Luận văn: “GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I” potx

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
1









Luận văn:
“GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I”

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
2
Mục lục

LỜI CẢM ƠN 4
CÁC TỪ VIẾT TẮT 4
LỜI MỞ ĐẦU 5
PHẦN I 6
I. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 6
II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV: 9

1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL): 9
2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực: 9
3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL): 10
4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV): 11
5. Thù lao lao động: 12
III. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV: 13
1. Phương pháp quan sát: 13
2. Phương pháp bảng câu hỏi: 14
3. Phương pháp phỏng vấn: 14
4. Phương pháp quan sát: 15
5. Nhật kí công việc: 15
6. Phối hợp các phương pháp: 15
IV. TIẾN TRÌNH PTCV: 16
1. Những điều kiện cần phảI có để làm tốt công tác PTCV trong một
doanh nghiệp: 16
2. Các bước tiến hành: 17
PHẦN II 20
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 20
1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 20
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: 20
3. Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 22
4. Đặc điểm bộ máy tổ chức: 24
I.1. Trưởng phòng 28
I.2. Phó phòng 28
I.3. CV 28
I.4. CV 28
I.5. CV 28
I.6. CV 28
I.7. CV 28
I.8. CV 28

5. Đặc điểm lao động của công ty: 34
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
3
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY
TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 36
1.Thực trạng công tác PTCV tại công ty Tư vấn xây dựng điện I 36
2. Nguyên nhân: 38
3. Ảnh hưởng của việc thiếu công tác PTCV tới một số hoạt động QTNL
của công ty: 39
PHẦN III 47
I. GÓP Ý: 47
II. KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP: 48
1. Kiến nghị: 48
2. Giải pháp: 53
KẾT LUẬN : 76
Tài liệu tham khảo : 77

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
4
LỜICẢMƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế lao động và
dân sốđã cung cấp cho em những kiến thức quý báu về chuyên ngành Kinh tế
lao động và quản trị nguồn nhân lực.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướng

dẫn em trong suốt 15 tuần thực tập, cảm ơn côđã có những gợi mở, phê bình và
góp ý cho em khi thực hiện chuyên đề thực tập của mình.
Em xin cảm ơn các cô chú trong phòng Tổ chức cán bộ- Lao động thuộc công
ty Tư vấn xây dựng điện I, đặc biệt là côĐỗ Thị Diễm Nghi đã tạo mọi điều kiện
cho em đến thực tập tại công ty và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết.

Hà Nội, tháng 5 năm 2004
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thu Giang










CÁCTỪVIẾTTẮT
PTCV: Phân tích công việc
MTCV: Mô tả công việc
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
5
YCCV: Yêu cầu công việc với người thực hiện
TCTHCV: Tiêu chuẩn thực hiện công việc
CBCNV: Cán bộ công nhân viên

TCCB-LĐ: Tổ chức cán bộ lao động
P.8: Phòng 8
VP: Văn phòng
HTQT: Hợp tác quốc tế
ĐD:Đường dây
NMĐ: Nhà máy điện
TVTN:Thuỷ văn thuỷ năng
KT-KH: Kinh tế- kế hoạch
TC-KT: Tài chính kế toán
KHCNMT: Khoa học công nghệ môi trường
BP.TBCTĐ: Bộ phận thiết bị công trình điện
BP.ĐDĐP: Bộ phận đường dây địa phương
TV PTĐĐP: Tư vấn phát triển điện địa phương






LỜIMỞĐẦU
Phân tích công việc là một công cụ quan trọng để tiến hành các hoạt động
QTNL khác như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo
phát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động…
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
6
Khái niệm Phân tích công việc không còn mới mẻđối với các doanh nghiệp ở
phương Tây vàđãđược họ tiến hành hơn 100 năm qua. Tuy nhiên tại các doanh

