Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



BÀI TẬP LỚN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn
Giảng viên hướng dẫn: GV. Vũ Đức Huy
Nhóm thực hiện: Nhóm 4
1. Phạm Văn Vương
2. Nguyễn thị Mến
3. Lê Thị Ngọc
4. Chu Đức Cường
5. Ngô Hoàng Việt


Hà Nội, tháng 8 năm 2013

2

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, lao động trí óc dần thay thế cho
lao động chân tay bằng những ứng dụng khoa học kỹ thuật. Góp phần đắc lực trong cuộc
cách mạng khoa học này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin
được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong ngành kinh tế, nó đóng góp một
phần đáng kể vào quá trình hội nhập.
Như chúng ta đã biết, việc quản lý của đa số các khách sạn vẫn tiến hành rất thủ
công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người
quản lý khi muốn xem xét tình trạng phòng trống hay không. Cũng như rất khó có thể

thống kê nhanh chóng được doanh thu của khách sạn theo ngày ,theo tháng, theo quý
…Từ thực tế như vậy mà nhóm chúng em đã tiến hành xây dựng một phần mềm quản lý
khách sạn với giao diện đẹp và dễ sử dụng.
Hệ thống là một chương trình phần mềm cho phép người sử dụng thực hiện một
cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ cập nhật thông tin, thực hiện yêu
cầu báo cáo thống kê một cách chính xác và nhanh chóng…với giao diện làm việc thân
thiện ,tiện dụng đối với người sử dụng hệ thống.
Với sự cố gắng và nổ lực của mình, chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn
thành đề tài này. Xong vẫn còn nhiều thiếu xót chúng em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của thầy và các bạn để cho đề tài của chúng em được hoàn thiện hơn .
Chúng em xin chân thành cảm ơn !

3

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2
MỤC LỤC 3
Phần 1. Khảo sát 5
1. Thông tinh khách sạn khảo sát: 5
2. Cơ cấu tổ chức của khách sạn. 5
3. Quy trình xử lý công việc hiện tại của khách sạn. 7
3.1. Sơ đồ quản lý đặt phòng. 7
3.2. Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ: 8
3.3. Sơ đồ quản lý trả phòng: 8
MÔ TẢ BÀI TOÁN 10
1. Đăng ký phòng 10
2. Đặt phòng trước 10
3. Yêu cầu dịch vụ 10
4. Thanh toán phòng 10

Phần 2. Phân tích chức năng của hệ thống. 11
I. Mô hình phân rã chức năng 11
1. Xác định chức năng của hệ thống: 11
2. Phân tích chức năng của hệ thống: 11
3. Phân rã chức năng của hệ thống: 12
4. Mô tả chức năng hệ thống: 17
II. Mô hình luồng dữ liệu 21
1. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh. 21
2. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh. 22
3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. 23
Phần 3. Phân tích và thiết kế dữ liệu 29
I. Xây dựng mô hình thực thể liên kết. 29
1. Xác định các thực thể, định danh tương ứng. 29
2. Xác định liên kết giữa các thực thể. 29
3. Xác định các thuộc tính. 30
4. Tách liên kết n-n giữa PHÒNG – THIẾT BỊ, KHÁCH HÀNG – DỊCH VỤ. 31
5. Mô hình liên kết thực thể của hệ thống. 32
II. Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic. 33
III. Thiết kế CSDL vật lý. 33
4

1. Lập từ điển dữ liệu vật lý. 33
2. Mô hình dữ liệu vật lý. 39
Phần 4. Thiết kế giao diện 40
1. Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liêu. 40
2. Các biểu mẫu xử lý. 51
3. Thiết kế tài liệu xuất. 63
Phần 5. Thiết kế kiểm soát và chương trình. 70
1. Thiết kê kiểm soát. 70
2. Thiết kế chương trình. 73

Kết luận 76
Tài liệu tham khảo 77


5

Phần 1. Khảo sát
1. Thông tinh khách sạn khảo sát:
Tên khách sạn: Khách sạn Suối Giàng
địa chỉ: Thôn bản phiêng 1 – Xã Sơn Thịnh – Văn Chấn Yên Bái.
2. Cơ cấu tổ chức của khách sạn.


