TIỂU LUẬN: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê pptx

TIỂU LUẬN:

Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ
chức sự kiện của Công ty TNHH
Liên hiệp Nguyễn Lê





LỜI MỞ ĐẦU


Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy
Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong
suốt thời gian qua. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự
hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm
thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo
mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh
cũng như hoạt động marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực
tế tại Việt Nam.

Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang trong tình trạng khủng hoảng kinh tế như
hiện nay, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh
khỏi bị ít nhiều ảnh hưởng. Theo đánh giá chung, 2009 còn rơi vào trạng thái trì trệ
hơn nữa, và còn kéo dài, đánh giá khả quan nhất là tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam mới
bắt đầu có những bước tiến triển mới.
Hơn lúc nào, vai trò của marketing trong mỗi doanh nghiệp quan trọng chưa
bao giờ quan trọng như lúc này, khách hàng thực sự trong vai trò là thượng đế đối với
mỗi doanh nghiệp. Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là công ty chuyên
về sự kiện, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực marketing ở Việt Nam, hỗ
trợ các doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt
động xung quanh tổ chức sự kiện.
Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự
kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn, em xin đưa ra
một số thông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực
trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao
chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn
Lê. Cụ thể gồm 3 chương như sau:


Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và giới
thiệu dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê.
- Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: Giới thiệu chung về tổ
chức sự kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức sự kiện (Cầu và cung
trên thị trường).
- Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp
Nguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện;
một số khách hàng hiện có.
Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH
Liên hiệp Nguyễn Lê.
- Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty: Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện của

Công ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác.
- Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:
Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho
công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê.
- Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê.
- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần
quan tâm.











CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG
TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ.
I. Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:
1. Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện:
a. Khái niệm tổ chức sự kiện:
Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World
Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm. Trên thực tế, dịch vụ
này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ
động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm
mới và nhiều hoạt động khác.

Nhiều người còn ví von tổ chức sự kiện cũng giống như cũng như một bức tranh
toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh
bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty
thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi event họ tổ chức. Bởi vậy, đòi
hỏi đối với những chuyên gia tổ chức sự kiện cũng thật không dễ dàng, ví dụ như phải
có óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả năng thiết lập mối quan
hệ tốt, có khả năng tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê… Và cũng
không biết bao nhiêu bài báo nói đến mồ hôi nước mắt của những con người tham gia
hoạt động tổ chức sự kiện để có được một sự kiện thành công.
Tóm lại, ta có thể định nghĩ một cách tổng quát dưới góc nhìn marketing rằng:
“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư
liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các
dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào
đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự
kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn
phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự
kiện.”


b. Một số loại hình:
- Các phân loại thứ nhất, hay được các công ty sự kiện sử dụng như sau:
Lễ kỉ niệm:
o Khởi công, động thổ.
o Khai trương, khánh thành.
o Nhận huân chương.
o Thành lập công ty.
o ….
Hội nghị, hội thảo:
o Lễ ký kết.

o Họp báo
o Hội nghị
o Hội thảo.
o Ra mắt sản phẩm.
o Tiệc cảm ơn.
o …
Biểu diễn nghệ thuật:
o Hội diễn văn nghệ.
o Cuộc thi.
o Ca nhạc.
o Thời trang.
o Lễ hội văn hóa.
o …
Sự kiện khác:
o Hội chợ, triển lãm.
o Road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương).
o Sự kiện cộng đồng.
o …


- Các phân loại thứ hai, một số các loại sự kiện điển hình và đi kèm với những mục
tiêu khác nhau:
Họp, hội thảo:
o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm.
o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới.
o Trao đổi ý kiến.
o Tìm kiếm sự đồng thuận.
o Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn động.
Sự kiện đoàn thể:
o Tuyên dương (thành tích công trạng).

o Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp).
o Gặp gỡ, giao lưu.
o Giới thiệu sản phẩm.
o Ghi nhận thương hiệu.
o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…)
Gây quỹ:
o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…)
o Tạo ý thức trong công chúng.
o Thu hút nhà tài trợ mới.
o Thu hút người ủng hộ.
o Tăng tình nguyện viên.
Khuyến khích:
o Ghi nhận doanh số bán thảo luận.
o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai.
o Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công
viêc.
o Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác.
o Sự kiện đặc biệt:
o Gây sự chú ý trong giới truyền thông.


o Gây ý thức trong công chúng.
o Thu hút khách hàng mới.
o Giới thiệu sản phẩm.
o Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện).
Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự
kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế
hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện
mới mang lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự
kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng

phẩm,…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình
của sự kiện.
Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dự
một buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây.
Mục tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp
với mọi người.
Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc. Khi khách lên xe, họ được tặng một gói
quà với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail. Gói quà đó là những cây
gậy đánh golf có in hình logo của công ty.
Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách
thành các đội theo màu sắc của cây gậy. Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công
ty chủ nhà đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội
của mình. Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi
xách rất thuận tiện. Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ
tham gia vào các cuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ
kinh nghiệm, điểm số được tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng.
Sau đó khách được tự do ở lại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối
khoáng, các món tráng miệng và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách
sạn nếu họ muốn.


Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đều
không muốn ra về sớm. Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục
tiêu là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách
hàng.
Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay.
Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít được
quan tâm. Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf
nên những cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và
cũng có giá trị kỷ niệm sự kiện. Nếu sự kiện được tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ

tiệc, mọi người vẫn có khoảng thời gian đáng nhớ nhưng mục tiêu của công ty sẽ
không đạt được. Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như
mong đợi. Nếu để khách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít
người tạt vào bữa tiệc cocktail và tham gia một vài trò chơi ngắn mà thôi.
Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương
pháp thực hiện lại khác. Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử
tới từng địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua
việc giới thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, …
Cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện, loại hình tổ chức sự kiện cũng cần phải xác
định rõ, bởi loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời:
- Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.
- Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan
trọng tham dự tổ chức sự kiện.
- Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.
- Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện,
những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.
- Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện.
Như vậy, mục tiêu cùng với loại hình tổ chức sự kiện cần phải xác định rõ trước
khi đưa ra chiến lược, lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
2. Thị trường tổ chức sự kiện:


a. Cầu dịch vụ TCSK:
So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn
nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh
nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng
phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.
Việt Nam có gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục
ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn
doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác
nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng. Hơn nữa, Việt Nam còn là
nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng
làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn. Chính những yếu tố đó cũng
tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với
nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự
kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn.
Phần lớn cá sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh
nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền. Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có
nhu cầu cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,…
Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh
toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở
nước ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng
toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức
tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà
kinh doanh.
b. Cung dịch vụ TCSK:
Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc
lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ
chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách


sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có
tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn
giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế
tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được
hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện
được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với
tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở

nến rất tốn kém và lãng phí.
Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ
còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa
gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy
nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với
sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu
thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất
gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh
doanh về tổ chức sự kiện.
- Một số thông tin thị trường:
Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một số công ty của người nước
ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Theo điều tra gần
đây, chiếm số đông hiện nay là trên 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của
Việt Nam như Max, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên ở các công ty thường là 2-4
người cho đến vài chục). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có
kèm sự kiện thì vô số.
Theo kết quả nghiên cứu độc lập được thực hiện năm 2007 của Công ty nghiên cứu
thị trường FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi,
Unilever, Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang
tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm
công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các
hoạt động PR/event. Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả


đem lại. Những yếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, cơ quan
chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các
dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến
“phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”…
cùng với yêu cầu “không đụng hàng”.
Max Communications đứng đầu trong dánh sách 20 công ty được nhắc đến, theo

sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh. Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu,
am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân
tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Hơn nữa, thị
trường ở Việt Nam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ
để các đại gia này nhảy vào.
II. Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn
Lê:
1. Thông tin chung:
- Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê.
- Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited.
- Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc
- Thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 2002.
- Trụ sở của công ty: số 32 ngõ 61, Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Điện thoại: 84 – 4 – 2660755
- Fax: 84 – 4 – 7762391
- Email:
- Webside: www.nguyenle.com.vn
2. Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê:
Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông
báo chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác. Trong đó, tổ chức
và quản lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua.


Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ
chức sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung
quanh tổ chức sự kiện.
Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau:
- Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình.
- Phát triển và triển khai các chiến lược marketing.
- Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng.

- Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện.
- Soạn thảo, thiết kế, sản xuất, cung cấp các vật phẩm, thiết bị cần thiết cho việc tổ
chức sự kiện (Các thiết bị nghe nhìn hiện đại, đa dạng; các thiết bị dịch đa ngôn
ngữ; các thiết bị thông tin, vi tính.)
- Phối hợp tổ chức tham dự triển lãm cho khách hàng, bao gồm việc đàm phán, giám
sát các nhà thầu dàn dựng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước,…
- Xác định và đàm phán với các nhà tài trợ.
- Đàm phán giá cả với các nhà cung cấp: khách sạn, tour du lịch, ăn uống, vận
chuyển…
- Điều phối thông tin báo chí, quảng cáo.
- Xử lý và xác nhận đăng ký.
- Điều phối, phối hợp thông tin, hành động giữa khách hàng và các bên có liên quan.
- Triển khai, quản lý mọi công tác hậu cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện.
- Báo cáo tiến độ công việc thường xuyên và những diễn biến đột xuất.
- Cung cấp dịch vụ đưa và đón khách: Đón, tiễn tại sân bay; thủ tục nhập cảnh, nhập
phòng nhanh và riêng biệt.
- Thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch theo yêu cầu khách hàng.
- Cung cấp phương tiện đi lại: Các loại ô tô đời mới từ 4 chỗ tới 45 chỗ; đội ngũ lái
xe chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh.
- Cung cấp quà tặng: lên ý tưởng, thiết kế theo ý tưởng, sản xuất.


- Cung cấp dịch vụ tiệc theo yêu cầu: Tư vấn và cung cấp địa điểm; mời chuyên gia
nước ngoài tư vấn thiết kế trang trí cho các đại tiệc; đề xuất thực đơn (Thực đơn đa
dạng, phù hợp với nhiều đối tượng, đầu bếp cao cấp)
3. Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện:
Trong những năm qua, Nguyễn Lê đã chính thức là một công ty chuyên tổ chức sự
kiện tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. Những dự án từng được
Nguyễn Lê thực hiện hầu như đều nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng. Những
dự án đó phần lớn là các hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị,

ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới
Nam. Một số sự kiện nổi bật như:
STT Tên dự án Tên khách hàng Thời gian
1

APEC Vi
ệt Nam 2006

Văn ph
òng chính ph
ủ

T
ừ tháng 01 tới hết tháng
11 năm 2006
2

H
ội nghị Bộ tr
ư
ởng Du lịch

T
ổng cục du lịch

11 t
ới 18 tháng 10 n
ăm
2006
3

Di
ễn
đàn doanh nghi
ệp thủ
đô
các nước Asian
Hi
ệp hội Doanh nghiệp
Hà Nội
15, 16 tháng 10 năm 2007

4 Hội nghị Thanh tra Châu Á
Thái Bình Dương
Thanh tra chính phủ 26 tới 29 tháng 04 năm
2007
5 Hội nghị Thứ trưởng tài chính
các nước ASEAN
Bộ tài chính 24 tháng 02 tới 02 tháng
03 năm 2008
6 Hội nghị Bộ trưởng tài chính
các nước ASEAN
Bộ tài chính Từ 25 tháng 03 tới 02
tháng 04 năm 2008
7 Hội nghị tín dụng Châu Á
Thái Bình Dương – APRACA
NHNo Từ ngày 26 tháng 03 tới 29
tháng 03 năm 2008
8 Diễn đàn doanh nghiệp Việt
Nam 2008

Euro Money Ngày 12, 13 tháng 03 năm
2008
9 Hội nghị khách hàng COCA - Công ty nước giải khát Tháng 2 năm 2008


COLA Coca-Cola Việt Nam
10

L
ễ
đ
ộng thổ khu nghỉ d
ư
ỡng
Beverley Việt Nam
Công ty Beverley Vi
ệt
Nam
Tháng 04 năm 2008

11

L
ễ
đ
ộng thổ khu công nghệ
phần mềm và đào tạo đại học
FPT
Công ty FPT Vi
ệt Nam

Tháng 03 năm 2008

12 Diễn đàn và triển lãm quốc tế
lần thứ hai về phát triển thủy
lợi và tái sử dụng năng lượng
tại các nước Asia
Aqua Media
International và
Publisher of
Hydropower & Dams
Journal.
Ngày 10, 11 tháng 03 năm
2008

Cho thấy, những sự kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn là các sự kiện chính trị,
thuộc ban ngành chính phủ. Tuy nhiên, những dự án sự kiện thuộc khối tư nhân ngày
càng nhận được nhiều hơn. Những dự án đó không chỉ thuộc lĩnh vực hội nghị hội
thảo, đó còn là những buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương,
hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm,…







CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ
CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng:
Phương pháp thực hiện:
- Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự.
- Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác.
Mục tiêu:
- Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét
về chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty
Nguyễn Lê.
Cơ cấu phỏng vấn:
- Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi. Thu thập trong 3 chương trình gần
đây (Lễ hội hoa anh đào, tiệc cưới ở khách sạn La Thành, chương trình hội
thảo). Trong đó, khoảng 40% là sinh viên, 40% là công nhân viên chức, 20%
khác (người về hưu, nhà báo, bộ đội…).
- Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng
vấn chuyên sâu.
Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần
mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục).
I. Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:
1. Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện:
Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những
yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại
hình.
- Hội nghị, hội thảo.
Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan
trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ,
các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam. Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên.


