Môn học Quản lý dự án cho Kỹ sư Chủ đề 10 khía cạnh quản lý trong dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (618.93 KB, 17 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
----- ��� ��� ��� -----
BÀI TẬP NHĨM
Mơn học: Quản lý dự án cho Kỹ sư
Chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án
Nhóm: 04
Giảng viên: TS. Lê Phước Luông
Học kỳ: HK221
Thành viên nhóm:
Họ và tên
Vương Nhật Hồng (NT)
Trần Văn Hồng
Lê Quang Huy
Vũ Quốc Huy
Thái Đình Khả
Nguyễn Hồng Khang
Võ Cơng Duy Khánh
Mã số sinh viên
1910197
1913457
1910203
1913579
1913763
1910239
1910252
1
MỤC LỤC
Phần 1: Tổng quan dự án..............................................................................................................................................3
1.
Mục tiêu:...........................................................................................................................................................3
2.
Ý tưởng dự án:..................................................................................................................................................4
2.1.
Ý tưởng về nội dung video:........................................................................................................................4
2.2.
Ý tưởng về hình thức video:......................................................................................................................4
2.3.
Ý tưởng về thời gian thực hiện:.................................................................................................................4
2.4.
Ý tưởng về app xây dựng video:................................................................................................................4
3.
Kết quả chính:...................................................................................................................................................5
4.
Tiêu chuẩn kỹ thuật:..........................................................................................................................................6
5.
Giới hạn và loại trừ:...........................................................................................................................................7
5.1.
Giới hạn:....................................................................................................................................................7
5.2.
Loại trừ:.....................................................................................................................................................7
Phần 2: Thông tin dự án................................................................................................................................................7
1.
Work Breakdown Structure (WBS):...................................................................................................................7
2.
Ước tính thời gian:..........................................................................................................................................11
Phần 3: Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project..........................................................................................13
1.
Các bước lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project:...........................................................................13
2.
Kết quả lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project:..............................................................................15
Phần 4: Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm....................................................................................................15
1.
Kết luận:..........................................................................................................................................................15
2.
Bài học kinh nghiệm:.......................................................................................................................................15
2
Phần 1: Tổng quan dự án
1. Mục tiêu:
Xây dựng một video hấp dẫn với chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án (10
knowledge areas in project management):
Project Scope Management
Project Time Management
Project Cost Management
Project Quality Management
Project Human Resource Management
Project Communications Management
Project Risk Management
Project Procurement Management
Project Stakeholder Management
Project Integration Management
Xây dựng một nhóm dự án sáng tạo, đồn kết, tơn trọng ý kiến lẫn nhau. Thể hiện
thông qua việc mỗi thành viên sẽ tự tạo được cho riêng mình một đoạn video, từ đó
kết hợp thành video hồn chỉnh.
Mỗi thành viên sẽ học hỏi được khái niệm, tầm quan trọng và ý nghĩa của từng khía
cạnh quản lý cũng như tính liên kết giữa chúng để đạt được mục tiêu cuối cùng của
dự án.
3
2. Ý tưởng dự án:
2.1.
Ý tưởng về nội dung video:
Trong q trình thực hiện, nhóm có đề ra hai ý tưởng như sau:
Xây dựng một video nói về khái niệm từng khía cạnh và đưa ra ví dụ dẫn
chứng.
Xây dựng một video đưa ra các khuyết điểm của từng khía cạnh để từ đó cho
thấy sự cần thiết của khía cạnh quản lý tương ứng.
Nhóm đã đưa đến ý tưởng số 2, và đã bàn đến chi tiết ý tưởng như sau:
Một cơng ty xây dựng cơng trình đang trong q trình thi cơng, ban điều hành nhận
thấy dự án đang có nhiều khuyết điểm khiến cho tiến độ khơng như mong muốn.
Điều đó dẫn đến một cuộc họp với các nhà quản lý (gồm 10 khía cạnh của chủ đề) đã
diễn ra. Mỗi nhà quản lý sẽ đưa ra các báo cáo khuyết điểm trong quá trình quản lý
dự án của mình. Cuối cùng, ban điều hành sẽ tổng hợp và kết luận tầm quan trọng
của 10 khía cạnh trong quản lý dự án).
2.2.
Ý tưởng về hình thức video:
Video sẽ chia làm 12 phần, bao gồm intro, outro và 10 phần khía cạnh trong quản lý
dự án. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận từ 1-2 phần (bao gồm: concept,
script, voice, animation video). Mẫu video sẽ được thống nhất để tránh xung đột giữa
các phần.
2.3.
Ý tưởng về thời gian thực hiện:
Mỗi tuần nhóm dự định sẽ tiến hành họp một lần để xem xét tiến độ, cũng như định
hướng phần tiến độ tiếp theo (deadline, nội dung kế tiếp) của dự án.
2.4.
Ý tưởng về app xây dựng video:
Nhóm dự tính sẽ xây dựng trên một app dễ sử dụng, có sẵn trên web. Tuỳ vào kinh tế
mà sử dụng app có yêu cầu bản quyền hay không.
4
3. Kết quả chính:
Sau q trình thực hiện chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án (10 knowledge areas in
project management) nhóm đã đạt được những kết quả sau:
Nhóm đã phân cơng và hồn thành theo đúng các deadline do nhóm đặt ra.
Các cơng việc được phân chia và được sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm.
Phần nội dung:
o Mỗi thành viên trong nhóm đã tóm gọn một cách xúc tích nhất về mặt nội dung
của mỗi khía cạnh trong quản lý, có hình ảnh và ví dụ minh họa.
o Hiểu rõ được những khái niệm, mối quan hệ mật thiết giữa các khía cạnh.
Phần dựng video:
o Các thành viên đã tự tin đề xuất những ý tưởng của mình và được sự đồng thuận,
lắng nghe của những thành viên khác trong nhóm.
o Mỗi thành viên nhóm đã có những sáng tạo trong việc dựng video riêng từng
phần sau đó tổng hợp.
o Video có sự sáng tạo, bắt mắt, thu hút, nội dung ngắn gọn, cô đọng cho người
xem.
Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc nhóm. Bạn
cần phải học cách trị chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình bày ý tưởng sao cho
đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất. Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thống nhất giữa các
thành viên trong nhóm.
Kỹ năng giải quyết xung đột: Khi làm việc nhóm thì những xung đột xảy ra là điều
không thể tránh khỏi. Đôi khi nhờ những cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được
quyết định tốt nhất. Vì vậy, bạn khơng nên né tránh mà phải học cách giải quyết các
xung đột thật triệt để, hiệu quả và lành mạnh nhất nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian: Khi làm việc nhóm thì những cuộc họp chung là điều tất
yếu, đơi khi diễn ra rất thường xuyên. Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao
cho đảm bảo có thể tham gia nhiều nhất. Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hồn
thành cơng việc được giao để khơng làm ảnh hưởng đến cơng việc chung của cả nhóm.
Kỹ năng tư duy phản biện: Trong các cuộc họp chung, bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10
ý” là hồn tồn chính xác. Mỗi người đều sẽ có những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến
riêng và mong muốn được cơng nhận. Do vậy, bạn cần phải có khả năng tư duy phản
biện để bảo vệ các ý kiến của mình nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặc sẽ mang lại
hiệu quả cho dự án.
Kỹ năng đàm phán, thuyết phục: Mỗi ý tưởng đưa ra thì bạn sẽ phải thuyết phục các
thành viên còn lại rằng đó là ý tưởng hay, độc đáo và khơng có lỗ hổng. Nếu mọi người
bị thuyết phục bởi bạn thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng đó. Ngồi ra,
5
khi phân chia công việc, nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý và cơng bằng thì cần phải đàm
phán lại với leader để được khơng bị thiệt thịi khi làm việc.
Kỹ năng ra quyết định: Đây là kỹ năng quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là đối với
người nhóm trưởng hay còn gọi là leader. Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thì
người nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cách khách
quan nhằm đưa ra quyết định mang tính đúng đắn nhất. Điều đó là khơng dễ dàng vì nó
ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm. Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem
xét mọi khía cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định.
Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Khi mọi ý kiến đã được thống nhất thì cả nhóm phải
lên một kế hoạch triển khai và phân chia nhiệm vụ. Kế hoạch đưa ra phải hồn hảo và
việc phân chia, sắp xếp cơng việc cho mỗi người cũng phải hợp lý, logic. Đây là một kỹ
năng quan trọng mà bạn cần học hỏi và trau dồi.
Khả năng lãnh đạo và hợp tác: Kỹ năng lãnh đạo chủ yếu dành cho người nhóm
trưởng. Lãnh đạo ở đây không chỉ là định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, góp ý sửa
đổi cho các thành viên. Mà còn lại kỹ năng động viên, tạo động lực cho cả nhóm cùng
hợp tác, làm việc một cách hiệu quả và thoải mái nhất. Ngồi nhóm trưởng thì các nhóm
viên cũng nên trau dồi kỹ năng này nếu tương lai muốn trở thành người lãnh đạo tốt.
