Tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Công ty VITEX - Thực trạng và giải pháp

Lời mở đầu
Đất nớc chúng ta đang bớc vào thời kỳ đổi mới toàn diện và sâu sắc.
Nền kinh tế thị trờng tạo ra nhịp sống mới, trong xu hớng quốc tế hoá mọi
mặt đời sống xã hội, Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ra đời cùng với nền
kinh tế thị trờng đã thúc đẩy giao lu Thơng mại quốc tế. Ngày nay, Hội
chợ triển lãm thơng mại không chỉ diễn ra trong phạm vi của một nớc mà
còn trên toàn thế giới. Nó cho phép các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm,
tự khẳng định mình với bạn hàng và ngời tiêu dùng, tăng cờng giao lu kinh
tế, khoa học công nghệ, văn hoá xã hội... Tốc độ tăng trởng của nền kinh
tế đã kéo theo sự gia tăng của các hoạt động Hội chợ triển lãm thơng mại,
nó nh là một đòi hỏi khách quan của đời sống kinh tế. Hiện nay không một
nớc nào trên thế giới không tìm cách phát huy thế mạnh của loại hình này.
Trong thời kỳ tập trung bao cấp, hoạt động Hội chợ triển lãm thơng
mại rất mờ nhạt. Nhng từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng, Hội chợ triển
lãm thơng mại ở Việt Nam đã có những bớc phát triển rõ rệt. Số lợng các
Hội chợ triển lãm thơng mại diễn ra ngày càng nhiều trên phạm vi cả nớc
và quốc tế. Những Hội chợ triển lãm thơng mại này đã đạt đợc những
thành công nhất định nhng để tổ chức Hội chợ triển lãm thơng mại một
cách có hiệu quả vẫn còn là một vấn đề còn tồn tại ở Việt Nam.
Bằng lý luận và thực tiễn tiếp thu đợc trong nhà trờng và thời gian
thực tập trong thời gian qua, tôi đã chọn đề tài : Tổ chức - Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại tại Công ty VITEX - Thực trạng và giải pháp làm
luận văn tốt nghiệp. Luận văn đề cập đến : hoạt động tổ chức Hội chợ triển
lãm thơng mại, các biện pháp mà Công ty VINEXAD đã thực hiện, những
tồn tại và các giải pháp khắc phục đối với mô hình tổ chức Hội chợ triển
lãm thơng mại hiện nay.
1
Trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp tôi có sử dụng các biện pháp
phân tích và so sánh, kết hợp giữa lý luận với quan sát thực tế. Nội dung cơ
bản của luận văn mà tôi trình bày gồm các vấn đề sau :
Chơng I : Lý luận chung về Hội chợ triển lãm thơng mại

Chơng II : Thực trạng tổ chức Hội chợ triển lãm thơng mại của Công ty
VINEXAD.
Chơng III : Các giải pháp hoàn thiện tổ chức Hội chợ triển lãm thơng
mại của Công ty VINEXAD
Do thời gian có hạn và những hạn chế nhất định về kinh nghiệm cũng
nh khả năng lý luận, luận văn của tôi không thể tránh khỏi những sai sót.
Vì vậy, tôi rất mong đợc sự chỉ bảo của các thầy, cô giáo, các chú bác
trong Trung tâm cùng toàn thể các bạn để luận văn đợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện
Trơng Huy Trận
2
Chơng I
I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần thơng mại du lịch và hội chợ triển lãm quốc tế Vitex
(Vietnam International Trade Tourism and Exhibition joint stock
company) có trụ sở giao dịch chính tại 52-54 Phố Hàng Bồ Hà Nội đợc
thành lập theo quyết định số 749/QĐ-UB ngày 09/02/1999 của UBND
Thành phố Hà Nội về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nớc sang Công ty cổ
phần.
Công ty VITEX là đơn vị kinh tế có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, có
tài khoản tại ngân hàng và hạch toán độc lập, tự điều chỉnh đờng lối, cơ
cấu tổ chức để hoạt động có hiệu quả nhất.
Với mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm thị trờng, mở
rộng thị trờng kinh doanh trong và ngoài nớc, Công ty cổ phần thơng mại
Du lịch và Hội chợ quốc tế (VITEX) đã tổ chức đa nhiều đoàn doanh
nghiệp Việt Nam tham gia các hội chợ lớn trên thế giới nh Mỹ, Pháp, Anh,
Nga, Hồng Kông, Canađa, Australia, Bỉ v.v... Đặe biệt trong năm 2001,
VITEX tổ chức đa nhiều đoàn doanh nghiệp tham gia các hội chợ chuyên
ngành về quà tặng, đồ nội thất, thủ công mỹ nghệ... là những mặt hàng mà

