đồ án kho đại học giao thông vận tải khoa kinh tế vận tải ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

ĐỒ ÁN MÔN HỌC
QUẢN TRỊ KHO

Sinh viên thực hiện

: Lương Tuấn Linh

Lớp

: 70DCLJ11

Mã sinh viên

: 70DCLG14005

Chuyên ngành

: Logistics và vận tải đa phương thức

Mã đề

: 22

Giảng viên hướng dẫn : Dương Thu Hương

Vĩnh Phúc - 2022

Lời mở đầu
Kho bãi là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của
các doanh nghiệp Logistic. Kho bãi là nơi thực hiện việc dự trữ,
bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho
khách hàng với chất lượng dịch vụ cao nhất và chi phí tốt nhất.
Hoạt động của kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ
và quản lý hàng hóa của doanh nghiệp và ảnh hưởng gián tiếp
đến mức độ hài lòng của khách hàng. Quản trị kho bãi tốt sẽ giúp
doanh nghiệp:
•

Quản lý tốt tình trạng, số lượng, chất lượng hàng hóa.

•

Giảm thiểu chi phí vận chuyển, phân phối hàng hóa đến các
khách hàng doanh nghiệp hay đến tay người tiêu dùng.

•

Chủ động trong việc sắp xếp, vận chuyển các lơ hàng có
cùng kích thước, cùng lộ trình vận tải. Từ đó giúp giảm biến phí
trên mỗi đơn vị sản phẩm.

•

Duy trì nguồn cung ổn định, đáp ứng được nhu cầu của
khách hàng một cách nhanh nhất và tốt nhất.

•

Tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đây chính là những lí do mà các doanh nghiệp nên đầu tư cho
mình một đối tác cung cấp dịch vụ kho bãi uy tín và chất lượng!


Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG
1.1. Tổng quan về kho hàng
1.1.1 Vai trò, chức năng và mối liên hệ giữa kho với các bộ phận khác.
1.1.1.1 Khái niệm, vai trò của kho hàng
a, Khái niệm
Kho hàng là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật
liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho
tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thơng tin về tình
trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.
b, Kho hàng đóng một vai trị đặc biệt quan trọng trong chuỗi phân phối hàng hóa
của doanh nghiệp:
• Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà các tổ chức có thể gom lô hàng nhỏ
thành lô hàng lớn (đáp ứng đủ số lượng của đơn hàng) sau đó giao hàng đi.
Chi phí vận tải được tiết kiệm nhờ vào việc chi phí cho 1 đơn vị vận chuyển
thấp hơn.
• Tiết kiệm chi phí sản xuất: kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm,
thành phẩm nhờ đó giảm bớt hư hỏng, hao hụt hay mất mát đồng thời việc
lưu trữ nguyên vật liệu tồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp
ứng kịp thời nguyên vật liệu cần thiết
• Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng
lớn hoặc mua theo kỳ hạn.
• Duy trì nguồn cung ứng ổn định.
• Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức.
• Giúp doanh nghiệp có thể đương đầu với những thay đổi của thị trường (nhu

cầu thay đổi, cạnh tranh, tính thời vụ…).
• Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất
với người tiêu dùng.
• Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất.
• Hỗ trợ cho các chương trình JIT (Just – In- Time) của nhà sản xuất và khách
hàng.
5
• Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải là
những sản phẩm đơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu khách hàng.
• Kho là nơi lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm sản xuất
thừa,… để tiến hành phân loại, xử lý và tái chế. Là 1 bộ phận quan trọng
giúp hoạt động “logistics ngược” thành công hơn.
1.1.1.2. Chức năng của kho hàng:


Nếu xét theo cơng dụng của kho, thì hệ thống kho trong một tổ chức có thể phân
thành 2 loại:
1. Kho nguyên, nhiên vật liệu, phụ tùng…để cung ứng các yếu tố đầu vào cho
sản xuất
2. Kho thành phẩm giúp tổ chức tiến hành phân phối, giải quyết đầu ra. Tuy
nhiên dù là kho nào thì cũng bao gồm có một số chức năng chính sau:
a. Hỗ trợ cho sản xuất
- Nhà kho đóng vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ cho sản xuất, để sản xuất sản
phẩm công ty có thể cần nhiều loại nguyên, nhiên, vật liệu, linh kiện, phụ tùng
được
sản xuất từ các nhà máy khác nhau. Các nhà máy này sẽ vận chuyển vật tư về kho
nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng hợp đồng đã thỏa thuận trước.
- Hàng được dự trữ tại kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho
nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy.
- Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời

gian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng.
b. Tổng hợp sản phẩm
Cơng ty sản xuất thường có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuất những
loại hàng khác nhau và ở đầu ra cơng ty cũng có nhiều khách hàng, mỗi khách
hàng
lại cần những sản phẩm khác nhau. Cho nên theo thỏa thuận các nhà cung cấp đưa
hàng về kho trung tâm của cơng ty. Tại đây hàng hóa sẽ được phân loaị, tổng hợp,
gia cố theo từng đơn hàng yêu cầu của khách rồi chuyển đến cho khách hàng.
c. Gom hàng
Có những khách hàng cần những lơ hàng lớn đồng thời tại một thời điểm cụ thể
một nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách. Trường hợp này
hàng
sẽ được vận chuyển nguyên toa từ các nhà cung cấp về kho của công ty. Tại kho
6
của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để
cung cấp cho khách hàng.
d. Tách hàng thành những lơ hàng nhỏ:
Có những khách hàng cần những lơ hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ
được đưa từ nhà máy về kho. Tại kho sẽ tiến hành tách lơ hàng lớn thành nhiều lơ
hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và tổ chức
vận chuyển đến khách.
1.1.1.3. Mối liên hệ giữa kho với các bộ phận khác:
a. Mối liên hệ giữa kho với vận tải.
Nhờ cách bố trí hợp lý doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí vận tải
đối với hai hệ thống kho: kho vật tư và kho thành phẩm.