nghiệp Việt Nam lí thuyết Quản trị nhân lực nói chung và Phân tích công việc
nói riêng còn khá mới. Vì vậy số lượng các công ty thực hiện công tác này còn
ít. Trong thời gian thực tập tại công ty Tư vấn xây dựng điện I em nhận thấy ban
lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến công tác này nhưng vẫn chưa cóđiều
kiện để tổ chức thực hiện. Đến thời điểm này, công ty chưa có bất kì các bản Mô
tả công việc, Yêu cầu của công việc với người thực hiện, Tiêu chuẩn thực hiện
công việc nào. Vì thế em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập của mình là:
“GÓPÝCÔNGTÁC PHÂNTÍCHCÔNGVIỆCTẠICÔNGTY
TƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆN I ”.
Trong khi thực hiện chuyên đề của mình em đã sử dụng cả hai nguồn số liệu là
số liệu của công ty cung cấp và số liệu do em tự khảo sát.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài Lời mởđầu và Kết luận thì Nội dung gồm
có 3 phần chính như sau:
Phần I: Mục đích và tầm quan trọng của công tác Phân tích công việc trong
doanh nghiệp
Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng
điện I
Phần III: Các góp ý và giải pháp về tổ chức thực hiện công tác Phân tích công
việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I.

PHẦN I
MỤCĐÍCHVÀTẦMQUANTRỌNGCỦACÔNGTÁC
PHÂNTÍCHCÔNGVIỆCTRONGDOANHNGHIỆP

I. MỤCĐÍCHCỦAPHÂNTÍCHCÔNGVIỆC
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
7

Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều phải
thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi. Phân
tích công việc đãđược nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100
năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam
đây vẫn là khái niệm mới mẻ.
Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu vàđánh
giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc thực
hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó.
Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai về
PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí là
giống nhau. Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”, “nghề”
là khác nhau.
Nhiệm vụ làđơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao động riêng
biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện.
Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp độ
tiếp theo của phân tích.
Công việc là tất cả các nhiệm vụđược thực hiện bởi một người lao động hay là
tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập
hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức
độ nhất định với những đặc tính vốn cóđòi hỏi người lao động có sự hiểu biết
đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm
cần thiết để thực hiện. PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho
người lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của
mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên
môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiện
công việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo,
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
8
chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu
chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu
được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc,
ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì
khác…
Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho nhà
quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó,
mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ năng cần
thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị sẽ biết
công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biếttuyển chọn
người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc biết
cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gìđể thực
hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết
qua bản Mô tả công việc đểđánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên
được chính xác, từđó mà trả thù lao cho người lao động một cách công bằng,
xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra…
Kết quả của PTCV làđưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV
Bản MTCV:
Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc
và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể.
Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận,
người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trực
tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao
động ).Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều
màcông nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm
như thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụđóđược được thực hiện.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
9
Bản YCCV:
Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thực
hiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình
độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người lao
động như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩn
thận và tỉ mỉ…
Bản TCTHCV:
Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu của việc
hoàn thành các nhiệm vụđược qui định trong bản MTCV cả về mặt số lượng
chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV.

II. TẦMQUANTRỌNGCỦACÔNGTÁC PTCV:
PTCV cóý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của
Quản trị nhân lực:
1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL):
KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ
mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các
nhu cầu đó. KHH NNL làđiều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục
tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúp
doanh nghiệp cóđủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt động
quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty.
PTCVcung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác
KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổ
sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống.
2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
10

Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng vàđộng viên họ tham
gia vào dự tuyển.
Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp với
công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứđăng
báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gian
rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người. Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông và
làm ăn vẫn thiếu hiệu quả. Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp với
công việc về nhiều phương diện, làđiều kiện trung tâm cho thắng lợi của công
việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhân
lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn.
Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hết nhà
quản trị phải PTCV. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể
thành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV,
đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợđắc lực để
sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức. Như vậy, PTCV là công cụ không thể
thiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực.
3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL):
Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệu quả
hơn công việc hiện tại người lao động đang làm.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt
nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực
hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho họ.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một

cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi
hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làm
việc…).
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
11

