HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý cấp PHÉP các HOẠT ĐỘNG văn HOÁ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT
KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT

BÀI THU HOẠCH
CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP
CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ

GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƢƠNG MỸ DUNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007
VŨ MẠNH SƢỚNG
MS : CH0602034
ĐÀO TUẤN ANH
MS: CH0602001
ĐỖ MINH TUẤN
MS:
CH0602046

KHÓA: 3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Lời cảm ơn

Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trƣơng Mỹ Dung đã tận tình
hƣớng dẫn chúng em trong q trình học tập và thực hiện bài thu hoạch

mơn học Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin.
Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin,
trƣờng Đại Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều
kiện thuận lợi cho chúng em trong học tập và nghiên cứu.
Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ
chúng em trong thời gian học tập và nghiên cứu.

Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sƣớng
Đào Tuấn Anh
Đỗ Minh Tuấn

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Giới thiệu :
Văn hố thơng tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp.
Khác với các lĩnh vực kinh doanh khác, sản phẩm của ngành là các sản phẩm
văn hố, có tác động lớn đến lối sống, tác phong sinh hoạt và suy nghĩ của
mỗi người dân.
Để quản lý vấn đề này, Sở Văn hoá thơng tin (VHTT) có một hệ thống
các phịng ban được giao nhiệm vụ quản lý và theo dõi hoạt động của các dịch
vụ văn hoá cũng như cấp các loại giấy phép cho các dịch vụ này như: xuất
bản, quảng cáo, mở nhà hàng Karaoke, cho thuê băng đĩa hình, xuất khẩu và
nhập khẩu các loại văn hoá phẩm....
Song song với vấn đề cấp giấy phép cho các loại dịch vụ thì sở VHTT
cịn phải tăng cường cơng tác kiểm tra và thanh tra để kịp thời nắm nhanh và

chính xác các thông tin cần giải quyết như chủ sở hữu có đủ tư cách, điều
kiện để thực hiện dịch vụ mà chủ sở hữu đã đăng ký khơng, có đảm bảo
khơng sai phạm đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước
không. Phương pháp tiến hành là cử cán bộ thanh tra xuống kiểm tra và thanh
tra trực tiếp, hoặc thông qua các khiếu nại, tố cáo các vụ việc có liên quan đến
lĩnh vực văn hố... cán bộ thanh tra sẽ xuống địa bàn để xác minh vụ việc từ
đó đề xuất các phương án giải quyết trình lãnh đạo sở.
Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và
làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính
trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ cơng
mang tính liên ngành, theo mơ hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà,
giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và cơng minh theo đúng pháp luật
là một trong những mục tiêu trọng tâm của Chương trình cải cách hành chính
của Chính phủ, và CNTT là một công cụ hỗ trợ đắc lực cần thiết và khơng
thể thiếu cho q trình thực hiện mục tiêu này.
HTTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, nhằm tin học
hố các quy trình cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá và kiểm tra theo dõi
các hoạt động dịch vụ đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ:

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hố nhằm tin học
hố tồn diện các hoạt động, cơng việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn
hoá, bao gồm:

 Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá;
 Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
 Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hố
 Quản lý cơng tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
 Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ:
 Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên
quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
 Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham
gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
 Thu thập, cập nhật dữ liệu.
 Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép
hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp
thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực,
thân nhân chủ sở hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các
dịch vụ văn hoá.
 Thực hiện các quy trình xử lý cơng việc tại các cơ quan chức năng:
xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hố; theo dõi q trình hoạt
động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm
hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; ...
 Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thơng tin; lập và xem báo cáo, thông tin
thống kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;...
Lập mơ hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng viên
cho vai trị quản lý dự án
BẢNG ĐIỂM CĨ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM
Tiêu chí

