Chính sách và quy trình đào tạo

CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
Tên:
Chức vụ:
Ngày:
Chữ ký:

Hiệu chỉnh:

Thẩm xét:

Phê duyệt:

……………………….

………………………

……………………….

MỤC LỤC

I.

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 1/11

TRANG

I

MỤC ĐÍCH, MỤC TIÊU & PHẠM VI ÁP DỤNG

1

II

TRÁCH NHIỆM

1

III

CHÍNH SÁCH

2

IV

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN – CHẾ TÀI

4

MỤC ĐÍCH, MỤC TIÊU & PHẠM VI ÁP DỤNG:
A. Mục đích:
Nhằm đưa ra một chính sách và quy trình đồng nhất cho việc đào tạo và phát triển nhân
viên của công ty.
B. Mục tiêu:
Đảm bảo việc đào tạo và tái đào tạo có hiệu quả, hỗ trợ kế hoạch phát triển nhân viên và
các mục tiêu của cơng ty.
C. Phạm vi áp dụng:

Chính sách Đào tạo được áp dụng cho toàn thể nhân viên trong cơng ty. Mọi phịng ban
có trách nhiệm tn thủ nghiêm túc chính sách này.

II.

TRÁCH NHIỆM:
Giám đốc Nhân sự chịu trách nhiệm đảm bảo tính hiệu lực và cập nhật nếu có bất cứ sự
thay đổi nào về chính sách, quy trình này.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 1


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
III.

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 2/11

CHÍNH SÁCH
1.

Nhân viên tham dự đào tạo phải cam kết tham gia khóa học đầy đủ, nghiêm túc, siêng
năng, đạt được kết quả tốt, áp dụng kiến thức và kỹ năng vào công việc hàng ngày và
chia sẻ chúng với đồng nghiệp.

2.

Phòng nhân sự sẽ giữ thông tin đào tạo (bản sao bằng cấp) của mỗi nhân viên. Trường
hợp nhân viên tự thanh tốn chi phí để tham gia các khóa học bên ngồi, nhân viên cần
thông báo và gởi bản sao giấy chứng nhận / bằng cấp cho phịng nhân sự để lưu thơng
tin. Việc lưu trữ này nhằm phục vụ cho việc xem xét thăng tiến, phát triển nhân viên và đề
xuất nhân viên tham gia các khóa đào tạo trong tương lai.

3.

Dựa vào kết quả học tập nhân viên đạt được, công ty sẽ tài trợ một phần chi phí tham
gia khóa học, hội thảo cho nhân viên (tối đa không quá 80% chi phí khóa học), cụ thể
như sau:
Xếp loại kết quả học tập

Hoặc điểm học tập

% mức tài trợ của công ty

Dưới 5 điểm / 10 điểm

0%

Trung bình

5 điểm / 10 điểm

40%

Tốt

6 điểm / 10 điểm

60%

Xuất sắc

8 điểm / 10 điểm

80%

Dưới trung bình

Một số khóa học khơng xếp loại học tập hoặc điểm học tập, nhân viên chỉ nhận được
giấy chứng nhận đã tham gia khóa học của trung tâm / trường / công ty đào tạo…, công
ty sẽ tài trợ 80% chi phí học tập của nhân viên.
4.

Nhân viên phải bồi hồn tồn bộ chi phí hỗ trợ đào tạo khi:
•

Nghỉ việc trước khi được cấp chứng chỉ của khóa học hoặc trước ngày kết thúc khóa
học hoặc thời gian làm việc tại cơng ty dưới 06 tháng.

•

Nhân viên được u cầu tham dự khóa học nhưng khơng tham dự mà khơng thơng
báo lý do hoặc lý do khơng chính đáng.

5.

Nhân viên tham gia đào tạo vào ngày nghỉ (chủ nhật / ngày lễ), ngồi giờ làm việc sẽ
khơng được trả lương ngồi giờ cho ngày đào tạo đó.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 2


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
6.

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 3/11

Lưu ý quản lý không xác nhận công cho nhân viên trong trường hợp nhân viên tham gia
các khóa đào tạo do hãng tổ chức, hoặc do nội bộ phòng ban, siêu thị, nghành hàng tổ
chức.

7.

Ngoại trừ tiền cơng tác phí, cơng ty sẽ thanh tốn phí di chuyển, chỗ ở cho nhân viên
trong trường hợp nhân viên tham dự khóa học ở các địa điểm xa (tỉnh khác, thành phố
khác).