ĐT PTNNL làđiều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường cạnh
tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều hay ít
nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐT PTNNL có nhiều tác dụng: nếu
ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách nghiêm
túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động của doanh
nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý không cần
nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao bởi vì sau
khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , tay nghề màý
thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc nghiêm túc
hơn vàý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn.
PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần phải
trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gìđể người lao động
có thểđáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản YCCV
có thểđược coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT PTNNL
cho tổ chức.
4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV):
ĐGTHCV làđánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiện
công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các
tiêu chuẩn đãđược xây dựng từ trước và thảo luận về kết quảđánh giá với người
lao động.
ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nóảnh hưởng đến lợi ích của người

lao động trong tổ chức,đánh giá không chính xác người lao động là người đầu
tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trong doanh
nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách: chính sách
đào tạo đã tốt chưa? công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã hợp lý chưa?
công tác tuyển mộ tuyển chọn có cung cấp cho cho tổ chức những người lao
động đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa? việc bố trí sử dụng lao
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
12

động có phù hợp không? trả lương có công bằng không? ĐGTHCV đều đặn và
chính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm
lý trong tập thể. Vì thếĐGTHCV tuy rất khó nhưng vẫn phải làm tốt nếu muốn
mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiện
không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là những
tiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ bản MTCV. Nói cách khác, PTCV là công cụ
tối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống ĐGTHCV.
5. Thù lao lao động:
Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thông qua
quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng tới việc
chọn nghề, chọn việc,sự thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc và
ngày công của người lao động. Để xây dựng một hệ thống thù lao lao động hợp
lý thì bất cứ tổ chức nào cũng cần phải đánh giá một cách chính xác giá trị của
mỗi công việc. Muốn vậy phải hiểu được bản chất của công việc và những bộ
phận cấu thành liên quan đến công việc ấy cũng như các tác động vàphạmảnh
hưởng có thể có của mỗi công việc. Ngoài ra thù lao lao động còn được trả phụ
thuộc vào sự hoàn thành công việc của người lao động, có thể phụ thuộc vào

thâm niên, kinh nghiệm của người lao động. Một nhân viên hoàn thành công
việc với chất lượng cao phải được trả lương cao hơn một nhân viên hoàn không
hoàn thành công việc hay hoàn thành công việc với chất lượng kém. Trả lương
theo sự thực hiện công việc sẽ khuyến khích người lao động làm việc hăng say
hơn, việc trả lương dựa vào thâm niên hay kinh nghiệm của người lao động chỉ
nên xem là yếu tố tham khảo và không phải là yếu tố quyết định. Như vậy bản
thân công việc và người lao động đều ảnh hưởng đến việc trả lương.PTCV sẽ
cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá công việc và những
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
13

yêu cầu của công việc với người lao động để từđó nhà quản trị xây dựng được
các hình thức trả lương cho phù hợp.
Để có một hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt thì không thể thiếu những
thông tin mà công tác PTCV đem lại. PTCV là cơ sở quan trọng của hệ thống
thông tin QTNL của một tổ chức.
Như vậy, PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động QTNL
nếu tổ chức đó muốn hoạt động QTNL của mình được thực hiện có hiệu quả
nhất. PTCV là một việc rất khó, nóđòi hỏi nhiều thời gian , công sức và tiền của
nhưng vẫn là công tác không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các
thông tin về công việc. PTCV giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc
họđang thực hiện vàý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó hơn với công việc và công
ty, giúp các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều
kiện lao động hiện có.
Để tiến hành PTCV trước tiên cần phải có các thông tin về công việc, muốn vậy
cần phải tiến hành thu thập thông tin. Dưới đây là một số phương pháp thu thập
thông tin phổ biến.

III. CÁCPHƯƠNGPHÁPTHUTHẬPTHÔNGTIN PTCV:
1. Phương pháp quan sát:
Phương pháp này cần có một cán bộ nghiên cứu quan sát một số người lao
động đang làm việc. Cán bộ này vừa quan sát vừa ghi lại trên mẫu phiếu quan
sát tất cả các hoạt động lao động, cách thức người lao động thực hiện, công cụ
mà họ sử dụng, những lời chú thích… trên bản quan sát.
Phương pháp này cóưu điểm cóưu điểm là nghiên cứu công việc tuỳ theo mức
độ chúng ta muốn, cho thông tin phong phú và thực tế về công vịêc. Phương
pháp quan sát trực tiếp rất hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích các
công việc do công nhân sản xuất thực hiện. Tuy nhiên, tính hợp lý và tin cậy
cóthể bị hạn chế vì các thông tin quan sát có thể bịảnh hưởng bởi yếu tố chủ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
14

quan của người quan sát và người bị quan sát và không thích hợp để thu thập
thông tin về công việc của những người lao động tríóc. Sau khi thu thập thông
tin theo phương pháp này cần phải phỏng vấn tiếp nhân viên thực hiện công việc
để tìm hiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các
thông mà người quan sát bị bỏ sót.
2. Phương pháp bảng câu hỏi:
Theo phương pháp làm bảng câu hỏi, cấp quản trị gửi cho tất cả các công nhân
viên bản câu hỏi. Trong bảng câu hỏi này ngoài những chi tiết cơ bản như tên
tuổi, phòng ban, chức vụ, người lao động phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụ hoặc
mục đích của công việc, khối lượng công việc… kể cả góp ý cuối cùng của họ.
Thu thập thông tin theo phương pháp này có thể sử dụng dễ dàng, nhanh chóng,
lượng thông tin thu được lớn, một mẫu phiếu có thể sử dụng cho nhiều công
việc có những đặc thù gần giống nhau, người thu thập có thể thu thập thông tin ở

những mức độ chi tiết khác nhau mà họ muốn.
Tuy nhiên việc thiết kế bảng câu hỏi thường khó và tốn kém vì nóđòi hỏi phải có
kĩ năng và hiểu biết về công việc, mặt khác người được hỏi không thích điền vào
những bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi một cách
đầy đủ. Ngoài ra, họ thường trả lời ngay khi nhận được bản câu hỏi mà không
nghiên cứu kĩ càng do đó câu trả lời còn mang tính khái quát, chưa cụ thể, cấp
điều hành cũng không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.
3. Phương pháp phỏng vấn:
Đó là cuộc đàm thoại hai chiều giữa người nghiên cứu và người lao động thực
hiện công việc. Người nghiên cứu có thể phỏng vấn cả công nhân lẫn quản đốc.
Phỏng vấn công nhân để công nhân mô tả các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành,
phỏng vấn quản đốc để biết thêm thông tin, đồng thời kiểm tra lại xem thông tin
do công nhân cung cấp có chính xác không hoặc làm sáng tỏ một số vấn đề nào
đó.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
15

Phỏng vấn cho phép người nghiên cứu phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt
động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác không
thể tìm ra, cho nhà nghiên cứu cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của
PTCV, nhanh chóng vàđơn giản khi thực hiện.
Nhược điểm lớn nhất của phương pháp phỏng vấn là sự bóp méo thông tin, công
nhân và nhân viên thường cảm thấy PTCV sử dụng như màn mởđầu để thay đổi
tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt nhân viên… do đó họ có xu hướng đề
cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại hạ thấp
mức độ trách nhiệm và khó khăn trong công việc của người khác. Người phỏng
vấn cũng cần phải có kỹ thuật phỏng vấn, việc phỏng vấn tốn khá nhiều thời

gian do đó muốn phỏng vấn thành công cần phải có thái độ hợp tác của người
được phỏng vấn.
4. Phương pháp quan sát:
Người quan sát chỉ ghi chép lại những hành vi của những người lao động làm
việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả, tức là chỉ
ghi chép những hành vi hoặc xuất sắc hoặc yếu kém. Việc ghi chép này giúpcho
việc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc, tuy nhiên nếu chỉ bằng phương
pháp này thì chưa đủ thông tin để PTCV.
5. Nhật kí công việc:
Người lao động sẽ tự ghi chép lại các hoạt động lao động của họ. Muốn vậy
người phân tích phảI có một mẫu phiếu để hướng dẫn họ. Phương pháp này sẽ
cho nhà phân tích thông tin thực tế về công việc, về những nội dung không dễ
quan sát. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là người lao động dễ bỏ
sót thông tin, việc ghi chép không thống nhất giữa tất cả mọi người do đó người
phân tích lại mất thêm thời gian để xử lí thông tin thu thập được.
6. Phối hợp các phương pháp:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
16

Thông thường nhà phân tích không dùng một phương pháp duy nhất để thu thập
thông tin mà họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau. Mỗi phương pháp
đều cóưu điểm, nhược điểm riêng, việc phối hợp sẽ phát huy được ưu điểm và
hạn chếđược các nhược điểm của các phương pháp đó. Tuy nhiên cần phải căn
cứ vào công việc cần phân tích để phối hợp các phương pháp cho hợp lý, đạt
hiệu quả thu thập thông tin cao.
IV. TIẾNTRÌNH PTCV:
1. Những điều kiện cần phảI cóđể làm tốt công tác PTCV trong một doanh

nghiệp:
a. Nhận thức của ban lãnh đạo về PTCV:
Mỗi nhà lãnh đạo có một triết lý quản lý riêng. Triết lý quản lý của người lãnh
đạo ảnh hưởng rất nhiều tới các hoạt động trong công ty trong đó có công tác
QTNL. PTCV cần có quan điểm nhìn nhận đúng đắn của người lãnh đạo. Nếu
họ không hiểu được vai trò của công tác PTCV thì sẽ không ủng hộ, gây cản trở
cho quá trình PTCV.
b. Yêu cầu về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức và PTCV có mối quan hệ hai chiều. Cơ cấu tổ chức qui định
chức năng nhiệm vụ từ cấp cao xuống cấp thấp nhưng không qui định chức năng
nhiệm vụ của từng công việc ở mỗi bộ phận. Cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ qui định
rõ mối quan hệ giữa các bộ phận vì thế cung cấp cho quá trình PTCV những
thông tin chung rất cần thiết. Nếu công việc trong tổ chức không ổn định,
thường xuyên biến động, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chồng chéo lên
nhau thì sẽ không thể tiến hành công tác PTCV. Khi tổ chức có thêm công việc
mới, khi cơ cấu tổ chức thay đổi thì cần thiết phải tiến hành PTCV trong tổ chức
và quá trình PTCV sẽ phát sinh nhu cầu cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
c. Vai trò của phòng Nhân sự:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
17

Phòng nhân sựđóng vai trò chính trong toàn bộ quá trình thực hiện vì phòng phụ
trách về các vấn đề nhân sự trong toàn công ty.Phòng nhân sự phải xây dựng
được kế hoạch về tổ chức thực hiện PTCV trong toàn công ty trong đó xác định
lí do vì sao phải tiến hành PTCV, sự cần thiết phải tiến hành PTCV, thời điểm
PTCV, những công việc cần phân tích…Tiếp theo phòng nhân sự phải biết phối
hợp các hoạt động thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin thu được và thu nhận,

xử lýcác thông tin phản hồi, cần phải căn cứ vào đặc điểm công việc của tổ chức
mình để xác định phương pháp thu thập thông tin PTCV. Đồng thời phòng nhân
sự chịu trách nhiệm chính trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV vàđưa ra các
bản MTCV, YCCV, TCTHCV cuối cùng.
d. Nhận thức, tháiđộ của người lao động và những người quản lí các
cấp về PTCV:
Người lao động thường chỉđược đào tạo về chuyên môn do đó họ chỉ tập trung
thực hiện công việc của mình mà thiếu sự quan tâm và không hiểu được công
việc của đồng nghiệp. Vì thế cần phải tập huấn để họ hiểu những lợi ích của
PTCV, có hiểu được tác dụng của PTCV người lao động mới ủng hộ việc thực
hiện công tác này bằng cách sẵn sàng hợp tác với nhà phân tích, cung cấp những
thông tin mà nhà phân tích cần, sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp đồng thời họ
có thểđánh giá công việc của mình chính xác hơn từđó mà làm việc cố gắng
hơn.
Người lãnh đạo bộ phận là người am hiểu công việc của nhân viên của bộ
phận nhất, người lãnh đạo bộ phận cũng là người trực tiếp đánh giá tình hình
thực hiện công việc của các nhân viên trong bộ phận nhưng lại ít người được
đào tạo về cách đánh giá. PTCV sẽ giúp các nhà lãnh đạo bộ phận đánh giá nhân
viên của mình chính xác hơn, vì thế khi được sựủng hộ của lãnh đạo thì công tác
PTCVđược tiến hành thuận tiện hơn rất nhiều.
2. Các bước tiến hành:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
18

