(TIỂU LUẬN) báo cáo THỰC tập năm 4 tại TỔNG CÔNG TY điện lực hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA LTH VÀ QTVP

BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM 4
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

Giảng viên : ThS. Cam Anh Tuấn
Sinh viên : Đinh Thị Thúy Ngân
MSSV

: 18031119

Lớp

: K63 LTH và QTVP

Hà Nội, 2022


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................... 4
PHẦN NỘI DUNG........................................................................................................... 6
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 6
1.1. Lịch sử hình thành............................................................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................7
1.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................9
1.4. Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan......10
1.5. Một số trang thiết bị........................................................................................11
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY
ĐIỆN LỰC HÀ NỘI...................................................................................................12

2.1. Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan............................12
2.2. Tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ tại cơ quan.........................................13
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu..........................................................13
2.2.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan......................................13
2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:.........................................................................15
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ................................................................15
2.2.3.1. Xác định giá trị tài liệu........................................................................15
2.2.3.2. Hủy tài liệu hết giá trị..........................................................................17
2.2.4. Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ..........................................................18
2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu............................................................21
2.2.6. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ............................................................21
2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................23
2.2.7.1. Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ......................24
2.2.7.2. Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ.......................................................25
2.2.7.3. Quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu........................................25
2.2.8. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................26
2.2.8.1. Một số nguyên tắc trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ.................................27
2


2.2.8.2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý..................28
2.2.8.3. Khảo sát tài liệu lưu trữ:......................................................................28
2.2.8.4. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý:. 29
2.2.8.5. Thực hiện chỉnh lý...............................................................................32
2.2.8.6. Kết thúc chỉnh lý.................................................................................34
2.2.9. Tình hình sử dụng cơng nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu
lưu trữ.................................................................................................................35
2.2.9.1. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lực
thành phố Hà Nội.............................................................................................35
CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG

CƠNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI...............................................................................37
3.1. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, lịch sử phông tại Tổng công ty Điện lực thành
phố Hà Nội..............................................................................................................37
3.2. Sắp xếp và phân loại tài liệu...........................................................................37
3.3. Chỉnh lý tài liệu...............................................................................................37
CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT.......................................................................38
Tài liệu tham khảo.....................................................................................................39
CHƯƠNG V. PHỤ LỤC............................................................................................40

3


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừng
được nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết địi hỏi chúng ta
phải đưa cơng tác lưu trữ ngang tầm với các ngành khoa học khác. Bất kỳ ở cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể nào thì cơng tác lưu trữ là cơng tác
quan trọng khơng thể thiếu, muốn thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều
phải cần đến cơng văn giấy tờ. Vì vậy, lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài
sản quý giá của cơ quan, những bằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho cơng trình
nghiên cứu sau này.
Là sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hô icvà Nhân văn với chuyên ngành Lưu
trữ học, chúng em đã được thầy, cô giảng dạy, truyền đạt những kiến thức trong công tác
lưu trữ. Từ đe, hiểu được tầm quan trọng của công tác lưu trữ như:

Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tài
liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hố,
xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Giúp cho cán bộ, công
chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh cheng và

đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Tạo công cụ để kiểm soát việc
thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Gep phần giữ gìn những căn cứ, bằng
chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng
thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn gep phần bảo vệ những thông tin ce liên
quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia…
Được sự đồng ý của Lãnh đạo văn phịng Tổng Cơng ty Điện lục Hà Nội,
chúng em được tiếp nhânc về phòng Lưu trữ là đơn vị trực thcc Văn phịng Tổng
cơng ty để được quan sát, thực hành những nghiêpc vụ về công tác lưu trữ. Đây là
môi trường thuânc lợi cho em tiếp cânc với thực tihn, giúp em hiểu ri hơn về nghiê pc
vụ công tác lưu trữ.
Qua thời gian thực tập từ ngày 22/11/2021 đến ngày 11/02/2022 tại Công ty
Điện lực Hà Nội, được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của các
anh chị tại công ty, em ce thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố
thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến
thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tihn và rèn luyện kỹ năng
4


