Tìm hiểu hệ thống ERP đang được áp dụng ở công ty trần anh

B GI O D C V O T OỘ Á Ụ À ĐÀ Ạ
TR NG I H C TH NG M IƯỜ ĐẠ Ọ ƯƠ Ạ
0O0
B I TH O LU NÀ Ả Ậ
MÔN: QU N TR T C NGHI P TM T B2B.Ả Ị Á Ệ Đ
ĐỀ T I 2: TÌM HI U H TH NG ERP ANG C P D NG À Ể Ệ Ố Đ ĐƯỢ Á Ụ Ở
CÔNG TY C PH N TH GI I S TR N ANH.Ổ Ầ Ế Ớ Ố Ầ
Giáo viên h ng d n: Nguy n Minh c.ướ ẫ ễ Đứ
Nhóm 4: 1. Ph m V n To nạ ă à
2. Nguy n ình Túễ Đ
3. Nguy n Ng c Tu nễ ọ ấ
4. C n Thanh Tùngấ
5. Nghiêm S n Tùngơ
6. Bùi Tu n Vi tấ ệ
7. Phan Anh Vũ
8. Nguy n Ng c Xuânễ ọ
9. Nguy n V n Tùngễ ă
1
1
1. Cơ sở lý luận.
1.1. Khái niệm
Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning
– ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một
doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức
năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi
nhuận, tổ chức phi chính phủ…
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào
trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm
nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất
cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông
với nhau.

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh.
Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ
thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi
toàn bộ doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp bao gồm:
 Lập kế hoạch, dự toán
 Bán hàng và quản lí khách hàng
 Sản xuất
 Kiểm soát chất lượng
 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
 Tài chính – Kế toán
 Quản lí nhân sự
 Nghiên cứu và phát triển
2
2
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh
nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn,
thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.
3
3
Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:
4
4
1.2. Hệ thống kế hoạch định nguồn lực (ERP)
1.2.1. Hệ thồng các phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai
- Hệ thống phần mềm nhu cầu nguyên vật liệu.
Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu
mua và sản xuất.

- Hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu nguồn nhân lực sản xuất.
Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các
quá trình kinh doanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính.
1.2.2. Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực
Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh , nhiều doanh nghiệp
triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình
kinh doanh đặc thù.Trong nhiều trường hợp điều này dẫn đến hình thành các hệ
thống tách biệt, gây khó chịu cho vệc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các
quá trình kinh doanh. Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực.
1.2.3. Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP
- Cơ sở hạ tầng thông tin, mạng internet băng thông rộng, mạng LAN tin cậy
và tính tương hợp của các mạng.
- Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn
phân tán.
- Phần cứng server, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy được ERP
- Trình độ của đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực HRS
- Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như
tiền bạc
- Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu
của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát.
5
5
1.2.4. Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công
- Yếu tố nguồn nhân lực
Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng về
quy trình.
- Yếu tố về quy trình
Thực hiện khảo sát , mô tả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hiện tại của
doanh nghiệp để chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra.
- Yếu tố công nghệ

Lựa chọn ERP của hãng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu: quy trình
chuẩn , đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất trong 3-5 năm, có
khả năng thích ứng trên các nền tảng phần cứng và hệ điều hành phổ biến, được
ứng dụng thành công nhiều trên thực tế.
Tương thích với hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực IT của doanh
nghiệp
Có sự cam kết hỗ trọ về kỹ thuật, cập nhật và lỗi… lâu dài từ đơn vị triển khai
hoặc đại lý chính thức của hãng ERP.
- Yếu tố ngân sách
Lựa chọn ERP vừa đáp ứng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong
thời gian ít nhất 35 năm, vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư.
Phải thực hiện khảo sát, đánh giá, phân tích hiệu quả đầu tư một cách chi tiết và
nghiêm túc trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP cụ thể.
2. Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh.
2.1. Giới thiệu về Trần Anh.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết
định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô
hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ
ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở
Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
6
6
Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng
diện tích lớn hơn 60m2. Sau gần 10 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng
lên với hơn 700 nhân viên và 3 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 12.000m2. Gắn
liền quá trình hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách
kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi
tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng",
chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp

IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần
Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền
vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực. Hiện nay Trần
Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông
tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà
rất nhiều công ty máy tính khác không làm được.
Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (hơn
50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng
để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng. Không những
thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có
thái độ niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên
trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là:
“Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần
Anh”
Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc
theo suy nghĩ:
“Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta”
Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh
Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động,
ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị
gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT. Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần
Anh có không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận
lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm.
7
7
2.2. Mục tiêu và triết lý kinh doanh của Trần Anh
- Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô, chuyên
nghiệp và lớn nhất Việt Nam.
- Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi
mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội

làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao.
- Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ
nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và
nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất.
- Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả
những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền
vững.
- Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường
tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy –
máy tính, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn
"Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là
những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và
phấn đấu !
Quan điểm kinh doanh của Trần Anh:
- Không bán hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn
gốc xuất xứ
- Luôn cung cấp cho các khách hàng những sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh
nhất đi kèm với những chế độ dịch vụ hoàn hảo nhất.
- Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu, không vì lợi nhuận mà gian dối, lừa bịp khách
hàng
- Luôn đặt mình vào địa vị của khách hàng để có những quyết định, cư xử phải lẽ
nhất
- Luôn làm hài lòng mọi khách hàng đến với Trần Anh bằng việc thấu hiểu và
thực hiện theo quan điểm: "Khách hàng luôn luôn đúng".
3. Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh.
8
8
3.1. Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP.
Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm
hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 - 20

tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn
mua hàng. Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem
báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo. Như
vậy hình thức bào cào ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh ực quản lí kinh
doanh.
Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng
khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp
khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều
trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các
cửa hàng khác đang thiếu.
Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải
tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung
cấp cho khách hàng.
Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản
phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn,
dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản
phẩm. Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế.
Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng
quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày
nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí
tổn bảo hành mà công ty phải chịu.
3.2. Thực trạng sau khi ứng dụng ERP
Trước những khó khăn mà công ty gặp phải, đặc biệt trong vấn đề quản lý
tồn kho. Đồng thời nhận thức được những thuận lợi từ việc ứng dụng ERP. Trần
Anh đang từng bước trong giai đoạn triển khai ERP và đã đạt được những thành
công nhất định. Thực trạng triển khai ERP của Trần Anh là sự kết hợp hài hòa của
công nghệ, nguồn nhân lực, quy trình và yếu tố ngân sách.
9
9
3.2.1. Thực trạng triển khai công nghệ.

Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm
VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày một ra tăng, doanh nghiệp
nào cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản
phẩm và dịch vụ đến với khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn. ERP có
thể là câu trả lời. Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doah nghiệp quản trị
hoạt động của mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh
nghiệp Việt Nam và trên thế giới. Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp
của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise.
Ban đầu khi ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần Anh gặp phải rất nhiều
khó khăn, đã có lúc hệ thống phải đóng cửa do rối loạn và xem xét lại hệ thống ứng
dụng và thiệt hại là rất lớn. Tuy nhiên sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn
định thì nó đã thổi một luồng gió mới vào cho doanh nghiệp và hiện tại hệ thống
này chạy trên mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán,
kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện
trên một hệ thống.
 Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng
Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do
vậy việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả
không cao. Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý
VIP Enterprise của công ty Rumani đạt được thành công lớn.
Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận
này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua
hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách
hàng. Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các
module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module
này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của
nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại
nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Khi muốn
10

10
mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn
hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin
mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi
thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về
khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên
sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách.
 Ứng dụng VIP kế toán
Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế
nào để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công
đoạn, nhiều phòng ban. Số liệu do các phòng ban cung cấp về phải thống nhất. Để
giải quyết vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng
phần mềm quản lý kế toán VIP Enterprise.
Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp
vụ tài chính kế toán của công ty như kế toán tổng hợp: kế toán tiền mặt, tiền gửi,
tiền gửi tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công
nợ phải trả; kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm.
Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng là phù hợp với chế độ tài
chính và thuế hiện nay, phần mềm hỗ trợ cho công ty kết xuất dữ liệu báo cáo thuế,
báo cáo tài chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo
mã vạch.
Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho
vay, đi vay chi tiết như là hóa đơn. Các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi,
giấy báo nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán
phải thu, phải trả giống như bên quản lý hóa đơn. Các khoản này được theo dõi
thanh toán, phân bổ chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích
về tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…
Kế toán tổng hợp tiếp nhận tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác trên cơ sở đó
lập ra các báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán,
báo cáo tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo dòng tiền.