Việt Nam rất có lợi thế thơng mại.
VITEX đồng thời còn cung cấp các dịch vụ khác nh:thơng mại , du lịch,
đại lý vé máy bay đi các nớc, in ấn quảng cáo, xuất nhập khẩu...
II. Công ty cổ phần thơng mại du lịch và hội chợ triển lãm Quốc tế kinh
doạnh các ngành nghề sau:
-Tổ chức hội chợm triển lãm chuyên đề về kinh tế, khoa học kỹ thuật ở
trong và nớc quảng cáo thơng mại (panô tấm lớnm các ấn phẩm , băng
hình đĩa hìmh quảng cáo trên các trên các phơng tiện thông tin đại
chúng ), in ấn phát hành các loại ấn phẩm.
3
- Làm các dịch vụ phục vụ cho giao lu kinh tế, xúc tiến thơng mại trong và
ngoài nớc trực tiếp thị trờng, đại lý vé máy bay, đại lý hàng hoá, môi giới
dịch vụ thơng mại và đầu t xuất nhập khẩu
- Kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế, dịch
vụ hợp tác lao động quốc tế,.
- Thu mua kinh doanh dợc liệu, dợc phẩm
- Mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trờng trong và ngoài nớc
- T vấn thơng mại, đầu t và chuyển giao công nghệ
- Kinh doanh hàng tiêu dùng và t liệu sản xuất nh công nghệ phẩm,
kim khí điện máy, hàng nông, lâm sản, vật liệu xây dựng, trang trí nội
thất...
II- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
1- Tổ chức bộ máy
4
Ban Giám đốc : Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là ngời chịu trách
nhiệm toàn diện trớc Nhà nớc, Bộ chủ quản và Công ty về mọi hoạt động
của Công ty mình. Giám đốc do Bộ Trởng Bộ Thơng mại bầu hoặc miễn
nhiệm. Giúp cho Giám đốc có các Phó Giám đốc và một Kế toán trởng.
Mỗi Phó Giám đốc Công ty đợc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh
5

Ban Giám đốc
Toà soạn
Tờ thông
tin QC
ảnh
Chi
nhánh
Vinexad
tại
TPHCM
Phòng
Tư vấn
Phòng
Đối ngoại
Phòng
Quản lý
Kinh tế
Phòng
tổ chức
HC
Trung
tâm
quảng
cáo
TM
Trung tâm
thiết kế in
Hợp
doanh
ADVIAD

Trung
tâm Hội
chợ thư
ơng mại
Trung
tâm thiết
kế dàn
dự
HCTM
VP Đại
diện
Nam
Định
Trung tâm Du lịch và Xúc
tiến thương mại
Trung tâm Tổng Đại lý Thư
ơng mại
Xí nghiệp Kinh doanh thiết bị
Quảng cáo và dịch TM
Xí nghiệp Thiết bị kỹ thuật và
máy văn phòng
vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực công tác đợc
giao.
Dới Ban Giám đốc có các phòng nghiệp vụ nh Phòng Tổ chức Hành
chính, Phòng Quản lý kinh tế, Phòng Đối ngoại, Toà soạn tờ Thông tin
Quảng cáo. Các phòng này phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty
và pháp luật Việt Nam về các văn bản hớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
do phòng soạn thảo; Các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh hoạt động theo
phơng thức khoán quản, do Giám đốc đơn vị lãnh đạo nhng vẫn có Phó
Giám đốc Công ty phụ trách. Riêng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh do

Ban Giám đốc điều hành và đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc
Công ty theo nguyên tắc hạch toán độc lập và chấp hành đầy đủ các quyết
định.
Chức năng của một số Phòng Ban :
a. Phòng Quản lý Hành chính.
Phòng có chức năng quản lý Công ty ở tầm vĩ mô về công tác quản lý
các mặt :
- Nhân sự : Nghiên cứu, đề xuất việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự
của Công ty phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh.
- Chấp hành luật pháp và các pháp lệnh về hoạt động kinh doanh của
Nhà nớc ban hành : Khen thởng đối với những bộ phận, cá nhân có thành
tích, có các hình thức kỷ luật thích đáng và kịp thời với những bộ phận và
cá nhân, có sai phạm trong quá trình kinh doanh.
- Các công tác bảo hộ lao động : Theo dõi và đảm bảo an toàn trong
công tác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, liên hệ với Công ty bảo
hiểm để đóng bảo hiểm đầy đủ cho cán bộ theo đúng quy định của Nhà n-
ớc.
- Công tác tiền lơng : Lập kế hoạch tiền lơng và cấp phát tiền lơng,
quyết định mức lơng cho cán bộ trong Công ty.
6
b. Phòng Quản lý kinh tế.
Phòng Quản lý kinh tế là một bộ phận tham mu cho Giám đốc Công
ty về việc tổng hợp, xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính trong lĩnh vực
hoạt động kinh doanh theo Pháp luật của Nhà nớc, của Bộ Thơng mại.
Giúp Giám đốc quản lý kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý rên cơ sở
bám sát hoạt động kinh doanh và kế hoạch tài chính của các trung tâm, Xí
nghiệp, các chi nhánh đảm bảo kế hoạch kinh doanh và kế hoạch thực tế
và thực hiện có hiệu quả.
Hớng dẫn và quản lý kế hoạch nghiệp vụ kinh doanh, kế toán, tài vụ
đối với các trung tâm, Xí nghiệp và các chi nhánh thuộc Công ty.