• Kho vật tư: được xây dựng gần nguồn cung cấp nguyên vật liệu, để tiết kiệm
chi phí cho việc thu gom tất cả những nguyên liệu cần thiết cho q trình sản
xuất.

• Kho thành phẩm: được xây dựng gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm sẽ tập
trung ở đây để phân bổ cho từng đối tượng khách hàng cụ thể, như vậy sẽ
giảm bớt thời gian cung cấp hàng hóa cũng như tiết kiệm chi phí cho việc
vận chuyển từng đơn hàng nhỏ lẻ.
b. Mối liên hệ giữa kho với sản xuất.
Giữa kho, chi phí quản lí kho và chi phí sản xuất có mối quan hệ rất mật thiết
phải nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu. Số lượng hàng tồn kho và chi phí quản lí
kho, và chi phí sản xuất tỉ lệ nghịch với nhau. Ở đầu ra, khơng có hàng tồn kho,
đồng nghĩa với việc sản xuất nhỏ lẻ theo từng đợt, chi phí quản lí kho sẽ giảm.
Đồng
thời, chi phí sản xuất tăng do chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm luôn tỉ lệ
nghich
với quy mô sản xuất. Chưa kể đến trường hợp, hàng tồn kho ít sẽ khơng đáp ứng
được nhu cầu phát sinh thêm của khách hàng, dẫn đến việc mất khách của doanh
nghiệp. Và tương tự với đầu vào, nếu mua nguyên vật liệu với lượng hàng lớn sẽ
được giảm giá, tiết kiệm chi phí vận chuyển, giảm chi phí sản xuất nhưng lại tăng
chi phí lưu kho, quản lý kho và dự trữ.
Vì vậy để tìm ra giải pháp tối ưu, nhiều cơng ty có thể tổ chức theo mơ hình Jit
trên
cơ sở liên minh chiến lược với các nhà cung cấp, các công ty logistics.
7
c. Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng.
Dịch vụ khách hàng có tầm quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh và giữ vai
trò quyết định trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, giúp duy trì và phát triển
sự
trung thành của khách hàng đối với tổ chức. Nhờ có các kho hàng dự trữ hàng hóa
mới có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Cũng cần cân đối chi phí để
xây dựng kho gần khu tiêu thụ để giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển hàng
hóa đến tay người tiêu dùng
d. Mối liên hệ giữa kho với tổng chi phí Logistic.

Việc bố trí kho và số lượng kho sẽ ảnh hưởng gián tiếp tới chi phí dự trữ nhưng sẽ
ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển và sẽ ảnh hưởng tới tổng chi phí
logistics
mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Doanh nghiệp có số lượng kho phù hợp với quy mơ,
phù hợp với khả năng tài chính và phù hợp với thị trường tiêu thụ thì doanh nghiệp
sẽ giảm được chi phí dự trữ, và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp có thể đảm bảo


một mức độ sẵn có cao với lượng dự trữ tại kho thấp nhất.
1.2. Mặt bằng kho.
Một kho đảm bảo về mặt thẩm mỹ, an toàn và tiện dụng là kết quả lao động của
hàng trăm người và những yếu tố khách quan – chủ quan. Trong đó, bố cục mặt
bằng
là yếu tố quan trọng hàng đầu, có vai trị quyết định hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng của cơng trình. Việc thiết kế và bố trí mặt bằng kho sẽ mang lại
những
lợi ích sau đây:
• Thuận lợi cho các hoạt động xây dựng, quản lý, trùng tu, sửa chữa, bảo trì
• Việc đi lại của người lao động và giám sát thuận lợi, dễ dàng
• Nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị khơng bị để lẫn lộn vào nhau, tạo nên hiệu
quả sử dụng cao, tiết kiệm thời gian
• Tạo được thói quen, nề nếp gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp cho đội ngũ người lao
động
• Giảm thiểu tối đa nguy cơ xảy ra tai nạn lao động
Nguyên tắc thiết kế và bố trí mặt bằng kho bãi:
Trước khi tiến hành xây dựng, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các vấn đề sau:
• Phù hợp, dễ thấy. Các lối vào và ra cho các phương tiện cấp cứu phải đủ rộng và
thống đãng.
• Bố trí thiết bị, máy móc sao cho đảm bảo an tồn cho người lao động và gần với
khu vực cần dùng.

• Văn phịng làm việc của quản lý, giám sát và người lao động nên đặt ở đầu hướng
gió chủ đạo. Các kho chứa vật liệu, máy móc, xưởng gia cơng phụ trợ và khu vệ
sinh nên đặt ở cuối hướng gió và thốt nước tốt.
8
• Cơng trường phải ln đảm bảo có đầy đủ ánh sáng, đèn chiếu sáng khi làm việc
trong trời tối.
• Trạm biến điện phải có rào ngăn và biển báo. Cầu dao điện, cầu chì hoặc thiết bị
đóng cắt điện phải có hộp, khóa và được đặt ở nơi khô ráo. Đường dây điện phải
được treo cách mặt đường đi lại ít nhất là 5m. Điện động lực và điện sinh hoạt
phải tách thành hai hệ thống riêng.
• Hệ thống giàn dáo phải có hệ thống thu sét.
• Bố trí các thiết bị chữa cháy tại cơng trường theo đúng quy định về an tồn lao
động.
• Các kho cần chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị y tế và chăm sóc sức khỏe tiện
nghi cho cả người lao động nam và nữ.
• Cần mở các lớp tập huấn cho cả người lao động và cả giám sát cùng những bộ
phận khác có liên quan.
1.3. Trang thiết bị


Các trang thiết bị cơ bản trong kho như: xe nâng tay, xe nâng điện, pallet, kệ hàng,
máy scan hàng hoá.v.v..
1.4. Hệ thống tổ chức lao động trong kho
TH1: DN có nhiều kho lớn rải rác nhiều nơi hay là một
khu vực tập trung có nhiều kho lớn như ở cảng. Nhân sự
kho có thể tổ chức như sau:
Tổng quan kho
Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho quản lý một số khu vực. Mỗi kho có
một thủ kho và một phó kho.
• Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng.

• Nhân viên kho khu vực.
• Tài xế lái xe nâng.
• Tài xế xe tải giao hàng
TH2: DN chỉ có một kho lớn, hàng hóa có nhiều chủng loại:
Thủ kho
Phó kho quản lý một số khu vực
Một tổ trưởng hay trưởng nhóm khu vực phụ trách một hoặc hai chủng loại hàng
• Nhân viên kho khu vực
• Nhân viên giám sát (trong kho hàng có giá trị cao và nhỏ khó kiểm sốt)
Kho có đội bốc xếp riêng, lúc đó nhân viên khu vực sẽ đứng ra
trông coi việc bốc xếp hay xe nâng làm việc trong khu vực kho
mình phụ trách.
• Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng
• Tài xế xe nâng
• Nhân viên giao nhận
• Tài xế xe tải giao hàng…
TH3: DN có một số kho nằm trong một khu vực và có
nhiều chủng loại hàng:
Trưởng kho
9
Phó trưởng kho quản lý một số khu vực kho
Mỗi khu vực chủng loại hàng là có một thủ kho khu vực
và một phó kho
• Nhân viên kho khu vực
• Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng
• Tài xế lái xe nâng
• Nhân viên giao nhận
• Tài xế xe tải giao hàng

• Bảo vệ ở cổng
1.5. Hệ thống an ninh phòng chống cháy nổ
Nhà kho là khu vực có vai trị quan trọng trong sản xuất kinh doanh có nhiệm vụ
bảo quản, lưu trữ tất cả các hàng hóa. Chính vì vậy bất kỳ chuyện gì xảy ra đều gây
thiệt hại lớn vì đây được coi là cội nguồn cho mọi hoạt động kinh doanh. Đặc biệt
hiện tượng cháy nổ diễn ra thường xuyên tại các nhà xưởng hiện nay. Chính vì vậy
cần có biện pháp để phịng chống cháy nổ trong kho hàng nhà xưởng.
Các biện pháp cần làm để phòng chống cháy nổ trong kho hàng nhà xưởng
– Cần hiểu các nội quy, các quy định của PCCC và cần được niêm yết rõ
ràng, đồng thời cần treo những biển cấm lửa ở nơi mọi dễ đọc, dễ nhìn thấy.
Đồng thời cấm hút thuốc ở những nơi tiềm ẩn có nguy cơ cháy nổ nguy
hiểm.
– Trong q trình làm việc cán bộ, công nhân viên trong nhà máy và xưởng,
cùng nhau thực hiện đồng bộ và nghiêm túc các biện pháp, giải pháp kỹ
thuật phòng cháy chữa cháy.
– Trước khi nghỉ làm phải đảm bảo đã tắt toàn bộ thiết bị điện, nguồn nhiệt
rồi mới ra khỏi vị trí làm việc để mọi thứ đều an toàn.
– Trong quá trình làm việc chú trọng vấn đề an tồn khi phải tiếp xúc với
các chất dễ gây cháy nổ như xăng, dầu, khí dễ cháy. Tuân thủ nghiêm chỉnh
các quy định về xếp dỡ hàng hóa trong kho.
– Phải lắp đặt Aptomat cho toàn bộ hệ thống điện và trong từng khu vực,
nhà máy, từng phân xưởng, nhất là ở những thiết bị máy móc có cơng suất
hoạt động lớn.
– Một số kỹ năng thoát hiểm trong đám cháy: Cần phải bình tĩnh và thực
hiện các biện pháp thốt hiểm như thơng báo cho người xung quanh; gọi
114; thốt theo đường hành lang, cầu thanh bộ mái nhà, ban công; khơng
được mở của thốt hiểm nào nêu thấy cửa ấm hoặc nóng.
– Nếu đặc trưng cơng việc tại kho hàng nhà xưởng cần phải cắt, hàn kim
loại, bạn cần chuẩn bị các thiết bị che chắn làm từ vật liệu chống cháy thật
tốt rồi mới tiến hành.