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin PTCV:
Cần phải xác định mục đích thu thập thông tin mới có thểấn định phương pháp
thu thập thông tin cho phù hợp. Nếu trước khi thu thập thông tin mà không xác
định xem những thông tin thu được dùng để làm gì thì khi thu thập thông tin sẽ
Xác định mục đích sử dụng
thông tin PTCV
Xác định công việc hay vị
tríđặc trưng cần PT
Lựa chọn phương pháp thu
thập thông tin cho phù hợp
v
ớ
i m
ụ
c ti
ê
u c
ủ
a PTCV

Thu thập thông tin cơ bản
Tiến hành tổng hợp thông
tin theo mục tiêu ban đầu
đãđặt ra và xác minh độ
ch
í
nh x
á

c

Tiến hành xây dựng các
bản MTCV, YCCV, TCCV
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
19

mất rất nhiều thời gian nhưng có những thông tin thu được có khi lại không thật
cần thiết và như vậy vừa mất công thu thập thông tin vừa thiếu những thông tin
cần thiết.
Bước 2: Xác định những công việc hay vị tríđặc trưng cần phân tích:
Đây làviệc làm cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều vị trí công việc tương tự như
nhau, điều này sẽ giúp tiết kiệm cảthời gian và chi phí PTCV.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với mục tiêu của
tổ chức.
Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ
theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử
dụng một trong các phương pháp thu thập thông tin PTCV nhưđã trình bày ở
phần 2.
Bước 4: Thu thập thông tin cơ bản:
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhưđiều kiện vệ sinh lao động,
điều kiện tổ chức hoạt động của công ty
Thông tin về các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong công việc
Thông tin về trình độ học vấn, kiến thức,kĩ năng,kinh nghiệm, tuổi, giới tính
của CBCNV.
Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên.
Bước 5: Tiến hành tổng hợp thông tin theo mục tiêu ban đầu đãđặt ra và xác

minh độ chính xác.
Thông tin thu được có thể có thể rất nhiều, sau khi đã thu thập đủ cầntổng hợp
theo từng mục tiêu ban đầu đãđặt ra để việc xử líđược dễ dàng hơn.
Bước 6: Tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV
Sau khi đã thu được đầy đủ những thông tin cần thiết cho công tác PTCV thì bắt
đầu tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
20






PHẦN II
THỰCTRẠNGCÔNGTÁC PTCV TẠICÔNGTYTƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆNI
I. TỔNGQUANVỀCÔNGTYTƯVẤNXÂYDỰNGĐIỆN I
1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty Tư vấn xây dựng điện I thực hiện công việc tư vấn thuộc lĩnh vực điện
và thuỷđiện.
Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp
nhân hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập, có tàI khoản riêng, có con dấu
riêng. Công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các mặt công tác qui hoạch
khảo sát, thiết kế các công trình điện vàđiều hành hệ thống sản xuất trong công
ty. Công ty còn có nhiệm vụ nghiên cứu tổng sơđồ lưới điện quốc gia từng giai
đoạn, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và 5 năm trình Tổng công ty
phê duyệt; quản lý, bảo toàn và phát triển vốn được giao, thực hiện các nghĩa vụ

với ngân sách Nhà nước.
Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty:
Khảo sát và thiết kế các công trình điện
Xây dựng và sửa chữa thuỷđiện nhỏ
Xây dựng lưới điện từ 35 KV trở xuống
Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Toàn bộ tài sản của công ty bao gồm: các loại tàI sản cốđịnh, công cụ lao
động, vật tư, nguyên liệu, hàng hoá, vốn bằng tiền (tiền mặt, ngoại tệ các loại),
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
21

