Lãng phí do tồn kho và biện pháp giảm thiểu

Lãng phí do tồn kho và biện pháp giảm thiểu
Thành viên:
1.Trương Dương Hồng Ái
2.Nguyễn Thị Tú An
3.Ngô Thị Ngọc Ánh
4.Trần Thị Hồng Ánh
5.Lương Ngọc Kiên
6.Lê Thị Hòa
7.Bùi Đình Huynh
8.Nguyễn Trường Lưu
9.Nguyễn Thị Trinh
2Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
MỤC LỤC
I. Khái niệm và tầm quan trọng của tồn kho:
1. Khái niệm
2. Nguyên nhân tồn kho
3. Ý nghĩa
II. Tồn kho không cần thiết
1. Chi phí liên quan tồn kho
2. Biểu hiện tồn kho không cần thiết
3. Lãng phí, thiệt hại do tồn kho không cần thiết
III. Giải pháp đối với tồn kho không cần thiết:
1. Xây dựng nhận thức
2. Tồn kho chuẩn
3. Công cụ chất lượng
4. Thiết kế kho chuẩn
IV. Kết luận.
_____________________________________________
3Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
Xã hội ngày càng phát triển đi lên, nhu cầu của con người cũng theo đó mà ngày càng
khó đáp ứng. Vì vậy, việc phát triển và tạo thế đứng vững chắc trên thương trường

kinh tế, đặt ra nhiều câu hỏi khó khăn cho các nhà quản trị. Công việc đòi hỏi bây giờ
không chỉ là có hàng hóa để cung cấp ra thị trường mà tạo thử thách khó hơn cho họ
nữa, đó chính là bắt kịp những suy nghĩ, những phong cách tiêu dùng mới để kịp thời
điều chỉnh việc sản xuất và cung ứng cho thị trường những mặt hàng mới lạ. Và dữ trữ
hàng tồn kho là một trong những biện pháp mà các doanh nghiệp vẫn sử dụng trước
giờ để dự trữ hàng hóa nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng mỗi khi thị
trường gặp lúc khan hiếm. Thế nhưng, việc dự trữ hàng tồn kho đôi khi làm cho doanh
nghiệp gặp khó khăn trong việc lưu chuyển dòng tiền do những sản phẩm chưa kịp
đưa ra thị trường hoặc có khi do kho, bãi chứa bị bão hòa gây khó khăn cho việc sản
xuất cũng như bảo quản… Tất cả những khó khăn về tồn kho đã dần dần hình thành
một khái niệm, đó chính là “ tồn kho không cần thiết”. Chuỗi các hàng tồn không cần
thiết gây ra những thiệt hại không đáng có của các doanh nghiệp sản xuất như là: hàng
phế phẩm, sản xuất thừa, nguyên vật liệu nhập nhiều hơn cần thiết,…Hạn chế và loại
bỏ những lãng phí hay “chất thải” trên là một bài toán quyết định sự thành công cho
nhà quản lý chuỗi cung ứng thực thụ. Vì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu
được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên
vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho, giảm chi phí cho việc
thuê mướn mặt bằng,thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo việc cung
ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình
trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm
lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường. Vấn đề đặt ra cho bản thân nhà điều
hành lúc bấy giờ, chính là việc va chạm, thăm dò thực tế quá trình sản xuất của phân
xưởng để tìm ra các nguyên nhân thực sự gây ra dư thừa có hại cho toàn hệ thống. Từ
đó, đề ra các biện pháp cũng như các công cụ cải tiến quy trình, thay đổi hệ thống một
cách có chọn lọc, duy trì và phát triển những phương pháp mang lại những thay đổi
tích cực, nâng cao mục đích lợi nhuận chính là công việc cáp bách và cần thiết nhất.
Và để nắm bắt sâu sắc hơn những nguyên nhân gây ra tồn kho không cần thiết cùng
với những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc điều hành quản lý cũng như
các phương pháp giải quyết vấn đề trên, là nội dung mà “nhóm 1” sẽ thông tin và trình
bài trong nội dung bài làm của mình.

I. Khái niệm và tầm quan trọng của tồn kho:
1. Khái niệm:
4Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá
nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp
nhất.
Hàng tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh
doanh thương mại hoặc dự trữ cho việc sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ cho
khách hàng.
Hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho sẽ được
bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các
thủ tục một cách có hiệu quả.
Phân loại:
a. Mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:
 hàng tồn kho ở khâu dự trữ: nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ
 hàng tồn kho ở khâu sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ
trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL,bán thành phẩm ,công
cụ dụng cụ ,và gồm cả các sản phẩm dở dang.
 hàng tồn kho ở khâu lưu thông: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ
cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá,thành phẩm, hàng gửi
bán.
Sơ đồ: Phân loại HTK ở doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất.
b.Nguồn hình thành:
5Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
 Hàng mua từ bên ngoài:là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ nhà
cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
 Hàng mua nội bộ:là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà
cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng
giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty. Bao gồm hàng
tồn kho tự gia công và hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác (nhập từ liên

doanh,liên kết ,hàng tồn kho được biếu tặng).
2. Nguyên nhân tồn kho:
Có 4 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho.
• Thứ nhất, có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến
người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng
nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản
phẩm cung ứng cho người mua.
• Thứ hai, có những bất chắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao
nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự
phòng. Ví dụ như tác động đột biến của nền kinh tế, biến động giá cả, nhu cầu
thay đổi, sản phẩm cạnh tranh, hàng nhập khẩu, Trong trường hợp này, hàng
tồn kho giống như một cái giảm shock.
• Thứ ba, để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho,
doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao hàng.
Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn
trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí
logistics.
• Thứ tư, DN dư thừa năng lực sản xuất. Ví dụ như dây chuyền sản xuất buộc
phải hoạt động với năng suất qui định thì mới đạt hiệu quả, không giảm tuổi thọ
máy móc, đôi khi việc khởi động máy móc nhiều lần (vì mục đích tiết kiệm
hoặc đã sản xuất đủ nhu cầu nên không hoạt động máy móc nữa, ) tiêu tốn
lượng lớn nhiên liệu và giảm tuổi thọ máy móc, vì vậy nên DN vận hành máy
móc hết công suất và dẫn đến dư thừa, tồn kho.
3. Chức năng của tồn kho:
• Chức năng chủ yếu của tồn kho là liên kết quá trình sản xuất hay cung ứng –
chức năng liên kết.
• Chức năng tiếp theo của tồn kho là chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát
• Một chức năng nữa không kém phần quan trọng của quản trị tồn kho là
chứcnăng khấu trừ theo sản lượng.
Ta có thể đưa ra một số lý do cho việc cần thiết phải tồn kho như sau:

+ Đối với thành phẩm: ta cần chuẩn bị một lượng hàng trước khi giao hàng, do
năng lực sản xuất có hạn, sản phẩm có thể dùng để trưng bày cho khách hàng.
6Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
+ Đối với bán thành phẩm: chúng ta không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại.
Sảnxuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có
thểgiảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu.
+ Đối với vật liệu thô: Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật
liệu thô theo lô. Hơn nữa, lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể
được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng.
4. Ý nghĩa tồn kho:
 Tồn kho là mắc xích quan trọng của chuỗi cung ứng, liên kết các giai đoạn
cung ứng, sản xuất, tiêu thụ.
 Chủ động cân bằng cung cầu.
 Có thể sản xuất được các đơn hàng đặc thù, đáp ứng được nhu cầu tăng thêm
của khách hàng.
 Tiết kiệm chi phí vốn lưu động và chi phí dự trữ, có thể hưởng chiết khấu nếu
mua với số lượng lớn. Từ đó cải thiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giúp hạ
giá thành, tăng cạnh tranh, nâng cao lợi nhuận.
II. Tồn kho không cần thiết:
Tồn kho không cần thiết ( lãng phí về tồn kho) nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về
nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi
phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao hơn.
1. Chi phí liên quan tồn kho:
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó
phụ thuộc vào:
• Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho.
• Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự
trữ trong thời gian đặt hàng
• Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt
• Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua

việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số
cơ bản của hệ thống tồn kho.
Theo nghiên cứu của Douglas, thông thường hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng
giá trị tài sản của doanh nghiệp. Sau đây là bảng chi phi liên quan hàng tồn kho:
STT Khoản mục chi phí % doanh thu trước thuế
1 Chi phí lãi vay 30%
2 Thuế 1.17%
3 Bảo hiểm 0.06%
7Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
4 Chi phí lưu kho 2.89%
5 Chi phí hàng lỗi thời 0.80%
6 Chi phí hàng hư 1.29%
Tổng cộng 36.20%
Nguồn:
2. Biểu hiện tồn kho không cần thiết:
 Số lượng tồn kho quá lớn, vượt nhu cầu.
 Tồn kho ngoài ý muốn, ví dụ trường hợp nhà cung cấp giao thừa, doanh nghiệp
buộc phải nhập kho bảo quản giúp trong thời gian NCC đến lấy lại hoặc DN
mua luôn nếu NCC giảm giá, chiết khấu,
 Tồn kho hàng lỗi.
 Tồn kho hết hạn.
 Đặt hàng sai thời điểm.
 Lượng sản phẩm dở dang nhiều.
 Không có kế hoạch tồn kho rõ ràng.
3. Nguyên nhân tồn kho không cần thiết:
Lý do kinh tế: TK để khắc phục biến động và vì sự khác biệt giữa các bộ phận SX nên
phải tồn kho.
• Thời gian: vận chuyển; tuổi thọ NVL và thành phẩm; lịch sản xuất và số lượng
tối thiểu của 1 lần sản xuất.
• Khoảng cách: Sự khác biệt giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng sẽ tạo