Hình 1.1. Sơ đồ hoạt động của khách sạn.
 Giám đốc khách sạn: có trách nhiệm chính của khách sạn và là người điều hành
khach sạn.
 Phòng nhân sự: Quản lý nhân sự trong khách sạn, có nhiệm vụ chấm công, quản
lý nhân viên trong khách sạn, tuyển dụng nhân viên.
 Phòng kế toán: Quản lý tài chính của khách san,đưa ra kế hoạch tài chính cho
khách sạn, chi trả lương, kiểm soát các hoạt động tài chính của khách sạn.
 Bộ phận lễ tân: Tiếp khách, thực hiện các công việc nhận đặt phòng, check in,
check out và thanh toán cho khách hàng.

 Bộ phận tiếp thị và bán hàng: Quản lý các dịch vụ bán hàng trong khách sạn và
quảng bá về khách sạn.
Giám
đốc
điều
hành
Phòng

nhân sự
Phòng
kế toán
Bộ
phận lễ
tân
Bộ
phận
tiếp thị
và bán
hàng
Bộ
phận
phục vụ
ăn uống
Bộ
phận
buồng
Bộ
phận an
ninh
Bộ
phận
giám
sát và
bảo
dưỡng
trang
thiết bị
6

 Bộ phận phục vụ ăn uống: Quản lý về phục vụ ăn uống cho khách hàng khi
khách hàng có yêu cầu.
 Bộ phận buồng: Thực hiện quản lý buồng phòng, dọn phòng đón khách,đưa khách
lên phòng, kiểm tra trang thiết bị trong phòng khi khách không thuê phòng nữa
Bộ phận an ninh: Quản lý an ninh cho khách sạn, đảm bảo hành lý, sự an toàn của
khách hàng.
 Bộ phận giám sát và bảo dưỡng trang thiết bị: Quản lý các thiết bị trong khách
sạn, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị trong khách sạn.

7

3. Quy trình xử lý công việc hiện tại của khách sạn.
3.1. Sơ đồ quản lý đặt phòng.

Hình 1.2. Sơ đồ quản lý đặt phòng.



a.

Đón tiếp khách hàng
Xác nhận việc đặt phòng
Nhận yêu cầu thuê phòng
của khách hàng
Kiểm tra phòng trong khách
sạn
Trả lời khách hàng (Có
hoặc không)
Giới thiệu hoặc gợi ý cho
khách hàng
Khách hàng đồng ý (Có
hoặc không)
Từ chối cho thuê
Làm thủ tục đăng ký thuê
phòng
Giới thiệu các dịch vụ của
khách sạn
Bàn giao phòng cho khách
hàng
Xác nhận khả năng thanh
toán của khách hàng
Đưa khách đi nhận phòng

Hoàn tất hồ sơ đăng ký thuê
phòng

Đặt phòng trước
Chưa đặt phòng
Không
Không
Có

Có

8

3.2. Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ:

Hình 1.3. Sơ đồ quản lý dịch vụ.
3.3. Sơ đồ quản lý trả phòng:
























Hình 1.4. Sơ đồ quản lý trả phòng.
Nhận yêu cầu trả
phòng
Xác định thông tin trả

phòng
Thanh toán với khách
hàng
Lập hóa đơn
Tổng hợp chi phí phát
sinh
Lưu thông tin trả
phòng
Nhận yêu cầu dịch vụ
của khách hàng
Cung cấp dịch vụ
Lưu thông tin sử dụng
dịch vụ
Tổng hợp thông tin
9

 Nhận xét:
Quỳ trình đặt phòng và trả phòng, lưu thông tin đều được làm thủ công và được lưu trữ
trên excel, trên sổ sách nên có nhiều nhược điểm:
+ Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên xảy ra nhiều sai xót, khó xử lý và lưu
trữ trong nhiều năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm. Tốn thời gian và
công sức của người quản lý, điều hành.
+ Sai xót xảy ra thì khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng ban trong công
ty, nên sự thông nhất không cao.
Chính vì những nhược điểm trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách nhất quán để hiệu
quả và đỡ tốn kém nên việc xây dựng một Hệ thông quản lý khách sạn là cần thiết.
 Xây dựng hệ thống mới.
 Các chức năng của hệ thống mới:
Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn đảm bảo các yêu cầu:
- Tra cứu được thông tin nhân viên.