các văn bằng chứng chỉ các loại có giá trị thanh toán, các hợp đồng kinh tế,các
đề tài nghiên cứu, các chương trình tính toán, các tư liệu là sản phẩm của khảo
sát, thiết kế và các tàI sản khác có nguồn gốc hình thành từ Nhà nước, công ty
đều thuộc diện công ty quản lý.
Công ty có tiềm lực về vốn khá mạnh, số vốn của công ty khi mới thành lập lại
gồm có:
Vốn cốđịnh : 5 853 300 000 đồng
Vốn lưu động : 519 900 000 đồng
Vốn ngân sách: 4 792 500 000 đồng
Vốn tự có : 1 581 700 000 đồng
Sau hơn 20 năm hoạt động nguồn vốn của công ty đã tăng lên rất nhiều:
Bảng I:
Một số kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Tư vấn xây dựng điện I:

Ch

ỉ

ti
ê
u

Đơ
n v
ị

tính
2002

2003

Gi
á

tr
ị

s
ả
n l
ư
ợ
ng
khảo sát và thiết
kế
Tri

ệ
u
đồng
218687

250783

Doanh thu kh
ả
o
sát và thiết kế
Tri
ệ
u
đồng
152166

221511

L
ợ
i nhu
ậ
n tr
ư
ớ
c
thuế
Tri
ệ

u
đồng
11220

12927

N
ộ
p thu
ế

Tri
ệ
u
đồng
12737.78

14911

L
ươ
ng

Ngh
ì
n
đồng
81675770

97327112

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
22


Nguồn: Phòng TCCB-LĐ
So sánh kết quả một số chỉ tiêu của năm 2003 so với năm 2002 đều tăng
lên:
Giá trị sản lượng khảo sát và thiết kế tăng 14.6%
Doanh thu khảo sát và thiết kế tăng 23.8%
Lợi nhuận trước thuế tăng 37.7%
Nộp thuế tăng 8.23%
Lương tăng 8.2%
Điều đó chứng tỏ công ty đã quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, thực tế cũng
cho thấy đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty được cảI thiện
rõ rệt.
3. Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty được thể hiện qua sơđồ sau:







Với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện, sản phẩm của
công ty Tư vấn xây dựng điện I mang đặc thù riêng. Sản phẩm của công ty sau

khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dòđịa chất…Những sản phẩm
này sẽđược chuyển đến các công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc hoàn thành
công việc. Thời gian trước công ty tổ chức sản xuất theo kế hoạch Nhà nứơc
Hợp đồ
ng k
B/cá
o nghi
khả
thi
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
23

giao, tuy nhiên thời gian gần đây công ty đứng ra nhận thầu và thực hiện chếđộ
khoán nội bộ trong toàn công ty.
Căn cứ vào các công trình do Nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh hoặc
dựa vào nhu cầu của thị trường công ty lập đề cương sơ bộ về nội dung,khối
lượng công việc cần được thực hiện, lập dự toán chi phí sơ lược làm cơ sở thảo
luận và kí kết hợp đồng với cơ quan chủđầu tư. Dựa vào hợp đồng kinh tế, công
ty xây dựng đề cương dự toán chi phí tương ứng trình chủđầu tư phê duyệt.
Theo đó công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch, phân
giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm soát, thiết kế lập ra phương án thi công thông
qua các phòng quản lí chức năng và chịu sự giám sát, theo dõi, chỉđạo của các
phòng ban chức năng.
Sau khi công ty kí nhận hợp đồng sẽ tiến hành khảo sát sơ bộ, việc khảo sát này
nhằm phục vụ cho việc thiết kế các bản vẽ. Để khảo sát sơ bộ cần có một bộ
phận đo đạc địa hình để có thể lên được bản đồđịa hình. Công việc này do phòng
địa hình đảm nhận, Những công việc chủ yếu phải làm khi đo đạc làđo các