Giúp Giám đốc bảo toàn và phát triển nguồn vốn, quản lý và sử dụng
đồng vốn có hiệu quả.
Kiểm tra giám sát các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh bảo toàn và
phát triển tốt nguồn vốn (vốn cố định, vốn lu động, kể cả vốn do Công ty
giao...).
Giúp Giám đốc điều hoà vốn giữa các trung tâm, Xí nghiệp, chi
nhánh để đảm bảo có hiệu quả cao.
Xây dựng cơ chế khoán và quản lý các chỉ tiêu kinh tế đối với các
trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh điều hành toàn bộ khâu kế hoạch, tổng
hợp hoạt động kinh doanh hàng tháng, phân tích hiệu quả kinh tế hàng
quý, năm. Báo cáo Bộ chủ quản về tình hình thực hiện kế hoạch kinh
doanh và kế hoạch tài chính theo định kỳ. Giúp Giám đốc theo dõi việc
thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính toàn Công ty.
Xây dựng quy chế về hợp đồng kinh tế trng Công ty bao gồm các
trung tâm, Xí nghiệp giải quyết các mâu thuẫn tranh chấp về ký kết, thực
hiện các hợp đồng kinh tế của các đơn vị cơ sở.
Lu giữ các hợp đồng kinh tế của các trungtâm, Xí nghiệp để làm cơ
sở theo dõi tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị cơ sở thực hiện tốt hợp đồng.
7
Kịp thời phát hiện các hợp đồng có sơ hở, khó thực hiện hoặc không có
khả năng thực hiện, báo cáo Giám đốc Công ty tìm hớng giải quyết nhằm
tránh những tổn thất do việc ký kết hợp đồng gây ra.
c. Phòng Đối ngoại.
Là phòng có nhiệm vụ nghiên cứu và đa ra các chính sách trong quan
hệ với các Công ty trong và ngoài nớc. Phòng cũng kết hợp với bộ phận
nghiên cứu thị trờng và tiếp thị của các trung tâm nhằm tìm kiếm và ký kết
các hợp đồng với các bạn hàng trong và ngoài nớc, kết hợp với bộ phận kế
toán ở các trung tâm thanh toán với bạn hàng.
Ngoài ra, Công ty còn đợc tổ chức theo các trung tâm có các chức
năng và nhiệm vụ riêng liên quan đến các nghiệp vụ cụ thể trong việc cung

cấp các dịch vụ quảng cáo. Đây cũng là một đặc trng đặc biệt trong tổ
chức bộ máy hoạt động của Công ty mà chỉ riêng Công ty quảng cáo
chuyên kinh doanh quảng cáo nh Vinexad mới có.
3.4. Phạm vi hoạt động của Công ty.
VINEXAD không chỉ dừng lại hoạt động ở hai lĩnh vực chính là
Quảng cáo và Triển lãm Hội chợ Thơng mại (TLHCTM) mà còn mở rộng
lĩnh vực kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác, các hoạt động này đã góp phần
đáng kể vào doanh thu chung của toàn Công ty.
Bán vé máy bay và dịch vụ du lịch là hai dịch vụ phụ thêm rất phát
triển. Đại lý bán vé máy bay là một đại lý có uy tín lớn nhất trong số 20
đại lý ở miền Bắc, với doanh thu 15% tổng doanh thu. Dịch vụ du lịch
cũng góp têm vào tổng doanh thu số tiền là 2,5 tỷ đồng (1996).
Ngoài ra Công ty còn có những hoạt động khác nh là xuất nhập khẩu,
bán hàng quảng cáo, dịch vụ Visa.
Công ty còn hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế, khoa
học kỹ thuật và tác nhân ở trong và ngoài nớc về TLHC và quảng cáo.
Công ty đã thành lập quan hệ hợp tác với ADSALE (HongKong),
8
HANNOVER (§øc) nh»m n©ng cao c«ng t¸c tæ chøc Héi chî - TriÓn l·m
Th¬ng m¹i ViÖt Nam.
9
Chơng II
Cơ sở lý luận chung về Hội chợ
triển lãm thơng mại
I. Khái niệm - vai trò và phân loại Hội chợ triển
lãm thơng mại
1. Khái niệm về Hội chợ triển lãm thơng mại
Theo quy chế về hội chợ, triển lãm thơng mại (ban hành kèm theo
quyết định số 390/TTg ngày 01/08/1994 của Thủ Tớng Chính Phủ), Hội
chợ thơng mại và triển lãm thơng mại đợc hiểu nh sau :

Hội chợ thơng mại : Là một loại hình xúc tiến thơng mại dới hình
thức một thị trờng hoạt động tập trung trong một tời gian và điạ điểm nhất
định, trong đó các nhà sản xuất, kinh doanh trng bày hàng hoá của mình
nhằm mục đích tiếp cận thị trờng, ký kết hợp đồng thơng mại và bán hàng
tại Hội chợ.
Triễn lãm thơng mại : Cũng là một loại hình xúc tiến thơng mại của
một hoặc nhiều nhà sản xuất kinh doanh, thông qua việc trng bày hàng
hoá, tài liệu về hàng hoá nhằm mục đích giới thiệu, quảng cáo hàng để mở
rộng và thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá thông qua việc ký kết hợp đồng thơng
mại.
Từ hai khái niệm trên có thể thấy rằng : Triển lãm Thơng mại thờng
trng bày hoặc giới thiệu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các thành
tựu kinh tế. Hơn nữa, Triển lãm Thơng mại không quy định về thời gian và
địa điểm nhất định, nó chỉ đợc tổ chức khi có sự thoả thuận giữa các nhà
trng bày và nhà tổ chức, thông thờng trong triển lãm các nhà trng bày
không đợc bán hàng.
10
Cho tới nay, hai khái niệm về Hội chợ và Triển lãm Thơng mại trên
vẫn đang đợc thừa nhận, nhng khi Luật Thơng mại Việt Nam ra đời và có
hiệu lực từ ngày 01/01/1998 thì hai khái niệm trên đợc quy định trong mục
15 về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, điều 208 nh sau :
Hội chợ Thơng mại là một hoạt động xúc tiến thơng mại tập trung
trong một thời gian và địa điểm nhất định trong đó tổ chức, cá nhân sản
xuất kinh doanh đợc trng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị,
ký kết hợp đồng mua bán.
2. Vai trò (lợi ích) của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
Hội chợ và Triển lãm Thơng mại không chỉ là công cụ Marketing
quan trọng để xúc tiến buôn bán mà còn là một trong những phơng pháp
quảng cáo quần chúng nhất để thúc đẩy việc buôn bán sản phẩm ra nớc
ngoài cũng nh nhập khẩu công nghệ mới và những hàng hoá thiết yếu. Kết