- Tra cứu được danh sách khách hàng về các thông tin số CMND, mã số khách,…
- Tra cứu được thông tin phòng, ngày giờ khách thuê phòng hay đặt phòng.
- Tra cứu được thông tin về trạng thái của phòng: phòng trống, đang được sửa chữa,
đã được đặt trước hay đang cho thuê.
- Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng. số điện thoại,…
- Tổng kết doanh thu hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Cung cấp thông tin, thanh
toán cho khách hàng, nhân viên.
- Có thể xóa bỏ, tìm kiếm, chỉnh sửa và in tất cả các thông tin.
- Phân quyền người dùng, nhân viên thực hiện một số chức năng nhất định, nhà quản
lý quản lý toàn bộ thông tin của khách sạn.
 Các thông tin sử dụng trong hệ thống mới:
- Thông tin về khách hàng:
Họ tên khách, số CMND(Hộ chiếu), ngày sinh, giới tính, địa chỉ, email, điện thoại.
- Thông tin về nhân viên:
Họ tên, ngày sinh, quê quán, nố CMND, tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện
thoại.
- Thông tin về phòng:
Tên phòng, đặc điểm của phòng, đơn giá phòng, số điện thoại của phòng.
- Thông tin khác:
Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê phòng.

10

MÔ TẢ BÀI TOÁN
1. Đăng ký phòng
Khách hàng đăng ký phòng trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc khách hàng có thể gọi
điện đặt phòng hoặc đặt phòng qua trang web của khách sạn. Khi đăng ký phòng, khách
hàng phải đưa chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nhân viên lễ tân tiếp nhận toàn
bộ thông tin cá nhân, yêu cầu của khách hàng (loại phòng, kiểu phòng, dịch vụ, số ngày
ở)và lưu vào hệ thống.

Khách có thể chọn loại tiền tệ mà khách sạn cho phép sử dụng để thanh toán
phòng.
Nếu khách hàng là một nhóm người thì ghi nhận người trưởng nhóm, mỗi phòng sẽ
có một trưởng nhóm nếu có từ hai người trở lên và trong hóa đơn thanh toán phòng chỉ
ghi tên người này.
2. Đặt phòng trước
Khách hàng có thể đặt phòng trước trực tiếp tại quầy lễ tân của khách sạn hoặc liên
hệ đặt phòng trước qua điện thoại, website của khách sạn. Trong trường hợp đặt phòng
trước thì khách phải đặt cọc một số tiền bằng một số phần trăm giá loại phòng yêu cầu
tương ứng do khách sạn quy định. Nhân viên lấy thông tin khách, cập nhật hệ thống và
sắp xếp phòng.
3. Yêu cầu dịch vụ
Khách hàng yêu cầu dịch vụ với nhân viên lễ tân. Nhân viên ghi nhận thông tin
yêu cầu, lưu vào hệ thống sau đó chuyển yêu cầu cho bộ phận phục vụ phòng phục vụ
khách.
4. Thanh toán phòng
Khách hàng yêu cầu thanh toán phòng với lễ tân. Khách hàng đăng ký số ngày ở
khi đăng ký phòng nhưng có thể ở ít hơn hoặc cao hơn số ngày đã đăng ký. Khi trả phòng
thì ngày trả phòng được tính là thời điểm trả phòng. Giá phòng và dịch khách đã sử dụng
sẽ được quy đổi ra loại tiền tệ khách yêu cầu. Nhân viên in hóa đơn cho khách và cập nhật
hệ thống.
11

Phần 2. Phân tích chức năng của hệ thống.
I. Mô hình phân rã chức năng
1. Xác định chức năng của hệ thống:
- Quản lý hệ thống.
- Quản lý khách hàng.
- Quản lý phòng.
- Quản lý đặt, thuê phòng.