4. Tiêu chuẩn kỹ thuật:
Thời gian tối đa của video là 5ph.
Trình bày khái quát 10 khía cạnh quản lý.
Nội dung video bám sát ý tưởng, kịch bản đã họp thống nhất.
Mỗi thành viên thực hiện 1 đến 2 phân cảnh, mỗi phân cảnh có thời gian 25s->30s
gồm video animation và file ghi âm.
Video được thống nhất với chất lượng 720p.
Lời thoại được viết theo mơ tả khía cạnh quản lý và nêu ra hướng giải quyết.
Lời thoại trong phân cảnh to rõ, trùng khớp với video và có nhạc nền nhỏ giống
nhau.
Hình ảnh được lồng ghép trong video phải rõ ràng cho người xem và đúng với nội
dung đang trình bày.
Thời gian hoàn thành video phân cảnh trong 2 tuần.
6
5. Giới hạn và loại trừ:
5.1. Giới hạn:
Ý tưởng: Do các thành viên trong nhóm lần đầu làm một dự án tạo Video nên các
thành viên chưa được khả năng sáng tạo và đưa ra được nhiều ý kiến trong q trình
tạo dựng video.
Kỹ năng: Các thành viên trong nhóm lần đầu làm dự án tạo Video nên các thành viên
chưa có kỹ năng để sử dụng các cơng cụ tạo dựng Video nên cần phải tự học cách sử
dụng các app dựng Video từ đầu.
Công cụ: Các app dựng Video hiện nay hầu hết đều phải trả phí để có thể sử dụng
được hoặc chỉ có thể sử dụng một số chức năng cố định và bị tag bản quyền vào
trong Video gây mất thẩm mỹ.
Thời gian: thời gian bắt đầu làm Video 2 tuần khá là ngắn trong khi các thành viên
vừa phải học cách dựng Video đồng thời dựng Video nên thời gian như vậy khá là
ngắn nên chất lượng của Video có thể là khơng được tốt nhất.
5.2.
Loại trừ:
Trong quá trình thu tiếng do mỗi thành viên tự thu và sử dụng các thiết bị khác
nhau nên âm thanh đầu ra có thể khơng được đồng bộ với nhau khi ghép lại.
Phần mềm dựng Video khá nặng mà máy tính của nhóm hạn chế nên trong q
trình dựng có thể bị đứng máy dẫn đến dán đoạn q trình dựng Video.
Phần 2: Thơng tin dự án
1. Work Breakdown Structure (WBS):
Dự án Bài tập lớn môn Quản lý dự án:
Họp phân chia công việc:
Phân chia các khía cạnh cần tìm hiểu cho các thành viên
++Mỗi thành viên đảm nhận 1-2 khía cạnh của quản lý dự án
++Các thành viên tìm hiểu về khía cạnh được giao và đặt câu hỏi nếu cần thiết
Chọn giờ họp hàng tuần
++Các thành viên đưa ra thời gian rảnh
++Nhóm trưởng chọn một thời gian phù hợp
7
++Khảo sát ý kiến các thành viên về thời gian họp
Báo cáo tiến độ cho nhóm trưởng hàng tuần
Lên ý tưởng:
Họp lên ý tưởng
++Các thành viên nêu ý kiến
++Chọn một ý tưởng khả thi để hiện thực
Chọn app làm video
++Đưa ra các app làm video đơn giản
++Chọn app dễ sử dụng, phù hợp với dự án
Làm video:
Tìm hiểu animaker
++Cách làm animation
++Cách lưu vieo
++Cách lồng tiếng
Viết script
Làm animation
++Làm animation từng phần
++Ghi âm lồng tiếng
Lồng tiếng
++Chèn tiếng vào video
++Chỉnh sửa vị trí lời thoại cho phù hợp
Cắt ghép, edit video
++Ghép video từng phần lại
++Chỉnh sửa lại cho phù hợp
Nộp video
Làm báo cáo giữa kỳ:
Lên ý tưởng nội dung báo cáo
++Phần tổng quan dự án
++Phần thông tin dự án
Phân chia công việc viết báo cáo
++Phân chia các phần báo cáo cho từng thành viên nhóm
++Các thành viên nhận việc
++Các thành viên tìm hiểu về phần việc và đưa ra câu hỏi nếu cần thiết
Tiến hành viết báo cáo
Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo
++Tổng hợp bài báo cáo của các thành viên
++Chỉnh sửa báo cáo cho phù hợp
8
Nộp báo cáo
Xây dựng ma trận trách nhiệm
Phân
chia
cơng
việc
Vương
Nhật
Hồng
Trần
Văn
Hồng
Lê
Quang
Huy
