Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ – P. 5 Kỹ năng trình bày pdf

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH



5. K nng trình bày

Tháng 11, 2003









Da trên tài liu ca trng i hc Qun lý Henley và
Vin Công ngh Massachusetts

Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
K THUT VÀ K NNG TRÌNH BÀY

Trình bày mt ch đ có hiu qu, lôi cun đc s chú ý và đng
tình t phía ngi nghe, và có th tóm tt các khái nim phc tp
bng nhng t ng đn gin là k nng c bn ca mi mt trng
nhóm.

Trong tài liu này, bn s hc cách to s đng tình t phía ngi
nghe, trình bày mt ch đ có th lôi cun khán gi và làm cho h
chp nhn các ý tng ca bn.

1. Lý thuyt giao tip

Quá trình giao tip bao gm các yu t sau đây:
• Ngi gi: là ngi gi đi mt thông đip (ai)
• Ngi nhn: là (nhng) ngi nhn thông đip (nhng
ngi nhn)
• Thông đip: ni dung hoc mc đích chính (cái gì)
• Mã tín hiu: ngôn ng mà thông đip đc gi đi: t
ng, hình nh…
• Kênh: Phng tin mà bn chn la đ gi thông
đip (bng cách nào): din thuyt, bài vit, chiu phim v.v .
• “Ting n”: Các cn tr trong kênh giao tip (t ng sai,
ting lóng, nghe không rõ v.v.)

D án Phát trin ô th ng Hi 1
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
2. Chun b Trình bày

Chun b tài liu trình bày:


• Tài liu cn phi đc chun b trc mt vài ngày đ có
thoi gian kim tra li các tài liu cng nh các công c
trc quan trc khi trình bày.
• Chin lc trình bày phi phù hp vi đi tng d kin:
các chính tr gia mun nghe v nhng con s, các nhà
khoa hc mun nghe v nhng lp lun đã đc chng
minh, các thành viên ca mt cng đng mun nghe v vai
trò và trách nhim và mc đ tham gia ca h vào mt d
án v.v
• Lp dàn bài mt cách có lô-gíc và ghi nhng đim chính
ca phn trình bày ca bn.
• Phi hp vi các dng c trc quan, chng hn nh phim
đèn chiu, các bc nh ln, bng trng v.v
• Nu bn cm thy cn thit, hay ch đ trình bày mang
mt s đim quan trng có tính chin lc, cn chun b
mt ít tài liu tham kho đ phân phát.

Xây dng chin lc trình bày


Ni dung:
•  giáo dc, thông tin, thuyt phc, hay … gii
trí?
• Có bao nhiêu chi tit (hu ích) cn trình bày?
Phong cách:
• Mc đ thut ng k thut?
• Lôi cun khán gi đi trà hay gii chuyên môn?

D án Phát trin ô th ng Hi 2
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
Cu trúc :
Trc tip
(D thc hin
hn)
Gián tip
(Thông dng
hn)
Thông tin
Các kt qu
chính, kèm theo
dn chng
Dn chng, đi
đn kt qu
Thuyt phc
Tranh lun ,
kèm theo dn
chng

Dn chng dn
đn tranh lun

Chn la cu trúc phù hp


Mt phng pháp hu ích đc s dng đ xây dng tài liu
trình bày ca bn là phân tích t theo cp đ. Nói đn gin,
bn cn xác đnh nhng yêu cu tng th  mc cao nht,
sau đó phân loi các yêu cu này thành tng phn nh hn,

cho đn khi bn có th đt tiêu đ cho các t chiu. iu này
đm bo tính liên tc ca ch đ và là phng tin quan trng
giúp bn điu chnh thi gian trình bày. Bn cng có th phân
loi các ni dung trình bày thành các ch đ đn gin, trung
bình và phc tp, và b trí thi gian trình bày khong 1,3,6
phút cho tng loi, do đó, bn cn chun b khong 15 t
chiu trong khong 1 gi trình bày.