quả mà chúng đem lại thờng là rất lớn, đặc biệt là những kết quả lâu dài,
thờng là không đáng kể so với thời gian và tiền của đã chi dùng.
2.1. Đối với nền kinh tế quốc dân
Thực tế cho thấy, Hội chợ và Triển lãm Thơng mại đã và đang đem
lại lợi ích cả về vô hình lẫn hữu hình cho tất cả những ai tham dự. Trớc hết
phải kể tới lợi ích của Hội chợ và Triển lãm Thơng mại mang tính quốc tế.
- Việt Nam với chính sách mở cửa nền kinh tế. Hội chợ và Triển lãm
Thơng mại sẽ làm dịp để Việt Nam tự giới thiệu về mình qua các tổ chức,
doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tham gia Hội chợ và Triển lãm Thơng
mại tạo ra nhiều cơ hội gia nhập thị trờng thế giới.
- Tạo ra những cơ hội lớn cho các nhà khoa học, các cán bộ quản lý
và đông đảo sinh viên tơng lai của đất nớc có dịp học tập, trao đổi, mở
rộng quan hệ hợp tác đào tạo nghiên cứu khoa học.
11
- Hội chợ và Triển lãm Thơng mại tạo ra nhiều cơ hội thu hút các nhà
đầu t nớc ngoài đầu t vào Việt Nam. Là dịp thuận lợi cho việc ký kết hợp
đồng chuyển giao công nghệ mới phù hợp vào Việt Nam, tiết kiệm nguồn
chi phí đáng kể dành cho nghiên cứu.
2.2. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức tham gia.
- Quy tụ đợc những bạn hàng để có thể bán hay đẩy mạnh bán một
sản phẩm thì không gì bằng thực hiện mối quan hệ bán hàng trực tiếp đối
với khách hàng. Khách mua hàng có thể trải rộng trên một vùng rộng lớn,
thậm chí thuộc nhiều nớc nên việc tới thăm dò trở nên quá tốn kém và hầu
nh không thể thực hiện đợc. Một Hội chợ - Triển lãm Thơng mại đợc tổ
chức tốt, tổng hợp đợc những lợi ích của việc tiếp xúc cá nhân lẫn thông
báo quảng cáo.
- Trng bày, giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp mình : Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại là một trong những hình thức của quảng cáo, kết hợp
đợc những u điểm của nhiều hình thức quảng cáo khác. Tại đây, họ vừa có
thể dùng các loại quảng cáo in sẵn, vừa trng bày và thuyết minh trực tiếp

cho khách hàng, không chỉ giới thiệu cho khách hàng về nhãn hiệu hay tên
hàng (doanh nghiệp) mà còn thuyết phục khách hàng tin vào chất lợng, giá
cả, dịch vụ, đặc tính riêng của sản phẩm của hãng. Đây là điều cốt lõi để
kết luận việc mua bán.
Bên cạnh những lợi ích kể trên, Hội chợ - Triển lãm Thơng mại còn
có những lợi ích đối với nhà sản xuất và nhà xuất khẩu, đó là sự ủng hộ
và tài trợ của các tổ chức quốc tế, Chính Phủ của nớc chủ nhà và của các
nguồn khác cho những bên tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại,
đặc biệt là Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ở nớc ngoài. Chẳng hạn theo
thoả thuận giữa Phòng Thơng mại Công nghiệp Việt Nam với tập đoàn
Trade Wind của Đài Loan, từ ngày 27/7 đến ngày 1/8/1993, Phòng Th-
ơng mại Công nghiệp Việt Nam đã tổ chức một cuộc hội thảo và triển
lãm lớn tại thành phố Đại Trung (Đài Loan) mang tên Viet Expo 93.
12
Cuộc triển lãm và hội thảo đầu t vào Việt Nam này đợc sự tài trợ của tập
đoàn Trade Wind của Chính Phủ Đài Loan. Do đó tham gia triển lãm
này, các doanh nghiệp Việt Nam đợc giảm đáng kể về chi phí cũng nh
tranh thủ đợc sự ủng hộ của Chính Phủ và các tập đoàn thơng mại của
Đài Loan.
2.3. Đối với khách tham quan.
- Tìm kiếm đợc thông tin : Khách hàng tham quan các Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại vì họ mong muốn biết đợc ngời ta chào bán những
gì, chất lợng, số lợng và giá cả sản phẩm nh thế nào.
- Tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp : Hoàn cảnh thôi thúc họ mua
hàng vì họ cảm thấy tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp, họ yên tâm về giá
cả và chất lợng hàng hoá, hơn nữa, họ có điều kiện xem xét, so sánh các
sản phẩm của các doanh nghiệp để có thể tự do lựa chọn sản phẩm mà
mình mong muốn.
3. Phân loại Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
Đối với tất cả những khách đến tham quan và những ngời tham gia

Hội chợ - Triển lãm Thơng mại thì vấn đề quan trọng hàng đầu là phải biết
Hội chợ - Triển lãm Thơng mại đó thuộc loại hình nào. Trên thực tế có rất
nhiều loại hình Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, mỗi loại có công dụng
riêng của nó, thoả mãn nhu cầu khác nhau của ngời tham gia. Sau đây là
một số tiêu thức phân loại chủ yếu :
3.1. Theo tính chất Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
3.1.1. Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổng hợp.
ở đây, mọi sản phẩm tiêu dùng trong công nghiệp đều đợc trng bày.
Nó đợc mở cho công chúng và các nhà doanh nghiệp cùng tham quan.
Những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại này khó có thể thu hút đợc các
khách hàng mục tiêu, ngay cả khi số lợng khách tham quan là đáng kể thì
cũng chỉ có một số ít trong số đó để ý đến sản phẩm của mình. Trong các
13
Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổng hợp thờng có hàng công nghiệp
(tháng 10 hàng năm).
3.1.2. Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề.
Thờng đi sâu vào một lĩnh vực nhất định của nền kinh tế quốc dân.
Hàng hoá trng bày có tính đồng nhất khá cao và nằm trong một ngành
hay một nhóm ngành nhất định. Mỗi một ngời tham gia có thể chắc
chắn có đợc một số đáng kể các nhà kinh doanh mà mình muốn tiếp
xúc. Đối với các doanh nghiệp đang tìm cách thâm nhập vào thị trờng
thì những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại kiểu này tạo cho họ một cơ
hội tuyệt vời để tìm kiếm đại lý hoặc nhà nhập khẩu. Các cuộc Hội chợ
- Triển lãm Thơng mại chuyên đề thờng đợc tổ chức thờng xuyên hơn
Hội chợ - Triển lãm Thơng mại Tổng hợp.
3.2. Theo phạm vi Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại địa phơng : Bao gồm sự tham gia
của các doanh nghiệp trong một địa phơng nào đó. Những Hội chợ - Triển
lãm Thơng mại này thờng nhằm phản ánh thế mạnh của địa phơng trong
một vài lĩnh vực nhất định. Việc tổ chức thờng do một cơ quan địa phơng

đứng ra theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong vùng, qua đó để thu hút
đầu t hay tìm bạn hàng để liên doanh liên kết.
+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tầm trung : Thờng là những Hội
chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề và tham dự bao gồm các doanh
nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh những mặt hàng thuộc lĩnh vực của Hội
chợ - Triển lãm Thơng mại nh : Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề
Y dợc thiết bị y tế (tháng 6 hàng năm).
+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cỡ nhỏ : Thờng đợc tổ chức trong
một phạm vi hẹp. Các doanh nghiệp tham gia là các doanh nghiệp địa ph-
ơng hoặc doanh nghiệp chỉ có sức cạnh tranh trong nớc. Sản phẩm chủ yếu
là các sản phẩm truyền thống.
14
II. các chủ thể tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại
Các chủ thể của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là các thành viên
tham gia tạo nên một cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, bao gồm ba
chủ thể chính :
1. Cơ quan tổ chức.
Là ngời đứng ra tổ chức các cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Họ
đứng ra thiết kế các chủ đề, tập trung các doanh nghiệp, ổn định địa điểm,
quy định thời gian. Họ là ngời trung gian tạo điều kiện tiếp xúc giữa doanh
nghiệp và khách tham quan. Ban tổ chức có thể là cơ quan chuyên hoặc
không chuyên, nhng nói chung để tổ chức cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại thì thờng phải có sự tham gia của nhiều tổ chức, ban, ngành trong đó ít
nhất là một cơ quan chuyên môn.
- Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có t cách pháp nhân đều đợc
phép tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại trong và ngoài nớc để giới
thiệu sản phẩm và xúc tiến thơng mại đối với sản phẩm do mình sản xuất
kinh doanh...
- Bộ Thơng mại cho phép một số doanh nghiệp đợc phép kinh doanh

dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nếu có đủ các điều kiện sau :
+ Đợc thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
+ Có đủ phơng tiện vật chất, kỹ thuật để tổ chức Hội chợ - Triển lãm
Thơng mại.
+ Có bộ máy tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên mon đáp ứng đợc yêu
cầu của việc kinh doanh dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
Theo quy chế này, hiện nay ở Việt Nam có ba tổ chức đợc quyền
kinh doanh dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
2. Các doanh nghiệp
15
Là thành viên có ý nghĩa chủ yếu trong một cuộc Hội chợ - Triển lãm
Thơng mại. Họ đồng thời là một chủ thể quảng cáo, sử dụng Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại để đa thông tin trực tiếp đến công chúng. Qua Hội
chợ - Triển lãm Thơng mại, doanh nghiệp có thể tìm đợc ngời phân phối
có tiềm lực kinh tế mạnh, một nguồn đầu t vốn với lãi suất u đãi, hay bạn
hàng có trình độ kỹ thuật cao đề học hỏi hợp tác sản xuất... hoặc đơn giản
chỉ là giới thiệu và bán hàng. Đó chính là mục tiêu rất cụ thể đặt ra cho
doanh nghiệp khác, cùng tham dự.
2.1. Khái niệm và phân loại khách hàng tham gia Hội chợ - Triển
lãm Thơng mại.
2.1.1. Khái niệm về khách hàng tham gia Hội chợ - Triển lãm Th-
ơng mại.
Khách hàng tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là những pháp
nhân có nhu cầu trng bày hoặc bán sản phẩm của mình trong Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại. Nói cách khác, đó là những doanh nghiệp, tổ chức
tham dự với mục đích nhằm giới thiệu sản phẩm với ngời tiêu dùng, quảng
cáo cho sản phẩm mới, giới thiệu hình ảnh, tên hãng hay muốn giao lu
kinh tế để ký kết các hợp đồng với các doanh nghiệp tổ chức khác hoặc
muốn củng cố thêm vị trí sản phẩm của doanh nghiệp đó trên thị trờng.
3. Khách tham quan.