Vũ
Quốc
Huy
Thái
Đình
Khả
Nguyễn
Hồng
Khang
Võ
Cơng
Duy
Khánh
Phân chia các khía
cạnh cần tìm hiểu
cho các thành viên
4
2
2
2
2
2
2
Project Scope
Management
3
3
1
3
3
3
3
Project Time
Management
3
1
3
3
3
3
3
Project Cost
Management
3
1
3
3
3
3
4
Project Quality
Management
3
3
3
3
3
3
1
Project Human
Resource
Management
3
3
3
3
3
1
3
Project
Communications
Management
3
3
3
3
3
1
3
Project Risk
Management
3
3
3
1
3
3
3
Project Procurement
Management
1
3
3
3
3
3
3
Project Stakeholder
Management
3
3
3
3
1
3
3
3
1
3
3
3
3
3
Project Integration
Management
9
Lên
ý
tưởng
Làm
video
Chọn giờ họp hàng
tuần
4
2
2
2
2
2
2
Họp để lên ý tưởng
4
2
2
2
2
2
2
Chọn một ý tưởng
khả thi để hiện thực
4
2
2
2
2
2
2
Project Scope
Management
3
3
1
3
3
3
3
Project Time
Management
3
1
3
3
3
3
3
Project Cost
Management
3
1
3
3
3
3
4
Project Quality
Management
3
3
3
3
3
3
1
Project Human
Resource
Management
3
3
3
3
3
1
3
Project
Communications
Management
3
3
3
3
3
1
3
Project Risk
Management
3
3
3
1
3
3
3
Project Procurement
Management
1
3
3
3
3
3
3
Project Stakeholder
Management
3
3
3
3
1
3
3
Project Integration
Management
3
1
3
3
3
3
3
3
3
3
1
3
3
3
Outro
10
Làm
báo
cáo
giữa
kỳ
Intro và edit video
1
Lên ý tưởng nội
dung báo cáo
4
3
3
3
3
3
3
2
2
2
2
2
2
Phân chia công việc
viết báo cáo
4
2
2
2
2
2
2
Tiến hành viết báo
cáo
3
1
1
1
1
1
1
Tổng hợp và chỉnh
sửa báo cáo
1
3
3
3
3
3
3
Nộp báo cáo
1
Bảng 1. Ma trận trách nhiệm.
1- Trách nhiệm thực hiện chính
2- Phải được tham khảo
3- Có thể được tham khảo
4- Thơng qua cuối cùng
2. Ước tính thời gian:
Họp phân chia công việc, chọn thời gian họp hàng tuần: 13/09/2022
o Các thành viên tự tìm hiểu đề tài: 13/09/2022 - 14/09/2022
o Tổng hợp các ý tưởng tìm hiểu được: 14/09/2022 - 15/09/2022 (làm “Các thành viên
tự tìm hiểu” trước )
Lên ý tưởng:
o Họp lên ý tưởng: 16/09/2022
o Chọn một ý tưởng khả thi để hiện thực: 16/09/2022
Làm video:
o Viết script: 17/09/2022 - 19/09/2022
Lên dàn ý:17/09/2022 - 17/09/2022
Viết nội dung chi tiết:18/09/2022 - 18/09/2022
Tổng hợp và chỉnh sửa:19/09/2022 - 19/09/2022
o Nộp script: 20/09/2022
o Tìm hiểu về animaker: 21/09/2022 - 24/09/2022
11
Làm animation: 25/09/2022 - 30/09/2022 (làm sau khi hoàn thành “tìm hiểu về
animaker”)
o Lồng tiếng: 25/09/2022 - 01/10/2022
o Cắt ghép, edit video: 02/10/2022 - 03/10/2022 (làm sau khi hoàn thành “làm
animation” và “lồng tiếng”)
o Kiểm tra video cuối cùng: 04/10/2022
o Nộp video: 04/10/2022
Làm báo cáo giữa kỳ:
o Lên ý tưởng nội dung báo cáo: 08/10/2022
o Phân chia công việc viết báo cáo: 08/10/2022
o Tiến hành viết báo cáo lần giữa kỳ: 09/10/2022 - 14/10/2022
o Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo giữa kỳ: 15/10/2022 - 18/10/2022
o Kiểm tra báo cáo giữa kỳ lần cuối: 19/10/2022
o Nộp báo cáo giữa kỳ : 19/10/2022
Làm báo cáo cuối kỳ:
o Tìm hiểu và tải phần mềm MS Project: 20/10/2022 - 24/10/2022
o Tiến hành viết báo cáo cuối kỳ : 25/10/2022 - 27/10/2022
o Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo cuối kỳ: 27/10/2022 - 31/10/2022
o Kiểm tra báo cáo cuối kỳ lần cuối: 01/10/2022
o Nộp báo cáo cuối kỳ : 01/11/2022
o
Ước tính chi phí:
Phần mềm animaker: miễn phí
Soạn nội dung, script, lồng tiếng, cắt, ghép, edit video:các thành viên trong nhóm tự làm
nên miễn phí
=> Chi phí cho dự án: miễn phí
12
Phần 3: Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS.
Project
1. Các bước lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project:
Bước 1: Tạo một dự án mới
Chọn Blank Project.
Tạo một Project Summary Task.
Đây giống như một nhiệm vụ "bao bọc" tổng thể chứa toàn bộ dự án của chúng ta.
Bước 2: Nhập ngày bắt đầu dự án
Cần cho Project biết ngày mà dự án chính thức bắt đầu.
Để đặt ngày bắt đầu dự án, hãy mở tab Project và nhấp vào Project Information:
13
Bước 3: Nhập danh sách nhiệm vụ
Trong dự án này, chúng ta cần hoàn thành các nhiệm vụ sau:
o Họp phân chia công việc, chọn thời gian họp hàng tuần
o Lên ý tưởng
o Làm video
o Làm báo cáo giữa kỳ
o Làm báo cáo cuối kỳ
Nhập các nhiệm vụ vào bảng bên cạnh chế độ Gantt view:
Bước 4: Nhập thời lượng tác vụ:
Nhập thời lượng ước tính vào cột thời lượng.
Bước 5: Liên kết các nhiệm vụ theo đúng trình tự
Từ tab Task, nhấn nút liên kết (với chế độ Gantt view!).
14
2. Kết quả lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project:
Hình 1. Bảng lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project.
Phần 4: Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm
1. Kết luận:
Lập kế hoạch dự án mặc dù khơng cịn là khái niệm q mới đối với các nhà quản lý, tuy
nhiên, làm thế nào để có một bản kế hoạch hiệu quả thì khơng phải ai cũng biết. Qua những
giai đoạn trên, nhóm đã rèn giũa được khả năng lên kế hoạch cho một dự án cụ thể. Bên
cạnh đó, việc tìm hiểu những công cụ quản lý công việc hiện đại như phần mềm quản lý
công việc (MS Project) là điều cần thiết để không bị lạc hậu giữa thời đại 4.0.
2. Bài học kinh nghiệm:
Nhóm trưởng (nhà quản lý):
o Ln giữ được độ thông suốt giữa các thành viên liên quan đến dự án.
15
o
o
o
o
o
o
o
Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của các thành viên trong dự án.
Luôn chuẩn bị các phương án dự phịng rủi ro về chi phí, phần mềm quay video, con
người…
Xây dựng bản kế hoạch làm việc rõ ràng trong từng giai đoạn của dự án, các thời
gian cụ thể cho từng giai đoạn.
Ln cụ thể hóa những mục, những thứ quan trọng, đơn giản hóa những vấn đề phức
tạp phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Duy trì các cuộc họp định kì vào tối chủ nhật hằng tuần để trao đổi, cũng như góp ý
nhằm đẩy nhanh tiến độ hồn thành các cơng việc trong từng giai đoạn.
Ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án như MS Project…
Sẵn sàng thay đổi theo những cách thức mới, phương pháp mới, linh hoạt điều chỉnh
kế hoạch hành động theo những yêu cầu mới của dự án.
Các thành viên trong nhóm tham gia dự án:
o Biết lắng nghe các ý kiến từ các thành viên khác.
o Tôn trọng ý kiến của từng thành viên giúp khai mở được hướng giải quyết công việc
một cách suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
o Biết đặt trách nhiệm trong cơng việc thành ưu tiên hàng đầu.
o Phát huy tối đa sự gắn kết, tạo sự đồng thuận giữa các thành viên với nhau.
o Động viên, khích lệ lẫn nhau, giúp đỡ, thông cảm cho những thành viên khác khi họ
gặp những vấn đề trong cuộc sống, gia đình…
16