8.

Nhằm phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả đào tạo, nhân viên sẽ được yêu cầu thực hiện
một số cơng việc sau:

•

Điền vào “phiếu nhận xét khóa đào tạo”.

•

Làm bài thu hoạch, bài kiểm tra theo yêu cầu của giảng viên.

•

Chia sẻ kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp theo dạng trình bày trong các cuộc
họp bộ phận.

•

Tham gia vào các dự án phát triển của công ty theo sự phân công của trưởng bộ
phận (nếu có).

•

Điền vào phiếu “Kế hoạch hành động” nhằm ứng dụng kiến thức học vào công việc.
Sau thời gian 02 tháng kể từ ngày khóa học kết thúc, phịng nhân sự phối hợp với
trưởng bộ phận sẽ tiến hành đánh giá kết quả cải tiến công việc của nhân viên.

9.

Ngồi các khóa học do cơng ty tổ chức, chỉ định nhân viên tham dự, nhằm giúp nhân
viên tự cập nhật kiến thức và chủ động hơn trong việc học, công ty xây dựng hệ thống
học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến, nhân viên được gởi thơng báo có trách nhiệm học
và thực hiện kiểm tra trực tuyến theo yêu cầu.

10. Các cấp quản lý có trách nhiệm hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên tham gia đào tạo,
áp dụng kiến thức đã được học để giải quyết các vấn đề trong cơng việc.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 3


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
IV.

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 4/11

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN – CHẾ TÀI
1. Các khóa đào tạo do cơng ty tài trợ:

Phân tích nhu cầu đào tạo

Đề xuất chương trình đào tạo, ngân
sách đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá sau
đào tạo

Khơng
Xét duyệt
Có
Thực hiện đào tạo

Đánh giá hiệu quả đào tạo

Lưu hồ sơ đào tạo

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 4


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
BƯỚC
1

TRÁCH NHIỆM


NGƯỜI THỰC HIỆN

Dựa vào bảng mô tả công việc, Chuyên viên Đào tạo

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 5/11
BIỂU MẪU
F-04-01

tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí,
hồ sơ đào tạo, kết quả đánh giá Giám đốc / Trưởng phòng F-04-02

năng lực / đánh giá kết quả công ban liên quan
việc hàng năm, Chuyên viên Đào
tạo tiến hành phân tích nhu cầu
đào tạo.


Phân tích nhu cầu đào tạo được
thực hiện cho các nhân viên khi
nảy sinh nhu cầu đào tạo.



Sau khi phân tích nhu cầu đào tạo,
Chuyên viên Đào tạo sẽ thảo luận
với Giám đốc / Trưởng phòng về

2



kế hoạch đào tạo cho nhân viên.
Chuyên viên Đào tạo thực hiện Chuyên viên Đào tạo
báo cáo phân tích nhu cầu đào
tạo, xây dựng chương trình / kế Giám đốc Nhân sự
hoạch đào tạo, tiêu chuẩn đánh
giá sau đào tạo, đề xuất nhà cung
cấp đào tạo để trình Giám đốc
Nhân sự, Tổng Giám đốc phê
duyệt.



Chuyên viên Đào tạo thông báo kế

Tổng Giám đốc

Giám đốc / Trưởng phòng
liên quan

hoạch đào tạo cho Giám đốc /
3



Trưởng phòng liên quan.
Giám đốc Nhân sự hoặc Tổng Giám đốc Nhân sự
Giám đốc phê duyệt.
Tổng Giám đốc

4



Chuyên viên Đào tạo phối hợp với Chuyên viên Đào tạo

F-04-03

nhà cung cấp đào tạo tổ chức thực
Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 5


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 6/11

hiện chương trình đào tạo đã
5

được phê duyệt.
Chuyên viên Đào tạo kết hợp với Chuyên viên Đào tạo



F-04-04

nhân viên tham dự khóa học,
Giám đốc / Trưởng phòng ban liên Nhân viên
quan thực hiện việc đánh giá hiệu
quả đào tạo (nếu cần).