Phn gii thi:
• Lôi cun s quan tâm và trình bày s liên quan
ca ch đ đi vi ngi nghe
• Xây dng mi quan h và s tín nhim đi vi
ngi nghe
• Trình bày ch đ chính và gii thiu ni dung
chng trình
D án Phát trin ô th ng Hi 3
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
Thân bài:
• Hn ch trong vòng 5 phn hoc đim chính
• iu chnh các ni dung da theo kh nng và
nhu cu ca ngi nghe
• B trí thi gian da trên chng trình
Kt lun:
• Tóm tt các đim chính
• Lu ý các hn ch
• a ra các hot đng tip theo.

To dng c trc quan đ nâng cao hiu qu phn trình
bày ca bn

S dng phim đèn chiu:
Các tm phim đèn chiu thng d làm và không tn kém.
Bn có th thay đi trt t hoc điu chnh nhanh bng cách
vit tay. Phng pháp này có đ tin cy cao do s dng công
ngh đn gin.

Chiu bng máy vi tính:
Chiu bng máy vi tính thng có sc lôi cun hn vì trông
hin đi hn. Tuy nhiên, s dng phng pháp này thng
hay gp vn đ nu có nhiu ngi cùng s dng mt máy vi
tính do cách đnh dng khác nhau, chng trình phn mn
khác nhau v.v. Trong trng hp này, phi luôn chun b
phim đèn chiu d phòng. Ngoài ra, đèn chiu máy vi tính
thng cn phòng ti, và không phi bt c mt phòng hp
nào cng có rèm ca s. Phng pháp này phi s dng các
thit b cng knh.

D án Phát trin ô th ng Hi 4
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
Các gi ý khi s dng phim đèn chiu hoc slide (t
chiu cho máy vi tính):
• S dng các du chm đu câu thay vì các đon vn dài
• a vào các hình nh, các biu đ hoc các bn v
• iu chnh c ch tu theo đ ln ca phòng. Phòng rng
cn phông ch ln hn.
• Không s dng nhng phông ch khó đc
• Không đnh dng vn bn theo chiu dc
• S dng nhng màu nh đ tránh vic ngi nghe ch chú
ý đn hình thc hn ni dung
• S dng các đ th thay cho các bng thng kê s li

• S dng cùng mt kiu khuôn mu
• S dng ti đa 60 t trong mt t chiu (hoc 30 t ting
Anh)
• Chú ý đt t chiu đúng v trí và đúng trt t

Tài liu tham kho:
Vic chun b các tài liu đ tham kho rt quan trng khi bn
không có đ thi gian đ đi sâu vào các vn đ và bn mun
ngi nghe có các tài liu v nhng gì mà bn đã trình bày,
hoc giúp ngi nghe t ghi chú trong lúc trình bày giúp cho
vic điu chnh hoc s dng sau này. Ngoài ra, vic phát tài
liu tham kho còn th hin tính chuyên nghip và giúp cng
c thêm phn trình bày ca bn. Tài liu tham kho cn phi
đc phát trc khi trình bày, đ ngi nghe có th b sung
các ghi chép ca h. Các tài liu này cng có th cu nguy
trong trng hp mt đin hoc thit b b hng.

D án Phát trin ô th ng Hi 5
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
Áp phích:
Áp phích thng có tác dng minh ho và giúp cng c phn
trình bày ca bn. Không nên đt áp phích  trong phòng hp
đ tránh vic ngi nghe b phân tán mà nên đt  bên ngoài
đ ngi nghe có th xem trong gi gii lao, trc hoc sau
phn trình bày. Áp phích thng bao gm các biu đ, tranh
nh vi câu chú thích ngn và cn cung cp nhiu chi tit hn
phn trình bày ca bn. i vi các câu chú thích, cn lu ý
không nên quá màu mè.

