Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản

UBND TỈNH KON TUM
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ -CĐCĐ ngày / / 2022 của
Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum)

Kon Tum, năm 2022


i
MỤC LỤC
Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ...................................................................................... iii
LỜI GIỚI THIỆU ......................................................................................................iv
CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC ............................................................................................................................2
1. Khái niệm chung về văn bản .................................. Error! Bookmark not defined.
1.1. Khái niệm văn bản..................................................................................................3
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ...................................................................4
1.3 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước ...............................................4
1.4. Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường ......................5
2. Chức năng của văn bản quản lý Nhà nước .............................................................6

2.1. Chức năng thông tin ................................................................................. 6
2.2. Chức năng quản lý .................................................................................... 7

2.3. Chức năng pháp lý .................................................................................... 9
2.4. Chức năng văn hóa - xã hội ................................................................... 10
2.5 Chức năng thống kê và một số chức năng khác ................................. 11
3. Tình hình chung về cơng tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước...................12
3.1. Quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản: ..............................................13
3.2. Thực trạng công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước .............................13
4. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc ................................................................13

4.1. Văn bản quy phạm pháp luật ................................................................. 13
4.2. Văn bản hành chính cá biệt ................................................................... 17
4.3. Văn bản hành chính thơng thường ....................................................... 18
CHƢƠNG 2: THỂ THỨC VĂN BẢN ............................................................. 22
1. Khái niệm về thể thức văn bản. .........................................................................23
1.1. Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản ...................................... 23
1.2. Yêu cầu về nội dung văn bản.................................................................. 24
1.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................... 28
2. Các thành phần thể thức văn bản......................................................................29
2.1. Thiết lập và trình bày thể thức văn bản ................................................. 29
2.2. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ văn bản ......................................... 38
2.3. Cách sử dụng luận chứng khi soạn thảo văn bản ................................ 48
2.4. Cách sử dụng các cụm từ khóa .............................................................. 49
2.5. Dùng từ ngữ xưng hô trong văn bản công vụ ...................................... 50
CHƢƠNG 3: PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN ..............................53
1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản........... Error! Bookmark not defined.


ii
1.1. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật ........ Error! Bookmark not defined.
1.2.Đối với văn bản Hành chính ................................................................... 54
2.Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thông dụng ..............56

2.1.Cách soạn thảo Công văn ........................................................................ 56
2.2.Cách soạn thảo Tờ trình .......................................................................... 60
2.3.Cách soạn thảo Thơng báo ...................................................................... 63
2.4. Cách soạn thảo Báo cáo ......................................................................... 66
2.5. Cách soạn thảo Biên bản ........................................................................ 71
2.6. Cách soạn thảo Hợp đồng ...................................................................... 74
2.7. Cách soạn thảo Quyết định .................................................................... 81
2.8. Cách soạn thảo Công điện ...................................................................... 85
CHƢƠNG 4: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC ......87
1.Quản lý văn bản đến ...................................................................................... 87
1.1.Nguyên tắc quản lý văn bản đến ............................................................ 87
1.2.Quy trình tiếp nhận xử lý văn bản đến ................................................... 88
2.Quản lý văn bản đi ......................................................................................... 89
2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi ............................................................... 89
2.2. Quy trình xử lý văn bản đi ...................................................................... 89
2.3. Lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ .............................................................. 91
2.4. Nộp lưu trữ hồ sơ .................................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC 1. CÁC BIỂU MẪU
PHỤ LỤC 2. GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI ÔN TẬP


iii
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Giáo trình “Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản”
đƣợc biên soạn dựa trên khung Chƣơng trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn
phịng, trình độ Cao đẳng. Mục đích của giáo trình là để làm tài liệu giảng dạy
chính thức cho giảng viên và làm tài liệu học tập chính thức cho ngƣời học
ngành, nghề Quản trị văn phòng ở trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum. Giáo
trình “Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản” do chúng tơi

biên soạn có tham khảo “Văn bản quản lí Nhà nƣớc và kĩ thuật soạn thảo văn
bản” của tác giả Lê Văn In (Chủ biên) nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc phép
dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


iv
LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản là
giáo trình được biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành,
nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng.
Đây là học phần thuộc khối kiến thức chuyên ngành, cung cấp cho người
học những kiến thức, kỹ năng cơ bản, cần thiết về yêu cầu nội dung của văn bản
quản lý Nhà nước ; yêu cầu về thể thức văn bản; về cách soạn thảo một số văn
bản hành chính thơng thường. Giáo trình được cấu trúc 4 chương:
Chương 1. Văn bản và phân loại văn bản quản lý Nhà nước
Chương 2. Thể thức văn bản
Chương 3. Phương pháp soạn thảo văn bản
Chương 4. Quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước.
Mỗi chương được trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội dung; câu hỏi ôn
tập; bài tập thực hành.
Để hồn thành được giáo trình, nhóm biên soạn chân thành cảm ơn đến
các chủ biên của các tài liệu tham khảo; cảm ơn sự góp ý phản biện từ phía Hội
đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; cảm ơn sự góp ý từ
đồng nghiệp.

