Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường học và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn của trường THPT Nguyễn Công Trứ docx

SỞ GD-ĐT ĐĂK LĂK
TRƯỜNG THPT NGUYỄN CÔNG TRỨ
ĐÚC RÚT KINH NGHIỆM :
“Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường
học và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn
đi công văn đến của trường THPT Nguyễn Công Trứ”
Người thực hiện : Trần Thị Thu Hằng
Đơn vị : Trường THPT Nguyễn Công Trứ
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 2
Họ và tên: Trần Thị Thu Hằng
Chức vụ: Văn thư
Đơn vị công tác: Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- Đăklăk.
Tên đề tài: “ Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường học
và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến của
trường THPT Nguyễn Công Trứ”
A-/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Trong giai đoạn hiện nay, trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới
của đất nước, của ngành giáo dục nói chung và ngành giáo dục ĐăkLăk nói
riêng công tác văn thư đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt
công việc được giao.
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ
quan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa
điểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, tổ hành
chính là bộ phận giúp việc, là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn
đề thông tin được cán bộ văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển
đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ
văn thư truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra bộ phận văn thư
còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị; nơi giải quyết các công việc với cơ quan
khác, là cầu nối giữa cơ quan Nhà nước với nhân dân, học sinh.
Trong quá trình hoạt động của nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất
quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường

hoạt động có hiệu quả. Việc biên soạn văn bản và quản lý chung là hai nhiệm
vụ rất quan trọng đối với hoạt động của nhà trường. Những hoạt động này cần
được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về
công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó
trong hoạt động quản lý,
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 3
Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng chí làm công tác
văn thư hiểu thêm kiến thức về việc tổ chức, quản lý chung về công tác văn thư,
tôi chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý chung của công tác Văn thư, trong trường
học và một số biện pháp để quản lý tốt công văn đi, công văn đến” để
chúng ta cùng tham khảo.
Qua đó bản thân tôi đầu tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu qua
nhiều thời gian làm công tác văn thư và hiểu rằng: Muốn làm tốt công tác văn
thư của trường học phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn của một đơn vị
trường học cụ thể:
B-/ Cơ sở lý luận:
I-/ Thực trạng những năm qua:
Những năm trước đây nhiều trường học nói chung, trường THPT
Nguyễn Công Trứ nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác
văn thư nên hầu hết các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này. Từ
năm 2000 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong hoạt
động hành chính cũng như trong giáo dục: Chương trình Phổ cập giáo dục;
Chương trình đổi mới phương pháp dạy học; Thay sách giáo khoa của ngành
Giáo dục… Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản
chuyên môn ngày càng nhiều, mà nhà trường lại không có cán bộ văn thư, nếu
trường nào có thì cũng là phân công tạm thời, giáo viên kiêm nhiệm chưa qua
trường lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư nên việc lưu trữ hồ sơ rất bề bộn, khó tìm
kiếm khi cần và không đảm bảo.

Trong thực tế hiện nay có ba hình thức tổ chức áp dụng cho công tác văn
thư. Đó là: Tập trung, phân tán, hỗn hợp. Trong các trường học hiện nay, hình
thức tổ chức văn thư phổ biến là hình thức tập trung.
Các năm gần đây, nhất là từ năm 2002 trở đi nhận thức được việc phải
cần có một cán bộ Văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công
văn, hồ sơ sổ sách… một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các
trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này. Nhưng nhìn chung cán bộ làm
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 4
công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên
một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp
gọn gàng. Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2001 ở trường
THPT BC Krông Pắc nay là trường THPT Nguyễn Công Trứ. Bản thân rút ra
được một số suy nghĩ chung về công tác văn thư trong trường học.
II-/ Đặc điểm tình hình:
Tổng số CBGV-NV: 93 - Nữ: 45 - Dân tộc: 02.
Cơ sở vật chất: có tổng số 40 phòng phục vụ cho công tác giảng dạy, một
dãy phòng làm việc mới xây 10 phòng dùng cho các tổ chức đoàn thể cùng bộ
phận văn phòng cũng là nơi lưu trữ tất cả các loại hồ sơ sổ sách để phục vụ cho
các hoạt động của nhà trường.
III-/ Những thuận lợi và khó khăn:
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên, liên tục của Đảng,
chính quyền địa phương cũng như Sở Giáo Dục và Đào Tạo Đăklăk.
Sự chỉ đạo của chi bộ Đảng vững mạnh, đủ sức lãnh đạo mọi hoạt động
của nhà trường, các tổ chức quần chúng cùng nhà trường tổ chức thực hiện
nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục của nhà trường, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ
của các tổ chức,
Có sự phối kết hợp chặt chẽ và sự đoàn kết của tập thể cán bộ giáo viên
công nhân viên của trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết

tinh thần trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ chính trị của mình.
Một bộ phận học sinh có ý thức tu dưỡng, rèn luyện và cố gắng học tập,
chấp hành tốt nội quy của nhà trường.
Có cơ sở vật chất chưa đầy đủ nhưng tạm thời đảm bảo phục vụ cho hoạt
động dạy học - giáo dục của nhà trường.
2. Khó khăn:
* Tình hình cơ sở:
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 5
Trước đây do đặc điểm là loại hình trường Bán công nên hầu hết học
sinh của nhà trường có mặt bằng văn hoá thấp so với các trường THPT khác ở
trong huyện. Phần lớn học sinh ý thức tu dưỡng, rèn luyện chưa cao.
Nền kinh tế của địa phương mấy năm gần đây thấp, cuộc sống của nhân
dân còn gặp nhiều khó khăn, một bộ phận cha mẹ học sinh không có điều kiện
quan tâm đến con cái. Vì vậy việc kết hợp giáo dục giữa nhà trường và gia đình
còn hạn chế.
Cơ sở vật chất còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho
công tác giáo dục trong tình hình mới như hiện nay.
Do chưa có đủ điều kiện thực hiện xây dựng kiên cố hoá trường lớp,
trường không có sân cho học sinh học thể dục riêng, diện tích đất của nhà
trường quá chật hẹp so với số lớp, số lượng học sinh. Nên chưa xây dựng
trường đạt chuẩn theo quy định của trường chuẩn quốc gia.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của nhà trường chưa đầy
đủ.
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập.
Sắp xếp lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng
thủ công chưa có khoa học. Tuy trường nào cũng có bố trí cán bộ văn thư làm
công tác văn thư, nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp
nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo… (công văn đi) chưa khoa
học, lưu trử lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất…

* Tình hình đội ngũ:
Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn, chưa
đào sâu suy nghĩ tìm tòi, góp phần nâng cao chất lượng về tổ chức quản lý
chung và việc quản lý công văn đi, công văn đến đúng theo quy định.
Do sự cập nhật không đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp liên quan
đến công tác văn thư trong nhà trường, thiếu cán bộ văn thư có nghiệp vụ theo
tiêu chuẩn, cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc, làm ảnh hưởng
đến công việc được giao.
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 6
* Tình hình xã hội:
Học sinh của trường phần lớn là con em đồng bào dân tộc thiếu số, học
sinh ở các xã vùng sâu vùng xa, đời sống người dân còn gặp nhiều khó khăn đa
số làm nông nghiệp, vì điều kiện gia đình khó khăn nên các em học sinh nghỉ
học nửa chừng, các em thường đến rút học bạ nghỉ học, chuyển trường không
phù hợp với thời điểm của năm học, dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ của bộ phận văn
thư còn gặp nhiều khó khăn, bất cập.
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư trong trường học. Ý
thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính,
nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện
pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư của trường
THPT Nguyễn Công Trứ, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám
hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý chung của công tác văn thư
trong nhà trường
C-/ NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ:
I. Một số giải pháp khắc phục khó khăn:
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy.
Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị

một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn
năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính
nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính
xác, đúng đường lối, đúng chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và
kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ.
- Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà
trường một cách nhanh chóng, đầy đủ kịp thời, chính xác đồng thời gữi gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục
hành chính.
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 7
- Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn
bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan
nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào
lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Để công tác văn thư thực hiện tốt, phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tùy theo sự phân công
trách nhiệm mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương,
đúng thời hạn quy định, tuyệt đối không được bỏ sót, chậm trễ.
+ Chính xác: Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác
tuyệt đối về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo đúng quy
định của pháp luật; về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính
xác.
+ Bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt
theo đúng quy định, người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ
nội dung văn bản với người khác.
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư cũng phải cần nắm vững
nội dung của công tác văn thư trong nhà trường là:
+ Soạn thảo văn bản

+ Hiệu trưởng duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản
+ Hiệu trưởng ký ban hành văn bản
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ cùng các bộ phận được
phân công.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
+ Đóng dấu văn bản
+ Quản lý và bảo quản con dấu
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 8
- Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công
tác văn thư tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc
hàng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau:
1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội
nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm
gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng
nhiều trường điểm khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên
bên cạnh đó còn một số trường học phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu
còn rất chật hẹp cụ thể như Trường THPT Nguyễn Công Trứ chưa có phòng
làm việc của BGH và bộ phận hành chính hiện đang còn xây dựng dở dang.
Trước tình hình cơ sở vật chất còn thiếu thốn, là cán bộ làm công tác văn
thư, tôi đã tự bố trí sắp xếp lại phòng làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn
vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng
trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ
công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một cán bộ làm công tác văn
thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn
phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản

thân nhận thấy được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm
tất, tạo cảnh quan nơi làm việc. Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo,
tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị
trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở trường mình. Sau một thời gian đến nay
thì công tác văn thư ở trường THPT Nguyễn Công Trứ đã hoạt động tốt và có
hiệu quả và bản thân tôi cũng luôn đạt kết quả tốt.
3. Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp
và của nhà trường nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn,
khó khăn. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn
tồn động để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau:
* Tổ chức quản lý công văn đến:
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 9
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và
có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải
đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ).
Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại
tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết
để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến,
giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Sau đó vào sổ công văn đến theo
mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Ngày
đến
Nơi
gửi
CV
Số,
KH
CV

Ngày,
tháng
CV
Trích
yếu
nội dung
CV
Loại
Nơi
nhận,
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
2
3
4
5
……
…….
…….
.
…….
……
…….

…….
…….
…….
…….
…….
……
……
……
…….
…….
…….
……
……
………
………
………
…
………
…
…
…
…
…
………
………
………
………
………
……
……

……
……
…….
……
……
……
……
……
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 10
6 .
……
…….
…….
…….
…….
…….
…….
……
…….
……
…….
…….
………
………
………
…
…….
…….
………

………
………
…….
…….
…….
……
……
……
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN THUỘC LOẠI “ĐƠN THƯ”
Số
đến
Ngày
đến
Họ, tên,
địa chỉ,
người
gửi
Ngày,
tháng,
đơn,
thư
Trích yếu
nội dung
đơn, thư
Đơn vị
(người)
nhận giải
quyết
Ký
nhận

Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
………
………
………
………
……
………
………
………
………
…………
………….
………….
…………
………….
………
……
……
……
……
….
…….
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 11
b.Tổ chức giải quyết công văn đi.

- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị
sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi
đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải
quyết công văn đi của cơ quan.
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt
thể thức và thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải
qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công
văn đi.
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều phương tiện khác nhau, nhưng
luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, dán kín và gửi đi
ngay trong ngày, bản lưu công văn đi để vào hồ sơ theo quy định, người nhận
công văn mang đi phải ký nhận vào sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường,
giấy giới thiệu, giấy xác nhận, giấy đi phép của CBGV hằng năm… đều phải
được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính
đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài
liệu, băng đĩa …có chứa các dữ liệu thông tin đã ban hành và giao dịch.
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính
theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm.
SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày,tháng
gửi
Nơi nhận Trích yếu
nội dung
Lưu hồ sơ Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk

Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 12
1
2
…………
……
…………
……
…………
……
…………
……
……………
…
……………
…
……………
…
……………
…
………………
…
………………
…
SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày, tháng Số và ký hiệu
CV đi
Cơ quan
nhận CV
Tên người
nhận