11
11
Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa
vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp
cho công ty. Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ. Điều chỉnh về số
lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu. Việc điều
chỉnh trên nhằm đảm bảo số liệu khớp đúng giữa hệ thống báo cáo quản trị giá
thành và báo cáo trên tài khoản kế toán. Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích
nhằm phát hiện các sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu
kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ. Hệ thống báo cáo giá thành đa dạng, phục vụ tốt
nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra, kiểm soát số liệu.
Với chức năng tự động hóa xử lý số liệu, phần mềm tự động phân bổ chi phí
mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự động gán giá bán tùy theo mặt hàng
và khách hàng; tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp; tập hợp số liệu
và tạo các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động cuối kỳ; tự động tính tỷ giá ghi sổ
và tạo chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ theo nhiều phương pháp; tự động đánh
giá và tạo chênh lệch tỷ giá các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối mỗi niên độ kế
toán; tự động tính và tạo bút toán phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công
cụ lao động; tự động kiểm tra và xử lý các sai sót trong quá trình nhập liệu (hạch
toán sai, cúp điện, rớt mạng,…
Với chức năng tùy chọn tốc độ báo cáo, thiết kế hỗ trợ tổng hợp số liệu định
kỳ, ERP giúp tốc độ lập báo cáo nhanh hơn.
Khả năng bảo mật cao, ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền
truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong
chương trình cho từng người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân
quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao
tác cho cán bộ quản trị. Chức năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho
người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa
các đơn vị trong công ty. Trong trường hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy
nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét các quyền trong phần phân quyền chi tiết

cho người sử dụng, nhóm người sử dụng.
 Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh
12
12
Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc
mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh
nghiệp. Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức
theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với
rất nhiều mặt hàng do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để
lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Dựa vào tình hình thực tế của doanh
nghiệp, các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần
mềm giúp công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế
hoạch hóa mặt hàng và nguồn hàng cho minh.
 Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho
Giảm chi phí lưu kho. Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều
được đưa đến vị trí đúng lúc, không sớm không muộn và sau khi xong việc được
đưa tiếp sang vị trí khác. Do đó giảm diện tích kho bãi, chi phí lưu kho
Phần mềm quản lý kho giúp Trần Anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo
cáo, tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa,
quản lý chứng từ, tổng hợp tồn kho.
Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của
hàng hóa sẽ được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ
lúc nào công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được
biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website
www.trananh.vn cũng có thể biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở
trong kho của doanh nghiệp hay không. Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và
sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng
tồn kho này công ty sẽ biết được chính xác hàng thực trạng hàng hóa của mình,
quản lý các nhà phân phối và khách hàng tốt hơn, từ đó xây dựng được chương

trình chăm sóc khách hàng hợp lý.
 Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật
Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được
diễn ra một cách đơn giản và thuận tiện. Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo
13
13
hành để khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp
ráp kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất.
Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên
một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi
với nhau nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh
doanh của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất.
3.2.2. Thực trạng quy trình triển khai
Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh
chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm
nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc
các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán
hàng, bộ phận sản xuất Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những
người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ
ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị
triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật
bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham
dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị
triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực
hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân
quyền ).
Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình
thức nhập liệu thủ công và qua VIP. Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn
và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa
quy trình của PM với quy trình hoạt động của công ty. Quy trình quản lý của ERP

phân quyền rất nhỏ. Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa
hiểu rõ hệ thống nên bị "kẹt". Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, "mở
đường" lớn và kiểm soát chặt từng đầu mối. Quy trình hoàn thiện thì siết chặt dần
và phân luồng. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ
thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm
bảo hệ thống chạy ổn định.
14
14
Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, QL của công ty đều
dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho Việc huấn
luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ. Hầu như nhân
viên cũ chỉ mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần
nhập liệu của PM đơn giản như chương trình Outlook.
Như vậy về bản chất Trần Anh đã áp dụng đúng, áp dụng những quy trình
chuẩn của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay
đổi ERP để thích hợp với doanh nghiệp.
Kết quả là bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân
phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị
tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng
vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị
bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%.
Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng
dụng QL mà tiết giảm được.
3.2.3. Thực trạng nguồn nhân lực
Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6-18 tháng, trong thời gian
này có rất nhiều tác động bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến tâm lý đội ngũ
tiếp nhận hệ thống (bao gồm người quản lý dự án, ban lãnh đạo và người dùng).
Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần
mềm VIAMI để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ Quản Lý ông Kiên và Ban giám
đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả. 90% các cấp quản lý phản đối trong những

ngày đầu triển khai. Đây có thể được xem là giai đoạn khó khăn của việc triển khai.
Tâm lý ngại thay đổi công nghệ tồn tại trong mọi dạng dự án. Việc triển khai một
dự án công nghệ mới, đồng nghĩa với việc phải học hỏi, phải thay đổi thói quen.
Điều này góp phần gia tăng khối lượng và áp lực công việc, dẫn đến các diễn tiến
tâm lý tiêu cực, bất hợp tác
Trước tình hình đó ban quản trị Trần Anh lập kế hoạch chia nhỏ dự án thành
nhiều phần. Ví dụ: Chọn nhà tư vấn độc lập; Xác định các yêu cầu của doanh nghiệp;
Chọn nhà cung cấp và triển khai giải pháp; Lập kế hoặch tiếp nhận và vận hành hệ
15
15
thống Mỗi phần sẽ lại được chia thành các phần việc nhỏ hơn với các kế hoạch
hành động cụ thể, có thời hạn. Với cách làm này nhà quản trị đã tránh được hiệu
ứng phức tạp do việc thu nhận thông tin đa chiều từ các nguồn khác nhau: nhà tư
vấn, nhà cung cấp giải pháp, công ty triển khai. Việc tiếp xúc với các nguồn thông
tin có các động cơ khác nhau dễ làm người quản lý rối rắm. Đồng thời kết hợp với
các hỗ trợ chuyên gia kỹ thuật, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết
những người trước đây phản đối đã chấp nhận.
Bên cạnh tập trung đầu tư áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý điều
hành, những cải tiến trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự cũng chính là yếu tố
giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình. Quá trình tuyển dụng nhân sự được áp
dụng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được những con người tài giỏi, có
năng lực. Trần Anh là một trong những DN tiên phong đưa chỉ số quản trị nhân sự
HI để định lượng giá trị nhân lực. Đây chính là công cụ hữu dụng, đánh giá công
bằng, đúng năng lực của nhân viên nên họ đều không ngừng nỗ lực, phát huy được
năng lực của mình, đóng góp xây dựng cho sự phát triển chung của công ty. Ngoài
ra, Trần Anh chú trọng xây dựng những chính sách đầu tư để thu hút và phát huy
yếu tố chất xám. Mọi nhân viên của Trần Anh từ đội ngũ lãnh đạo, chuyên gia, kỹ sư
hay nhân viên bán hàng đều quyết tâm chung một nỗ lực phấn đấu vì sự phát triển
chung của công ty.
3.2.4. Thực trạng ngân sách ERP

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác
định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất
lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại. Chi phí triển khai phần mềm (PM)
ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản
thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…
Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ
tầng mạng.
 Chi phí triển khai
Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5
lần so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện,
16
16
thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Kinh phí này được
xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân
hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân
công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư
vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp
DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển
khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia
nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.
 Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai
Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám
sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng
mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Trần Anh có đưa các
khoản mục này vào tổng chi phí, vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và
khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.
Dự án ERP của Trần Anh có quy mô lớn,nên DN thuê đơn vị tư vấn, giám sát
triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số
ngày làm việc thực tế.
Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn duy trì các hoạt động hỗ trợ

hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi
 Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng
Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ
thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống
ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL
(database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là
các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử
(email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ
quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…
CSDL của Trần Anh được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến
hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm
không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP và Trần Anh chỉ sử dụng
17
17
một trình duyệt là Internet Explorer để truy cập vào chương trình sử dụng. Chính
công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy trì, bảo trì hệ thống.
Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư 5 tỉ đồng trang bị các thiết bị hệ thống, ứng
dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu, suy cho cùng mức đầu
tư là hợp lý với quy mô và năng lực của doanh nghiệp.
3.3. Lợi ích và hạn chế khi triển khai ERP của Trần Anh.
3.3.1. Lợi ích
Xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về
giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý. Công nghệ QL
sẽ mang lại cho Siêu thị phong cách văn minh trong mua bán và chuyên nghiệp
trong phục vụ. Hơn thế nữa, công nghệ QL còn giúp các nhà kinh doanh bán lẻ đẩy
nhanh vòng quay của vốn và gia tăng độ chính xác đối với các quyết định cung ứng,
phân phối hàng hoá, DV.
18
18
Trước khi ứng dụng ERP Sau khi ứng dụng ERP

 Báo cáo theo ngày
 Nhập hàng theo từng cửa hàng
 Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa
các kho
 Hạn chế phân tích kinh doanh
 Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành
với hàng lưu kho
 Báo cáo Online
 Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả
chuỗi cửa hàng
 Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn
hàng giữa các điểm
 Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng
mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế
 Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do
luôn nhập hàng mới
Là một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng
gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 -
20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000
đơn mua hàng. Chế độ báo cáo tức thì có lẽ là mong muốn chung của hầu hết các
nhà QL hiện nay. Trước đây, mặc dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng
nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì phải chờ đến cuối ngày.“ Chúng
tôi rất khó khăn trong việc đưa ra quyết định cung ứng cũng như phân phối hàng ,
nếu chờ báo cáo vào cuối ngày rồi mới quyết định thì chúng tôi có thể bỏ lỡ các cơ
hội kịnh doanh “, ông Kiên - Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần Thế Giới Số Trần Anh
bày tỏ. Bên cạnh đó, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng
trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn
nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng.
Đây là những thiệt hại không nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng néu
không nhanh thay đổi, các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ

lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường, ông
Kiên nhấn mạnh.
Ông Kiên tỏ ra khá mãn nguyện với hệ thống QL hiện tại. “Chúng tôi có thể xem báo
cáo vào bất cứ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ đâu, chỉ cần có Internet”,
“ngay lúc này, nếu muốn, tôi có thể sử dụng PM để phân tích hiệu quả của đồng vốn
19
19
quay vòng, phân tích mặt hàng nào lãi cao, mặt hàng nào lãi thấp, mặt hàng nào
tổn kho quá lâu… nhằm kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết”.
Thậm chí, hệ thống còn cho phép phân tích sâu sắc hơn về hiệu suất kinh tế
đối với từng mặt hàng. Như có những mặt hàng lãi cao nhưng chi phí đi kèm (bán
hàng, QL) cũng cao, suy ra hiệu suất kinh tế thấp, do vậy cần phải điều chỉnh.
Hiện tại, lợi nhuận của các đơn vị ngành kinh doanh bán lẻ thường chỉ đạt
khoảng 5%. Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn
nhanh, nên lợi nhuận của Trần Anh có thể tăng thêm 3-5%.
Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như Trần Anh, vì từ giá trị
này Trần Anh giảm được áp lực việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh.
Từ năm 2005, Trần Anh đã đi trước một bước trong công nghệ quản lý bằng
việc ứng dụng mã vạch. Nhờ vậy nên khi hợp nhất dữ liệu trở nên đơn giản hơn.
Thông tin hàng hoá chỉ cần nhập một lần.
Việc QL hàng hoá xuất/ nhập kho, mua/ bán đều thông qua mã vạch. Nhờ đó Trần
Anh đẩy lùi tình trạng nhập dư vàthiếu cân đối hàng giữa các điểm trong chuỗi cửa
hàng.
Bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân phối hàng
hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm
đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ
động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu
hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm
chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng
QL mà tiết giảm được.

3.3.2. Hạn chế
 Thiếu nhân sự
Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu. Ko riêng Trần Anh
mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp khó khăn trong vấn
đề nhân sự: Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác
nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế
hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất, và Nhóm kỹ thuật bao gồm các
20
20
cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Đặc biệt là nguồn nhân lực
thiếu kiến thức chuyên môn ERP.
Thời gian triển khai và sử dụng ERP kéo dài hơn so với dự định : do quy
trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá
làm việc của doanh nghiệp,…
Chi phí đầu tư đắt : Mặc dù Trần Anh được biết đến như 1 công ty cung cấp
các sản phẩm điện máy lớn nhất phía Bắc, nhưng chi phí để triển khai ERP là khá
cao so với công ty.
3.4. Thành tựu đạt được
Sau khi ứng dụng Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise của công ty
Viami Software, được nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani để thực hiện mục
tiêu đổi mới công nghệ quản lý. ERP chính là một đòi hỏi quan trọng trong việc
quản lý của bất kỳ một doanh nghiệp hiện đại nào.
Khi mới áp dụng công nghệ này thì Trần Anh đã gặp rất nhiều khó khăn, vất
vả nên đã ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu và lợi nhuận. Nó đã gặp phải rất
nhiều sự phản đối của các cấp quản lý.Tuy nhiên, sau một tháng, khi phần mềm đã
chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận.
Hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận:
cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Điều này đã đáp
ứng được nhu cầu kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán
hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý

điều hành tập trung và hiệu quả. Những công nghệ hiện đại được ứng dụng ở Trần
Anh đã góp phần tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý, điều hành và tạo hiệu quả
tối ưu trong công việc.
Ứng dụng ERP của Trần Anh đã đem lại rất nhiều lợi ích và thành tựu giúp ích
trong việc quản lý công ty của mình. Ban giám đốc công ty có thể xem tất cả các báo
cáo vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ nơi đâu, chỉ cần có Internet
thay vì các báo cáo hàng ngày khiến cho Trần Anh khó khăn trong việc đưa ra các
quyết định về cung ứng cũng như phân phối hàng hóa vì phải chờ báo cáo đến cuối
21
21
ngày rồi mới có thể quyết định được. Điều này khiến cho Trần Anh trước khi ứng
dụng ERP trong quản lý công ty đã phải bỏ lỡ rất nhiều cơ hội kinh doanh.
Bên cạnh đó do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng
trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng khi bên cửa hàng này còn
nhưng cửa hàng bên kia lại thiếu không đủ cung cấp cho khách hàng. Đây chính là
những thiệt hại nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay
đổi thì các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ lao đao khi các
tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường Việt Nam. Vì vậy mà
những thành tựu mà ERP đem lại cho Trần Anh là vô cùng to lớn.Thông tin nhập 1
lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng. Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng
giữa các điểm như vậy sẽ có thể chia sẻ được hàng hóa của các hệ thống cửa hàng,
không còn xảy ra tình trạng kho của cửa hàng này còn, cửa hàng kia hết khiến cho
khách hàng không mua được hàng mà công ty còn trong kho. Phân tích kinh doanh
chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế. Giảm thiết hại về chi phí bảo
hành do luôn nhập hàng mới không xảy ra tình trạng hàng tồn ở kho này nhưng hết
ở kho khác. Nguyên nhân chính là ứng dụng này đã tối ưu hóa việc truy cập từ xa,
tạo nên cơ sở dữ liệu khá gọn nhẹ.
Nhờ ứng dụng ERP, mọi hoạt động của Trần Anh đều được quản lý và điều
hành qua hệ thống máy tính. Hiệu quả thấy rõ là thông qua ERP, bộ phận kinh
doanh có thể quyết định ngay hoặc biết cần phải điều chỉnh chính sách giá cho mặt

hàng, đại lý như thế nào; tăng hay giảm trách nhiệm của một nhân viên kinh doanh.
"Với ERP, công ty có thể đánh giá được chi tiết hiệu quả của một dự án (tiến trình,
chi phí, hiệu quả, nhân công, giá vốn ); có thể phân bổ chi tiết hạng mục dự án và
đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Đặc biệt hơn, qua việc ứng dụng
ERP, không nhân viên nào của công ty phải nghỉ việc mà mỗi người có thể nhận
thêm trách nhiệm mới quan trọng hơn, từ đó tạo động lực cho sự phát triển của
công ty.
ERP mang lại cho Trần Anh không chỉ quy trình công nghệ hiện đại mà còn là
nguồn lợi nhuận khổng lồ.Hai tháng đầu năm 2011, kết quả kinh doanh của công ty
tăng trưởng vượt bậc so với cùng kỳ năm 2010, doanh thu vượt 51,78% với giá trị
22
22
tuyệt đối là hơn 87,47 tỷ. Kế hoạch doanh thu 1.729 tỷ đồng năm 2011 tăng trưởng
31% so với năm 2010 đang dần được thực hiện. Cùng với mức tăng trưởng ấn
tượng về doanh thu, Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty hai
tháng đầu năm 2011 đạt 23,60 tỷ tăng 40,57% so với cùng kỳ năm 2010 dẫn đến
hai tháng đầu năm 2011, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có lãi hơn 11,3
tỷ đồng so với mức 2,97 tỷ của cùng kỳ năm 2010 đạt tỷ lệ 380,9%.
Đơn vị: tỷ đồng.
Chỉ tiêu 2 tháng đầu năm 2011 2 tháng đầu năm 2010
Doanh thu thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ
256,39 168,92
Giá vốn hàng bán 232,79 152,13
Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ
23,60 16,79
Tổng lợi nhuận kế toán trước
thuế
11,32 2,97

Để đảm bảo dự án ERP triển khai thành công thì cần có sự phối hợp chặt chẽ
giữa hãng cung cấp phần mềm, công ty triển khai và đơn vị ứng dụng. Vì vậy khi đã
đạt được các yếu tố về quy trình, công nghệ và đầu tư thì yếu tố con người chính là
yếu tố cần được quan tâm nhiều ở đây.
Vì vậy Trần Anh không chỉ tập trung đầu tư áp dụng công nghệ hiện đại vào
quản lý điều hành, mà cả những cải tiến trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự
cũng chính là yếu tố giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình. Quá trình tuyển
dụng nhân sự được áp dụng đúng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được
những người giỏi, có năng lực. Trần Anh là một trong những doanh nghiệp tiên
phong đưa chỉ số nhân sự HI để định lượng giá trị nhân lực.
Ngoài ra ERP còn giúp cho công ty quản lý quan hệ khách hàng giúp cho việc
chăm sóc khách hàng được tốt hơn vì thế họ mới là người quyết định sự tồn tại và
phát triển của công ty.
Qua đây ta có thể thấy được rằng ERP đem lại cho Trần Anh rất nhiều thành
công trong công việc kinh doanh và quản lý công ty, quản lý nhân viên, quản lý các
mối quan hệ của mình được tốt nhất. Nhờ vậy nó đã cho ta thấy tác dụng vô cùng to
lớn của ERP trong việc quản lý của các doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện việc ứng
23
23
dụng ERP thành công thì các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo về nguồn
nhân lực, quy trình, công nghệ và vốn đầu tư. Có được những điều này sẽ giúp cho
việc thực hiện của doanh nghiệp thành.
3.5. Bài học kinh nghiệm của Trần Anh
Trước khi Trần Anh chưa ứng dụng ERP vào hệ thống quản lý thì đã gặp một
số khó khăn như:
- Báo cáo theo ngày
- Nhập hàng theo từng cửa hàng
- Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho
- Hạn chế phân tích kinh doanh
- Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho

Trần Anh luôn phải báo cáo mọi hoạt động của doanh nghiệp từ quản trị
nguồn nhân lực, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi các đối tác….đều phải báo cáo lại theo từng ngày. Như vậy thì sẽ rất
mất thời gian, chi phí kiểm tra và quản lý.
Việc chưa áp dụng ERP vào hệ thống sẽ khiến cho Trần Anh sẽ mất rất nhiều
thời gian sử lý các nghiệp vụ phát sinh, cũng như tốn nhiều công sức, quá nhiều giấy
tờ phức tạp nên việc lên kế hoạch không chính xác, kiểm tra sẽ rất khó khăn, mất
thời gian. Có thể xảy ra sai sót, hoạt động không hiệu quả, việc đáp ứng yêu cầu của
khách hàng chậm và sẽ có thể bị mất cơ hội làm ăn.
Tuy nhiên, sau khi mà Trần Anh ứng dụng ERP vào hệ thống thì tất cả hoạt
động hầu như đã được thay đổi một cách rõ rệt:
- Báo cáo sẽ qua Online
- Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng
- Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm
- Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế
- Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới
Từ đó, ta có thể thấy khi một doanh nghiệp áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp ERP cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp thì đây là một bộ
24
24
giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản
xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản
lý. Lúc đó, doanh nghiệp có thể nhận ra được việc áp dụng ERP vào quản lý hoạt
động doanh nghiệp sẽ:
- Tạo điều kiện chia sẽ thông tin kịp thời, chính xác, thông suốt trong phạm vi
toàn công ty giúp điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu
cầu đa dạng của khách hàng, giảm chi phí, giảm thời gian vô nghĩa, tăng hiệu quả
công việc đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên
- Khi có đơn đặt hàng của khách hàng nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ
thống sẽ giúp tìm kiếm và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng

hơn nhiều lần. Thông tin được cập nhập nhanh giữa các bộ phận, giảm thời gian xử
lý đơn hàng
- Hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kho và kế toán có thể ngồi một chỗ để kiểm soát
thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến
độ chỉ cần mở máy là thấy
- Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch bán hàng, tăng năng suất, giảm thiểu sai sót
trong quá trình xử lý các nghiệp vụ
- Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiền hành
nhập dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên
quan như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt
hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ
đưa ra báo cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ
thống cũng thông báo cho nhà cung cấp biết những loại hàng hóa cần thiết cần
cung ứng kịp thời.Mọi dữ liệu liên quan được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán
để tiến hành các nghiệp vụ.
- Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiến hành
nhập dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên
quan như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt
hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ
đưa ra báo cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ
25
25