Giám đốc / Trưởng phòng
ban liên quan

6

Chuyên viên Đào tạo lưu hồ sơ Chuyên viên Đào tạo



đào tạo, cập nhật hồ sơ đào tạo
của nhân viên và thực hiện báo Giám đốc / Trưởng phòng
cáo về khóa học đã tổ chức.
ban liên quan
Nhân viên được yêu cầu tham dự khóa học nhưng khơng tham dự mà khơng thơng báo
lý do hoặc lý do khơng chính đáng sẽ bị xử lý kỷ luật tùy theo từng trường hợp cụ thể.

2. Các khóa đào tạo do hãng tổ chức
•

Chun viên Đào tạo gởi thơng tin cho các quản lý về khóa học do hãng tổ chức.

•

Quản lý sắp xếp ca làm việc và thông báo cho nhân viên tham dự.

•

Nhân viên có trách nhiệm tham gia đầy đủ, đúng giờ.

•

Kết thúc mỗi khóa học, chun viên Đào tạo gởi danh sách nhân viên không tham dự
cho các quản lý.

•

Quản lý có trách nhiệm tìm hiểu lý do khơng đi học của nhân viên, phản hồi cho
chuyên viên đào tạo đúng thời gian quy định.

•

Nhân viên được yêu cầu tham dự khóa học nhưng khơng tham dự mà khơng thơng
báo lý do hoặc lý do khơng chính đáng sẽ bị bị trừ 50% thưởng. Nhân viên khơng
tham dự có lý do chính đáng, nhưng quản lý phản hồi chậm trễ dẫn đến việc nhân
viên bị trừ thưởng, quản lý sẽ bị trừ thưởng 50% thưởng để hoàn trả cho nhân viên.
Quản lý bao che cho nhân viên không tham gia đào tạo sẽ bị trừ 100% thưởng.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 6


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 7/11

3. Học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến
•

Tùy vào u cầu cơng việc, hoặc đề xuất của các Giám đốc / Trưởng phòng ban,
phòng đào tạo sẽ gởi thông báo tham gia học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến cho
nhân viên.

•

Thời gian để học và kiểm tra trực tuyến sẽ được thông báo cụ thể cho nhân viên qua
hệ thống báo cáo nội bộ.

•

Hình thức kiểm tra là trắc nghiệm, số lượng câu hỏi, thời gian trả lời câu hỏi ở mỗi lần
kiểm tra sẽ được thông báo cụ thể cho nhân viên qua hệ thống báo cáo nội bộ.

•

Kết quả kiểm tra của nhân viên được đánh giá là đạt yêu cầu khi tỷ lệ câu trả lời đúng
đạt từ 70% trở lên.

•

Trường hợp nhân viên đang làm kiểm tra mà gặp sự cố khách quan (bị rớt mạng, cúp
điện,…), Quản lý siêu thị cần báo ngay cho Phòng Đào tạo để được hướng dẫn cụ
thể. Nhân viên sẽ được làm lại bài kiểm tra trong vòng 3 ngày kể từ ngày xảy ra sự cố
trên (trường hợp làm bài lại này không tính là kiểm tra lần 2).

•

Nhân viên đang nghỉ dài hạn (ốm đau, thai sản, tang chế, hôn hỉ, nghỉ không
lương….) hoặc thời điểm kiểm tra trùng với thời điểm siêu thị khai trương thì nhân
viên sẽ được làm bài kiểm tra vào các đợt tiếp theo, Quản lý siêu thị sẽ thơng tin cụ
thể cho Phịng Đào tạo về những trường hợp này.

•

Tiến trình kiểm tra trực tuyến được mơ tả bởi lưu đồ sau:

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 7


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO

BƯỚC
1

TRÁCH NHIỆM


NGƯỜI THỰC HIỆN

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 8/11

BIỂU MẪU

Chuyên viên Đào tạo gởi thông báo Chuyên viên Đào tạo
học và kiểm tra trực tuyến cho nhân
viên qua hệ thống báo cáo nội bộ.

2



Quản lý nhắc nhở nhân viên thời Nhân viên
gian học và kiểm tra trực tuyến.



Quản lý sắp xếp công việc và người Quản lý siêu thị
hỗ trợ công việc cho nhân viên trong
thời gian làm bài kiểm tra.



Quản lý theo dõi nhân viên trong

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 8


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 9/11

thời gian kiểm tra, đảm bảo nhân

viên tự lực làm bài.
3



Nhân viên thực hiện kiểm tra lần 1



Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả Chuyên viên Đào tạo
kiểm tra qua hệ thống báo cáo nội
bộ.