chuyên môn, nghiệp vụ để ce thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công
việc hiện tại của bản thân.
Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Lưu trữ học và Quan trị văn phòng
cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phịng nơi em thực
tập, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ lưu trữ.
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn ce những hạn chế nhất định
thêm tình hình dịch bệnh phức tạp làm ảnh hưởng đến chất lượng thực tập, chính vì
vâyc báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu set, mang tính chủ quan
trong nhânc định, đánh giá cpng như đề suất giải pháp. Chính vì vây,c để báo cáo
được hồn thiênc hơn, em rất mong nhânc được sự thông cảm và những ý kiến đeng
gep quý báu của các cán bô ,c công chức; các thầy cô trong khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiênc tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ
QUAN.
1.1. Lịch sử hình thành
Cơng ty mẹ - Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là
Công ty mẹ) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tập đoàn Điện lực
Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ce tư cách
pháp nhân, ce con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động, ce chi nhánh, văn
phòng đại diện theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà
nước và các ngân hàng; ce trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của
Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất –
kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm
bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng công ty và vốn đầu tư vào các công ty
con, công ty liên kết.
Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của mọi khách hàng với
chất lượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo. Tổng công ty Điện lực
TP Hà Nội đã và đang tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001 ÷ 2008, đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi
mới công nghệ, cải cách hành chính trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh,
nhằm nâng cao độ tin cậy của lưới điện đảm bảo vận hành cung ứng điện liên tục,
an tồn, ổn định phục vụ các hoạt động chính trị - xã hội, an ninh quốc phòng, phát
triển kinh tế và đời sống nhân dân trên địa bàn toàn Thành phố. Cùng với đe, Tổng
công ty cpng không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, tăng
cường quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngồi nước, đẩy mạnh thực thi văn
hố doanh nghiệp và các hoạt động xã hội vì lợi ích cộng đồng...

Những năm qua, dưới sự chỉ đạo của Thành phố Hà Nội và Tập đoàn Điện
lực Việt Nam, EVNHANOI đã vận dụng linh hoạt, hiệu quả các chủ trương đúng
đắn vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đặc biệt, với quyết tâm của tập thể
cán bộ công nhân viên, sự quan tâm, tin tưởng, động viên, chia sẻ chân thành của
quý khách hàng, Tổng công ty đã gặt hái được nhiều thành tích xuất sắc.

6


Tên gọi:
- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY.
- Tên gọi tắt: EVN.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
- Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực;
- Sản xuất và kinh doanh điện năng. Sửa chữa thiết bị điện;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, các dịch vụ khác liên quan đến ngành
điện, mua bán vật tư, thiết bị điện;
- Sản xuất phụ kiện và thiết bị lưới điện;
- Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện;
- Tư vấn khảo sát, thiết kế và xây lắp các cơng trình đường dây và trạm biến áp
đến cấp điện áp 500 kV;
- Đại lý dịch vụ vihn thông công cộng. Kinh doanh thiết bị vihn thông;
- Tư vấn giám sát thi cơng xây lắp các cơng trình lưới điện đến cấp điện áp
500kV; tư vấn đầu tư xây dựng các dự án vihn thông công cộng;
- Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng
các cơng trình điện;
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị vihn thông và công nghệ thông
tin;

- Quản lý vận hành hệ thống mạng vihn thông và công nghệ thông tin. Xây lắp
các cơng trình vihn thơng và cơng nghệ thơng tin. Tư vấn đầu tư xây dựng các
cơng trình cơng nghệ thơng tin;
- Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ
môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng;
- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế;
- Dịch vụ quảng cáo thương mại;

7


- Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ
truy cập, truy cập Internet);
- Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khốn, ngân hàng, bảo hiểm và kinh doanh
vốn trong và ngoài nước;
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện,
thiết bị vihn thông và công nghệ thông tin;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
- Quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ
giữa Công ty mẹ với các công ty con, công ty liên kết; quan hệ giữa Cơng ty mẹ
với Tập đồn Điện lực Việt Nam và các cơ quan nhà nước ce thẩm quyền được quy
định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ.

8


1.3. Cơ cấu tổ chức

Ban lãnh đạo của Tổng Công ty gồm:

- 1 Chủ tịch Hội đồng thành viên là ông Nguyhn Anh Tuấn, 4 thành viên Hội đồng
thành viên gồm: Trần Văn Duyên, Nguyhn Danh Duyên, Nguyhn Xuân Thắng, Mã
Hoài Nam
- 5 Phe Tổng giám đốc gồm : Nguyhn Quang Dpng, Nguyhn Quang Trung, Nguyhn
Anh Tuấn, Mai Chí Hùng, Lê Ánh Dương
Cơ cấu nhân sự và số lượng cán bộ văn thư lưu trữ: Bộ phận văn thư trực thuộc
phịng Tổ chức hành chính trong cơ cấu tổ chức của văn phịng, cùng với tổ thư kí.
T

Phân bổ nhân sự

Số lượng
9


T
1
2
3
4
5
7
8

Trưởng phòng
01
Cán bộ phụ trách văn bản đến
01
Cán bộ phụ trách văn bản đi
01

Cán bộ Lưu trữ
01
Cán bộ Văn thư
01
Cán bộ phụ trách đeng dấu và quản lý con 01
dấu
Cán bộ quản lý văn bản bên Đảng
01
Bảng 1. Thống kê số lượng cán bộ

Chức năng nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ:
- Tổ chức quản lý, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra về công tác Văn thư
-Lưu trữ - Bảo mật; quản lý con dấu.
- Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý của ngân hàng cho các đơn vị theo yêu
cầu. Hỗ trợ công tác chứng thực, công chứng, dịch thuật các văn bản hồ sơ pháp lý.
- Tổ chức, triển khai và quản lý kho lưu trữ của Tổng công ty, các kho lưu
trữ tập trung.
- Tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác lh tân và đảm bảo hậu cần.
1.4. Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan.
Hiện tại cơ quan đang lưu giữ một số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, do đe tài
liệu được chuyển đi phân bố tại các kho nhằm đảm bảo công tác bảo quản tài liệu
ce hiệu quả và giữ được nguyên vẹn giá trị tài liệu. Hiện tài liệu đang được bảo
quản tại 2 kho: Kho Bạch Mai và Kho Trần Phú.
Diện tích kho lưu trữ tại Tổng công ty: 380 mét vuông và tại các công ty cấp
quận, huyện là 2.371 mét vuông.
Một số tài liệu lưu trữ đang được quản lý tại cơ quan bao gồm:
- Phông lưu trữ: gồm 2 phông lưu trữ đang được quản lý tại Tổng công ty và
38 phông đang được quản lý tại các công ty cấp quận, huyện.
- Tài liệu giấy: gồm 13.646 được quản lý tại Tổng công ty và 14.993 được
quản lý tại các công ty cấp quận, huyện. Trong đe, mức độ xử lý nghiệp vụ

như sau:
10


Tổng công ty
SL tài liệu giấy
Quy ra mét giá
Mức độ xử lý
nghiệp vụ

Số TL đã
chỉnh lý
hoàn chỉnh
Số TL đã
chỉnh lý sơ
bộ
Số TL
chưa chỉnh
lý

Các công ty cấp
quận, huyện

13.646
14.993
1.504
1.925
12.566
9.804
Quy ra mét giá: 1.384 Quy ra mét giá: 1.925

0

0

120 (mét giá)

610 (mét giá)

- Tài liệu điện tử: tại Tổng công ty gồm: 5.133 hồ sơ, tại các công ty cấp quận,
huyện gồm: 11.858 hồ sơ
1.5. Một số trang thiết bị
Tài liệu lưu trữ là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ
quan. Chính vì vậy, cơ quan đã đầu tư một số trang thiết bị nhằm phục vụ cho việc
bảo quản tài liệu một cách an toàn và khoa học nhất nhằm tránh hư hại, thất thoát
tài liệu, phục vụ hiệu quả trọng hoạt động tra cứu và bảo quản tài liệu.
Dưới đây là bảng thống kê một số trang thiết bị được trang bị tại Tổng công ty
Điện lục Hà Nội và các công ty thuộc cấp quận, huyện:
Tổng công ty
Giá di động
Camera quan sát
H ệthốống báo cháy, chữa cháy tự động
Bình chữa cháy
Máy điều hịa nhiệt độ
Máy hút ẩm
Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm

1.504
1
1
1

4
4
0

Các công ty cấp
quận, huyện
3.568
7
19
19
52
38
5
11


Thiết bị thơng gie
Mạng diện rộng
Mạng nội bộ
Máy vi tính
Máy quét
Máy sao chụp

10
1
1
2
2
0

38
38
38
28
19
10

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY
ĐIỆN LỰC HÀ NỘI
2.1. Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan.
- Quyết định số 33/QĐ-EVN, Quyết định về việc ban hành Quy định về cơng tác
Văn phịng trong Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt NaN.
- Quyết định số 0738/QĐ-BCT, Quyết định về việc thành lập Công ty Mẹ- Tổng
Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội do Bộ Công Thương ban hành.
- Nghị định số 26/2018/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện
lực Việt Nam.
- Quyết định số 1080/QĐ-EVN ban hành về công tác văn phịng trong Tập đồn
điện lực Quốc gia Việt Nam.
- Quyết định số 7899/QĐ-EVNHANOI về việc hướng dẫn thực hiên Quy định về
cơng tác văn phịng trong Tập đồn Điện lực Quốc gian Việt Nam tại Tổng công ty
Điện lực TP Hà Nội.
- Thông báo số 08/VP về việc Phân công nhiệm vụ theo chức danh , chức vụ trong
Văn phịng Tổng cơng ty.
12