- Quản lý dịch vụ.
- Quản lý thiết bị.
- Quản lý nhân viên.
- Báo cáo thống kê.
2. Phân tích chức năng của hệ thống:
2.1. Quản lý hệ thống.
Quản lý phân quyền cho từng người dùng, quản lý đồng bộ vào sao lưu hệ thống tránh
trường hợp rủi ro xảy ra.
2.2. Quản lý khách hàng.
Quản lý danh sách khách hàng, quản lý phân loại khách hàng, quản lý thông tin khách đến
khách đi, có thể tìm kiếm, sửa đồi thông tin khách hàng khi cần thiết.
2.3. Quản lý phòng.
Quản lý thêm, sửa, xóa thông tin phòng, quản lý trạng thái của phòng, quản lý tiện nghi
trong phòng.
2.4. Quản lý đặt, thuê phòng.
Hệ thống nhận yêu cầu thuê phòng của khách, kiểm tra thông tin khách hàng, kiểm tra
yêu cầu của khách, thực hiện lập hóa đơn thuê phòng khi khách tới thuê, lập hóa đơn trả
phòng khi khách trả phòng.
2.5. Quản lý dịch vụ.
Quản lý thông tin dịch vụ, tình trạng của dịch vụ, lập danh sách dịch vụ (Giặt, là, ăn
uống,…). Thực hiện lập hóa đơn dịch vụ, tổng hợp lại thông tin sử dụng dịch vụ của
khách hàng.
2.6. Quản lý thiết bị.
Lập danh sách thiết bị, quản lý thêm, cập nhật thông tin thiết bị, quảjn lý tình trạng của
thiết bị.


12

2.7. Quản lý nhân viên

Quản lý thông tin của nhân viên, phân loại cán bộ nhân viên.
2.8. Báo cáo thống kê.
Thống kê số lượng khách khàng, thống kê danh sách nhân viên trong khách sạn, báo cáo
tình hình hoạt động của khách sạn theo tháng, theo quý và theo năm.
3. Phân rã chức năng của hệ thống:
3.1. Quản lý hệ thống.
Hình 2.1. Chức năng “Quản lý hệ thống”.

3.2. Quản lý khách hàng.

Hình 2.2. Chức năng “Quản lý khách hàng”.
Quản lý hệ thống
Phân quyền người dùng Đồng bộ và sao lưu
Quản lý
khách
hàng
Thêm
thông tin
khách
hàng
Cập nhật
thông tin
khách
hàng
Phân loại
khách
hàng
Xóa
khách
hàng

13

3.3. Quản lý phòng.

Hình 2.3. Chức năng “Quản lý phòng”.

3.4. Quản lý đặt, thuê phòng.
Quản lý
đặt,
thuê
phòng
Nhận
yêu cầu
thuê
phòng
Kiểm
trang
thông
tin
khách
hàng
Kiểm
tra yêu
cầu thuê
phòng.
Từ chối
và gợi ý
cho
khách
hàng.

Lập hóa
đơn đặt,
thuê
phòng.
Kiểm
tra
phòng.
Lập hóa
hóa đơn
trả
phòng.
Nhận
yêu cầu
trả
phòng
Quản lý
Phòng
Thêm
thông tin
phòng
Cập nhật
thông tin
phòng
Quản lý
tình trạng
phòng
Quản lý
tiện nghi
Xóa phòng
14

Hình 2.4. Chức năng “Quản lý đặt, thuê phòng”.
3.5. Quản lý dịch vụ.
Hình 2.5. Chức năng “Quản lý dịch vụ”.
3.6. Quản lý thiết bị.

Hình 2.6. Chức năng “Quản lý thiết bị”.
Quản lý
dịch vụ
Cập nhật
thông tin
dịch vụ.
Nhận yêu
cầu sử
dụng dịch
vụ.
Trả lời yêu
cầu sử
dụng dịch
vụ.
Lập hóa
đơn sử
dụng dịch
vụ.
Xóa dịch
vụ
Quản lý
thiết bị.
Thêm
thông tin

thiết bị.
Cập nhật
thông tin
thiết bị.
Xóa thông
tin thiết bị.
15

3.7. Quản lý nhân viên.

Hình 2.7. Chức năng “Quản lý nhân viên”.
3.8. Báo cáo thống kê.
Hình 2.8. Chức năng “Báo cáo thống kê”.

Báo cáo
thống kê.
Thống kê
danh sách
khách
hàng.
Báo cáo
doanh thu
dịch vụ.
Báo cáo
doanh thu
phòng.
Thống kê
danh sách
nhân viên.
Quản lý

nhân viên.
Thêm
thông tin
nhân viên.
Cập nhật
thông tin
nhân viên.
Xóa thông
tin nhân
viên.
Tìm kiếm
thông tin
nhân viên.
16

MÔ HÌNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

Hình 2.9. Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống.
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
quản lý
hệ thống
Phân
quyền
người
dùng.
Đồng bộ
vào sao
lưu.
Quản lý
khách

hàng
Thêm TT
khách
hàng
Cập nhật
TT khách
hàng.
Phân loại
khách
hàng.
Xóa
khách
hàng.
Quản lý
phòng
Thêm TT
phòng
Cập nhật
TT
phòng.
Quản lý
tình trạng
phòng.
Quản lý
tiện nghi.
Xóa
phòng.
Quản lý
đặt, thuê
phòng

Nhận yêu
cầu của
khách
hàng
Kiểm tra
TT khách
hàng.
Kiểm tra
yêu cầu
của
khách
hàng.
Từ chối
và gợi ý
cho
khách
hàng.
Lập hóa
đơn đặt,
thuê
phòng.
Kiểm tra
phòng.
Lập hóa
đơn trả
phòng.
Nhận yêu
cầu trả
phòng.
Quản lý

dịch vụ
Cập nhật
thông tin
dịch vụ.
Nhận yêu
cầu sử
dụng
dịch vụ.
Trả lời
yêu cầu
sử dụng
dịch vụ.
Lập danh
sách sử
dụng
dịch vụ
Xóa dịch
vụ.
Quản lý
thiết bị
Thêm
thông tin
thiết bị.
Cập nhật
thông tin
thiết bị.
Xóa thiết
bị.
Quản lý
nhân

viên
Thêm
thông tin
nhân
viên
Cập nhật
thông tin
nhân
viên.
Xóa
thông tin
nhân
viên.
Tìm
kiếm
thông tin
nhân
viên.
Báo cáo
thống kê
Thống kê
danh
sách
khách
hàng.
Báo cáo
doanh
thu dịch
vụ.
Báo cáo

doanh
thu
phòng.
Thống kê
danh
sách
nhân
viên.
17

4. Mô tả chức năng hệ thống:
4.1. Quản lý hệ thống:
- Chức năng “phân quyền người dùng”: Mỗi nhân viên có một nhiệm vụ riêng của
mình, ví dụ: nhân viên lễ tân có nhiệm vụ thực hiện lập hóa đơn, thêm mới thông
tin khách hàng, tìm kiếm, cập nhật, …; Nhân viên buồng phòng có nhiệm vụ quản
lý các dịch vụ trong khách sạn, thêm mới dịch vụ, cập nhật thông tin dịch vụ,….
- Chức năng “đồng bộ vào sao lưu”: Người quản lý sẽ sao chép toàn bộ thông tin tại
một thời điểm để tránh trường hợp thất lạc thông tin có thể sử dụng lại những
thông tin đã sao chép.
4.2. Quản lý khách hàng:
- Chức năng “thêm thông tin khách hàng”: Khi khách hàng đến thuê phòng nhân
viên lễ tân sẽ hỏi thông tin khách hàng, sau đó kiểm tra thông tin khách hàng, nếu
chưa có thì thêm thông tin khách hàng vào danh sách khách hàng, nếu có rồi thì
tiến hành lấy thông tin khách hàng từ sổ khách hàng ra.
- Chức năng “cập nhật thông tin khách hàng”:Khi thông tin khách hàng thay đổi
nhân viên sẽ thực hiện sửa đổi lại thông tin khách hàng.
- Chức năng “phân loại khách hàng”: Phân loại khách hàng theo các chuẩn như:
khách VIP, khách thường, khách đi theo đoàn, khách đi đơn lẻ,….
- Chức năng “xóa khách hàng”:
4.3. Quản lý phòng:

- Chức năng “thêm thông tin phòng”: Khi khách sạn có thêm phòng mới thì nhân
viên sẽ thêm mới các thông tin về phòng vào sổ sách.
- Chức năng “cập nhật thông tin phòng”: Thông tin phòng có thể được thay đổi khi
thông tin phòng thay đổi người ta lấy sổ quản lý thông tin phòng và tìm kiếm
phong có thông tin thay đổi và tiến hành thay đổi thông tin cho phù hợp.
- Chức năng “quản lý tình trạng phòng”: Các phòng sẽ được quản lý về tình trạng
như là đã được đặt phòng, đang cho thuê hay phòng còn trống. Khi phòng không
có ai ở và cũng chưa có ai đặt phòng thì phòng đang trong tình trạng trống, khi có
khách hàng đặt phòng trước thì người ta sẽ kiểm tra phòng và lấy sổ sách quản lý
phòng ra thay đổi thông tin tình trạng phòng trống sang phòng đã được đặt, khi
khách hàng thuê phòng thì thông tin sẽ được thay đổi sang tình trạng đang được
thuê, khi khách hàng trả phòng thì tình trạng phòng được nhân viên sửa đổi về
trạng thái phòng trống.
18

