, ngày giờ, địa điểm buổi hội chợ triển lãm kèm theo thông tin liên
lạc ứng với từng nhóm viên. Trong q trình gửi thư mời, để tiết kiệm thời gian, các
thành viên sẽ sử dụng chức năng “chuyển tiếp” của Gmail, rồi chỉnh sữa “chủ đề”
phù hợp với từng cơng ty được gửi; ngồi ra còn một cách khác là sử dụng chức
năng soạn trước thư mẫu, ta chỉ cần chỉnh sửa thông tin người nhận. Thư sẽ được
gửi đến tồn bộ đối tác có trong bộ dữ liệu, bao gồm những đối tác cũ đã được tìm
trong những đợt trước và cả đợt này do bản thân tự tìm.
SVTH:
14
Báo cáo thực tập
GVHD:
Đa phần những thư mời được gửi rất hiếm khi được phản hồi, chính vì thế cơng
đoạn tiếp theo sẽ là gọi điện trực tiếp cho đối tác để mời họ tham dự. Tất cả các đối
tác trong bộ dữ liệu sẽ được gọi. Trong quá trình này, các thành viên sẽ gọi và
thuyết phục họ tham dự, những đối tác sau khi gọi sẽ được chia thành 3 nhóm:
Đồng ý tham dự, Đợi phản hồi, Từ chối tham dự. Sau mỗi cuộc gọi, các thành viên
có bổn phận ghi chú lại những thông tin cần thiết và tự phân loại theo 3 nhóm trên.
Đối với nhóm “Đồng ý tham dự”, người gọi sẽ hỏi các thông tin cần thiết về người
tham dự: họ tên, chức vụ, số điện thoại di động, email cá nhân và quan trọng hơn
hết là ngày giờ tham dự để đăng ký trực tuyến giúp họ.
Hình 2.4: Mẫu đơn đăng ký trực tuyến
Đối với nhóm “Đợi phản hồi”, ta có thể gọi lại sau cho họ để xác minh ý kiến là họ
có tham dự hoặc khơng. Cịn đối với nhóm “Từ chối tham dự” tùy vào người gọi mà
SVTH:
15
Báo cáo thực tập
GVHD:
liên lạc lại để thuyết phục họ (bởi có thể do lúc trao đổi, họ đang bận việc gì nên từ
chối ngay, nhưng lần sau gọi lại họ sẽ cân nhắc tham dự).
Ở phần gọi điện thoại mời tham dự, người gọi cần nắm rõ sản phẩm mình phụ trách,
cũng như biết chính xác sản phẩm đối tác đang phân phối để tránh mời nhầm gây
mất thời gian, đồng thời có thể thuyết phục đối tác dễ dàng hơn thơng qua việc biết
rõ thơng tin, cách nói chuyện lưu loát, rành mạch. Như đã đề cập về thơng tin liên
lạc của người đại diện, trong q trình gọi điện thoại, rất khó để mời được đối tác
nếu chỉ liên lạc qua số điện thoại bàn hoặc số đường dây nóng của cơng ty; bởi
những người nghe máy thường khơng có quyền hạn quyết định và u cầu phải chờ
đợi. Chính vì thế, liên lạc trực tiếp với giám đốc, hoặc quản lý, người gọi sẽ tiết
kiệm thời gian chờ đợi, trực tiếp thuyết phục họ tham dự. Những yêu cầu cần thiết ở
công việc này là: kĩ năng giao tiếp, khả năng tư duy; hoặc ít nhất nếu khơng có
những kĩ năng ấy, cơng việc này sẽ giúp ích phần nào cải thiện chúng. Tất cả các
nhân viên sẽ gọi điện trong khoảng thời gian 6 tuần, bao gồm cả việc gọi điện
những đối tác “Đồng ý tham dự” để nhắc nhở họ tham gia. Trong suốt 6 tuần, nhân
viên sẽ liên tục tìm kiếm các đối tác mới để bổ sung và liên tục gọi điện thoại.
Sau mỗi ngày gọi điện thoại, các nhóm viên sẽ phải báo cáo với nhóm trưởng tình
hình gọi điện: đã gọi bao nhiêu công ty, bao nhiêu công ty “Đồng ý tham dự”, “Đợi
phản hồi”, “Từ chối tham dự”, còn lại bao nhiêu công ty cần gọi; để báo cáo với cấp
trên.
Các thành viên sẽ tập trung, liên tục tìm và gọi điện mời đối tác Việt Nam đến khi
cách ngày diễn ra hội chợ triển lãm ít nhất 2 ngày, cơng tác tìm kiếm và mời doanh
nghiệp nên hạn chế hoặc tốt hơn là nên chấm dứt. Khoảng thời gian 2 ngày này, các
thành viên sẽ chỉ tập trung chủ yếu đến các doanh nghiệp “Đồng ý tham dự”, gọi
điện thoại lại cho họ để xác minh lại các thơng tin có thể cịn thiếu trong lần gọi
trước, cũng như nhắc họ lại một lần nữa về hội chợ triển lãm (do thời gian liên lạc
đã lâu). Trước ngày 28-29/11, các thành viên sẽ nhắn tin lại thời gian và địa điểm
hội chợ cho các doanh nghiệp mà mình liên lạc để nhắc nhở họ lần thứ hai và lần
thứ ba là nhắn tin vào đầu mỗi buổi. Việc nhắc nhở không thành công – các công ty
SVTH:
16
Báo cáo thực tập
GVHD:
“Đồng ý tham dự” đột ngột từ chối vì một vài lý do bất ngờ như: đi cơng tác gấp,
nhà có việc đột xuất, phải đi sinh con,… đã được lường trước. Theo dự đoán của
Giám đốc và các Nhóm trưởng, tỉ lệ tham dự của các doanh nghiệp Việt Nam chỉ là
30%, chính vì thế để tăng tỉ lệ tham dự, đảm bảo lượng người đến đủ đơng, việc liên
tục tìm mới đối tác là vơ cùng quan trọng, ngoài ra khi gọi điện nhắc nhở lần đầu
các thành viên cần cố gắng thuyết phục họ đi cùng với nhiều người đến tham dự.
Lưu ý khi gọi nhắc nhở: nói lại đầy đủ thơng tin địa điểm và thời gian cho đối tác
Việt Nam và quan trọng nhất là nhắc họ mang theo danh thiếp để nhận thẻ ra vào,
cũng như giúp ban quản lý dễ xác thực sự tham dự của các công ty đối tác.
Tổ chức – thực hiện hội chợ triễn lãm:
Trước khi hội chợ diễn ra khoảng 1 tuần, các thành viên của bộ phận Marketing sẽ
được nhận thông tin của những thông dịch viên cho các công ty Hàn Quốc mà mình
phụ trách. Các thành viên có bổn phận gửi email thông tin hội chợ triển lãm, thông
báo các công ty mà họ sẽ phụ trách thông dịch, gửi kèm theo catalogue thơng tin
sản phẩm; sau đó gọi điện liên lạc với họ để nhắc lại địa điểm, ngày giờ có mặt, các
thông tin cần thiết khác (thông dịch viên phải mang theo bản sao chứng minh nhân
dân đã công chứng; đồng phục phải là áo trắng – quần tây/chân váy đen;…) và mỗi
người phải tự hướng dẫn cũng như quản lý thơng dịch viên mà mình phụ trách.
Ngày cuối cùng trước khi diễn ra hội chợ, bên cạnh việc gọi điện thoại nhắc nhở
doanh nghiệp Việt Nam, các thành viên bộ phận Marketing tổng hợp và sắp xếp tên
tiếng Anh của doanh nghiệp theo thứ tự bảng chữ cái để dễ dàng kiểm sốt, sau đó
sẽ in tên doanh nghiệp, người tham dự lên những miếng dán sticker.
SVTH:
17
Báo cáo thực tập
GVHD:
Hình 2.5: Sticker in thơng tin người tham dự và thẻ ra vào cổng
Trong suốt 2 ngày diễn ra hội chợ triển lãm, nhiệm vụ mỗi người trong nhóm bao
gồm:
SVTH:
18