%

Đăng

Sƣớng

T.Anh

Tuấn

Kinh nghiệm

30%

80

70

70

70

Sáng tạo

20%

70

70

50

50

Kỹ năng tổ chức

25%

70

60

70

60

Kỹ năng giao tiếp

15%

80

60

80

70

2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hố

Kỹ

năng

cơng 10%

80

80

60

60

76

68

66

66

nghệ
TỔNG

100%

MƠ HÌNH CHO ĐIỂM CĨ TRỌNG SỐ CHỌN VỊ TRÍ PM

Tu?n

Anh

Sư?ng

Đăng

60

62

64

66

68

70

72

74

76

78

Văn bản tôn chỉ (Project charter)
Thời gian dự án : 3 tháng

Chí phí : 50 triệu
TƠN CHỈ DỰ ÁN
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch
vụ văn hoá”
Ngày bắt đầu : 01-04-2007

Ngày kết thúc : 01-07-

2007
Ngân sách : 50 triệu
Giám đốc dự án : Nguyễn Gia Đăng
ĐT: 0983655284
Email:
Mục tiêu dự án:

3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá







Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá
Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.

Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hố
Quản lý cơng tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá

Cách tiếp cận:



Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên
quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham
gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
 Thu thập, cập nhật dữ liệu.
 Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép
hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp
thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực,
thân nhân chủ sở hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các
dịch vụ văn hố.
 Thực hiện các quy trình xử lý cơng việc tại các cơ quan chức năng:
xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hố; theo dõi q trình hoạt
động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm
hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; ...
 Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin
thống kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;...
Vai trò và trách nhiệm:
Vai trò

Họ tên

Trưởng dự Nguyễn Gia

án,

chịu Đăng

Tổ chức/ vị trí

Liên hệ

Chữ
ký

Trưởng dự án. Làm dangnggia@y
project

charter, ahoo.com

trách

Hợp đồng nhóm,

nhiệm

Phân tích các bên

chung về

cho dự án. Viết báo

dự án

cáo bài học kinh
nghiệm cá nhân và

4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hố

nhóm. Tổng hợp dự
án, Báo cáo kết
thúc dự án
Thư ký dự Vũ

Mạnh Thư ký dự án, Lập suongvm@ya

án, lập kế Sướng

sơ đồ Gantt, Work hoo.com

hoạch dự

Breakdown,

án

triển lịch biểu làm

phát

việc cho nhóm, lập
kế hoạch công việc
và ước lượng thời
gian cho mỗi công
việc của từng thành
viên trong nhóm
Lập

tài Đào Tuấn Anh

liệu dự án

Phân tích mức độ daotuananh@
rủi ro. Các bài học yahoo.com
rút ra từ dự án. Tìm
và tổng kết tư liệu
liên quan.

Phụ trách Đỗ Minh Tuấn

Phát biểu phạm vi. tuanphthanoi

tài

Ước tính chi phí, @yahoo.com

chính

dự án

Viết tổng kết về
MBTI của nhóm.

2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Kịch bản:
Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ
sư tin học có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT.

5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Anh đã tham gia rất nhiều dự án cho một số công ty với vai trị thiết kế, thi
cơng, chuyển giao cơng nghệ.
Các nhiệm vụ:
1. Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract)
Hợp đồng nhóm – Team Contract
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch
vụ văn hoá”
Họ tên các thành viên dự án và chữ ký:
Họ tên

Chữ ký

Đào Tuấn Anh

Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đỗ Minh Tuấn
Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ
- Xem quyền lợi của dự án là trên hết.
- Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án.
- Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi
người.
- Tôn trọng ý kiến các thành viên.
- Tham gian dự án đến hoàn tất.
- Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và
thời gian.
Khi tham gia: Các thành viên sẽ.
- Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên.
- Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo.
- Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án.
- Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án.

6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

- Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển.
- Thơng báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp.
Truyền thông: Các thành viên sẽ
- Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành
viên.