– Mỗi kho hàng, nhà xưởng làm việc cần phải được trang bị các trang bị
thiết bị PCCC hiệu quả như bình xịt, vịi chữa cháy, bình chữa cháy mini,…;
Và cần có sơ đồ chỉ dẫn thoát nạn cho từng khu vực của nhà xưởng
10
Có hệ thống đèn chỉ dẫn hướng và đèn chiếu sáng sự cố tại các đường thốt nạn
mỗi khi có sự cố cháy nổ không may sảy ra.
– Tại một số nhà xưởng muốn bảo vệ các kết cấu thép bộ khung nhà xưởng bằng
cách sử dụng sơn chống cháy Có thể sử dụng dễ dàng để sơn lên bề mặt kết cấu
thép
+ Thời gian chống cháy dài khoảng 120 phút. Khi sơn thời gian khô nhanh, không


độc hại cho người sử dụng.
+ Phạm vi sử dụng cho cả cơng trình ngồi và trong nhà
+ Kết cấu thép giữ được hình dáng gốc, các chi tiết được bảo vệ tối đa nhất.
+ Sơn chống cháy giúp kéo dài thời gian bảo vệ kết cấu thép. Từ đó tạo điều kiện
cho công tác cứu hỏa diễn ra kịp thời, nhanh nhất.
+ Sơn chống cháy giúp giảm tối đa những thiệt hại cho cơng trình về người và tài
sản.

Chương 2: Vận hành kho hàng
2.1 Nhập hàng
Quy trình xuất nhập kho hàng là thứ tự, trình tự thực hiện các hoạt động
nhập hàng và xuất hàng trong doanh nghiệp. Quy trình này giúp các hoạt động
nhập,
xuất hàng hóa được diễn ra suôn sẻ cũng như dễ dàng theo dõi, kiểm sốt.
Quản lý quy trình nhập, xuất hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa chặt
chẽ, các hoạt động được diễn ra trơn tru, xuyên suốt. Nắm giữ khá nhiều vai trị
quan
trọng và cần thiết như:

• Các hoạt động xuất nhập trong kho hàng được vận hành xuyên suốt, trơn tru.
• Nhà quản trị có thể nắm bắt được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất
lượng hàng đầu
• Khi các khâu được phân chia cho từng nhân viên, mỗi người sẽ biết được
nhiệm vụ của mình và có trách nhiệm hơn.
• Khi quy có quy trình mẫu để nhân viên chỉ việc tuân theo thì thời gian thực
hiện cũng được rút ngắn hơn.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa
Trong đó, nhập kho hàng hóa sẽ bao gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu và
nhập kho hàng hóa thành phẩm.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên liệu sẽ bao gồm các
bước sau:
Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên liệu
11
Các bộ phận khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu sẽ thông báo kế hoạch cho
các bộ phận liên quan để cập nhật thông tin và bố trí nhân sự.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số
lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng của chúng.
Nếu có vất kỳ hư hỏng gì thì lập biên bản và thông báo lại với đơn vị đề xuất.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm tra hàng hóa được hồn tất thì tồn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu
nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán đối chiếu lại một lần nữa trước


khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó
cập nhật thơng tin vào thẻ kho. Các thơng tin này sẽ được cập nhật vào hệ
thống quản lí kho hoặc phần mềm quản lý tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.

Các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm cũng gần giống với
quy trình quản lý hoạt động nhập kho nguyên liệu. Cụ thể, sẽ bao gồm các
bước :
• Bước 1: Nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ cần nhập kho hàng
hóa sau khi mua hàng về. Sau đó lập thành mẫu yêu cầu nhập kho và gửi cho
kế tốn.
• Bước 2: Kế tốn sau khi nhận được phiếu yêu cầu thì lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho sẽ được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ theo dõi xuất
nhập kho, 2-3 liên gửi cho nhân viên nhập vào kho hàng.
• Bước 3: Tiếp đó, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho của doanh
nghiệp. Hàng hóa sẽ được kiểm kê trước khi nhập kho. Với bất cứ trường hợp
thừa, thiếu thì thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách
nhiệm về số lượng hàng hóa, quản lí hàng tồn kho... để xử lý.
• Bước 4: Thủ kho sẽ ký nhận sau khi nhập kho, lưu lại một liên để ghi thẻ kho,
một liên giao cho kế toán, 1 liên giao lại cho người nhập hàng. Căn cứ vào
phiếu nhập kho, kế toán sẽ ghi sổ kho và hạch tốn hàng hóa nhập kho.
2.2 Bảo quản và kiểm kê hàng hoá trong kho
2.2.1 Bảo quản hàng hoá
Kiểm tra kho là một trong những khâu quan trọng để có cách bảo quản hàng hóa
tốt nhất. khi kiểm tra kho, bạn nên kiểm tra số lượng hàng hóa còn tồn và kiểm tra
các khu vực khuất trong kho có bị ẩm, ngấm nước hay khơng.
Bước 1: Phân loại hàng hóa
Khi các loại hàng hóa được phân chia rõ ràng thì thì năng suất làm việc của nhân
viên sẽ cao hơn. Khi kiểm hàng trong kho cũng vậy, khi hàng hóa được phân loại
theo mẫu mã, kích thước sản phẩm và được xếp ngay ngắn thì người kiểm kho sẽ
làm việc dễ dàng hơn.
12
Việc sắp xếp và phân loại các loại hàng hóa cũng sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm sốt
được số lượng hàng hóa và khơng bị bỏ sót trong q trình di chuyển.
Bước 2: Kiểm tra lại tất cả số lượng hàng hóa tồn kho

