Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Tổ chức và xử lý dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán theo mô hình REA

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN
KẾ TỐN THEO MƠ HÌNH REA


Mục tiêu chương
Hiểu các tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý
hoạt động kinh doanh trong AIS
Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mơ hình REA

Mục
tiêu

Hiểu các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

Nắm bắt và vận dụng linh hoạt các phương pháp mã
hóa4 thực thể mang dữ liệu


Nội dung

1 Các tiếp cận tổ chức dữ liệu xử lý hoạt động kinh doanh
2

Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức dữ
liệu

3

Tổ chức dữ liệu theo mô hình REA

4

Thu thập và xử lý dữ liệu

5

Mã hóa dữ liệu


Tiếp cận tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
Tổ chức dữ liệu
trong HTTTKT
1. Mơ hình kế tốn
truyền thống –
thực hiện thủ cơng
2. Mơ hình tổ
chức theo tập tin
thơng thường theo
từng hệ thống ứng
dụng – xử lý bằng
máy

3. Tổ chức
theo hệ quản
trị cơ sở dữ
liệu quan hệ

Tổ chức dữ liệu
Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị CSDL
AB
C

Chương
trình 1

Chương
trình 1

CSDL

AB
D
EF

Chương
trình 2

AB
CD
EF

Hệ quản trị CSDL
(DBMS)
Chương
trình 2

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu

trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở
các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn
đồng thời nhiều người sử dụng


Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
.Tránh được sự trùng lặp dữ liệu
.Dễ dàng trong quản lý và bảo dưỡng dữ
liệu.
.Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình
ứng dụng
.Kiểm sốt, phân quyền truy cập dữ liệu:
Quyền xem, sửa, xóa…


2. Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh
doanh để tổ Chức Dữ Liệu
Tiếp cận theo PP truyền thống: theo từng NV kinh
tế riêng biệt, từng đối tượng kế tốn cụ thể.
Tiếp cận theo quy trình hoạt động: hay theo chu
trình NV kinh doanh, dữ liệu về hoạt động kinh tế
bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính


Tổ chức dữ liệu theo mơ hình REA
Nội dung của từng hoạt
động

Nguồn lực nào?
(Chính là đối tượng

kế tốn)
(

Resources)

Sự kiện gì,
khi nào?
(Event)

Theo các hoạt
động của 1
chu trình kinh
doanh

Đối tượng, địa điểm
liên quan? (Agent)

Mơ hình
REA

Dữ liệu thu thập


Cấu trúc mơ hình REA
Cấu trúc của REA gồm: các thực thể cần lưu trữ trong
mơ hình, các thuộc tính của thực thể và mối liên kết
giữa các thực thể này.
Thực thể lưu trữ: sự kiện, nguồn lực, đối tượng (ở
góc độ tập tin, thực thể sự kiện được lưu trữ trong
tập tin N V, thực thể nguồn lực, đối tượng được lưu

trữ trong tập tin chính).
Thuộc tính: là thơng tin mà DN cần thu thập và lưu
trữ để mơ tả chi tiết thực thể đó. Mỗi thuộc tính là
một vùng dữ liệu của tập tin, bao gồm: thuộc tính
mơ tả, thuộc tính khóa, thuộc tính liên kết (khóa
ngoại).

www.themegallery.com

Company Logo


Cấu trúc mơ hình REA
Mối liên kết thực thể: giữa các thực thể có
mối liên kết chặt chẽ với nhau theo ngun
tắc một sự kiện liên kết với một nguồn lực và
tác nhân tham gia. Sự kiện này liên kết ít
nhất với một sự kiện khác


Mối liên kết giữa các tập tin
Số Ngày
Mã
Mã KH
SL
Giá
hđơn hđơn
hàng
7869 13/4/04 KHTN­01 PC­001 1 10.000.000 345

ĐĐH

7869 13/4/04 KHTN­01 PC­002 2 20.000.000 345
7870 154/04 KHNN­01 PR­002 3 25.000.000 567

Khóa ngoại
Khóa chính

Mối liên kết thể hiện một số
mẫu tin của 1 tập tin này  liên
kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin
khác

Tên khách hàng Mã KH
Địa chỉ
Mã số thuế
Chase Mahattan KHNN­01 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280­001
KPMG Việt Nam KHTN­01 115 Nguyễn Huệ 430421210­001


Cấu trúc mơ hình REA
 Mối liên kết thực thể: thể hiện bao nhiêu thành phần của một
loại thực thể này liên kết với bao nhiêu thành phần của một
loại thực thể khác
• Mối liên kết Một­Một (1:1): Mơ tả mối liên kết mỗi thực thể
cụ thể của loại thực thể này quan hệ duy nhất với một thực thể
cụ thể của loại thực thể khác.
Ví dụ:
.Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: MỘT
hóa đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất. Đồng thời, MỘT phiếu

xuất chỉ liên quan đến MỘT hóa đơn
1
1
Hóa đơn
Phiếu xuất
1 hóa đơn cho 1
phiếu xuất

1 phiếu xuất cho 1
hóa đơn


Mối liên kết Một­Một (1:1)
Số
Ngày hđơn Mã KH
hđơn
7869 13/4/04 KHTN­01 PX001
1

7879 13/4/04 KHTN­01 PX038
7888 154/04
KHNN­01 PX098

Phiếu xuất Ngày Xuất Kho hàng
1

Phiếu
xuất

PX001

13/4/04 KHTN­01

PX038

13/4/04 KHTN­01

PX098

154/04

KHNN­01


Mối liên kết Một­Nhiều (1:n)
• Mối liên kết Một­Nhiều (1:n): Mơ tả mối liên kết
mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể này quan hệ
nhiều thực thể cụ thể của loại thực thể khác và
ngược lại mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể khác
đó chỉ quan hệ duy nhất 1 thực thể cụ thể của loại
thực thể này. Ví dụ:
.Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng của KH:
MỘT khách hàng có thể đặt NHIỀU đơn đặt hàng.
Ngược lại, MỘT đơn đặt hàng liên quan đến MỘT khách
hàng mà thơi
1
n
Khách hàng
ĐĐ Hàng
1 KH trên 1

ĐĐH

Nhiều ĐĐH cho 1
khách hàng


Mối liên kết Một­Nhiều (1:n)
Ngày
Mã KH Tổng giá trị
ĐĐH
345 13/4/04 KHTN­01 10.000.000
ĐĐH

349 13/4/04 KHTN­01 20.000.000

n
n

567 154/04 KHNN­01 25.000.000
Mã KH
1

KHNN­01
KHTN­01

Tên khách
Địa chỉ
Mã số thuế
hàng
Chase

29 Lê Duẩn,
430121280­001
Mahattan Q.01
KPMG Việt 115 Nguyễn
Nam Huệ

430421210­001


Mối liên kết Nhiều­Nhiều (n:n)
• Mối liên kết Nhiều­Nhiều (n:n): Mơ tả mối liên kết
mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể này quan hệ
nhiều thực thể cụ thể của loại thực thể khác và
ngược lại mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể khác
đó quan hệ nhiều thực thể cụ thể của loại thực thể
này. VD:
.Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng
hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn. Ngược lại,
MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU hàng hóa
n
n
Hàng hố
Hóa đơn
Nhiều hàng hóa
trên 1 HĐơn

Nhiều HĐơn bán cùng 1
loại hàng hóa

Mối liên kết Nhiều­Nhiều (n:n)

n

Số Ngày
Mã hàng1 Mã hàng2 …
hđơn hđơn
7869 13/4/04 PR­001 PR­002

…

7870 13/4/04 PR­002 PC­001

…

7871 154/04 PR­002 PC­002

…

Mã hàng Tên hàng hóa ÐVT Tài khoản
PR­001 XEROX
Cái 1561

n

1

PR­002 HP LASER

Cái 1561

PC­001 TOSHIBA

Bộ 1561

PC­002 COMPAQ

Bộ 1561

1


Các bước phân tích và xây dựng mơ hình REA
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của đơn vị, chính
sách, kế hoạch phát triển và các nhu cầu thơng
tin liên quan
Xem xét quy trình xử lý kinh doanh và xác định
các sự kiện quan trọng cần thu thập và lưu trữ
thơng tin và trình tự của nó trong quy trình –
Tổ chức theo chu trình kinh doanh

Xác định nguồn lực, đối tượng trong
sự kiện liên quan

Xác định các thông tin cần thu thập
cho sự kiện, nguồn lực và đối tượng
tham gia

Vẽ mơ hình REA

Tổ chức thu thập dữ liệu
Phương pháp và cơng cụ thu thập dữ liệu

Bằng ghi nhớ, truyền miệng trực
chuyệnói
n trực tiếp, gọi điện thoại, chứng kiến…
tiếp:
Chứng từ bằng giấy: phổ biến cho thủ cơng và kế tốn m
Thu thập qua các thiết bị tự động: bar
coding, Thiết
bị POS, hệ thống ATM, tập tin dữ liệu gửi từ ngồi
(email, internet) hình thành chứng từ điện tử

Kiểm sốt dữ liệu thu thập: xét duyệt, có thực, đầy
đủ, chính xác, kịp thời của dữ liệu về NV kinh tế
phát sinh.


Các hoạt động xử lý dữ liệu trên tập tin chính
.Thêm dữ liệu (Adding): Đảm bảo duy trì các
dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng
(Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân
viên…)
.Cập nhật (Updating): Tác động, thay đổi các dữ
liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau
khi sự kiện xảy ra.
.Thay đổi dữ liệu (Changing)
.Xóa dữ liệu (deleting)

Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý theo thời gian thực (Real­Time)
.Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào tập
tin nghiệp vụ)
.Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong
tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng TKho…)
.Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay
.Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (bảng
kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…)
ngay sau được nhập vào.


Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý ngay theo thời gian thực
On­ line Real time Processing
•TT
chính

8
Nhập
vụ
nghiệp
ngay khi
xẩy
ra

5

Xử lý dữ

ngay
liệu khi xảy
ra
Cập nhật
tập
tin chính

/
• In báo
cáo


Phương thức xử lý dữ liệu
Xử lý theo lơ (Batch)
.Sự kiện được tập hợp theo lơ khi phát sinh (chưa
được nhập vào máy)
.Tính tốn số tổng cộng của lơ chứng từ (Số kiểm
sốt)
.Các chứng từ trong lơ lần lượt được nhập vào máy
.Đối chiếu số tổng của lơ (do chương trình tính) với
số kiểm sốt (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra
thơng tin trên báo cáo kiểm sốt lơ
.Chuyển lơ để cập nhập các tập tin chính liên quan
.Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem
được khi lơ nghiệp vụ đã được chuyển lơ


Phương thức xử lý dữ liệu
Xử lý theo lơ ­Batch Processing
•TT

chính

= /
Tập
hợp
các
chứng
từ
thành
lô

8
Nhập
lô
chứng
từ
Sắp
xếp

5

• Xử lý
• In báo
Lưu DL trong tất
cáo
tập tin
cả các lô
tạm
•Cập nhật
tập tin

chính


Phương thức xử lý dữ liệu
Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lơ
.Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ
khơng tính tốn số kiểm sốt lơ
.Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ”
mà khơng được cập nhập vào các tập tin chính liên
quan
.Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ”
trước khi cập nhập
.Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào
các tập tin chính liên quan
.Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem
được khi lơ nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập