Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông TODAY MEDIA

Chuyên đề thực tập

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
............................................................................................................................................................................9

PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

DANH MỤC BẢNG BIỂU
............................................................................................................................................................................9

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

1

LỜI MỞ ĐẦU
Đời sống kinh tế ngày càng phát triển thì các nhu cầu về mặt tinh thần của con
người cũng đồng thời gia tăng. Điều đó làm nảy sinh cơ hội cho các ngành dịch vụ xuât
hiện và phát triển mạnh mẽ. Tổ chức sự kiện chính là một ngành dịch vụ mới và đang
rất phát triển tại thị trường Việt Nam. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ
chức sự kiện trong 1 năm trên tồn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Ở
Việt Nam, xuất hiện 15 năm gần đây cùng với tiến trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa,

hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng tăng trưởng vượt bậc với sự phân công lao động
xã hội ngày một sâu sắc và cạnh tranh cũng trở nên gay gắt. Chính vì vậy mà số lượng
cũng như quy mô của các công ty tổ chức sự kiện trên thị trường nước ta cũng ngày
càng được mở rộng.
Không giống như trước đây, khi mà tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm
nhỏ cung cấp thực phẩm. Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì
việc th một cơng ty tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Nhu cầu tổ chức sự kiện rất phong
phú và đa dạng với mỗi cá nhân, mỗi tổ chức. Điều đó khơng những do nhu cầu của con
người ngày càng phát triển mà còn do sự nhìn nhận của xã hội về hoạt động tổ chức sự
kiện ngày càng đúng đắn hơn. Tổ chức sự kiện là một công cụ được các công ty sử dụng
để quảng bá hình ảnh, thương hiệu phổ biến nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và
nghiên cứu thị trường (theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị
trường FTA). Đây là một cơng cụ hoạt động hữu hiệu để để đánh bóng tên tuổi của các
doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, để tổ chức thành cơng một sự kiện thì việc bỏ tiền
thuê những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một việc làm tất yếu của các doanh
nghiệp trong thời kì hội nhập kinh tế - văn hóa toàn cầu như hiện nay.
Nhận thức về vấn đề này, em đã lựa chọn thực tập tại công ty cổ phần truyền
thông TODAY MEDIA, một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có
tiếng tại địa bàn Hà Nội. Với sự hướng dẫn nhiệt tình của thạc sĩ Nguyễn Minh Hiền
và ban giám đốc của công ty TODAY Media, em đã lựa chọn đề tài: “ Thực trạng và
giải pháp hồn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền
thông TODAY MEDIA”.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

2

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm hiểu sâu và rõ hơn về quy trình tổ chức
sự kiện của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà cụ thể ở đây là công ty cổ
phần truyền thơng TODAY MEDIA. Từ đó đưa ra một số giải pháp để hồn thiện quy
trình trên của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối tượng: Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TODAY MEDIA.
- Thời gian: Từ năm 2007- nay.
Kết cấu của đề tài :
Chương 1: Tổng quan về công ty TODAY MEDIA. Hoạt động kinh doanh của
công ty TODAY Media
Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền
thông TODAY Media.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện tại cơng ty
cổ phần truyền thơng TODAY MEDIA.
Do cịn hạn chế về mặt thời gian nghiên cứu, thực tập và kiến thức về tổ chức sự
kiện còn khá mới mẻ với em, chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.
Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn thêm. Sau cùng, em xin được
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn Minh Hiền, người đã nhiệt tình hướng
dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này.

Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên:
Nguyễn Hồng Phúc

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

3

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TODAY MEDIA.
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA
1.1
TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TODAY MEDIA
1.1.1 Giới thiệu chung về cơng ty TODAY MEDIA
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA

Số đăng ký kinh doanh: 0103026783, do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế
hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 12/9/2008.
Mã số thuế: 0102907936
Trụ sở chính: Số 16, lô 4A, Trung Yên 6, Khu đô thị Trung Yên, Quận Cầu Giấy,
Hà Nội.
Điện thoại: (844) 3786 8566 - Fax: (844) 3786 8539
Email: - Website: www.todaymedia.vn
Công ty TODAY MEDIA, tên đầy đủ là Công ty cổ phần truyền thơng TODAY
MEDIA, có trụ sở tại số 16 lơ 4A, Trung Yên 6, khu đô thị mới Trung Yên, Hà Nội
được thành lập năm 2000, tiền thân là công ty TNHH Quảng cáo Việt( AdViNA).
TODAY Media là một tập thể những thành viên với hơn 10 năm hoạt động trong
lĩnh vực truyền thông tại Việt nam. Được điều hành bởi những nhà quản lý chuyên
nghiệp, được đào tạo bài bản tại các trường đại học danh tiếng trên thế giới. Với hơn
10 năm hoạt động, cơng ty hiện có sự tham vấn của nhiều chuyên gia trong các lĩnh
vực như: Nghệ thuật, Văn học, Marketing, Bất động sản, Quan hệ chính phủ, và Quản
lý giúp Today Media ln đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

4
Năm 2009 với sự tham gia của một số lãnh đạo cao cấp vào ban điều hành, Today
Media đã có bước chuyển mình mãnh mẽ bằng việc chuẩn hóa quy trình quản lý theo
tiêu chuẩn ISO hướng tới trở thành một nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp và dịch vụ marketing tổng thể hàng đầu cho khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vực
truyền thơng bất động sản.
1.1.2 Lịch sử hình thành và q trình phát triển của cơng ty TODAY
MEDIA
Lịch sử và q trình phát triển của cơng ty TODAY MEDIA:
Năm 2000:
Thành lập 9/12/2000, tiền thân của TODAY Media là Công ty TNHH Quảng cáo
Việt( AdViNA). Trong làng truyền thông Việt Nam, được biết đến là công ty đầu tiên
khai thác quảng cáo trên màn điển tử LED tại Việt Nam. Sau khi triển khai được một
số dự án lớn tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, các sản phẩm này đã được nhượng
lại cho một số công ty quảng cáo khác khai thác và quản lý. Đến nay, sản phẩm quảng
cáo này vẫn được nhiều doanh nghiệp của Việt Nam phát triển như hệ thống quảng cáo
màn hình LED trong nhiều cơng viên, một số điểm có lưu lượng người qua lại lớn như
Cầu Giấy, Bờ Hồ.
Năm 2001 - 2003:
Nhận thấy nhu cầu phim truyền hình Hàn Quốc tại Việt nam đang được ưa
chuộng, công ty đã chuyển hướng sang cung cấp dịch vụ trao đổi phim truyền hình
Hàn Quốc để có được quyền quảng cáo tại các đài truyền hình trong cả nước. Thời
điểm này, cơng ty cung cấp tới 80% số lượng phim Hàn Quốc tại Việt Nam, đây cũng
là giai đoạn công ty mở rộng được mối quan hệ với giới truyền thông Việt Nam.
Năm 2004 - 2006:
Giai đoạn này là bước chuyển mình quan trọng của cơng ty bằng việc th
chun gia quản lý nước ngồi về làm việc và đẩy mạnh dịch vụ quảng cáo sang: Lập
kế hoạch truyền thông, đặt chỗ quảng cáo truyền hình, báo chí và tổ chức quảng cáo
ngồi trời. Cơng ty đã khẳng định được vị thế bằng việc ký làm đại lý quảng cáo độc

quyền cho LG Electronics Vietnam, LG Debon,… và mở rộng làm đối tác quảng cáo
cho nhiều nhãn hàng như; Deawoo, Miwon, VIB Bank, Thiên Long,…

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

5
Đây cũng là khoảng thời gian, nhân sự cao cấp của TODAY Media được các
chuyên gia nước ngoài đào tạo một cách bài bản, đồng thời được công ty cử đi đào tạo
cấp cao về quản trị và truyền thơng tại Anh, Úc, Hàn Quốc góp phần nâng cao chất
lượng dịch vụ của TODAY Media.
Năm 2007:
Bắt đầu với mảng thị trường Bất động sản. TODAY Media sớm phát triển và trở
thành một trong những công ty hàng đầu về tư vấn và xây dựng kế hoạch marketing
tổng hợp cho các dự án bất động sản, công nghiệp nặng và đặc biệt là lĩnh vực tổ chức
sự kiện như : Lễ khởi công, Lễ khánh thành. Với thế mạnh am hiểu thị trường bất động
sản cùng kinh nghiệm truyền thông, TODAY Media được xem như sự lựa chọn hàng
đầu cho những đối tác trong lĩnh vực này.
Năm 2008:
Với những lợi thế trong quan hệ với nhiều đối tác là các tập đoàn đa quốc gia,
cũng như thấy rõ được điểm mạnh của mình, ban lãnh đạo TODAY Media quyết định đầu
tư sâu rộng vào lĩnh vực tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ marketing bất động sản.
Đánh dấu bằng việc trở thành đối tác truyền thông cho dự án của công ty DongRiWon
Vina với sản phẩm là toà tháp HABICO, là toà nhà hiện đại và sang trọng bậc nhất Việt
Nam hiện nay với khẩu hiệu của tồ nhà “100 năm khơng lỗi mốt”, và ký hợp đồng làm
đối tác tại Việt nam cho công ty Marketing bât động sản của Hàn Quốc tại Việt nam Limit
Development. TODAY Media cũng đã khẳng định được vị thế của mình khi liên tục dành
được những hợp đồng lớn về truyền thông trong lĩnh vực bất động sản: Dự án xây dựng

toà nhà 65 tầng tại một trong những vị trí đẹp nhất thành phố hiện nay: Lotte Center Hà
Nội, Dự án khu chung cư cao cấp CLEVE tai Văn Phú, Hà Đông…
Năm 2009:
Là năm đặc biệt thành công của TODAY Media. Đi sâu vào mảng Tổ chức sự
kiện. TODAY Media đã tổ chức thành công nhiều sự kiện mang tầm cỡ quốc gia và
quốc tế, để lại nhiều ấn tượng cho khách hàng.
Tháng 5: Lễ khởi công nhà má lọc hóa dầu Nghi Sơn – Thanh Hóa. Thủ tướng
Nguyễn Tấn Dũng tham dự và phát biểu tại buổi lễ: Dự án là Cơng trình quốc gia, khi
đi vào hoạt động sẽ mang lại nguồn lợi kinh tế không nhỏ và đảm bảo an ninh năng
lượng cho Việt Nam trong những năm tới.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

6
Tháng 10: Tái khởi công Dự án Tòa nhà Hà Nội CITY COMPLEX, một trong
những tòa nhà cao nhất thành phố. Buổi lễ được đánh giá quy mơ và trang trọng. Đến
dự buổi lễ có sự góp mặt của Ơng Nguyễn Đình Kiên – Phó Chủ tịch Quốc Hội nước
CH XHCN Việt Nam, Ông Bùi Phạm Khánh – Thứ trưởng Bộ Xây Dựng, Ơng Phí
Thái Bình – Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội, Ơng Im Hong Jae – Đại sứ quán
Hàn Quốc tại Việt Nam, Ơng Shin Dong Bin – Phó Chủ tịch tập đồn LOTTE. Cùng
các đại biểu quan chức khác của Việt nam và Hàn Quốc.
Tháng 12: Khởi công Dự án Chung cư cao cấp CLEVE – Ngôi sao tỏa sáng.
Đây là khu đô thị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế với các trung tâm thương mại, tài
chính lớn, các bệnh viện, trường học quốc tế, cơ quan hành chính địa phương, Các khu
vui chơi giải trí và Các dịch vụ cộng đồng… Dự án hứa hẹn đem đến cuộc sống tiện
nghi, hoàn hảo mang tiêu chuẩn quốc tế.
Đặc biệt trong năm 2009, TODAY Media tập trung vào việc nâng cao chất lượng

dịch vụ cung cấp, đội ngũ nhân viên được củng cố với sự tham gia của nhiều bạn trẻ là
những người có trình độ với nhiều thành tích xuất sắc trong học tập và quan trọng hơn
đó là những con người đầy tâm huyết.
Năm 2010:
Khởi đầu năm 2010 với các sự kiện mang tính chất xã hội như : Lễ phát động
chương trình tuyên truyền “Hạn chế sử dụng túi Nilon vì mơi trường” do Quỹ Bảo vệ
Mơi Trường phối hợp với Hapro tổ chức và Chương trình từ thiện “Chung tay đón
xn ấm áp nghĩa tình – Ba Vì 2010” do Đồn Thanh Niên Văn Phịng Quốc Hội và
TODAY Media phối hợp tổ chức, lễ kỉ niệm 45 năm chiến thắng Hàm Rồng
(3,4/4/1965- 3,4/4/2010). Với những gì đã và đang làm được, năm 2010 là năm hứa
hẹn đầy thành công của TODAY Media.
Năm 2010 là năm các dịch vụ cung cấp của TODAY Media sẽ dần được chuẩn
hoá theo qui trình ISO với tinh thần:
1. Hệ thống quản lý tập trung vào chất lượng, hướng tới khách hàng,
2. Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất với chi phí thấp nhất,
3. Quản lý theo quá trình và đưa ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu thực tế
4. Phịng ngừa những điểm khơng phù hợp đối với khách hàng

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

7

1.2 HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA
1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động của công ty:
1.2.1.1 Lập kế hoạch truyền thông
Với kinh nghiệm nhiều năm, TODAY Media cung cấp giải pháp truyền thông
hiệu quả, bao gồm các dịch vụ:

Lập kế hoạch tổng thể: Xác định khách hàng mục tiêu, đề ra các giải pháp tiếp
cận, lựa chọn kênh truyền thông hiệu quả trên cơ sở các yêu cầu và nguồn lực của
khách hàng.
Triển khai kế hoạch truyền thông thông qua sự kiện, quảng cáo truyền hình, báo
chí, viết bài, xây dựng quan hệ với giới báo chí.
Lập kế hoạch xử lý các tình huống truyền thơng khơng thuận lợi.
1.2.1.2 Tổ chức sự kiện
Có nhiều loại hình sự kiện trong lĩnh vực bất động sản như: lễ động thổ, khởi
công, đưa ra sản phẩm mới, nhà mẫu, khánh thành. TODAY Media cung cấp dịch vụ tổ
chức sự kiện tổng thể, bao gồm:
Khảo sát địa điểm, lập phương án tổ chức, xây dựng ý tưởng kịch bản, bảo vệ
phương án, ý tưởng đề xuất.
Thiết kế và dàn dựng tổng thể đến chi tiết các hạng mục: cổng chào, khu vực lễ
hội, sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…
Quản trị phần mềm: người dẫn chương trình, người mẫu, ca sỹ, nhóm múa,…
Quản trị truyền thơng: tổ chức họp báo, viết thơng cáo báo chí, mời báo chí tham
dự, viết bài, lựa chọn kênh truyền thông…
1.2.1.3 Quảng cáo trên phương tiện
TODAY Media cung cấp dịch vụ quảng cáo trên các phương tiện truyền thông tại
Việt Nam:
Đặt chỗ dịch vụ truyền hình, báo giấy, báo mạng: quảng cáo, phóng sự, truyền
hình trực tiếp,…
Xây dựng format và sản xuất các bản tin, chương trình truyền hình…
Sản xuất phim quảng cáo và phóng sự quảng cáo trên các kênh truyền hình trên
tồn quốc.
Quảng cáo ngồi trời: Thiết kế sáng tạo, thi cơng bảng biển quảng cáo tấm lớn,
khổ nhỏ, màn hình LED,…
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49

Chuyên đề thực tập

8

1.2.1.4 Xây dựng thương hiệu
Quản trị và xây dựng thương hiệu là một dịch vụ được TODAY Media cung cấp
theo một quy trình khoa học, giúp khách hàng xác định được hiệu quả của việc đầu tư
vào thương hiệu của họ. Dịch vụ mà TODAY Media cung cấp bao gồm:
Định vị thương hiệu, xây dựng chiến lược thương hiệu,
Tư vấn, thiết kế logo của sản phẩm, doanh nghiệp, quy chuẩn hướng dẫn sử dụng
logo.
Các vật phẩm liên quan đến nhận diện thương hiệu: danh thiếp, kẹp file hồ sơ, bì
thư, giấy tiêu đề, mẫu bản thuyết trình,…
Tái cấu trúc thương hiệu: Tái định vị thương hiệu, xây dựng những giá trị mới
trên nền tảng của doanh nghiệp.
1.2.2 Các nguồn lực của công ty
1.2.2.1 Nguồn lực nhân sự:

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

9
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của cơng ty TODAY MEDIA
HỘI ĐỊNG QUẢN TRỊ

BAN CỐ VẤN

BAN GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHỊNG TRUYỀN THƠNG VÀ
MARKETING

VÀVÀ MA

PHỊNG KINH DOANH

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

PHỊNG SÁNG TẠO

PHỊNG DỰ ÁN

GIÁM ĐĨC TÀI CHÍNH

PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN
SỰ

PHỊNG TÀI CHÍNH KÉ TỒN

Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban:
Ban Giám Đốc: Là bộ phận quản lý cao nhất của cơng ty. Ban Giám đốc có trách
nhiệm xây dựng cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ công ty. Quyết định lương
và phụ cấp đối với người lao động trong công ty. Đề ra và thực hiện các mục tiêu và
phương hướng phát triển của công ty. Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49

Chuyên đề thực tập

10
Đứng đầu Ban Giám đốc là Tổng Giám đốc, ông Nguyễn Đức Giang tốt nghiệp
thạc sỹ Quản trị kinh doanh (MBA) University of Wales, Cardiff, Vương Quốc Anh.
Từ năm 2002-2008, ông Giang là giám đốc điều hành Công ty Quảng cáo AdVINA,
nay ông giữ chức Tổng giám đốc công ty cổ phần truyền thông Today Media.
Giám đốc Kinh Doanh – ông Nguyễn Minh Cường: Cố vấn cho Ban Giám đốc
hoạch định và thực thi kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp. Đề xuất các giải
pháp nhằm duy trì và phát triển hình ảnh doanh nghiệp, xây dựng chiến lược marketing
và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý phịng truyền
thơng, marketing và phịng kinh doanh.
Phịng Truyền Thơng: Chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp
với cơng chúng qua các hoạt động như viết các bài giới thiệu về doanh nghiệp, tổ chức
họp báo, hội nghị khách hàng và tìm thu thập ý kiến của khách hàng về doanh nghiệp.
Trong nội bộ cơng ty, đó là việc tạo các hoạt động nhằm gắn kết các thành viên trong
công ty… Một nhiệm vụ quan trọng khác đó là phụ trách truyền thông trước và sau sự
kiện cho các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức.
Phòng Kinh Doanh: Cùng Giám đốc Kinh Doanh hoạch định và triển khai các
kế hoạch kinh doanh. Ln tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, duy trì mối quan hệ
với khách hàng. Đề xuất các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Giám đốc Dự án – ông Lê Hùng: Cố vấn cho Ban Giám đốc hoạch định và thực
thi kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp. Trực tiếp quản lý Phòng Sáng tạo và
Phòng Dự án. Là người chịu trách nhiệm thiết kế chương trình và triển khai thực hiện
các dự án. Lên kế hoạch cho từng bộ phận, đảm bảo sự phối hợp trong từng bộ phận để
dự án được triển khai hồn thiện và đúng tiến độ.
Phịng Sáng Tạo: Đây là bộ phận tạo nên sự khác biệt giữa các đơn vị tổ chức sự
kiện. Phòng sáng tạo phụ trách thiết kế và tư vấn kịch bản chương trình cho khác hàng.

Kịch bản chương trình phải đảm bảo sự sáng tạo, độc đáo và tạo điểm nhấn trong sự
kiện. Phòng sáng tạo còn chịu trách nhiệm thiết kế logo, slogan, profile, catalogue của
công ty và các công việc thiết kế khác cho khách hàng.
Phòng Dự Án: Đây là bộ phận trực tiếp triển khai thực hiện chương trình. Cùng
giám đốc dự án lên kế hoạch, lên danh sách các hạng mục cần thiết để thực hiện
chương trình. Tìm các nhà cung cấp cho từng hạng mục (đảm bảo chất lượng với chi
phí tương ứng), trực tiếp chỉ đạo, giám sát thực hiện thi cơng chương trình.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

11
Giám đốc Tài chính - bà Nguyễn Việt Hoa: Chịu trách nhiệm trước Ban giám
đốc về quản lý Hành chính nhân sự và Tài chính doanh nghiệp. Giúp Tổng Giám đốc
xây dựng các quy chế quản lý doanh nghiệp, cùng giám đốc các bộ phận tổ chức tuyển
dụng, đào tạo và kiểm sốt tình hình tài chính của cơng ty.
Phịng Kế Tốn: Chịu trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng vốn, tài sản của
cơng ty. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, quý, năm.
Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn hoặc các nghĩa vụ tài chính đối với
nhà nước.
Phịng Hành Chính Nhân Sự :
Quản lý nhân sự tồn cơng ty. Xây dựng các nội quy, chính sách về nhân sự, xây
dựng các chương trình thi đua khen thưởng, bảng chấm công, phương pháp trả lương,
tổ chức đào tạo, huấn luyện, tuyển chọn nhân sự cho tồn cơng ty.
Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, cơng cụ lao động, văn phịng phẩm
và các đồ dùng khác cho cơng ty, theo dõi tình hình sử dụng cở sở vật chất của công ty.
Thực hiện cơng tác hành chính, lưu giữ tài liệu, quản lý công văn đến, công văn đi…
Cơ cấu bộ máy của TODAY Media hồn thiện với các phịng ban để thực hiện

công việc theo một guồng máy chung nhất định. Tuy còn hạn chế bởi số lượng nhân
viên nhưng các phòng ban của TODAY Media ln đảm bảo hồn thành cơng việc.
Các giám đốc có trình độ chun mơn cao, đã từng đi du học ở các nước tiên tiến trên
thế giới như Anh, Pháp, Hàn Quốc nên có vốn hiểu biết phong phú và sâu sắc về tổ
chức sự kiện cũng như có các mối quan hệ thuận lợi cho việc tìm kiếm hợp đồng.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chun đề thực tập

12

Cơ cấu nguồn lực của cơng ty:
Hình 1.2: Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty qua 3 năm 2007 -2009
ST
T

1
2

3
4

Các chỉ tiêu chủ yếu

Tổng số lao động
Chia theo giới tính

Chia theo trình độ

- Sau đại học
- Đại học
Chia theo độ tuổi
- Cao đẳng
- 20 – 30
- Trung cấp
- 30-40
- PTTH

Đơn vị
tính

Người
Người

Người
Người

Năm 2007
% so
Số
với
tuyệt
năm
đối
trước
15

Năm 2008
Số

tuyệt đối

% so với
năm
trước

17

1.13

20

1.17

8
7
5
8
2
0
0
7
7
1
0

10
7
5
8

2
0
0
9
7
1
0

1.25
1
1
1
1

11
9
6
11
3
0
0
12
7
1
0

1.1
1.28
1.2
1.37

1.5

1.28
1
1

Năm 2009
Số tuyệt
đối

% so với năm
trước

1.33
1
1

Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Là một doanh nghiệp nhỏ và với đặc thù dịch vụ của doanh nghiệp, công ty
không cần quá nhiều nhân viên. Lượng nhân viên tăng từ 15 lên 20 để đảm bảo cho sự
phát triển và sự phân công công việc trong công ty.
Bộ phận nhân sự của công ty đều rất trẻ, năng nổ và đầy nhiệt huyết và đều có
trình độ học vấn cao, được đào tạo về các chuyên ngành như marketing, quản lý kinh
doanh, thương mại, ngoại thương… Số nhân viên có trình độ sau đại học, được đào
tạo ở các nước phát triển có cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tế đã tạo nên môi
trường làm việc chuyên nghiệp và giúp cho các thành viên trẻ hơn nâng cao hiệu quả
trong công việc và cùng đóng góp cho sự phát triển của cơng ty.

Hình 1.3: Cơ cấu vốn của Cơng ty qua 3 năm 2007 – 2009
Nguồn: Phịng kế tốn

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

13

1.2.2.2 Nguồn lực tài chính:
STT

Các chỉ tiêu chủ yếu

1

Tổng vốn kinh doanh

2

Chia theo tính chất

3

Chia theo sở hữu

Đơn vị
tính

triệu
đồng

triệu
đồng
triệu
đồng

Năm 2007
% so
Số
với
tuyệt
năm
đối
trước

Năm 2008
% so
Số
với
tuyệt
năm
đối
trước

Năm 2009

5000

5500

1.1

5800

1.05

2000
3000
2500
2500

2300
3200
3000
2500

1.15
1.07
1.2
1

2800
3000
3500
2000

1.22
0.94
1.17
0.8

Số
tuyệt
đối

% so với
năm trước

Sau nguồn lực về nhân sự, nguồn lực về vốn đóng vai trò rất quan trọng đối với
các doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý nguồn lực này sẽ quyết định sự thành công của công ty.
Tổng vốn kinh doanh của công ty tăng theo từng năm. Do mới thành lập nên năm
2008 lượng vốn kinh doanh cần nhiều hơn so với năm 2009, khi đã đi vào ổn định.
Năm 2009, lượng vốn cố định tăng nhiều hơn để đầu tư thêm vào các trang thiết
bị phục vụ cho công việc. Vốn lưu động cũng được sử dụng hiệu quả hơn nên giảm so
với năm 2008.
Vốn chủ sở hữu tăng nhiều, doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sử dụng vốn.
Vốn vay do đó, chưa cần thiết nên giảm dần.
1.2.2.3 Nguồn lực khác:
1.2.2.3.1 Khách hàng:
Khách hàng của công ty là các tập đoàn lớn trong nước và trên toàn thế giới như:
tập đoàn LG, DOOSAN, HBA, DEAWOO, DeBON, DongRiWon, MiWon,
Anjinomoto, NIPPO VINA, SHIMIZU, ngân hàng VIBBank, công ty Sesco, các báo
lớn như Vietnam News, báo Tuổi trẻ, báo Hà Nội mới, báo Lao Động, báo Thể thao,
báo Thanh Niên, đài truyền hình Việt Nam VTV.
Khách hàng mục tiêu và tiềm năng của Today Media là các tổ chức nhất là các tổ
chức lớn (một số tổ chức của nhà nước) có nhu cầu tổ chức sự kiện liên quan đến bất
động sản như động thổ, khởi cơng vì đây là mảng khá mới mẻ trên thị trường tổ chức
sự kiện hiện nay nên Today Media có nhiều thế mạnh là kinh nghiệm từ các sự kiện đã
từng tổ chức.
1.2.2.3.2 Đối tác:

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

14
- Các nhà cung cấp dịch vụ: in ấn, thiết kế, cho thuê dụng cụ, trang phục, các
công ty cho thuê và lắp ráp bạt, sân khấu,cọc, cờ, các công ty treo biển, banner,…
- Các công ty tổ chức sự kiện khác
- Các cơ quan truyền thông : đài truyền hình VTV, các báo in, báo mạng,….
1.2.2.3.3 Trang thiết bị:
Trang thiết bị kỹ thuật là một phần quan trọng khơng thể thiếu trong mỗi chương
trình, mỗi sự kiện được tổ chức. Tùy theo quy mô của các sự kiện mà nhu cầu các trang
thiết bị khác nhau nhưng nhất thiết phải cần đến sự trợ giúp của các trang thiết bị kỹ thuật.
Ví dụ các hội nghị, họp báo được tổ chức ở trong nhà thì âm thanh là phần khơng thể
thiếu, hoặc các chương trình lớn như lễ khởi công được tổ chức ở các không gian rộng lớn
cần sự hỗ trợ của các thiết bị lớn như nhà không gian, hệ thống âm thanh, ánh sáng công
suất lớn, cổng chào và các trang thiết bị khác như bàn ghế, xẻng… Tất cả các thiết bị dù
lớn hay nhỏ đều có vai trị quan trọng và ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện.
Có thể chia các trang thiết bị thành các nhóm sau:
Thiết bị dàn dựng: nhà không gian, sân khấu, backdrop, cổng chào, bàn, ghế,
quạt, cột inox, bục khởi công…
Thiết bị điện tử: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, tivi, màn hình LED,
điều hịa, máy phát điện…
Trang trí: Cây xanh, cổng hơi, khinh khí cầu, bóng bay, cờ, banner, banrole…
Trang thiết bị khác: WC, xe cứu hỏa, xe cứu thương, xe khởi công…
Mỗi sự kiện đều không giống nhau về quy mô, tính chất và cách thức thực hiện
nên các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện đều được lựa chọn cho phù hợp với từng
khách hàng và từng sự kiện. Nhận thấy nhu cầu rất đa dạng trong lựa chọn trang thiết
bị phục vụ sự kiện, khả năng đáp ứng của thị trường và khả năng của mình, TODAY

Media đã đưa ra hướng đầu tư các trang thiết bị cho mình. Đó là các trang thiết bị dùng
cho tất cả các sự kiện như thảm, bục phát biểu, bàn ghế, cột inox, biển chỉ dẫn… và
một số các trang thiết bị đặc biệt mà thị trường không cung cấp như bàn, ghế VIP…
1.2.3 Đối thủ cạnh tranh:

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

15
Một doanh nghiệp được coi là đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp khác khi hai
doanh nghiệp này hoạt động trong cùng một lĩnh vực, có tiềm lực ngang nhau, có
chung đối tượng khách hàng và hoạt động trong cùng một khu vực địa lý. Nếu thiếu
một trong các yếu tố trên thì khơng được coi là đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, chỉ xét
đối thủ lớn hay đối thủ nhỏ thì khơng cần phải hội tụ đầy đủ các yếu tố trên (có thể bỏ
đi sự khác biệt về tiềm lực). Vì vậy, các cơng ty tổ chức sự kiện sau được coi là đối thủ
lớn của TODAY Media:
- Blue group
Trụ sở Hà Nội: P 808 Nhà N2F, đường Lê Văn Lương, Hà Nội
- CTy TNHH truyền thơng Đại Lâm
P604 Tịa nhà CT9, KĐT Mỹ Đình-Sơng Đà, Từ Liêm, Hà Nội
- NewVision Media JSC
Trụ sở chính: P620 Nơ 3. Linh Đàm.Hà Nội
- VIP Media (VIP Men)
25 Xã Đàn, Đống Đa, HN
- Truyền thông Alatca
Tầng 15 - Tồ nhà HAREC - 4A Láng Hạ - Ba Đình- Hà Nội
- T&T group
18 Hàng Chuối, Hai Bà Trưng, HN

Ngoài ra cịn có các cơng ty truyền thơng tập trung vào tổ chức sự kiện trong địa
bàn Hà Nội, có thể là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty như:công ty cổ phần
truyền thông VietBa, Sen Media, New Vision Media, công ty cổ phần DV & TM
BigBang, Vplus, .... và rất nhiều công ty truyền thông khác.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

16
1.2.4 Hoạt động kinh doanh của công ty:
1.2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (từ năm 2007- 2009):
Hình 1.4: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2007 – 2009

STT

1

Đơn vị
tính

Các chỉ tiêu chủ yếu

Năm
2007

Năm 2008

Năm 2009

Số
tuyệt
đối

% so
với năm
trước

Số
tuyệt
đối

% so với
năm trước

triệu đồng

6000

6800

1.13

7500

1.10

người

Doanh thu tiêu thụ theo giá hiện hành

Số tuyệt
đối

15

17

1.13

20

1.17

2

Tổng số lao động

3

Tổng vốn kinh doanh
4a. Vốn cố định
4b. Vốn lưu động

triệu đồng

5000

5500

1.1

5800

1.05

4

Lợi nhuận

triệu đồng

2000
3000
600

2300
3200
1020

1.15
1.06
1.7

2800
3000
1500

1.21

0.93
1.47

5

Nộp ngân sách

triệu đồng
1.000
đ/tháng

168

285.6

1.7

420

1.47

2500

3000

1.2

3500

1.16

triệu đồng

400

400

1

375

0.93

chỉ số

0.1

0.15

1.5

0.2

1.33

6
7
8

Thu nhập BQ 1 lao động (V)

Năng suất lao động BQ (W = 1/2)
Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu tiêu
thụ (4/1)

9

Tỷ suất lợi nhuận/vốn KD (4/3)

chỉ số

0.12

0.18

1.54

0.25

1.39

10

Vòng quay vốn lưu động (1/3b)

vịng

2

2.125

1.06

2.5

1.17

Nguồn : Phịng kế tốn
Phân tích các chỉ tiêu tài chính.
Qua bảng tài chính trên ta có thể nhận xét chung, tuy là những năm đầu đi vào
hoạt động nhưng công ty đã đạt những thành công bước đầu đáng ghi nhận.
Tổng vốn kinh doanh trong hai năm đầu tăng cao chủ yếu do đầu tư vào tài sản cố
định để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể thấy doanh thu và lợi nhuận đều tăng mặc dù lượng tăng năm 2009 nhỏ
hơn năm 2008. Tuy nhiên các chỉ số sau đều rất tốt.