- Chức năng “quản lý tiện nghi”: Các phòng trong khách sạn được quản lý tiện nghi
và được phân loại theo tiện nghi, người ta dựa vào yêu cầu về tiện nghi phòng của
khách sẽ tìm kiếm và thông báo cho khách hàng.
- Chức năng “xóa phòng”: Khi một phòng đang không được sử dụng nữa, hoặc
được chuyển đổi sang mục đích sử dụng khác thì người ta tiến hành mở sổ sách và
tìm đến phòng không được sử dụng hoặc bị chuyển đổi mục đích sử dụng và tiến
hành xóa phòng.
4.4. Quản lý đặt, thuê phòng:
- Chức năng “nhận yêu cầu của khách”: Khi có yêu cầu thuê hay đặt phòng từ khách
hàng nhân viên lễ tân sẽ nhận yêu cầu của khách hàng và ghi lại các thông tin của
khách hàng như tên, tuôi, CMND, địa chỉ, điện thoại, email, các yêu cầu về phòng
đặt ghi vào sổ đặt, thuê phòng phòng.
- Chức năng “kiểm tra thông tin khách hàng”: Nhân viên lễ tân sẽ mở sổ quản lý
khách hàng ra và tìm kiếm xem thông tin khách hàng đã có trong sổ khách hàng
chưa? Nếu chưa có thì tiến hành thêm mới thông tin khách hàng, nếu có rồi thì

kiểm tra xem khách hàng thuộc loại khách hàng nào? (khách bình thường, khách
VIP, khách du lịch, ….), rồi tiến hành kiểm tra yêu cầu của khách hàng.
- Chức năng “kiểm tra yêu cầu của khách”: Nhân viên lễ tân sẽ mở số quản lý phòng
ra kiểm tra thông tin phòng về trạng thái phòng xem phòng có trống hay không?
Rồi trả lời lại cho khách hàng.
- Chức năng “từ chối và gợi ý cho khách”: Nếu sau khi nhân viên kiểm tra về phòng
mà khách yêu cầu mà không còn trống hoặc đã được đặt trước thì nhân viên lễ tân
sẽ trả lời từ chối phòng khách hàng yêu cầu và nhân viên sẽ mở sổ quản lý phòng
tìm những phòng còn trống và gợi ý cho khách hàng.
- Chức năng “lập hóa đơn đặt và thuê phòng”: Khi yêu cầu của khách hàng được
thỏa mãn hoặc gợi ý cho khách hàng về phòng khách mà khách hàng đồng ý thì
tiến hành lập hóa đơn đặt, thuê phòng. Và nhân viên sẽ ghi lại thông tin vào sổ hóa
đơn đặt, thuê phòng.
- Chức năng “kiểm tra phòng”: Khi khách hàng tới trả phòng thì nhân viên buồng
phòng sẽ đến kiểm tra phòng và dọn phòng, nếu có vấn đề gì xảy ra với phòng
nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho nhà quản lý của khách sạn để tiến hành xử lý.
- Chức năng “lập hóa đơn trả phòng”: Khi khách hàng trả phòng thì nhân viên lễ tân
sẽ mở sổ quản lý phòng kiểm tra xem thông tin phòng của khách hàng cho thuê
xem khách hàng đến thuê từ ngày nào từ đó tính tiền cho khách hàng về thuê
19

phòng, nhân viên lễ tân mở sổ quản lý dịch vụ và tìm thông tin những hóa đơn dịch
vụ của khách hàng về những dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng ở khách sạn rồi từ
đó tổng hợp lại lập hóa đơn trả phòng cho khách hàng.
- Chức năng “nhậm yêu cầu trả phòng”: Sau khi khách hàng thanh toán xong nhân
viên lễ tân tiến hành in hóa đơn và đưa cho khách hàng, sau đó mở sổ quản lý
phòng ra cập nhật lại thông tin phòng về trạng thái trống.
4.5. Quản lý dịch vụ:
- Chức năng “cập nhật thông tin dịch vụ”: khi có một dịch vụ mới nhân viên sẽ tiến
hành mở sổ dịch vụ và thêm dịch vụ mới vào, hoặc khi một dịch vụ được thay đổi

