Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho của một siêu thị

BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

“Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho của một siêu thị “

1
1


BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

“Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho của một siêu thị “

2
2


LỜI NÓI ĐẦU
- Giới thiệu chung về hệ thống: Hiện nay, hệ thống siêu thị đang ngày càng được mở

rộng trên khắp các tỉnh thành trên cả nước, đem lại sự tiện lợi phục vụ nhu cầu mua
sắm của người tiêu dùng. Để phục vụ cho việc mở rộng và vận hành các hệ thống
siêu thị, hệ thống kho là một phần quan trọng, mang ý nghĩa sống còn đối với mỗi
một mạng lưới kinh doanh siêu thị bất kì. Vì vậy, em chọn đề tài “Phân tích thiết kế
hệ thống quản lý kho của một siêu thị” để tìm ra giải pháp tối ưu cũng như khắc
phục những yếu điểm hiện tại trong việc quản lý kho một cách thủ công. Nhằm đáp
ứng đúng và đủ các yêu cầu đối với một hệ thống kho cơ bản, góp phần nâng cao
hiệu quả kinh doanh và mở rộng quy mô.
- Trong q trình phân tích hệ thống, do kiến thức hạn chế và thời gian có hạn nên
bài của em có thể cịn nhiều hạn chế, vậy em mong thầy cơ góp ý để em có thể rút

ra được nhiều kinh nghiệm thông qua môn học này.

3
3


MỤC LỤC

4
4


Chương 1. Khảo sát hệ thống
1.1. Mô tả hệ thống:
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
o Kiểm soát nhập kho hàng
- Quản lí việc nhập hàng hóa mới vào kho
- Xử lí các trường hợp hàng hóa lỗi, khơng đạt u cầu trong q

trình nhập
o Kiểm xốt xuất kho hàng
- Quản lí việc xuất hàng xóa ra khỏi kho
- Xử lí các trường hợp hàng hóa lỗi trong q trình xuất kho
o Quản lí hàng trong kho
- Quản lí hàng hóa trong kho bao gồ bảo quản, sắp xếp, lưu trữ
thông tin hàng hóa trong kho
- Thực hiện báo cáo hiện trạng hàng hóa trong kho khi có yêu cầu
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
o Đơn vị kinh doanh
- Lập danh sách xuất kho cho các mặt hàng gần hết trên quầy

- Thực hiện hồn trả các mặt hàng bị lỗi, khơng đạt tiêu chuẩn
hoặc khi có u cầu kèm phiếu hồn trả
- Xuất báo cáo nhận xuất kho sau khi đã kiểm tra hàng xuất từ kho
o Đơn vị kế toán, thị trường
- Lập danh sách nhập kho các mặt hàng dựa trên kết quả phân tích
thị trường
- Tiếp nhận các chỉ thị nhập, xuất kho từ đơn vị quản lí, đơn vị
kinh doanh
- Tiến hành thương lượng bên cung cấp, thống kê, lập phiếu mua
hàng, phiếu xuất hàng, tiến hành thanh toán, danh sách nhập xuất
hàng
- Đưa ra yêu cầu báo cáo tình trạng kho
- Liên hệ, làm việc với các bên liên quan trong trường hợp xảy ra
các sự cố để khắc phục
- Sao lưu, thống kê báo cáo
o Đơn vị kho
- Xuất hàng hóa khi có yêu cầu hoặc khi hàng hóa bị lỗi, khơng đạt
tiêu cuẩn
- Nhập hàng hóa khi có yêu cầu hoặc khi hàng hóa bị hồn trả về
kho do lỗi, khơng đạt tiêu chuẩn hoặc có u cầu
- Quản lí hàng hóa trong kho và lập báo cáo về hàng hóa khi có
yêu cầu
1.1.3. Quy trình xử lí
5
5


o Nhập hàng:

Sau các kết quả báo cáo kinh doanh và nghiên cứu thị trường, đơn vị

kế toán, thị trường sẽ lập (MB01) danh sách hàng hóa dự trù nhập
kho và gửi lên bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí xác nhận và gửi lại
danh sách.
Đơn vị kế tốn, thị trường tiếp nhận danh sách, liên hệ, thương lượng
với các Nhà cung cấp về số lượng, giá bán, chất lượng, v.v… sau khi
thống nhất với các nhà cung cấp, đơn vị kế toán, thị trường in
(MB02) danh sách nhập kho chuyển cho đơn vị kho, in (MB03)
phiếu mua hàng chuyển giao cho Nhà cung cấp.
Nhà cung cấp tiếp nhận phiếu mua hàng và bàn giao hàng hóa, vận
chuyển đến đơn vị kho. Đơn vị kho xác nhận hàng hóa dựa trên danh
sách nhập và gửi (MB04) phiếu nhập kho về đơn vị kế toán, thị
trường. Trong trường hợp hàng hóa lỗi hoặc khơng đạt u cầu, đơn
vị kho tiến hành gửi trả hàng hóa kèm (MB05) phiếu hồn trả cho
nhà cung cấp, một bản phiếu cho đơn vị kế tốn, thị trường và cập
nhật vào hệ thống quản lí kho, tệp Nhập kho.
Đơn vị kế toán, thị trường xác nhận các mặt hàng đã nhập (khiếu nại
nhà cung cấp nếu có mặt hàng được hồn trả để khắc phục và chỉnh
sửa lại), tiến hành thanh toán và nhận (MB06) hóa đơn bán hàng từ
nhà cung cấp. Xuất báo cáo lên bộ phận quản lí và lưu vào tệp Báo
cáo nhập.
o Xuất hàng:
Khi trên quầy hết hàng, có nhu cầu cần xuất hàng từ kho, đơn vị kinh
doanh sẽ gửi (MB07) danh sách xuất kho yêu cầu lên đơn vị kế
toán, thị trường. Đơn vị kế toán, thị trường sẽ xác nhận, chuyển tiếp
danh sách cho đơn vị kho. Đơn vị kho dựa trên danh sách sẽ kiểm tra
số lượng, chất lượng, v.v... Sau khi kiểm kê, đơn vị kho bàn giao
hàng hóa cho đơn vị kinh doanh, đồng thời chuyển lên đơn vị kế
toán, thị trường (MB08) phiếu xuất kho và cập nhật hệ thống quản
lí kho tệp Xuất kho. Trong trường hợp hàng hóa tồn kho khơng đạt
u cầu về chất hoặc số lượng, đơn vị kho sẽ báo cáo lại đơn vị kế

toán, thị trường để nhận một danh sách mới phù hợp.
Đơn vị kinh doanh kiểm tra hàng hóa, sau khi xác nhận sẽ gửi
(MB09) báo cáo nhận xuất kho cho đơn vị kế toán, thị trường.
Trong trường hợp hàng có lỗi hoặc u cầu hồn trả, đơn vị kinh
doanh sẽ hoàn trả về đơn vị kho kèm (MB05) phiếu hoàn trả, ghi
6
6


chú vào báo cáo nhận xuất kho, đơn vị kế toán, thị trường sẽ làm
việc với đơn vị kho để khắc phục và chỉnh sửa.
Đơn vị kế toán, thị trường so sánh báo cáo và phiếu xuất kho, xác
nhận sẽ báo cáo lên bộ phận quản lí và lưu vào tệp Báo cáo xuất.
o Báo cáo, kiểm kê:
Bộ phận quản lí gửi yêu cầu báo cáo thống kê kho xuống đơn vị kế
toán, thị trường, hoặc đơn vị kế toán, thị trường tự phát sinh yêu cầu.
Đơn vị kế toán, thị trường tạo (MB10) danh sách hàng hóa kiểm kê
và chuyển giao cho đơn vị kho.
Đơn vị quản lí kho tiến hành kiểm tra và thống kê các mặt hàng định
kì theo tuần, theo tháng hoặc khi tiếp nhận yêu cầu. Sau đó xuất
(MB11) phiếu kiểm kê cho đơn vị kế toán, thị trường và lưu tệp
Kiểm kê. Đơn vị kế toán, thị trường tiếp nhận báo cáo, xác nhận,
chuyển tiếp lên bộ phận quản lí và lưu vào tệp Báo cáo kiểm kê.
Trong trường hợp có sự sai lệch về số liệu hàng hóa thực tế và tính
tốn, hoặc đối với các mặt hàng hết hạn, hỏng, v.v… được gửi trả,
đơn vị kho sẽ báo cáo vào phiếu kiểm kê để nhận được sự chỉ đạo xử
lí thích hợp.
1.1.4. Mẫu biểu