Thu nhập bình quân một lao động tăng từ 2,5 triệu đến 3,5 triệu.
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

17
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu ( chỉ tiêu này nói lên một đồng doanh thu tạo
được bao nhiêu đồng lợi nhuận) chỉ tiêu này càng lớn càng tốt. Chỉ số này tăng gấp đôi
sau 2 năm công ty đi vào hoạt động.
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đo lường khả năng sinh lời từ một đồng vốn. Chỉ tiêu
này càng lớn càng tốt. Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đã tăng từ 0,12 trong năm 2007 lên
0.25 trong năm 2009.
Vòng quay vốn lưu động thể hiện tốc độ quay vòng của vốn. Đồng vốn càng quay
vịng nhanh (số vịng nhiều) thì càng hiệu quả.

Đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Do tác động của cuộc khủng
hoảng kinh tế năm 2009, hoạt động kinh doanh của cơng ty có ít nhiều bị ảnh hưởng
cộng với mới đi vào hoạt động nên mức lợi nhuận thấp hơn so với năm trước. Trong
năm 2010 công ty sẽ phải có những điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển của xã hội.
1.2.4.2 Nhận xét về hoạt động kinh doanh của công ty TODAY MEDIA
1.2.4.2.1 Thuận lợi
Về nhân sự: TODAY Media là một tập thể đoàn kết. Ban Giám đốc là những
người có sự am hiểu sâu sắc thị trường trong nước với sự hiểu biết và kinh nghiệm từ
các nước phát triển. Đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, sáng tạo và luôn đưa tới
khách hàng những sự lựa chọn độc đáo và hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức hợp lý, nhiệm vụ của mỗi phòng ban được phân chia rõ ràng tạo
sự thuận tiện trong q trình thực hiện cơng việc.
Về khách hàng, từ khi thành lập đến nay những dịch vụ cung cấp của cơng ty hầu
như đều có mối liên hệ với các doanh nghiệp của Hàn Quốc. Sở dĩ có được điều này
bởi các lãnh đạo của TODAY Media trong nhiều năm qua đã gây dựng được mối quan
hệ rất tốt với nhiều đối tác Hàn Quốc tại Việt Nam. Trong số 4 người sáng lập ra công
ty TODAY Media ngày nay có 2 người (Tổng giám đốc và giám đốc tài chính) là
người đã gắn bó với cơng ty truyền thơng của Hàn Quốc hàng chục năm. Từ quá trình
làm việc ấy, họ đúc kết cho mình những kinh nghiệm quý báu về nghiệp vụ, mặt khác
quan trọng hơn họ hiểu và thấm nhuần văn hoá kinh doanh của người Hàn Quốc tại
Việt Nam. Chính những con người này là một phần tạo nên sức mạnh lớn cho nội lực
của TODAY Media mà khơng dễ gì một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực này có được.
Điều này lý giải tại sao những sự kiện lớn mà TODAY Media có được đều có sự
góp mặt của các doanh nghiệp lớn của Hàn Quốc như: DOOSAN, LOTTE (Top 10 các
doanh nghiệp lớn tại Hàn Quốc), INPYUNG, Limit, Dongriwon vina…
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

18
Đi sâu nghiên cứu kỹ hơn các khách hàng của doanh nghiệp, ta thấy hầu hết các
sự kiện mà công ty tổ chức đều liên quan đến các công ty hoạt động trong lĩnh vực bất
động sản tại Việt Nam. Đây cũng là một đặc điểm riêng có của cơng ty khi coi đây là
lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính. TODAY Media tham gia sâu vào các hoạt động
của các đối tác: không chỉ đơn giản là việc tổ chức sự kiện liên quan đến lễ khởi cơng,
lễ khánh thành mà cịn rất nhiều các hoạt động khác nữa như: các sự kiện giao lưu giữa
doanh nghiệp với người dân (rất nhiều hoạt động liên quan đến việc tạo dựng mối quan
hệ giữa DOOSAN với người dân xã Cổ Nhuế được thực hiện bởi doanh nghiệp), các
chương trình giao lưu giữa chủ cơng trình với người lao động nhằm tạo nên những văn
hoá trong lĩnh vực xây dựng, ….
Với nhu cầu ngày càng nhiều của các doanh nghiệp trong việc quảng bá thương
hiệu thông qua tổ chức sự kiện, đây là một trong những thuận lợi để TODAY Media có
thể khẳng định mình và gây dựng thương hiệu trong ngành tổ chức sự kiện.
1.2.4.2.2 Khó khăn
Khó khăn lớn nhất của TODAY Media hiện nay đó là việc tìm kiếm và mở rộng
khách hàng. Hầu hết các hợp đồng đều từ mối quan hệ của Ban giám đốc, Bộ phận kinh
doanh mới chỉ làm tốt nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Kinh doanh trong việc ký kết hợp đồng
chứ chưa thực sự thành công với việc tự tìm kiếm khách hàng. Do chưa có nhiều kinh
nghiệm nên việc tự tìm và ký kết hợp đồng gặp nhiều khó khăn, Bộ phận kinh doanh sẽ
phải khắc phục tình trạng này trong thời gian tới nếu muốn mở rộng thị trường.
Với yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nội dung chương trình phải ln đổi
mới, phong cách làm việc chuyên nghiệp và khả năng ứng phó nhanh với các tình
huống, đó chính là những điểm cộng với khách hàng. Để có thể đáp ứng những nhu cầu
này của khách hàng, nhân viên trong công ty càng phải luôn bổ xung kiến thức và kỹ
năng của mình để đạt được sự hài lòng của khách hàng.
Nhu cầu cao nhưng các nhà cung cấp dịch vụ cũng tăng nhiều không kém. Điều
này đòi hỏi sự khác biệt trong dịch vụ phong cách phục vụ. Đây là nhiệm vụ khó khăn
đặt ra cho mọi thành viên trong công ty và đặc biệt là Ban Giám Đốc.