về mặt thông tin thì nhân viên sẽ mở sổ dịch vụ và tìm thông tin dịch vụ cũ sau đó
thay đổi thông tin của dịch vụ.
- Chức năng “nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ”: khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch
vụ, nhân viên sẽ mở sổ dịch vụ ra và tìm kiếm thông tin về dịch vụ mà khách hàng
yêu cầu xem có hay không? Rồi trả lời yêu cầu cho khách hàng.
- Chức năng “trả lời yêu cầu sử dụng dịch vụ”: sau khi kiểm tra yêu cầu dịch vụ cho
khách hàng, nếu dịch vụ mà khách hàng yêu cầu tiến hàng lập hóa đơn sử dụng
dịch vụ cho khách hàng, nếu không có dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì nhân
viên sẽ thông báo cho khách hàng biết và từ chối yêu cầu dịch vụ của khách hàng.
- Chức năng “lập danh sách sử dụng dịch vụ ”: khi yêu cầu của khách hàng được
thỏa mãn nhân viên tiến hành lập hóa đơn sử dụng dịch vụ, nhân viên sẽ mở sổ hóa
đơn dịch vụ kiểm tra xem khách hàng đã sử dụng dịch vụ này chưa, nếu có thì tiến
hành thày đổi thông tin về số lần sử dụng dịch vụ cho khách, nếu không thì thêm
mới thông tin dịch vụ cho khách hàng, sau đó những thông tin về sử dụng dịch vụ
sẽ được chuyển tới phòng lễ tân để nhân viên lễ tân tổng hợp lại và tiến hành ghi
vào hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
- Chức năng “xóa dịch vụ”: Khi một dịch vụ không còn được sử dụng nữa thì nhân
viên sẽ mở sổ quản lý dịch vụ ra và tìm kiếm thông tin về dịch vụ mà không còn sử
dụng nữa và tiến hành xóa thông tin về dịch vụ đó.
4.6. Quản lý thiết bị:
- Chức năng “thêm thông tin thiết bị”: các thông tin của thiết bị được quản lý trong
sổ thiết bị, khi có một thiết bị mới thì nhân viên sẽ tiến hành mở số thiết bị ra và
thêm mới thông tin của thiết bị vào sổ quản lý thiết bị.
20

- Chức năng “cập nhật thông tin thiết bị”: Khi thông tin của thiết bị được thay đổi
nhân viên tiến hành mở sổ thiết bị ra tìm kiếm thông tin của thiết bị sẽ được thay
đổi và thay đổi thông tin của thiết bị vào sổ.
- Chức năng “xóa thiết bị”: Khi một thiết bị không còn được sử dụng nữa thì nhân
viên tiến hành mở sổ sách và tìm kiếm thông tin của thiết bị không còn được sử

dụng này và xóa thông tin của thiết bị đi. Trước khi xóa thông tin của thiết bị nhân
viên phải xóa toàn bộ thông tin của thiết bị đó trong phòng.
4.7. Quản lý nhân viên:
- Chức năng “thêm thông tin nhân viên”: khi một nhân viên mới được tuyển vào làm
thì nhà quản lý nhân viên sẽ mở sổ quản lý nhân viên ra và thêm mới thông tin
nhân viên vào.
- Chức năng “cập nhật thông tin nhân viên”: thông tin nhân viên khi có sự thay đổi
thì nhà quản lý nhân viên sẽ mở sổ quản lý nhân viên tiến hành tìm kiếm nhân viên
theo mà nhân viên hoặc theo tên nhân viên và thực hiện cập nhật lại thông tin của
nhân viên.
- Chức năng “xóa nhân viên”: khi một nhân viên bị sa thải hoặc xin nghỉ hay vì lí do
gì đó không làm nữa thì nhà quản lý nhân viên sẽ mở sổ quản lý nhân viên và tiến
hành tìm kiếm thông tin nhân viên đó và tiến hành xóa thông tin của nhân viên đó.
- Chức năng “tìm kiếm thông tin nhân viên”: khi muốn tìm kiếm thông tin của một
nhân viên thì nhà quản lý nhân viên sẽ mở sổ quản lý nhân viên ra và tiến hành tìm
kiếm thông tin nhân viên theo mã, theo tên nhân viên hoặc theo chức vụ của nhân
viên.
4.8. Báo cáo thông kê:
- Chức năng “thống kê sách khách hàng”: sau mỗi tháng, quý, năm nhân viên sẽ
thống kê lượng khách trong tháng đã đến thuê phòng tại khách sạn, nhân viên sẽ
mở sổ hóa đơn khách hàng tổng hợp lại thông tin của những khách hàng đã đến
thuê hàng trong tháng, quý, hoặc năm.
- Chức năng “báo doanh thu dịch vụ”: nhân viên sẽ mở sổ hóa đơn dịch vụ và tổng
hợp lại toàn bộ danh thu dịch vụ báo cáo lên nhà quản lý theo từng tháng, từng
quý, từng năm.
- Chức năng “báo doanh thu phòng”: nhân viên sẽ mở sổ hóa phòng và tổng hợp lại
toàn bộ danh thu phòng báo cáo lên nhà quản lý theo từng tháng, từng quý, từng
năm.
21