Chuyên viên Đào tạo gởi thông báo
kiểm tra lần 2 cho các nhân viên
không đạt lần 1.

4



Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả Chuyên viên Đào tạo
kiểm tra cho Giám đốc nhân sự /
Chuyên viên Lao động – Tiền lương Giám Đốc Nhân sự
thực hiện chế tài với nhân viên tham
dự kiểm tra lần 1.

Chuyên viên Lao động –



Nhân viên không đạt kiểm tra lần 1 Tiền lương
thực hiện kiểm tra lần 2.



Chuyên viên Đào tạo thông báo kết Nhân viên
quả lần 2.



Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả
kiểm tra cho Giám đốc nhân sự /
Chuyên viên Lao động – Tiền lương
thực hiện chế tài với nhân viên tham
dự kiểm tra lần 1.

5



Chuyên viên Lao động – Tiền lương Chuyên viên Lao động –
thực hiện chính sách chế tài với sự Tiền lương
phê duyệt của Giám đốc Nhân sự.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 9

CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO
•

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 10/11

Các hình thức chế tài:
Đối với nhân viên:

Khen thưởng:
 Nhân viên đạt trong lần kiểm tra đầu tiên sẽ được khen ngợi trên hệ thống báo
cáo nội bộ của công ty.
 Top 10 nhân viên trong tổng số nhân viên kiểm tra cùng đợt có kết quả kiểm tra
cao nhất và hoàn thành sớm nhất sẽ được thưởng thêm 10% tổng thưởng
ERP. Trường hợp có nhiều hơn một nhân viên có điểm thưởng cao nhất thứ
10, thì hệ thống chỉ ghi nhận một nhân viên có cùng điểm thưởng nhưng thời
gian hoàn thành sớm nhất.

Chế tài:
 Nhân viên có kết quả kiểm tra khơng đạt lần 1, sẽ được kiểm tra lại lần 2. Nhân
viên tiếp tục không đạt ở lần 2 sẽ được nhắc nhở trên hệ thống báo cáo nội bộ
của công ty và trừ 10% tổng thưởng ERP.
 Nhân viên không tham gia kiểm tra lần 1 mà khơng có lý do chính đáng, hoặc
Quản lý siêu thị khơng xác nhận với Phịng Đào tạo sẽ không được làm kiểm
tra lần 2 và bị trừ 15% tổng thưởng ERP.
 Nhân viên không tham gia kiểm tra lần 1 có lý do chính đáng, và được Quản lý

siêu thị xác nhận với Phòng Đào tạo, sẽ được kiểm tra lại lần 2. Nếu nhân viên
tiếp tục khơng tham gia kiểm tra vì bất kỳ lý do gì sẽ được nhắc nhở trên hệ
thống báo cáo nội bộ của công ty và trừ 15% tổng thưởng ERP. Nếu nhân viên
tham gia kiểm tra nhưng không đạt sẽ được nhắc nhở trên hệ thống báo cáo
nội bộ của công ty và bị trừ 10% tổng thưởng ERP.
 Đối với nhân viên không trung thực trong quá trình kiểm tra sẽ bị trừ 50% tổng
thưởng ERP và bị xử lý kỷ luật theo quy định của công ty.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 10


CHÍNH SÁCH & QUY TRÌNH
ĐÀO TẠO

Mã số tài liệu: HR004V
Ban hành lần: 03
Số trang: 11/11

Đối với Quản lý siêu thị:

 Quản lý siêu thị có trách nhiệm nhắc nhở những nhân viên không đạt và không
kiểm tra lần 1 chuẩn bị làm kiểm tra lần 2.
 Quản lý siêu thị sẽ bị trừ 5% tổng thưởng ERP khi siêu thị có từ 50% trở lên
nhân viên khơng đạt và khơng kiểm tra lần 2 trong tổng số nhân viên không đạt
và không kiểm tra lần 2.

Đối với ASM:
 ASM nhắc nhở những nhân viên không đạt và không kiểm tra lần 1 chuẩn bị

làm kiểm tra lần 2.
 ASM sẽ bị trừ 5% tổng thưởng ERP khi trong khu vực có từ 50% Quản lý siêu
thị trở lên bị trừ thưởng.

Chính sách và quy trình Đào tạo

Trang 11