NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT
NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ.
I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔN G TY TNHH DUYÊN HÀ
1. Những ưu điểm
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu : Có thể nói trong thời gian qua
công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có những ưu điểm nhất
định qua đó góp phần đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho
việc thi công công trình đúng tiến độ, hạ thấp chi phí mua sắm và dự trữ nguyên
vật liệu, giảm thiểu tình trạng mất mát nguyên vật liệu, tiết kiệm được cho công
ty một khoản chi phí đáng kể.
- Ở khâu lập kế hoạch : Hàng tháng, hàng tuần các khu vực sản xuất đều
lập kế hoạch đi vật tư cho từng công trình căn cứ vào tiến độ thi công thực tế
trên công trình báo về. Kế hoạch đi vật tư của các khu vực sau khi lập xong
được chuyển lên phòng Vật tư để lập kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư căn cứ
vào kế hoạch đi vật tư của các khu vực chuyển lên, cân đối với lượng vật tư tồn
trong kho để lập kế hoạch mua vật tư của tuần, tháng. Chính việc lập kế hoạch
đi vật tư và kế hoạch mua vật tư cho từng tuần, từng tháng giúp cho công ty chủ
động trong việc cung ứng vật tư đúng tiến độ thi công, tránh tình trạng cấp phát
vật tư một cách thiếu kế hoạch gây ra tình trạng tồn kho nhiều làm ứ đọng vốn
trong khâu dự trữ, giảm thiểu tỷ lệ mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trong dự
trữ và thi công.
- Ở khâu mua sắm: Việc mua sắm vật tư do phòng vật tư đảm nhận,
phòng Vật tư căn cứ vào kế hoạch mua vật tư của từng tuần, tháng để tiến hạnh
mua vật tư. Trước khi mua sắm một loại vật tư nào đó phòng vật tư thường tiến
hành tìm hiểu thị trường, khảo sát giả cả ở nhiều nơi nhằm tìm được nguồn cung
ứng vật tư với đơn giá thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng thi
công. Chính việc tìm hiểu thị trường và khảo sát giá cả từ nhiều nhà cung ứng
khác nhau giúp cho công ty hạ thấp chi phí mua sắm nguyên vật liệu.
- Ở khâu dự trữ, bảo quản : Việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty luôn cố

gắng dự trữ ở mức tối thiểu cho phép nhưng vẫn đảm bảo việc cung ứng kịp
thời cho các công trình theo tiến độ thi công. Thông thường công ty chỉ mua
sắm vật tư khi các công trình yêu cầu và số lượng mua sắm chỉ đủ cung cấp theo
yêu cầu của công trình hoặc thừa ra ít để tránh ứ đọng vốn trong dự trữ.
Công ty Duyên Hà cũng đã trang bị hệ thống kho để bảo quản nguyên vật
liệu : Tại công ty có trang bị một kho để bảo quản nguyên vật liệu mua về trước
khi xuất cho các công trình và bảo quản những nguyên vật liệu công trình sử
dụng không hết chuyển về hoặc những nguyên vật liệu hỏng không sử dụng
được. Tại kho công ty nguyên vật liệu được xắp xếp theo từng chủng loại trên
giá để thuận tiến cho việc tìm kiếm và xuất kho.
Tại các công trình công ty đều có các kho bảo quản vật tư, mỗi kho đều
có một thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và cấp phát vật tư phục vụ
thi công trực tiếp công trình đối với những vật tư từ công ty cấp lên.
- Ở khâu cấp phát vật tư : Vật tư được cấp phát căn cứ vào phiếu báo vật
tư của các đội chuyển lên phòng vật, sau khi nhận được phiếu báo vật tư từ đội
chuyển lên phòng vật tư sẽ kiểm tra xem vật tư đó đã cấp đủ chưa nếu chưa cấp
đủóẽ viết phiếu xuất kho và thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để cấp vật tư cho
công trình. Chính việc theo dõi tình hình cấp phát vật tư giúp cho công ty tránh
đươdcj tình trạng cấp thừa vật tư.
- Ở khâu kiểm kê vật tư : Công ty Duyên Hà đã thành lập riêng một đội
thanh tra vật tư trực thuộc phòng vật tư. Hàng tháng tổ thanh tra đều tiến hành
đi thanh tra, kiểm tra vật tư tại các công trình nhằm kiểm tra số lượng vật tư
xuất tại kho công ty cho công trình với số lượng vật tư thực nhận tại công trình,
số lượng vật tư đã thi công và số lượng vật tư còn tồn tại công trình để xác định
xem công trình đó có làm mất mát vật tư không, qua đó có tìm hiểu nguyên
nhân để có quyết định sủ lý. Chính việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên
tại các công trình giúp cho công ty nắm rõ tình hình thi công công trình, số
lượng vật tư tồn trên công trình để có kế hoạch cấp phát vật tư phù hợp và điều
chỉnh tiến độ thi công. Mặt khác việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên
giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thủ kho , hạn chế tình