Kon Tum, ngày tháng 6 năm 2022
Biên soạn

Chủ biên: Lê Thùy Ánh Tiết


1

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
TÊN MƠN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC
Mã mơn học: 61063001
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học
- Vị trí
Mơn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản đƣợc
bố trí kỳ III của khóa học; trang bị cho ngƣời học những kiến thức quan trọng,
cần thiết về khái niệm văn bản, phân loại các loại văn bản, thể thức văn bản;
đồng thời thực hành tốt kỹ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt động của cơ
quan.
- Tính chất
Là mơn học chun ngành có ý nghĩa nâng cao kỹ năng chuyên môn
nghề nghiệp của ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng; mơn học
kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, thảo luận.
- Ý nghĩa và vai trị của mơn học
Mơn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản có ý
nghĩa và vai trị quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng
ngành, nghề Quản trị văn phịng.
Mục tiêu của mơn học
1. Về kiến thức
- Trình bày đƣợc những yêu cầu soạn thảo văn bản.
- Nhận diện, phân biệt đƣợc các loại văn bản.
- Phân tích đƣợc thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Vận dụng đƣợc phong cách và đặc trƣng của ngôn ngữ văn bản, nội
dung của văn bản vào q trình soạn thảo các loại văn bản hành chính thông
dụng.
2. Về kỹ năng


2
- Rèn kỹ năng sử dụng phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Xây dựng đƣợc nội dung các loại văn bản hành chính đảm bảo những
yêu cầu của văn bản.
- Thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo các loại văn bản: Tờ trình, Báo
cáo, Thơng báo, Biên bản, Cơng văn, Hợp đồng, Quyết định,...
- Nâng cao một số kỹ năng: Hợp tác, chia sẻ, giải quyết vấn đề …
3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Lắng nghe giảng viên hƣớng dẫn, truyền đạt; chấp hành tốt các nhiệm vụ
đƣợc giao của giáng viên bộ mơn.
- Có ý thức học hỏi, có khả năng phát huy những hiểu biết của mơn học,
góp phần hình thành thái độ, ý thức trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp tích cực.
- Có năng lực tự định hƣớng, tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm
để nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ, thích nghi với các mơi trƣờng làm
việc khác nhau.

NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC
CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
Mã chƣơng: 61063001-01
GIỚI THIỆU
Văn bản không chỉ gắn liền với hoạt động của các cơng, viên chức, mà
cịn liên quan đến tất cả các công dân khác trong đời sống cùa họ khi phải tiếp
xúc với các cơ quan, tổ chức để giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền

lợi và trách nhiệm của mình.
Đối với bộ máy Nhà nƣớc, văn bản quản lý Nhà nƣớc thực chất là các
quyết định quản lý Nhà nƣớc do các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành
theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn
phƣơng. Văn bản quản lý Nhà nƣớc còn là phƣơng tiện để xác định và vận dụng
các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc.
MỤC TIÊU


3
- Trình bày đƣợc khái niệm văn bản và văn bản quản lý Nhà nƣớc.
- Phân tích đƣợc các chức năng của văn bản quản lý Nhà nƣớc.
- Ngƣời học có ý thức tổng hợp những nội dung về văn bản quản lý Nhà
nƣớc phục vụ cho học tập và nghề nghiệp sau này.
- Tham gia tích cực vào hoạt động học tập.
NỘI DUNG
1. Khái niệm chung về văn bản (1)
1.1. Khái niệm văn bản
Giao tiếp có thể đƣợc con ngƣời thực hiện bằng nhiều phƣơng tiện khác
nhau. Trong đó, ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động
giao tiếp bằng ngơn ngữ có thể diễn ra dƣới hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ
viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ nói. Sản phẩm của q trình giao
tiếp bằng ngơn ngữ nói đƣợc gọi là diễn ngơn, cịn sản phẩm của q trình giao
tiếp bằng chữ viết chính là văn bản.
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phƣơng tiện của hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thƣờng là tập hợp của các câu, có tính
trọn vẹn về nội dung, tính hồn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hƣớng tới
một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản đƣợc chế tạo trên nhiều chất

liệu: Đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD... Sự ra đời của một văn bản
nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp nhƣ:
Mục đích giao tiếp, hồn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp,
phƣơng tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác
nhau. Nhìn chung có thể hình dung hai nhóm văn bản lớn đƣợc phân theo tính
chất quyền lực nhà nƣớc và khơng mang tính chất quyền lực Nhà nƣớc nhƣ sau:
- Văn bản mang tính quyền lực Nhà nƣớc (văn bản quản lý Nhà nƣớc):
Đây là nhóm văn bản có vai trị to lớn trong hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc.
Bằng việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý Nhà nƣớc, các cơ quan Nhà
nƣớc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ
lẫn nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy Nhà nƣớc vận hành nhịp nhàng, đồng


4
bộ, đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá
trình xã hội theo mục đích định trƣớc.
- Văn bản khơng mang tính quyền lực Nhà nƣớc: Đây là nhóm văn bản
lớn, đƣợc sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các văn bản này rất
đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo. Đặc
điểm chung của văn bản khơng mang tính quyền lực Nhà nƣớc là khi ban hành
chúng các chủ thể đều không nhân danh Nhà nƣớc.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa đựng những
quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và
công dân.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước (2)
Trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc, trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà
nƣớc với nhau, cơ quan Nhà nƣớc với tổ chức, cơng dân, với các yếu tố nƣớc
ngồi, .v.v... Văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính,

là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành
chính Nhà nƣớc.
Có thể thấy, văn bản quản lý Nhà nƣớc chính là phƣơng tiện để xác định
và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc. Xây dựng
các văn bản quản lý Nhà nƣớc, do đó, cần đƣợc xem là một bộ phận hữu cơ của
hoạt động quản lý Nhà nƣớc và là một trong những biểu hiện quan trọng của
hoạt động này. Các văn bản quản lý Nhà nƣớc ln ln có tính pháp lý chung.
Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản khơng giống nhau. Có
những văn bản chỉ mang tính thơng tin quản lý thơng thƣờng, trong khi đó có
những văn bản lại mang tính cƣỡng chế thực hiện.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nước (3, 4)


5
Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý Nhà nƣớc, khái
niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một nội dung cấu thành, nhƣ vậy
văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một bộ phận của văn bản quản lý nhà
nƣớc, bao gồm những văn bản của các cơ quan Nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ
quan hành chính Nhà nƣớc) dùng để đƣa ra các quyết định và chuyển tải các
thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù
thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dƣới luật mang tính chất luật)
hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo trạng, bản án, v.v...) khơng phải là văn bản
quản lý hành chính Nhà nƣớc. Trong giáo trình này để thuận tiện trình bày văn
bản quản lý hành chính Nhà nƣớc sẽ đƣợc gọi tắt là văn bản.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa

đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan Nhà nƣớc ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý hành chính Nhà nƣớc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau và
giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
Và nhƣ vậy, về mặt nội dung của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nƣớc
chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý Nhà nƣớc; Về mặt chủ thể ban
hành văn bản: văn bản quản lý nhà nƣớc do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban
hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định;
Về mặt quy trình ban hành: Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành
theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;
Về mặt mục đích: Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nƣớc giữa các cơ quan Nhà nƣớc
với nhau và giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
1.4. Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thơng thường (1)
Văn bản có thể đƣa ra các quy phạm pháp luật để điều chỉnh các mối quan
hệ xã hội. Đó là một hệ thống văn bản đƣợc xác định và quy định chặt chẽ về
thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành. Theo luật định đó là
những văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, thực tế xây dựng và ban hành
văn bản của nƣớc ta đã và vẫn đang có những văn bản không phải là văn bản
quy phạm pháp luật về mặt hình thức, song lại có nội dung chứa đựng các quy
phạm pháp luật. Những văn bản đó cùng với văn bản quy phạm pháp luật đích


6
thực hợp thành văn bản pháp luật. Cũng có thể gọi những văn bản quản lý quy
phạm. Dầu vậy, đúng ra vẫn phải hiểu văn bản pháp luật là gồm có các văn bản
quy phạm pháp luật. Phân biệt với văn bản pháp luật là những văn bản không
chứa đựng những quy phạm pháp luật. Đó có thể là những văn bản áp dụng pháp
luật đƣa ra các quyết định hành chính hoặc tƣ pháp cá biệt, những văn bản hành
chính thơng thƣờng, ... Những văn bản đó sẽ đƣợc gọi chung là những văn bản

quản lý thông thƣờng.
2. Chức năng của văn bản quản lý Nhà nƣớc (4, 5)
2.1. Chức năng thông tin
Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ
văn bản quản lý Nhà nƣớc. Các thông tin chứa đựng trong các văn bản là một
trong những nguồn của cải quý giá của đất nƣớc, là sản phẩm hàng hóa đặc biệt
có vai trị to lớn trong việctạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu
tố quyết định để đƣa ra những chủ trƣơng, chính sách, những quyết định hành
chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ Nhà nƣớc, cũng nhƣ
những công việc có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Dƣới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thƣờng bao
gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:
- Thơng tin q khứ: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đã
đƣợc giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
- Thông tin hiện hành: Là những thông tin liên quan đến những sự việc
đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà
nƣớc.
- Thông tin dự báo đƣợc phản ánh trong văn bản là những thông tin mang
tính kế hoạch tƣơng lai, các dự báo chiến lƣợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần
dựa vào đó để hoạch định phƣơng hƣớng hoạt động của mình.
Ngồi ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu cơng việc, việc phân
loại thơng tin có thể đƣợc tiến hành theo những tiêu chí khác nhau , nhƣ phân
loại theo lĩnh vực quản lý thành thơng tin chính trị, thơng tin kinh tế, thơng tin
văn hóa-xã hội...; hoặc phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn)
thành thông tin trên xuống, thông tin dƣới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội
bộ ... Trong từng loại thông tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết


7
hơn, nhƣ thông tin kinh tế về chức năng hạch tốn trong quản lý sản xuất kinh

doanh có thể phân chia thành thơng tin thống kê, thơng tin kế tốn, thơng tin
nghiệp vụ kỹ thuật ...
Có thể thấy, hoạt động thông tin trong quản lý Nhà nƣớc là một quá trình,
hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (ngƣời quản lý) và khách thể (ngƣời bị
quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức của các chủ thể
đó đối với thực tiễn khách quan và sự vận động của của xã hội, cũng nhƣ tạo lập
một cách tiếp nhận tƣơng đồng giữa ngƣời quản lý và ngƣời bị quản lý đối với
mối tƣơng quan và sự tƣơng tác giữa văn bản với thực tiễn cuộc sống nhằm thực
hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nƣớc có hiệu quả ngày càng cao.
Quản lý nhà nƣớc liên hệ rất hữu cơ với các quá trình thơng tin đƣợc thực hiện
một cách liên tục. Tính liên tục của quá trình quản lý Nhà nƣớc liên quan chặt
chẽ và phụ thuộc to lớn vào tính liên tục của sự vận động thơng tin, trong đó sự
phản hồi thơng tin từ phía những chủ thể tiếp nhận cùng với sự xử lý, đánh giá,
tiếp thụ những phản hồi đó từ phía chủ thể tạo lập là một yếu tố có tính quyết
định đối với hiệu quả quản lý nhà nƣớc. Về bản chất, quản lý nhà nƣớc là dạng
quản lý xã hội thông qua việc thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp
nhau trên cơ sở các thông tin phản ánh trạng thái của các hoạt động sản xuất xã
hội. Nhƣ vậy, không thể thực hiện quản lý hành chính nhà nƣớc một cách có
hiệu quả, khi khơng có các mệnh lệnh quản lý đƣợc xây dựng và ban hành trên
cơ sở tiến hành việc thu thập, xử lý và truyền đổi thông tin.
2.2. Chức năng quản lý (4)
Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý Nhà nƣớc, văn bản giúp cho các
cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc trong nhiều
phạm vi không gian và thời gian. Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng
quản lý. Chính chức năng này tạo nên vai trị đặc biệt quan trọng của văn bản
quản lý Nhà nƣớc trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc.
Với chức năng thông tin, nhƣ đã nêu ở trên, và thực hiện chức năng quản
lý, văn bản là một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý
những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành các
quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phƣơng tiện thiết yếu để các cơ

quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị


8
quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của
các cơ quan cấp dƣới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi.
Trong q trình quản lý mang tính đa yếu tố việc sƣu tập các thông tin về
đối tƣợng quản lý, xử lý các thông tin, ra các quyết định và tổ chức thực hiện
các quyết định đó sao cho có hiệu quả đƣợc đặc biệt quan tâm. Cũng vì vậy, có
thể thấy, hoạt động quản lý là phƣơng pháp cụ thể, có định hƣớng của q trình
tổ chức, điều hồ các quan hệ xã hội. Trong quan hệ với bộ máy lãnh đạo và
quản lý, có thể nói quản lý là sự tổng hợp các mối quan hệ giữa ngƣời lãnh đạo
và ngƣời thực hiện, giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản còn đƣợc kiến tạo bởi quản lý cần có tổ
chức và phƣơng tiện, mà trong các phƣơng tiện đó văn bản có một ý nghĩa hết
sức quan trọng đối với hiệu quả quản lý. Các loại văn bản đƣợc ban hành thƣờng
xuyên trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nƣớc nhƣ Thông tƣ, Chỉ thị,
Quyết định, Điều lệ, Thông báo, v.v... Ở những mức độ khác nhau, đều đóng vai
trị là cơng cụ tổ chức các hoạt động quản lý. Nhờ có những loại văn bản đó mà
các cơ quan quản lý và lãnh đạo có thể điều hành đƣợc cơng việc trong nhiều
phạm vi không gian cũng nhƣ trong thời gian. Hơn thế nữa, tổ chức hoạt động
quản lý có thể thơng qua văn bản quản lý Nhà nƣớc để tạo nên sự ổn định trong
công việc, thiết lập đƣợc các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh
đƣợc cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.
Văn bản nào đƣợc sản sinh ra nhằm mục đích tổ chức cơng việc, hƣớng
dẫn hoạt động của các cơ quan cấp dƣới cho nên chúng phải tạo ra tạo ra đƣợc
hiệu quả cần có thì mới đảm bảo chức năng quản lý của mình. Nói cách khác,
muốn văn bản của các cơ quan có đƣợc chức năng quản lý thì nó phải đảm bảo
đƣợc khả năng thực thi của cơ quan nhận đƣợc. Nhƣ thế có nghĩa là, chức năng
quản lý của văn bản gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt động bộ

máy quản lý. Nếu văn bản không chỉ ra đƣợc những khả năng để thực hiện, thiếu
tính khả thi, khơng giúp cho các cơ quan bị quản lý giải quyết các nhiệm vụ cụ
thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tơn trọng các văn
bản. Văn bản quản lý Nhà nƣớc khi đó sẽ mất đi chức năng quản lý của chúng.
Chức năng quản lý văn bản quản lý Nhà nƣớc có thể bao gồm hai loại:
- Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và
quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan


9
trong bộ máy quản lý nhà nƣớc, cũng nhƣ xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt
động của chúng. Đó là các văn bản nhƣ nghị định, nghị quyết, quyết định về
việc thành lập cơ quan cấp dƣới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức
bộ máy quản lý đã đƣợc phê duyệt, các thông tƣ, công văn hƣớng dẫn xây dựng
tổ chức, v. v...
- Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nƣớc tổ
chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. Đó là các văn bản nhƣ
Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Công văn hƣớng dẫn các công việc cho cấp
dƣới, các báo cáo tổng kết công việc, v. v...
Nghệ thuật quản lý đƣợc nảy sinh trong thực tiễn, cịn q trình giải quyết
cơng việc một cách khoa học lại buộc ngƣời ta quay về với các quy định chính
thức chứa đựng trong các văn bản quản lý Nhà nƣớc. Vấn đề đặt ra là phải làm
sao để các quy định đó khơng hạn chế tính sáng tạo của những ngƣời áp dụng
chúng, đồng thời, cũng không tạo nên những sơ hở trong văn bản hoặc khuyến
khích các quan hệ khơng chính thức mang tính tiêu cực phát triển.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý Nhà nƣớc có tính khách quan,
đƣợc tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn
bản nhƣ một phƣơng tiện quản lý. Tuy nhiên tính khách quan đó khi bị tính chủ
quan của ngƣời tạo lập văn bản làm sai lệch sẽ làm mất đi chức năng quản lý của
văn bản.

Tóm lại, có thể thấy rằng việc ban hành văn bản quản lý Nhà nƣớc thuộc
phạm trù các biện pháp quản lý Nhà nƣớc. Đây là một trong những cách thức mà
các cơ quan quản lý Nhà nƣớc thƣờng xuyên sử dụng để tác động lên đối tƣợng
quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả nhất các nhiệm vụ đặt ra gắn với thẩm
quyền của từng cơ quan cụ thể. Cần lƣu ý để không lạm dụng biện pháp này mà
làm thay đổi chức năng quản lý của văn bản. Xét trên một nghĩa rộng, chức năng
quản lý của văn bản phản ánh chức năng quản lý của Nhà nƣớc. Nó cho thấy
hoạt động có tổ chức của các cơ quan nhà nƣớc trong thực tế, cũng nhƣ cho thấy
những giai đoạn, những bƣớc tiến hành cụ thể của quá trình giải quyết công việc
trong hoạt động của các cơ quan và những ngƣời có chức vụ.
2.3. Chức năng pháp lý


10
Thực hiện chức năng thông tin quản lý, văn bản đƣợc sử dụng để ghi lại
và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là
chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý Nhà nƣớc.
Chính mục đích ban hành đã tạo nên chức năng pháp lý của các văn bản đó.
Chức năng pháp lý của văn bản còn đƣợc thể hiện ở chỗ tuỳ thuộc từng
loại văn bản cụ thể, nội dung và tính chất pháp lý của chúng, văn bản có tác
dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức
thuộc bộ máy quản lý Nhà nƣớc, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý;
trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối
tƣợng tiếp nhận văn bản.
Có thể thấy, văn bản là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật, do đó
là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nƣớc giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ
quản lý hết sức phức tạp của mình. Chức năng này luôn gắn liền với chức năng
và nhiệm vụ của Nhà nƣớc trong từng giai đoạn phát triển cụ thể .
Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nƣớc có một
ý nghĩa rất thiết thực. Trƣớc hết, vì văn bản quản lý nhà nƣớc mang chức năng

đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực,
đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn
giản, tiết kiệm, dễ hiểu và dễ thực hiện. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và
ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và
do đó sẽ làm ảnh hƣởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của các cơ
quan. Thực tế xây dựng và ban hành văn bản của chúng ta trong nhiều năm qua
đã và đang minh chứng cho điều đó: các văn bản với nội dung đƣa ra những quy
phạm pháp luật khơng đƣợc trình bày rõ ràng, thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau, và
không đảm bảo thể thức theo quy định làm cho các văn bản đó kém hiệu quả,
thiếu tính pháp lý và khơng thể đƣợc áp dụng.
2.4. Chức năng văn hoá - xã hội
Văn bản quản lý Nhà nƣớc, cũng nhƣ nhiều loại văn bản khác, là sản
phẩm sáng tạo của con ngƣời đƣợc hình thành trong quá trình nhận thức, lao
động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc là phƣơng tiện, đồng thời cũng là sản phẩm
quan trọng của quá trình quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã


11
hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Trong xã hội của chúng ta nó phải thể hiện
đƣợc “ý Đảng, lịng dân”, có nhƣ vậy mới trở thành đơng lực để thúc đẩy sự
phát triển của xã hội theo những định hƣớng đã đề ra.
Là một trong những phƣơng tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản
quản lý Nhà nƣớc góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi ngƣời và
cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc đƣợc tích
luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ. Nhƣ vậy, văn bản là nguồn tƣ liệu lịch sử quý
giá giúp cho chúng ta hình dung đƣợc tồn cảnh bức tranh và trình độ văn minh
quản lý Nhà nƣớc của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Có thể tìm thấy
trong đó những chế định cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ
lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nƣớc. Có thể nói, văn

bản là tiêu cự của tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện
của "văn minh quản lý", là thƣớc đo trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát
triển của lịch sử. Có thể nói: ngƣời ký văn bản không chỉ chịu trách nhiệm pháp
luật về nội dung văn bản, mà còn phải chịu trách nhiệm trƣớc lịch sử về tính văn
hóa của nó.
Những văn bản đƣợc soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có
thể đƣợc xem là một biểu mẫu văn hố khơng chỉ có ý nghĩa đối với đời sống
hiện nay mà cịn cho tƣơng lai. Có thể học tập đƣợc rất nhiều qua các văn bản
nhƣ thế để nâng cao trình độ văn hố của mình. Nhiều mơ thức văn hố truyền
thống có giá trị đã đƣợc xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn
bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện còn lƣu giữ tại các
kho lƣu trữ Nhà nƣớc.
2.5. Chức năng thống kê và một số chức năng khác
Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản còn có những chức năng
khác nhƣ: chức năng thống kê, chức năng kinh tế... Thống kê kinh tế xã hội là
một trong những công cụ quan trọng để nhận thức xã hội, là những tri thức có
thể làm thay đổi ý thức của khách thể quản lý. Những thông tin thống kê chứa
đựng trong các văn bản có ý nghĩa to lớn đối với hiệu quả của công tác quản lý
Nhà nƣớc.
Chức năng thống kê là đặc trƣng của các loại văn bản quản lý Nhà nƣớc
đƣợc sử dụng vào mục đích thống kê các q trình diễn biến của cơng việc trong
các cơ quan, thống kê cán bộ, tiền lƣơng, phƣơng tiện quản lý, v. v. .. Những


12
văn bản này giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo phân tích các diễn biến trong
hoạt động của các cơ quan, ảnh hƣởng của các nhân tố khác nhau vào trong quá
trình quản lý, kiểm tra kết quả cơng việc qua khối lƣợng đã hồn thành. Thực tế
cho thấy: nhờ các số liệu thống kê thu đƣợc qua các văn bản quản lý Nhà nƣớc
mà cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động

và diễn biến trong đơn vị mình và các đơn vị khác có liên quan. Số liệu thống kê
qua các văn bản quản lý Nhà nƣớc cũng cho thấy mức độ tăng trƣởng trong hoạt
động của các cơ quan trên từng phƣơng diện cụ thể. Từ giác dộ chức năng thống
kê văn bản quản lý Nhà nƣớc phải đảm bảo đƣa ra những số liệu chính xác, đầy
đủ, có tính khoa học, nếu khơng chúng sẽ gây tác hại xấu cho hoạt động quản lý
Nhà nƣớc.
Về ý nghĩa kinh tế, có thể thấy những văn bản có nội dung khả thi, phù
hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh đƣợc quy luật vận động của thực tiễn
khách quan sẽ thúc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là cơ sở tạo đà cho
phát triển kinh tế. Trong hệ thống quản lý nhiều cấp các tổ chức kinh tế và các tổ
chức xã hội muốn thực hiện thành cơng chức năng của mình cần phải đảm bảo
thơng tin thích hợp cho mỗi khâu quản lý đó. Quy mơ phát triển kinh tế càng lớn
thì các quyết định quản lý thành văn càng nhiều, với những lƣợng thông tin càng
đa dạng và phức tạp hơn nhiều, song tất cả phải nhằm phát huy mọi tiềm năng
đất nƣớc để xây dựng một cuộc sống của toàn thể nhân dân, toàn thể cộng đồng
ngày một tốt đẹp hơn. Từ luận điểm này có thể dễ dàng ý nghĩa kinh tế to lớn,
trực tiếp của văn bản quản lý Nhà nƣớc.
Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản đƣợc thực hiện trong một
chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nƣớc nói riêng và điều chỉnh các mối
quan hệ xã hội nói chung.
Văn bản là một phƣơng tiện để ghi nhận những thông tin và truyền đạt các
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ
nhất định nào đó. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống
xã hội mà văn bản đƣợc sản sinh ra với nội dung và hình thức khác nhau.
Văn bản quản lý là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý hoặc các thơng tin cần thiết hình thành trong hoạt động quản
lý. Vì vậy nó có chức năng cơ bản là thông tin, pháp lý, quản lý điều hành và cả
chức năng về mặt văn hóa, xã hội, giáo dục. Đồng thời văn bản quản lý cũng thể

13
hiện tính pháp lý, tính mệnh lệnh, chỉ huy, tính thống nhất về hình thức và nội
dung của từng loại và phản ánh kết quả hoạt động quản lý trên các lĩnh vực.
Văn bản Quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự
chung, đƣợc Nhà nƣớc bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa.
3. Tình hình chung về công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước (6)
3.1 . Quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản
Chính Phủ. Nghị định 30/2020/NĐ-CPVề cơng tác văn thƣ. Hà Nội 2020
Quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
3.2. Thực trạng công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước
3.2.1. Ưu điểm
Văn bản đã thể hiện đƣợc các chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của Đảng
và Nhà nƣớc đƣợc các cơ quan, các tổ chức xã hội, các lực lƣợng vũ trang và
toàn thể nhân dân thực hiện.
Văn bản là phƣơng tiện quan trong không thể thiếu trong mọi hoạt động
quản lý nhà nƣớc.
Văn bản là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nƣớc và nhân dân.
Văn bản ngày càng hoàn thiện hơn về hình thức và nội dung.
3.2.2. Nhược điểm
Các văn bản nhà nƣớc hiện nay còn lộn xộn, tùy tiện, chồng chéo, vừa
thừa, vừa thiếu, sai quy định, không đúng thẩm quyền ban hành.
Các văn bản hiện nay ban hành khơng thống nhất cả về hình thức lẫn nội
dung, thiếu nhất quán.
Tình trạng ban hành văn bản quá nhiều, các ban hành không cần thiết làm
giảm hiệu lực quản lý của nhà nƣớc. Các văn bản ban hành không kịp thời,
chậm trễ, gây khó khăn cho cấp dƣới khi thực hiện.
4. Phân loại văn bản quản lý Nhà nƣớc (4)
4.1.Văn bản Quy phạm pháp luật

14
4.1.1. Khái niệm và hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật
Văn bản Quy phạm pháp luật là những “văn bản do cơ quan Nhà nƣớc có
thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ
nghĩa”. Đó là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa , là sản phẩm của quá
trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nƣớc đối với xã hội
nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật.
Có thể hiểu định nghĩa này nhƣ sau:
- Văn bản Quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sự chung, tức là
các quy định mang tính chuẩn mực mà các cơ quan tổ chức, cá nhân phải tuân
theo khi tham gia các quan hệ xã hội đƣợc quy tắc đó điều chỉnh.
- Văn bản Quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nƣớc nhất định.
- Việc ban hành phải tuân theo đúng trình tự và thủ tục đã đƣợc luật pháp
quy định.
- Mục đích ban hành văn bản Quy phạm pháp luật là điều chỉnh các quan
hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa.
Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật:
- Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội.
- Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội.
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nƣớc.
- Nghị định của Chính phủ.
- Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thơng tƣ
của Chánh án Tồ án nhân dân tối cao.
- Thông tƣ của Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ.

- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc.


15
- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội hoặc giữa Chính
phủ với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị - xã hội.
- Thơng tƣ liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện
trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; giữa các Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ.
- Văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.
4.1.2. Vai trò của văn bản Quy phạm pháp luật
- Cụ thể hố các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, trong đó Đảng lãnh
đạo nhà nƣớc về chủ trƣơng, đƣờng lối, thể hiện thông qua nghị quyết của các
cấp bộ đảng và Đảng không trực tiếp tham gia vào hoạt động quản lý Nhà nƣớc,
Nhà nƣớc trực tiếp và giữ vai trò chủ yếu trong hoạt động quản lý xã hội và là
ngƣời thực hiện ý chí, nguyện vọng của nhân dân, nên phải tổ chức thực hiện
các chủ trƣơng, chính sách của Đảng. Một trong những nguyên tắc quản lý Nhà
nƣớc hiện nay là quản lý Nhà nƣớc bằng pháp luật và theo pháp luật. Vì vậy,
Nhà nƣớc phải ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật để cụ thể hoá, thể chế
hoá các đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng.
- Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật có vai trị tác động thúc đẩy hoặc
kìm hãm sự phát triển của xã hội nếu nó phù hợp hoặc khơng phù hợp với thực
tế. Hệ thống văn bản này tác động đến toàn bộ đời sống xã hội và điều chỉnh
mọi mối quan hệ trong xã hội. Vì vậy, khi ban hành hệ thống văn bản Quy phạm
pháp luật, cần chú ý đến tính khách quan, khoa học để có thể thực hiện tốt các
chính sách của Đảng.
4.1.3. Đặc điểm của văn bản Quy phạm pháp luật
- Văn bản Quy phạm pháp luật có tính mệnh lệnh cƣỡng chế thi hành. Mọi
đối tƣợng có trách nhiệm thi hành, nếu khơng thi hành thì nhà nƣớc có biện pháp

cƣỡng chế nhƣ xử phạt bằng các hình thức cho dù văn bản đó có thể khơng có
tính khả thi nhƣng vẫn phải thực hiện… do đó nó chỉ có tính một chiều, bắt
buộc.
- Có hiệu lực thƣờng xuyên và tƣơng đối lâu dài. Văn bản luôn luôn đƣợc
áp dụng cho nhiều ngƣời, nhiều đối tƣợng khác nhau, luôn luôn điều chỉnh mối
quan hệ xã hội mà nó đề cập, chỉ khi nào có văn bản khác thay thế.


