GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU pdf

GIÁO TRÌNH

Kỹ thuật bảo
quản tài liệu


MỤC LỤC



Lời giới thiệu
Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ
quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề
cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu
nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, và thêm
nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng
vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm
qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý
vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo
quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp
để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống
cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của
của nhà nước.
Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước
ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho
tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện
đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin, thư viện và
lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư
Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà

nước đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày
với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy của các chuyên gia
nước ngoài. Tuy nhiên những cố gắng đó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ
đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà
chúng ta đang phải đối mặt.
Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành
cho công tác bảo quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ
sở, các cán bộ thư viện làm công tác bảo quản chưa thực sự tự tin để thực
thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết, nhất
là những tài liệu bằng tiếng Việt. Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề
này, Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam,
thành viên ban chỉ đạo SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông
Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng phòng Thông tin-Tư liệu-Thư
viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP đã xây
dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở
Việt Nam", và Dự án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford. Mục đích
của Dự án là cung cấp những hiểu biết và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết
lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo quản tại các cơ
quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ
có đủ kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm
kéo dài tuổi thọ của nguồn tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau.
Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
cho phép thực hiện tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm
2003 do Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký.
Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính:
(1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với
tính năng liên kết mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các
video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh minh hoạ].
(2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang
làm công tác bảo quản ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo

tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày
được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có
điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài).
Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ
lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các
bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là
Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai
đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng
xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông
Bắc Hoa Kỳ, ông John F. Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản
Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám đốc Thư viện Đại học
Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã
tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp
vụ bảo quản. Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng
nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần
quan trọng làm nên sự thành công của Dự án.
Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên
các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword
và Internet Explorer.
Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy
chuột:
- Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website.
Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các
chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng;
Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản. Cần xem
chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành
các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên
trái. Trong một số bài có ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai
loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn để to để có thể xem ngay
cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp

đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to,
khi cần quay về thì dùng biểu tượng hay chức năng BACK.
Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác:
ML : quay về mục lục
HD : xem hướng dẫn
IN : Thông báo hướng dẫn in
- Xem video minh hoạ. Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu.
Muốn xem ở chế độ toàn màn hình thì sử dụng chức năng Full Screen ở
View hay gõ tổ hợp Alt+enter. Dùng Esc hoặc chuột phải -> Full screen để
về chế độ thu nhỏ. Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit để ra khỏi thao
tác. Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại
học Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004.
Do video lớp học có dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD
với văn bản nên phải để ở một CD riêng. Thư viện nào có nhu cầu đề nghị
liên hệ với Thư viện Quốc gia. Tệp ghi bài giảng và lớp học có tên là
lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư
mục c:\lhbq
- Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu
Winisis, cho phép tìm tin theo tên bài và theo chủ đề. Từ kết quả tìm tin có
thể xem toàn văn theo văn bản Winword và xem video minh hoạ bằng cách
nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng. Khi xem văn bản Winword có
thể in ra. Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu
ghi.
- Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này.
- Thoát: ra khỏi chương trình.
Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong
ổ có thể gọi chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD)
Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này.
Chu Tuyết Lan
Viện Nghiên cứu Hán Nôm

Kiều Văn Hốt
Thư Viện Quốc gia
VN



LẬP KẾ HOẠCH

Mục lục

Lên kế hoạch bảo quản là gì?

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản

Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế
toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc

Nguồn thông tin


Sherelyn Ogden

Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng
và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ
có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và
trưng bày các tư li
ệu có giá trị minh
chứng lịch sử mà còn có trách
nhiệm bảo quản lâu dài, đ
ảm bảo an
ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho
việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội
bảo tàng Mỹ đã nhận thức được
trách nhiệm này. Hiệp hội này đã
chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo
đức nghề nghiệp của ngành bảo
tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo
tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà
bảo tàng quản lý phải được bảo vệ,
không làm mất mát, không bị gây
trở ngại, được theo dõi sát sao và
được bảo quản tốt”. Bảo quản là
một phần không thể thiếu được
trong nhiệm vụ của một cơ quan
văn hoá, do đó việc lên k
ế hoạch bảo
qu
ản phải l
à m
ột bộ phận trong
tổng thể kế hoạch mang tính chiến
lược của công tác này.