Để dễ dàng kiểm soát được số lượng hàng tồn kho, bạn nên sử dụng các phần mềm
chuyên dụng để kiểm soát được số lượng hàng hóa tồn trong kho dễ dàng hơn. Khi
xác định số lượng hàng hóa cịn tồn kho, bạn nên dịch chuyển chúng ra phía bên
ngồi để sử dụng số lượng hàng hóa đó trướ
Bước 3: Kiểm tra kho


Tùy vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn một trong hai
cách dưới đây để kiểm kho:
• Dùng máy để quét mã sản phẩm
• Nhập số lượng hàng hóa kiểm kê vào máy
• Lặp lại thao tác liên tục khi đã nhập hết số lượng hàng hóa đã có
• Nhập thơng tin và chuyển thơng tin lưu trữ vào máy tính để tránh trường hợp xảy
ra
lỗi
Bước 4: lưu kho bảo quản hàng
Lưu kho là một trong những cách phổ biến nhất để lưu trữ và bảo quản hàng hóa
của
các doanh nghiệp. Và để việc lưu kho được bảo đảm hơn, bạn cần lưu ý một số
điều
dưới đây để bảo quản hàng hóa được tốt nhất.
Địa điểm lưu kho
Địa điểm lưu kho hàng hóa là một trong những yếu tố rất quan trọng để đảm bảo
hàng hóa được bảo quản tốt nhất. Bạn có thể dựa vào một số tiêu chí dưới đây để
có
được một địa điểm lưu kho ưng ý.
• Tùy theo quy mơ lưu trữ hàng hóa của doanh nghiệp mà lựa chọn diện tích lưu
kho
hàng hóa.
• Trong kho hàng, bạn cần trang bị đầy đủ các thiết bị an toàn như camera an ninh,

các thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị báo động,…
• Kho hàng cần ln ln thơng thống, khơ ráo để tránh bị hỏng hàng
• Có các chính sách bảo hiểm phù hợp
Kiểm tra và phân loại hàng lưu kho
Khi lựa chọn hình thức kho hàng, bạn nên xem xét loại hàng của bạn là gì để lựa
chọn hình thức lưu trữ phù hợp hơn. Bởi nếu hàng hóa khơng được bảo quản đúng
cách thì rất dễ hàng hóa bị hỏng trước hạn sử dụng hoặc không để được lâu.
Đặc biệt là khi hàng hóa là đồ ăn, thực phẩm hoặc mỹ phẩm, nếu bảo quản hàng
trong nhiệt độ quá cao sẽ dẫn đến tình trạng hàng bị hỏng và khơng sử dụng được.
Vì thế, những loại hàng hóa này thường được bảo quản trong nhiệt độ thấp để đảm
bảo chất lượng của sản phẩm.
2.2.2 Kiếm kê hàng hoá trong kho
1. . Phương pháp kê khai thường xuyên
Nội dung
• Theo dõi thường xun, liên tục, có hệ thống
13
• Phản ánh tình hình nhập – xuất kho, hàng hóa tồn kho


• Giá

trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào
• Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập
kho trong kỳ – trị giá hàng xuất kho trong kỳ.
Chứng từ sử dụng
• Phiếu nhập kho, xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa
Đối tượng áp dụng
• Các đơn vị sản xuất như cơng nghiệp, xây dựng, lắp đặt,…
• Các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy

móc, thiết bị,…
Ưu điểm
• Có thể xác định và đánh giá số lượng, trị giá hàng tồn kho ở từng thời điểm
diễn ra nghiệp vụ
• Nắm bắt chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho nhằm điều chỉnh kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp kịp thời.
• Sửa chữa nhanh tình trạng sai sót trong việc ghi chép giữa các thủ kho, kế
tốn trong kho.
Nhược điểm
Lượng cơng việc phải xử lý hàng ngày của các kế toán kho lớn. Tuy nhiên
mức độ nặng nhọc của công việc kiểm kê hàng tồn kho có thể khắc phục bằng
cách ứng dụng,phần mềm quản lí kho.
2. Phương pháp kê khai định kỳ
Nội dung
• Phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh thường xuyên,
liên tục và không phản ánh được từng đợt xuất – nhập hàng trong kỳ.
• Giá trị hàng xuất trong kỳ chỉ tính được vào cuối kỳ.
• Giá trị hàng hóa xuất = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng nhập
kho trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Chứng từ sử dụng
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa
14
Tuy nhiên, những chứng từ nhập xuất hàng hóa, biên bản kiểm kê vật tư, hàng
hóa chỉ được chuyển đến bộ phận kế toán kho và ban quản lý kho vào thời
điểm cuối kỳ.
Đối tượng áp dụng
• Các đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng
loại, quy cách, mẫu mã
• Các đơn vị chỉ sản xuất một loại sản phẩm, hàng hóa.