- Chức năng “thống kê danh sách nhân viên”: sau mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm
danh sách nhân viên trong khách sạn sẽ được thống kê và báo cáo lên nhà quản lý
khách sạn.
II. Mô hình luồng dữ liệu.
1. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh.


















TT: Thông tin

Hình 2.10. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh.
QUẢN LÝ KHÁCH
SẠN
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG

NHÀ QUẢN LÝ
TT nhân viên thay đổi


TT khách hàng thay đổi


TT khách hàng mới


TT khách hàng bị xóa


TT dịch vụ thay đổi


TT dịch vụ mới

TT dịch vụ bị xóa





Hóa đơn phòng, dịch vụ
Thông báo từ chối và gợi ý
Thanh toán
TT của khách hàng
TT yêu cầu đặt, thuê phòng
TT yêu cầu sử dụng dịch vụ

Danh sách nhân viên

Doanh thu phòng

Doanh
thu dịch vu


Danh sách khách hàng

22

2. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh.

TT: Thông tin

Hình 2.11. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh.
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG
NHÀ QUẢN LÝ
Quản lý
hệ thống
Quản lý
nhân viên
Quản lý đặt,
thuê phòng
Quản lý
phòng
Quản lý
khách hàng
Báo cáo
thống kê
Quản lý
dịch vụ
Quản lý
thiết bị
Nhân viên
Người dùng
Phòng
Khách hàng
Dịch vụ sử dụng
Thiết bị

Dịch vụ sử dụng
Nhân viên
Hóa đơn phòng
TT Nhân viên bị xóa
TT Nhân viên thay đổi
TT Nhân viên mới
TT Dịch vụ mới

TT Thiết bị mới

Dịch vụ
23

3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
3.1. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý hệ
thống”.











Hình 2.12. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý hệ thống”.
3.2. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý khách
hàng”.

Hình 2.13. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý khách hàng”.
Đồng bộ và
sao lưu
Xóa khách
hàng
NHÂN VIÊN
Khách hàng
Phân loại
khách hàng
Thêm TT
khách hàng
Phân quyền
người dùng
NHÂN VIÊN
Người dùng

Cập nhật TT
khách hàng
24

3.3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý phòng”.

Hình 2.14. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý phòng”.


Quản lý tình
trạng phòng
NHÂN VIÊN
Phòng
Quản lý tiện nghi
Xóa phòng
Cập nhật thông
tin phòng
Thêm thông tin

phòng
Thiết bị
25

3.4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý đặt, thuê phòng”.

KT: Kiểm tra
TT: Thông tin



Hình 2.15. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý đặt thuê phòng”.
Kiểm tra TT
khách hàng
Nhận yêu cầu
của khách hàng
KT yêu cầu
khách hàng
Từ chối và gợi
ý
Lập hóa đơn
đặt, thuê phòng
Kiểm tra
phòng
Lập hóa đơn
trả phòng
Nhận yêu cầu
trả phòng
Thiết bị
NHÂN VIÊN
NHÂN VIÊN
Nhân viên
Khách hàng
Phòng
Phòng
Hóa đơn phòng

Dịch vụ sử dụng