+ Lên kế hoạch bảo quản là m
ột quá
trình đòi hỏi phải xác định các yêu
cầu chung và cụ thể đối với việc bảo
vệ các tư liệu đã thu thập được, việc
này đòi hỏi phải xác định được các
trường hợp cần ưu tiên, và cũng
phải định rõ được các nguồn vốn để
thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế
hoạch là xác định được một quy
trình hoạt động cho phép cơ quan
đó lập được một chương trình bảo
quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp
cho các cơ quan xác định rõ những
việc phải làm và những việc không
bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu
có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
L
ập kế hoạch bảo quản d
ài h
ạn

Kết quả của quá trình lập kế hoạch
là việc thiết lập được một kế hoạch
bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn
bản. Đó là một tư liệu quan trọng
mà bất cứ một cơ quan nào cũng

cần phải có.
+ Một kế hoạch bảo quản dài hạn
phải phác thảo được những yêu cầu
bảo quản của cơ quan và phải vạch
ra được một quy trình hoạt động để
đáp ứng được những yêu cầu của
việc thu thập tư liệu.
+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn
mẫu để thực hiện những mục tiêu
đề ra và những trường hợp cần ưu
tiên theo một cách thức hợp lý và
hiệu quả; nó là công cụ để đạt được
những việc cần nhất trí làm trước
trong một giai đoạn đã định. Kế
hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và
tính nhất quán theo thời gian của
m
ột ch
ương tr
ình b
ảo quản.

+ Kế hoạch này phải thể hiện được
vai trò và tầm quan trọng của công
tác bảo quản, giúp thấy được bảo
quản là một công việc có vị trí
ngang với các công việc như thu
thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu.

+ Kế hoạch là một sự trợ giúp quan

trọng trong việc đảm bảo những
nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực
hiện những việc cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động
bảo quản trong hiện tại và quá khứ,
cũng như những nỗ lực trong tương
lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù
h
ợp với các biện pháp quản lý trọng
yếu khác của cơ quan, chẳng hạn
như các chủ trương về quản lý thu
thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản
không nên được soạn thảo một cách
tách biệt mà nên được soạn trên
cùng m
ột khung tham chiếu áp
dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ
trương về thu thập tư liệu. Khung
tham chiếu này là phương hướng
hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải
được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và
phải được hiểu cũng như thực thi
trong khuôn khổ của nó.
K
ế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu
và phải bao quát được toàn bộ các
nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết

hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu
thập được vào bản kế hoạch là vô
cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy
sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu
tiên xây dựng kế hoạch bảo quản
dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như
vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các
hoạt động bảo quản với các chương
trình kế hoạch mang tính chiến lư
ợc
khác. Một kế hoạch bảo quản có
hiệu quả là một kế hoạch thiết thực
và kh
ả thi. Một kế hoạch nằm ngo
ài
khả năng thực hiện và chi trả của c
ơ
quan là một kế hoạch vô dụng.
Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra
tất cả những yêu cầu bảo quản thì
nó cũng cần phải chú ý đến các
bước có thể đạt được nhờ nguồn
vốn sẵn có hoặc huy động được (ví
dụ như nh
ờ các khoản viện trợ hoặc
gây quỹ)
Kế hoạch của từng cơ quan là khác
nhau. Có những kế hoạch dài hạn,
phức tạp và chi tiết, lại có những kế
hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy

nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải
dựa trên kết quả khảo sát đánh giá
nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính
then chốt đối với việc lập kế hoạch
bảo quản và phải được tiến hành
trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế
hoạch bảo quản dựa trên các nhu
c
ầu của c
ơ quan và các ho
ạt động
đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.
Những thông tin này phải được đưa
vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ
quan chỉ có báo cáo khảo sát xem
xét các nhu cầu đối với các tư liệu
thu thập được nói chung. Đối với
một số cơ quan có nhiều hệ thống t
ư
liệu và các nhu cầu lên kế hoạch
phức tạp thì cần thiết phải có thêm
những khảo sát đề cập đến những
khó khăn cụ thể hoặc những yêu
cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các
loại tư liệu khác nhau.
Vì khảo sát là bộ phận quan trọng
để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế
hoạch bảo quản, cho nên tiến hành

các khảo sát đáp ứng được yêu cầu
lập kế hoạch của cơ quan là điều vô
cùng quan trọng.
+ Khảo sát phải đánh giá được các
chủ trương, việc thực hiện và các
điều kiện của cơ quan có ảnh hư
ởng
đ
ế
n công tác b
ảo quản các t
ư li
ệu
lưu trữ.
+ Khảo sát phải nêu được tình tr
ạng
chung của toàn bộ các tư liệu lưu
trữ, phải chỉ ra được những gì cần
làm để cải thiện tình trạng đó, cũng
như bằng cách nào để bảo quản các
tư liệu đó lâu dài.
+ Khảo sát cũng phải xác định đư
ợc
các yêu c
ầu bảo quản cụ thể, phải đề
xuất được các hoạt động đáp ứng
được yêu cầu đó và ưu tiên thực
hiện các hoạt động đã được đề xuất
đó.
Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu

cũng cần phải được khảo sát. Cần
phải xác định cho được những rủi
ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải
tính đến các yếu tố như môi trường,
bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng,
trông coi, xử lý bảo quản, các chủ
trương và việc thực hiện. Cũng cần
lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng
đ
ể l
ưu tr
ữ các t
ư li
ệu cũng đ
ư
ợc coi
là một phần của công tác lưu trữ.
Đó là các toà nhà có kết cấu mang
tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc
cao. Trong trường hợp này các hoạt
động bảo quản toà nhà cũng phải
được coi trọng như các hoạt động
bảo quản vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải
được ghi lại trong các báo cáo khảo
sát chính thức một cách rõ ràng, dễ
hiểu và được trình bày theo khuôn
mẫu thống nhất, bằng cách này mọi
thông tin sẽ được sắp xếp và trích
dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là

công cụ để soạn thảo các kế hoạch
bảo quản; nó phải chứa đựng các
thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng.
Sẵn sàng hỗ trợ
Các chương trình d
ịch vụ trong lĩnh
vực này của địa phương luôn sẵn
sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về
tất cả các khía cạnh liên quan đến
vi
ệc lập kế hoạch bảo quản. Các
chương trình này tài trợ các hội
thảo, tiến hành đánh giá các yêu c
ầu
chung và tiến hành khảo sát riêng
từng mục, đồng thời hướng dẫn
nhân viên trong cơ quan tiến hành
các khảo sát tại chỗ. Để có thêm
thông tin, hãy liên hệ với trung tâm
bảo quản về các thông tin liên quan
đến các chương trình dịch vụ trong
lĩnh vực này của địa phương.


Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một
chương trình bảo quản như m
ột quy
trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo
chuyên môn trong lĩnh vực hoá học

liên quan đến quy trình xử lý giấy
hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá
trình này tương tự như việc ra các
quy
ết định quản lý khác: một quá
trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn
có cho các hoạt động và các chức
năng quan trọng đối với việc tiến
hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để
việc ra các quyết định về công tác
bảo quản được thực sự rõ ràng,
chúng ta cần phải coi bảo quản như
là một khâu quan trọng của việc
quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác,
mục tiêu và các ưu tiên trong
chương trình bảo quản cần phải
đư
ợc xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ và định hướng hoạt động của cơ
quan. Những mục tiêu này cần phải
được xác lập dựa trên các chủ
trương rõ ràng về vấn đề thu thập
tư liệu. Nếu như định hướng hoạt
động hoặc chủ trương thu thập tư
liệu của cơ quan lập kế hoạch lại
mang tính chung chung, mơ hồ thì
cần phải viết lại các tài liệu đó sao
cho chúng phản ánh được mục tiêu

th
ực sự của c
ơ quan lưu tr
ữ, bảo
tàng, thư viện và phải thể hiện rõ
việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho
các mục tiêu đó.
Việc bảo quản tài sản của một cơ
quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện
được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí
thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại
bảo quản này chú trọng đến việc
ngăn chặn sự xuống cấp của toàn b
ộ
các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ
hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống
cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính.
Bảo quản phục chế đòi hỏi một
lượng nhân công đông đảo và
thường cần đến các chuyên gia có
chuyên môn cao, do đó bảo quản
phục chế rất tốn kém và thường chỉ
giới hạn trong phạm vi chọn lọc
toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập.
Bất cứ một quy trình lên kế hoạch
nào cũng phải đưa ra được một
chương trình có sự kết hợp của hai
tiêu chí trên.

Phương pháp lập kế hoach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần
phải áp dụng phương pháp lên kế
hoạch chiến lược đạt quy chuẩn.
Hơn nữa, cần phải phát triển một
hệ thống các công cụ chuyên biệt để
giúp các nhân viên bảo tàng, nhân
viên lưu trữ và các nhân viên thư
viện đánh giá được các yêu cầu về
bảo quản và định ra các chuẩn ưu
tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu
thực hành “ Lên kế hoạch bảo
quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài
hạn” của Trung tâm bảo quản tư
liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các
cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá
yêu cầu cho việc soạn thảo các kế
hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư vi
ện
nghiên cứu đã đưa ra “Chương
trình lên kế hoạch bảo quản”. Các
chương trình này mặc dù nhằm vào
các thư viện nghiên cứu và có ý đ
ịnh
đư
ợc thực hiện d
ư
ới sự hỗ trợ t
ư
vấn của các nhà quản lý công tác

bảo quản có kinh nghiệm, nhưng
các chương trình này cũng có thể
cung cấp những thông tin hữu ích
cho việc đánh giá các vấn đề mà các
nơi này quan tâm. CALIPR là
chương trình phần mềm trọn gói có
thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo t
àng thư
viện ở California thực hiện việc
đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn
giản. Các công cụ này cũng như các
công cụ khác trong lĩnh vực này
giúp các nhà quản lý đánh giá được
các yêú tố cơ bản trong việc lập kế
hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu
lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều
yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có
giá trị lâu bền nhất trong các nguồn
tư liệu; khả năng về mặt thời gian,
nhân lực, khả năng về kỹ thuật
chuyên môn, và khả năng tài chính;
khả năng thực thi mang tính chính
trị đối với một số hoạt động cụ thể.
Kết quả của việc tính toán này phải
đư
ợc kết hợp để tạo ra một danh
mục các quy chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
C
ần phải có các dữ liệu đáng tin cậy

v
ề mọi khía cạnh khó khăn của công
tác bảo quản trong từng cơ quan
bảo tàng, thư viện để bư
ớc đầu phục
vụ cho việc thiết lập các chính sách
ưu tiên trong công tác bảo quản của
cơ quan đó. Cần phải thu thập các
thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi
trường trong đó các tư liệu được l
ưu
giữ và sử dụng, và về hệ thống các
chủ trương biện pháp như xác định
cháy nổ và các biện pháp an ninh
bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ
trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc
mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã
tiến hành các khảo sát tình hình m
ột
cách k
ỹ l
ư
ỡng về các c
ơ quan lưu
trữ của họ trong suốt 15 năm qua.
Các khảo sát này đã đưa ra các dữ
liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít,

về độ giòn của giấy, về mức độ mất
các c
ột chữ, về sự xuống cấp của các
văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các
trang bìa bị hỏng do thiếu các trang
bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài
liệu liên quan đến điều này. H
ầu hết
các khảo sát đều đưa ra cùng một
dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan
khác không cần phải điều tra kỹ
nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các
chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ
trong các điều kiện đặc biệt kém.
Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ
quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ
trong kho tư liệu riêng của mình,
vừa để khẳng định rằng các mẫu đó
tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc
gia vừa để làm vật minh hoạ để
đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị
để xin các dự án tài trợ.