Ưu điểm


Kê khai hàng hóa chỉ diễn ra vào một thời điểm nhất định trong kỳ. Vì vậy,
trong kỳ đó khối lượng cơng việc hạch tốn nặng nhất trong vài ngày đến một
tuần diễn ra kê khai định kỳ nhưng nhẹ nhàng, đơn giản hơn trong một qng
gian dài.
Nhược điểm
• Cơng việc hạch tốn dồn vào cuối kỳ
• Kiểm tra khơng thường xun nên khơng thể nắm chắc tình hình xuất – nhập
kho sẽ gây hạn chế q trình kế tốn kho
• Khó phát hiện những sai sót, xác định ngun nhân của những sai sót này lại
càng khó.
2.3 Xuất kho
Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa
Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa, vật tư sẽ bao gồm như sau:
• Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập yêu cầu xuất kho. Mỗi
doanh nghiệp sẽ có mẫu yêu cầu nhập kho khác nhau.
• Bước 2: Kiểm tra hàng tồn
Kế tốn cho kiểm tra hàng tồn cịn lại trong kho. Trường hợp hàng thiếu sẽ
thông báo với đơn vị đề xuất. Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuất kho.
• Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, kế toán kho sẽ tiến hành lập
phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho này sẽ được lưu
thành nhiều liên, liên lưu lại tại sổ, các liên cịn lại sẽ được giao cho thủ kho.
• Bước 4: Xuất kho
Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu. Nhân
viên nhận vật tư, hàng hóa và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên.
• Bước 6: Cập nhật thơng tin

Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuất kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuất
cho kế toán. Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.
Đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn
chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn cho quá trình vận chuyển và kinh
doanh. Lúc này sẽ xuất hiện quy trình luân chuyển phiếu xuất kho.
Quy trình xuất nhập kho hàng hóa trên đây là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham
khảo. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có q trình vận hành, hoạt động khác
nhau nên việc phân quyền sẽ có nhiều khác biệt. Vì vậy, trong quá trình xây
dựng quy trình quản lý riêng cho doanh nghiệp, bạn có thể linh động thay đổi
sao cho phù hợp.
2.4 Dịch vụ giá trị gia tăng hàng hố của kho hàng
-Ngồi khả năng lưu trữ bảo quản hàng của kho,kho hàng cịn có những dịch vụ
như:


• Dịch

vụ vận chuyển hàng hóa: Cung cấp phương tiện vận chuyển
• Bốc xếp, nâng hạ hàng hóa: Phương tiện và đội ngũ có sẵn, phục vụ xuất nhập
hàng
nhanh chóng, chun nghiệp
• Đóng gói, dán tem bảo hành sản phẩm: Khách hàng khơng phải tốn chi phí th
nhân
sự bên ngồi
• Kiểm đếm, báo cáo hàng tồn: Giúp khách hàng giám sát hàng hóa lưu trữ tại kho
một
cách chính xác và chủ động
• In hóa đơn, giao nhận hàng hóa và thu tiền hộ: Rút ngắn thời gian và công sức
cho
quá trình xử lý đơn hàng

Chương 3: Xác định chi phí,vận hành của kho hàng
Đề bài
I- Mặt bằng kho
Cửa
xuất 3

Cửa
xuất 4
Khu bảo
quản B

Khu bảo
quản A

Khu hành
chính
Cửa
nhập 1

Cửa
nhập 2
Khu bao bì,
hàng mẫu

Khu bảo
quản D

Khu bảo

quản C

Cửa
xuất 2

Cửa
xuất 1

Các khu vực lưu trữ, bảo quản hàng hóa: Khu A; B; C và D. Mỗi khu vực có
sức chứa đủ lớn và các trang thiết bị cho phép bảo quản được tất cả các loại hàng
nhập kho.
II, Hàng nhập
Tên hàng
nhập

Trọng
lương 1
kiện hàng

MM

1200 kg

DD

80 kg

TP

50 kg

HH

1000 kg

Đặc điểm hàng
Hình khối, bao
gói cứng
Hình khối, bao
gói cứng
Hình khối, bao
gói mềm
Hình khối, bao

Tổng khối
lượng
hàng

Thời gian
nhập hàng

Khối lượng
tồn đầu ngày
nhập

120 T

20h, 6/10

64 T

8h, 6/10

8T, Khu A

50 T

15h, 6/10

10T, Khu B

100 T

7h, 7/10

10T, Khu C


NN

30 kg

KK

100 kg

gói cứng
Hình khối, bao
gói mềm
Hình khối, bao

gói cứng

60 T

21h, 7/10

6T, Khu D

80 T

15h, 7/10

5T, Khu A

-

III, Hàng xuất
Bên mua hàng
Công ty X
Công ty Y
Công ty Z
Công ty E
Công ty G
Công ty F

Tổng khối lượng hàng xuất
36T hàng MM
32T hàng DD
15T hàng TP
24T hàng MM

32T hàng DD
15T hàng TP
60T hàng MM
30T hàng TP
40T hàng HH
24T hàng NN
25T hàng KK
35T hàng HH
30T hàng NN
15T hàng KK
35T hàng HH
12T hàng NN
40T hàng KK