Ghi chú
1 2 3 4 5 6
1
2
3
………….
………….
…………
………….
…………
…………….
…………
…………….
……………
……………
……………
……………
……….
………
………
II. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
- Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư
của trường THPT Nguyễn Công Trứ từ năm 2001 đến nay tôi nhận thấy.
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn
nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ.
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận
lợi trong công việc hàng ngày.
- Giúp Ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học hàng năm đúng thời
gian quy định.
- Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

D-/ KẾT LUẬN
1. Tóm lược giải pháp:
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 13
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân
của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi
kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến
cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi
chảy và đạt hiệu quả cao.
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước
tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học,
nhanh chóng, chính xác…
- Không nên có tâm lý lãnh đạo, mà phải trực tiếp xử lý từng công việc
một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự yêu công việc, xem
việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ.
- Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi
chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị
đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
- Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỉ sắp xếp các loại văn bản một
cách ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2001 đến nay trường THPT Nguyễn
Công Trứ luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi hàng năm đều
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2. Phạm vi áp dụng:
Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình. Như
trau dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ. Từ đó
bản thân suy nghĩ tìm tòi viết ra bản đúc rút kinh nghiệm này có thể sử dụng
được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
3. Bài học kinh nghiệm và kiến nghị:
a) Bài học kinh nghiệm:
- Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu

quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi, trước tiên, bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải
không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 14
cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành
thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
- Trong các cơ quan, đơn vị nói chung, trường trung học nói riêng công
tác văn thư là công việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và
cụ thể nhằm bảo đảm các yêu cầu tham mưu tổng hợp và giúp cho công tác chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Các trường học dù lớn hay nhỏ cũng phải có công tác văn thư và yêu
cầu tổ chức hoạt động này phải thật tốt.
- Tổ chức công tác văn thư có nề nếp, làm việc theo quy trình hợp lý thì
công việc của trường học chạy đều, hiệu quả quản lý được nâng cao.
- Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên
người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh
chóng và chính xác…
- Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi
hỏi người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải
quyết công việc nhanh chóng.
- Người làm công tác văn thư không nên có tâm lý lãnh đạo “Chỉ tay năm
ngón” mà phải trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết
sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy hoặc cáu gắt. Phải thật sự yêu
công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm
vụ.
b) Đề xuất kiến nghị:
- Để người làm công tác văn thư, an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần
có chế độ phụ cấp độc hại hợp lý hơn.
- Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm
phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện

vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một
tốt hơn.
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 15
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để đồng bộ với sự tiến bộ của khoa
học trong giai đoạn hiện nay để nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong
trường học.
- Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, hỗ trợ công tác phí
hàng tháng cho cán bộ văn thư, hỗ trợ tiền làm thêm vào ngày thứ 7 cho cán bộ
văn thư theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tăng cường hơn nữa việc quản lý Nhà nước về công tác văn bản; đẩy
mạnh việc kiểm tra, kiểm soát về công tác văn thư.
- Hàng năm đề nghị Sở Giáo dục cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn
cho cán bộ văn thư các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của việc “Quản lý chung
về công tác văn thư và bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến” mà bản
thân tôi đã dùng hết khả năng tâm trí, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết
trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã dầy công sáng tạo mới xây dựng
nên.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và trình bày đúc rút kinh nghiệm này,
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy được. Rất mong sự
đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong hội đồng thi đua nhà trường,
là cơ sở để hoàn thiện công tác “Quản lý chung về công tác văn thư và bảo
quản tốt công văn đi-công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn./.
Krông pắc, ngày 20 tháng 12 năm 2012
Người viết
Xác nhận của nhà trường Xác nhận của BCH Công đoàn
Hiệu trưởng Chủ tịch
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 16

Xác nhận của Sở Giáo Dục- Đào Tạo ĐăkLăk
Tài liệu tham khảo
- Điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2010 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 17
Mục lục
TT Nội dung Trang
A Đặt vấn đề 1
B Cơ sở lý luận 2
I Thực trạng những năm qua 2
II Đặc điểm tình hình 3
III Những thuận lợi- khó khăn 3
C Giải pháp và kết quả 5
D Kết luận 12
Tài liệu tham khảo
Mục lục

Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk