GIAN AN MÔN KỸ NĂNG HÀNH CHINH VĂN PHÒNG

GIÁO ÁN SỐ 01:

Thời gian thực hiện: 05 giờ
Tên bài: Tổng quan về cơng tác văn phịng
Thực hiện: Ngày

tháng

năm 2022

TÊN BÀI:
Chương I: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
* Về kiến thức
- Trình bày được các khái niệm liên quan đến văn phòng và tổ chức lao động văn
phịng;
- Trình bày được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; các kỹ năng cơ bản của
hành chính văn phịng;
- Trình bày được khái niệm và ý nghĩa của việc tổ chức lao động khoa học công
tác văn phịng .
- Trình bày được khái niệm thư ký văn phòng; chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn
phòng; các yêu cầu của người thư ký văn phòng và những kỹ năng cần thiết phải có.
- Trình bày được mục tiêu và nội dung của hiện đại hóa cơng tác văn phòng.
* Về kỹ năng
- Nhận biết được hoạt động hành chính văn phịng;
- Thực hiện được các cơng việc hành chính văn phịng như sắp xếp, bố trí phịng
làm việc khoa học; quản lý thơng tin, hồ sơ, tài liệu an toàn, hiệu quả.
* Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Phát huy trách nhiệm trong thực hiện cơng tác văn phịng;
- Thường xun cập nhật quy định của pháp luật để thực hiện đúng và có hiệu quả

nhiệm vụ được giao;
- Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, phong cách làm việc hiện đại và tinh thần hợp
tác với đồng nghiệp.
ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC
Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn...
I. ỔN ĐỊNH LỚP HỌC:

Thời gian: 05 phút

1. Kiểm tra sĩ số.
2. Kiểm tra bài cũ: Không kiểm tra bài cũ.
3. Những yêu cầu đối với học sinh khi tham gia lớp học.
II. THỰC HIỆN BÀI HỌC:
1


HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC

T
T
1.

NỘI DUNG
Dẫn nhập

HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG
CỦA GV
CỦA HS
- Giới thiệu

Giới thiệu về môn học và nội dung
chương trình.
2.

- Lắng nghe,
ghi chép.

THỜI
GIAN
05
phút

Giảng bài mới
I. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG

(40
phút)

1. Khái niệm văn phịng
Văn phịng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho
sự điều hành của lãnh đạo, đồng
thời đảm bảo các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức đó.

- Hỏi.

- Suy nghĩ, trả

- Nhận xét, lời.
tổng kết, kết - Lắng nghe,
luận.
ghi chép.

2. Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp;

- Giảng giải, - Lắng nghe,
phân tích.
ghi chép.

- Chức năng giúp việc điều hành;

- Đưa ra ví dụ.

- Đưa ra ví dụ.

- Chức năng hậu cần.
3. Nhiệm vụ của văn phòng

- Lắng nghe,
ghi chép.

15
phút

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Tham mưu, tổng hợp;

- Giảng giải, - Lắng nghe,
phân tích.
ghi chép.

- Cơng tác hành chính - tổ chức;

- Hỏi.

- Công tác quản trị - tài vụ.

10
phút

15
phút

- Suy nghĩ, trả
lời.

- Nhận xét, - Lắng nghe,
tổng kết, kết ghi chép.
luận.

II. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA
HỌC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG

(40
phút)

1. Khái niệm và ý nghĩa của việc
tổ chức lao động khoa học cơng tác - Giảng giải, - Lắng nghe,
văn phịng
phân tích.
ghi chép.
- Cho ví dụ.
1.1. Khái niệm
- Lắng nghe,
ghi chép.
+ Tổ chức lao động.

15
phút

+ Tổ chức lao động khoa hoc trong
công tác văn phòng là tổ chức làm
2


việc theo phương pháp khoa học
dựa vào những thành tựu của khoa
học và kinh nghiệm thực tiễn được
áp dụng có hệ thống trong hoạt
động văn phòng.
1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức lao
động văn phòng
+ Về mặt kinh tế
- Tổ chức lao động khoa học cho
phép nâng cao năng suất lao động,

tăng cường hiệu quả của sản xuất.
- Tiết kiệm lao động sống và các chi
phí cho cơng tác văn phịng, sử dụng
có hiệu quả các nguồn lực.
+ Về mặt xã hội
- Giảm nhẹ lao động và an toàn lao
động, đảm bảo sức khoẻ cho người
lao động.
- Tránh lãng phí thời gian.
- Giảng giải,
2. Tổ chức phòng làm việc và bố
phân tích.
trí máy móc, thiết bị văn phịng
- Hỏi.
- Tổ chức phịng làm việc là thực - Đưa ra ví dụ.
hiện các biện pháp để trang thiết bị
và bố trí sắp xếp chổ làm việc, các
phương tiện và dụng cụ lao động
một cách hợp lý, theo chức năng và
ông cụ của chúng.
- Trang bị máy móc, trang thiết bị
chuyên dùng cho cơng tác văn
phịng.
- Bố trí phịng làm việc và các trang
thiết bị.