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

19

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA
Để phục vụ cho mục đích hồn thiện chun đề này, em đã tiến hành thực hiện
một cuộc nghiên cứu về sự đánh giá của khách hàng về quy trình tổ chức sự kiện.
Những số liệu mà cuộc nghiên cứu thu được được sử dụng trong chuyên đề. Chi tiết về
những vấn đề và kết quả của cuộc nghiên cứu và bảng hỏi xem phần PHỤ LỤC.
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở NƯỚC
TA HIỆN NAY
2.1.1 Khái quát chung về môi trường vĩ mô
Hiện nay thị trường tổ chức sự kiện của Việt Nam còn khá mới mẻ và cịn non trẻ
tuy nhiên, các cơng ty tổ chức sự kiện ở nước ta đang dần dần hình thành vị thế vững
chắc và ngày càng phát triển. Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay và trong những năm
tới sẽ ngày càng được mở rộng và trở thành hoạt động văn hóa khơng thể thiếu được
trong nhân dân ta. Mỗi cá nhân nói riêng và mỗi tập thể nói chung đều phải tổ chức sự
kiện dù lớn hay nhỏ. Nhu cầu ấy ngày càng tăng cao và trở nên phổ biến trong thời kì
kinh tế, xã hội phát triển như hiện nay. Vì thế tổ chức sự kiện ngày càng có vị trí quan
trọng trên thị trường quảng cáo Việt Nam.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng được coi là một hoạt động nhằm thu hút sự chú ý
của dư luận, đánh bóng tên tuổi của các doang nghiệp. Tổ chức sự kiện (event) chính là
một kênh thông tin tuyên truyền hiệu quả cho các doanh nghiệp trong hoạt động quảng
bá xây dựng thương hiệu, giới thiệu sản phẩm xúc tiến thương mại nói riêng và hoạt
động marketing nói chung. Tổ chức sự kiện là cơng cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉ

đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, đây là kết quả khảo sát năm 2006 của
công ty nghiên cứu thị trường FTA.
Tổ chức sự kiện không chỉ là một hoạt động đơn giản mà nó là cả một q trình
bao gồm 1 chuỗi các cơng việc có liên quan như thiết kế, in ấn, tổ chức tiệc, du lịch,
sản xuất, gia công, PR, thơng cáo báo chí,….Ngày nay, tổ chức sự kiện đang là một
trong những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc quảng bá thương hiệu
của mình. Nó được coi là công cụ hiệu quả nhất khi các doanh nghiệp đối mặt với các
vấn đề mang tính xã hội, văn hóa,…

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

20
Thị trường tổ chức sự kiện hiện nay đang hoạt động hết sức sôi động, theo báo

Vietnamnet thì thị trường tổ chức sự kiện tăng trưởng trung bình theo ước tính là 30%
với hơn 20 cơng ty chuyên nghiệp và 200 công ty quảng cáo khác mở rộng thêm dịch
vụ này. Càng ngày càng có nhiều cơng ty tham gia vào thị trường này vì đây là một
ngành mới khơng địi hỏi phải có vốn lớn nhưng lợi nhuận thu lại rất cao, chính vì thế
mà đây cũng là một thị trường có cạnh tranh gay gắt.
2.1.2 Nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta
2.1.2.1 Qui mô nhu cầu:
Tổ chức sự kiện là ngành dịch vụ mà nhu cầu về nó khơng bao giờ thiếu trong đời
sống kinh tế cũng như xã hội đang phát triển hiện nay khi mà nước ta với gần 90 triệu
dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã. Các nhu cầu
từ đơn giản đến phức tạp (như các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tới
những sự kiện lớn tầm cỡ quốc gia và quốc tế như Sea Games, Olympics,…) diễn ra
thường xuyên trong đời sống hàng ngày của con người. Có thể nói nhu cầu về tổ chức

sự kiện chỉ có thể tăng chứ khơng thể giảm.
Chi phí cho tổ chức một sự kiện có thể từ 10000 đến 100000 USD trên một sự
kiện, đặc biệt đối với các sự kiện tầm cỡ quốc gia và quốc tế thì con số này có thể cao
hơn rất nhiều lần. Các doanh nghiệp đều có nhu cầu và sẵn sàng bỏ ra số tiền lớn cho
hoạt động tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng tên tuổi của mình. Số tiền mà họ bỏ ra cũng
tùy thuộc vào loại sự kiện mà họ định tổ chức, công ty tổ chức sự kiện, địa điểm, số
lượng khách mời, mục tiêu, ý nghĩa của chương trình.
Nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta là rất lớn, tuy rằng so với những nước phát
triển, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam được cho là khá mới mẻ và ra đời muộn hơn rất
nhiều. Tuy nhiên, chúng ta lại có lợi thế về cơng nghệ, kĩ thuật ngày càng hiện đại, các
kinh nghiệm từ những người đi trước. Tốc độ tăng trưởng của nhu cầu tổ chức sự kiện 3
năm vừa qua ước đạt con số trung bình 30-40%. Con số này khá cao so với các ngành dịch
vụ khác. Đó chính là tín hiệu đáng vui mừng cho ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

21

Theo kết quả cuộc nghiên cứu các nhân đối với 50 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội :
Hình 2.1 : Nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp

Nguồn: Cuộc nghiên cứu cá nhân
Xu thế doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện chỉ khi có sự
kiện lớn (64%) chiếm gần gấp đôi so với tất cả các sự kiện (36%). Điều này phản ánh
thực trạng doanh nghiệp hiện nay không quá phụ thuộc vào dịch vụ tổ chức sự kiện mà
họ thiên về phương án tự tổ chức những sự kiện nhỏ, chỉ khi có sự kiện quan trọng, sự
kiện lớn họ mới nhờ đến dịch vụ chuyên nghiệp.

Việc này không những tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp trong việc tổ
chức những sự kiện khơng q trang trọng ví dụ các sự kiện nội bộ, các giải đấu thể
thao cho cán bộ nhân viên, mà còn khiến việc tổ chức các sự kiện đó trở nên thỏa mái,
gần gũi, khơng q cứng nhắc, chân phương. Điều này tạo nên sự đoàn kết, gắn bó hơn
trong doanh nghiệp.
Cịn với những sự kiện lớn, trang trọng, liên quan tới không những nội bộ doanh
nghiệp mà cịn bộ mặt của doanh nghiệp trên thương trường, thì việc dùng tới dịch vụ
của các công ty khác là tất yếu. Điều này đảm bảo cho sự kiện tổ chức thành công.

Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

22

2.1.2.2 Đặc điểm nhu cầu
Giống như bất cứ ngành dịch vụ nào khác, do nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta
ngày càng tăng nhanh và có tính cạnh tranh gay gắt, vì thế nhu cầu này cũng được phân
hóa theo từng đặc điểm khác nhau. Các đặc điểm của nhu cầu của dịch vụ tổ chức sự kiện
luôn luôn dựa theo nhu cầu của khách hàng về loại dịch vụ này. Trong thời kì phát triển
kinh tế cũng như văn hóa xã hội như hiện nay thì u cầu cũng như địi hỏi mà dịch vụ tổ
chức sự kiện phải đáp ứng càng cao.
Có những khách hàng chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng của của sự kiện nhưng có
những khách hàng lại có u cầu khắt khe hơn địi hỏi người tổ chức sự kiện phải đáp ứng
được trong tồn q trình từ khâu lên kế hoach, chuẩn bị đến khi hoàn tất sự kiện. Điều đó
u cầu q trình tổ chức sự kiện phải hồn chỉnh và khơng được sai sót. Đó là những nhu
cầu về chất lượng của dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay. Nhu cầu về một sự kiện được tổ
chức ngày nay còn khắt khe hơn khi khách hàng địi hỏi phải có sự sáng tạo, đột phá mới.
Khách hàng ngày càng có yêu cầu cao trong việc lên một kịch bản tổ chức sự kiện độc

đáo. Họ đã quá quen thuộc với những sự kiện được tổ chức với mức độ thường xuyên như
hiện nay và khách hàng, nhất là các doanh nghiệp muốn đánh bóng thương hiệu của mình
ln mong muốn chiếm được cảm tình cũng như ấn tượng sâu sắc của cơng chúng tới sự
kiện của họ. Yêu cầu về sự độc đáo tính sáng tạo được thể hiện qua thiết kế (banner,
backdrop, sân khấu, cổng chảo,..), tính thẩm mĩ, tính sáng tạo nghệ thuật, yêu cầu về biểu
diễn văn nghệ, tiệc chiêu đãi khách, phục vụ cho khách đi lại,….
Ngoài ra, khách hàng cịn có nhu cầu về một quy trình tồn diện trong tổ chức sự
kiện. Khách hàng nhất là những nhà đầu tư lớn khi đã bỏ tiền ra để thuê một đơn vị tổ
chức sự kiện, họ luôn mong muốn rằng đơn vị đó hoạt động thực sự chuyên nghiệp,
cung cấp đầy đủ các dịch vụ mà họ yêu cầu, thỏa mãn được tất cả các yêu cầu của
khách hàng. Khi các doanh nghiệp th trọn gói thì chi phí cho tổ chức sự kiện sẽ giảm
đi so với thuê các dịch vụ khác ở nhiều nơi. Điều này đem đến cho khách hàng sự tiện
lợi, giảm bớt thời gian giao dịch cũng như mang lại tính đồng bộ, hồn chỉnh cho tồn
bộ quy trình tổ chức sự kiện. Nhất là khi giá của dịch vụ trọn gói ln thấp hơn giá của
các dịch vụ riêng lẻ. Điều này là đặc biệt quan trọng khi khách hàng sử dụng dịch vụ tổ
chức sự kiện là một doanh nghiệp lớn đang có nhu cầu quảng bá về thương hiệu của
mình hay đánh bóng tên tuổi của mình với cơng chúng. Việc thuê một công ty tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp đảm nhận tất cả các khâu là điều vô cùng cần thiết và đúng đắn.
điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện vào trong một guồng máy
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49


Chuyên đề thực tập

23
chung để khuyếch trương thương hiệu cho chủ sở hữu sự kiện. Đây cũng là xu hướng
mới của nhu cầu tổ chức sự kiện. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí
lẫn thương mại tạo ra một con đường hoàn toàn mới cho các công ty trong việc nâng
cao độ khuyếch trương của thương hiệu, thu hút sự chú ý của dư luận dành cho doanh
nghiệp cũng như thương hiệu của doanh nghiệp.

Nhu cầu của tổ chức sự kiện còn căn cứ vào giá cả của dịch vụ. Đặc điểm của nhu
cầu này có liên quan đến khả năng chi trả của các cá nhân, tổ chức thuê đơn vị tổ chức
sự kiện cũng như quy mô và tầm cỡ của các sự kiện cũng như các đối tượng cụ thể. Ví
dụ như đối với cá nhân hoặc các doanh nghiệp nhỏ có qui mơ tổ chức sự kiện nhỏ (đám
cưới, sinh nhật, ma chay, liên hoan, du lịch,…) thì chi phí cho các sự kiện trên là
không lớn mặc dù nhu cầu tổ chức các sự kiện này là quanh năm. Các sự kiện này
thường được các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, tiềm lực hạn chế hoặc mới gia nhập vào
thị trường tổ chức sự kiện thực hiện. Còn đối với các sự kiện có qui mơ lớn hơn được
các doanh nghiệp vừa, tổ chức xã hội, địa phương đặt hàng tổ chức với chi phí cao hơn
có thể do một hoặc nhiều công ty đồng thời tổ chức. Các sự kiện này như lễ khởi công
động thổ, hội nghị khách hàng, hội nghị nhân viên,…. Đối với các sự kiện có khả năng
thanh tốn lớn là các doanh nghiệp lớn, các tập đồn, tổ chức phi chính phủ thì chi phí
và qui mơ của nó mang tầm cỡ quốc gia. Các sự kiện này mang tính ảnh hưởng rất cao
và được đầu tư rất nhiều, có sự tham gia và hợp tác của rất nhiều các công ty tổ chức
sự kiện trong và ngoài nước.
2.1.2.3 Tốc độ tăng trưởng nhu cầu tổ chức sự kiện hiện nay
Mấy năm trở lại đây, dịch vụ tổ chức sự kiện được coi như một thị trường đổi
mới và đầy sôi động. Tổ chức sự kiện là một ngành kinh doanh mới mở ra với nhiều
hứa hẹn về sự kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và sự thành đạt của các nhà
quản trị tài năng. Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang
góp phần tạo nên một bức tranh marketing tại nước ta đa dạng hơn, hoàn thiện hơn và
cũng mở ra đầy thách thức cho các doanh nghiệp tiến bước vào thị trường này. Thị
trường tổ chức sự kiện ở nước ta hiện nay đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt.
Trước năm 2000, hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mới bắt đầu xuất hiện
nhưng vẫn đơn giản chỉ là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, những chương trình
nhỏ lẻ chứ khơng phải là một sự kiện. Lúc đó tổ chức sự kiện chỉ chiếm 1% doanh thu
và chi phí trung bình cho sự kiện chỉ là 50- 100 triệu thì hiện nay, con số này đã tăng
rất nhiều lần. Tốc độ tăng trưởng của nhu cầu tổ chức sự kiện kể từ năm 2007 - 2009
Nguyễn Hồng Phúc – CQ492129 – Quản trị quảng cáo 49