o (MB01) Danh sách hàng hóa dự trù nhập kho

Ngày …../…../20…..

DANHSÁCHHÀNG HÓA DỰ TRÙ NHẬPKHO
Người lập:………………………………………………………………………...
Ngày lập:………………………………………………………………………….
Số lương: …………………………………………………………………………
STT

7
7

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Ghi chú


o (MB02) Danh sách nhập kho

Ngày …../…../20…..

DANHSÁCHNHẬPKHO
Người lập:………………………………………………………………………...
Địa chỉ: …………………………………………………………………………...
Số lượng: …………………………………………………………………………
STT

8
8

Mã hàng

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Ghi chú


o (MB03) Phiếu mua hàng

Mã phiếu mua hàng:…………………………

PHIẾU MUA HÀNG
Ngày lập: …../…../20…..
Tên nhà cung cấp: ………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại: …………………………………………………………………….
Kho bàn giao:…………………………… ……………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại: …………………………………………………………………….
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Ghi chú

Phương thức thanh tốn: ………………………………………………………..
Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên)

o (MB04) Phiếu nhập kho

Mã phiếu nhâp:……………..

PHIẾU NHẬPKHO
Ngày lập: …../…../20…..
Tên kho: ………………………………………………………………………….
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………...
Nhà cung cấp: ……………………………………………………………………
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Tình trạng

Người lập
(ký ghi rõ họ tên)

9
9


o (MB05) Phiếu hồn trả

Ngày in …../…../20…..

PHIẾU HỒN TRẢ
Ngày lập: …../…../20…..
Số phiếu:………………..
Đơn vị hoàn trả: ………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
Đơn vị nhận:…………………. ………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
STT

Mã hàng

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Lý do

Người lập
(ký ghi rõ họ tên)

o (MB06) Hóa đơn bán hàng

Mã hóa đơn:…………………………

HĨA ĐƠN BÁN HÀNG
Ngày lập: …../…../20…..
Tên nhà cung cấp: ………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại: …………………………………………………………………….
Tên kho nhập: ……………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại: …………………………………………………………………….
Ngày giao hàng:…………………………………………………………………..
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Đơn giá Thành tiền

Ghi chú

Tổng tiền thanh toán

Bằng chữ: ……………………………….………………………………………..
Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên)

10
10


o (MB07) Danh sách xuất kho

Ngày …../…../20…..

DANHSÁCHXUẤT KHO
Người lập:………………………………………………………………………...
Địa chỉ: …………………………………………………………………………...
Số lượng mặt hàng: ………………………………………………………………
STT

Mã hàng

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Ghi chú

o (MB08) Phiếu xuất kho

Mã phiếu xuất:……………..

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày lập: …../…../20…..
Tên kho: …………………………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………….
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
Địa chỉ siêu thị:……………………………………………………………….
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Tình trạng

Người lập
(ký ghi rõ họ tên)

11
11


o (MB09) Báo cáo nhận xuất kho

Số hiệu báo cáo:……………………

Ngày in …../…../20…..

BÁO CÁO XUẤT KHO
Ngày lập: …../…../20…..
Đơn vị xuất: ………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
Đơn vị bàn giao:……………. ………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại:……………………………………………………………………..
Số lượng mặt hàng:…………..
STT

Mã hàng

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Bên xuất
(ký ghi rõ họ tên)

Tình trạng

Bên bàn giao
(ký ghi rõ họ tên)

o (MB10) Danh sách hàng hóa kiểm kê

Ngày …../…../20…..

DANHSÁCHKIỂM KÊ KHO
Người lập:………………………………………………………………………...
Kho bàn giao:…………………………… ……………………………………….
Tất cả các mặt hàng
STT

12
12

Mã hàng

Tên mặt hàng

Ghi chú


o (MB11) Phiếu kiểm kê

Mã phiếu kiểm kê:……………………

PHIẾU KIỂM KÊKHO
Ngày lập: …../…../20…..
Tên kho: ………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………..
Số điện thoại:……………………………………………………………………..

Số lượng mặt hàng:…………..
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

Đơn vị tính

Tình trạng

Người kiểm kê
(ký ghi rõ họ tên)

1.2. Mơ hình hóa hệ thống:
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ

13
13


14
14


1.2.2. Biểu đồ hoạt động

15
15

o Quy trình nhập hàng

16
16


o Quy trình xuất hàng

17
17


o Quy trình báo cáo, kiểm kê

18
18


Chương 2. Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý gạch chân động từ + bổ ngữ
o Nhập hàng:
Sau các kết quả báo cáo kinh doanh và nghiên cứu thị trường, đơn vị kế
toán, thị trường sẽ lập danh sách hàng hóa dự trù nhập kho(01) và gửi
lên bộ phận quản lí(02). Bộ phận quản lí xác nhận(03) và gửi lại danh
sách (04).

Đơn vị kế toán, thị trường tiếp nhận danh sách(05), liên hệ, thương
lượng với các Nhà cung cấp(06) về số lượng, giá bán, chất lượng, v.v…
sau khi thống nhất với các nhà cung cấp(07), đơn vị kế toán, thị trường
in danh sách nhập kho(08) chuyển cho đơn vị kho(09), in phiếu mua
hàng(10) chuyển giao cho Nhà cung cấp(11).
Nhà cung cấp tiếp nhận phiếu mua hàng(12) và bàn giao hàng hóa(13),
vận chuyển đến đơn vị kho(14) . Đơn vị kho xác nhận hàng hóa dựa trên
danh sách nhập(15) và gửi phiếu nhập kho về đơn vị kế tốn, thị
trường(16). Trong trường hợp hàng hóa lỗi hoặc khơng đạt yêu cầu, đơn
vị kho tiến hành gửi trả hàng hóa kèm phiếu hồn trả cho nhà cung cấp,
một bản phiếu cho đơn vị kế toán, thị trường(17) và cập nhật vào hệ
thống quản lí kho, tệp Nhập kho(18).
Đơn vị kế toán, thị trường xác nhận các mặt hàng đã nhập(19) (khiếu
nại nhà cung cấp nếu có mặt hàng được hoàn trả để khắc phục và chỉnh
sửa lại(20)), tiến hành thanh tốn(21) và nhận hóa đơn bán hàng(22) từ
nhà cung cấp. Xuất báo cáo lên bộ phận quản lí(23) và lưu vào tệp Báo
cáo nhập(24).
o Xuất hàng:
Khi trên quầy hết hàng, có nhu cầu cần xuất hàng từ kho, đơn vị kinh
doanh sẽ gửi danh sách xuất kho(25) yêu cầu lên đơn vị kế toán, thị
trường. Đơn vị kế toán, thị trường sẽ xác nhận(26), chuyển tiếp danh
sách cho đơn vị kho(27). Đơn vị kho dựa trên danh sách sẽ kiểm tra số
lượng, chất lượng, v.v…(28) Sau khi kiểm kê, đơn vị kho bàn giao hàng
hóa cho đơn vị kinh doanh(29), đồng thời chuyển lên đơn vị kế toán, thị
trường phiếu xuất kho(30) và cập nhật hệ thống quản lí kho, tệp Xuất
19
19


kho(31). Trong trường hợp hàng hóa tồn kho khơng đạt yêu cầu về chất

hoặc số lượng, đơn vị kho sẽ báo cáo lại đơn vị kế toán, thị trường(32)
để nhận một danh sách mới phù hợp(33).
Đơn vị kinh doanh kiểm tra hàng hóa(34), sau khi xác nhận sẽ gửi báo
cáo nhận xuất kho(35) cho đơn vị kế toán, thị trường. Trong trường hợp
hàng có lỗi hoặc u cầu hồn trả, đơn vị kinh doanh sẽ hoàn trả về đơn
vị kho kèm phiếu hoàn trả(36), ghi chú vào báo cáo nhận xuất kho(37),
đơn vị kế toán, thị trường sẽ làm việc với đơn vị kho để khắc phục và
chỉnh sửa(38).
Đơn vị kế toán, thị trường so sánh báo cáo và phiếu xuất kho(39), xác
nhận sẽ báo cáo lên bộ phận quản lí(40) và lưu vào tệp Báo cáo
xuất(41).
o Báo cáo, kiểm kê:
Bộ phận quản lí gửi yêu cầu báo cáo thống kê kho(42) xuống đơn vị kế
toán, thị trường, hoặc đơn vị kế toán, thị trường tự phát sinh yêu
cầu(43). Đơn vị kế tốn, thị trường tạo danh sách hàng hóa kiểm kê(44)
và chuyển giao cho đơn vị kho(45).
Đơn vị quản lí kho tiến hành kiểm tra và thống kê các mặt hàng định
kì(46) theo tuần, theo tháng hoặc khi tiếp nhận yêu cầu(47). Sau đó xuất
phiếu kiểm kê(48) cho đơn vị kế toán, thị trường và lưu tệp Kiểm
kê(49). Đơn vị kế toán, thị trường tiếp nhận báo cáo(50), xác nhận(51),
chuyển tiếp lên bộ phận quản lí(52) và lưu vào tệp Báo cáo kiểm kê(53).
Trong trường hợp có sự sai lệch về số liệu hàng hóa thực tế và tính toán,
hoặc đối với các mặt hàng hết hạn, hỏng, v.v… được gửi trả, đơn vị kho
sẽ báo cáo vào phiếu kiểm kê(54) để nhận được sự chỉ đạo xử lí(55)
thích hợp.
 Sau khi gạch chân ta được danh sách các động từ và bổ ngữ sau:

(01) lập danh sách hàng hóa dự trù nhập kho
(02) gửi lên bộ phận quản lí
(03) xác nhận

(04) gửi lại danh sách
(05) tiếp nhận danh sách
(06) liên hệ, thương lượng với các Nhà cung cấp
(07) thống nhất với các nhà cung cấp
(08) in danh sách nhập kho
(09) chuyển cho đơn vị kho
(10) in phiếu mua hàng
(11) chuyển giao cho Nhà cung cấp
(12) tiếp nhận phiếu mua hàng
20
20


(13) bàn giao hàng hóa
(14) vận chuyển đến đơn vị kho
(15) xác nhận hàng hóa dựa trên danh sách nhập
(16) gửi phiếu nhập kho về đơn vị kế toán, thị trường
(17) gửi trả hàng hóa kèm phiếu hồn trả cho nhà cung cấp, một bản
phiếu cho đơn vị kế toán, thị trường
(18) cập nhật vào hệ thống quản lí kho, tệp Nhập kho
(19) xác nhận các mặt hàng đã nhập
(20) khiếu nại nhà cung cấp nếu có mặt hàng được hồn trả để khắc
phục và chỉnh sửa lại
(21) thanh tốn
(22) nhận hóa đơn bán hàng
(23) Xuất báo cáo lên bộ phận quản lí
(24) lưu vào tệp Báo cáo nhập
(25) gửi danh sách xuất kho
(26) xác nhận
(27) chuyển tiếp danh sách cho đơn vị kho

(28) kiểm tra số lượng, chất lượng, v.v…
(29) bàn giao hàng hóa cho đơn vị kinh doanh
(30) chuyển lên đơn vị kế toán, thị trường phiếu xuất kho
(31) cập nhật hệ thống quản lí kho, tệp Xuất kho
(32) báo cáo lại đơn vị kế toán, thị trường
(33) nhận một danh sách mới phù hợp
(34) kiểm tra hàng hóa
(35) gửi báo cáo nhận xuất kho
(36) hồn trả về đơn vị kho kèm phiếu hoàn trả
(37) ghi chú vào báo cáo nhận xuất kho
(38) làm việc với đơn vị kho để khắc phục và chỉnh sửa
(39) so sánh báo cáo và phiếu xuất kho
(40) báo cáo lên bộ phận quản lí
(41) lưu vào tệp Báo cáo xuất
(42) gửi yêu cầu báo cáo thống kê kho
(43) phát sinh yêu cầu
(44) tạo danh sách hàng hóa kiểm kê
(45) chuyển giao cho đơn vị kho
(46) tiến hành kiểm tra và thống kê các mặt hàng định kì
(47) tiếp nhận yêu cầu
(48) xuất phiếu kiểm kê
(49) lưu tệp Kiểm kê
(50) tiếp nhận báo cáo
(51) xác nhận
(52) chuyển tiếp lên bộ phận quản lí
(53) lưu vào tệp Báo cáo kiểm kê
(54) báo cáo vào phiếu kiểm kê
(55) nhận được sự chỉ đạo xử lí
21
21

Bước 2: Loại bỏ các chức năng trùng lặp
Do không có chức năng nào bị trùng lặp, ta chuyển sang bước 3.
Bước 3: Gom nhóm các chức năng do một người thực hiện
Các chức năng cần gom nhóm

Giải thích lí do gom nhóm

Gom thành nhóm

(01) lập danh sách hàng hóa dự trù
nhập kho

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kế toán, thị trường thực hiện

Lập danh sách
hàng hóa dự trù
nhập kho

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của bộ phận
quản lí thực hiện

Xác nhận danh
sách nhập kho

Các chức năng này do một

nhóm nhân viên của đơn vị
kế toán, thị trường thực hiện

Mua hàng

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của nhà
cung cấp thực hiện

Giao hàng

(15) xác nhận hàng hóa dựa trên danh Các chức năng này do một
sách nhập
nhóm nhân viên của đơn vị
(16) gửi phiếu nhập kho về đơn vị kế kho thực hiện

Nhập kho

(02) gửi lên bộ phận quản lí
(03) xác nhận
(04) gửi lại danh sách
(05) tiếp nhận danh sách
(06) liên hệ, thương lượng với các
Nhà cung cấp
(07) thống nhất với các nhà cung cấp
(08) in danh sách nhập kho
(09) chuyển cho đơn vị kho
(10) in phiếumua hàng
(11) chuyển giao cho Nhà cung cấp
(12) tiếp nhận phiếu mua hàng

(13) bàn giao hàng hóa
(14) vận chuyển đến đơn vị kho

toán, thị trường
22
22


(17) gửi trả hàng hóa kèm phiếu hồn
trả cho nhà cung cấp, một bản phiếu
cho đơn vị kế toán, thị trường
(18) cập nhật vào hệ thống quản lí
kho, tệp Nhập kho
(19) xác nhận các mặt hàng đã nhập
(20) khiếu nại nhà cung cấp nếu có
mặt hàng được hồn trả để khắc phục
và chỉnh sửa lại

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kế toán, thị trường thực hiện

Xác nhận, thanh
toán, lưu trữ nhập
kho

Các chức năng này do một
nhân viên của đơn vị kế
toán, thị trường thực hiện

Xác nhận danh
sách xuất kho

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kho thực hiện

Xuất kho

(21) thanh tốn
(22) nhận hóa đơn bán hàng
(23) Xuất báo cáo lên bộ phận quản lí
(24) lưu vào tệp Báo cáo nhập

(26) xác nhận
(27) chuyển tiếp danh sách cho đơn
vị kho
(28) kiểm tra số lượng, chất lượng,
v.v…
(29) bàn giao hàng hóa cho đơn vị
kinh doanh
(30) chuyển lên đơn vị kế toán, thị
trường phiếu xuất kho
(31) cập nhật hệ thống quản lí kho,
tệp Xuất kho
(32) báo cáo lại đơn vị kế toán, thị
trường
(33) nhận một danh sách mới phù
hợp
23

23


(34) kiểm tra hàng hóa
(35) gửi báo cáo nhận xuất kho

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kinh doanh thực hiện

Kiểm tra hàng hóa
xuất ra

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kế tốn, thị trường thực hiện

Xác nhận, lưu trữ
xuất kho

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kế tốn, thị trường thực hiện

Tạo danh sách
kiểm kê

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kho thực hiện

Kiểm kê kho và
xuất báo cáo

Các chức năng này do một
nhóm nhân viên của đơn vị
kế toán, thị trường thực hiện

Xác nhận, lưu trữ
kiểm kê

(36) hoàn trả về đơn vị kho kèm
phiếu hoàn trả
(37) ghi chú vào báo cáo nhận xuất
kho
(38) làm việc với đơn vị kho để khắc
phục và chỉnh sửa
(39) so sánh báo cáo và phiếu xuất
kho
(40) báo cáo lên bộ phận quản lí
(41) lưu vào tệp Báo cáo xuất
(43) phát sinh yêu cầu
(44) tạo danh sách hàng hóa kiểm kê
(45) chuyển giao cho đơn vị kho
(46) tiến hành kiểm tra và thống kê
các mặt hàng định kì
(47) tiếp nhận yêu cầu
(48) xuất phiếu kiểm kê
(49) lưu tệp Kiểm kê
(54) báo cáo vào phiếu kiểm kê

(55) nhận được sự chỉ đạo xử lí
(50) tiếp nhận báo cáo
(51) xác nhận
(52) chuyển tiếp lên bộ phận quản lí
(53) lưu vào tệp Báo cáo kiểm kê
24
24


 Sau khi gom nhóm ta được:
(1) Lập danh sách hàng hóa dự trù nhập kho
(2) Xác nhận danh sách nhập kho
(3) Mua hàng
(4) Giao hàng
(5) Nhập kho
(6) Xác nhận, thanh toán và lưu trữ nhập kho
(7) Gửi danh sách xuất kho
(8) Xác nhận danh sách xuất kho
(9) Xuất kho
(10) Kiểm tra hàng hóa xuất ra
(11) Xác nhận, lưu trữ xuất kho
(12) Gửi yêu cầu báo cáo thống kê kho
(13) Tạo danh sách kiểm kê
(14) Kiểm kê kho và xuất báo cáo
(15) Xác nhận, lưu trữ kiểm kê

Bước 4: Loại bỏ chức năng khơng có ý nghĩa đối với hệ thống
Những chức năng khơng có ý nghĩa đối với hệ thống là:
(02) Xác nhận danh sách nhập kho
(04) Giao hàng

(08) Xác nhận danh sách xuất kho
(12) Gửi yêu cầu báo cáo thống kê kho
 Vậy ta còn lại những chức năng sau:
(1) Lập danh sách hàng hóa dự trù nhập kho
(2) Mua hàng
(3) Nhập kho
(4) Xác nhận, thanh toán và lưu trữ nhập kho
(5) Gửi danh sách xuất kho
(6) Xuất kho
(7) Kiểm tra hàng hóa xuất ra
(8) Xác nhận , lưu trữ xuất kho
(9) Tạo danh sách kiểm kê
(10) Kiểm kê kho và xuất báo cáo
(11) Xác nhận, lưu trữ kiểm kê

Bước 5: Đặt lại tên cho các chức năng
(1) Lập danh sách nhập kho
25
25