- Trả lời email có liên quan dự án kịp thời .
- Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, khơng khích bác nhau.
- Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu.
- Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó.
- Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự.
- Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ
- Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề.
- Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng.
- Khi được u cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa
giải pháp.
- Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề.
Hội họp : Các thành viên sẽ
- Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần.
- Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra
trong vòng 24 giờ.
- Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất
trong cuộc họp.
2. Bảng phân tích các bên liên quan
PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN
Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng
Khách hàng

Ngày ( Date):01-06-2007

Trƣởng nhóm kỹ

Ngƣời dùng

7

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

thuật
Thuộc

tổ Sở VHTT

Nhóm thực hiện dự án Sở VHTT

chức
trị Đưa ra u cầu Thực hiện các yêu Vận hành HT khi

Vai

trong dự án và Quyết định cầu của khách hàng

Một

nghiệm thu dự

dụng hệ thống sau khi

án

bàn giao

sự Đặt hàng

kiện

duy

nhất

về

nghiệm thu và sử

Nghiệm thu, tổng kết Vận hành hệ thống
dự án

BTG
Mức

độ

quan tâm
Mức độ
ảnh hưởng

8

8

7

9

8

7

Xây dựng kế hoạch
làm việc chặt chẽ,
kiểm tra theo dõi tiến
độ thực hiện các phần
của dự án. Tạo liên
kết thông tin tốt giữa
các bộ phận kỹ thuật

Theo dõi theo quen,
tìm hiểu các mong
muốn của người
dùng.

Đề xuất về Luôn lắng nghe
các yêu cầu.
quản lý các
Cần có các giao
mối quan kết yêu cầu giữa
2 bên
hệ

3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án .
PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement
Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thơng tin quản lý

cấp phép các dịch vụ văn hố”
Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn

Ngày-Date : 01-06-

2007

8

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Lý giải về dự án - Project Justification
Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp
phép các loại hình dịch vụ văn hố tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một
hệ thống nhằm tin học hố các quy trình đó.
Các giai đoạn dự kiến:
- Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ
tại Sở
- Khảo sát các quy trình nghiệp vụ
- Thiết kế các chức năng của hệ thống
- Xây dựng phần mềm
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuyển giao tài liệu và chương trình

Các tính chất và u cầu của sản phẩm (Product Characteristics and
Requirements)
- Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy

- Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thơng tin nhanh chóng, chính xác
- Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện
- Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web
- Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung
- Hệ thống được bảo mật tốt

Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of
Project Deliverables)
Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn
bản tôn chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù,
báo cáo tiến độ, báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm.

9

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success
Criteria)
- Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng
- Đáp ứng cho nhu cầu quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch
vụ văn hóa
- Chi phí chấp nhận được
- Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach
- Phối hợp tốt trong thực hiện dự án

Mơ hình của Hệ thống như sau:

chủ sở hữu

Thanh tra Sở VHTT

HS xin cấp
phép DVVH
- Kết quả xét
duyệt
- Thông tin tra
cứu

TT về đơn thư
khiếu nại tố cáo
- TT về thanh
tra, kiểm tra
- TT xử lý

Quản lý các hoạt động dịch vụ
văn hoá

CSDL tại
phòng
VHTT

- HS xin cấp
phép DVVH
- Đơn thư tố
cáo, khiếu nại

CSDL tại

Sở VHTT

10
- Kết quả xét
duyệt,thanh tra
- Thông tin tra
cứu

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Cập nhật thơng
tin

Dự kiến về kinh phí: 50.000.000 VNĐ
Trong đó:
- Kinh phí khảo sát hệ thống:
(VNĐ)
- Kinh phí phân tích thiết kế:
(VNĐ)
- Kinh phí lập trình xây dựng phần mềm:
(VNĐ)
- Kinh phí triển khai:
(VNĐ)

5.000.000
20.000.000
20.000.000

5.000.000

4. Phát triển WBS (Work Breakdown Structure)

11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

WBS – DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CẤP PHÉP CÁC DỊCH VỤ VĂN HOÁ
1. Khảo sát hệ thống
2. Đánh giá hiện trạng
Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của Sở VHTT
Hiện trạng tổ chức và các phòng ban của Sở
Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống
Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ
3. Phân tích u cầu
Yêu cầu chức năng
Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa:
- Karaoke, vũ trường
- Mở cửa hàng băng đĩa hình
- Quảng cáo
- Biểu diễn nghệ thuật
- Xuất bản phẩm ra nước ngoài
- Sử dụng Anten Parabol
- Xây dựng tượng đài
- Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật

- Các hoạt động văn hóa nơi cơng cộng
Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hóa.
Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa.
Yêu cầu phi chức năng
4. Phân tích hệ thống
Xây dựng mơ hình DFD
Xây dựng mơ hình dữ liệu
Xây dựng mơ hình trạng thái
Xây dựng mơ hình xử lý

12

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

5. Thiết kế và xây dựng hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Hiện thực chương trình
Chức năng quản lý hệ thống
Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký
Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra
Chức năng quản lý các văn bản về lĩnh vực VHTT
Chức năng tra cứu, tìm kiếm
Chức năng báo cáo thống kê
6. Kiểm tra và sửa lỗi
Viết Test-case
Thực hiện việc kiểm tra
Sửa lỗi

7. Chuyển giao sản phẩm
Hỗ trợ cài đặt, cấu hình
Hỗ trợ bảo trì, sửa lỗi
5. Dùng WBS đã xây dựng , tạo ra sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng trong MS
Project 2003 cho dự án. Ước lượng thời gian kéo dài của từng tác vụ và
nhập vào những phụ thuộc thích hợp. In sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng.
SƠ ĐỒ GANTT
Người tạo: Vũ Mạnh Sướng

Ngày: 03-04-2007

13

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


6. Tạo một ma trận tác động/khả năng có thể xảy ra và danh sách những rủi
ro được đưa lên hàng đầu cho dự án. Gồm có ít nhất 10 rủi ro.
DANH SÁCH MỨC ĐỘ RỦI RO TRONG DỰ ÁN
Người tạo: Đào Tuấn Anh
Mã rủi
ro

Mức

Rủi ro tiềm ẩn

độ

Ngày: 03-04-2007
Cách khắc phục
Xem xét lại khả năng của

R01

2

Sự phân công nhân lực kém

tất cả các thành viên trong
nhóm.

R02

3

Nhân sự thực hiện dự án: Xây dựng phương án dự
ốm đau, tai nạn.

phòng về nhân sự.

Xây dựng kế hoạch dự án Tìm hiểu kỹ về khả năng
R03

1

không phù hợp

và thời gian của nhân sự
tham gia dự án

Khách hàng thay đổi u Phân tích, tìm hiểu thật
R04

1

cầu trong q trình thực kỹ bài tốn
hiện dự án
Các bộ phận phối hợp Tạo sự đoàn kết, trao đổi
không tốt, nắm bắt và thực cởi mở, thẳng thắn, giúp

R05

1

hiện không đúng yêu cầu, đỡ và tương tác thường
không hồn thành cơng việc xun giữa các nhân viên
ảnh hưởng đến các bộ phận thực hiện dự án
khác,…
Xác định phạm vi dự án Phân tích và xác định rõ

R06

3

kém ảnh hưởng đến thời yêu cầu của khách hàng
gian và chi phí thực hiện dự ngay từ đầu
án

R07

3

Ước tính thời gian dự án Xác định rõ yêu cầu của

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

kém dẫn đến khơng hồn dự án, trình độ của nhân
thành dự án đúng thời hạn

viên tham gia dự án

Ước tính chi phí kém

Phân tích và tìm hiểu mọi
yếu tố về giá cả thị

R08

trường, các yêu tố liên

2

quan đến chi phí cho dự
án
Quản lý chưa giám sát tốt Người quản lý dự án phải
tiến độ công việc của mỗi thực sự quan tâm tới dự
R09

2

án, quan tâm sát sao tới

nhân viên

nhân viên và tiến độ cơng
việc
Cơ sở vật chất và trình độ Đề nghị phía đối tác tổ
R10

2

tin học của đối tác yếu

chức những khóa học
nhằm nâng cao trình độ
tin học của nhân viên

Ghi chú : Mức 1 là cao nhất
3. THỰC HIỆN DỰ ÁN
Sau khi đã lên kế hoạch và xác định được các công việc phải làm,
trưởng dự án đã quyết định triệu tập cuộc họp nhóm để cùng các thành viên
trong nhóm đưa ra những phân tích về chức năng của chương trình đồng thời
lên kế hoạch chi tiết cho việc thiết kế và lập trình.
Trong buổi họp các các thành viên trong nhóm đã nêu lên những
khó khăn và thuận lợi của từng nghiệp vụ. Sau cuộc họp trưởng dự án có các

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

cột mốc phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn để tất cả các thành viên trong
nhóm cùng theo dõi và thực hiện
Danh sách các công việc của dự án
[Statement of Work for Project Name]
[Scope of Work]Phạm vi công việc:
[Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and

software involved and the exact nature of the work.] [Mô tả chi tiết công việc
, các phần mềm và phần cứng sử dụng trong các giai đoạn]
- Soạn kịch bản cho từng giai đoạn
- Hợp đồng nhóm
- Khảo sát thị trường của dự án
- Phân tích các bên liên quan của dự án
- Phạm vi dự án
- Lập WBS
- Đánh giá rủi ro
- Bảng quản lý thời gian
o Dùng phần mềm MS Project 2003
- Phân tích thiết kế chương trình
- Viết mã chương trình
- Kiểm thử và sửa lỗi
Các giai đoạn thực hiện[Period of Performance]:
Specify when the work is expected to start and end, working hours,
number of hours that can be billed per week, where the work must be
performed, and related schedule information.
Khởi động

3 days

Sun 01/04/07

Phân tích

7 days

Wed 04/04/07 Tue 10/04/07

Thiết kế

30 days

Wed 11/04/07 Thu 10/05/07

Cài đặt

40 days

Fri 11/05/07

Wed 20/06/07

Thu 21/06/07

Tue 26/06/07

Test và sửa lỗi 6 days

Tue 03/04/07

2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Chuyển giao

4 days

Wed 27/06/07 Sun 01/07/07

4. Điều khiển, kiểm soát(CONTROLLING)
[Project Name]
Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá
[Kickoff Meeting]
01/04/2007
[Time]Thời gian : 17h30 – 20h30
[Attendees]Số ngƣời tham gia:
1. Vũ Mạnh Sƣớng
2. Nguyễn Gia Đăng
3. Đào Tuấn Anh
4. Đỗ Minh Tuấn
[Meeting Objective]Mục tiêu cuộc họp:
1.Lập kế hoạch cho dự án.
2.1 Lập bảng hợp đồng nhóm
2.2 Lập bảng WBS(Work Breakdown Structure)
2.3 Lập bảng phân tích các bên tham gia
2.4 Lập lịch biểu quản lý thời gian dự án
2.5 Lập bảng quản lý nguồn nhân lực dự án
Phân chia công việc
Agenda:
 Thảo luận các mơ-đun chính của dự án .
 Xác định chức năng của từng mô-đun.
 Xác định các công việc để lập kế hoạch cho dự án
 Phân chia công việc
Công việc

Thời

Ngày bắt Ngày kết Ngƣời làm

3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hố

đầu

thúc

01/04/200
7
04/04/200
7
04/04/200
7
08/04/200
7
08/04/200
7
11/04/200
7
11/04/200
7

21/04/200
7
27/04/200
7
07/05/200
7
21/04/200
7
01/05/200
7
11/05/200
7
11/05/200
7

03/04/200
7
10/04/200
7
07/04/200
7
10/04/200
7
10/04/200
7
10/05/200
7
20/04/200
7
26/04/200