3

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.

15
phút


3. Các yếu tố tác động đến năng
suất lao động.
- Sự thống mát.
Điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, khơng
khí làm việc trong phịng;
- Tiếng động;
Màu sắc trang trí nộ thất phịng làm
việc;
- Ánh sáng.
III. THƯ KÝ VĂN PHỊNG
1. Khái niệm thư ký văn phòng

- Giảng giải, - Lắng nghe,
ghi chép.
Thư ký văn phịng là những người phân tích.
được giao đảm nhận một phần hoặc
tồn bộ các cơng việc có liên quan - Đưa ra ví dụ. - Lắng nghe,
đến những lĩnh vực chun mơn của
ghi chép
một văn phịng như: quản lý văn bản,
hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu

về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ
chức, sắp xếp công việc hàng ngày
nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động
của cơ quan hoặc người lãnh đạo của
một cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp.
2. Chức năng, nhiệm vụ của thư ký
văn phòng
- Giảng giải,
2.1. Chức năng của Thư ký văn phân tích.
phịng:
- Hỏi.
- Nhóm chức năng liên quan đến
việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản
- Đưa ra ví dụ.
đi - đến.
- Nhận xét,
- Nhóm chức năng thuộc quản lý
tổng kết
công việc: tổ chức tiếp khách, họp,
hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn
bị cho thủ trưởng đi công tác,…

2.2. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng.
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin về các lĩnh vực mà mình được
giao phụ trách để phục vụ cho hoạt
động quản lý của cơ quan, đơn vị;
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp,
4

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

(125
phút)


quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động
hành chính của cơ quan, đơn vị;
- Giải quyết các thủ tục hành chính
để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật
chất cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị.
3. Yêu cầu cơ bản đối với người thư
ký văn phòng
- Giảng giải, - Lắng nghe,
- Yêu nghề và có ý thức vươn lên phân tích.
ghi chép.
trong nghề nghiệp.
- Suy nghĩ, trả
- Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để - Hỏi.
lời.

trong công việc.
- Lắng nghe,
- Cẩn thận và chu đáo.

- Đưa ra ví dụ.

- Cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần
- Nhận
thiết
tổng kết
- Kín đáo.

ghi chép.

- Lắng nghe,
xét, ghi chép.

- Năng động và linh hoạt.
- Tương trợ và đoàn kết.
IV. KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
- Giảng giải, - Lắng nghe,
1. Kỹ năng cứng
phân tích.
ghi chép.
Kỹ năng được hiểu là những kiến
thức và kỹ năng chun mơn trong
cơng việc. Tính chất của kỹ năng
cứng thiên về kỹ thuật. Những kỹ
năng đó thường được đúc kết qua

thực hành và học thuật. Kỹ năng
cứng được rèn luyện thơng qua q
trình học tập và làm việc tại các cơ
sở giáo dục hoặc nơi làm việc.

- Hỏi.

- Suy nghĩ, trả
lời.

- Đưa ra ví dụ.

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Nhận
tổng kết.

Kỹ năng cứng là những gì mang tính
định lượng được, cụ thể các kỹ năng
cứng của hành chính văn phịng
như:
+ Soạn thảo văn bản. Quản lý văn
bản đi, đến, lưu trữ hồ sơ, hiện đại
hố cơng tác văn phịng …
+ Trình độ ngoại ngữ nhất định.
5

xét,

- Lắng nghe,
ghi chép.


+ Sử dụng thành thạo máy tính, thiết
bị văn phịng…
+ Tiếp khách.
+ Lên lịch công tác.
+ Kỹ năng nghe điện thoại.
+ Kiến thức tổng quát về mọi mặt:
- Lắng nghe,
kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế tốn
ghi chép.
tài chính, tâm lý xã hội, văn hố - Giảng giải,
phân tích.
- Suy nghĩ, trả
nghệ thuật, ngoại ngữ
lời.
- Hỏi.
2. Kỹ năng mềm
- Lắng nghe,
Kỹ năng mềm có thiên hướng liên
ghi chép.
quan tới tính cách cá nhân, khơng - Đưa ra ví dụ.
- Lắng nghe,
mang tính chun mơn, kỹ thuật. Kỹ
Nhận
xét,
ghi chép.
năng mềm còn được hiểu là khả

tổng
kết.
năng tương tác với xã hội, cộng
đồng, tập thể. Cụ thể các kỹ năng
mềm của hành chính văn phịng như:
- Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng quản lý
thời gian, Kỹ năng thuyết trình, Kỹ
năng tư duy, Kỹ năng giải quyết vấn
đề, Kỹ năng tự học, Kỹ năng làm
việc nhóm. Kỹ năng xử lý tình
huống. Kỹ năng thương lượng - đàm
phán.
V. HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC
VĂN PHỊNG
- Giảng giải, - Lắng nghe,
ghi chép.
1. Mục tiêu của hiện đại hóa cơng phân tích.
- Hỏi.
- Suy nghĩ, trả
tác văn phịng
lời.
- Tạo tiền đề cho sự phát triển của
cơng tác văn phịng.
- Đưa ra ví dụ. - Lắng nghe,
ghi chép.
- Giảm thời gian lãng phí và những - Nhận xét,
- Lắng nghe,
ách tắc trong công việc tiếp nhận xử tổng kết
ghi chép.
lý chuyển tải thông tin.

- Nâng cao năng suất lao động thốt
khỏi cơng việc mang tính sự vụ .Tạo
điều kiện phát huy tính sáng tạo của
mỗi cán bộ, cơng chức văn phịng.
- Tiết kiệm chi phí cơng tác văn
phịng.
6


=>> Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng là một việc cần thiết, phù hợp
với xu hướng của thời đại, đáp ứng
những địi hỏi của cơng cuộc đổi
mới.
2. Những nội dung cơ bản của hiện - Giảng giải, - Lắng nghe,
đại hóa cơng tác văn phịng
phân tích.
ghi chép.

3.

- Hiện đại hóa văn phịng thơng qua - Hỏi.
nội thất văn phịng;

- Suy nghĩ, trả
lời.

- Hiện đại hóa văn phịng thơng qua - Đưa ra ví dụ.
thiết bị cơng nghệ;
- Nhận xét,

- Hiện đại hóa văn phịng thơng qua tổng kết
tác phong của nhân viên.

- Lắng nghe,
ghi chép.

Củng cố kiến thức và kết thúc bài

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Khái quát các - Lắng nghe.
nội dung đã
giảng:
- Lắng nghe,
+ Những vấn ghi chép.
đề lý luận cơ
bản về cơng
tác văn phịng.

03
phút

+ Khái niệm
thư ký văn
phịng, vai trò
của thư ký,
nghiệp vụ thư
ký văn phòng.
4.

5

Hướng dẫn tự học

Tài liệu tham khảo

Nghiên
cứu - Lắng nghe.
Nghị định đã - Làm bài tập.
nêu.
- Đọc bài mới.

01
phút

1. Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I,
Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng,
NXB Văn hóa -Thơng tin, 2005;
2. Trần Hữu Vinh, Đề cương bài giảng
Nghiệp vụ Hành chính văn phịng, 2015;

III. RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN
....................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Ngày ... tháng ... năm 20...
KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ

GIẢNG VIÊN
7

Phan Thị Phương Huyền
Nguyễn Thị Thanh Tâm

GIÁO ÁN SỐ 02:

Thời gian thực hiện: 05 giờ
Tên bài: Thu thập và xử lý thông tin
Thực hiện: Ngày

tháng

năm 2022

TÊN BÀI:
Chương II: THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
* Về kiến thức
- Trình bày được khái niệm về thơng tin trong quản lý hành chính, phân loại thơng
tin, những u cầu và quy trình tổ chức thơng tin trong cơng tác văn phịng.
- Trình bày được vai trị của thư ký văn phịng trong hoạt động tổ chức thơng tin.
- Trình bày được vai trị của người thư ký văn phịng trong việc tổ chức cơng tác
thơng tin và liên lạc cho lãnh đạo.
* Về kỹ năng
- Thực hiện được quy trình tổ chức cơng tác thơng tin trong nghiệp vụ văn phòng.
* Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Phát huy trách nhiệm trong thực hiện công tác văn phịng;
- Chấp hành đúng quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin; thường xuyên cập nhật

kiến thức mới, học tập, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công tác thông tin tại cơ quan công
tác.
- Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, kỷ luật và hiện đại.
ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC
Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn...
I. ỔN ĐỊNH LỚP HỌC:

Thời gian: 05 phút

1. Kiểm tra sĩ số.
2. Kiểm tra bài cũ: Không kiểm tra bài cũ.
3. Những yêu cầu đối với học sinh khi tham gia lớp học.
8


II. THỰC HIỆN BÀI HỌC:
HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC

T
T
1.

NỘI DUNG
Dẫn nhập

HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG
CỦA GV
CỦA HS
- Giới thiệu

Giới thiệu về môn học và nội dung
chương trình.
2.

- Lắng nghe,
ghi chép.

THỜI
GIAN
05
phút

Giảng bài mới
I. THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ
- Giảng giải, - Lắng nghe,
ghi chép.
1. Khái niệm, đặc điểm và vai trị phân tích.
của thơng tin trong hoạt động
quản lý
- Đưa ra ví dụ. - Lắng nghe,
ghi chép.
- Khái niệm
Thông tin trong hoạt động quản lý là
- Suy nghĩ, trả
sự phản ánh nội dung và hình thức - Hỏi.
lời.
liên lạc giữa các đối tượng, là những
- Lắng nghe,
tín hiệu được thu nhận, được hiểu và

Nhận
xét,
ghi chép
được đánh giá là có ích cho việc ra
tổng
kết,
kết
quyết định.
luận
- Đặc điểm
+ Thông tin quản lý khác với tin tức
thông thường của các phương tiện
thông tin đại chúng.
+ Thông tin quản lý là sản phẩm của
lao động quản lý, đồng thời là những
thơng điệp tin tức có lợi cho hệ
thống quản lý.
+ Giá trị của thông tin phụ thuộc vào
tính cần thiết của thơng tin, độ chính
xác, đầy đủ kịp thời của thông tin.
+ Thông tin quản lý gắn liền với
quyền uy, quyền lực lãnh đạo.
- Vai trò
+ Là phương tiện để thống nhất mọi
hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục
9

(125
phút)
20

phút


tiêu chung.
+ Là cơ sở để ra quyết định của các
nhà quản lý.
+ Là phương tiện đặc trưng của hoạt
động quản lý.
+ Giúp các cá nhân, tổ chức, đơn vị
thu hẹp khỏa cách giữa các vùng
miền, các quốc gia.
2. Phân loại thông tin trong hoạt
- Giảng giải, - Lắng nghe,
động quản lý
phân tích.
ghi chép.
2.1. Căn cứ vào quan hệ quản lý
- Thơng tin từ trên xuống.

- Đưa ra ví dụ.

- Thông tin từ dưới lên.
- Thông tin chéo.

- Hỏi.
- Suy nghĩ, trả
lời.

2.2. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động
- Thông tin về chính trị.

- Thơng tin về kinh tế.

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Nhận xét,
tổng kết, kết - Lắng nghe,
ghi chép.
luận

- Thơng tin văn hóa xã hội.
- Thơng tin khoa học kỹ thuật.
- Thông tin về tự nhiên môi trường.
- Thông tin về an ninh - quốc phòng.
2.3. Phân loại theo tính chất, đặc
điểm sử dụng
- Thơng tin tra cứu.
- Thơng tin thơng báo.
2.4. Căn cứ vào tính chất pháp lý
của thơng tin (nguồn thơng tin)
- Thơng tin chính thức.
- Thơng tin khơng chính thức.
2.5. Căn cứ vào hình thức truyền
tin
10

20
phút

- Thông tin bằng văn bản.
- Thông tin sử dụng bằng lời nói.
- Thơng tin khơng lời.
2.6. Phân loại theo thời gian
- Thông tin quá khứ.
- Thông tin hiện tại.
- Thông tin tương lai (dự báo).
II. THU THẬP VÀ XỬ LÝ
THƠNG TIN
- Giảng giải, - Lắng nghe,
1. Thu thập thơng tin
phân tích.
ghi chép.
Thu thập thơng tin là q trình tập - Hỏi.
hợp thơng tin theo những tiêu chí cụ
thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội
dung liên quan đến lĩnh vực nhất - Đưa ra ví dụ.
định.

phút

- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.

1.1. Quy trình thu thập thơng tin
Bước 1: Xây dựng mơ hình thu thập
thơng tin.
Bước 2: Nguồn thu thập thông tin.

Bước 3: Phương pháp thu thập thông
- Giảng giải,
tin.
phân tích.
1.2. u cầu đối với thơng tin thu
- Hỏi.
thập
- Đưa ra ví dụ.
Thơng tin phải phù hợp.
Thơng tin phải chính xác.
Thơng tin phải đầy đủ.

- Nhận
tổng kết

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Suy nghĩ, trả
lời.

xét, - Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

Thơng tin phải kịp thời.
Thơng tin phải có tính hệ thống và
tổng hợp.
Thông tin đơn giản, dễ hiểu.
Thông tin phải đảm bảo u cầu bí

mật.
Thơng tin đảm bảo tính hiệu quả.
2. Xử lý thông tin

phút

Xử lý thông tin là hoạt động phân - Giảng giải, - Lắng nghe,
11


tích, phân loại thơng tin theo các phân tích.
ngun tắc và phương pháp nhất - Hỏi.
định, trên cơ sở đó đưa ra các biện
pháp giải quyết công việc.
- Đưa ra ví dụ.
2.1. Quy trình xử lý thơng tin
- Nhận xét,
- Bước 1: Tập hợp và hệ thống hố tổng kết
thơng tin theo từng vấn đề, lĩnh vực .
- Bước 2: Đánh giá thông tin thu
thập được.