toạđộ, góc độ, vị tríđặt đập, vị tríđặt nhà máy…Phòng địa hình sẽ cử những kĩ
sư chuyên trách công việc này đến nơi xây dựng công trình để tiến hành đo đạc.
Sau khi việc đo đạc được thực hiện xong, phòng địa chất sẽđảm nhận công việc
khoan, đào lấy mẫu thí nghiệm ở những độ sâu khác nhau. Tại những nơI hay
cóđường hầm, đội địa vật lí sẽ phụ trách việc nổ mìn để phá hầm, khoan đào
vàđo đạc trong đó. Đặc biệt ở những vùng sâu phảI tiến hành siêu âm mới lấy
được mẫu đất, đá, cát, sỏi… về thí nghiệm.
Phòng thí nghiệm khi nhận được các mẫu này sẽ tiến hành làm thí nghiệm để rút
ra các tính chất của chúng.Nếu sau khi thí nghiệm, phòng thí nghiệm kết luận
các mẫu đó phù hợp để xây dựng công trình công việc lập báo cáo nghiên cứu
tiền khả thi được tiến hành. Việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhằm mục
đích xem khả năng thực thi công trình cóđược hay không. Trong báo cáo nghiên
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A
24

cứu tiền khả thi có xem xét đến lợi ích chung mà công trình mang lại cho đất
nước cũng như tính kinh tế của công trình (hay lợi nhuận mang lại cho công ty).
Nếu báo cáo nghiên cứu tiền khả thi kết luận là có khả năng thực thi thì sẽđược
trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt ( đó là bộ Khoa học công nghệ và môi
trường). Bộ Khoa học công nghệ và môi trường xem xét và duyệt thì mới tiến
hành lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Báo cáo nghiên cứu khả thi về nội dung
tương tự như báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhưng nóđi sâu và chi tiết tất cả
các nội dung. Báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt thì lúc này việc thiết kế kĩ
thuật mới được tiến hành.
Các kĩ sưđược giao nhiệm vụ thiết kế bản vẽ thi công sẽ căn cứ vào đóđể thiết
kế một bản vẽ chi tiết công trình sẽ xây dựng. Việc lập báo cáo nghiên cứu tiền
khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật, lập bản vẽ thi công do bộ

phận thiết kế phụ trách. Những bản vẽ này cuối cùng sẽđược chuyển đến các
công ty xây lắp để xây dựng công trình.
Sau khi hoàn tất việc khảo sát vàđềán thiết kế, phòng kế hoạch thay mặt công ty
giao nộp toàn bộ số liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủđầu tư phê duyệt
dựán, lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủđầu tư, với đơn vị trực
thuộc đã tham gia thi công công trình.
Từ qui trình trên có thể thấy sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc vàđặc
điểm công việc ởđây là lao động bằng trí tuệ. Sản phẩm của công ty là sản phẩm
đặc biệt vì ai cũng có thể nhìn thấy nó nhưng không phảI ai cũng hiểu được nó
và hình dung ra quá trình các kĩ sư thiết kế ra. Việc thiết kế ra bản vẽđó cần có
sự phối hợp của các phòng ban, tất cả các khâu công việc cần phảI được tiến
hành một cách cẩn thận, một sai sót dù nhỏở bất kì khâu công việc nào đều có
thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
4.Đặc điểm bộ máy tổ chức:
Sơđồ bộ phận máy tổ chức:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Nguyễn Thị Thu Giang- QTNL 42 A 25
Giám đốc
PGĐ
Trạm biến áp
PGĐ
Đường dây
PGĐ
Khảo sát
P.1

VP
P.4

TC-KT
P.2

KTKH
P.3
TCCBLĐ
P.6

HTQT
P.7

KHCNMT
Ban

thanh tra
P.20
TK trạm
P.21
PĐNMNĐ
TT
tin học
XN1
P.10
Địa hình
P.thí
nghiệm
P.địa
vật lý
XN2

XN3
P.8
Địa chất
P.19

TK§D

BPPT

TCTB§

XNDV

KHKT

BP§D

§P
PTVPT

§§P

PG§

TK thuû ®iÖn
§oµn

TKT§1

§oµn

TKT§2

TBNM§

TVTN