trạng mất mát vật tư.
* Về công tác hạch toán nguyên vật liệu:
Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có
những ưu điểm nhất định như :
- Công ty đã trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho công tác hạch toán kế
toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng qua đó hỗ trợ
đáng kể cho những người làm công tác hạch toán kế toán.
- Công ty đã sử dụng phần mền kế toán Fast 2004 trong hạch toán kế toán
giúp cho việc hạch toán kế toán được thuận lợi, giảm thiểu công việc cho người
làm công tác kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng.
- Công ty đã có riêng một kế toán phụ trách việc hạch toán nhập, xuất
nguyên vật liệu trong toàn công ty. Bên cạnh đó công ty còn có một bộ phận kế
toán công trình chuyên trách chuyên đảm nhận việc kiểm tra, tập hợp các chứng
từ tại các công trình .
2 . Những nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên công tác quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu ở công ty Duyên Hà còn có những hạn chế (nhược điểm) nhất định.
- Ở khâu lập kế hoạch : Nhìn chung kế hoạch đi vật tư của các khu vực lập
căn cứ và tiến độ và yêu cầu vật tư của các công trình Fax về nên có lúc không
chính xác vì nhiều khi trên công trình sợ cấp việc cấp vật tư không kịp tiến độ
nên báo tăng khối lượng nên dẫn đến việc cấp vật tư nên nhưng công trình chưa
thi công đến hoặc thi công lâu không hết dẫn đến việc ứ động vật tư gây lãng
phí vốn.
- Ở khâu mua sắm : Hiện tại bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu do 02 người
đảm nhận vì thế với khối lượng vật tư mua sắm là rất lớn mà yêu cầu cấp phát
vật tư lại đòi hỏi đúng tiến độ nên việc tìm hiểu, khảo sát giá cả vật tư nhiều khi
không thực hiện được nhiều dẫn đến không mua được vật tư với giá rẻ nhất.
Hơn nữa nguồn vốn lưu động phục vụ cho việc mua sắm vật tư còn hạn chế dẫn
đến việc không chủ động được việc mua sắm vật tư hoặc phải mua vật tư với
giá cao vì phải mua công nợ.

- Ở khâu bảo quản : Tuy ở công ty đã có hệ thống kho bảo quản nguyên vật
liệu, nhưng kho này còn nhỏ hẹp thiếu chỗ bảo quản vật tư nên có những vật tư
phải để ngoài trời làm ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản vật tư, gây hư hỏng
vật tư.
Tại các công trình kho bảo quản vật tư thường là các lán, trại được quây
bằng bạt dứa. Mặt khác do ý thức của công nhân còn thấp nên hàng ngày khi
làm việc về những vật tư thừa thường được vứt lộn xộn không theo chủng loại
có trường hợp gây ra nứt vỡ không dùng được đối với những vật tư rễ vỡ, nứt.
- Ở khâu kiểm kê : Số liệu xuất kho tổng hợp dưới công ty và số lượng thực
tế nhập tại các công trình đôi khi không khớp nhau, nhiều khi là do đơn vị tính
khác nhau khi xuất kho người xuất ghi đơn vị tính là bộ, nhưng người nhận tại
công trình lại ghi đơn vị tính là cái dẫn đến số liệu lệch nhau. Đôi khi người làm
công tác tổng hợp dưới công ty vào thiéu số liệu hoặc vào nhầm hai lần số liệu.
- Chưa mã hoá vật tư : Chính việc chưa mã hoá được vật tư dẫn đến chỗ
đôi khi gây nhầm lẫn cho việc nhập, xuất vật tư và tính tồn kho cuối kỳ của
từng loại vật tư. Bởi vì cùng một loại vật tư nhưng có nhiều tên gọi khác nhau
nên đôi khi nhập vào một tên khi xuất ra lại sử dụng tên khác dẫn đến nhằm lẫn
hoặc sai lệch khi hạch toán tồn kho cuối kỳ.
- Trình độ của người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu còn hạn chế :
Hiện nay người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu mới có trình độ trung
cấp, tên gọi vật tư chưa nắm hết, các nghiệp vụ hạch toán chưa nắm vững nên
đôi khi còn nhằm lẫn trong hạch toán.
- Hàng tháng thủ kho và kế toán vật liệu chưa thường xuyên làm tốt công
tác đối chiếu nhập, xuất, tồn kho giữa số liệu của thủ kho và số liệu của kế
toán : Theo quy định của công ty hàng tháng và cuối tháng thủ kho và kế toán
vật liệu phải đối chiếu số liệu với nhau xem có khớp không, nhưng việc đối
chiếu lại không được thực hiện thường xuyên có tháng đối chiếu có tháng
không, dẫn đến số liệu tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán không
khớp nhau.
II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG

TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN
HÀ.
1. Mã hoá vật tư
Mã hóa vật tư là việc quy định mã riêng cho từng loại vật tư. Công việc
hạch toán nguyên vật liệu muốn được chính xác thì vật liệu phải được phân loại
khoa học và hợp lý. Muốn vậy công ty nên có kế hoạch mã hoá từng loại vật tư
để cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được thuận lợi và đơn giản hơn đồng
thời giảm được thời gian kiểm kê, kiểm tra . Việc mã hoá vật tư một cách khoa
học còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu
quản lý và chỉ đạo sản xuất kịp thời hơn.
2. Xây dựng kế hoạch mua sắm
Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư là những bước công việc phải làm
để có được kế hoạch cụ thể phục vụ cho sản xuất. Đối với các doanh nghiệp,
việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh lập, nhưng
thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành của doanh
nghiệp. Các giai đoạn lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có:
- Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến nội dung
và chất lượng của kế hoạch vật tư. ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh
nghiệp phải thực hiện công việc sau:
+ Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản
xuất. VD như : Dung lượng thị trường, khả năng đáp ứng các nhu cầu của công
ty
+ Chuẩn bị các tài liệu về kế hoạch sản xuất-kinh doanh và kế hoạch
tiêu thụ sản phẩm VD: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty trong kỳ
+ Mức tiêu dùng nguyên nhiên vật liệu, yêu cầu của các phân
xưởng, tổ đội sản xuất và của doah nghiệp...VD: Mức tiêu dùng NVL có thể
tính theo phương pháp định mức hoặc phương pháp ước lượng.
- Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các
doanh nghiệp sản xuất để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học
đòi hỏi phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là

căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường với cơ chế tự trang trải và có lợi nhuận để tồn tại
và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế rất to
lớn.
- Giai đoạn kết thúc của kế hoạch mua sắm vật tư: Đây là giai đoạn xác
định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp. Cạnh tranh là
quy luật tất yếu của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức
quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải
được tính toán một cách khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp.
Trong điều kiện đó mục tiêu của việc lên kế hoạch vật tư là làm sao khối lượng
vật tư mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
3. Công tác định mức kinh tế kỹ thuật
Vật tư ở công ty TNHH Duyên Hà dù đã được quản lý một cách nghiêm
túc nhưng cũng không tránh khỏi việc thất thoát lãng phí nên công ty cần lập kế
hoạch định mức kinh tế kỹ thuật.
Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho
tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn hàng và tạo điều
kiện cho công tác quản lý, cấp phát vật tư được chặt chẽ, gọn nhẹ
Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không
có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu
quả. Phân công phân nhiệm không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng
không đảm bảo, lợi nhuận giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy
trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng
định mức tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho
người cấp phát và người sử dụng vật tư, đồng thời góp phần làm lành mạnh bầu
không khí sản xuất-kinh doanh của công ty.
Định mức tiêu hao cho tất cả vật tư không phải là việc đơn giản song công
ty cần biết kết hợp giữa kinh nhgiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy trì.
- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kỳ.