ghi chép.
- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

- Bước 3: Phân tích và kiểm tra độ
chính xác của các thơng tin, tính hợp
lý của các tài liệu, số liệu:
2.2. Yêu cầu đối với xử lý thông tin
- Việc xử lý thông tin phải tn theo
quy trình, quy định thống nhất.
- Thơng tin phải được xử lý nhanh
chóng, kịp thời.
- Phải đảm bảo tính đồng bộ, tính
thời sự trong xử lý thơng tin.
- Thận trọng khi khảo sát, sử dụng
với thông tin dự báo, thơng tin từ
nước ngồi, thơng tin có sai biệt
(khác hẳn) với thơng tin
chính thức.
- Loại bỏ những yếu tố bình luận trong
thơng tin, các dư luận xã hội chưa được
kiểm chứng.
III. VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ VĂN
PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG - Giảng giải,
phân tích.
TỔ CHỨC THƠNG TIN
- Hỏi.
1. u cầu đối với người thư ký
trong hoạt động tổ chức thơng tin
- Đưa ra ví dụ.
- Phải nắm vững nhu cầu thông tin
của cơ quan và lãnh đạo, xác định - Nhận xét,
tổng kết
nguồn thông tin và phương pháp thu

thập thông tin, tiến hành xử lý và
cung cấp thông tin “đầy đủ, chính
xác, kịp thời” cho cơ quan, lãnh đạo.
12

phút
- Lắng nghe,
ghi chép.
- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.


- Xác định được các nguồn tin cung
cấp.
- Có kỹ năng phân tích, tổng hợp
thơng tin.
- Có khả năng đánh giá, đưa ra dự
báo, và giải pháp phù hợp.

- Giảng giải, - Lắng nghe,
2. Vai trò của người thư ký trong
phân tích.
ghi chép.
trong hoạt động tổ chức thơng tin
- Hỏi.
- Suy nghĩ, trả

lời.
- Thu thập thơng tin.
- Xử lí thơng tin.

- Đưa ra ví dụ.

- Cung cấp thơng tin.

- Nhận
tổng kết

xét,

phút

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

IV. HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC - Giảng giải, - Lắng nghe,
phân tích.
ghi chép.
LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO
- Hỏi.
- Suy nghĩ, trả
1. Điện thoại
lời.
Mục đích và Đặc điểm của giao tiếp
- Đưa ra ví dụ. - Lắng nghe,

qua điện thoại
ghi chép.
Nhận
xét,
* Mục đích
- Lắng nghe,
tổng kết
ghi chép.
- Thông báo gấp những tin tức quan
trọng

phút

- Xin ý kiến cấp trên,

phút

- Trả lời yêu cầu của khách hàng, đối
tác.
- Đăng ký hẹn ngày giờ tiếp xúc.

- HS làm bài
- Đưa ra 1 bài tập.
tập tình huống

- Mời họp đột xuất.
* Đặc điểm
- Điện thoại là 1 phương tiện kỹ
thuật dùng thường xuyên để liên lạc
hữu ích nhất trong việc điều hành

13


quản lý nhất giúp cho việc chỉ đạo và
quyết định từ mọi vấn đề kịp thời
nhanh chóng.
- Điện thoại đang được xem là công
cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện
lợi...
- Phong cách giao tiếp qua điện thoại
phản ánh nhân cách của người giao
tiếp.
- Tạo được sự tin cây của đối tác.
* Giọng nói qua điện thoại.
- Nói cho rõ ràng
- Nói giọng bình thường
- Nói với tốc độ vừa phải
- Chọn đúng chữ
- Nói thấp giọng xuống
- Nhấn mạnh một vài chữ
- Giọng nói cần có âm điệu.
- Lịch sự, mỉm cười trong lúc nói
chuyện.
* Một số nguyên tắc khi nghe điện
thoại
- Trả lời ngay.
- Chủ động chào hỏi và xưng
danh
- Ghi lại số điện thoại và tên
khách hàng.

- Lắng nghe khi nhận điện thoại để
tránh nhầm lẫn.
- Nếu tìm tư liệu để trao đổi thì yêu
cầu bên kia chờ, nếu tìm chưa được
mà quá 1 phút phải báo xin lỗi và gọi
điện lại sau
- Kết thúc cuộc gọi nên dành quyền
cho người gọi
14


- Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn.
- Nghệ thuật ứng xử khi gọi điện
thoại:
Chuẩn bị trước nội dung.
- Tìm số điện thoại ghi nhanh ra
giấy.
- Bấm số điện thoại cẩn thận.
- Tự xưng danh.
- Trình bày rõ mục đích cuộc gọi.
- Kết thúc cuộc gọi.
* Những điều cần nghi nhớ của
người thư ký khi sử dụng điện
thoại.
- Không dùng điện thoại vào việc
riêng.
- Không trao đổi những thông tin cần
bảo mật qua điện thoại.
- Khi chưa chọn được số và chưa rõ
nội dung nói gì thì khơng được nhấc

ống nghe.
- Khi cầm máy nghe thì phải có thói
quyen cầm theo bút và phiếu nhắn
tin.
- Biết từ chối những cuộc đàm thoại
mà Giám đốc khơng muốn có.
- Ln có thái độ hữu nghị, sẵn sàng
mang lại lợi ích cho người nói
chuyện.
2. Internet
* Khái niệm: Internet là hệ thống
thơng tin tồn cầu có thể truy cập
cộng đồng các máy tính với nhau
thơng qua gói dữ liệu dựa trên giao
thức liên kết mạng đã được chuẩn
hóa. Hệ thống này gồm rất nhiều
máy tính của tất cả các đơn vị doanh

- Giảng giải, - Lắng nghe,
phân tích.
ghi chép.
- Hỏi.

- Suy nghĩ, trả
lời.

- Đưa ra ví dụ.

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Nhận
tổng kết
15

xét,

- Lắng nghe,
ghi chép.

phút


nghiệp, cơng ty, trường học, người
dùng cá nhân….trên tồn cầu sử
dụng với nhau.
* Ưu điểm
- Tra cứu và tìm hiểu kho thơng tin
khổng lồ
- Tìm kiếm thơng tin nhanh chóng dễ
dàng, thuận tiện
- Liên kết mọi người với nhau, phục
vụ nhu cầu giao lưu, giao tiếp, trao
đổi thông tin
- Trao đổi công việc và gửi các văn
bản, hợp đồng online nhanh chóng
- Mơi trường kinh doanh lý tưởng
- Tiết kiệm được thời gian.
- Chi phí rẻ
* Hạn chế:

- Khó xác định nguồn gốc.
- Thông tin Internet khổng lồ người
khai thác bị lỗng, khơng biết khai
thác cho phù hợp.
- Khơng phải ai cũng có khả năng sử
dụng thơng tin.
- Ăn cắp bản quyền của nhau
- Lãng phí thời gian và xao nhãng
học tập, làm việ.
- Internet ảnh hưởng đến an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội
* Các hành vi bị nghiêm cấm khi
khi sử dụng Internet
Chống phá Nhà nước; tuyên truyền
các nội dung xuyên tạc, hư cấu nhằm
chia rẽ các dân tộc, tơn giáo; có
những hành vi mâu thuẫn, hiểu
nhầm, gây mất đoàn kết
16


+ Chia sẻ các nội dung (bài viết,
hình ảnh) dâm ô, bạo lực, mê tín dị
đoan
+ Phát tán các thông tin sai sự thật,
gây hoang mang dư luận
+ Tiết lộ các thơng tin mang tính bí
mật của nhà nước, qn sự
+ Có những hành vi xúc phạm nhân
phẩm, uy tín, danh dự của cá nhân,

tổ chức
3. Các hình thức liên lạc khác

- Giảng giải, - Lắng nghe,
phân tích.
ghi chép.

* Thư điện tử (e-mai) là một phương
thức trao đổi tin nhắn giữa những - Hỏi.
người sử dụng các thiết bị điện tử
Ưu điểm:

- Suy nghĩ, trả
lời.

- Đưa ra ví dụ.

- Nhận
- Thời gian gửi và nhận nhanh, kịp tổng kết
thời.
- Có thể gửi thư cùng lúc cho nhiều
người.
- Có thể gửi kèm được các tệp thông
tin khác nhau như văn bản, âm thanh,
hình ảnh,…
- Lưu trữ và tìm kiếm các thư đã gửi
hoặc nhận một cách dễ dàng.
- Chi phí thấp, có nhiều dịch vụ thư
điện tử cịn là miễn phí.
* Nhược điểm:

- Phải kết nối mạng mới sử dụng được.
- Có thể kèm theo virus máy tính.
- Có thể bị làm phiền với các thư rác.
- Có thể bị lừa đảo bởi các thư giả
17

xét,

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

phút


mạo.
* Nguyên tắc trả lời thư điện tử
- Sử dụng tiêu đề rõ ràng
Tên, chức danh của người nhận
- Lời chào mở đầu (Chào/ Kính
chào/ Dear…)
- Nội dung thư
- Lời chào kết
- Chữ ký
- Đọc lại mỗi email trước khi gửi
- Khi nhận được Email, trả lời ngày
nếu có đầy đủ thơng tin theo u
cầu. Nếu chưa có đủ thơng tin cũng
gửi thư thông báo đã nhận được mail

và sẽ sớm liên lạc lại.
* Những lỗi cần tránh khi sử dụng
thư điện tử
- Hình thức và văn phong cẩu thả
- Tiêu đề không rõ ràng…
- Không dùng chữ viết tắt, viết dài
dịng, lan man.
- Khơng sử dụng chữ in hoa khi viết
mail.

3.

Củng cố kiến thức và kết thúc bài

- Khái quát các - Lắng nghe.
nội dung đã
giảng:
- Lắng nghe,
- Những vấn đề ghi chép.
lý luận cơ bản
về cơng tác
văn phịng.
- Những nội
dung về tổ
chức công tác
18

03
phút

thông tin.
4.

5

Hướng dẫn tự học

Tài liệu tham khảo

Nghiên
cứu - Lắng nghe.
Nghị định đã - Làm bài tập.
nêu.
- Đọc bài mới.

01
phút

1. Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I,
Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng,
NXB Văn hóa -Thơng tin, 2005;
2. Trần Hữu Vinh, Đề cương bài giảng
Nghiệp vụ Hành chính văn phịng, 2015;
3. Nghị định 09/2019/NĐ-CP ngày
24/01/2019 của Chính phủ quy định về
chế độ báo cáo của cơ quan hành chính
nhà nước.
4. Nghị định 72/2013/NĐ-CP ngày
15 tháng 07 năm 2013 của Chính phủ

quy định Quản lý, cung cấp, sử dụng dịch
vụ internet và thông tin trên mạng .

III. RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN
....................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Ngày ... tháng ... năm 20...
KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ

GIẢNG VIÊN

Phan Thị Phương Huyền

Nguyễn Thị Thanh Tâm

19


GIÁO ÁN SỐ 03:

Thời gian thực hiện: 05 giờ
Tên bài: Lập kế hoạch công tác
Thực hiện: Ngày

tháng

năm 2022

TÊN BÀI:

Chương III: LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
* Về kiến thức
- Trình bày được khái niệm kế hoạch cơng tác; Trình bày được vai trị của việc lập
kế hoạch công tác; xác định được căn cứ, yêu cầu, phân loại kế hoạch và quy trình lập kế
hoạch cơng tác;
* Về kỹ năng
- Xây dựng được kế hoạch công tác trong một thời gian nhất định và lịch công tác
tuần của đơn vị, cá nhân.
* Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu có tính kỹ thuật của các nghiệp vụ văn phòng;
- Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, kỷ luật và hiện đại.
ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC
Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn...
I. ỔN ĐỊNH LỚP HỌC:

Thời gian: 05 phút

1. Kiểm tra sĩ số.
2. Kiểm tra bài cũ: Không kiểm tra bài cũ.
3. Những yêu cầu đối với học sinh khi tham gia lớp học.
II. THỰC HIỆN BÀI HỌC:
HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC

T
T
1.

NỘI DUNG

Dẫn nhập

HOẠT ĐỘNG
CỦA GV

HOẠT ĐỘNG
CỦA HS

- Giới thiệu

- Lắng nghe,
ghi chép.

Vai trò của việc lập kế hoạch trong
cơng tác và cuộc sống nói chung; ý
nghĩa, mục đích của hội họp đối
với các cơ quan, tổ chức.
2.

Giảng bài mới
20

THỜI
GIAN
05
phút


I. LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

(105
phút)

1. Khái niệm kế hoạch công tác
1.2. Khái niệm kế hoạch công tác
Kế hoạch công tác là những - Hỏi.
phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp để tiến hành một lĩnh
vực, một nhiệm vụ công tác của - Nhận xét, tổng
Nhà nước nói chung hoặc của từng kết, kết luận.
ngành, địa phương, cơ quan, đơn
vị, cá nhân nói riêng.
- Giảng giải,
phân tích.

- Suy nghĩ, trả
lời.

1.2. Vai trị của việc lập kế hoạch
cơng tác.

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Đưa ra ví dụ.

- Giảng giải,
- Là phương tiện hoạt động của cơ phân tích.
quan tổ chức, nhằm đảm bảo cho
hoạt động đó được thực hiện liên - Đưa ra ví dụ.

tục, thống nhất và đúng mục đích .
và yêu cầu dặt ra.

20
phút

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

- Là cơ sở để thủ trưởng cơ quan tổ
chức chỉ đạo, điều hành ccong việc
trong từng thời gian, vừa đảm bảo
chủ động quán xuyến tồn diện các
mặt cơng tác, vừa thực hiện được
các cơng việc trọng tâm, bảo đảm
công việc thực hiện đúng tiến độ.
- Kế hoạch công tác giúp cho từng
cán bộ, công chức tồn cơ quan có
mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể rõ
ràng, luôn luôn chủ động.
II. CĂN CỨ, YÊU CẦU VÀ CÁC
- Giảng giải,
BIỆN PHÁP ĐẢM BẢO THỰC phân tích.

HIỆN KẾ HOẠCH CƠNG TÁC - Đưa ra ví dụ.
1. Căn cứ lập kế hoạch công tác
.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
chung của cơ quan;
- Căn cứ vào chủ trương chung của
cấp trên;
- Căn cứ vào chương trình, kế
hoạch công tác được giao;
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ
21

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.

15
phút


quan, đơn vị cấp dưới;
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và
u cầu thực tiễn cơng việc;
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực
và khả năng của cơ quan, tổ chức.
2. Những yêu cầu đối với việc xây - Giảng giải, - Lắng nghe,
dựng kế hoạch cơng tác
phân tích.
ghi chép.

- Phải phù hợp với chức năng - Đưa ra ví dụ.
nhiệm vụ của từng đơn vị.
.
- Đáp ưng với chủ trương, quyết
định của cấp trên.

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Dự kiến công việc cụ thể, nguồn
lực, mụ tiêu, biện pháp, tiến độ
cơng việc
- Cơng việc sắp xếp có hệ thống,
có trọng tâm, trọng điểm.
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn
khớp với nhau.
- Đảm bảo tính khả thi.
3. Các biện pháp đảm bảo thực - Giảng giải, - Lắng nghe,
hiện kế hoạch
phân tích.
ghi chép.
- Một là, cần sớm xây dựng kế - Đưa ra ví dụ.
hoạch cơng tác đáp ứng các yêu
cầu nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
và vị trí việc làm.
- Hai là, cần phổ biến kế hoạch
cơng tác đến các đối tượng có liên
quan để cùng triển khai thực hiện
đồng bộ.
- Ba là, quá trình thực hiện kế

hoạch cần linh hoạt, sáng tạo, giải
quyết kịp thời những vấn đề nảy
sinh nhưng vẫn phải bảo đảm tập
trung vào thực hiện các nhiệm vụ,
mục tiêu mà kế hoạch đề ra.
- Thứ tư, cần đảm bảo theo dõi,
giám sát được tồn bộ q trình
thực hiện kế hoạch.
- Thứ năm, cần coi kết quả thực
hiện kế hoạch là tiêu chí chủ yếu để
đánh giá cán bộ, công chức, viên
22

- Lắng nghe,
ghi chép.

10
phút


chức hàng năm, hàng tháng.
III. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH - Giảng giải, - Lắng nghe,
CƠNG TÁC
phân tích.
ghi chép.
- Căn cứ theo phạm vi tác động;

- Đưa ra ví dụ.

- Căn cứ theo thời gian;

20
phút

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Căn cứ theo mức độ cụ thể;
- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động
IV. KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ - Giảng giải,
phân tích.
HOẠCH CÔNG TÁC
- Hỏi
1. Căn cứ, cơ sở để xây dựng kế
hoạch.
- Nhận xét, tổng
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ kết, kết luận
chung của cơ quan: giúp việc xây
dựng nội dung chương trình, kế hoạch - Đưa ra ví dụ.
công tác không bị trái thẩm quyền.
- Giới thiệu

mẫu chương

- Căn cứ vào chủ trương chung của trình.
cấp trên: đó là các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước trong
từng thời kỳ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch
cơng tác được giao hoặc yêu cầu của

cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt
động của tổ chức.
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan,
đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mơ, tính chất và u
cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình
hình chung của cơ quan trên tất cả các
lĩnh vực cơng tác. Trong đó, chú ý tới
công tác tồn đọng từ thời gian trước
chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và
khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời
gian; nhân lực (số lượng và trình độ
cán bộ) có trong khoảng thời gian
thực hiện chương trình, kế hoạch.

2. Những yếu tố ảnh hưởng đến
chất lượng xây dựng kế hoạch
23

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Suy nghĩ, trả
lời.
- Lắng nghe,
ghi chép.
- Ghi chép.
- Quan sát.

20
phút


- Suy nghĩ, trả
- Nhận xét, tổng lời.
kết, kết luận
- Lắng nghe,
ghi chép.
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và - Giảng giải
dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch.
- Lắng nghe,
3. Quy trình xây
hoạch cơng tác

dựng

kế

- Hỏi.

20
phút

ghi chép.

Bước 2: Xác định mục tiêu.

- Lắng nghe,
ghi

chép.
Bước 3: Phân tích nguồn lực.
- Đưa bài tập - HS làm bài tập
Bước 4: Xây dựng phương án hành tình huống
động.
- Đưa ra ví dụ.

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông
qua kế hoạch và đưa vào thực hiện
V. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG - Hỏi.
TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ - Nhận xét, tổng
QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CƠNG kết, kết luận
TÁC
- Giảng giải
1. Vai trị thu thập và xử lý thông
tin phục vụ cho việc xây dựng kế
hoạch
- Đưa ra ví dụ.

2. Vai trị xây dựng kế hoạch

- Hỏi.

- Suy nghĩ, trả
lời.

phút

- Lắng nghe,
ghi chép.

- Lắng nghe,
ghi chép.
- Lắng nghe,
ghi chép.
phút

- Nhận xét, tổng
kết, kết luận
- Giảng giải

- Đưa ra ví dụ.
3. Vai trị tổ chức, giám sát thực - Hỏi.
hiện kế hoạch
- Nhận xét, tổng
kết, kết luận
- Giảng giải

24

phút


- Đưa ra ví dụ.

3.

Củng cố kiến thức và kết thúc Khái quát các - Lắng nghe.
bài
nội dung đã
giảng.

4.

Hướng dẫn tự học

5

Tài liệu tham khảo

Đọc lại các nội - Lắng nghe.
dung của bài;
nghiên cứu văn
bản pháp luật
quy định về chế - Làm bài tập.
độ hội họp.
- Đọc bài mới.

03
phút
02
phút

- Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I, Giáo
trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB
Văn hóa - Thơng tin, 2005;
- Trần Hữu Vinh, Đề cương bài giảng
Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, 2015.
- Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày
09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy
định chế độ hội họp trong hoạt động quản

lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống
HCNN.

III. RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN
....................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Ngày ... tháng ... năm 20...
KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ

GIẢNG VIÊN

Phan Thị Phương Huyền

Nguyễn Thị Thanh Tâm

25