Là những ngời có quan tâm tới các sản phẩm hàng hoá đợc trng bày
trong Hội chợ - Triển lãm Thơng mại và đến đó để tìm kiếm các thông tin
và thoả mãn các nhu cầu riêng của mình. Thành phần của khách tham
quan rất phong phú nhất là trong những cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại tổng hợp. Họ đến để tìm kiếm một nhà cung cấp, ngời phân phối hoặc
một liên doanh hay đơn giản chỉ là đặt mua một mặt hàng cụ thể nào đó.
Đây chính là những khách hàng tơng lai, những đối tợng quan trọng tiếp
nhận quảng cáo mà các doanh nghiệp phải tìm cách hữu hiệu để tác động.
16
Ba thành viên trên có mối quan hệ mật thiết với nhau đợc biểu hiện
qua sơ đồ sau :
III. Cách thức tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
1. Quy định về tổ chức và tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại của Việt Nam.
Theo quy chế về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từ điều 7 đến điều 9
nh sau :
- Các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phải có chủ đề, quy mô, thời
gian và địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá và tên, địa chỉ các nhà sản
xuất kinh doanh tham gia.
- Các nhà sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế muốn
tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam phải đăng ký, ký
hợp đồng với ban tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại về việc đa hàng
hoá vào tham gia Hội chợ - Triển lãm và đăng ký hợp đồng thuê gian hàng
và mặt bằng trng bày hàng hoá hoặc kho chứa hàng.
- Hàng hoá, t liệu về hàng hoá đa vào trng bày tại Hội chợ - Triển lãm
Thơng mại phải phù hợp với số lợng và danh mục hàng hoá đã đăng ký với
ban tổ chức, không đợc đa hàng cấm, hàng giả, hàng kém phẩm chất vào
tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại (trừ Triển lãm chuyên đề về hàng
thật hàng giả).
17

Ban tổ chức
Hội chợ - TLTM
Doanh nghiệp
(khách hàng) tham gia
Ban tổ chức
Hội chợ - TLTM
- Các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổ chức trên lãnh thổ Việt Nam
phải có ban tổ chức với thành phần do cấp chính quyền, bộ quản lý chỉ
định hoặc do doanh nghiệp tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại quy
định và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại. Riêng các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cỡ lớn, quan trọng phải có
Bộ Thơng mại quyết định.
2. Lập kế hoạch Hội chợ - Triển lãm Thơng mại trong từng năm.
Đây là công tác quan trọng của các cơ quan có quyền kinh doanh
trong lĩnh vực Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Để có thể đợc Bộ Thơng
mại cho phép, các cơ quan phải nghiên cứu kỹ lỡng tình hình kinh tế trong
nớc để có thể đa ra nội dung Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phù hợp.
Chẳng hạn, thời gian hiện nay, Việt Nam đang tăng cờng tập trung đẩy
mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc, đẩy mạnh xuất nhập khẩu và
đẩy mạnh tiến trình hội nhập kinh tế với khu vực và Thế giới theo xu hớng
tự do hoá thơng mại, thì tất cả các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại có liên
quan và nhằm mục đích trên đều đợc khuyến khích tổ chức và tham gia.
Trong kế hoạch Hội chợ - Triển lãm Thơng mại để trình lên Bộ Th-
ơng mại thờng bao gồm những nội dung sau :
+ Tên hội chợ triển lãm : Các hội chợ triển lãm tổ chức tại Việt Nam
Các hôi chợ triển lãm tổ chức tại nớc ngoài.
+ Chủ đề của hội chợ hay triển lãm thơng mại.
+ Quy mô tổ chức
+ Thời gian tổ chức
+ Địa điểm tổ chức

- Doanh nhiệp phối hợp (nếu có).
18
Kế hoạch này phải đợc trình vào quý II các năm trớc sau đó sẽ đợc
Bộ thơng mại duyệt và trả lời vào quý IV.
3. Các bớc tiến hành tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
3.1. Tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam.
Tiến trình tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam:
Thiếu
Nghiên cứu thị trờng:
Việc nghiên cứu thị trờng trớc khi tiến hành tổ chức các cuộc hội trợ
triển lãm thơng mại có vai trò rất quan trọng. Ngời tổ chức phải nghiên
cứu kỹ lỡng môi trờng kinh tế xã hội, các ngành kinh tế, các xu hớng phát
19
Nghiên cứu thị trường
Xin phép tổ chức
Hoạt động trước
Hội chợ Triển lãm Thương mại
xây dựng thư mời
và lựa chọn mời
Hoạt động trong
Hội chợ Triển lãm Thương mại
Hoạt động sau
Hội chợ Triển lãm Thương mại
Quảng cáo và in
Catalogue chính thức
Thuê đất và dàn dựng
gian hàng
Tiến hành
Phỏng vấn
Kết thúc và đánh giá