khoảng cách, ví dụ khoảng cách từ bộ phận SX đến bộ phận bán hàng hay phân
phối khá xa thì chấp nhận tồn kho thành phẩm tại bộ phận bán hang để giảm
chi phi vận chuyển.
• Bất ổn định: thị trường thay đổi, nhu cầu tiêu dùng tăng thì lượng tồn kho thành
phẩm sẽ giúp DN đáp ứng được nhu cầu tăng thêm của thị trường trong khi chờ
bộ phận SX tạo ra lượng SP mới. hoặc các nguồn lực DN thay đổi đột ngột, tồn
kho đề phòng các tình huống như sự cố máy móc, công nhân nghỉ việc, phế
phẩm phát sinh,…
• Chi phí: đối với nguồn cung cấp NVL, mua lượng lớn NVL sẽ được chiết khấu,
nếu tính toán thấy lời thì có thể chịu tồn kho để giảm chi phí đặt hàng và hưởng
chiết khấu. hoặc đôi khi NCC đưa ra ràng buộc về số lượng mua, NCC không
bán số lượng ít, ràng buộc về tải trọng phương tiện vận chuyển, kho chứa và
các điều kiện khác. Chi phí vận chuyển lớn nhưng không phụ thuộc số lượng
vận chuyển, chấp nhận TK để tiết kiệm chi phí vận chuyển, nếu phí vận chuyển
8Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
lớn mà không tương quan khối lượng NVL thì có thể vận chuyển 1 chuyến để
tiết kiệm.
Lý do đầu cơ: các DN thường có xu hướng TK lượng lớn hàng hóa, thành phẩm vào
dịp cuối năm để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cao đột biến trong giai đoạn năm mới tết
đến. Đặc biệt đối với các mặt hàng có tính chất khan hiếm và giá trị tiêu dùng cao sẽ
được tích trữ, tồn kho để tạo thế độc quyền.
Lý do thiếu thông tin sẽ dẫn đến TK vô lý: khi thiếu thông tin về thị trường và không
nắm bắt được sự biến chuyển của nhu cầu thị trường, hoặc không có hệ thống kiểm
soát sản lượng tồn kho, không nắm được chính xác tồn kho còn bao nhiêu sẽ khiến
DN có dự toán không chính xác khối lượng cần sản xuất, vì thế có thể đặt hàng
nguyên vật liệu hoặc sản xuất khối lượng quá lớn, vượt nhu cầu, dẫn đến tồn kho
ngoài ý muốn.
Sản xuất dư thừa (Over-production) – Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hơn hay
quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết. Việc này làm gia tăng
rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có

nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng
phế liệu.
4. Lãng phí, thiệt hại do tồn kho (TK) không cần thiết:
Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê, chỉ số tồn kho tại thời điểm 1-10-2011 của toàn
ngành công nghiệp chế biến, chế tạo tăng 21,1% so với cùng thời điểm năm trước.
Con số này cao hơn mức trung bình 12-15% ở bối cảnh hiện tại.
Trong đó, các ngành có chỉ số tồn kho tăng cao là: Sản xuất cáp điện và dây điện có
bọc cách điện tăng 88%; Sản xuất xi măng, vôi, vữa tăng 84,4%; Sản xuất bột giấy,
giấy và bìa tăng 82,6%; Sản xuất giường, tủ, bàn ghế tăng 77,8%; Sản xuất bia và
mạch nha tăng 50,7%; Sản xuất giày dép tăng 49,9%; Sản xuất mô tô, xe máy tăng
49,5%; Sản xuất thức ăn gia súc tăng 42%. Một số ngành có chỉ số tồn kho giảm mạnh
là: Sản xuất các sản phẩm từ kim loại đúc sẵn giảm 23%; Sản xuất thuốc, hóa dược và
dược liệu giảm 22,9%; Sản xuất xe có động cơ giảm 12,9%.
Những con số trên nói lên một phần gánh nặng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Và
sau đây là những chi phí cụ thể mà DN phải gánh chịu nếu tồn kho không hợp lý:
Chí phí nguồn vốn: chôn vốn kinh doanh và chịu chi phí cơ hội. Thay vì chi phí cho
tồn kho không cần thiết ta có thể đem lượng vốn đó đi đầu tư vào 1 danh mục kinh
doanh khác hay dự án khác để tạo ra lợi nhuận. Chi phí cơ hội là chi phí ta phải chịu
khi chấp nhận đầu tư vào danh mục này mà không phải danh mục khác.
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho, phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và
chi phí trả lãi vay, phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.
Chi phí dịch vụ tồn kho: để đảm bảo chất lượng hàng tồn kho, ta cần có các hoạt động
bổ trợ và các chi phí cho các hoạt động đó, bao gồm:
 Chi phí quản lý, chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý, chi phí quản
lý điều hành kho hàng.
 Chi phí bảo trì, bảo dưỡng máy móc
9Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
 Chi phí nhân công trực tiếp hoặc gia tăng nhân công, lương cho nhân viên bảo
quản.

 Chi phí khi tăng máy móc, thiết bị phục vụ hoạt đông TK.
 Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
 Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động.
 Chi phí vận hành thiết bị.
Chi phí không gian kho: phí mặt bằng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khấu hao, bảo hiểm
kho.
Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản
xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn
đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì
nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng
của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách
hàng yếu đi.
Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn
sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi
tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm
được lượng kém phẩm chất.
Chi phí khi có rủi ro TK:
 thất thoát do độ ẩm, côn trùng, gặm nhấm,
 Hàng tồn kho biến chất, cận hoặc hết hạn sử dụng.
 Hàng tồn kho bị xuống giá, lỗi thời.
 Thiết bị bảo quản bị hư hỏng.
 TK quá lớn, chất xếp dày khiến quản lí ko xuể và khó kiểm tra.
 trộm cắp, cháy kho hàng
Chi phí sụt giá:
 Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệ tiến
triển nhanh.
 Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi,trộm
cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm
Và một tổn thất rất nghiêm trọng là mầm mống cải tiến chất lượng bị triệt tiêu ( 5S,