Cửa xuất hàng

Thời gian xuất
hàng

Cửa 2

7h, 12/10

Cửa 3

14h, 11/10

Cửa 4

21h, 12/10

Cửa 1

10h, 11/10

Cửa 2

19h, 11/10

Cửa 4

9h, 12/10

IV, Các dữ liệu liên quan
1. Khoảng cách giữa các khu vực trong kho
A. Nhập hàng
Tên cửa nhập
Cửa nhập 1
Cửa nhập 2

Khu A
55 m
70 m

Khu B
100 m
30 m

Khu C
35 m

100 m

Khu D
60
70 m

Khu A

Khu B

Khu C

Khu D

B. Xuất hàng
Tên cửa xuất


Cửa xuất 1
Cửa xuất 2
Cửa xuất 3
Cửa xuất 4

58 m
60 m
30 m
30 m

85 m
60 m

60 m
30 m

30 m
30 m
65 m
90 m

30 m
55 m
65 m
65 m

2. Các định mức thời gian
- Thời gian kiểm đếm, kiểm tra chất lượng 1 lô hàng nhập và xuất là 1h và 1,5h.
- Kho làm việc liên tục 2 ca, ban/ 1 ngày đêm, thời gian giao nhận ca, ban là 30
phút: từ 6h đến 6h30 và 18h đến 18h30.
- Hàng tồn kho: 8T hàng DD tồn kho nhập từ 8h ngày 2/10; 10T hàng TP nhập kho
từ 10h ngày 3/10; 10T hàng HH tồn kho nhập từ 14h ngày 3/10; 6T hàng NN tồn
kho nhập từ 9h ngày 1/10; 5T hàng KK tồn kho nhập 15h ngày 1/10.
- Định mức thời gian các thao tác khi tính thời gian 1 chu kỳ xếp dỡ hàng của xe
nâng
Thời gian

t lấy hàng

t quay có hàng

t dỡ hàng

t quay không hàng

(giây)

(giây)

(giây)

(giây)

1T

40

25

40

20

1,5T

45

25

45

20

2,5T

50

30

50

25

Loại xe

- Định mức thời gian công nhân xếp/dỡ 1 kiện hàng vào/ra khỏi pallet (mâm hàng)
Thời gian

t xếp 1 kiện

t dỡ 1 kiện

(giây)

(giây)

≤ 50 kg

6

6

> 50 đến 100 kg

8

8

> 100 đến 150 kg

12

12

Trọng lượng 1 kiện

3. Lao động trong kho
- Tổng số công nhân xếp dỡ của kho là 10 người; lương bình qn 1 cơng nhân là
6 triệu đồng/tháng; Trường hợp thiếu công nhân xếp dỡ thì th ngồi với mức
th 250 nghìn đồng/1ca/1 người. Lương công nhân lái xe nâng: 7 triệu đồng/tháng


- 1 ca làm việc bố trí: 1 thủ kho; 2 nhân viên giao nhận và 4 nhân viên bảo quản và
kiểm kê hàng hóa; lương của thủ kho: 10 triệu đồng/tháng, của nhân viên giao
nhận và nhân viên bảo quản là: 8 triệu đồng/tháng.
4. Máy xếp dỡ
- Kho sử dụng 3 loại xe nâng hàng chạy điện có các thông số sau:
Thông số
Giá mua mới
Thời gian đã sử dụng
Thời gian trích khấu hao
Chi phí nhiên liệu
Vận tốc khi vận chuyển hàng

Vận tốc khi chạy khơng
Số lượng xe hiện có

Đơn vị tính
Xe 1T Xe 1,5T
triệu đồng
450
520
năm
3
4
năm
10
12
nghìn đồng/giờ
35
50
Km/h
8
9
Km/h
10
11
Xe
2
2

Xe 2,5T
600
6

12
75
9
12
1

- Kho sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điều
chỉnh với hệ số điều chỉnh như sau:
Thời gian trích khấu hao của TSCĐ
Đến 4 năm
Trên 4 đến 6 năm
Trên 6 năm

Hệ số điều chỉnh
1,5
2
2,5

5. Các định mức chi phí
- Chi phí cơ sở hạ tầng kho:
- Chi phí bảo quản hàng hóa:

12 000đ/1T/1 ngày
21 000đ/1T/1 ngày

- Chi phí quản lý và chi phí khác: 9 000đ/1T/1 ngày

XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VẬN HÀNG KHO HÀNG
1.1: Lập kế hoạch nhập, xuất hàng của kho.
Ta có bảng nhập hàng:

Tên hàng
nhập

Trọng
lương 1
kiện hàng

MM

1200 kg

DD

80 kg

TP

50 kg

HH

1000 kg

NN

30 kg

KK

100 kg

Đặc điểm hàng
Hình khối, bao
gói cứng
Hình khối, bao
gói cứng
Hình khối, bao
gói mềm
Hình khối, bao
gói cứng
Hình khối, bao
gói mềm
Hình khối, bao
gói cứng

Tổng khối
lượng
hàng

Thời gian
nhập hàng

Khối lượng
tồn đầu ngày
nhập

120 T

20h, 6/10

64 T

8h, 6/10

8T, Khu A

50 T

15h, 6/10

10T, Khu B

100 T

7h, 7/10

10T, Khu C

60 T

21h, 7/10

6T, Khu D

80 T

15h, 7/10

5T, Khu A

1.1.1: Lập kế hoạch nhập hàng.
Phương án: Nhập, bảo quản hàng theo công ty xuất.