7
06/05/200
7
10/05/200
7
30/04/200
7
10/05/200
7
20/06/200
7
15/05/200
7

Cả nhóm

20

16/05/200
7

05/06/200
7

Đăng, Sướng

15

06/06/200
7

20/06/200
7

Đăng, Sướng

15

16/05/200
7

31/05/200
7

Tuấn, Anh

10

01/06/200
7

10/06/200
7

Tuấn, Anh

gian
(ngày)
Khởi động

3

Phân tích

7

Lấy yêu cầu và phân
4
tích yêu cầu
Làm tài liệu tổng
3
quan
Báo cáo trạng thái
3
công việc
Thiết kế
Viết tài liệu usecase
Viết thiết kế chức
năng
Viết thiết kế giao
diện
Thiết kế cơ sở dữ
liệu
Thiết kế framework

30
10
6
10
4

10

Thiết
kế
10
component,class
Cài đặt
Cài đặt các class
dùng chung
Modul quản lý cấp
phép các dịch vụ
VH
Modul quản lý công
tác thanh tra, kiểm
tra
Modul quản lý văn
bản liên quan đến
dịch vụ VH
Modul tra cứu, tìm
kiếm

40
5

Cả nhóm
T.Anh, Tuấn
Đăng, Sướng

Cả nhóm
Tuấn, Anh

Anh, Tuấn
Tuấn, Anh
Đăng, Sướng
Đăng, Sướng

Cả nhóm

4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Modul tạo lập báo
10
cáo
Kiểm lỗi và sửa lỗi

6

Đào tạo và chuyển
4
giao

11/06/200
7
21/06/200
7
27/06/200

7

20/06/200
7
26/06/200
7
30/06/200
7

Tuấn, Anh
Cả nhóm
Cả nhóm

Ghi chú:
a)Mỗi thành viên của nhóm sẽ khảo sát các cơng việc chính của qui trình
phỏng vấn ứng viên ở đơn vị mình cơng tác và thảo luận . Đã gởi thông tin
thu thập cho tất cả mọi người và thống nhất các mơ-đun chính. Phân cơng mỗi
người tìm hiểu và lập bảng câu hỏi khảo sát cho mô-đun.
b) Người thực hiện phân tích một mơ-đun tìm hiểu qui trình thực hiện
(Activity diagram), các thành phần tương tác (class diagram) , và xác định
các mô-đun liên quan.
c)Thiết kế giao diện,use-case và các chức năng của mô-đun.
d) Bảng quản lý thời gian, nhân lực và rủi ro có thể điều trong suốt q trình
phân tích , thiết kế dự án
5. Kết thúc dự án:
Bài học kinh nghiệm
Ngƣời viết: Nguyễn Gia Đăng

Ngày: 01-07-2007

Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động dịch vụ văn
hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007
Ngân sách: 50 Triệu
1. Dự án thành công tốt đẹp nhờ những yếu tố:
a. Thu hẹp phạm vi dự án.
b. Thay đổi cách tiếp cận hiện trường mạng máy tính tại trường

5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

c. Bổ sung nhân sự hợp lý.
2. Những bài học chính về quản lý từ dự án này:
a. Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả năng và
tình hình thực tế của hiện trường.
b. Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong
q trình thực thi dự án.
c. Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện
dự án, phân tích kỹ điểm hồ vốn khi đầu tư.
d. Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và
cập nhật các rũi ro. Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết.
3. Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc
họp ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi
phạm vi dự án và chuyên gia tư vấn.
4. Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh

giá sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng
chuyên gia tư vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là
một bài học cần quan tâm.
5. Nếu thực hiện các dự án tương tự, cần chú ý các vấn đề sau:
a. Phân chia thời gian hợp lý (chia dự án thành nhiều giai đoạn).
b. Tổ chức các cuộc họp đánh giá thường xuyên.
c. Theo dõi và đánh giá kịp thời sự thất bại của dự án.
d. Thay đổi phạm vi và nhân sự dự án nếu cần thiết.

Báo cáo tổng kết dự án
Ngƣời viết: Nguyễn Gia Đăng

Ngày: 26-06-2007

Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007

6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add