2.2. Tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ tại cơ quan
Công tác lưu trữ là một hoạt động xuyên suốt trong quá trình hình thành và
phát triển của cơ quan bao gốm các nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân
loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ; xây

dựng công cụ tra cứu tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu
trữ; tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
2.2.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan
a. Đối với tài liệu giấy
Trước 30/11 hàng năm Lưu trữ Cơ quan EVN/Đơn vị ce nhiệm vụ tổ chức
thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho Lưu trữ cơ quan. Các
loại hồ sơ tài liệu đến ngày 30/11 nếu chưa giải quyết xong, người chủ trì thuộc
Phịng/Ban chủ trì sẽ tiếp tục thực hiện và giao nộp vào năm tiếp theo (những hồ sơ
này khơng tính vào kết quả thống kê, báo cáo để đánh giá chấm điểm tối ưu hố
chi phí của năm đe).
Cán bộ công nhân viên ce trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn
chỉnh hồ sơ, tài liệu mình đã được giao chủ trì giải quyết, đảm bảo hồ sơ phải đầy
đủ thành phần tài liệu cần ce trong mỗi hồ sơ, lập danh mục để giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan.
Văn phòng EVN/Đơn vị ce trách nhiệm chuẩn bị phòng kho lưu trữ và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy (tiêu chuẩn kho lưu trữ thực
hiện theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng).
b. Đối với tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy ce nội dung trùng nhau thì thu
thập cả hai loại.
Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng
quy định của pháp luật và quy định này (nghiêm cấm tự ý tiêu huỷ dưới các hình
thức).
Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan
mà các cá nhân/Phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do cần giữ lại để phục vụ công
13

việc thường xuyên thì phải lập thành danh mục trình lãnh đạo EVN/Đơn vị ce ý
kiến đồng ý và chuyển giao danh mục kèm ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cho Lưu
trữ cơ quan để theo dii. Thời hạn giữ lại những hồ sơ, tài liệu này không quá 02
năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu/hoặc từ ngày ce ý kiến đồng ý của lãnh đạo
EVN/Đơn vị.
c. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu là trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc.
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn đối với hồ
sơ, tài liệu xây dựng cơ bản (trừ hồ sơ điện tử thì giao nộp ngay sau khi kết thúc
cơng việc).
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộp
lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào
Lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tại
Phịng/Ban chủ trì để theo dii trong q trình giải quyết công việc, hết thời hạn
bảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộp
lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào
Lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tại
Phịng/Ban chủ trì để theo dii trong q trình giải quyết cơng việc, hết thời hạn
bảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
d. Trách nhiệm của cán bộ Lưu trữ trong công tác giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
Kiểm tra đảm bảo chính xác về: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản (đối với hồ
sơ điện tử) và thành phần tài liệu, đánh số tờ đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên, viết mục lục văn bản đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản vĩnh vihn,
viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ (đối với hồ sơ giấy). Nếu hồ sơ đáp ứng
đủ yêu cầu nghiệp vụ quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quy định này
(kể cả các hồ sơ tài liệu của các dự án đầu tư xây dựng do EVN/Đơn vị làm chủ
đầu tư) thì mới được tiếp nhận vào Hệ thống văn phòng số hoặc đưa vào kho Lưu

trữ cơ quan (đối với hồ sơ giấy).
Lập biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu (hồ sơ giấy) vào kho Lưu trữ cơ quan.
14


Chỉ được tiếp nhận các hồ sơ tại quy định, khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ yêu
cầu, quy định về lập hồ sơ như quy định.
Thống kê báo cáo kết quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
của cán bộ công nhân viên trong Cơ quan EVN/Đơn vị, chậm nhất vào ngày 30/11
hàng năm hoặc theo yêu cầu của người ce thẩm quyền.
2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu
để phân chia chúng ra các khối, các nhem, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác
nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng ce hiệu quả những tài liệu đe.
Mục đích của việc phân loại tài liệu tài cơ quan nhằm giúp tài liệu tổ chức
thành các khối, nhem một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp.
Ngoài ra, việc phân loại tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng cơng
cụ tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Cơ quan ce thể tìm kiếm tài liệu theo
phông, theo khối, theo nhem tài liệu hoặc theo vấn đề mà tài liệu đang cần tìm
kiếm phản ánh.
Tại cơ quan, Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc
thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài
liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác
thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông
cpng cần được thống nhất với cơng tác. Đồng thời q trình phân loại tài liệu cần
được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường
hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ
lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí thời
gian và cơng sức.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.2.3.1. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
pháp dể quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan.Từ đe lựa chọn những tài liệu ce giá trị bảo quản trong
phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêu
hủy .

15


Mục đích của việc xác định giá tri tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản
của tài liệu gep phần tối ưu hea thành phần các phông trong lưu trữ cơ quan. Việc
xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu, Do đe việc xác
định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, chánh
những sai set đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn ce của tài liệu lưu trữ. Đồng
thời hủy bỏ những tài liệu khơng cịn giá trị trong kho nhằm tránh lãng phí khơng
cần thiết về kinh tế và nguồn lực.
Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật và bảng thời hạn bảo quản
của EVN để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ce thời hạn bảo quản phù hợp nhất. Việc
xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh vihn và tài liệu ce thời hạn bảo quản
tính bằng số năm cụ thể theo quy định.
- Xác định tài liệu hết giá trị và lập danh mục, viết thuyết minh để tiêu huỷ.
Sau khi xác định giá trị tài liệu, những tài liệu khơng cịn giá trị sẽ được đem
đi hủy bỏ.

16


Quy trình xác định giá trị tài liệu

2.2.3.2. Hủy tài liệu hết giá trị
Quy định về việc hủy tài liệu hết giá trị: Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan trong thời gian ít nhất 20 năm kể từ ngày tài
liệu được tiêu hủy.
Đối với tài liệu giấy: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi ce
quyết định bằng văn bản của Tổng giám đốc EVN/đơn vị ( hoặc người ce thẩm
quyền/ người được ủy quyền)
- Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin ce trong tài liệu.
17


- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản ce xác nhận
của người thực hiện tiêu hủy tài liệu.
- Hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh hết giá trị; biên
bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; quyết định thành lập hội đồng xác định
giá trị tài liệu; công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; công văn thẩm tra tài
liệu hết giá trị của EVN/ cơ quan ce thẩm quyền;quyết định của người ce thẩm
quyền cho phép hủy tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; biên
bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Đối với tài liệu điện tử: Việc hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo
trình tự, thẩm quyền và thủ tục như tài liệu giấy.
- Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ
thuộc danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã
bị hủy không thể khôi phục lại được.
2.2.4. Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê, kiểm tra tải liệu lưu trữ được cơ quan thực hiện theo quy
định của Nhà nước.
Một số loại sổ sách được sử dụng để thống kê trong công tác lưu trữ tại cơ
quan:

Sổ nhập tài liệu lưu trữ:
- Mục đích sử dụng: giúp cho các lưu trữ theo dii để nắm được những đơn
vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các
phông tài liệu ce trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ.
Ngoài ra, các số liệu thống kê trong sổ giúp cán bộ lưu trữ dh dàng thu thập tài liệu
chưa giao nộp về kho và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ sao cho phù hợp.
- Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu phải tuân thủ các yêu cầu:
Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay sau khi tài liệu được
nhập vào kho.
Mỗi lần phải đánh một số thứ tự, khơng kể tài liệu đe nhiều hay ít.

18


Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp,
thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu
trữ.

Bìa sổ nhập tài liệu lưu trữ

Nội dung thống kê sổ nhập tài liệu lưu trữ
Mục lục hồ sơ:
Mục lục hồ sơ giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định trật tự hệ thống
hea hồ sơ trong phơng, xác định vị trí của từng đơn vị bảo quản trong phông.Mục lục hồ
sơ giúp cán bộ sử dụng làm cơng cụ tra tìm tài liệu nhằm phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Mục lục hồ sơ còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ dh dàng hơn sau
hi đã chỉnh lý.