Nguyễn Lê được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội
nghị, hội thảo.

- Họp báo.
Họp báo là một hình thức để kết nối chính phủ, các ban, ngành, cơ quan, đơn vị,
doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Tại buổi họp báo, những vấn đề
thắc mắc sẽ được giải đáp, đồng thời thông tin được chia sẻ một cách công khai, minh
bạch. Xác định được tầm quan trọng của họp báo, bằng kinh nghiệm tổ chức của mình,
Nguyễn Lê chú trọng vào các yếu tố: trang trọng, lịch sự, thông tin chính xác, khoa
học và hấp dẫn giới truyền thông. Nguyễn Lê hoàn toàn chủ động đóng vai trò là cầu
nối giữa khách hàng với báo chí.
- Lễ ký kết.
Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa các tổ
chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều cùng một mong
muốn chung là vì sự thịnh vượng và phát triển. Tính đến nay, Nguyễn Lê đứng ra tổ
chức thành công hàng trăm năm lễ ký kết, đem lại tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên
con đường vươn tới mục tiêu của mình.
- Lễ trao giải thưởng.
Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân
có thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ chức, cơ quan, doanh
nghiệp. Những sự kiện như vậy đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch
bản chương trình, triển khai thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Bằng những kinh
nghiệm thực tiễn, các lễ trao giải thưởng Nguyễn Lê thực hiện thường đảm bảo sự
chính xác, trang trọng và đầy ý nghĩa.
- Khai trương.
Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởi
đầu tấn tài, tấn lộc. Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ
chức, Nguyễn Lê đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng
sinh khí mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước
truyền thống của một lễ khai trương.


- Hội chợ, triển lãm.

Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới
thiệu sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng. Ngoài việc xây
dựng ngân sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung
cấp thiết bị cho các gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa
nhà tổ chức và khách hàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng
tốt nhất mục tiêu của hội chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản
phẩm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng.
- Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại.
Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêu
dùng định vị thương hiệu. Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong
nhà và ngoài trời. Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã
đưa tên tuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người
tiêu dùng tin tưởng lựa chọn sử dụng.
- Tiệc ngoài trời.
Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệc
ngoài trời. Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới. Con
người hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu
thông tin và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới. Với dịch vụ trọn gói của
mình, Nguyễn Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với
các chương trình giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong
việc xây dựng chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị.
Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý
nghĩa phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng.
Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao. Các thiết
bị phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam
kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn
Lê.

- Hoạt động ngoại khóa.
Cùng với quá trình phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc, các công ty rất
cần thời gian để xây dựng, củng cố lòng tin, nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và khả năng
giao tiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty.
Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân viên và
lãnh đạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công ty.
Nguyễn Lê sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây dựng các
chương trình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Tất cả các yếu tố được
xây dựng phù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như thông qua việc tìm hiểu
nguyện vọng của các thành viên trong Công ty của đối tác. Các thành viên trong Công
ty của đối tác sẽ cảm thấy lãnh đạo Công ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá
trị chỉ để dành cho họ. Và như vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực
hết mình để đóng góp vào sự thành công của đối tác.
2. Thực trạng quy trình thực hiện:
Quy trình chung của Nguyễn Lê có thể đưa ra thành các bước tiến hành cơ bản sau:
Tìm kiếm khách hàng

Xác định yêu cầu và thương lượng

Chuẩn bị thực hiện

Thực hiện

Truyền thông sau sự kiện

Kết thúc hoạt động, đánh giá.

a. Tìm kiếm khách hàng:
Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR
và bán hàng cá nhân của công ty. Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm
khách hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh
nghiệm làm việc lâu năm.
Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếm
khách hàng thì rất ít. Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những
chương trình đã được đặt hàng. Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công
ty, một là do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê. Nguyên
nhân của việc ít nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do
tính chất của hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ
cho hoạt động tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch
vụ công ty cung cấp. Trong khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này
thì không nhiều, bởi nhân viên của Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp
tác lâu dài với Nguyễn Lê còn nhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc,
thời gian đào tạo tổ chức sự kiện khá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn
khách hàng cho công ty. Thứ hai, phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc
khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp nếu không có mối quan hệ rộng từ trước. Hiện
nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế, cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài
nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán về dịch vụ tổ chức sự
kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người chào bán. Thứ ba, Nguyễn Lê
chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mới đây có bộ phận PR, hiện nay
có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìm kiếm khách hàng, hay
chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng. Mới ở giai đoạn xây dựng hệ
thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng.
Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của
giám đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty.
Thị trường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những

giải pháp để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị
trường dịch vụ tổ chức sự kiện. Có thể là tăng lương theo kỳ hạn cho những nhân viên
lâu năm, phát huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán
hàng, có biện pháp khuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các
nhân viên, giao cho họ quyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,…
b. Xác định yêu cầu và thương lượng:
Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc thực hiện
chương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng,
hay thông điệp gửi đến công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện. Bởi vậy, xác
định yêu cầu, và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tố
quan trọng quyết định sự thành bại cho cả chương trình sự kiện.
Nguyễn Lê đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng
và thương lượng là: thông tin về đối tác như công ty chuyên về lĩnh vực gì, người
mong muốn thực hiện chương trình là ai, người tham gia đàm phán là ai, họ hiểu thế
nào về công tác tổ chức hoạt động sự kiện, đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một
chương trình sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện
đó, thời gian tổ chức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ
đối với công chúng mục tiêu là gì, họ yêu cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức
trọn gói, hay họ sẽ tham gia vào phần nào của chương trình sự kiện, Tất cả những
yếu tố trên đều được coi trọng để xác định lịch trình, địa điểm, kịch bản cho một
chương trình, yêu cầu cho người đại diện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng
nắm được mong muốn của khách hàng, cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của
Nguyễn Lê.
Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm. Tham
gia đàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối quan hệ sẵn với đối tác,
hai là người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình. Hai đối tượng này cùng tham gia
đàm phán để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để đáp ứng mong muốn của khách hàng
một cách tốt nhất.

Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng thường là
xác định sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho sự kiện là gì, chi phí
cho sự kiện là bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng là gì,
công chúng tham dự là những ai, bao nhiêu người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa
điểm thực hiện có thể là ở những đâu.
Theo đánh giá của đối tác (trong điều tra bảng hỏi) về việc Nguyễn Lê đáp ứng tốt
mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:
M
ức
đ
ộ thỏa mãn mong muốn

(%
)
Hoàn toàn

62
,5
Chưa hoàn toàn

32
,5
Không như mong mu
ốn

5

Điều này cho thấy kịch bản chương trình, công tác tổ chức, thực hiện của Nguyễn
Lê chưa hoàn toàn đáp ứng được mong muốn của họ. Phần lớn đối tác đều cho rằng
Nguyễn Lê khá cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng trong công tác tổ chức vì
hầu như làm trọn gói, tuy nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường là
thực hiện theo chủ quan, theo thói quen. Vậy nên, trong giai đoạn này, tuy đã thực hiện
khá tốt, nhưng Nguyễn Lê cũng cần có giải pháp trong tìm hiểu yêu cầu của khách
hàng để tạo sự hài lòng cao hơn như: tìm hiểu nhu cầu của họ về độ chuyên nghiệp,
sáng tạo trong chương trình, tìm hiểu mong muốn của đối tượng công chúng mục tiêu
để đưa ra kịch bản sáng tạo, ấn tượng gửi thông điệp đến họ, tránh làm theo thói quen.
Ngoài việc đáp ứng đúng mong muốn của đối tác, còn nhanh nhạy trong việc tìm hiểu
nhu cầu, tư vấn cho họ những giải pháp tối ưu dựa trên cơ sở mong muốn của công
chúng tham dự, mục đích đạt được sau chương trình sự kiện, và quảng bá hình ảnh của
đối tác một cách tốt nhất, họ sẽ cảm thấy thích thú hơn…
c. Chuẩn bị thực hiện:


- Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm được những
yếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của
khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như địa điểm, cách thức phục vụ, cách
trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt. Nguyễn Lê có bộ phận
chuyên phụ trách về sân khấu, về âm thanh, ánh sáng, về thiết bị phục vụ sự kiện, mối
quan hệ với các địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy
động nguồn lực khá nhanh và hiệu quả. Điều quan trọng hơn, đó là kết hợp nguồn lực
cho phù hợp với chủ đề của chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ. Đôi khi,
đối với những nhân viên mới chưa quen việc, thì còn thiếu linh hoạt, người thực hiện
chương trình cũng có sự chia sẻ thông tin một cách cởi mở, thẳng thắn, tạo điều kiện
cho đồng nghiệp học hỏi kinh nghiệm và chủ động hợp tác trong quá trình thực hiện
chương trình. Tuy nhiên, việc huy động ý tưởng chưa được tốt cho lắm, thường là theo
khuôn mẫu, và những cá nhân cũng ngại chủ động đóng góp. Người chịu trách nhiệm
chương trình cần huy động những ý tưởng sáng tạo của đồng nghiệp một cách chủ

động hơn.
- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ
phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng tạo
sự khác biệt với các công ty sự kiện khác. Trong kịch bản chương trình của Nguyễn
Lê, đa phần khách hàng không đánh giá cao về mặt sáng tạo, cụ thể là:
Mức độ sáng tạo (%)
R
ất sáng tạo

42,5

Chưa sáng tạo lắm 52,5
Khô
ng sáng t
ạo

5,0


Ở Nguyễn lê, cũng như đa phần các công ty sự kiện ở Việt Nam đều bị đánh giá là
mức sáng tạo chưa cao, người Việt Nam ít có thói quen sáng tạo, hay làm theo khuôn
mẫu. Đôi khi, những ý tưởng sáng tạo cũng chưa được khuyến khích đúng mức bởi sự
ngại mạo hiểm trong mỗi chương trình tổ chức. Và cũng có thể, dịch vụ tổ chức sự


kiện vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ trên thị trường nên chưa có nhiều những ý tưởng
sáng tạo.
Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được chu đáo.
- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu các công

việc cần thiết cho sự kiện. Kêt quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần (Ví dụ
như: Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa
điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương trình…); Bảng phân công công việc (Ai sẽ chịu
trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc.
Đa phần đối tác khá hài lòng với khâu này, bởi bảng phân công công việc của Nguyễn
Lê khá rõ ràng, chi tiết, cụ thể, thời gian khá hợp lý. Tuy nhiên, với những sự kiện có
nhiều bên tham gia, sự phối hợp về thời gian đôi khi còn trục trặc, gây khó khăn trong
việc thực hiện chuơng trình. Với những sự kiện lớn, sự trao đổi vẫn còn những sơ sót
thể hiện tính thiếu chuyên nghiệp như việc âm thanh ánh sáng chưa kiểm tra lại trước
khi chuẩn bị đưa ra sử dụng do chủ quan như trong ngày hội Nguyễn Lê. Hợp đồng ký
kết thuê địa điểm tổ chức trước và sau không khớp gây hoang mang cho công chúng
tham dự trong lễ hội hoa anh đào chẳng hạn. Và kể cả việc ít khi đưa ra kế hoạch dự
phòng đối với sự cố trong sự kiện như mưa bão thì sân khấu ngoài trời có thể chuyển
địa điểm hay không, hay là ngừng hoạt động,… Điều này thể hiện trình độ chuyên
môn của người tổ chức sự kiện, cũng như đánh giá một phần sự chuyên nghiệp trong
công tác tổ chức.
- Trên cơ sở, chương trình đã được hoạch định, đưa ra kế hoạch truyền thông cho
sự kiện. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trước khi tổ chức sự kiện, nhờ
đó mà đối tác có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng, xác định được đối
tượng khách hàng mục tiêu của mình và thu hút họ tham dự. Kế hoạch truyền thông
được dựa vào chi phí cho truyền thông là bao nhiêu, tính chất sự kiện thuộc khối tư
nhân, hay nhà nước, nội bộ hay bên ngoài, các đầu mối liên lạc với báo chí, truyền
hình, cơ quan truyền thông khác phục vụ cho sự kiện được đưa ra cụ thể, chi tiết, và
giao cho các cá nhân phụ trách cụ thể từng công đoạn. Đặc biệt thời gian để thực hiện
truyền thông là bao lâu, điều này tùy thuộc vào nhu cầu của đối tác. Thông thường, kế


hoạch thực hiện truyền thông phải được hoàn thành trước 1 tháng đối với sự kiện
thông thường, thuộc phạm vi doanh nghiệp. Đối với những sự kiện thương mại có sự
góp mặt của nhiều công ty khác nhau, thì tổ chức hoạt động truyền thông cần thực hiện

sớm để tranh thủ sự ưu tiên của công chúng tham dự. Và Nguyễn Lê được đối tác đánh
giá khá tốt trong công tác chuẩn bị này.


d. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám
sát của người phụ trách chương trình.
Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những
lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại
chỗ.
Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng,
chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà cung cấp (Ví dụ như
hợp đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được thuê phục vụ cho sự kiện,…)
Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của Nguyễn Lê được thể hiện ra ngoài.
Nhất là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý sự cố, cách kết hợp làm
việc giữa những người trong nhóm, và kết hợp với đối tác trong khâu tổ chức. Cụ thể,
đối tác đánh giá mức độ chuyên nghiệp của Nguyễn Lê như sau:
Mức độ chuyên nghiệp (%)
R
ất chuyên nghiệp

57,5

Còn có điểm chưa chuyên nghiệp

40,0
Không chuyên nghi
ệp

2,5

Mức độ rất chuyên nghiệp chiếm phần lớn (57,5%), còn có điểm chưa chuyên
nghiệp cũng được đánh giá khá cao (40%), và không chuyên nghiệp chỉ có 2,5%. Vậy
hầu hết đối tác đều đánh giá Nguyễn Lê có những điểm chuyên nghiệp, tuy nhiên vẫn
còn nhiều yếu tố cần xem xét để nâng cao khả năng chuyên nghiệp của Nguyễn Lê mà


đối tác phản hồi như: lịch trình diễn ra không chuẩn xác, cơ sở vật chất kém chất
lượng, ánh sáng chưa đủ độ sáng, không có đầu mối liên lạc rõ ràng làm đối tác cảm
thấy khó khăn, nhân sự chồng chéo, sắp xếp thời gian chưa hợp lý,… Nguyễn Lê cần
quan tâm hơn tới những yếu tố trên để có giải pháp thích hợp cho mỗi trường hợp xảy
ra, hoàn thiện khả năng chuyên nghiệp trong khâu tổ chức thực hiện sự kiện.
e. Truyền thông sau sự kiện:
Kết thúc sự kiện, thì công tác truyền thông sau sự kiện cũng không kém phần quan
trọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Thường thì
công tác truyền thông đối với mỗi sự kiện lớn được các đơn vị truyền thông phụ trách
như báo chí, truyền hình do trách nhiệm của họ, hoặc đã được đơn vị tổ chức thuê từ
trước. Ngoài ra, Nguyễn Lê có thể đảm trách luôn nhiệm vụ này nếu đối tác có nhu
cầu như: quay phim, chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,…
Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện của Nguyễn Lê cũng là một
khâu quan trọng, nhằm thiết lập và theo sát các mối quan hệ lâu dài, do người phụ
trách chương trình đảm trách. Đối với mỗi đối tượng khách hàng, Nguyễn Lê sẽ có
những giải pháp riêng, như tổ chức các tour du lịch, giới thiệu các spa để nghỉ ngơi
chăm sóc sức khỏe, các khu vui chơi giải trí cao cấp resort ở bãi biển,… Trên cơ sở đó,
dẫn tới các hợp đồng, những lần công tác tiếp theo, và những khách hàng khác được
giới thiệu qua đối tác. Ở khâu này, hoạt động của Nguyễn Lê vẫn chưa nhiều, thường
là liên hệ cảm ơn và nhận phản hồi từ phía đối tác về chương trình thực hiện. Những
đánh giá của khách hàng, được lưu giữ và đưa lên web của công ty.
f. Kết thúc sự kiên:

Kết thúc sự kiện, các bên hoạch toán ngân sách thực tế, những khoản phát sinh
thừa, hay thiếu so với dự tính ban đầu được kê khai.
Các cá nhân tham gia vào tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo kết quả chương trình về
cảm nhận của cá nhân, về hoạt động tại khâu mình phụ trách, thành công hay có trục
trặc gì, đánh giá của đối tác về khâu công việc đó… và gửi cho thư ký phòng, rồi tổng
hợp gửi cho phòng truyền thông. Đa phần đều đánh giá tốt các chương trình thực hiện.