16
- Văn bản Quy phạm pháp luật có đối tƣợng thi hành rộng (thơng thƣờng
thì văn bản khơng chỉ áp dụng đối với một đối tƣợng, mà là tác động tới một
nhóm đối tƣợng). Mọi cá nhân, cơ quan chịu sự tác động của văn bản phải có
trách nhiệm thi hành.
4.1.4. Các loại văn bản Quy phạm pháp luật
a) Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của quốc gia. Hiến pháp quy định các
vấn đề cơ bản về chế độ chính trị, kinh tế, văn hố-xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ
của công dân. Hiến pháp quy định các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt
động của bộ máy Nhà nƣớc.
b) Luật: Là văn bản dùng để thế chế hoá các quy định của hiến pháp về
các vấn đề cơ bản, vấn đề quan trọng thuộc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, về
quốc phòng-an ninh, về nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nƣớc,
về các mối quan hệ xã hội và hoạt động của công dân.
c) Pháp lệnh: Là văn bản đƣợc ban hành để quy định các vấn đề về chế độ
quản lý nhà nƣớc, về các chính sách, biện pháp quản lý khi chƣa ban hành luật.
d) Lệnh: Là văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch nƣớc dùng để công bố
hiến pháp, luật (nghị quyết), của QH; pháp lệnh của UBTVQH thực hiện các
quyền về quản lý nhà nƣớc của chủ tịch nƣớc.
e) Nghị quyết: Để thể hiện kết luận hoặc quyết định đƣợc tập thể thông
qua trong một cuộc họp.
g) Nghị quyết liên tịch: Do nhiều cơ quan phối hợp với nhau ban hành, có

thể giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức chính trị-xã hội… để thoả thuận giải
quyết công việc.
h) Nghị định: Thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ, đƣợc dùng để:
- Quy định chi tiết thi hành các Luật, Đạo luật, Nghị quyết của Quốc hội;
Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội.
- Dùng để cụ thể hoá việc thi hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của QH;
Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội.
- Dùng để thành lập, sáp nhập, giải thể cá cơ quan thuộc Chính phủ; quy
định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan bộ, ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.


17
- Dùng để thành lập, sáp nhập, giải thể, điều chỉnh địa giới, đơn vị hành
chính dƣới cấp tỉnh (đƣợc Quốc hội uỷ quyền).
- Dùng ban hành điều lệ, thể lệ và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của
Chính phủ.
i) Quyết định: Thƣờng đƣợc dùng để ban hành các quy định, quyết định
về chế độ công tác, về biện pháp, thể lệ, ban hành các chủ trƣơng, chính sách,
các vấn đề về tổ chức - cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan.
k) Chỉ thị: Là loại văn bản đƣợc sử dụng để truyền đạt, ban hành các biện
pháp thực hiện các mặt cơng tác, các chủ trƣơng, chính sách quản lý; dùng để
chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với các cơ quan,
đơn vị cấp dƣới.
l) Thơng tư: Dùng để giải thích, hƣớng dẫn các Nghị quyết, Nghị định của
Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tƣớng Chính phủ.
m) Thơng tư liên tịch: Là thông tƣ do hai hay nhiều Bộ phối hợp với nhau
hoặc giữa một Bộ với một cơ quan ở cấp trung ƣơng của tổ chức đoàn thể ban
hành dùng để giải thích, hƣớng dẫn các văn bản Quy phạm pháp luật của các cơ
quan cấp trên.

4.2. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt đƣợc hiểu là các văn bản mà trong đó có thể
hiện nội dung đối với các quyết định quản lý của các cơ quan quản lý hành
chính nhà nƣớc có thẩm quyền, đƣợc hình thành dựa trên những quan điểm,
những quy định chung, những quyết định quy phạm của cơ quan Nhà nƣớc cấp
trên và các quy định về nội dung quy phạm đối với cơ quan đó nhằm mục đích
chính là để giải quyết đối với những công việc cụ thể, có nội dung rõ ràng, là
phƣơng tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà
nƣớc có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của
cơ quan nhà nƣớc cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải
quyết các cơng việc cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt là phƣơng tiện thể hiện quyết định quản lý do
các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nƣớc ban hành trên cơ sở


18
những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của
cơ quan mình nhằm giải quyết các cơng việc cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành
văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức nhà nƣớc có thẩm
quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đƣa ra quy tắc xử sự riêng
đƣợc áp dụng môt lần đối với một hoặc một nhóm đối tƣợng cụ thể, đƣợc chỉ
định rõ.
a) Lệnh: Một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo
luật định nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
b) Nghị quyết: Một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể
ban hành theo luật định nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
c) Quyết định: Một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban
hành theo luật định nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
d) Chỉ thị: Một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành

theo luật định, có tính đặc thù, nhằm đƣa ra Quyết định quản lý cá biệt đối với
cấp dƣới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.
e) Điều lệ, Quy chế, Quy định ...: Văn bản trình bày những vấn đề có liên
quan đến các quy định về sự hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
g) Giấy phép: Văn bản thể hiện sự chấp thuận từ phía cơ quan quản lý
Nhà nƣớc trƣớc nhu cầu, yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhất định về
việc thực hiện những hành vi mà theo quy định của pháp luật cần có sự quản lý
hành chính nhà nƣớc.
Văn bản hành chính cá biệt sẽ bao gồm các quyết định có nội dung cá
biệt, các chỉ thị cũng có nội dung cá biệt, xong cùng với nó là các nghị quyết cá
biệt nhƣ những quyết định bổ nhiệm chức danh, miễn nhiệm chức danh, quyết
định nâng lƣơng hay quyết định khen thƣởng, quyết định kỷ luật đối với các cán
bộ, cơng chức viên chức có hành vi sai phạm, các chỉ thị về nội dung phát động
thi đua hay các văn bản với nội dung về biểu dƣơng ngƣời tốt, việc tốt trong đơn
vị, cơ quan hoặc trong quần chúng nhân dân.
Văn bản cá biệt thƣờng gặp là Quyết định nâng lƣơng, Quyết định bổ
nhiệm miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, công chức, chỉ thị về phát động
thi đua, biểu dƣơng ngƣời tốt việc tốt.
4.3. Văn bản hành chính thơng thường