Kim tra phòng hp:

• Kim tra phòng hp ít nht hai gi trc khi trình bày.
• a đim có đ ln đ có th s dng các dng c trc
quan nh đèn chiu hay không?
• Màn hình có đ ln đ nhng ngi ngi sau vn có th
đc?
• V trí ca bn trong lúc trình bày nh th nào: trên b đng,
sau bàn? ngi hay đng?
• H thng âm thanh hot đng tt không?
• Tài liu trình bày ca bn đã sn sàng và đy đ cha?
• Các vn phòng phm khác (bút, bút vit bng) đã đy đ
cha?

Cn kim tra vic lp đt và th trc các thit b đc s
dng trình bày trc cuc hp. Rt là khó chu nu nh mi
nói câu đu tiên ca phn trình bày bn đã phi dng li đ
sa li màn hình hay điu chnh đèn chiu. Chun b bóng đèn
chiu d phòng trong trng hp bóng b cháy, và áp phích
cng s cn thit đúng lúc bn mun s dng?
D án Phát trin ô th ng Hi 6
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
3. Thuyt trình

• Cn nh rng ngi nghe đng v phía bn. Khi tham d
h đã cho bn thy h rt quan tâm đn đ tài bn trình
bày.
• Khi nói, cn chú ý tc đ. Bn cn đánh giá hiu qu ca
thông đip mà bn trình bày. S dng phim đèn chiu/slide
đ xác đinh tc đ.

• Ngi nghe ch tip thu mt s ý tng mi. Chn la và
tách riêng nhng đim quan trng và tip tc cng c các
đim đó.
• Không gì chán hn đi vi khán gi khi bn c cúi đu và
đc tng t mt bài vit đã đc chun b t trc.
• Phát huy ti đa các k nng truyn thông ca bn:
- Nhìn vào khán gi trong lúc trình bày
- Trình bày mt cách sinh đng, nhng không thái
quá
- S dng đng tác phù hp đ nâng cao kh nng
truyn đt ca bn
• Tránh s dng đi t “tôi”.
• Khiu hóm hnh rt quan trng, tuy có yu t ri ro. Có th
s dng mt s tài liu vui, nhng tránh gây xúc phm
khán gi.
• S dng mt s hot đng, mt s trò chi và to c hi
đ xây dng mi quan h tt vi khán gi
• iu quan trng nht là bn cn trình bày mt cách thoi
mái, và luôn ti ci. Ngi nghe s cm thy gn gi
vi bn hn.

D án Phát trin ô th ng Hi 7
Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày
Gi ý trong trng hp gp phi vn đ:

• Làm gì trong trng hp b mt đin?
- Thay đi trt t trình bày, t chc mt vài hot đng
nhóm cho đn khi có đin tr li.
- Xem đây nh mt th thách và chia s chuyn vui vi
khán gi, ví d nh yêu cu Giám đc Nhà máy đin

trình bày vi khán gi cách gii quyt vn đ nh th
nào, trong trng hp ông ta có mt

• Làm gì trong trng hp đèn chiu hay máy vi tính b
hng?
- Cho ngh gii lao sm
- C gng gii quyt trc trc trong gi gii lao
- Chuyn qua s dng các dng c trc quan khác (bng
kp giy, tài liu tham kho, bng vit)

4. Tr li các câu hi


 Lng nghe cn thn toàn b câu hi.
 Tìm thi gian đ suy ngh bng cách nói rng bn s tr li
sau gi gii lao vì đây là mt câu hi quan trng, cn đc
tr li đy đ.
 Trung thc v nhng vn đ bn cha bit, đng bao gi
nói di.
 Tránh ch hi thoi vi mt ngi.
D án Phát trin ô th ng Hi 8

Mun bit thêm thông tin và tài liu:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM
D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:


D án Phát Trin ô th ng Hi do

C quan Hp tác và Phát trin Thu S tài tr