triển của nền kinh tế, các yêu cầu của thị trờng, đánh giá khả năng tiêu
thụ, tìm ra các vấn đề nổi trội nhất để xây dựng chủ đề để cho Hội chợ
triển lãm thơng mại, chẳng hạn nh do sự phát triển của công nghệ thông
tin và máy tính, VITEX đã lần lợt tổ chức hai cuộc triển lãm quốc tế lớn.
Triễn lãm quốc tế về mạng năm 1997 tại Thành phố Hồ Chí Minh và triển
lãm quốc tế về Công ty máy tính, thiết bị văn phòng vào tháng 12 năm
1997 tại Hà Nội.
Xin phép tổ chức
Thông thờng các nhà tổ chức hội hợ thơng mại sau khi lên danh mục
các hội chợ triển lãm thơng mại sẽ đợc tổ chức, họ phải đệ trình lên các
cấp có thẩm quyền để xét duyệt. Cụ thể là Chính phủ đã giao cho Bộ Th-
ơng mại cấp giấy phép và quản lý hội chợ triển lãm thơng mại. Việc lên
danh mục phải tiến hành ít nhất là trớc 1 năm.
Xây dựng th mời
Ngay sau khi có giấy phép tổ chức, ngời tổ chức tiến hành soạn thảo
ngay các th mời tham gia Hội chợ triển lãn thơng mại. Quan trọng nhất ở
đây là các thông tin cần thiết gửi kèm theo th mời tới các hãng sản xuất tới
doanh nghiệp trong nớc và quốc tế. Thông tin này gồm
+ Thông tin về Hội chợ triển lãm thơng mại
- Địa điểm và thời gian
- Tên và địa chỉ ngời tổ chức
- Giá cả và diện tích
+ Những thông tin về thị trờng:
- Những thông tin ở đây là thông tin chung về tiềm năng của thị tr-
ờng về mức độ tiêu thụ sản phẩm hoặc cụ thể hơn là xu hớng thị hiếu tiêu
dùng. Khi nắm đợc những thôn tin đó, doanh nghiệp mới có đợc định hớng
rõ ràng trong việc có tham gia hay không.
20
Quảng cáo và tin Cata logue chính thức:
Sau khi mời đủ khách, đơn vị tổ chức sẽ lên mô hình tổng thể cho hội

chợ triển lãm và quảng cáo trên các thông tin đại chúng những thong tin về
Hội chợ triển lãm Thơng mại đẻ htu hút khách tới tham quan. Đồng thời,
in Catalogue chính thức cho Hội chợ triển lãm thơng mại. Nội dung
Catalogue bao gồm: th chúcmừng các bộ có liên quan, tên hội trợ triển
lãm, thời gian, địa điểm, tên ngời tổ chức, ngời chủ trìm ngời phối hợp và
ủng hộ, tên các doanh nghiệp, sản phẩm, địa chỉ, cơ đồ hội chợ triển lãm.
Thuê đất và dàn dựng gian hàng:
- Đăng ký thuê đất: Đối với Công ty không có đất thì đây là việc phải
thực hiện sớm trớc 1 năm. Trong bản đăng ký thuê đất hai bên thoả thuận
một số điều khoản về thời gian, giá tiền tren 1m
2
đất,... chứ không thoả
thuận về diện tích sử dụng vì ngay cả nhà trng bầy cũng không xác định đ-
ợc chắc chắn số lợng khách hàng tham dự là bao nhiêu.
- Tổ chức xây dụng gian hàng: cần phải coi gian hàng trực bầy nh
một công trình vật chất giúp những ngời tham gia đạt đợc mục tiêu của
mình. Do vậy xây dựng gian hàng phải đạt yêu cầu cần sau:
+ Thu hút sự chú ý của khách tham quan
+ Cho phép trng bầy sản phẩm một cách hấp dẫn nhất
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc tiếp xúc
+ Có những phơng tiện lắp đặt cần thiết, điện, bàn ghế,tủ bàn trng
bầy...
Tiến hành Hội chợ triển lãm thơng mại.
Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan (đối với hàng hoá từ nớc ngoài
vào tham gia Hội chợ triển lãm thơng mại) nh: vận đơn, danh mục hàng
hoá chi tiết và hàng hoá thơng mại... Dựa trên các chứng từ này, doanh
nghiệp hoặc đơn vị tổ chức hoặc Công ty chuyên vận tải hàng hoá sẽ vận
21
chuyển và nhận hàng khi hàng hoá chuyển về khu triển lãm và mọi công
việc chuẩn bị đã hoàn thành nhà tổ chức tiến hành Hội chợ triển lãm thơng

mại theo đúng lịch trình đã dự định. Chú hàn thành việc sắp xếp hàng hoá
trng bầy vào các gian hàng.
Trong thời gian diễn ra Hội chợ triển lãm thơng mại, các nhân viên
của cơ quan tổ chức thơng trực ở khu vực hội chợ triển lãm đẻ giúp đỡ và
giải quyết khúc mắc của các nhà trng bầy, đảm bảo gian hàng đợc an toàn
trong mọi thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho khách tham quan thăm các
gian hàng. Ngoài ra đơn vị tổ chức các cuộc hội thảo gắn với chủ đề của
Hội chợ triển lãm thơng mại, mở tiệc chiêu đãi, tạo môi trờng thuận lợi
cho các nhà trng bầu và các đơn vị có liên quan gặp gỡ trao đổi. Chuẩn vị
đầy các dịch vụ cho ngời tham gia cũng nh khách quan tham quan Hội chợ
triển lãm thơng mại.
Phỏng vấn
Sau khi Hội chợ triển lãm thơng mại, đơn vị tổ chức tiến hành một
cuộc phỏng vấn dỡi dạng trả lời các câu hỏi đợc nhà tổ chức chuẩn bị trớc.
Ngời đợc phỏng vấn sẽ là các nhóm khách quan và ccá đơn vị doanh
nghiệp tham gia Hội chợ triển lãm thơng mại này. Nội dung, trng ầy... Sau
đó đơn vị tổ chức sẽ tập hợp các bảng phỏng vấn để rút kinh nghiệm ch
các lần tổ chức sau.
Kết thúc - đánh giá tổng kết hội chợ và triển lãm thơng mại
Sau khi Hội chợ triển lãm thơng mại kết thúc, đơn tổ chức phải tiến
hành những thủ tục sau:
- Làm thủ tục tái xuất cho các lô hàng của khách hàng trng bầy.
- Tháo gỡ các gian hàng và vận chuyển hàng hoá trng bầy ra khỏi khu
vực hội trợ triển lãm.
22
- Hoàn thành việc phân tích thống kê tất cả các đơn đặt hàng hợp
đồng đã nhận đợc. Sơ bộ đánh giá kết quả số lợng các đơn đặt hàng, giá trị
các mặt hàng đã bán đợc...
- Phổ biến những tin tức bổ ích về thị trờng đã thu thập trong thời
gian hội chợ triển lãm.