kaizen, JIT, ).
10Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
III. Giải pháp giảm tồn kho không cần thiết
1. Xây dựng nhận thức:
TK là một hoạt động quan trọng, là mắc xích chủ chốt trong chuỗi cung ứng, TK ảnh
hưởng lớn đến lợi nhuận DN và phí phạm trong TK sẽ khiến thất thoát 1 lượng vốn
lớn.
Ta cần xây dựng nhận thức đúng đắn về sự tồn tại của tồn kho hợp lý trong tư tưởng
nhà lãnh đạo và toàn bộ nhân viên. Cần có sự cam kết hỗ trợ liên tục từ phía nhà quản
lý và sự đồng lòng của nhân viên. Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về chủ đề
‘tồn kho không cần thiết’ và hướng dẫn áp dụng các công cụ cải tiến chất lượng như
5S, Kaizen, Just In Time,…
Sự tác động của hàng tồn kho trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của doanh
nghiệp theo mô hình Dupont sau:
Nguồn:
Từ mô hình trên ta thấy rằng lợi nhuận sẽ bị ăn mòn nếu tồn kho không hợp lý.
11Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
2. Tồn kho chuẩn:.
Tồn kho chuẩn sẽ giúp DN phản ứng với biến động thị trường linh hoạt và đứng vững
trước cuộc đua chiết khấu của các NCC.
a. Phân tích, dự đoán nhu cầu:
-Tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng
tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết…
-Quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương
trình khuyến mãi, thông tin phản hồi,
Quan sát thị trường là một bước rất quan trọng, mọi tính toán của DN đều có thể trở
nên vô dụng nếu thị trường biến động bất ngờ. Chẳng hạn như với mặt hàng bia, rượu,
điều hòa nhiệt độ , nhiều doanh nghiệp dự báo mùa hè năm nay nóng bức gia tăng
nên nhập khẩu tăng, nhưng thực tế các tháng hè lại không nóng như dự báo nên bị tồn
kho nhiều.

-Để tính toán tồn kho thực tế, DN cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét
phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao
mòn hay hư hỏng.
-Để xác định giá trị hàng tồn kho, DN phải xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị
thực tế của hàng tồn và chi phí tồn kho.
• Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = giá mua trên hóa đơn + chi phí
mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt,
công tác phí, dịch vụ phí…) + thuế - chiết khấu thương mại, giảm giá.
• Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = giá nguyên vật liệu + chi phí lao
động + chi phí sản xuất.
• Chi phí tồn kho = chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu
hao…) + chi phí đặt hàng.
Trong đó, chi phí tồn trữ = lượng dự trữ bình quân * chi phí dự trữ bình quân.
Chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm * chi phí mỗi lần đặt hàng.
Sử dụng phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có
thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo.
b. Hoạch định cung ứng
Sau khi phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp đánh giá công suất sản
xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các
yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường
không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu
giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi (Hiệp hội Cao su Thái Lan dự báo, giá cao su tự
nhiên sẽ tăng thêm 30% trong năm 2010 do nhu cầu hồi phục kinh tế toàn cầu) hay
12Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
cục diện cung cầu biến chuyển (theo Hiệp hội Thép Việt Nam, năm 2010, cung thép
Việt Nam sẽ tăng gấp 3 lần sức cầu) thì việc tồn kho phải được tính toán kỹ.
c. Tính toán lượng đặt hàng
Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán
lượng tồn kho cần thiết. Có 2 mô hình tính toán dự trữ hàng tồn kho:
-Mô hình EOQ: Doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng

và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
Công thức: Q =
-Mô hình POQ: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn
nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Khi đó, công thức tính lượng hàng cần đặt là:
Công thức: Q =
Trong đó: Q: lượng hàng cần đặt.
D: nhu cầu hằng năm.
S: chi phí mỗi lần đặt hàng.
H:chi phí tồn trữ.
p: lượng hàng mỗi lần nhận.
d: Lượng hàng cần sử dụng.
d. Xác định thời điểm đặt hàng:
Thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:
-Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp
hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp phải tính trước để không bị động.
Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và
cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu).
-Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi
từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất.
Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng
thiếu hoặc thừa nguyên liệu.
e. Xác định mức tái đặt hàng:
13Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
Xác định hàng tồn kho còn đến mức nào thì doanh nghiệp cần phải đặt để bổ sung.
Việc xác định điểm tái đặt hàng là nhằm hạn chế tối đa chi phí lưu kho và thiệt hại do
thiếu hàng.
Mức tái đặt hàng phụ thuộc vào ba yếu tố:
- Thời gian chờ đợi là số ngày tính từ ngày đặt hàng cho đến khi nhận được hàng đặt.
- Mức dự trữ an toàn là số lượng (hoặc giá trị) hàng tồn kho dự phòng cho các trường
hợp hàng đặt đến trễ hoặc sử dụng nhiều hơn dự kiến.

- Mức sử dụng dự kiến hàng ngày là mức sử dụng bình quân của một trong kỳ 1 năm.
Công thức: Mức dự trữ an toàn + (mức sử dụng dự kiến hàng ngày * thời gian chờ
đợi)
3. Công cụ chất lượng:
a. JIT- just in time:
JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hoá và sản phẩm
truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước
sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt.
Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có
nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành.
JIT là một triết lý sản xuất với mục tiêu triệt tiêu tất cả các nguồn gây hao phí, bao
gồm cả tồn kho không cần thiết và phế liệu sản xuất. Tóm lại, JIT tạo ra các lợi điểm
sau:
- Giảm các cấp độ tồn kho bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hoá.
- Giảm không gian sử dụng.
- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế liệu và sản phẩm lỗi.
- Giảm tổng thời gian sản xuất.
- Giảm chi phí không cần thiết giữa các công đoạn.
- Linh hoạt hơn trong việc thay đổi phức hệ sản xuất.
- Tận dụng sự tham gia của nhân công trong giải quyết vấn đề.
- Áp lực về quan hệ với khách hàng.
- Tăng năng suất và sử dụng thiết bị.
- Giảm nhu cầu về lao động gián tiếp.
Giá trị của JIT đối với giai đoạn tồn kho:
Trong các giai đoạn sản xuất nguyên liệu được đáp ứng đầy đủ và chính xác vào lúc
cần thiết, không có tình trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyên vật liệu. Mỗi công đoạn sản
xuất sẽ sản xuất ra số lượng cần thiết và hệ thồng chỉ sản xuất ra các sản phẩm mà
14Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
khách hàng muốn. Qua đó không có hạng mục nào sản xuất ra thành phẩm mà không
có đầu ra phải tồn kho và không có nhân công, thiết bị nào phải chờ đợi vì không có

NVL để sản xuất. Như vậy mô hình đã giảm thiểu được chi phí tồn kho và chi phí
thiệt hai do thiếu NVL. JIT sẽ tối thiểu lượng thời gian phải chi trong hoạt động chuỗi
logistics.
JIT sẽ giải quyết khoảng thời gian thừa giữa các hoạt động trong kho hàng. Các hoạt
động trong kho được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây:

3 tiêu chuẩn JIT:
• Kiểm soát chất lượng: giúp hệ thống thích ứng một cách nhanh chóng với sự
biến động của thị trường và độ đa dạng.
• Bảo đảm chất lượng: đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt
cho các quy trình sản xuất tiếp theo.
15Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
• Tôn trọng con người: vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nổ lực
phải giảm thiểu chi phí.
Điều kiện áp dụng:
• Mô hình Just In Time hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có những hoạt
động sản xuất lặp đi lặp lại. Một đặc trưng quan trọng của mô hình Just In Time
là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà
cung ứng. Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số thuận lợi cho doanh nghiệp
như: lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích
thước lớn, điều này sẽ giảm được chi phí lưu kho và tiết kiệm được diện tích
kho bãi. Lô hàng có kích thước nhỏ hơn sẽ ít cản trở hon tai nơi làm việc. Dễ
kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ
thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
• Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung
cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản
xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất.
Một số kỹ thuật quản lý hoạt động tồn kho theo JIT nhằm đảm bảo chi phí tồn kho là
hợp lý nhất có thể:
Thứ nhất, xác định các mặt hàng tồn kho quá lâu hoặc không phù hợp với nhu cầu

(slow-moving and obsolete – SLOB) và loại bỏ chúng (SKU rationalization).
Theo một số nghiên cứu thì các mặt hàng này thường chiếm khoảng 30% diện tích
kho hàng hữu dụng, điều này đang gây ra lãng phí nhiều khi không gian cho các mặt
hàng có nhu cầu cao. Điều này có thể giải quyết được thông qua việc áp dụng các
công nghệ hiện đại ERP/MRP để xác định được các mặt hàng tồn kho lâu. Hiện tại
một số công ty hàng đầu trong ngành sản xuất phần cứng máy tính cũng như bán lẻ
đang áp dụng một số chỉ tiêu hoạt động để xác định đâu là các mặt hàng tồn kho cần
phải loại ra khỏi kho chứa hàng như sau:
• Hàng hóa không phù hợp với nhu cầu thị trường khi không bán được trong vòng
12 tháng qua.
• Hàng hóa tồn kho quá lâu khi vòng quay hàng tồn kho nhỏ hơn 1.5 lần hằng năm.
Thứ hai, tận dụng kỹ thuật “di chuyển hàng liên tục thông qua kho” (cross-docking)
để giảm những chi phí liên quan đến tồn kho và nâng cao hiệu quả giao hàng.
Theo kỹ thuật này, nguyên liệu/hàng hóa sẽ được dỡ xuống từ các loại xe tải nhỏ và
ngay lập tức được xếp lên các xe tải xuất hàng, vì thế sẽ không có hoặc có rất ít tồn
kho giữa việc dỡ xuống và xếp lên. Công ty có thể sử dụng kỹ thuật này để giảm các
chi phí liên quan đến hàng tồn kho, nâng cao hoạt động nội bộ, và nâng cao khả năng
giao hàng chính xác.
Ví dụ : Eastman Kodak, nhà sản xuất phim dùng cho máy ảnh lớn nhất thế giới, đã
đưa triết lý “tinh gọn” (lean) vào hoạt động logistics bằng cách chuyển đổi kho hàng
trung tâm của mình thành kho “cross-docking” vào năm 2002. Theo chương trình này,
khi nguyên vật liệu đến kho “cross-docking” của Kodak thì các nhân viên sẽ phân loại
chúng theo nhà cung cấp và nơi nguyên liệu sẽ đến tại khu vực làm hàng (staging
16Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
area). Kodak đã phát triển thiết kế các vị trí tại kho “cross-dock” nhằm đáp ứng lịch
đến của các nguyên vật liệu khớp với kế hoạch xuất nguyên liệu tới các nhà máy của
Kodak. Với việc giao hàng lô nhỏ và thường xuyên hơn đã giúp giảm tồn kho tại khu
vực sản xuất và siêu thị từ hơn 10 ngày xuống còn 3 đến 4 ngày. Kết quả đạt được
thông qua chương trình “cross-dock” là Kodak đã cắt giảm các chi phí liên quan đến
tồn kho 500 triệu USD từ năm 2000 - 2004.

Thứ ba, thực hiện thuê ngoài các nhà cung cấp dịch vụ logistics (Lead Logistics
Providers - LSP) trong việc cung cấp dịch vụ logistics kèm theo các tài trợ về tài
chính.
Việc thuê ngoài này đơn giản là các nhà sản xuất có thể bán sớm “hàng tồn kho” cho
các công ty LSP và thu hồi tiền. Điều này cho phép các công ty sản xuất có thể rút
ngắn được chu trình luân chuyển tiền mặt (Cash Conversion Cycle) khi số ngày lưu
kho gần như bằng 0. Và việc thuê ngoài cũng giải quyết được sự khác biệt về không
gian giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng.
Procter & Gamble (P&G) là một ví dụ có thể xem xét trong việc sử dụng nhà LSP để
giảm chi phí phí tồn kho. Khi P&G gia nhập vào thị trường Thụy Sĩ với việc sản xuất
và phân phối hơn 300 sản phẩm khác nhau thì họ gặp phải khó khăn đối với các nhà
phân phối nhỏ và vừa khi mà các nhà phân phối này không có quy chuẩn về đơn hàng
cũng như dự đoán nhu cầu. Để có thể tạo sự hiệu quả cho hệ thống phân phối của
mình đến các nhà phân phối này, P&G đã thuê ngoài Swiss Post Logistics, một công
ty chuyên cung cấp dịch vụ tài chính và logistics. Trong chuỗi cung ứng của P&G,
Swiss Post Logisics đóng vai trò nhà trung gian phân phối sỉ với mức giá nhận được
từ nhà sản xuất. Theo đó P&G sẽ bán cho Swiss Post Logistics mức giá bằng với mức
giá bán lẻ trừ đi chi phí logistics và chi phí tài chính. Sau đó Swiss Post Logitics thực
hiện các dịch vụ giá trị gia tăng tại kho như đóng gói, dán nhãn, và thực hiện hàng
khuyến mãi; trước khi giao đến cho các nhà bán lẻ nhỏ và vừa.
Với JIT, nhà kho được xem như là nơi trung chuyển, nơi chất chứa những thứ cần
thiết, phục vụ nhu cầu chứ không phải là nơi tồn trữ hay giải quyết hậu quả thừa thải,
kém chất lượng.
b. 5S:
b.1. Sàng lọc- S1(Seiri):
DN thống kê số lượng hàng tồn kho. Đối với mỗi mặt hàng tồn kho, ta cần xác định
được tính chất, thời hạn sử dụng, khối lượng hiện có,… để có sự sắp xếp, bốc dỡ, xuất
nhập kho phù hợp. Chẳng hạn như hàng tồn kho có áp lực về điều kiện bảo quản thì sẽ
được ưu tiên, để ý hơn.
Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan,

không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi
những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Hàng lỗi, cận hoặc
hết hạn sử dụng cần được xử lý nhanh chóng. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi
làm việc.
17Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
Hồ sơ nhập hàng cần đầy đủ và rõ ràng. Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ
phải ghi rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho việc tìm kiếm. S1 thường được tiến hành theo
tần suất định kì.
b.2. Sắp xếp- S2 (Seiton):
Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu,
hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc
chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo
dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
Hàng tồn kho phải được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho, và hướng dẫn công
việc lưu kho cho nhân viên kho để có thể quản lý và kiểm tra kho hàng một cách dễ
dàng và ít tốn kém nhất.
Để thuận lợi cho công tác dự trữ và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhận
dạng sản phẩm một cách nhanh chóng. Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọi của
chúng – Mã Hóa chúng, sử dụng một bộ mã số (chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái
và số cho mỗi mặt hàng dự trữ. Trong kho cần có chỉ dẫn hàng hoá:
• Tất cả các hàng hoá không thể nhận diện được nếu như không có nhãn của nhà
sản xuất hoặc có nhưng không thể đọc bằng Việt thì cần dán nhãn hàng để mọi
người đều dễ nhận biết.
• Nhãn hàng hoá gồm các nội dung sau: mã hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập.
Có nhiều phương pháp để sắp xếp sản phẩm, chúng có thể được kết hợp với nhau.
+ Phương pháp: “Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình” là dành cho mỗi một loại
sản phẩm một chỗ quy định. Ưu điểm là dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho;
xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng. Nhưng măc nhược điểm
là không tận dụng được diện tích kho.
+ Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ

thuận tiện nhất.
+ Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng
do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt
hàng.
+ Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out FI FO) vì hầu hết các hàng hoá
hay nguyên vật liệu đều có hạn sử dụng của nó, chính vì vậy mà những nguyên vật
liệu/hàng hóa nào vào trước sẽ ra trước. Do đó, trong cách sắp xếp, nên để các nguyên
vật liệu này ở khu vực ngoài, gần cửa vào/ra hoặc nơi thuận tiện nhất. Và theo thứ tự
khi các món này đã xuất kho, thi những món nhập sau tiếp theo sẽ vào thế chỗ, như
thế thì hoạt động sẽ trôi chảy hơn. Chúng ta có thể ghi ngày tháng nhập lên thùng hoặc
bao chứa nguyên vật liệu để dễ dàng hơn trong việc sắp xếp. Nhờ đó mà ta hạn chế
được đến mức thấp nhất HTK lỗi, cận hay hết hạn sử dụng.
Quy định sắp xếp hàng hoá:
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay
thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ
ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A là
18Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí
tương ứng.
- Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho.
- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù
hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí
trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.
- Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn
gàng.
- Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ …
- Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet hoặc kê
trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất).
- Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá

khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo
hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên
mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp.
b.3. Sạch sẽ- S3 (Seiso):
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh kho hàng, dụng cụ làm việc hay các khu vực
xung quanh, phải có các phương pháp xử lí nguyên vật liệu rơi vãi trong kho nếu có.
Với S3 DN có thể đảm bảo chất lượng hàng tồn kho ở mức cao hơn và khâu phát hiện
và xử lý rủi ro (nếu có) cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn…. S3 là hoạt động cần được tiến
hành định kì.
b.4. Săn sóc– S4 (Sheiketsu):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ
thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu
rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại
từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức
được rèn dũa và phát triển.
Chúng ta cần phải kiểm tra xem sắp xếp như vậy là hiệu quả hay chưa. Trong quá
trình sắp xếp, chúng ta nên cử những người giám sát việc sắp xếp ra sao, để nếu có sai
sót xảy ra sẽ kịp thời chỉnh sữa. Không dừng lại ở đó, việc kiểm tra phai được tiến
hành thường xuyên vì có thể hôm nay sắp xếp như thế la hợp lý nhưng vài ngày sau
khi một số lượng nguyên vật liệu đã được chuyển ra khỏi kho, cách sắp xếp trước sẽ
làm tốn không gian của kho, chúng ta co thể sắp xếp lại sap cho ngăn nắp hơn. Bên
19Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
cạnh đó, việc kiểm tra tu sữa các máy móc hỗ trợ cho việc sắp xếp cũng cần được thực
hiện thường xuyên.
b.5. Sẵn sàng- S5 (Shitsuke):
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các
thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần
nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và

năng suất chung của Công ty cao hơn.
Chúng ta phải làm cho nhân viên hiểu được việc sắp xếp này không phải là một gánh
nặng của họ, đó là việc họ cần làm và nếu làm tốt sẽ được nhận thưởng xứng đáng. Vì
việc sắp xếp ảnh hưởng rất lớn đến nguyên vật liệu, chính vì vậy nếu có những sáng
kiến mới nhằm cải tiến việc sắp xếp tiết kiệm thơi gian hơn thì nên có những chính
sách khen thưởng, có như vậy thì mới hướng nhân viên từ hướng "bắt buộc" sang "tự
nguyện" được.
c/ Kaizen:
- Sau quá trình tìm hiểu về những lỗi tồn kho không cần thiết, ta áp dụng
kaizen cho các sản phẩm tồn kho ở dạng phế phẩm. Liệt kê tất cả các
nguyên nhân gây ra các phế phẩm tồn kho không cần thiết và nguy hại.
- Nó có thể là các nguyên nhân mà chúng ta có thể dùng pp sơ đồ xương cá
để phân tích:

 Con người
 Thiếu kỹ năng làm việc, thiếu kinh nghiệm
 Làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm( đối phó)
 Ẩu tả, hậu đậu
 Nguyên vật liệu
 Giá quá rẽ=> mua nhiều=> ứ thừa NVL
 Nhà cung cấp chập chờn cung cấp không theo đơn đặt
hàng hoặc thiếu hàng cung cấp
 Hư hỏng khi nhập về
 Kém chất lượng…
PHƯƠNG
PHÁP
MÁY MÓC,
THIẾT BỊ.
CON NGƯỜI
NGUYÊN

VẬT LIỆU.
HÀNG
PHẾ PHẨM
HÀNG
PHẾ PHẨM
20Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
 Phương pháp
 Nhà quản lý thiếu kinh nghiệm
 Tổ chức thông tin thiếu khoa học
 Không nhất quán trong sản xuất đơn hàng
 Không thống nhất nội bộ, có nhiều mâu thuẩn
 Phương pháp thiếu khoa học, cải tiến mới
 Sai quy trình công việc, thiếu kiểm soát thường
xuyên…
 Máy móc, thiết bị…
 Máy móc cũ, lâu ngày chưa chỉnh sửa, bảo hành
 Máy móc không đáp ứng nhu cầu của sản phẩm để
bắt kịp nhu cầu con người
 Ít máy móc so với nhu cầu sản xuất…
 Qua quá trình phân tích xương cá chúng ta có thể đưa đến kết luận là sản
phẩm thật sự bị hư hỏng là do cá nguyên nhân chính yếu như:
 Con người làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, làm đối
phó
 NVL bị hư hỏng khi nhà cung cấp đến công ty hoặc kém
chất lượng
 Phương pháp sai quy trình
 Máy móc thiết bị cũ và ít được bảo dưỡng…
 Tiến hành cải tiến các nguyên nhân trên cho các lỗi sai xót để hạn chế hàng
phế phẩm:
1. Bắt đầu từ con người với các biện pháp khắc phục:

cho đi đào tạo lại, mở lớp huấn luyện tu dưỡng đạo đức
và kỹ năng nghề nghiệp, liên tục giảm sát và nhắc nhở
từ cấp trên…
2. Có biện pháp làm việc và yêu cầu bồi thường về phía
nhà cung cấp nếu hàng cung cấp không như hợp đồng,
tạo sự giao hảo hữu nghị về phía nhà cung cấp để tạo ấn
tượng tốt cho các nguồn nguyên vật liệu sắp tới, cũng
như là mối làm ăn ưu tiên với những lúc hiếm nghèo
nguyên vật liệu, và đặc biệt nhất là tạo tính cẩn thận về
việc thiếu nguyên vật liệu cung cấp ( không cung cấp
NVL phế…)
3. Về phương pháp nên có sự thống nhất quản lý từ cấp
cao xuống các cấp thấp hơn và yêu cầu thông tin truyền
đi được kiểm tra độ chính xác nhiều lần, đảm bảo
không bị nhiễu, đảm bảo rằng quy trình đưa ra là tối ưu
và hợp lý, khắc phục, sữa chữa gấp nếu gặp sự cố bất
thường…
21Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
4. Máy móc thiết bị cần được bảo dưỡng cũng như kiểm
tra về tuổi thọ một cách thường xuyên theo chu kỳ để
tránh bị bỏ quên và mắc lỗi kỹ thuật…
 Các quá trình trên cần được tiến hành một cách liên tục trong một thời gian
dài nếu với mỗi lần thực hiện một kế hoạch cho nguyên nhân mắc lỗi ta cần
duy trì một thời gian lâu và ghi nhận những sai xót đã gỡ bỏ được, lấy đó
làm bước đà cho bước tiếp theo và thông cáo cho tất cả nhân viên thấy
nhầm tránh sai phạm về sau. Nếu một kế hoạch đã hết hữu hiệu hoặc không
đáng kể trong một thời gian dài, ta tiếp tục kế hoạch tiếp theo cho việc khắc
phục sai xót, cũng ghi nhận những cải tiến và thông báo đến toàn công ty để
tránh sai xót về sau và lấy đó làm bước đà tiếp tục cho những cải tiến còn
lại. Ngoài ra cần có chế độ khuyến khích khen thưởng những cá nhân , tổ

chức chấp hành tốt việc cải tiến và xử phạt , răn đe những ai phá vỡ hệ
thống cải tiến của tổ chức….
 Nói chung công cụ kaizen giúp ta khắc phục lỗi phế phẩm sau một thời gian
dài và từ đó giữ vững những cải tiến mới, duy trì và phát huy hiệu quả của
cá quá trình nhằm hạn chế mắc lỗi. Công cụ này tốn nhiều giai đoạn và thời
gian thực hiện, mỗi biện pháp đi qua có thể mang lại hiệu quả cải tiến nhiều,
ít hay đôi khi không đáng kể tùy theo giải pháp cho có đúng nguyên nhân
hay không… Tuy nhiên nhìn chung, Kaizen là một công cụ hữu hiệu giúp
doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thay đổi khó khăn và phát triên tốt
hơn….
4. Thiết kế kho chuẩn:
Cho dù là kho riêng hay kho đi thuê, việc bố trí và thiết kế mặt bằng kho ảnh
hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho. Thiết kế
kho chuẩn sẽ hỗ trợ rất lớn cho công cụ chất lượng được áp dụng toàn diện và hoàn
thiện:
- Thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau:
+ Nhu cầu về hàng lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai).
+ Khối lượng/thể tích hàng và thời gian lưu hàng trong kho.
+ Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng,
giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì
và đường đi cho phương tiện/thiết bị kho. Kho hàng phải được thiết kế sao cho đảm
bảo đáp ứng nhanh quá trình mua bán hàng qua kho, phải hợp lí hoá việc phân bố
dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng.
- Vì vậy, cần lưu ý đến những nguyên tắc thiết kế và qui hoạch mặt bằng
kho như sau:
(1) Di chuyển hàng hoá theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoá khoảng cách vận
động của sản phẩm dự trữ.
22Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
(2) Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp.
- Sử dụng thiết bị bốc xếp phù hợp.

- Tối thiểu đường đi trong kho.
- Sử dụng tối đa độ cao của nhà kho.
(3) Sử dụng tối đa độ cao của nhà kho và sử dụng hiệu quả mặt bằng kho
23Logistics-GV: Đinh Văn Hiệp
htt
p://xuatnhapkhauvietnam.com
Ý nghĩa của việc bố trí, thiết kế kho hợp lí:
- Tiết kiệm và làm cho không gian nhà kho tăng lên.
- Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho hàng: chiều rộng, chiều sâu lẫn chiều cao.
- Thiết lập các đường di chuyển khoa học hợp lí giảm được ùn tắt trong kho hàng.
- Tạo sự thuận lợi trong việc kiểm kê. quản lí hàng hóa hiệu quả hơn.
- Thời gian di chuyển, sắp xếp, tìm kiếm được giảm thiểu.
- Di chuyển hàng hóa theo đường thẳng thuận tiện cho việc nhập xuất.
Bên cạnh đó DN cần ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho việc kiểm soát kho chứa,
chẳng hạn như: AIMS, RFID,…


Kết luận:
Như vậy hàng tồn kho luôn luôn có hai mặt. Ở mặt tích cực hàng tồn kho giúp
cho doanh nghiệp tăng doanh số bán và giành thị phần khi hàng hóa luôn luôn
sẵn sàng để bán. Tuy nhiên việc giữ hàng tồn kho nhiều cũng không phải là tốt
vì sẽ là tiêu tốn nguồn lực tài chính của công ty khi công ty phải bỏ một phần
lớn vốn để giữ hàng tồn kho. Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế với tín dụng
thắt chặt thì việc giữ tồn kho cần được doanh nghiệp tính toán kỹ bằng các giá
trị tài chính. Tồn kho ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp vì
thế việc tìm cách tối ưu hóa hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp đạt được lợi
thế cạnh tranh, đặc biệt là trong bối cảnh tín dụng thắt chặt như hiện nay.