Cửa
xuất 4

Cửa
xuất 3

Tồn: 8T DD, 5T

Tồn: 10T TP

KK
Khu hành
chính

A

B

Cửa
nhập 1

Cửa
nhập 2

Tồn: 10T HH

Tồn: 6T NN
D

C
Cửa
xuất 1

1.

Khu bao bì,
hàng mẫu

Nhập hàng DD:
- Cửa nhập:
cửa 1.

Cửa
xuất 2


Thời gian nhập: : , ngày 6/10.
Khối lượng:
64 T
Số lượng kiện hàng: 800 kiện
Trọng lượng kiện hàng : 80 kg

-

Cửa

xuất 3

Cửa
xuất 4

Tồn: 8T DD, 5T

Tồn 10T TP

KK

Khu hành
chính

B

A

24T
Cửa
nhập 1

Cửa
nhập 2

40T
Tồn 10T HH

Tồn 6T NN
Khu bao bì,

hàng mẫu

C

D
Cửa
xuất 1

2.

Nhập hàng TP:
Cửa nhập:
cửa 1.
- Thời gian nhập: : , ngày 6/10.
- Khối lượng:
50 T
- Số lượng kiện hàng: 1000 kiện
- Trọng lượng kiện hàng : 50 kg

Cửa
xuất 2


Cửa
xuất 4

Cửa
xuất 3
32T DD, 5T KK

10T TP

Khu hành
chính
B

A

15T
Cửa
nhập 1

20T

Cửa
nhập 2

15T
10T HH, 40T DD

6T NN
Khu bao bì,
hàng mẫu

C

D
Cửa
xuất 1

3.

Nhập hàng MM:
Cửa nhập:
cửa 2.
- Thời gian nhập: : , ngày 6/10.
- Khối lượng:
120 T
- Số lượng kiện hàng: 100 kiện
- Trọng lượng kiện hàng : 1200 kg

Cửa
xuất 2


Cửa
xuất 4

Cửa
xuất 3
32T DD, 5T KK

30T TP

,

15T TP

Khu hành
chính

B

A

Cửa
nhập 1

10T HH, 40T DD,
15T TP

Cửa
nhập 2

6T NN
Khu bao bì,
hàng mẫu

C

D
Cửa
xuất 1

4.

60T

24T

36T

Cửa
xuất 2

Nhập hàng HH:
Cửa nhập:
cửa 1.
- Thời gian nhập: : , ngày 7/10.
- Khối lượng:
100 T
- Số lượng kiện hàng: 100 kiện
- Trọng lượng kiện hàng : 1000 kg

Cửa
xuất 3

Cửa
xuất 4


32T DD, 5T KK

30T TP, 60T MM

,

15T TP, 24T
MM

Khu hành
chính

B

A

35T
Cửa
nhập 1

Cửa
nhập 2

40T
25T
10T HH, 40T DD,
15T TP, 36T MM

6T NN
Khu bao bì,
hàng mẫu

C
D
Cửa
xuất 1

5.

Nhập hàng KK:
- Cửa nhập:
cửa 1.
- Thời gian nhập: : , ngày 7/10.
- Khối lượng:
80 T
- Số lượng kiện hàng: 800 kiện
- Trọng lượng kiện hàng : 100 kg

Cửa
xuất 3

Cửa
nhập 1

Cửa
xuất 2

Cửa
xuất 4

Cửa
nhập 2


32T DD, 5T KK

30T TP, 60T MM

,

15T TP, 24T
MM, 35 THH

Khu hành
chính

B

A

35T
25T
20T
35T HH, 40T DD,
15T TP, 36T MM

6T NN, 40T HH
Khu bao bì,
hàng mẫu

C
D
Cửa
xuất 1

6.

Nhập hàng NN:
Cửa nhập:

cửa 1.
- Thời gian nhập: : , ngày 7/10.
- Khối lượng:
60 T
- Số lượng kiện hàng: 2000 kiện
- Trọng lượng kiện hàng : 30 kg

Cửa
xuất 3

Cửa
nhập 1

Cửa
xuất 2

Cửa
xuất 4

Cửa
nhập 2


32T DD, 40T KK

30T TP, 60T MM

,

15T TP, 24T

MM, 35T HH

Khu hành
chính

B
A

12T
18T
30T
35T HH, 40T DD,
15T TP, 36T MM,
20T KK

6T NN, 40T HH,
25T KK

Khu bao bì,
hàng mẫu

C
D
Cửa
xuất 1

Cửa
xuất 2

1.1.2: Lập kế hoạch xuất hàng.

Bên mua hàng
Công ty X
Công ty Y
Công ty Z
Công ty E
Công ty G

Tổng khối lượng hàng xuất
36T hàng MM
32T hàng DD
15T hàng TP
24T hàng MM
32T hàng DD
15T hàng TP
60T hàng MM
30T hàng TP
40T hàng HH
24T hàng NN
25T hàng KK
35T hàng HH
30T hàng NN
15T hàng KK

Cửa xuất hàng

Thời gian xuất
hàng

Cửa 2

7h, 12/10

Cửa 3

14h, 11/10

Cửa 4

21h, 12/10

Cửa 1

10h, 11/10

Cửa 2

19h, 11/10