- Thanh khoản với Hải quan về các hàng hoá bán trong Hội chợ triển
lãm và các hàng quà tặng. Chú ý: Theo pháp luật Việt Nam, hàng quà tặng
là nhữn hàng có tổng trị giá tối đa là $300 và mỗi một món quà tặng không
quá $5 cho một nhà trng bầy.
- Gửi th cám ơn tới tất cả những ngời đã giúp đỡ đơn vị tổ chức
- Thanh quyết toán mọi chi phí bỏ ra trong Hội chợ triển lãm thơng mại
3.2. Tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài.
Sau khi nhận đợc các thông tin về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từ
Ban tổ chức nớc ngoài, đơn vị tổ chức Việt Nam sẽ xem xét những doanh
nghiệp trong nớc có lĩnh vực kinh doanh liên quan đến Hội chợ triển lãm
đó, tuyển lựa những doanh nghiệp thích hợp và có đủ khả năng nhất để
mời tham dự. Tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ở nớc ngoài là rất
tốn kém hơn nữa lạo không đợc trợ cấp một phần nào từ phía Chính Phủ,
do vậy không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng để tham gia.
23
Việc tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài đơn vị tổ
chức cần phải tiến hành :
3.2.1. Xây dựng th mời và lựa chọn mời.
Cũng giống nh việc tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt
Nam. Th mời gửi cho các doanh nghiệp có khả năng có thể tham dự. Đơn
vị tổ chức sẽ gửi thêm những tài liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết
cho doanh nghiệp tham gia : Bản đăng ký tham dự, yêu cầu về sản phẩm,
các chơng trình chi tiết thờng kết hợp cả tham quan, khảo sát thị trờng và
bao giá trọn gói cho toàn bộ chuyến đi.
3.2.2. Đệ trình Bộ thơng mại xét duyệt.
24
Xây dựng thư mời
lựa chọn thư mời
Trình lên Bộ Thương mại
xét duyệt

Gửi thông tin cho đơn vị
tổ chức ở ngoài
Làm thủ tục về
Hải quan và Nhân sự
Xúc tiến các hoạt động ký kết mua bán trong
Hội chợ - Triển lãm Thương mại
Công tác sau
Hội chợ - Triển lãm Thương mại
Sau khi chấp nhận lời mới của đơn vị tổ chức và gửi bản đăng ký
tham dự, những doanh nghiệp này phải thông qua Bộ Thơng mại duyệt cho
phép thành lập đoàn tham dự mới có thể đợc tham gia chính thức.
3.2.3. Gửi thông tin cho đơn vị tổ chức nớc ngoài.
Dựa vào quyết định của Bộ Thơng mại về số lợng doanh nghiệp đợc
phép tham dự, đơn vị tổ chức sẽ lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ chuyến đi
và gửi các thông tin giới thiệu về các doanh nghiệp tham dự cho Ban tổ
chức nớc ngoài in các tài liệu quảng cáo. Vấn đề thiết kế gian hàng sẽ do
nớc ngoài đảm nhận. Tuy nhiên ở một số hội chợ triển lãm do chi phí dàn
dựng quá tốn kém, đơn vị tổ chức Việt Nam đã thiết kế và lập mô hình dàn
dựng ở trong nớc sau đó chuyển bằng Container ra nớc ngoài.
3.2.4. Các thủ tục về Hải quan và Nhân sự.
- Thủ tục nhân sự : Thông báo thời hạn muộn nhất nộp hộ chiếu và tờ
khai xin cấp Visa nhập cảnh, quy định số lợng ngời tối đa tham dự cho
mỗi đơn vị theo số lợng gian hàng. Thông thờng thuê 1 gian hàng là 4 ngời
còn 1/2 gian hàng là 3 ngời.
- Thủ tục Hải quan : Các chứng từ cần thiết : Danh mục hàng hoá chi
tiết, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ... cần phải gửi cho đơn vị tổ chức để
tiện việc gửi hàng hoá đi và các chi phí vận chuyển theo từng loại phơng
tiện.
Để thuận lợi cho việc gửi hàng, đơn vị tổ chức Việt Nam sẽ đứng ra
gom hàng, đóng gói và chuyển hàng đi. Ngoài việc đáp ứng yêu cầu của

Ban tổ chức nớc ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải tuân thủ những yêu
cầu sau :
+ Hàng phải có nhãn : Madein Việt Nam
+ Hàng không thuộc diện cấm xuất khẩu.
25