19

Tờ bìa

Tờ nhan đề

Bảng kê hồ sơ

20


2.2. Tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ tại cơ quan
Công tác lưu trữ là một hoạt động xuyên suốt trong quá trình hình thành và
phát triển của cơ quan bao gốm các nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân
loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ; xây
dựng công cụ tra cứu tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu
trữ; tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
2.2.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan
a. Đối với tài liệu giấy
Trước 30/11 hàng năm Lưu trữ Cơ quan EVN/Đơn vị ce nhiệm vụ tổ chức
thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho Lưu trữ cơ quan. Các
loại hồ sơ tài liệu đến ngày 30/11 nếu chưa giải quyết xong, người chủ trì thuộc
Phịng/Ban chủ trì sẽ tiếp tục thực hiện và giao nộp vào năm tiếp theo (những hồ sơ
này khơng tính vào kết quả thống kê, báo cáo để đánh giá chấm điểm tối ưu hố
chi phí của năm đe).
Cán bộ công nhân viên ce trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn
chỉnh hồ sơ, tài liệu mình đã được giao chủ trì giải quyết, đảm bảo hồ sơ phải đầy


đủ thành phần tài liệu cần ce trong mỗi hồ sơ, lập danh mục để giao nộp vào Lưu

trữ cơ quan.
Văn phòng EVN/Đơn vị ce trách nhiệm chuẩn bị phòng kho lưu trữ và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy (tiêu chuẩn kho lưu trữ thực
hiện theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng).
b. Đối với tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy ce nội dung trùng nhau thì thu
thập cả hai loại.
Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng
quy định của pháp luật và quy định này (nghiêm cấm tự ý tiêu huỷ dưới các hình
thức).
Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan
mà các cá nhân/Phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do cần giữ lại để phục vụ công
13


việc thường xuyên thì phải lập thành danh mục trình lãnh đạo EVN/Đơn vị ce ý
kiến đồng ý và chuyển giao danh mục kèm ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cho Lưu
trữ cơ quan để theo dii. Thời hạn giữ lại những hồ sơ, tài liệu này không quá 02
năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu/hoặc từ ngày ce ý kiến đồng ý của lãnh đạo
EVN/Đơn vị.
c. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu là trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc.
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn đối với hồ
sơ, tài liệu xây dựng cơ bản (trừ hồ sơ điện tử thì giao nộp ngay sau khi kết thúc
cơng việc).
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộp
lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào
Lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tại

Phịng/Ban chủ trì để theo dii trong q trình giải quyết công việc, hết thời hạn
bảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị ce trách nhiệm nộp
lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào
Lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu ce thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tại
Phịng/Ban chủ trì để theo dii trong q trình giải quyết cơng việc, hết thời hạn
bảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
d. Trách nhiệm của cán bộ Lưu trữ trong công tác giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
Kiểm tra đảm bảo chính xác về: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản (đối với hồ
sơ điện tử) và thành phần tài liệu, đánh số tờ đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên, viết mục lục văn bản đối với hồ sơ ce thời hạn bảo quản vĩnh vihn,
viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ (đối với hồ sơ giấy). Nếu hồ sơ đáp ứng
đủ yêu cầu nghiệp vụ quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quy định này


(kể cả các hồ sơ tài liệu của các dự án đầu tư xây dựng do EVN/Đơn vị làm chủ
đầu tư) thì mới được tiếp nhận vào Hệ thống văn phòng số hoặc đưa vào kho Lưu
trữ cơ quan (đối với hồ sơ giấy).
Lập biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu (hồ sơ giấy) vào kho Lưu trữ cơ quan.
14

Chỉ được tiếp nhận các hồ sơ tại quy định, khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ yêu


cầu, quy định về lập hồ sơ như quy định.
Thống kê báo cáo kết quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
của cán bộ công nhân viên trong Cơ quan EVN/Đơn vị, chậm nhất vào ngày 30/11
hàng năm hoặc theo yêu cầu của người ce thẩm quyền.
2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu
để phân chia chúng ra các khối, các nhem, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác
nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng ce hiệu quả những tài liệu đe.
Mục đích của việc phân loại tài liệu tài cơ quan nhằm giúp tài liệu tổ chức
thành các khối, nhem một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp.
Ngoài ra, việc phân loại tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng cơng
cụ tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Cơ quan ce thể tìm kiếm tài liệu theo
phơng, theo khối, theo nhem tài liệu hoặc theo vấn đề mà tài liệu đang cần tìm
kiếm phản ánh.
Tại cơ quan, Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc
thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài
liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác
thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông
cpng cần được thống nhất với cơng tác. Đồng thời q trình phân loại tài liệu cần
được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường
hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ
lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí thời
gian và cơng sức.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
2.2.3.1. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
pháp dể quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan.Từ đe lựa chọn những tài liệu ce giá trị bảo quản trong
phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêu
hủy .

15