19
Văn bản hành chính thơng thƣờng là loại văn bản quản lí Nhà nƣớc khơng
mang tính quy phạm pháp luật đƣợc dùng để quy định, quyết định, phản ánh,
thông báo tình hình, trao đổi cơng việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt
động quản lí.
Văn bản hành chính thơng thƣờng dùng để chuyển đạt thơng tin trong
hoạt động quản lý Nhà nƣớc nhƣ: Công bố hoặc thông báo về một chủ trƣơng,
quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi
chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thơng tin giao dịch chính thức

giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nƣớc với tổ chức và cơng dân.
Văn bản hành chính thơng thƣờng không đƣa ra các quyết định quản lý, do đó
khơng đƣợc dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá
biệt. Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau:
Văn bản hành chính thơng dụng có một số đặc điểm nổi bật đó là:
- Thứ nhất, về nội dung của các loại văn bản hành chính thơng thƣờng này
thƣờng mang tính truyền đạt cao về thơng tin quản lý, cũng nhƣ việc ghi nhận
đối với các sự kiện thực tế khách quan nhằm mục đích phục vụ cũng nhƣ đƣa ra
các khía cạnh khách quan khác nhau nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu của công tác
quản lý nhà nƣớc. Ngồi ra thì nội dung của văn bản hành chính thơng thƣờng
cịn đƣợc ban hành ra để đảm bảo đƣợc việc cụ thể hóa đối với văn bản quy
phạm pháp luật cũng nhƣ các văn bản áp dụng pháp luật đang đƣợc triển khai
trong nội bộ của các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nƣớc Việt Nam. Cơng văn
(hay văn bản khơng có tên loại) dùng để giao dịch về cơng việc giữa các cơ quan
đồn thể. Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản. Ví dụ: Cơng
văn góp ý, Cơng văn đề nghị, Công văn yêu cầu…
- Thứ hai, đối tƣợng tác động của văn bản hành chính thơng thƣờng ln
cụ thể, đó có thể là các cơ quan, đơn vị cấp dƣới trực thuộc (Công văn chỉ đạo,
hƣớng dẫn nghiệp vụ…) hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính
thơng dụng (Cơng văn do cấp dƣới ban hành, Báo cáo, Tờ trình…) hay cũng có
thể là cơ quan, tổ chức khác khi cần trao đổi thông tin và phối hợp thực hiện một
cơng việc nào đó. Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi nhƣ Thông
báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án, Chƣơng trình, Kế hoạch, Hợp đồng,
các loại Giấy (Giấy đi đƣờng, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy ủy
nhiệm,…) các loại Phiếu (Phiếu gửi, Phiếu báo, Phiếu trình…).


20
- Thứ ba, tùy thuộc vào nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể đƣợc
áp dụng một lần hay nhiều lần.

Khác với văn bản quy phạm pháp luật đƣợc ban hành để áp dụng nhiều
lần hay văn bản áp dụng pháp luật đƣợc ban hành để áp dụng một lần đối với
trƣờng hợp cụ thể thì văn bản hành chính thơng thƣờng có thể đƣợc áp dụng một
lần hay nhiều lần tùy thuộc vào nội dung văn bản. Đây cũng chính là đặc trƣng
riêng của văn bản hành chính thơng thƣờng.
- Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thơng tin điều hành
nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết
các cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc
trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có
thể phân thành 2 loại chính:
+ Văn bản khơng có tên loại: Cơng văn là văn bản dùng để giao dịch về
công việc giữa các cơ quan đồn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản
không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt Công văn với
loại văn bản hành chính khác. Ví dụ: Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở, trả lời, Công
văn mời họp, công văn giải thích, u cầu, cơng văn kiến nghị, cơng văn chất
vấn….
+ Văn bản có tên loại: Thơng báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án,
Chƣơng trình, Kế hoạch, Hợp đồng, các loại Giấy (Giấy đi đƣờng, Giấy giới
thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy ủy nhiệm,…) các loại Phiếu (Phiếu gửi, Phiếu báo,
Phiếu trình…). Những văn bản loại này thƣờng thể hiện loại tên gọi cụ thể.
- Báo cáo là loại văn bản hành chính đƣợc dùng để trình bày cho rõ tình
hình hay sự việc. Ví dụ nhƣ: Báo cáo tuần, Báo cáo tháng, Báo cáo quý, Báo cáo
năm, Báo cáo định kỳ, Báo cáo đột xuất, Báo cáo chuyên đề, Báo cáo hội nghị;
- Thông báo là loại văn bản hành chính đƣợc dùng để báo cho mọi ngƣời
biết tình hình hoạt động, các thơng tin, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn
bản;Ví dụ nhƣ : Thơng báo nộp phạt hành chính, Thơng báo xử phạt hành
chính,…
- Biên bản là loại văn bản hành chính đƣợc dùng để ghi chép lại những gì
đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ nhƣ: Biên
bản hội nghị, Biên bản nghiệm thu, Biên bản hợp đồng, Biên bản bàn giao.